Consideraciones para ordenar y filtrar datos por color

Ordenar y filtrar datos por color es una excelente manera de hacer que el análisis de datos sea más
fácil y ayudar a los usuarios de la hoja de cálculo a ver los aspectos importantes y las tendencias de los
datos de un solo vistazo.

La ordenación y el filtrado de datos, junto con el formato condicional, son partes integrales del análisis
de datos.

Los datos se ordenan para organizarlos rápidamente y buscar los datos deseados. Los datos se filtran
para que se muestren únicamente las filas que cumplen los criterios especificados y se oculten las filas
de una o varias columnas de datos que no deben mostrarse. Se aplica un formato condicional a los
datos para que resulte más fácil explorarlos y analizarlos visualmente, detectar problemas críticos e
identificar patrones y tendencias. Conjuntamente, la ordenación, el filtrado y el formato condicional de
los datos pueden ayudar a tomar decisiones más eficaces basándose en los datos.

Se puede ordenar y filtrar los datos por formato, incluidos el color de celda y el color de fuente,
independientemente de que las celdas tengan un formato manual o condicional.

En esta imagen se muestra el filtrado y la ordenación por color o icono en las columnas Categoría,
M/M Δ% y Marcado.
También se puede ordenar y filtrar mediante el uso de un conjunto de iconos creado mediante un
formato condicional. Se puede un conjunto de iconos para anotar y clasificar los datos en tres, cuatro o
cinco categorías separadas por un valor umbral. Cada icono representa un intervalo de valores. Por
ejemplo, en la siguiente tabla de conjuntos de iconos, el conjunto de iconos de 3 flechas, donde la
flecha verde que apunta hacia arriba representa valores superiores, la flecha amarilla que apunta
lateralmente representa valores medios y la flecha de color rojo que apunta hacia abajo representa
valores inferiores.

Tabla de conjuntos de iconos

Es posible aplicar formato a las celdas mediante una escala de dos colores, una escala de tres colores,
barras de datos y conjuntos de iconos; aplicar formato a celdas que contienen un texto especifico, un
número, valores de fecha u hora, valores de rango inferior o superior, valores por encima o por debajo
del promedio, valores únicos o duplicados; y crear muchas reglas y administrarlas con mayor facilidad.
Usar el color eficazmente al analizar datos

A casi todo el mundo le gustan los colores. Si se usan eficazmente en cualquier documento, pueden
mejorar considerablemente su legibilidad y atractivo. Si se usan debidamente los colores e iconos en
los informes de Excel, se mejora la toma de decisiones ya que ayudan a centrar la atención de los
usuarios en la información importante y ayudan visualmente a que los usuarios comprendan dicha
información. Si se usan eficazmente, los colores pueden transmitir una sensación positiva desde el
principio. Por otra parte, el uso indebido de los colores puede distraer a los usuarios e incluso causar
fatiga si se usan de manera excesiva. Las secciones siguientes incluyen consideraciones tener en cuenta
a la hora de usar los colores debidamente y evitar su uso incorrectamente.

Usar colores estándar y limitar el número de colores

Al ordenar y filtrar por color, es posible elegir los colores preferidos y es posible que el resultado
parezca satisfactorio. Sin embargo, se debe hacer la siguiente pregunta crítica: "¿Los usuarios prefieren
y ven los mismos colores?". El equipo puede mostrar 16.777.216 colores en modo de color de 24 bits.
Pero, la mayoría de los usuarios solo pueden distinguir una pequeña fracción de estos colores. Además,
la calidad de los colores puede variar según el equipo. La iluminación de la habitación, la calidad del
papel, la resolución de la pantalla y de la impresora y la configuración del explorador pueden ser
totalmente diferentes. Hasta un 10% de la población tiene alguna dificultad para distinguir y ver
determinados colores. Se trata de importantes variables que probablemente no puede controlar.

Sin embargo, sí se puede controlar variables como la elección del color, el número de colores y el
fondo de la hoja de cálculo o celda. Si se realizan elecciones acertadas basándose en una investigación
fundamental, puede ayudar a que los colores transmitan el mensaje y la interpretación correctos de los
datos. También puede complementar los colores con iconos y leyendas para que ayuden a garantizar
que los usuarios entiendan su significado.

Considerar contrastes y fondos de color

En general, se debe usar colores de alta saturación, como el amarillo brillante, el verde medio o el rojo
oscuro. Debe haber un gran contraste entre el fondo y el primer plano. Por ejemplo, utilizar un fondo
blanco o gris para la hoja de cálculo con colores de celda, o bien, un color de celda blanco o gris con un
color de fuente. Si se tiene que usar una imagen o un color de fondo, el color o la imagen deben ser tan
claros como sea posible de modo que el color de celda o de fuente no tenga un efecto de desgastado.
Si se basa solo en el color de fuente, se debe considerar la posibilidad de aumentar el tamaño de la
fuente o de aplicarle el formato de negrita. Cuanto más grande sea la fuente, más fácil resultará ver o
distinguir el color. Si es necesario, ajustar o quitar las bandas de las filas o columnas porque el color de
bandas puede interferir en el color de celda o de fuente. Todas estas consideraciones ayudan en gran
medida a que los usuarios comprendan e interpreten correctamente los colores.

Evitar usar combinaciones de colores que reduzcan la visibilidad o creen confusión. Se debe considerar
la posibilidad de usar un borde de celda para distinguir los colores problemáticos, como el rojo y el
verde, si tienen que estar necesariamente el uno al lado del otro. Usar colores complementarios y de
contraste para mejorar el contraste y evitar usar colores similares. Es importante conocer la rueda de
colores básica y saber cómo determinar colores similares, de contraste y complementarios.

1. Un color similar es un color que está situado junto a otro color en la rueda de colores (por ejemplo,
el violeta y el naranja son colores similares al rojo).

2. Un color contrastante es un color que está situado a tres colores de un color (por ejemplo, el azul y
el verde son colores que contrastan con el rojo).

3. Los colores complementarios se encuentran en lados opuestos de la rueda de colores (por ejemplo,
el verde azulado es el color complementario del rojo).

Elegir los mejores colores según las necesidades

¿Se necesita un resumen rápido? Usar el rojo, el amarillo, el verde o el azul con un fondo de color gris o
blanco.

Asignar un significado a los colores elegidos basándose en la audiencia de destino y el uso previsto. Si
es necesario, usar una leyenda para aclarar específicamente el significado de cada color. La mayoría de
las personas pueden distinguir fácilmente entre siete y diez colores en una hoja de cálculo. Es posible
distinguir hasta 50 colores, si bien esto requeriría un aprendizaje especializado, que está más allá del
ámbito de este artículo.

Los 10 colores más fáciles

Al ordenar y filtrar datos por color, es recomendable usar la tabla siguiente para decidir qué colores se
van a usar. Estos colores proporcionan el mayor contraste y, en general, son los más fáciles de
distinguir para la mayoría de las personas.

Es posible aplicar fácilmente estos colores a las celdas y fuentes mediante el botón Color de
relleno o Color de fuente en el grupo Fuente de la pestaña Inicio.
 Usar colores que transmiten un significado de manera natural

Al leer datos financieros, los números están en color rojo (negativo) o en negro (positivo). El color rojo
transmite un significado porque se trata de una convención generalmente aceptada. Si se desea
resaltar los números negativos, el rojo es la opción de color por excelencia. Según el tipo de datos, se
pueden usar colores específicos porque transmiten un significado o quizás porque hay un estándar
aceptado para su significado. Por ejemplo:

 Si los datos hacen referencia a temperaturas, se pueden usar los colores cálidos (rojo, amarillo y
naranja) para indicar las temperaturas más elevadas y los colores fríos (verde, azul y violeta) para
indicar las temperaturas más bajas.
 Si se trata de datos topográficos, se puede usar el azul para el agua, el verde para la vegetación, el
marrón para los desiertos y las montañas y el blanco para el hielo y la nieve.
 Si los datos hacen referencia al tráfico y a la seguridad, se puede usar el rojo para indicar condiciones
de parada o detención, el naranja para indicar peligro, el amarillo para indicar cautela, el verde para
indicar seguridad y el azul para indicar información general.
 Si los datos tienen que ver con resistencias eléctricas, se puede usar el código de color estándar de
negro, marrón, rojo, naranja, amarillo, verde, azul, violeta, gris y blanco.