Empresa Social del Estado Hospital San Gabriel Arcángel

Nit. 846001620-0
Calidad, Humanización y Seguridad para todos”

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

TRD

E.S.E HOSPITAL SAN GABRIEL ARCANGEL

VILLAGARZON - PUTUMAYO
 Empresa Social del Estado Hospital San Gabriel Arcángel
Nit. 846001620-0
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INTRODUCCION

Definición:

La Tabla de Retención Documental – TRD son un listado de series o subseries, con sus correspondientes tipos documentales, a
las cuales se le asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos (Archivo de Gestión y Archivo
Central) y establece la disposición final de los documentos de acuerdo a la normatividad aplicable a cada caso particular.

Beneficios:

?0 Facilita la recuperación de la información.

?1 Racionalizar la producción documental.

?2 Facilita el control y acceso de los documentos.

?3 Regula la transferencia de los documentos en las oficinas al archivo central.

?4 Facilita la racionalización y el manejo integral de los documentos generados en los procesos administrativos y misionales.

Antecedentes:

Las Tablas de Retención Documental – TRD y sus anexos correspondientes fueron evaluadas y aprobadas en el Comité Interno
de Archivo de Gestión de la E.S.E Hospital San Gabriel Arcángel, aprobó mediante Acta No. 001 del 29 de 09 de 2016, y se
adoptan mediante Resolución No. 01114 del 03 del 10 del 2016.

Ratificadas por el Comité de evaluador de Archivo de gestión y historias clínicas la TRD fue implementada en cada una de las
dependencias, para lo cual el comité de historias clínicas y de archivo de gestión y el Grupo de Archivo de Gestión Documental
y de estadística – Archivo de Historias Clínicas dispusieron actividades de capacitación para todos los funcionarios de la
entidad, igualmente se elaboraron los correspondientes instructivos archivísticos y se desarrollaron campañas de divulgación
mediante él envió de tips o recordatorios por el correo electrónico.
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Aplicación de la Tabla de Retención Documental – TRD

Con la TRD se busca racionalizar la producción documental y facilitar la identificación de las Series y Subseries por parte de las
dependencias que participar en el desarrollo de dicha función y por consiguiente son responsables de su conformación
definitiva.

Componentes

1. Tabla de Retención Documental- TRD: Listado de series, con sus

correspondientes tipos documentales a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.

La Tabla de Retención Documental – TRD se encuentra ordenada por dependencias en cumplimiento de sus funciones,
manteniendo la distribución orgánica-funcional institucional con el fin de facilitar a los funcionarios de la dependencia responsable
la correcta identificación de las Series y subseries documentales que se encuentran bajo su responsabilidad.

Es importante recordar que el AGN en concepto técnico AGN 2152 de 2007 (17 de julio), ratifica que “ el ordenamiento jurídico que le
rige
en su estructura orgánico-funcional, no desaparece con el enfoque por procesos que adoptará el Sistema de Gestión de la Calidad (...)”

Recordamos que es necesario por parte de los funcionarios y Contratistas de todas las dependencias conocer la totalidad del
citado
instrumento archivístico por los siguientes aspectos:

a. Permite identificar la dependencia responsable de la conservación y conformación definitiva de los documentos y

responsable a su vez de la transferencia al archivo central.

b. Permite realizar adecuadamente la disposición final sin el riesgo de eliminar documentación relevante para la
conformación de series y subseries documentales bajo responsabilidad de otra dependencia.
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c. Facilita el adecuado direccionamiento de documentación que conformen series y subseries en otra(s) dependencia(s) según
la Tabla de Retención Documental - TRD.

Las dependencias utilizan documentos generados por ella misma o por otras, que no hacen parte de sus series documentales
identificadas
en la TRD, pero que siguen siendo de utilidad para el cumplimiento de sus funciones, estos se denominan documentos de apoyo.

La organización e identificación se deberá realizar de acuerdo con los códigos numéricos establecidos para las Series y
subseries documentales relacionados en el Cuadro de Clasificación Documental, donde aparecen todos las temáticas
institucionales administrativas y misionales ordenados numéricamente. Este cuadro se actualiza paralelamente con la Tabla de
Retención Documental - TRD.

Recuerde, la TRD relaciona exclusivamente las Series y Subseries que por funciones es responsable la(s) dependencia(s) de conformar y
custodiar, por lo cual su actualización es responsabilidad conjunta entre la dependencia y el Grupo de Archivo y Gestión Documental.

Actualización y organización documental.

Para la actualización de esta versión se tomaron como insumo las siguientes fuentes de información:

1. Lo establecido por los responsables de las dependencias o grupos y reportado en la última actualización requerida para la TRD y el

2. Las entrevistas y propuestas presentadas por los responsables y funcionarios de las áreas que conforman la estructura orgánica.

Nota : Es importante reiterar que la Tabla de Retención Documental – TRD es una herramienta archivística dinámica, por lo cual requiere
un
Permanente seguimiento y apoyo por parte de los productores (dependencias y procesos responsables), con lo cual se garantiza
la plena identificación y control de la documentación relevante para la administración
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Código –PG-19
Versión -02
TABLAS DE RETENCÍON DOCUMENTAL
Fecha.07/09/17
ENTIDAD PRODUCTORA: E.S.E HOSPITAL SAN GABRIEL ARCANGEL – HOJA 1 DE 1
OFICINA PRODUCTORA: AMBIENTAL PGIHRS
CODIGOS DISCRIPCION DOCUMENTAL RETENCI SOPORT DISPOSICION PROCEDIMIENTO
ON E FINAL Se recomienda que la
normatividad
DEP SERIE SUBSERI SERIE SUBSERIE TIPO AG AC P M. E S C M/ Que afecte la serie o la subserie
E DOCUMENTAL DOCUMENT DOCUMENTA E T D únicamente se cite al momento
AL L de elaborar las actas definitivas
relacionadas con su disposición
final
AMBIENTAL PGIHRS– PG.19
Se debe conservar por 5 año en
PG.19 10 1 COMUNICACIONES Comunicaci Acta de cierre de 3 10 P M. C M/ el archivo de gestión por ser un
OFICIALES ones Consecutivo E T D instrumento que soporta según
Oficiales Acuerdo 060 del 2000
recibidas
Se debe conservar por 5 año en
PG.19 10 2 COMUNICACIONES Comunicaci Acta de cierre de 3 10 P M. C M/ el archivo de gestión por ser un
OFICIALES ones Consecutivo E T D instrumento que soporta según
Oficiales Acuerdo 060 del 2000
externas
Se debe conservar por 5 año en
PG.19 10 3 COMUNICACIONES Circulares Acta de cierre de 3 10 P M. C M/ el archivo de gestión por ser un
OFICIALES Consecutivo E T D instrumento que soporta según
Acuerdo 060 del 2000

Se debe conservar por 1 año en

PG.19 10 4 PROTOCOLOS Protocolos Acta de cierre de 3 10 P M. C M/ el archivo de gestión por ser un
de Consecutivo E T D instrumento que soporta según
Ambiental Acuerdo 060 del 2000

CONVENCIONES

AG: Archivo de Gestión P: Papel M/D: Microfilmación u otro soporte ___________________________________

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AC: Archivo Centr al ME: Medio Electrónico E:Eliminación

CT: Conservación Total S: Selección