5/3/2017

Gestión de Proyectos I
OFICINA DE DIRECCION DE PROYECTOS
(PMO)

Catedrático:
Ing. Roberto Lanza

Copyright :Wordpress.com

Agenda

1. Definición de una oficina de dirección de Proyectos

(Project Management Office, PMO)

2. Modelos de Oficinas de Proyecto.

3. Nivel estructurales de Oficina de Dirección de Proyectos

4. Funciones de una Oficina de Dirección de Proyectos

5. Comparación entre PM vs PMO

6. Activos de Procesos de una Organización

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Definición de Oficina de Dirección de

Proyectos (PMO)
Es una entidad dentro de una organización que tiene varias
responsabilidades asignadas con relación a la dirección centralizada
y coordinada de proyectos.

• Proveer funciones de apoyo para la dirección de proyectos hasta

la responsabilidad de dirigir proyectos directamente.

• La forma, función y estructura

específicas de PMO dependen de las
necesidades de la organización que
ésta apoya.

Características
Oficina de Dirección de Proyectos (PMO)

• Es un grupo o departamento dentro de una empresa,

organismo o institución que define y mantiene
estándares para la gestión de proyectos dentro de la
organización.

• Se esfuerzan apoyado para lograr la estandarización y

logro de economías en la ejecución de proyectos.

• Es la fuente de documentación, orientación y métricas en

la práctica de la gestión y ejecución del proyecto.

• En algunas organizaciones esto se conoce como la

Oficina de Gestión de Programas. La sutil diferencia es
que la gestión del programa se refiere a que rige la
gestión de varios proyectos relacionados.

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Propósito de la Oficina de Dirección de

Proyectos (PMO)

Principal propósito:

“Proporcionar un marco que apoya a todas las

partes interesadas y al equipo de proyecto para
mejorar la probabilidad de éxito en el proyecto”

• Cuando una organización se embarca en un proyecto para lograr un

objetivo. Esto requiere la inversión de recursos valiosos (tiempo dinero,
personas). Si la PMO no mejora la probabilidad de tener éxito en los
proyectos, no esta haciendo su trabajo y por ende no es requerida.

• Habrán otros objetivos que debe lograr dependiendo del tipo de

organización.

Integración

Adquisiciones Alcance

Riesgo Tiempo

PMO
Comunicación Costo

Recurso
Calidad
Humano
Cambios

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Modelos de Oficina de Dirección de

Proyectos (PMO)

Centralizada Vs. Descentralizada

Muchas organizaciones establecen

las PMO en modelos ya sea
centralizados o descentralizados.

• En una PMO centralizada los PM trabajan para la PMO y son

reclutados para gestionar proyectos.

• En una PMO descentralizada los PM forman parte de otro

departamento. PM Directamente alineados al segmento de
negocio

Tipos Oficina de Dirección de Proyectos

(PMO)

Existen 3 tipos de PMO.

1. Administrativas (Reportan)

2. Gerenciales (Proactivas)

3. Hibridas

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Tipos Oficina de Dirección de Proyectos

(PMO)

Administrativas (Reportan)
• Forma básica de PMO, recolecta la información y reporta los
resultados. Tienden a ser centralizadas

• Es el tipo de PMO en la cual los directores de proyecto tiene mas

experiencia.

El principal propósito de las PMO administrativas es:

• Consolidar reporte
• Distribución de Reportes
• Seguimiento de entregables /Hitos
• Administración de programas
• Administración de documentos

Tipos Oficina de Dirección de Proyectos

(PMO)

Gerenciales (Proactivas)

Este tipo de PMO usualmente provee todos los servicio que una PMO
administrativa y adicionalmente alguna de las siguientes:

• Revisión de reportes de proyecto

• Análisis de tendencia
• Coaching
• Interpretación de estrategia
• Administración activa de riesgo e interdependencias
• Administración activa de entregables e Hitos
• Administración activa en la realización de beneficios
• Administración activa de costos y asignación de estos
• Definición de metodología de proyectos en programas
• Reclutamiento de PM y Administradores de programa
• Provee recomendación a la alta administración en acciones correctivas.

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Tipos Oficina de Dirección de Proyectos

(PMO)

Hibridas

Este tipo de PMO se encuentra entre las PMO administrativas y gerenciales, por
lo que no existe una clara definición de lo que hace y no hace. Pero típicamente
incluye alguna de las funciones administrativas y realizan una de las siguientes
funciones:

• Administra y cambia procesos de control.

• Administra proactivamente el riesgo.
• Facilita talleres de interdependencia.
• Facilita comunicación.
• Incrementa el nivel de revisión de los entregables.
• Incrementa el nivel de la documentación.

Niveles estructurales de Oficina de

Dirección de Proyectos (PMO)
PMO puede existir en diferentes niveles:

• Organizacional - Incluye a toda la organización.

• Departamental - Incluye un departamento.
• Proyecto específico - Incluye un solo proyecto.

El establecimiento de un PMO que ofrezca un valor real a

una organización es algo que lleva tiempo y es mejor
hacerlo gradualmente, por etapas.

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Funciones Oficina de Dirección de

Proyectos (PMO)
1. Brindar apoyo a los directores del proyecto.
2. Apoya en la gestión de los recursos compartidos por todos los
proyectos dirigidos por la PMO.
3. Identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y
normas (para la dirección de proyectos).
4. Entrenar, Instruir, orientar, capacitar y supervisar.
5. Monitoreo y Control (Seguimiento y establecimiento de Índices)
6. Coordinación de Comunicación entre proyectos
7. Valoración de Ideas de Negocios

Funciones Fundamentales Oficina de

Dirección de Proyectos (PMO)
1. Desarrollo de estudios de pre factibilidad y factibilidad.
2. Ayuda con la priorización de proyectos dependientes,
independiente o mutuamente excluyentes.
3. Canalizar debidamente la autoridad al PM.
4. Validación de contingencia.
5. Certifica el cumplimiento del alcance.

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Comparación PM Vs. PMO

Los PM y las PMO persiguen objetivos diferentes y responden a necesidades

diferentes.

Director de Proyectos (PM) Oficina de Dirección de Proyectos (PMO)

Se concentra en los objetivos específicos de sus Apoya en gestionar cambios de alcance mayores
proyectos en programas de proyecto, que representen
mejora en las oportunidades para el logro de los
objetivos estratégicos de la organización.

El Gerente de Proyectos controla los recursos Optimiza el uso de recursos organizacionales

asignados al proyecto con el fin de asegurar el
logro de los objetivos
Maneja las restricciones o limitantes (Alcance,
Tiempo, costo, calidad) entre los proyectos
individuales.
compartidos entre los proyectos a su cargo.
Gestiona las metodologías, estándares, riesgos y
oportunidades a un nivel general, métricas e
interdependencias entre los proyectos a un nivel
de empresa

Activos de la Oficina de Dirección de

Proyectos (PMO)
Algunos de los principales activos de una PMO puede proporcionar:

1. Estándares de la Industria.
2. Plantillas (Formatos)
3. Métrica.
4. Base de conocimientos (Knowledge Base)
5. Establecimiento y seguimiento de Proceso .
6. Fondo de recursos (Resource Pool)
7. Generación e implementación Instrumentos
8. Análisis de los Factores Ambientales

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Activos de la Oficina de Dirección de

Proyectos (PMO)
1. Estándares de la Industria

Una buena PMO se asegurará de que la metodología de gestión de

proyectos utilizada dentro de la organización sigue las mejores
prácticas del sector, tales como las establecidas en las normas
PMBOK o PRINCE2.

La PMO también proporciona un mecanismo para garantizar que

cada proyecto sea ejecutado de acuerdo con las regulaciones, tales
como permisos ambientales, Permisos distritales o municipales, etc.

Activos de la Oficina de Dirección de

Proyectos (PMO)
2. Plantillas (Formatos)

La PMO proporcionará documentos estandarizados para todos los

proyectos, tales como:

• Registros de riesgo,
• Bitácoras
• Formato para el seguimiento de proyectos (Tiempo y Costo).
• etc..,

Liberando el director del proyecto de la creación de estos y lo que

les permite seguir adelante con el negocio de la gestión de sus
proyectos.

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Activos de la Oficina de Dirección de

Proyectos (PMO)
3. Métrica

La PMO puede establecer parámetros objetivos (Índice de manejo

de proyectos para medir tiempo, costo y calidad) que proporcionan
una visión independiente de cómo está progresando un proyecto,
adicionalmente al reporte de situación del proyecto entregado por
el PM.

Activos de la Oficina de Dirección de

Proyectos (PMO)
4. Base de conocimientos (Knowledge Base)

La PMO puede construir, mantener y compartir una base de

conocimientos de lecciones aprendidas y buenas prácticas de
proyectos anteriores.

También se puede utilizar para dar seguimiento a que las acciones

identificadas en las lecciones aprendidas que realmente sean
ejecutadas.

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Activos de la Oficina de Dirección de

Proyectos (PMO)
5. Establecimiento y Seguimiento de Procesos

La PMO puede asegurar que los métodos estandarizados para

la gestión de riesgos, planificación de tiempos, gestión de las
comunicaciones están siendo implementado de forma
correcta.

Básicamente lograr que todo el negocio este en la misma

página y hable el mismo idioma cuando se trata de proyectos.

Activos de la Oficina de Dirección de

Proyectos (PMO)
6. Fondo de recursos (Resource Pool)

Algunas de las PMO mantienen un fondo de PM.

Esto es útil en la obtención de PM profesionales en gestión de

proyectos, 100% dedicados a la gestión de proyectos y no
tratando de cumplir más de una función, por ejemplo, análisis
de negocio y gestión de proyectos..

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Activos de la Oficina de Dirección de

Proyectos (PMO)
7. Generación e implementación de instrumentos (herramientas)

La PMO asegura y promueve el uso de las mismas herramientas de

gestión de proyectos en toda la organización.

También se asegura de que el despliegue de las nuevas

herramientas sea de una forma controlada para satisfacer las
necesidades de la organización.

Activos de la Oficina de Dirección de

Proyectos (PMO)
8. Análisis de Factores Ambientales de la Empresa

Alguno o todos los factores ambientales organizacionales internos o factores

ambientales externos que rodean e influencian el éxito del proyectos. Estos
factores pertenece algunas o todas las empresas relacionadas con el proyecto
e incluyen:

• Cultura organizacional
• Organización estructural
• Infraestructura
• Recursos existentes (Humanos)
• Cartera comercial
• Condiciones de mercado
• Sistemas de administración de proyecto.
• Tolerancia al riego por parte de los interesados del proyecto
• Canales de Información

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Activos de Proceso de la
Organización
• Procesos y Procedimientos

 Normas y Políticas
 Instrucciones de trabajo
 Plantillas
 Requisitos de Comunicación
 Requisitos de Cierre
 Procedimiento de Control Financiero
 Procedimiento de Gestión de Defectos

Activos de Proceso de la
Organización
• Base Corporativa de Conocimiento
 Medición de procesos
 Archivos del Proyecto
 Información Histórica y Lecciones aprendidas
 Datos sobre problemas y defectos
 Conocimiento de línea base
 Base de datos financiera

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Conclusión

La PMO es:

• Responsable por seguimiento de los entregables

• Definen e implementan procesos estándares y
herramientas
“Diseñadas e implementadas de forma correcta, las PMO
pueden dar grandes beneficios a una organización”

Muchas Gracias

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