CORPORACIÓN TÉCNICA DE ESTUDIOS

ESPECIALIZADOS DEL CARIBE 

PROGRAMA: Técnico Laboral En Auxiliar

Administrativo MÓDULO: Organización De
Documentos DOCENTE: Katrin Lozano Caro 
GUÍA DE
APRENDIZAJE
#2 

ACTIVIDAD-TALLER #2 Descripción: Estimados estudiantes: a

continuación, encontrarán el cuestionario a solucionar. 

1. ¿A qué tiempo se alude el origen del archivo? 2. Menciona cuales

fueron los primeros documentos. 3. ¿Cuáles fueron los materiales que
utilizaron los egipcios para la producción de 
documentos? 4. ¿Quiénes eran los escribas? 5. Mencione en orden cronológico
los materiales utilizados para la producción de 
do
cu
me
nto
s. 

Esta actividad deberá ser realizada en sus cuadernos y será sustentada en

videoconferencia vía Meet. Materiales y dispositivos: 
• Material de apoyo enviado por la plataforma classroom y redes
sociales. 
• Computador, Tablet o celular Procedimiento de entrega de actividad: La
actividad debe ser realizada en el cuaderno y debes enviarla por la plataforma
classroom mediante un documento Word con las fotografías del taller, si en el
momento no tienes internet puedes enviar las imagines al grupo asignado en las redes
sociales o al monitor(a) encargado(a). 

ANTECEDENTES E IMPORTANCIA DE LOS

ARCHIVOS 

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización

social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura.
Los primeros archivos aparecen con los primeros imperios. Eran una herramienta de
control de la población y de la riqueza. 

Desde las monarquías surgidas

en el Asia anterior hasta el Bajo
Imperio Romano, pasando por la
civilización egipcia y griega, se
tiene constancia de la existencia
de activos y de fondos
organizados. 

Los primeros
documentos son: 
• Documentación legal
(leyes). 
ntrol de las personas (padrones). 
 • Documentación de hacienda
(censos, catastros, títulos de
propiedad) 
• Documentación militar (registros de soldados, quintas) y mucha documentación
privada. 

Acontecimientos
Importantes: 

Egipcios: Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escribas, quienes

pertenecían a la clase dirigente al servicio a los templos, siendo personajes influyentes
en la política nacional, en muchos casos solían ser príncipes de las casas reales. El
factor que hace que los archivos en Egipto sean abundantes es el material sobre el que
se escribe, empleando el papiro, este material tiene desventajas debido a su fragilidad,
sin embargo, era ampliamente utilizado debido a su bajo costo y a facilidad para
escribir con tinta implementando pinceles hechos con junco y se podían guardar en
forma de rollos, almacenando 
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una gran cantidad de documentos en poco espacio, estos documentos en

muchos casos se encontraban notas indicando que se pase al archivo y se
guarde correctamente, etc. 

Así mismo empleaban trozos de cerámica o tablillas de arcilla, mayormente para la

correspondencia diplomática. 

Las clases de documentos que se producían en Egipto eran: registros de propiedad,

catastros, cuentas, listas de reyes, y a veces, documentos privados. Había archivos en
los Palacios Reales, en los templos y en las oficinas gubernamentales, de igual manera
en cada provincia, había un archivo provisional, heredados poco después por los
romanos. También se depositaba documentación privada, como actas matrimoniales,
transacciones particulares, recibos, etc. Utilizaban etiquetas para identificar su rollo de
papiro. Se incluía año, símbolo del faraón, responsable del documento y los asuntos. 

Mari: En el 1700 Antes de Cristo, se menciona a Lasim Sumus, el primer archivero del
que tenemos noticia. 

Grecia: Se encuentran archivos idénticos a los egipcios. Son de tablillas de acilla con
documentación económica. Cuando se organiza el Estado en Atenas, no hay
archivos, pero hay hombres memoria. Daban fe de lo que se trataba en el Consejo. 

En Grecia, el jefe del archivo era el presidente del comité ejecutivo de la Asamblea
Nacional. Era puramente ceremonial, escribían los secretos del consejo, sus ayudantes
y los esclavos escribas, surge el concepto de publicidad como atributo propio de los
archivos públicos. 

Los Persas: Eran polivalentes, empleaban tablillas de arcilla, pergaminos y papiro según
la función de los documentos. Para los archivos definitivos, se empleaba el papiro sellado
con sellos de arcilla. El pergamino se empleaba para la correspondencia definitiva. 

China e India: En los templos los sacerdotes custodiaban

sus leyes. 

Romanos y Griegos: Tallaban en madera y mármol documentos y testamentos. En

Roma, se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien ceratas. Las albas se
empleaban cuando el documento se quería que tuviera una duración indefinida. Las
ceratas se usaban para documentación que no se quería conservar indefinidamente. 

Los primeros archivos romanos son los públicos. El primero es el archivo del tesoro
(Aerarium). Estaba situado en el templo de Saturno. Recogía toda la documentación
económica de la República y los comentarios de los cuestores, además de las
sentencias del Senado. 

A partir de Alejandro Magno, se une la tradición de los archivos griegos y orientales,

sobre todo de los persas. 

Algunos hechos sobresalientes a través de

los siglos: 

En el siglo V Antes de Cristo, aparece el archivo escrito. Se emplea el papiro emplea la

piedra de mármol cuando se quiere que los documentos sean conocidos por todos y el
pergamino. 

Siglo VI, el pergamino sustituye al papiro como medio de escritura. El pergamino es caro,
y por lo tanto encarece los documentos. 

el siglo XI aparece la letra carolina. Se produce una caída del documento escrito,
debido en parte al descenso del nivel cultural. 

Siglo XII: “siglo de oro de las falsificaciones hispanas”. Hechas para legitimar
pretensiones territoriales, señoriales o canónicas. Entre los siglos VI y XIII,
apenas se escribe. El material en el que se escribe también hace costosos los
documentos. 
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Siglo XIII: Gracias a la hegemonía de los judíos en el campo comercial, surgen los
primeros documentos comerciales, respaldando la palabra empeñada. Se crearon los
primeros bancos. 

Los monjes continúan recopilando, vigilando, cuidando y conservando los

documentos, para que los hechos perduren. 

Siglo XIV: Pedro IV, nombra a Pedro Paseya para el Archivo Real
Aragonés. 

En el siglo XV: se empiezan a montar archivos reales con una sede fija. Recuperan
documentos de monos privadas y buscan lugares seguros para depositar el archivo.
Nombran archiveros casi profesionales. Gutenberg inventa la imprenta y hace posible la
irradiación de la lectura y la escritura 

Siglo XVI: los reyes ven la necesidad del archivo, como patrimonio cultural e histórico.
Jerónimo de Zurita, uno de los primeros historiadores de la época, trata de conservar
sus escritos en fuentes documentales (Archivo de la Corona de Aragón). aparece el
concepto de archivo de Estado. Se caracterizan estos archivos por la concentración de
todos los fondos documentales dispersos. España fue la pionera en la creación de
este tipo de archivos. 

Siglo XVII: se destaca por el extravío de muchos documentos y por el mal

manejo de los archivos. 
siglo XVIII, empieza la investigación den los archivos. En España, la persona que
simboliza este trabajo es el padre jesuita Marcos Burriel, pero la investigación que se
hacía en esta época era bajo sospecha, porque eran Archivos de la Corona. 

se inician viajes para conocer a fondo el problema de los archivos, como los viajes
eruditos de Santiago Agustín Riol y Ascensio de Morales, por los archivos de España;
y los trabajos incansables de don Juan Bautista Muñoz, llamado el padre del Archivo
de Indias. 

En el siglo XIX: se empiezan a depositar en los archivos soportes distintos del papel,
como la fotografía o la microforma. nace la microfilmación como una necesidad de la
guerra. Se empiezan a conceder los archivos como fuente de poder, sustanciados sobre
los conceptos de los derechos del Estado sobre los documentos públicos, la
estructuración de sus fondos y la concepción del archivo como territorio infranqueable. 

En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no

tienen valor administrativo pero que todavía no se sabe si se van a conservar o no. los
avances tecnológicos en el manejo de información y comunicación desarrollan medios
de almacenamiento magnético como: el disco óptico, transporte electrónico de
documentos y comercio electrónico, entre otros. 

Recuento del proceso Archivístico en

Colombia: 

AÑO
ACONTECIMIEN
TO 

1535 Sebastián Belalcázar ordenó que se depositaran en un arca libros y

registros de 
aquello relativo al gobierno. 1567 Creación de archivos con el fin de salvaguardar la información de
los continuos 

incendios que se vivían en

la época. 

1777 El virrey Manuel A. Florez ordena organizar las cédulas reales. 1786 Ocurrió un
incendio en el archivo Virreinal en donde dos habitaciones que se encontraban 
completamente tapizadas y cubiertas de paño se quemaron completamente, y se
perdió mucha de la información que almacenaban 1826 Se sanciona una
reglamentación que divide los documentos de estado así: Negocios 
Pendientes / Archivo Secreto / Negocios
Concluidos. 
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1827 El Ministerio de guerra solicita el Archivo “Inútil” para hacer cartuchos de

municiones; 
petición que afortunadamente fue denegada. 1866 se decide organizar el Archivo
Nacional; el trabajo consistía en separar los documentos 
relativos al servicio diplomático y a relaciones exteriores. También se dividió la
información en dos grandes épocas: Central y Federal. 1868 Se expide el decreto
orgánico de los Archivos Nacionales, en donde se reunieron los 
Archivos de las cuatro Secretarías de Estado y se juntaron en un solo cuerpo
denominado: “Los Archivos Nacionales de Colombia” 1882 Se contrató al señor Luis
María Cuervo para organizar información de la Real Hacienda, 
quien dos años más tarde entregó lo solicitado en 700 legajos, clasificados en 36 materias.
Esta información hoy día se encuentra en el Archivo General de la Nación y es conocida
como el “Archivo Histórico de la Colonia”. 1907 Se expide la disposición 177 que crea el
cargo de Inspector General de Archivos Nacionales, 
que en ese entonces fue el señor Enrique Álvarez Bonilla. 1920 El
presidente Marco Fidel Suárez sancionó la ley 47 que dictaba disposiciones 
sobre Bibliotecas, Museos y Archivos. 1968 El gobierno crea el Instituto Colombiano de Cultura, El
Archivo Nacional pasó a ser 

dependencia del nuevo

organismo. 

1989 El gobierno expide la ley 80 que crea el Archivo General de la Nación

como un 
establecimiento público del orden nacional, pero ya adscrito al Ministerio del
Interior. 1999 Ley 527 del 18 de agosto. “Por medio de la cual se define y
reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y
de las firmas digitales, se establecen las entidades de certificación y se dictan
otras disposiciones.” 2000 Surge la ley 594. Ley General de Archivos y otras
disposiciones.