CAPITULO II

IDENTIFICAR Y DETERMINAR EL O LA (S) ÁREA (S), DEPARTAMENTO

(S), O SECCIÓN (ES), Y LA ACTIVIDAD A LA QUE SE DEDICA.

El departamento o área dentro de la estructura organizativa de la

institución y en donde se realizó la pasantía es el de Administración, el cual
tiene las siguientes funciones:
 Programar, organizar y controlar los recursos financieros y materiales,
así como los servicios generales que necesita el Fondo Mixto de Turismo
para el desarrollo de sus funciones y actividades.
 Tramitar y controlar con la Coordinación de RRHH, los movimientos y
las incidencias del personal, así como entregar los comprobantes de pago,
recabar las firmas en la nómina correspondiente.
 Formular e integrar el anteproyecto del Programa de Presupuesto de
los programas Operativo Anual y Estratégico de Desarrollo de Mediano
Plazo, efectuar su trámite ante las instancias competentes y supervisar su
desarrollo.
 Realizar y tramitar ante la Gerencia de Fondos Mixtos del Instituto
Nacional de Turismo, las conciliaciones, transferencias y demás operaciones
necesarias para garantizar la administración transparente de los recursos
disponibles.
 Ejercer el presupuesto asignado con criterios de racionalidad,
austeridad y disciplina presupuestal, con estricto apego a la normatividad
establecida en la materia.
 Adquirir, almacenar y suministrar oportunamente los materiales,
mobiliario, equipo, refacciones y artículos en general, necesarios para el
funcionamiento del departamento.
 Controlar el activo fijo asignado al área o departamento.
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  Programar, organizar y controlar los trabajos de mantenimiento y
conservación de los bienes muebles, inmuebles y los sistemas y equipos de
cómputo.
 Elaborar e integrar los informes que se requieran, en el ámbito de su
competencia, e informar al Instituto Nacional de Turismo los resultados de las
acciones a su cargo.
 Atender las demás funciones que se requieran dentro de su ámbito de
competencia.

Estructura de la (s), área (s), departamento (s), o sección (es).

El departamento de Administración del Fondo Mixto de Turismo del

estado Nueva Esparta está compuesta solamente por el cargo de Técnico de
Administración, no posee ningún tipo de personal a su cargo o adjunto.

Funciones (descripción de la situación de funcionamiento).

El Técnico Administrativo del Fondo Mixto de Turismo del Estado Nueva

Esparta tiene como actividades asignadas y atribuidas las siguientes:
Gestionar todo lo relativo a ingresos e egresos de los activos del
Fondo: esta actividad consiste en realizar los procedimientos administrativos
para realizar las adquisiciones de materiales muebles y otros activos que
sean para el aprovechamiento y uso diario de toda la institución e
inventariarlos.
Manejar y administrar cuentas bancarias: consiste en revisar a
través de las cuentas bancarias de los bancos asignados para tales fines a
través de internet, solicitando movimientos de cuentas y en general poseer
los registros bancarios que puedan ofrecer información sobre los cambios
financieros que se hayan ejecutado.

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 Suministrar material de trabajo a los empleados: se trata de proveer
al personal de la institución dependiendo de la necesidad presentada en lo
concerniente a la solicitud: materiales generales de papelería, materiales de
computación, entre otros a los que haya lugar para garantizar el desarrollo de
las funciones de la institución, se realiza a través de un formulario de
solicitud de material que el solicitante previamente conforma.
Tramitar el pago de salario de la nomina correspondiente: consiste
en realizar los procedimientos administrativos como cálculo de nómina,
deducciones de SSO, Paro Forzoso, Banavih, pago de quincenas,
vacaciones, viáticos, cesta ticket, guardería y bonos si los hubiere además
de la elaboración de instrumentos como comprobantes de egreso, órdenes
de pago, recibos y otros documentos que soporten estas gestiones.
Conocer y presentar balance a la Presidencia de la situación de
activos y pasivos: es realizar un informe general del estado actual de todos
los activos y pasivos que presenta la institución, bien sea de los trabajadores
del Fondo o con los proveedores de bienes, servicios y presentarlos al
Presidente de la institución para que sea de su conocimiento.
Administrar recursos materiales y financieros: consiste en controlar
y supervisar todas las operaciones de carácter administrativo, de manera que
se desarrollen acorde a lo planificado en función de la preservación de
materiales de oficina, bienes muebles, artículos varios que garanticen el
funcionamiento y cumplimiento der las tares de la institución.
Verificar información presentada vía e-mail, fax, telefónica o por
cualquier medio presentada al Fondo: se trata de chequear a través de las
diferentes plataformas tecnológicas con las que están a disposición cualquier
novedad de nivel institucional y administrativo-financiera que sea de
importancia a repercute en el funcionamiento del Fondo Mixto de Turismo
con tal de timar las decisiones a las que haya lugar.
Establecer comunicación con (INATUR) y el (MINTUR) para
asuntos financieros: consiste en permanecer informado o establecer
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comunicación oportuna a través de los medios disponibles para recibir
lineamientos de orden económico e institucional con el MINTUR y el INATUR
y realizar las propuestas a que haya lugar para su aprobación y autorización.
Solicitar asignaciones de fondos, libramientos, cheques y otros:
consiste en realizar las peticiones ante las instituciones bancarias los
instrumentos legales y financieros que permiten el movimiento de fondos,
cuentas bancarias, entre otros con la finalidad de que fluyan y se sustenten
en estos documentos los procedimientos administrativos ejecutados.
Firmar conjuntamente con el Presidente del Fondo Mixto
documentos administrativos y financieros: consiste en rubricar
conjuntamente con el Presidente del Fondo (ya que ambas son las únicas
firmas autorizadas) solicitud de desembolsos, nóminas, cheques, entre otros
para su evaluación aprobación y ejecución según sea el caso.
Manejo de caja chica: esta actividad consiste en administrar
equitativamente, evaluar y autorizar solicitudes de fondos para cubrir gastos
internos de la institución y logísticos de recursos previamente solicitados y
que se asignan con un período mensual de tiempo.
Conciliaciones Bancarias: consiste en cotejar las listas de los
movimientos de cuentas bancarios con las listas internas de los cheques
cancelados (cobrados) que arroja el sistema administrativo e informático para
determinar los cheques en transito, notas de crédito y entre otras
operaciones bancarias que se lleven a cabo.
Solicitud de Presupuestos: consiste en solicitar a los proveedores las
cotizaciones o presupuestos cumpliendo las normativas legales, las cuales
constan de que cada rubro pedido debe estar soportado con (03)
presupuestos de diferentes empresas, debidamente firmados y sellados por
la empresa, los cuales no deben presentar ni tachadura ni enmendadura
para garantizar los procedimientos fiscales y tributarios.
Órdenes de Compra: consiste en elaborar un documento especial en
donde se le ordena al proveedor que ejecute lo planteado de acuerdo al
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presupuesto solicitado, en este documento se describen rubros, cantidades,
precio unitario se especifican sub-totales y totales e información fiscal y legal
de las partes involucradas.
Pago a Proveedores e Informadores Turísticos: se trata de cancelar
las deudas que se generen por compromisos de proyectos ejecutados a
través de la Coordinación de Proyectos del Fondo Mixto de Turismo y que
éstos sean exhortados y emanados por lineamientos del MINTUR-INATUR
como los operativos de temporadas altas y especiales, cabe destacar que
son pagos en los rubros de materiales POP, alimentación, hidratación,
transporte, cancelación del servicio prestado de informadores turísticos
integrales por cumplimiento de contrato a tiempo determinado, entre otros.
Elaboración de Carta de Justificación de Recursos: consiste en
realizar oficios especiales para justificar y constar el uso de recursos para
cubrir los gastos de necesidades especiales que se presenten y explicar
gastos ocurridas por solicitudes inmediatas, lo que ocasionalmente dejan
falta de algún soporte como presupuestos por ejemplo y dejar transparencia
financiera en las funciones administrativas.
Conformación y Actualización de Expedientes Financieros y
Administrativos: esta actividad consiste en llevar cronológicamente en
carpetas especiales por meses todos los documentos originales entre los
cuales cabe destacar: pagos y facturas de proveedores de servicios básicos
y específicos, pagos a personal, gastos variables y de funcionamiento,
servicios por honorarios profesionales, viáticos, pagos especiales de
operativos y cualquier documento que se genere de alguna operación
bancaria, financiera y administrativa.
Conformación de Expedientes de Proveedores: consiste en realizar
expedientes especiales en donde deben reposar toda la información legal y
fiscal de los proveedores de servicios, se pueden encontrar actas
constitutivas de empresas con las que se hayan ejecutado labores, registros
de información fiscal, solvencias, registros institucionales entre los cuales
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está en RNC y otros documentos de este mismo orden con el objeto de
consolidar un banco de datos que sirva para futuras relaciones laborales y
auditorias institucionales.
Informe Post-Evento: consiste en realizar en detalle bajo un formato
elaborado un resumen de las actividades de los proyectos ejecutados en
períodos de tiempo establecidos, se especifican todos los elementos legales,
financieros e institucionales.
Realizar otras tareas afines y complementarias, conforme a lo
asignado por el Presidente de la institución: cualquier actividad que
emane de una orden o sugerencia del Presidente de la institución para lograr
alguna meta institucional o interna de interés.

Especificar que o cuales actividades fueron encomendadas dentro de la

empresa, conjuntamente con los Tutores (Académico e Industrial).
 Suministrar material de trabajo a los empleados
 Conciliaciones Bancarias
 Solicitud de Presupuestos
 Órdenes de Compra
 Pago a Proveedores e Informadores Turísticos
 Elaboración de Carta de Justificación de Recursos
 Informe Post-Evento

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