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4. PROYECTOS DE ASISTENCIA TÉCNICA

En este primer apartado nos dedicaremos al estudio de todo el entramado que supone
preparar la oferta para proyectos de asistencia técnica o consultoría.

Tal y como ya hemos comentado, el hecho de presentarse a un proceso de selección

para obtener este tipo de proyectos requiere un estudio previo de la empresa, así
como unas condiciones a nivel técnico y económico determinadas. Además, ya hemos
remarcado que se trata de proyectos realmente complejos, por lo que se recomienda a
las empresas que quieran participar de ellos, que además de contar con una estructura
sólida, así como de suficientes recursos, tanto materiales como humanos, cuenten
también con un departamento u estructura dentro de la propia empresa que se
responsabilice de gestionar las tareas en relación con estos proyectos. Básicamente, de
lo que se trata es de designar a un grupo o equipo que se encargue de todo el proceso
de preparación de la oferta que, tal y como hemos visto, es realmente complejo.

Así, y antes de empezar con la preparación de la oferta, es muy importante que se

hayan llevado a cabo las siguientes acciones:

- Establecer un sistema de organización interno del equipo encargado de la

preparación del proyecto.
- Diseñar funciones, métodos y procedimientos estandarizados.
- Disponer de un archivo permanente de referencias de proyectos ejecutados
con anterioridad. Dicho archivo debe ser exhaustivo, detallado y bien
estructurado.
- Disponer de una base de datos actualizada del personal de la empresa, así
como de su currículum vitae, con el fin de poder designar el trabajo al personal
más competente.

Vistas estas consideradores previas, y antes de pasar a conocer la propuesta, es

interesante remarcar dos aspectos clave que deben ejecutarse una vez hayamos
seleccionado el proyecto al que nos interesa participar y antes de pasar a la
preparación de la oferta:

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- Análisis de riesgos.
- Estudio del cliente y del proyecto.

Pasemos a conocer algunos aspectos de ambos.

Análisis de riesgos

Tal y como ya hemos comentado, este tipo de proyectos son complejos y delicados, y
es que el hecho de que se lleven a cabo en países en vías de desarrollo puede implicar
que la empresa deba aceptar toda una serie de riesgos, no solamente en relación al
tema del contrato, sino riesgos en relación al entorno que pueden darse debido a la
situación política, económica o social de ese país o región.

Es por ello, que antes de iniciar el proyecto, la empresa dedique un tiempo a identificar
los posibles riesgos con los que puede toparse, con el fin de tener consciencia de ella e
intentar determinar toda una serie de acciones para evitarlos o hacerles frente. En
relación a éstos, no debemos considerarlos solo al inicio del proyecto, sino que
debemos establecer un sistema de seguimiento e identificación a lo largo de todo el
proceso debido a que las condiciones, tanto internas como externas del proyecto, son
cambiantes, hecho que supone que puedan aparecer o desaparecer ciertos riesgos.

Los riesgos con los que podemos toparnos pueden ser:

- Riesgos del contrato, que pueden darse a partir de la exposición a una

resolución del contrato o a la posibilidad de una ejecución injustificada de
garantías.
- Riesgos comerciales, que están relacionados con el cliente y los pagos, y se
pueden deber a posibles penalizaciones, a la financiación propia y a las
consecuencias que puede provocar un contrato en multidivisas.
- Riesgos técnicos, que se puede dar como consecuencia de causas de fuerza
mayor, a las dificultades para cumplir el contrato y a la dificultad para alcanzar
los rendimientos a los que se ha comprometido la empresa.
- Riesgos personales, como pueden ser posibles bajas en el equipo o la
desmotivación de los trabajadores.

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- Riesgos relacionados con el entorno del proyecto, como pueden ser las
dificultades derivadas de la sociedad y sus hábitos y cultura, o la situación y
geografía del país.
- Riesgos de tipo institucional que pueden suponer que se paralice o suspenda el
proyecto, como pueden ser la falta de compromiso, una asignación de fondos
incorrecta, la resistencia institucional al cambio, la falta de aprobación del
proyecto o la inestabilidad política, económica y social del país o la región.

De lo que se trata es de que la empresa identifique estos riesgos e intente evitarlos o

eliminarlos, y en caso de que eso no sea posible, los asuma y acepte sus
consecuencias. Es importante comentar que hay riesgos que uno mismo no puede
controlar, como podría ser la inestabilidad política de una región. En este caso, de lo
que se trata es de asumir dicha inestabilidad, documentarse y buscar soluciones a los
problemas que esta inestabilidad puede ocasionar.

Además de este proceso de identificación, podemos señalar algunas condiciones que

ayudarán a las empresas a reducir estos riesgos. Estas condiciones son:

- Contar con personal que disponga de una amplia experiencia en lo que se

refiere a la ejecución de operaciones en el exterior y similares al ámbito del
proyecto actual.
- Que el país elegible sea conocido desde un punto de vista administrativo,
financiero y legal. Además, que el cliente sea también conocido y de confianza.
- Debemos haber analizado los pliegos en detalle, de manera que no tengamos
ninguna duda y podamos preparar la oferta correctamente.
- Contar con un propuesto correctamente fundamentado.
- Contar con socios y colaboradores profesionales.
- Contar con el apoyo de toda la empresa.

Estudio del cliente y del proyecto

Además de conocer aquellos riesgos con los que nos podemos topar, antes de
involucrarnos en un proyecto es muy importante que conozcamos el cliente y su
contexto con el fin de conocer a qué nos enfrentamos, cuáles son sus intereses y

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necesidades y cuál es la mejor manera de satisfacerlos. Además de ello, debemos

haber estudiado el proyecto con detalle, de modo que no tengamos ninguna duda ni
confusión respecto el mismo.

Es por este motivo por el que es muy importante establecer contacto con el
responsable o responsables del proyecto, ya que de esta manera podremos conocer
los antecedentes y las limitaciones del proyecto. Es interesante establecer una serie de
reuniones con el fin de tratar los siguientes aspectos:

- Presentación de nuestra empresa y nuestras referencias.

- Esclarecer posibles dudas referentes al proyecto.
- Identificar elementos críticos para el cliente.
- Proporcionar información más amplia que la que se ofrece en los pliegos, con el
fin de que podamos presentar una oferta diferenciada.
- Proporcionar información precisa y de primera mano sobre el país, así como su
situación, problemas y costes.
- Conocer a las personas que se encargarán de la supervisión del proyecto.

Vistas estas consideraciones previas, pasemos a ver ahora el proceso de elaboración

de la propuesta, así como los contenidos que ésta debe tratar y el proceso de
evaluación antes de presentarla.

4.1 PREPARACIÓN DE LA OFERTA

Una vez la empresa haya analizado y sea consciente de los riesgos, así como que
disponga de toda la información referente al cliente y al proyecto, deberá llevar a cabo
una serie de acciones antes de proceder a redactar la oferta técnica y económica del
proyecto. De este modo, y como preparación de la oferta, deberemos considerar las
siguientes actividades:

- Ratificación de la decisión de la empresa y compromiso de medios para la

preparación de la oferta.
- Diseño y elaboración del plan de acción.
- Organización del equipo y asignación de tareas y responsabilidades.

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- Cronograma de actividades.
- Prioridades en el trabajo.
- Análisis de pliegos.

Pasemos a conocer los elementos a destacar en cada una de estas acciones.

Ratificación de la decisión de la empresa

El principal objetivo cuando una empresa decide presentar la oferta para un proyecto
de este tipo es su adjudicación. No obstante, además de asegurarnos de que la
propuesta que presente la empresa sea la mejor y resulte escogida, la empresa debe
procurarse de lograr ejecutar el proyecto sin problemas, satisfaciendo al cliente y
obteniendo un beneficio económico. No debemos olvidar que cualquier error puede
traducirse en unas consecuencias realmente negativas para la empresa, por lo que es
muy importante que la empresa tenga la seguridad de que podrá disponer de los
recursos necesarios, tanto humanos como materiales, para acometer con éxito el
proyecto.

Para ello, se deberá preparar una memoria y un cronograma indicando los recursos
necesarios y el plazo de disposición, y la empresa deberá comprometerse a disponer
de todos los medios necesarios. Aquí, no solo nos referimos a aquellos recursos
propios de la misma, sino también a los recursos externos de que disponemos.

Así, de lo que se trata, es de que la empresa elabora un documento en el que se

compromete a disponer en todo momento de los recursos que son necesarios e
imprescindibles para llevar a cabo el proyecto, garantizando de este modo su
ejecución.

Diseño y elaboración del plan de acción

Es muy importante que antes de pasar a la elaboración de la oferta la empresa elabore

un listado de todas las acciones que deberá llevar a cabo con el fin de que la oferta
presentada esté lo mejor trabajada posible.

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Veamos algunos ejemplos de acciones que conviene llevar a cabo antes de proceder a
preparar la oferta:

- Reparto de pliegos y estudio de los mismos.

- Tormenta de ideas interna.
- Puesta en común de ideas.
- Reparto de tareas entre los miembros del equipo.
- Determinar si se necesita contar con la participación de personal externo a la
empresa.
- Elaboración de los formularios de presentación de la propuesta.
- Establecimiento de la metodología.
- Relación del personal que formará parte en la elaboración de la propuesta.

Organización del equipo y asignación de tareas

El equipo encargado de la elaboración de la propuesta es clave para el éxito o el

fracaso de la misma. Tal y como ya hemos comentado, es importante que contemos
con un equipo que sea profesional y competente y que, además, tenga experiencia en
este tipo de proyectos.

Así, podemos determinar que los miembros del equipo deben reunir una serie de
requisitos imprescindibles, tales como:

- Deben tener conocimientos técnicos y del cliente.

- Deben tener capacidad de redacción, así como de ser capaces de estructurar la
información de manera clara y lógica.
- Es muy importante que los miembros del equipo tengan experiencia en la
preparación de propuestas, sobre todo en lo que se refiere al coordinador,
garantizando que la propuesta cuente con todos los elementos necesarios para
ser considerada válida.
- Deben ser capaces de aportar ideas de marketing que ayude a convencer a los
evaluadores de las posibilidades de la propuesta.
- Deben tener la capacidad de presupuestar con realismo, ya que de lo que se
trata es de presentar un proyecto que de verdad sea rentable.

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- Deben ser capaces de presentar un planteamiento innovador y diferente a las

propuestas presentadas por la competencia.
- Deben ser capaces de trabajar bajo presión. No debemos olvidar que la
empresa dispone de un período de tiempo concreto para elaborar el proyecto,
por lo que es muy importante que se aproveche dicho tiempo de manera
provechosa.

Cuando la empresa haya identificado y seleccionado a los miembros que se encargarán

de preparar la propuesta, se deberá:

- Designar el responsable de redactar cada epígrafe de la propuesta.

- Designar a un supervisor.
- Designar el responsable de organizar la documentación que se irá elaborando
durante todo el proceso.
- Designar un plazo límite para cada tarea a realizar.

Cronograma

Tal y como hemos comentado, la empresa dispone de un tiempo concreto para

elaborar la propuesta, por lo que es muy importante que se elabore un cronograma en
el que se sitúen las tareas a realizar y su tiempo de ejecución, con el fin de que se
pueda disponer del tiempo suficiente para elaborar cada una de las tareas que son
necesarias para la elaboración de la propuesta.

De lo que se trata, es de situar en el tiempo las diferentes acciones que se han

establecido en el plan de acción. Se debe establecer un tiempo determinado para cada
acción, además de considerar la posibilidad de contratiempos y posibles problemas,
por lo que ello se deberá tener en cuenta en dicho cronograma. Se trata de planificar
con el fin de poder realizar de manera correcta todas las tareas y acciones que
ayudarán a la empresa a preparar una buena propuesta.

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Prioridades en el trabajo

Por supuesto, todas las tareas y acciones establecidas son necesarias e imprescindibles
para la elaboración del proyecto, aunque podemos afirmar que el grado de
importancia en unas es mayor que en otras. Así, y antes de proceder a la elaboración
de la propuesta, conviene diferenciar entre aquellas acciones prioritarias y aquellas
que no lo son.

Para ello, es recomendable diferenciar aquellas acciones cuya responsabilidad recae

solo en la empresa de aquellas que dependen de terceros, como pueden ser las
declaraciones de disponibilidad y de compromiso de gestores y consultores externos,
la realización de auditorías y balances, etc. Lo ideal es que se prioricen aquellas
acciones que dependen de terceros

Análisis de los pliegos

Tal y como hemos comentado, los pliegos ofrecen toda la información relativa al
proyecto, por lo que su análisis, por parte del equipo encargado de preparar el
proyecto así como de todos los departamentos a los que puede afectar dicho proyecto,
es de suma importancia.

De lo que se trata es que cada persona implicada lea y analice los pliegos, con el
objetivo que después se pongan en común todas las conclusiones y dudas de cada
miembro. En relación a estas dudas, ya hemos comentado que durante toda la fase de
preparación del proyecto hasta 21 días antes de la presentación de la propuesta, se
pueden mandar dudas y consultas al organismo convocante.

A nivel interno de la empresa, resulta imprescindible que se lleven a cabo toda una
serie de reuniones con el fin de poner en común y analizar conjuntamente los
conclusiones individuales que cada miembro ha extraído de los pliegos.

Lo primero que se recomienda hacer es una tormenta de ideas, ya que permite al

equipo situarse en un ejercicio de simulación en la situación del cliente con el fin de
poder analizar aspectos tales como si el problema a resolver está bien acotado y

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definido, los componentes de equipo encargado de evaluar las propuestas y los

criterios que dicho equipo seguirá en su evaluación.

Comentar que dicha tormenta de ideas ayudará a la empresa a obtener toda una serie
de ideas y conclusiones iniciales que le permitirán establecer las bases de su
propuesta.

Básicamente, de lo que se trata es que se haya comprendido al pie de la letra lo que se

pide y necesita, con el fin de que la propuesta presentada por la empresa se adecue a
los requisitos establecidos por el organismo convocante.

Después de ver los requisitos previos a la elaboración de la propuesta, pasemos a

conocer lo que se debe considerar cuando ésta se prepara. Tal y como hemos
comentado en el capítulo 2, en muchos casos se pide que la propuesta técnica y la
propuesta económica vayan por separado, de modo que, primero se evaluará la
propuesta técnica en función de toda una serie de requisitos técnicos y de calidad, y
después se evaluará la propuesta económica de aquellas propuestas técnicas que
hayan cumplido con los requisitos establecidos. Así, pasemos a ver por separado la
elaboración de dichas propuestas.

4.2 LA OFERTA TÉCNICA

4.2.1 Preparación de la oferta técnica

A la hora de preparar la propuesta u oferta técnica, debemos considerar que ésta debe
reunir las siguientes características:

- La explicación de las ideas debe ser clara, nítida y precisa, con el fin de que su
lectura resulte fácilmente comprensible.
- Las actividades propuestas deben estar muy bien definidas y acotadas, de
modo que se puedan ver claramente todas las actividades que proponemos y
de facilitar el estudio económico de las mismas.
- La estructura de la propuesta debe ser lógica, tomando en cuenta todos los
elementos necesarios y organizándolos de manera coherente y razonable.

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Además, la propuesta debe ser realista y viable, es decir, debe ser capaz de
poner en práctica lo que propone.
- Se deben considerar los riesgos potenciales así como sus soluciones.
- La propuesta debe ser una respuesta a las necesidades reales del cliente, de
modo que deberá ceñirse únicamente a lo que se pide en el anuncio del
proyecto, sin descuidar ningún aspecto.
- La propuesta debe ser original e innovadora, de modo que deberá diferenciarse
de las propuestas que puedan presentar los competidores.

Además de tener en cuenta estos aspectos en cuanto a la forma, es muy importante

considerar algunos aspectos en cuanto a la organización, entre los que destacamos la
elaboración de un guión, estableciendo un índice de contenidos que ayudarán al
equipos a comenzar a estructurar las diferentes partes que deben constar en la
propuesta.

A nivel organizativo, y en lo que se refiere al equipo de trabajo que hayamos designado

para la elaboración de la propuesta, será necesario contar con los siguientes roles o
responsabilidades:

- Un responsable de preparación de la oferta que tenga experiencia y

competencia en la dirección de equipos.
- Un especialista técnico en la materia objeto de licitación.
- Profesionales con ideas creativas y orientados a la resolución de problemas.
- Un especialista en marketing, con el fin de que incorpore ideas atractivas a la
propuesta.

Finalmente, y en lo que se refiere a la redacción de la propuesta, ésta deberá cumplir

las siguientes premisas:

- Debe expresar las ideas de una manera clara, ordenada y con estilo directo. Su
lectura debe ser ágil y debe mantener el interés del evaluador.
- Debe evitar aquellos conceptos innecesarios, además, no deberá ser ambigua
ni redundante.
- Deberá usar símbolos estandarizados.

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- El estilo de redacción deberá ser homogéneo.

- No debe contener faltas de ortografía ni errores en la puntuación que puedan
llevar a confusión.
- Debe estar complementada con gráficos y esquemas visuales que ayuden a una
mejor comprensión de los conceptos expuestos.
- Debe estar complementada por un glosario de términos y acrónimos.
- Debe referirse a las referencias y consideraciones de los pliegos.
- El lenguaje debe adaptarse a la materia objeto del proyecto.
- Deben destacarse las ideas fundamentales y aquello diferenciador de la oferta.
- Se deben incluir ejemplos de experiencias pasadas con el objetivo de hacer
presente la experiencia de la empresa.

Vistas estas consideraciones previas a considerar durante la elaboración de la

propuesta técnica, pasemos a conocer el contenido que debe constar en dicha
propuesta.

4.2.2 Contenido de la oferta técnica

En términos de contenido, la propuesta puede estructurarse de la siguiente manera:

- Introducción.
- Estrategia.
- Cronograma y calendario de actividades.
- Equipo del proyecto y estructura de gestión.
- Marco lógico.

Pasemos a conocer los contenidos que se deben tratar en cada uno de estos epígrafes.

 Introducción

En la parte introductoria deberemos ofrecer dos tipos de información referente, por

un lado, a los puntos fuertes que caracterizan nuestra propuesta y, por otro lado, una
memoria descriptiva de la empresa o consorcio.

De este modo, la información se estructurará en los siguientes puntos:

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Antecedentes

En este primer apartado la empresa deberá exponer de manera breve la problemática

existente, así como el entorno en el que se pretende actuar, centrándose en:

- El estado de la cuestión que justifica la puesta en marcha del proyecto.

- El contexto sobre el que se actuará.
- Aquello que se pretende mejorar y resolver mediante la ejecución de la
propuesta planteada.

Comprensión del problema

Se debe haber entendido perfectamente la información en los pliegos relacionada con

el proyecto, de modo que se deben exponer los siguientes elementos:

- La opinión de la empresa sobre las cuestiones clave relacionadas con el

problema descrito, los objetivos propuestos y los resultados esperados.
- La capacidad de la empresa resolviendo problemas similares al que plantea el
proyecto.
- Toda una serie de sugerencias que pueden ayudar a mejorar los resultados y la
efectividad del proyecto.

Objetivos

Se definirán los objetivos generales y específicos del proyecto, así como de cada uno
de sus componentes.

En relación a estos objetivos, conviene que se acoten y detallen al máximo, tratando

de que no conlleven a ningún tipo de ambigüedad o confusión. Tal y como ya hemos
comentado, los objetivos deberán ser específicos, medibles, alcanzables, realistas y
determinados en el tiempo.

Atención a supuestos percibidos e hipótesis establecidas

Se debe incluir una relación y explicación de las hipótesis que, según la empresa,
pueden afectar a la ejecución del contrato. De lo que se trata es de detallar y concretar
aquellos riesgos identificados que se consideren más relevantes y que es necesario

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reducir o eliminar debido a que pueden suponer un problema para que el proyecto se
ejecute correctamente y se obtengan los logros deseados.

Es muy importante que la empresa tenga capacidad previsora y sea capaz de

considerar todos aquellos elementos que pueden dificultar la puesta en marcha y
ejecución del proyecto, de modo que deberá considerar todos los problemas que
considera pueden perjudicarle y proponer toda una serie de posibles soluciones o
acciones de mitigación.

Factores críticos de éxito

Los factores críticos de éxito son todas aquellas condiciones que se deben cumplir con
el fin de que se garantice el éxito del proyecto. Dichas condiciones están
estrechamente ligadas con los supuestos asumidos y los riesgos anteriormente
identificados.

En relación a estas condiciones, se debe incluir la siguiente información:

- Requisitos exógenos a la intervención de la empresa, como pueden ser las

premisas que se deben cumplir o aquellas acciones que deberá llevar a cabo el
beneficiario.
- Factores internos al propio proyecto tales como la identificación de
prioridades.
- Aquellos elementos clave recogidos en la propuesta para resolver los retos a los
que se enfrenta la empresa.

De lo que se trata es de identificar aquellos elementos y aquellas circunstancias que

resulten relevantes para el proyecto y de los que dependa el éxito del mismo.

 Estrategia

La estrategia se refiere al enfoque metodológico propuesto con el fin de afrontar el

problema planteado, ejecutar de manera eficiente y eficaz el proyecto y alcanzar los
objetivos y resultados propuestos. En otras palabras, supone la explicación de qué
vamos a hacer y cómo lo vamos a hacer.

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El primer aspecto a detallar en la estrategia es el plan de trabajo, que deberá contener

la siguiente información:

- Descripción de la situación inicial a resolver.

- Establecimiento de las prioridades.
- Determinar de qué manera se va a acometer la relación entre los diferentes
actores.
- Establecimiento de la estructura operativa y los flujos de trabajo.
- Identificación y descripción de las actividades concretas que se van a llevar a
cabo.

Además de ello, en el plan de trabajo se deberá establecer el contenido del proyecto y

su duración, las diferentes fases y etapas y las fechas de entrega de los diferentes
informes de seguimiento y evaluación.

En lo que respecta a estas actividades, deberemos definirlas respondiendo a las

siguientes cuestiones:

- ¿Qué vamos a hacer?

- ¿Con qué objetivos?
- ¿De qué recursos disponemos?
- ¿Quién lo va a hacer?
- ¿De qué manera se va a hacer?
- ¿Cuánto tiempo durará?
- ¿Qué resultado perseguimos obtener?
- ¿Qué metodología se va a emplear?

 Cronograma y calendario

En relación a las actividades determinadas en el punto anterior, aquí lo que se debe

hacer es elaborar y presentar un calendario situando dichas actividades en el tiempo.
La mejor manera de presentar este cronograma es a partir del diagrama de Gantt, que
en su diseño integra componentes y actividades, así como la distribución de recursos
en términos de personas/día para cada uno de ellos.

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Los puntos clave a destacar en el calendario y cronograma son:

- Fecha de inicio del contrato.

- Contenido de la fase previa a la ejecución.
- Contenido de la fase de ejecución.
- Identificación y tiempos de los hitos principales.
- Identificación de los entregables principales.
- Desarrollo de las principales actividades.
- Número de días de trabajo de cada miembro del equipo.
- Informes de misión.

Es muy importante que tanto los entregables como los informes de seguimiento, se
detallen de manera clara y concreta. En relación a este tipo de información, se pueden
considerar los siguientes tipos:

- Entregables distribuidos entre los asistentes a las actividades de formación.

- Actas y conclusiones de seminarios y eventos.
- Estudios de casos.
- Manuales de formación.
- Estudios sectoriales y de otra índole.

En relación a los informes de seguimiento y progreso, éstos deben incluir la siguiente

información:

- Informar del progreso y dirección que toma el proyecto.

- Detallar las actividades realizadas y los objetivos alcanzados.
- Exponer los problemas que surjan durante la elaboración del proyecto.
- Proponer toda una serie de medidas correctoras para resolver dichos
problemas.

 Equipo del proyecto y estructura de gestión

Tal y como ya hemos comentado, la calidad es uno de los factores que más se valoran
en la presentación de estos proyectos, y aquí se incluye la clasificación y experiencia de

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las personas que van a trabajar en el proyecto. En cierto modo, podríamos decir que se
trata de un factor determinante a la hora de ganar una oferta ya que, a menudo, el
hecho de contar con equipo altamente preparado y con experiencia en este tipo de
proyectos y en el mercado, supondrá otorgar al proyecto un importante grado de
diferenciación, en el que destacará la innovación y la capacidad para dar soluciones
eficaces.

En relación al personal que se encargará de la puesta en marcha del proyecto,

debemos considerar dos factores también muy importantes. Por un lado, lo normal es
que el contratante no acostumbra a aceptar sustituciones, por lo que se deberá
asegurar la disponibilidad. Por otro lado, comentar que los expertos que participen del
proyecto deberán presentar una declaración jurada en la que se indique que el
trabajador no participa en ninguna otra propuesta. Comentar que se trata de dos
factores realmente importantes, ya que si se dan, pueden ser negativos para el
participante en cuanto a su elección.

Algunos aspectos a tener en cuenta en relación al equipo:

- Se deberá elaborar una lista del equipo de expertos propuestos para la

ejecución del proyecto, estructurándola en áreas de especialidad, incluyendo
en cada área y en cada experto las funciones y tareas que se deberán elaborar.
Además de ello, se deberá incluir el currículum vitae de cada una de las
personas propuestas. En relación a las calificaciones del trabajaros, en tema de
formación y experiencia, es necesario que se acrediten, de modo que se pueda
demostrar lo que dicen sus currículum.
- Además de la declaración de exclusividad, se recomienda que se cuente
también con una declaración de disponibilidad, ya que de este modo, se
demuestra un compromiso todavía mayor con el proyecto.
- Es muy importante que se cuente con una estructura de gestión coherente y
comprometida con el logro de los objetivos planteados en el proyecto. Esto
implica, que debamos contar con una perfecta unidad de gestión, que, en
resumen, será la responsable de la ejecución de las actividades del proyecto.

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En lo que se refiere a las principales funciones de la unidad de gestión con el fin de

ejecutar de la mejor manera el proyecto son:

- Elaboración de los planes operativos.

- Ejecución de las actividades integrantes de cada componente.
- Elaboración de los informes técnicos y financieros.
- Establecimiento de un sistema de seguimiento, monitoreo y evaluación del
proyecto.
- Ordenación y liquidación de pagos.

En referencia a la estructura de gestión de la empresa, es muy importante que se

cuente con un apoyo de backstopping y coordinación técnico, organizativo, logístico,
consistente, organizado y eficiente que garantice las siguientes actividades:

- Dirigir las labores de apoyo de backstopping.

- Garantizar el apoyo técnico en los contenidos del proyecto a los expertos de la
unidad de gestión.
- Dirigir los trabajos del equipo de expertos internacionales a corto plazo que
deben movilizarse.
- Coordinación de las relaciones con la contraparte.
- Asesorar y apoyar al equipo de asistencia técnica a largo plazo.
- Apoyar en la logística y movilización de expertos internacionales a corto plazo.
- Gestionar y controlar a nivel financiero el proyecto.
- Instaurar y aplicar un correcto sistema de control de calidad.
- Asegurar la coordinación entre los socios del consorcio.
- Tratar todos los asuntos de tipo contractual, financiero, logístico y
administrativo.

Tal y como acabamos de ver, todos los expertos que formarán parte del proyecto
tienen un papel realmente importante en su ejecución, por lo que en relación a sus
calificaciones, la empresa contratante requerirá toda una serie de habilidades técnico-
profesionales, habilidades de gestión de equipo, y habilidades relacionadas con la
comunicación y los idiomas. Éstas dependerán estrictamente del tipo de proyecto.

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En función de estos requisitos, la empresa contratante analizará todos los miembros

que conforman el equipo, con el fin de seleccionar aquella propuesta técnica que
mejor se adapte a los requisitos especificados y que cuente con el equipo humano más
bien preparado. Ello implica que en la designación del equipo debamos ser lo más
precisos posible, con el fin de poder garantizar una evaluación favorable.

 Marco lógico

Finalmente, y en lo que se refiere al contenido, resulta importante incorporar un

marco lógico de modo que facilite el proceso de concepción, diseño, ejecución y
evaluación del proyecto. De lo que se trata, es de ofrecer una estructura organizada,
jerárquica y cartesiana al proceso de planificación de un proyecto y a la preparación de
una oferta, con la información esencial del mismo.

El marco lógico como matriz es un patrón que contiene el resumen del proyecto. Éste
se estructura y representa a través de cuatro filas horizontales y cuatro columnas. Se
trataría de un cuadro similar a éste:

OBJETIVOS Y INDICADORES MEDIOS DE SUPUESTOS O

ACTIVIDADES VERIFICACIÓN HIPÓTESIS

FIN

PROPÓSITO

PRODUCTOS,
COMPONENTES,
RESULTADOS

ACTIVIDADES

De lo que se trata así, es de resumir el proyecto de una manera que resulte mucho más
visual para su análisis.

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4.3 LA OFERTA ECONÓMICA

Una vez hayamos elaborado la oferta técnica teniendo en cuenta los aspectos
comentados y la preparación de todo el contenido que se requiere, toca el turno a
preparar la oferta económica. Tal y como hemos comentado, son muchos los
proyectos que requieren que se presenten las dos ofertas por separado, de modo que
se evaluará primero la parte técnica para después proceder al análisis de la oferta de
carácter económico.

De este modo, de lo que se trata es de que la empresa evalúe el coste y presupuesto

que requiere la ejecución de su proyecto, así como el beneficio estimado que dicho
proyecto le puede reportar.

En cuanto al presupuesto, además de los costes directos que implica la puesta en

marcha del proyecto, se deberán incluir toda una serie de costes de carácter indirecto.
Estos costes son:

- Los costes generales no detallables, que pueden ser el tiempo dedicado al

proyecto por parte de los directivos, el tiempo no facturable, el tiempo
dedicado a la supervisión del proyecto por parte del personal de nivel superior,
los alquileres, la contratación del personal de apoyo para la realización de
tareas de carácter administrativo, contractual o legal, la investigación del
contexto local, la captación de personal, los impuestos y los gastos de
promoción.
- Los costes específicos referentes a la preparación de la oferta. Es decir, el
tiempo y todos los medios que hemos necesitado para preparar la oferta del
proyecto, incluyendo los gastos de personal, de espacio físico, de materiales,
gastos de comunicación y desplazamientos.
- Una partida de gastos destinada a los imprevistos que puedan surgir durante la
ejecución del proyecto.
- Los gastos derivados de la estrategia comercial, que se refiere a los costes de la
acción comercial y a la contratación de agentes externos.

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En relación a los gastos, es muy importante que sean lo más detallados posibles, con el
fin de ofrecer una visión precisa y concreta de todo lo que se requiere para preparar y
ejecutar el proyecto.

Además de estos gastos, en la oferta económica deberemos incluir la moneda de pago

y la forma de pago, en el supuesto de que no se haya establecido en los pliegos.

Comentar que, en lo que se refiere a los proyectos multilaterales de la Unión Europea,

es muy frecuente que se aplique el contrato por honorarios, que exige que en la oferta
económica se presente un precio final por experto/día presupuestado, diferenciado en
función del personal senior y junior, e internacional y local. En otras palabras, se trata
de detallar el coste de cada uno de los expertos que formarán parte en la ejecución del
proyecto.

En lo que se refiere a la preparación de la oferta económica, es interesante distinguir

entre una serie de modalidades de ofertas, ya que dependiendo de éstas, la oferta
económica deberá incluir unos aspectos u otros.

Pasemos a ver las diferentes modalidades.

 Ofertas sin competencia o con competencia restringida

En este tipo de ofertas, el elemento que más relevancia tiene es la calidad del servicio,
por lo que el precio no es un elemento determinante, implicando así que la oferta
económica se puede preparar teniendo en cuenta los costes propios, pero teniendo
como referencia los precios de los posibles competidores.

Es muy importante que la oferta económica se adapte a los requisitos de carácter

económico especificados en los pliegos, pero, repetimos, lo que aquí prima es que la
oferta económica presentada se ajuste lo más posible, en términos de calidad, a las
especificaciones. De este modo, de lo que se trata es de asegurar cumplir con esa
calidad y de disponer de todos los requisitos necesarios, independientemente del
coste que implique.

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 Ofertas en régimen competitivo

Este tipo de ofertas son las más habituales, y en ellas nos encontramos con un elevado
número de empresas participantes. En este tipo de ofertas, se tendrá igualmente en
cuenta al preparar la oferta económica, tanto los criterios de adjudicación como la
competencia esperada, y es que no van a reunir las mismas características aquellos
proyectos cuyo criterio de decisión sea el menor costo, que en los que se primen las
calificaciones de los oferentes, aquellos que disponen de un presupuesto limitado o
aquellos en los que el procedimiento se hará mediante un diálogo competitivo. De este
modo, no solo deberemos considerar estas premisas, sino también a la competencia.

En el caso de aquellos proyectos en el que prima el nivel de precios, éstos tienen

menor complejidad y están más normalizados y estandarizados, ya que la posibilidad
ésta limitada por la competencia internacional del coste de experto/día.

En el resto de proyectos, los criterios de decisión obedecen a motivaciones de tipo

técnico y de tipo económico ponderadas. En lo que se refiere a los proyectos con
presupuesto limitado, el nivel en el que se haya fijado el límite condicionara la
participación, de modo que, si se considera suficiente, la participación será más abierta
y concurrida que si se considera insuficiente, ya que la participación de limitará a
empresas que compitan meramente por precio con una calidad en la línea de sombra
de la mínima requerida.

Es interesante señalar que, hoy en día, y en lo que se refiere a los servicios de

asistencia técnica y consultoría, nos encontramos con que, a diario, se incorporan
nuevos competidores, implicando ello que de cada vez más, la competencia sea mayor.
Además, debemos sumarle el hecho de que muchas de estas nuevas empresas
provienen de países con rentas inferiores.

Este fenómeno de gran competencia y de un gran número de empresas procedentes

de países con rentas bajas, implica una presión a la baja de los costes en muchos
sectores y proyectos, hecho que debe tenerse en cuenta a la hora de preparar la oferta
económica.

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 Contratos basados en honorarios de expertos

Para este tipo de contratos, deberemos seguir el mismo esquema de trabajo expuesto
en la preparación de la oferta técnica referente a la configuración del equipo de
trabajo que se encargará de la ejecución del proyecto.

De lo que se trata, es de hacer un listado con los expertos participantes, diferenciando

los que forman parte de la plantilla interna de la empresa, de los que son contratados
a nivel externo. Así, debemos especificar en la oferta económica el coste de cada uno
de estos expertos, junto con el resto de gastos, directos e indirectos que implique el
proyecto.

4.4 REVISIÓN Y ENTREGA

Finalmente, y una vez se haya elaborado la oferta técnica y la oferta económica, toda
empresa deberá revisar, comprobar y evaluar su propuesta antes de mandarla al
organismo convocante. De lo que se trata, es de leer en detalle toda la propuesta con
el fin de determinar que no se ha dejado nada de lo que se requería y que todo está
explicado de manera clara y precisa.

Un buen método de revisión y comprobación es el que se expone en el libro de José

Francisco Muro Gil, La internacionalización multilateral, que consiste en la formulación
de toda una serie de preguntas con respuesta positiva o negativa. Pasemos a ver
algunas preguntas que forman parte de esta metodología.

Comentar que esta se estructura en cinco capítulos principales:

- Lista de comprobación general.

- Lista de comprobación de aspectos formales.
- Comprobaciones en la documentación administrativa.
- Comprobaciones en la documentación técnica.
- Comprobaciones en la documentación económica.

Pasemos ahora a conocer los aspectos que debemos revisar en cada uno de estos
capítulos siguiendo el método que propone José Francisco Muro Gil.

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Lista de comprobación general:

- ¿Se ha respondido de manera directa y específica a la petición de propuesta?

- ¿La redacción corresponde con el punto de vista del cliente?
- ¿Se ha demostrado la comprensión real de los requisitos mediante la
exposición de los aspectos a resolver?, ¿La acentuación de las áreas con
problemas clave?, ¿Enfatizando los problemas en la solución propuesta o en las
alternativas?
- ¿La propuesta es clara, concisa y compacta?
- ¿Se incluyen gráficos e ilustraciones claros y ordenados?

Lista de comprobación de aspectos formales:

- ¿Se han preparado la totalidad de documentos de la oferta que se exigen?

- ¿Se han clasificado dichos documentos siguiendo las instrucciones pertinentes?
- ¿Tanto las copias como los originales, están numerados, sellados y firmados?
- ¿Se ha elaborado la oferta en el idioma exigido?
- ¿Se han autentificado los documentos originales?

Comprobaciones en la documentación administrativa:

Comentar que, en el caso de que se haya llevado a cabo un proceso de selección, la

documentación administrativa deberá haber sido entregada en esa fase. No obstante,
en su comprobación deberemos tener en cuenta los siguientes ítems:

- Inscripción en el Registro Mercantil.

- Estatutos de la sociedad.
- Balance de sociedad y cuenta de resultados de los ejercicios que establezcan las
instrucciones de participación.
- Declaración del volumen de negocio global.
- Certificados bancarios.
- Certificado de estar al corriente del pago de impuestos, cuotas de la seguridad
social y cargas tributarias.
- Garantías bancarias.

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Comprobaciones en la documentación técnica:

- ¿Se han preparado todos los currículum vitae del personal que formará parte
de la ejecución del proyecto, así como los compromisos de exclusividad y
disponibilidad?
- ¿Se ha desarrollado el esquema del plan de trabajo?
- ¿Se han explicado y detallado todas las actuaciones que se deberán ejecutar?
- ¿Se transmite claramente que la empresa dispone de los medios, recursos y
capacidades suficientes para acometer con éxito el proyecto, así como su
disponibilidad?
- ¿Se ha preparado el marco lógico?

Comprobaciones en la documentación económica:

- ¿Se tiene conciencia de los riesgos?

- ¿Se han revisado las condiciones de los precios?
- ¿Se han firmado acuerdos o contratos con los expertos participantes que
aseguren tener los costes cerrados?
- ¿Se han considerado todos los costes?
- ¿Se ha revisado la selección de expertos y condiciones de sus precios?

Una vez se hayan revisado por completo las dos propuestas a través de este método o
de cualquier otro, se deberá proceder al envío de la propuesta al organismo que
corresponda, que se encargará de su evaluación y de decidir la propuesta ganadora de
entre todas las recibidas que hayan cumplido los requisitos establecidos.

Vista la preparación de propuestas para los proyectos de consultoría y asistencia

técnica, pasemos ahora a conocer lo que debemos considerar a la hora de elaborar
nuestra propuesta para un proyecto de bienes y obras.

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