Toma de decisiones

gerenciales: seguimiento y
planes de mejora
 Tabla de contenidos

Introducción .................................................................................................................. 5
Mapa conceptual ........................................................................................................... 6
1. Importancia del seguimiento a las decisiones tomadas ..................................... 7
1.1 Procedimiento de seguimiento y control a decisiones ejecutadas ............................ 7
1.2 Recolección de la información de ejecución ........................................................... 10
1.3 Sistemas de información empresarial ..................................................................... 11
2. Plan de mejora en las decisiones empresariales............................................... 13
2.1 Planeación de acciones correctivas y de mejora a decisiones tomadas ................. 13
2.2 Asignación de factores para la ejecución del plan de mejora .................................. 13
2.3 Implementación de acciones de mejora .................................................................. 14
Referentes bibliográficos ........................................................................................... 16
Créditos........................................................................................................................ 18
 Lista de figuras

Figura 1. Mapa conceptual .............................................................................................. 6

Figura 2. Toma de decisiones y cumplimiento de objetivos ............................................ 7
Figura 3. Ciclo PHVA ...................................................................................................... 8
Figura 4. Las fases del PHVA ......................................................................................... 9
Figura 5. Clases de informes de gestión ....................................................................... 12
 Lista de tablas

Tabla 1. Modelo de plan de acción para ejecución de actividades ............................... 13

Tabla 2. Ejemplo de un plan de acción para ejecución de actividades ......................... 14
 5

Introducción

Las actividades que se desarrollan después de tomar una decisión se deben controlar,
evaluar y corregir, esta última acción en caso de que la estrategia propuesta no haya
generado el impacto positivo esperado por la alta dirección, porque para una empresa
estas decisiones tienen un gran alcance en las labores del personal que la conforman.
Para esto, se recomienda la estrategia del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar)
utilizada para realizar las tareas dentro de los procesos que una organización ha
establecido para la eficiencia de su sistema de gestión.

Por ello, en este material de formación se presentarán recomendaciones para realizar

seguimiento y control a las decisiones tomadas, a través de información relacionada con
la ejecución y la formulación de planes de acción, que permitan mejorar o corregir las
acciones para que las estrategias de decisión cumplan con los objetivos planeados.
 6

Mapa conceptual

En este mapa conceptual se evidencia la interrelación temática del contenido que se

plantea en este material de formación:

Figura 1. Mapa conceptual

Fuente: SENA (2019)
 7

1. Importancia del seguimiento a las decisiones tomadas

Las decisiones tomadas por la organización se convierten en acciones que ejecutarán

los trabajadores, según el plan de acción formulado. Estas acciones se deben seguir,
controlar y evaluar para verificar si están cumpliendo los objetivos para las cuales se
trazaron (ver Figura 2).

Decisión tomada

Acciones ejecutadas por

personal

Seguir, controlar y evaluar Cumplimiento de objetivos

Figura 2. Toma de decisiones y cumplimiento de objetivos

Fuente: SENA (2019)

De otro lado, una decisión tomada a la hora de ser ejecutada puede presentar riesgos
negativos, es decir, impactos que afectan el normal funcionamiento de las actividades o
que pueden considerarse como oportunidades de mejora y son situaciones que no
estaban programadas, pero que al ser ejecutadas producen un impacto positivo, un
resultado que no se esperaba con efectividad conveniente y de allí la importancia de
actuar antes, durante y después de la ejecución.

1.1 Procedimiento de seguimiento y control a decisiones ejecutadas

En aquellas empresas que tienen implementado un sistema de gestión de calidad, se

encuentran procedimientos documentados del seguimiento a acciones de mejora, los
cuales pueden aplicarse de la misma manera a decisiones tomadas por la alta dirección.
 8

Mientras que aquellas que no cuentan con uno, improvisan, muchas veces buscando
culpables y no soluciones, lo cual se convierte en un factor que disminuye su
productividad y, por tanto, su competitividad. Y en esa medida, es posible que no tenga
una continuidad en el tiempo.

Por ello, es importante contar con herramientas que permiten realizar seguimientos a las
decisiones tomadas. Una de esas herramientas es el ciclo PHVA (ver Figura 3).

Planear

Ciclo
Actuar PHVA Hacer

Verificar
Figura 3. Ciclo PHVA
Fuente: SENA (2019)

Este ciclo, también conocido como espiral de mejora continua, es una estrategia que en
cuatro fases, busca la mejora continua de la calidad. En la Figura 4, se observan las
fases y las acciones que se deben realizar.
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Fase Acciones
Una decisión tomada debe generar un plan de
actividades a realizar según los objetivos de la
empresa:
 Definir qué se va a hacer.
Planear
 Quién lo va a hacer.
 Cuándo se va a hacer.
 Recursos empleados.
 Costos.
 Materiales.
 Recursos.
 Evidencias de la ejecución.
Hacer

Aquí se ejecuta todo lo planeado, es decir, se

realizan todas las tareas con base en el plan de
acción formulado en la fase anterior.

El seguimiento a las decisiones comienza en esta

Verificar

fase, debido a que las actividades ejecutadas son

controladas para que se lleven a cabo conforme con
el plan de acción formulado, el cual se constituye en
una lista de chequeo que permite comprobar su
cumplimiento, eficiencia y efectividad.

Se procede a realizar:
 Acciones de mejora, con la información
Actuar

recolectada en la evaluación y el seguimiento.

 Acciones de prevención, para corregir posibles
riesgos.
 Acciones correctivas, se pueden desarrollar en
el momento de la ejecución.

Figura 4. Las fases del PHVA

Fuente: SENA (2019)
 10

1.2 Recolección de la información de ejecución

En el ciclo PHVA, la segunda fase es de ejecución y las actividades se evidencian con

información confiable que posibilita verificar el cumplimiento de las mismas según lo
planeado. Para ello se deben tener los siguientes documentos:

 Indicadores.

 Rutas de seguimiento.

 Listas de chequeo.

 Listados de asistencia.

 Cronogramas de actividades.

Esta información debe ser recogida a través de múltiples herramientas que permitan a la
empresa analizar, evaluar y tomar las mejores decisiones para continuar con la
estrategia establecida. Estas herramientas pueden ser:

 Observación.

 Indagación.

 Encuestas.

 Listas de chequeo.

 Revisión analítica.

 Indicadores de gestión a procesos.

 Informes de ejecución.

 Cronogramas de cumplimiento.
 11

1.3 Sistemas de información empresarial

Constituyen un conjunto de recursos que interactúan para el soporte del proceso de

recolección, transformación y comunicación de la información. Miguel (2013), asegura
que:

El sistema de información empresarial constituye el conjunto de recursos de la empresa

que sirven como soporte para el proceso básico de captación, transformación y
comunicación de la información.

Un sistema de información debe ser eficaz y eficiente. Es eficaz si facilita la información

necesaria, y es eficiente si lo realiza con los menores recursos posibles.

Un SIE debe adaptarse a las necesidades concretas de cada organización y a su estructura

organizativa. Cuando se piensa en una implantación nunca se parte de cero pues todas las
empresas disponen de algún tipo de información, más o menos rudimentario, con distintos
grados de calidad/fiabilidad y con niveles de accesibilidad mayores o menores, etc. Esa
información debe contemplarse como parte del SIE.

De acuerdo con lo anterior, la organización debe de tener un sistema de información

adaptado a sus necesidades, estructura y tamaño que le permita obtener información
basada en evidencias. De esta manera, la toma de decisiones será más objetiva.

1.4 Evaluación de las decisiones ejecutadas

Las decisiones ejecutadas en la empresa generan cambios al interior y exterior de la

misma. Por ello, el impacto se debe evaluar en cada uno de esos ámbitos, con base en
la planeación que se efectuó para ese propósito.

Esta se debe llevar a cabo con aspectos de calificación numérica y conceptual que
produzcan informes para su evaluación, como se observa en la Figura 5:

Informe de:
Eficacia Eficiencia
Compara el cumplimiento Presenta el logro de los
de las actividades con las objetivos al menor costo
metas trazadas. unitario en la ejecución de
las actividades: ahorro en
talento humano, y en
recursos materiales y
financieros.
Figura 5. Clases de informes de gestión
Fuente: SENA (2019)
12
Efectividad
Da cuenta del impacto
generado por la ejecución
de las actividades al interior
y exterior de la empresa:
cambios en la mentalidad
de los trabajadores,
aplicación de políticas,
percepción de los clientes.
 13

2. Plan de mejora en las decisiones empresariales

También conocido como plan de acción, es el resultado de un conjunto de acciones que

permite a la empresa cumplir con los objetivos propuestos. Esta herramienta posibilita
visualizar la planeación de las diferentes decisiones o estrategias que se van a ejecutar
o que se han ejecutado.

2.1 Planeación de acciones correctivas y de mejora a decisiones tomadas

En la Tabla 1, se presenta un modelo de plan de acción o de mejora para llevar a cabo

la ejecución las actividades.

Tabla 1. Modelo de plan de acción para ejecución de actividades

Qué Quién Cuándo Cuánto Dónde
Se escriben las A cada tarea El tiempo El presupuesto Sitio o lugar
actividades, de se le asigna en el cual para la donde se
manera secuencial, un se llevará asignación de llevará a cabo
para cumplir con el responsable. a cabo. recursos para la actividad
objetivo de la dar planeada.
decisión tomada. cumplimiento.
Fuente: SENA (2019)

2.2 Asignación de factores para la ejecución del plan de mejora

En la Tabla 2, se muestra un ejemplo de un plan de acción o de mejora para decisiones

tomadas. La fase planear del ciclo PHVA se puede utilizar como instrumento inicial, para
determinar lo que se pretende hacer con la estrategia o decisión tomada.
 14

Ejemplo de plan de acción

Una empresa quiere lanzar un nuevo producto al mercado y ha tomado la decisión de

realizar un estudio de mercado para medir el nicho en cual creen tendrá aceptación. Para
ello ha realizado el siguiente plan de acción

Tabla 2. Ejemplo de un plan de acción para ejecución de actividades

Qué Quién Cuándo Cuánto Dónde
Empresa,
Asesor externo y
Recoger Semana Cámara de
jefe de $ 250.000
información. 1/04/2019 Comercio y
mercadeo.
mercado.
Aplicación de
Jefe de Semana Mercado
encuestas y $ 2.500.000
mercadeo. 2,3/04/2019 potencial.
entrevistas.
Asesor externo, Zonas
Análisis de la Semana
gerencia y jefe de $ 3.200.000 establecidas por
competencia. 4/04/2019
mercadeo. asesor externo.
Asesor externo,
Análisis Semana
gerente y Jefes $ 1.500.000 Empresa.
DOFA. 1,2/05/2019
de área.
Generación
Asesor externo, Semana
de $ 1.500.000 Empresa.
gerente. 3,4/05/2019
estrategias.
Fuente: SENA (2019)

Este plan de acción también se utiliza para realizar el seguimiento, control y evaluación,
cuando se ejecutan las actividades. De esta manera, se verifica el cumplimiento, el
manejo de recursos y el impacto.

2.3 Implementación de acciones de mejora

Para las acciones de mejora se puede aplicar el formato de la Tabla 1. Después de

evaluar las tareas, se efectúan los cambios que permitan alcanzar los objetivos trazados
en la planeación, con recomendaciones específicas, para lograr una mayor claridad en
la ejecución.
 15

Como se ha explicado, el ciclo PHVA es

continuo, se comienza con la planeación y el
final es el actuar, después de tomar decisiones
y ejecutarlas muy probablemente se cambien las
actividades o se hagan propuestas para la
mejora, así que el ciclo se vuelve a repetir.
 16

Referentes bibliográficos

Anglas, M. (2007). Evaluación: proceso para la toma de decisiones. Recuperado de

http://blog.pucp.edu.pe/blog/anglas/2007/10/10/evaluaci-n-proceso-para-la-toma-
de-decisiones/

De Miguel, I. (2016). 17 puntos para un plan de mejora en la empresa. Recuperado de

https://innovacionpymes.com/plan-mejora-empresa/

Entrepreneur. (Sin fecha). Cómo desarrollar un plan de acción. Recuperado de

https://www.entrepreneur.com/article/263648

Fingermann, H. (2017). Evaluación y toma de decisiones. Recuperado de

https://educacion.laguia2000.com/evaluacion/evaluacion-y-toma-de-decisiones

Jaramillo, A. (2018). Importancia de contar con un plan de mejoramiento empresarial en

la compañía. Recuperado de
https://accolombianlawyers.com/noticias/2018/10/29/importancia-de-contar-con-
un-plan-de-mejoramiento-empresarial-en-la-compania/

Miguel, R. (2013). Sistemas de información empresarial. Recuperado de

https://www.eoi.es/blogs/scm/2013/02/21/sistemas-de-informacion-empresarial/

MinSalud. (Sin fecha). Qué es un plan de acción. Recuperado de

https://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/Plan%20de%20
acci%C3%B3n.pdf

Salvador, C. (Sin fecha). 9 pasos para elaborar un plan de acción exitoso y sencillo.
Recuperado de https://marketerosdehoy.com/marketing/pasos-plan-accion/
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Tecnológico de Monterrey. (2009). Diagnóstico, evaluación y toma de decisiones.

Recuperado de
http://www.cca.org.mx/ps/profesores/cursos/ed129_2/html/m04/apoyos/modulo4vi.
pdf
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Créditos

Gestor del proceso de recursos digitales

Juan Bautista Londoño Pineda

Evaluadora de calidad instruccional

Érika Alejandra Beltrán Cuesta

Responsable de producción y creación

Jhoana Andrea Vásquez Gómez

Desarrollador de contenidos
Ricardo Andrés Castro Ortega

E-pedagoga instruccional
Eliana Milena Buitrago Umaña

Evaluadora de contenidos
Sandra Milena Henao Melchor

Creativos de recursos didácticos

Carlos Andrés Díaz Botero
Carolina Ramírez Martínez
Jéssica Orozco Salazar
Maira Camila Olmos Hernández

Desarrolladores full-stack
Andrés Camilo Penagos Beltrán
Bryan Mauricio Giraldo Mejía
Edward Leonardo Pico Cabra
Germán Alberto Rodríguez Liévano
Jhon Jairo Urueta Álvarez
Leyson Fabián Castaño Pérez
Luis Felipe Zapata Castaño
Luis Gabriel Urueta Álvarez

Centro Agroindustrial-Regional Quindío

Centro Agropecuario-Regional Risaralda
2019