CUESTIONARIO

AUTOMATIZACION DE OFICINAS 1
CAPITULO # 1

1. Son entidades sociales compuestas por dos o más individuos con la finalidad de
cumplir metas y objetivos.
ORGANIZACION
2. Stephen Robbins, en su libro de administración “teoría y practica la define como “Una
ordenación sistemática de personas realizada para alcanzar un objetivo especifico.
ORGANIZACION
3. Entidad que tiene un objetivo bien definido, que incluye a personas o miembros y que
tiene algún tipo de estructura sistemática.
ORGANIZACION
4. Es un conjunto de elementos que se interrelacionan para producir un resultado.
SISTEMA
5. Sobre las organizaciones actúan dos fuerzas las cuales son:
EXTERNAS E INTERNAS
6. Cuando se estudia un sistema es necesario que se separen sus 3 partes
fundamentales las cuales son:
INSUMOS (ENTRADA), PROCESO Y SALIDA
7. Según Koontz, es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que trabajando
en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos.
ADMINISTRACION
8. Según Robbins, es el proceso de llevar a cabo las actividades eficientemente con
personas y por medio de ellas.
ADMINISTRACION
9. Es un proceso donde se trabaja con personas y por medio de ellas.
ADMINISTRACION
10. Se refiere a medir el uso de los recursos en el proceso de alcanzar resultados.
EFICIENCIA
11. Se refiere al cumplimiento de los objetivos.
EFECTIVO
12. Es la mejor combinación para alcanzar los objetivos en forma eficiente, es decir,
hacer el mejor uso de los recursos para el logro de los objetivos.
EFICACIA
1. Se debe ser eficiente y efectivo para ser eficaz.
VERDADERO
2. Padre de la teoría administrativa moderna. y estableció los 14 principios de la
administración.
HENRY FAYOL
3. Actividad administrativa en que se establece la visión, la misión y los objetivos de la
organización y se seleccionan las metas.
PLANEACION
4. Es el de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las
metas organizacionales y grupales
DIRECCION
5. Significa literalmente “poner en acción” y esta acción trata de proporcionar poder
estimulante al equipo que llevara a cabo el plan.
EJECUCION
6. Permite garantizar que se esta caminando en la dirección correcta y que se lograran
los objetivos propuestos.
CONTROL
7. Son todas las labores que se realizan dentro de una oficina, que en conjunto y con
una interrelación, logran el fin de la administración.
TAREAS ADMINISTRATIVAS
8. Robert Katz divide a las habilidades administrativas en cuatro las cuales se
mencionan a continuación.
TECNICAS, HUMANAS, CONCEPTUALIZACION Y DISEÑO
9. Son todos aquellos conocimientos y destrezas necesarios para la correcta aplicación
de métodos, procesos y procedimiento.
HABILIDADES TECNICAS
10. Su función es trabajar con individuos, conocer como integrar equipos, lograr sinergia
entre sus miembros y trabajo cooperativo.
HABILIDADES HUMANAS
11. Es la capacidad para percibir el panorama general dentro y fuera de la organización y
visualizar las relaciones existentes y reconocer su importancia.
HABILIDADES DE CONCEPTUALIZACION
12. Es tener la capacidad para resolver problemas en beneficio de la organización en
forma eficaz.
HABILIDADES DE DISEÑO
13. Es la representación grafica de la estructura organizacional de la empresa.
ORGANIGRAMA
14. Tipos de organigrama:
POR SU ALCANCE, CONTENIDO Y PRESENTACION
15. Los organigramas por su alcance se dividen en:
GENERALES (maestros) Y ESPECÍFICOS (suplementarios)
16. Su propósito es dar a conocer la estructura total de la organización.
ORGANIGRAMAS GENERALES (maestros)
17. Muestra información parcial de la estructura, ya sea de uno o varios departamentos,
ya que detallan las relaciones existentes de autoridad y responsabilidad.
ORGANIGRAMAS ESPECÍFICOS (suplementarios)
18. Los organigramas por su contenido se dividen en:
INTEGRALES Y FUNCIONALES
19. Su objetivo es mostrar la estructura de la organización: sus unidades y las relaciones
entre ellas.
ORGANIGRAMAS INTEGRALES
20. Estos incluyen la estructura de la organización y sus relaciones, incluyen por cada
unidad las principales funciones que tienen asignadas.
ORGANIGRAMAS FUNCIONALES
21. Los organigramas por su presentación se dividen en:
VERTICALES, HORIZONTALES, MIXTOS Y CIRCULARES
22. Su estructura jerárquica inicia en parte superior, las unidades se van agregando en
los siguientes niveles en dirección hacia abajo.
ORGANIGRAMAS VERTICALES
23. Estos organigramas se leen de izquierda a derecha. El nivel superior se coloca en el
lado izquierdo.
ORGANIGRAMAS HORIZONTALES
24. Combina la presentación horizontal y vertical.
ORGANIGRAMAS MIXTOS
25. Representa la estructura con las unidades al mismo nivel unidades en un círculo.
ORGANIGRAMAS CIRCULARES
26. Es realizar algo en forma automática, es decir con la mínima intervención humana.
AUTOMATIZAR
27. Sitio en donde se realizan tareas administrativas puede ser una habitación, un
edificio, o bien locales geográficamente separados en donde se ubican los elementos
necesarios para realizar tareas administrativas.
OFICINA
28. Es la combinación de partes reunidas para obtener un resultado, o conjunto de
componentes que al interactuar producen una salida.
SISTEMA
29. Las tareas administrativas se pueden clasificar en:
TOMA DE DECISIONES, MANIPULACION DE LA INFORMACION,
ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Y COMUNICACIONES.
30. Para automatizar una oficina se requiere considerar dos aspectos íntimamente
ligados entre si: los cuales son:
LA SISTEMATIZACIÓN Y EL EQUIPAMIENTO.
31. Se entiende como el dotar o proveer a la oficina del equipo necesario para realizar las
tareas administrativas.
EQUIPAMIENTO
32. Se entiende como visualizar a la empresa como un sistema y estandarizar los
procedimientos y métodos de trabajo que en ella se realizan para que cualquier
persona que ingrese a laborar pueda fácilmente incorporarse y entender como llevar a
cabo su trabajo.
SISTEMATIZAR
33. Es detallar claramente el que, como, quien y cuando deben hacerse las cosas para
lograr un resultado.
PROCEDIMIENTO
34. Es la labor que realiza un trabajador para llevar a cabo sus funciones en una
organización.
TAREA
35. Es un enfoque aspiracional de lo de que se gustaría ser.
VISION
36. Es la razón misma de su existencia que la distingue de todas las demás empresas.
MISION
37. Traslada la misión a términos concretos, los cuales también son metas
OBJETIVOS
38. Incluye el propósito, la misión y los objetivos de la organización.
 META
39. Es el conjunto de actividades a realizar en un plazo amplio para el logro de los
objetivos de la organización ya que orienta el uso de los recursos.
ESTRATEGIA
40. Según Koontz la define como la determinación de los objetivos básicos a largo plazo
de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos
necesarios para su cumplimiento.
ESTRATEGIA
41. Es la acción o hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del
cumplimiento de las metas organizacionales y grupales.
LIDERAZGO
42. Según Koontz son planes por medio de los cuales se establece un método para el
manejo de actividades futuras.
PROCEDIMIENTO
43. Son guías de acción, no de pensamiento, en la que se detalla la manera exacta en la
que se deben realizarse ciertas actividades.
PROCEDIMIENTO
44. Es el conjunto de pasos que un individuo sigue para lograr un resultado.
PROCEDIMIENTO
45. Es un instrumento administrativo de carácter técnico que contiene información de las
operaciones para la realización de una función.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS O MANUAL DE NORMAS
46. Koontz las describe como, enunciados o criterios generales que orientan o encausan
el pensamiento en la toma de decisiones.
POLITICAS
47. Formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos.
PRESUPUESTOS
48. Es una forma de medir la eficiencia con que se realizan los recursos disponibles para
generar un determinado nivel de producción.
PRODUCTIVIDAD
49. Una mayor productividad proviene de 3 fuentes primarias las cuales son:
TECNOLOGIA, HABILIDAD ADMINISTRATIVA Y ESFUERZO HUMANO.
50. Objetivo de toda automatización de oficinas es:
INCREMENTAR LA PRODUCTIVIDAD Y LA EFIIENCIA.
51. El proceso de la productividad se puede dividir en 4 etapas las cuales son:
LA MEDICION, LA PLANEACION, LA EVALUACION Y EL MEJORAMIENTO.
52. Cuando se habla de recursos se incluyen generalmente 4 clasificaciones las cuales
son:
CAPITAL, MANO DE OBRA, RECURSOS MATERIALES Y TIEMPO.
53. Las 5 razones más comunes que justifican una automatización.
CAPACIDAD, CONTROL, COMUNICACIÓN, COSTO Y COMPETITIVIDAD.
CAPITULO 2

1. Es un recurso muy valioso para el ser humano y puede representarse de muchas

maneras?
INFORMACION
2. Es tener el conocimiento disponible para uso inmediato que permite guiar la acción al
reducir la incertidumbre?
POSEER INFORMACION
3. Debe existir un emisor y un receptor además debe de tener un significado para el
receptor?
INFORMAICON
4. Es un registro o anotación respecto de determinado hecho?
DATO
5. Es el conjunto de datos que posee significado es decir que reduce la incertidumbre o
aumenta el conocimiento?
INFORMACION
6. Es el proceso que consiste en trasmitir información a alguien: COMUNICAICON
7. Ellos toman decisiones tácticas de asignación de recursos y del establecimiento de
los controles necesarios para llevar a cabo los planes del nivel superior?
MANDOS MEDIOS
8. Las características de fondo que debe tener toda información son:
EXACTA OPORTUNA INTEGRA Y CONSISA
9. Se mide en porcentaje de información correcta con relación al total de información
generada: INFORMACION EXACTA
10. Es el número de errores aceptables al producir la información:
LA EXACTITUD
11. Esta debe estar disponible en el momento justo:
OPORTUNA
12. Otras características de la información son:
CLARA ORDENADA Y FACIL
13. Los niveles existentes dentro de una organización son:
NIVEL DE OFICINA OPERATIVO TACTICO Y ESTRATEGICO
14. En este nivel se debe trabajar con todos los pagos recibidos o procesar todos los
egresos:
NIVEL DE OFICINA
15. Se tienen tareas bien definidas y de corta duración:
NIVEL OPERATIVO
16. Se concentra en metas y objetivos a lograr:
NIVEL TACTICO
17. Es en el cual la información es resumida y agrupara:
NIVEL ESTRATEGICO
18. Para generar la información se necesitan tres etapas que son: ENTRADA PROCESO
Y SALIDA
19. Son todos los pasos necesarios para convertir la materia prima en el producto
deseado:
EL PROCESO:
20. Es toda materia prima que sirve de base para hacer el producto:
LA ENTRADA:
21. Es el producto que se genera después de realizar el proceso indicado: LA SALIDA
22. Es el conjunto de elementos que se interrelacionan para producir una salida:
SISTEMA
23. El secreto del éxito al resolver un problema es:
 ENTENDER LA ENTRADA PROCESO Y SALIDA
24. Es la brújula que orienta todo el proceso:
SALIDA DE INFORMACION
25. Las etapas en el ciclo de vida de la información son:
RECOPILAR PROCESAR Y DISTRIBUIR Y USAR
26. Es la reunión de datos necesarios para la producción de información:
LA RECOPILACION
27. En esta fase se preparan los datos en forma adecuada para que al final del proceso
se obtenga información:
EL PROCESAMIENTO
28. Estas son necesarias para proteger el derecho de privacidad de las personas:
INTEGRIDAD Y SEGURIDAD
29. Existen dos causas de actividad ilegal de los sistemas de información que son:
NEGLIJENCIA Y FRAUDE
30. Es que alguien fuera de la organización sea molestado innecesariamente y por lo
general es resultado del mal control del sistema:
NEGLIGENCIA.
31. Es un esfuerzo premeditado o inconciente de defraudar al sistema: FRAUDE
32. Los tipos de sistemas se clasifican en: TOMA DE DECICIONES, MANIPULACION DE
DATOS, ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Y ALMACENAMIENTOS
33. Conjunto de programas que permiten manipular los datos y producir información para
su posterior uso:
MANIPULACION DE DATOS.
34. Sistemas especializados que permiten administrar los documentos:
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS.
35. Existe gran variedad de opciones que ofrecen calendarios, notas e ideas, etc.:
SOPORTE DE OFICINA.
36. Es uno de los facilitadotes más importantes de las actividades administrativas:
LA COMUNICACIÓN.
37. Cual es el objetivo de la comunicación:
LA COMPRENCION
38. Esta capacita a toda persona a desempeñarse mejor siendo un medio, no un fin: LA
COMUNICACIÓN.
39. Esta ayuda a que la planeación sea bien ejecutada:
LA COMUNICACIÓN.
40. Este traduce el mensaje del emisor y se lo comunica al destino:
EL RECEPTOR.
41. Es el producto físico real que es producido por la fuente en el proceso de
comunicación:
EL MENSAJE.
42. Las cuatro condiciones que afectan el mensaje codificado son: HABILIDAD,
ACTITUDES, CONOCIMIENTO Y EL SISTEMA SOCIOCULTURAL.
43. Es la transformación del mensaje codificado a un formato entendible por el destino:
DECODIFICACION.
44. Es el control de nivel de éxito obtenido en la transferencia del mensaje original:
RETROALIMENTACION
45. Este es un elemento o actividad que molesta, confunde o hace más difícil el proceso
de comunicación:
EL RUIDO.
46. Los métodos de la comunicación pueden ser:
ORAL, ESCRITA, NO VERBAL Y MEDIOS ELECTRONICOS.
47. La comunicación en la organización puede ser:
 FORMAL E INFORMAL.
48. Estas obedecen y siguen la autoridad de la cadena de mando: COMUNICACIÓN
FORMAL.
49. De acuerdo al flujo de mensajes se clasifica la dirección en: DESCENDENTE,
ACENDENTE, HORIZONTAL Y CRUZADA.
50. Es la manipulación de la información para que sea vista más favorable por el
destinatario:
LA FILTRACION.
51. Es un término muy empleado hoy en día, sin embargo muchas personas desconocen
su significado:
INFORMATICA.

CAPITULO #3

1- QUE ES UN SISTEMA:

Es un conjunto de componentes que interactúan entre si para la consecución de uno o varios

fines.

2- QUE ES ESTRATEGIA:

Pretende responder a tres preguntas básicas.

3- QUE ES EL OBJETIVO:

Fase de análisis es asegurar que se ha comprendido bien la naturaleza del problema.

4- QUE ES LA TRANSISCION:

Es la etapa en que se traslada del antiguo sistema al nuevo.

5- PRODUCCIÓN:

Es la etapa en que el sistema trabaja normalmente.

6- AL PROCESO DE CONVERSIÓN DE LOS DATOS EN INFORMACIÓN SE DENOMINA:

Procesamiento de datos.

7- CUAL ES EL SIGNIFICADO DSS:

Sistema de apoyo para la toma de dediciones.

8- ALMACENAMIENTO:

Garantiza el adecuado almacenamiento de los datos y documentos de la oficina.

9- LA CLASIFICACION DE MANUALES ES:

Por su alcance y por el documento.

10- PROCEDIMIENTO:

Es un instrumento administrativo de carácter técnico que contiene información especifica en la

organización.

11- OPERACIÓN:
Es un documento de apoyo en aquellas tareas realizadas que requieren un conocimiento muy
específico.

12- PUESTOS:

Es un instrumento administrativo que muestra en forma ordenada y detallada la descripción de

cada puesto en la organización.

13- VENTAS:

Es un documento de apoyo a la función de ventas en una organización.

14- FINANZAS:

Es un animal específico orientado a resguardar los recursos financieros en una organización.

15- PRODUCCIÓN:

Es un documento que contiene información sobre el proceso de producción en todas sus etapas.

16- PARA RECABAR LOS DATOS ES NECESARIO UTILIZAR DIVERSAS TÉCNICAS:

“Recopilación de datos”

17- QUE ES UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:

Es un instrumento administrativo de comunicación de carácter técnico, que contiene una serie de

información.

18- CUANDO LA SALIDA DE UN SISTEMA ES INFORMACIÓN SE DENOMINA:

“Sistema de información”.

19- QUE ES UN ANALISIS DE SISTEMA:

Es un proceso en el que es necesario recopilar datos e información.

20- LA FASE DE ESTRATEGIA PRETENDE ALUDIR A TRES PREGUNTAS BÁSICAS QUE

SON:

¿En donde estamos?, ¿adonde se quiere dirigir? Y ¿Cómo hacer para llegar alla?.