EVIDENCIA 2. Foro Temático "Tipos de Documentos".

Miguel Alberto Fiorillo

NORMA NTC 185

Esta guía representa recomendaciones para elaborar diferentes tipos de
documentos en las organizaciones. -Tienen en cuentan los aspectos generales de
comunicación y presenta un orden para las partes de cada documento con base
en el estilo y la presentación.

Definición: Propósito:
Tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en
las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo
de las comunicaciones impresas y electrónicas.

REFERENCIA NORMATIVA
Las siguientes son las normas que están involucran en la guía GTC185:
NTC1001, Papel formatos
NTC1075, Guía de numeración
NTC4436, Presentación de tesis, trabajos de grados y otros proyectos de investigación
NTC5613, Referencias bibliográfica. Contenido forma y estructura.

La guía GTC - 185 se puede emplear en:

LO QUE DEBE CONTENER EL DOCUMENTO:

 Código
 Lugar de origen y fecha de elaboración
 Destinatario
 Denominación o título académico
 Nombre del destinatario
 Cargo
 Organización
 Dirección
 Nombre del lugar de origen
 País
 Asunto
 Saludo
 Texto
 Despedida
 Remitente y firmas del responsable.
Los tipos de documentos son:

• Cartas

• Memorandos

• Circulares

• Actas

• Informes

• Certificados y constancia

• Hoja de vida corporativa

• Mensajes electrónicos

CIRCULAR
Definición:

La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia,

información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa,
departamentos, empleados, etc.

Características de una circular:

• Documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar

términos que impidan o dificulten su comprensión.

• Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.

• Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.

Clases de circulares:

1. Circular General: Se dirige a un grupo específico de personas

2. Carta Circular: Está dirigida en forma personalizada.

MEMORANDO
Definición: El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de
carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de
gobierno. Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media
carta.

CARTA

Las cartas comerciales tienen un formato con un estilo de bloques, de los cuales
hay por lo menos tres: el estilo de bloque estándar, estilo bloque modificado y
estilo semi-bloque. Los estilos de letra más nuevos, como el estilo simplificado, se
basan en el estilo de bloque. Cada estilo prescribe anchos márgenes, espaciado
entre párrafos y el orden de los contenidos de la carta. El estilo de bloque estándar
es una opción popular debido a que es la disposición más sencilla del formato.

CARACTERÍSTICAS: Utilizando papel con membrete, el emisor no tiene que

escribir su domicilio, lo que sería el primer componente de una carta escrita con el
estilo de bloque estándar. La fecha de la carta viene a continuación, seguido unas
líneas más adelante con el nombre y la dirección del destinatario. Unas líneas más
abajo, el saludo comienza la carta. En el cuerpo de la carta, cada párrafo con un
solo espacio está separado por una línea en blanco. Del mismo modo, una línea
en blanco separa el párrafo final del cierre ("Atentamente" o "Gracias", por
ejemplo), que es seguido unas líneas más adelante por la firma. Como se
mencionó anteriormente, cada línea está alineada con el margen izquierdo.

ACTAS
Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una
persona presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas
que han sido tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han
resultado adoptados luego de dicha reunión.
INFORME
El concepto de informe, como derivado del verbo informar, consiste en un texto o
una declaración que describe las cualidades de un hecho y de los eventos que lo
rodean. El informe, por lo tanto, es el resultado o la consecuencia de la acción de
informar (difundir, anoticiar).
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
Documento de carácter probatorio, público o privado. Que asegura la adversidad y
la legalidad de un hecho un acto solemne (acontecimiento acompañado de
formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento
o norma)
CONSTANCIA:
Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias
que no requieren solemnidad.