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Capacitación Empresarial con Visión
FACILITADOR
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Capacitación Empresarial con Visión
TABALA DE CONTENIDO
OBJETIVO DE APRENDIZAJE: .......................................................................................................5
I. NOMBRES .......................................................................................................................................6
1. DEFINIR NOMBRES .........................................................................................................................7
1.1 DAR NOMBRE A LAS CELDAS ..........................................................................................................7
1.2 DAR NOMBRE A LAS CELDAS USANDO ENCABEZADOS EXISTENTES ....................................................7
2. NOMBRES TRIDIMENSIONALES .........................................................................................................9
2.1 DEFINIR UN NOMBRE CON UNA REFERENCIA TRIDIMENSIONAL ...........................................................9
2.2 DEFINIR UN NOMBRE PARA UNA HOJA DE CÁLCULO ..........................................................................9
2.3 REGLAS PARA LOS NOMBRES .......................................................................................................10
2.4 ASIGNAR NOMBRE A FÓRMULAS Y CONSTANTES ............................................................................11
2.5 APLICAR NOMBRES .....................................................................................................................11
3. RESUMEN DE LA SECCIÓN..............................................................................................................12
PRÁCTICA ........................................................................................................................................13
PRÁCTICA 1 .....................................................................................................................................13
PRÁCTICA 2 .....................................................................................................................................14
PRÁCTICA 3 .....................................................................................................................................15
II. FUNCIONES ..................................................................................................................................16
1. REGLAS PARA EL USO DE FUNCIONES .............................................................................................16
2. EL ASISTENTE PARA FUNCIONES ....................................................................................................17
2.1 CONVENCIONES..........................................................................................................................19
2.2 FUNCIÓN: ESTADÍSTICAS ........................................................................................................20
FUNCIÓN CONTAR.BLANCO .....................................................................................................20
FUNCIÓN CONTAR.SI .................................................................................................................21
FUNCIÓN POTENCIA ..................................................................................................................22
FUNCIÓN PRODUCTO ................................................................................................................24
FUNCIÓN RAÍZ ............................................................................................................................25
FUNCIÓN REDONDEAR .............................................................................................................26
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OBJETIVO DE APRENDIZAJE:
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I. NOMBRES
Un nombre es un identificador fácil de recordar que se crea para referirse a una celda, a un
grupo de celdas, a un valor o a una fórmula. El utilizar nombres ofrece las siguientes
ventajas:
Cada libro de trabajo puede compartir sólo un conjunto de nombres. Los nombres que se
crean para hacer referencia a celdas en una hoja de cálculo pueden usarse en todo el
libro de trabajo, eliminando la necesidad de tener que volver a crear nombres para cada
hoja nueva o escribir las referencias de las hojas en fórmulas.
Pueden crearse nombres especiales para una hoja en particular. Esta característica
permite utilizar nombres comunes para definir las celdas relacionadas en las distintas
hojas de cálculo de un mismo libro de trabajo.
Las referencias con nombre pueden usarse en casi todos los lugares en que se usaría
una referencia regular, incluyendo fórmulas y cuadros de diálogo.
Las fórmulas que usan nombres son más fáciles de leer y recordar que las que usan
referencias de celda; por ejemplo: la fórmula =Precio_unitario*Cantidad+IVA es más fácil
de leer que la fórmula =D5*A5+E5.
Excel puede crear automáticamente nombres para las celdas basados en los títulos de las
filas o de las columnas en la hoja de cálculo, o pueden escribirse los nombres para las
celdas o las fórmulas.
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1. DEFINIR NOMBRES
Cuadro de nombres
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Definir un nombre
Seleccionar una celda o un rango con nombre
Insertar un nombre en una fórmula
Cuando se define un nombre, éste aparece en el cuadro de nombres. Para mostrar la lista de
los nombres, debe hacerse clic en la flecha desplegable ubicada a la derecha del cuadro de
nombres:
Flecha
desplegable
Lista de
nombres
definidos en el
libro de trabajo
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2. NOMBRES TRIDIMENSIONALES
Un nombre puede definirse también como una referencia tridimensional, que abarque dos o
más hojas de un libro de trabajo.
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Caracteres El primer carácter debe ser una letra o un carácter de subrayado; los
válidos: demás pueden ser letras, números, puntos y caracteres subrayados.
El nombre no debe ser similar a una referencia.
Separadores No se permite usar espacios. Un carácter subrayado o un punto
pueden funcionar como separador de palabras.
Largo Un nombre puede contener como máximo 255 caracteres.
Empleo de Pueden usarse letras mayúsculas o minúsculas. El programa
mayúsculas registra el nombre exactamente como se ha escrito. Sin embargo, no
diferencia entre las letras mayúsculas y las minúsculas cuando lee
los nombres en las fórmulas.
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Es posible asignarle nombre a una fórmula que aparecerá en muchos lugares del libro de
trabajo sin tener que ponerla en una celda.
Una constante con un nombre es similar a una fórmula con nombre, excepto que el nombre
sea definido por un valor fijo en lugar de una fórmula.
Cuando se han escrito fórmulas dentro de un libro de trabajo, pueden sustituirse por los
nombres definidos y aplicarse en aquellas referencias en donde coincidan ambas
referencias.
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Al aplicar los nombres las referencias son sustituidas por fórmulas en aquellas que coincidan
con las definiciones del nombre. Los nombres se aplicarán a la hoja entera o sólo a las
celdas seleccionadas.
3. RESUMEN DE LA SECCIÓN
Un nombre es un identificador fácil de recordar que se crea para referirse a una celda o
grupo de celdas, un valor o una fórmula
Los nombres pueden definirse también como referencias tridimensionales en dos o más
hojas del libro de trabajo
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PRÁCTICA
PRÁCTICA 1
1. Crear la siguiente tabla:
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PRÁCTICA 2
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PRÁCTICA 3
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II. FUNCIONES
Una función es una fórmula especial que ya está escrita y que acepta un valor o valores, que
realiza una operación y devuelve un valor o valores. Las funciones pueden utilizarse solas o
como componentes para construir fórmulas más extensas. El uso de funciones simplifica y
acorta las fórmulas en las hojas de cálculo, especialmente aquellas que efectúan cálculos
extensos y complejos.
Las funciones incorporadas en Microsoft Excel realizan cálculos estándar. Los valores con
los que se realizan las operaciones se denominan argumentos. Los valores que devuelven
las funciones se denominan resultados. Las funciones se utilizan introduciéndolas en
fórmulas de la hoja de cálculo. La serie de caracteres que se utiliza en una función se
denomina sintaxis. La sintaxis de una fórmula comienza con un signo igual (=) seguido de
una combinación de valores y operadores. Si aparece una función al comienzo de una
fórmula, debe ser precedida con un signo igual, como en las fórmulas.
Los paréntesis indican a Microsoft Excel dónde comienzan y terminan los argumentos.
Siempre deberá existir un paréntesis de apertura y otro de cierre, sin espacios antes ni
después de cada uno. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos, matrices,
valores de error o referencias, y deben producir un valor válido. Los argumentos también
pueden ser constantes o fórmulas, y las fórmulas pueden contener otras funciones. Cuando
el argumento para una función es otra función, se dice que está anidado. En Microsoft Excel,
podrán anidarse hasta siete niveles de funciones en una fórmula.
Antes y después de cada argumento deberá incluirse un paréntesis, sin dejar espacios
antes y después de cada uno de ellos. Los paréntesis indican a Excel dónde comienzan y
dónde terminan los argumentos.
Los argumentos deberán especificarse dentro de los paréntesis de una función; éstos
pueden ser números, referencias, texto, valores lógicos, matrices o valores de error,
algunas funciones aceptan argumentos opcionales que no son necesarios para que la
función realice los cálculos.
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Los argumentos de una función pueden ser valores constantes o fórmulas. Si se usa una
función, ésta puede contener otras funciones. Cuando el argumento de una función es
una función, se le denomina función anidada, en Excel es posible anidar hasta siete
niveles de funciones en una fórmula.
El Insertar una función simplifica la introducción de fórmulas. Para iniciar el Asistente para
funciones:
1. Hacer clic en el botón Insertar función
2. Se desplegará el siguiente cuadro:
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2.1 CONVENCIONES
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FUNCIÓN CONTAR.BLANCO
Sintaxis
CONTAR.BLANCO(rango)
Argumento Descripción
Rango Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango especificado.
Es el rango del que se desea contar el número de celdas en blanco.
Observaciones: Las celdas que contienen fórmulas que devuelven " " (o texto vacío)
también se cuentan, en cambio las celdas que contienen el valor 0 no se
cuentan.
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FUNCIÓN CONTAR.SI
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio
especificado.
Sintaxis
CONTAR.SI(rango,criterio)
Argumento Descripción
Rango Es el rango del que se desea contar el número de celdas que no están
en blanco.
Criterio Es la condición en forma de número, expresión o texto que determina
qué celdas deben contarse.
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FUNCIÓN POTENCIA
Sintaxis
POTENCIA(número, potencia)
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Argumento Descripción
Número Es el número base; puede ser cualquier número real.
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FUNCIÓN PRODUCTO
Multiplica todos los números que figuran como argumentos y devuelve el producto.
Sintaxis
PRODUCTO(número1,número2,...)
Si un argumento es una matriz o una referencia, sólo se tomarán en cuenta los números de
la matriz o de la referencia, se ignoran las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de
error en la matriz o en la referencia.
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FUNCIÓN RAÍZ
Sintaxis
RAÍZ(número)
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7. Ingresar en el cuadro de edición: Número, el número del que se desea obtener la raíz
cuadrada
8. Hacer clic en el botón Aceptar
FUNCIÓN REDONDEAR
Sintaxis
REDONDEAR(número; núm_de_decimales)
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Argumento Descripción
Número Es el número que se desea redondear.
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FUNCIÓN RESIDUO
Sintaxis
RESIDUO(número,núm_divisor)
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Argumento Descripción
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FUNCIÓN SUMAR.SI
Sintaxis
SUMAR.SI(rango,criterio,rango_suma)
Argumento Descripción
Rango Es el rango de celdas que desea evaluar.
Criterio Es el criterio o condición que determina qué celdas deben sumarse.
Puede estar en forma de número, texto o expresión.
Rango_suma Son las celdas que se van a sumar. Si se omite, se usarán las
celdas en el rango.
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FUNCIÓN SUMA
Sintaxis
SUMA(número1,número2,...)
Observaciones:
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FUNCIÓN SI
La función SI se usa para realizar una prueba condicional sobre valores y fórmulas, y para
que las operaciones siguientes dependa del resultado de esta prueba. El resultado de la
prueba determina el valor devuelto por la función SI.
SI(prueba_lógica,valor_si_verdadero,valor_si_falso)
Argumento Descripción
Observaciones:
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FUNCIÓN Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son verdaderos; devuelve FALSO si uno o
más argumentos son falsos.
Sintaxis
Y(valor_lógico1,valor_lógico2,...)
Los argumentos deben ser valores lógicos, matrices o referencias que contengan valores
lógicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, esos valores se
ignoran.
Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de
error #¡VALOR!
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FUNCIÓN O
Sintaxis
O(valor_lógico1,valor_lógico2,...)
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Los argumentos deben ser valores lógicos, matrices o referencias que contengan valores
lógicos.
Puede utilizarse la fórmula matricial O para comprobar si un valor aparece en una matriz.
Para introducir la fórmula O como una matriz, presionar CTRL+MAYÚSCULAS
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FUNCIÓN BUSCAR
Busca valores en una referencia o matriz. La función BUSCAR tiene dos sintaxis, vectorial y
matricial.
Sintaxis 1 (vector)
Un vector es una matriz que contiene una sola fila o una sola columna. La forma vectorial de
BUSCAR busca un valor en un vector, se desplaza a la posición correspondiente en un
segundo vector y devuelve ese valor. Esta forma de búsqueda se utiliza cuando se necesite
especificar el rango que contiene los valores que se desea hacer coincidir.
Forma vectorial
BUSCAR(valor_buscado,vector_de_comparación,vector_resultado)
Argumento Descripción
Valor_buscado Es un valor que la función BUSCAR busca en un
vector_de_comparación y puede ser un número, texto, un
valor lógico, o un nombre o referencia a un valor.
Vector_de_comparación Es un rango que sólo contiene una columna o una fila de
texto, números o valores lógicos, en orden ascendente.
Vector_resultado Es un rango que sólo contiene una columna o una fila, del
mismo tamaño que vector_de_comparación.
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Sintaxis 2 (matriz)
Forma matricial
BUSCAR(valor_buscado,matriz)
Argumento Descripción
Valor_buscado Es un valor que BUSCAR busca en Matriz. Valor_buscado
puede ser un número, texto, un valor lógico, nombre o una
referencia a un valor.
Si BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado, utiliza el
mayor valor de la matriz que sea menor o igual al
valor_buscado.
Si el valor_buscado es menor que el valor más bajo de la
primera fila o columna (dependiendo de las dimensiones de la
matriz), BUSCAR devolverá el valor de error #N/A.
Matriz Es un rango de celdas que contiene el texto, los números o
los valores lógicos que se desean comparar con
valor_buscado.
Si la matriz es cuadrada o cubre un área que es más ancha que alta (más columnas que
filas), la función buscará valor_buscado en la primera fila.
Si la matriz es más alta que ancha (más filas que columnas), BUSCAR buscará en la
primera columna.
BUSCARH y BUSCARV permiten especificar una celda buscando hacia abajo o a través
de filas o de columnas pero BUSCAR siempre selecciona el último valor de la fila o
columna.
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Importante: Los valores deben colocarse en orden ascendente: ...;-2; -1; 0; 1; 2; etc.; A-Z;
FALSO; VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un valor
incorrecto. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
Valor_buscado,vector_de_comparación,vector_resultado
Hacer clic en el botón Aceptar
Se desplegará la siguiente ventana:
Ingresar en el cuadro de edición: Valor_buscado, el valor que se desea encontrar
Ingresar en el cuadro de edición: Vector_de_comparación, el rango en el que se
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desea buscar, el cual deberá contener sólo una columna o una fila
Ingresar en el cuadro de edición: Vector_resultado, el rango en el que se desea
que se muestren los resultados, el cual deberá contener sólo una columna o una
fila
Hacer clic en el botón Aceptar
Valor_buscado,matriz
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FUNCIÓN COINCIDIR
Devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz que coincida con un valor
especificado en relación con el tipo de coincidencia deseado. Debe utilizarse COINCIDIR en
lugar de las funciones BUSCAR cuando se necesite conocer la posición de un elemento
coincidente en lugar del elemento en sí.
Sintaxis
COINCIDIR(valor_buscado,matriz_buscada,tipo_de_coincidencia)
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Argumento Descripción
Valor_buscado Es el valor que se usa para encontrar el valor deseado en
la matriz y puede ser un número, texto, valor lógico o una
referencia a uno de ellos.
Matriz_buscada Es un rango contiguo de celdas que contienen posibles
valores de búsqueda, una matriz de valores o una
referencia a una matriz.
Tipo_de_coincidencia Es un número 1, 0, -1 que indica el valor que se devolverá.
Consulte la Ayuda si desea conocer las explicaciones
acerca de los tipos de coincidencia.
Si tipo_de_coincidencia es 1, COINCIDIR encuentra el
mayor valor que es inferior o igual al valor_buscado.
Los valores en el argumento matriz_buscada deben
colocarse en orden ascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;...A-Z;
FALSO; VERDADERO.
Si tipo_de_coincidencia es 0, COINCIDIR encuentra el
primer valor que es exactamente igual al
valor_buscado. Los valores en matriz_buscada pueden
estar en cualquier orden.
Si tipo_de_coincidencia es -1, COINCIDIR encuentra el
menor valor que es mayor o igual al valor_buscado.
Los valores en matriz_buscada deben colocarse en
orden descendente: VERDADERO; FALSO; Z-A;...2; 1;
0; -1; -2;... y así sucesivamente
Si se omite tipo_de_coincidencia, se supondrá que es
1.
Observaciones:
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FUNCIÓN TRANSPONER
Sintaxis
TRANSPONER(matriz)
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RESUMEN DE LA SECCIÓN
Una función es una fórmula especial que ya está escrita y que acepta un valor o valores,
realiza una operación y devuelve un valor o valores. Excel cuenta con más de 220
funciones programadas
Los valores con los que se realizan las operaciones se denominan argumentos
Los valores que devuelven las funciones se denominan resultados
La serie de caracteres que se utiliza en una función se denomina sintaxis
Las reglas para el uso de funciones son:
Antes y después de cada argumento deberá incluirse un paréntesis, sin espacios
antes y después
No se permiten los puntos para separar los millares
Los argumentos deberán ir dentro de paréntesis
Los argumentos podrán ser valores constantes o fórmulas
Excel permite anidar hasta siete niveles de funciones en una fórmula
El Pegar función simplifica la introducción de fórmulas
Las funciones se clasifican en las siguientes categorías:
Búsqueda y referencia
Fecha y hora
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Información
Texto
Estadísticas
Financieras
Lógicas
Matemáticas y trigonométricas
Base de datos
Definidas por el usuario
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PRÁCTICA
PRÁCTICA 1 (CONTAR.BLANCO)
PRÁCTICA 2 (CONTAR.SI)
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PRÁCTICA 3 (FACT)
PRÁCTICA 4 (POTENCIA)
BASE EXPONENTE
5 2
98.6 3.2
4 5/4
PRÁCTICA 5 (PRODUCTO)
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PRÁCTICA 6 (RAÍZ)
PRÁCTICA 7 (REDONDEAR)
PRÁCTICA 8 (RESIDUO)
NÚMERO DIVISOR
3 2
-3 2
3 -2
-3 -2
3 0
0 3
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PRÁCTICA 9 (SUMAR.SI)
1) El rango A1:A4 de la siguiente tabla contiene valores de propiedad para cuatro casas. El
rango B1:B4 contiene las comisiones de venta correspondientes a estos valores de
propiedad
PRÁCTICA 10 (SUMA)
PRÁCTICA 11 (SI)
Ejercicio 1
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Ejercicio 2
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PRÁCTICA 12 (Y)
PRÁCTICA 13 (O)
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PRÁCTICA 14 (BURSCARH)
PRÁCTICA 15 (BUSCARV)
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BUSCAR
COINCIDIR
Observe que C2:C8 contiene texto con formato de porcentaje.
Supongamos que Yen se refiere al rango A2:A8, YenDólar al rango A2:C8 y MisIngresos a
una celda que contiene la cifra ¥6.301.126,33. La fórmula:
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"Su tipo impositivo es 22,41%, lo cual le coloca en la categoría fiscal número 7".
TRANSPONER
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III. VÍNCULOS
Puede vincularse dinámicamente una fórmula en un libro de trabajo a los datos fuente
ubicados en otro libro de trabajo, de manera que todo cambio que se haga a estos datos se
refleje inmediatamente en la fórmula vinculada.
TÉRMINO DEFINICIÓN
La vinculación es útil cuando se trabaja con modelos de hojas de cálculo extensas o con
sistemas de hojas de cálculo extensas o con sistemas de hojas de cálculo en los que sería
poco práctico tratar de mantenerlos en el mismo libro de trabajo.
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Creación de diferentes presentaciones de los datos. Es posible introducir todos los datos y
las fórmulas en uno o más libros de origen y luego crear un libro de informe que contenga
sólo vínculos con los datos pertinentes de los libros de origen.
Es posible vincular dos libros de trabajo o más y crear jerarquías de libros de trabajo
vinculados.
Las partes que componen una fórmula con referencia externa que utiliza una ruta de acceso
y un nombre de archivo de Microsoft Excel son:
Nombre de la hoja
Referencia de celda
Nota: Si la hoja de cálculo a la que se refiere la fórmula con referencia externa está en el
mismo directorio o en la misma carpeta que la hoja de cálculo que contiene la fórmula
con referencia externa, no será necesario escribir la ruta de acceso.
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1. En el libro de origen, seleccionar las celdas a las que se desea hacer referencia
2. Hacer clic en el botón Copiar
3. Cambiar al libro en el que se desea pegar los datos vinculados
4. Seleccionar la celda o la esquina superior izquierda del rango en el que se desea que
aparezcan los datos vinculados
5. En el menú Edición, elegir el comando Pegado especial
6. Se desplegará la siguiente ventana:
Nota: Para pegar los datos como imagen vinculada a la celda activa:
1. Mantener presionada la tecla MAYÚSCULAS (SHIFT)
Nota: Para modificar los datos de la imagen vinculada, deberán modificarse las celdas de
origen del libro de origen.
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Es posible crear un vínculo entre las celdas de distintas hojas de cálculo del mismo libro.
Es posible combinar el contenido de una misma celda en varias hojas de cálculo del mismo
libro con una referencia 3D, que abarque dos o más hojas de cálculo de un libro. La fórmula
deberá comenzar con una función, seguida de un rango de hojas de cálculo, con dos puntos
entre los nombres de las hojas de cálculo inicial y final. La fórmula deberá Aceptar con la
referencia de celda.
=SUMA(promoción:ventas!B1
Es posible crear un vínculo con una celda de otro libro. El nombre del libro debe
especificarse entre corchetes
En general, siempre deberán guardarse los libros de trabajo fuente antes de guardar el libro
de trabajo dependiente vinculado. Esto garantiza que las fórmulas en un libro de trabajo
fuente han sido calculadas y que los nombres del libro de trabajo y de la hoja en las
referencias externas son actuales. Si se nombra o vuelve a guardarse un libro de trabajo
fuente con el comando Guardar o Guardar como, el libro de trabajo dependiente debe estar
abierto para que el nombre se actualice automáticamente en la referencia externa.
Utilizar el comando vínculos del menú Edición y elegir el botón Cambiar fuente en el cuadro
de diálogo que se despliegue.
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Para administrar los datos fuente para el libro de trabajo activo, utilizar el comando Vínculos
del menú Edición. Cuando se elige el comando vínculos el cuadro de diálogo vínculos
enumera el libro de trabajo y el nombre de hoja para cada una de las referencias externas
utilizadas en el libro de trabajo activo. Cuando se elija un nombre de archivo de la lista, podrá
realizarse lo siguiente:
Si una referencia externa consiste de una fórmula completa, la fórmula puede ser
reemplazada con su valor actual. Copie la celda que contiene la fórmula, elija el comando
pegado especial en el menú edición y seleccione la opción Valores.
Si la referencia externa es parte de una fórmula más extensa, puede calcular la referencia
por separado para cambiarla a un valor, manteniendo al mismo tiempo el resto de la fórmula.
Esto se llama congelar el valor de una referencia externa
Siempre que sea posible, deberá tratar de guardar los libros de trabajo vinculados en el
mismo directorio o en la misma carpeta. Sin embargo podría resultar más eficiente preparar
ciertos modelos con libros de trabajo vinculados en diferentes directorios o carpetas:
Para mantener los vínculos correctamente, guarde los libros de trabajo fuente antes de
guardar el libro de trabajo dependiente.
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Si mueve los libros de trabajo de Microsoft Excel entre directorios o entre carpetas, debe
mover también los libros de trabajo vinculados que están almacenados en el mismo
directorio, la misma carpeta, o el mismo subdirectorio o carpetas.
Si no se siguen estas pautas, los vínculos pueden desconectarse. Cuando se trata de abrir
un libro de trabajo dependiente, Microsoft Excel presenta su mensaje indicando que no
puede encontrar el libro de trabajo fuente. Si esto sucede, use el comando vínculos en el
menú edición para cambiar los vínculos de los libros de trabajos dependientes o fuente que
ha movido a directorios diferentes.
Si un libro de trabajo con varios vínculos con otro libro de trabajo requiere una cantidad de
espacio en el disco poco común, elegir el comando Opciones en el menú Herramientas y
hacer clic en la ficha Calcular. A continuación, desactivar la casilla de verificación Guardar
valores de vínculos externos. Esto evita que Microsoft Excel guarde copias de los valores
contenidos en el libro de trabajo fuente junto con el libro de trabajo.
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IV. GRÁFICOS
1. ¿QUÉ ES UN GRÁFICO?
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo. Los valores de
las celdas o puntos de datos, aparecen en el gráfico en forma de barras, líneas, columnas,
secciones de un gráfico circular o en otras formas. Los puntos de datos se agrupan en series
de datos y se distinguen por sus diferentes colores o diseños.
Además de facilitar la lectura de los datos, un gráfico permite presentarlos de una manera
más clara e interesante. Los gráficos también ayudan a evaluar los datos y a comparar entre
distintos valores de la hoja de cálculo.
México
60
Veracruz Leyenda
Título del eje (Y) 40 Cd. Obregón
20 Mazatlán
0
1er. Trimestre 1998 2do. Trimestre 1998
Ciudad
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Elemento Descripción
Valores del Eje (Y) Es el eje vertical que contiene la escala numérica. Excel crea
una escala en base a los valores numéricos de la hoja de
cálculo.
Eje (X) de abscisas Usualmente es el eje horizontal que contiene las marcas de las
abscisas y los rótulos.
Punto de dato Es una pieza de dato única
Series de datos Es una colección de puntos de datos relacionados, trazados en
un gráfico, que se origina a partir de filas o columnas sencillas
de una hoja de cálculo. Cada serie de datos de un gráfico se
distingue por un color o diseño únicos. Puede trazarse una o
varias series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares
sólo pueden tener una serie de datos.
Marcador de datos Es la barra, punto, sector u otro símbolo usado en la gráfica
para representar a un único punto de datos o valor procedente
de una celda de la hoja de cálculo. Los marcadores para una
serie de datos comúnmente tienen el mismo patrón de diseño.
Varios marcadores de datos relacionados en un gráfico
constituyen una serie de datos.
2. CREAR UN GRÁFICO
Si se desea que el gráfico aparezca junto a los datos de la hoja de cálculo puede crearse un
gráfico incrustado en la hoja de cálculo. Para representar el gráfico en otra hoja del libro
puede crearse una hoja de gráfico. Los gráficos incrustados y las hojas de gráfico están
vinculados a los datos de la hoja de cálculo de la que proceden, y los dos tipos de gráficos
se actualizan al modificar los datos de la hoja de cálculo.
Es posible crear gráficos a partir de celdas o rangos no adyacentes (contiguos) entre sí. Las
selecciones no adyacentes deben formar un rectángulo. También es posible crear gráficos
desde una tabla dinámica.
Sugerencia: Una forma rápida de crear una hoja de gráfico consiste en seleccionar los datos
que se desea trazar, incluyendo los nombres de las series y categorías, y
presionar a continuación F11. Si Microsoft Excel no es capaz de determinar
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1. Seleccionar las filas o columnas que contengan los datos y el rótulo de texto que se
desea incluir en el gráfico
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1. Seleccionar las filas o columnas que contengan los datos y el rótulo de texto que se
desee incluir en el gráfico
2. En el menú Insertar, señalar el comando Gráfico
3. Repetir los pasos 4 y 5
Es posible crear gráficos a partir de celdas o rangos que no sean adyacentes (contiguos)
entre sí. Las selecciones no adyacentes deben formar un rectángulo.
1. Seleccionar el primer grupo de celdas que contengan las categorías o series que se
desean incluir
2. Mantener presionada la tecla CONTROL y seleccionar los grupos de celdas
adicionales que se desea incluir
3. En el menú Insertar hacer clic en Gráfico
4. En el cuadro de lista Tipo de gráfico, elegir el gráfico deseado, en el cuadro Subtipo
de gráfico:, mostrará los diferentes gráficos que hacen referencia al antes
seleccionado.
5. Hacer clic en Siguiente> hasta que aparezca el siguiente cuadro:
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1. Si el gráfico está incrustado en la hoja de cálculo hacer clic sobre él. Si se encuentra
en una hoja independiente, hacer clic en la etiqueta de la hoja del gráfico
2. Hacer clic con el botón derecho del Mouse y a continuación hacer clic en el comando
Opciones de gráfico del menú contextual
3. Se desplegará el siguiente cuadro:
4. En la ficha Títulos, escribir en el cuadro de edición Titulo del gráfico, el nombre
deseado.
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1. Si el gráfico está incrustado en la hoja de cálculo hacer clic sobre él. Si se encuentra
en una hoja independiente, hacer clic en la etiqueta de la hoja de gráfico
2. Hacer clic con el botón derecho del Mouse y a continuación hacer clic en el comando
Opciones de gráfico del menú contextual
Tipo Ubicación
Abajo Centra la leyenda bajo el gráfico
Esquina Coloca la leyenda en la esquina superior
derecha
Arriba Centra la leyenda sobre el gráfico
Derecha Coloca la leyenda a la derecha del gráfico
centrada verticalmente
Izquierda Coloca la leyenda a la izquierda del gráfico
centrada verticalmente
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1. Si el gráfico está incrustado en la hoja de cálculo, hacer clic sobre él. Si se encuentra
en una hoja independiente, hacer clic en la etiqueta correspondiente
2. Hacer doble clic en la leyenda
3. Se desplegará el siguiente cuadro de diálogo
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Nota: Cuando se usa la ficha Leyenda, la leyenda pierde cualquier tamaño personalizado
que se le haya aplicado anteriormente.
1. Si el gráfico está incrustado en la hoja de cálculo, hacer clic sobre él. Si se encuentra
en una hoja independiente, hacer clic en la etiqueta de la hoja de gráfico
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Es posible agregar un rótulo a una serie de datos, a un solo punto de datos o a todos los
puntos de datos de un gráfico. El tipo de gráfico asociado a los puntos de datos
seleccionados determina el tipo de rótulo que se puede agregar.
1. Si el gráfico está incrustado en la hoja de cálculo hacer clic sobre él. Si se encuentra
en una hoja independiente, hacer clic en la etiqueta de la hoja de gráfico
2. Seleccionar la serie de datos o el marcador de datos independiente al que se desea
asignar un rótulo
3. Hacer clic con el botón derecho del Mouse y a continuación elegir el comando
Opciones de gráfico del menú contextual
4. Hacer clic en la ficha Rótulos de datos
5. Se desplegará el siguiente cuadro:
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Rótulo Descripción
El método para agregar datos depende del tipo de gráfico que se desea actualizar. Puede
tratarse de un gráfico incrustado o de una hoja de gráfico. Cuando se agregan datos a un
gráfico, la leyenda se actualiza automáticamente.
Si Microsoft Excel necesita más información para trazar los datos, aparecerá el cuadro de
diálogo Pegado especial.
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Nota: Para especificar la forma en que se desea que los datos se representen en el
gráfico, elegir el comando Pegado especial del menú Edición, y seleccionar las
opciones deseadas.
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4. Elegir la ficha líneas de división, para establecer el tipo de ésta activar las casillas de
verificación correspondientes de cada eje
Es posible borrar rótulos de datos de una serie de datos, de un punto de datos o de todo el
gráfico. También se pueden borrar el título del gráfico o de un eje, toda la leyenda, un solo
elemento de la leyenda y su clave, o cualquier tipo de líneas de división.
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Para eliminar a la vez datos de la hoja de cálculo y del gráfico, borrar los datos de la hoja y el
segundo se actualizará automáticamente. Con el siguiente procedimiento puede borrar una
serie de datos del gráfico sin borrarlos de la hoja de cálculo.
Nota: Al borrar una serie de datos de un gráfico no se borran los datos correspondientes de
la hoja de cálculo.
Hay tres maneras de cambiar el modo en que se trazan los datos. Es posible volver a definir
si las series de datos provienen de las filas o de las columnas de la hoja de cálculo. También
puede invertirse el orden de trazado de abscisas y ordenadas, o el orden de trazado de las
series en un gráfico tridimensional. Por último, puede cambiarse el orden en que se trazan
las series si tienen el mismo formato de gráfico.
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1. Hacer doble clic en el eje de las abscisas, ordenadas o series cuyo orden de trazado
se desee cambiar
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1. BASE DE DATOS
Una base de datos es un conjunto ordenado de datos relacionados con un tema o propósito
determinado. Una base de datos se compone de registros y campos.
En Excel, una lista de la hoja de cálculo puede servir como una base de datos. Una lista
consiste generalmente en varias filas etiquetadas con datos de tipo similar. Las filas en una
lista de Excel sirven como registros, mientras que las columnas conforman los campos.
Excel interpreta automáticamente las listas como una base de datos, permitiendo realizar
cualquier comando del menú Datos.
La siguiente pantalla muestra un ejemplo de una lista que Excel interpreta como una base de
datos.
Nombre del
Campo
Registro
Contenido del
Campo
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Elemento Descripción
Contiene una categoría de información almacenada en la tabla de una
base de datos, corresponde a una columna de dato. Es un
Campo
componente de la tabla de la base de datos que contiene un elemento
específico de información, como puede ser el apellido.
Es el nombre que se le da a un campo en la base de datos. Un nombre
Nombre de
debe estar en la fila superior a la primera fila de registros y puede
Campo
contener hasta 255 caracteres.
Contenido del Es la información correspondiente a una entidad, como puede ser una
Campo persona o un objeto.
Es una fila de la base de datos. Contiene toda la información para un
Registro
grupo de datos.
Microsoft Excel cuenta con una serie de características que facilitan la administración y el
análisis de los datos de una lista. Para sacar partido de estas características, deberán
introducirse los datos en la lista de acuerdo con las siguientes instrucciones.
Títulos de columna
Crear títulos de columna en la primera fila de la lista. Microsoft Excel los usará para crear
informes y buscar y organizar datos.
Para los títulos de columna, usar una fuente, un tipo de datos, una alineación, un
formato, un diseño, un borde o un estilo de mayúsculas y minúsculas distinto del formato
asignado a los datos de la lista.
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Usar bordes de celdas para insertar líneas debajo de los títulos cuando se desee separar
los títulos de los datos. No usar filas vacías ni líneas discontinuas.
Si se filtra una lista, se podrá observar únicamente las filas que cumplan criterios
especificados; por ejemplo: En una lista de vendedores e importes de venta, pueden verse
los nombres de aquellos vendedores que hayan vendido más de $5.000.00
Existen dos maneras de filtrar una lista de Microsoft Excel: con el comando Autofiltro o el
comando Filtro avanzado ambos en el menú Datos.
El comando Autofiltro muestra flechas junto a los títulos de las columnas de una lista, de
modo que es posible seleccionar sólo los elementos que se desean mostrar de una lista.
Este comando se utiliza para filtrar rápidamente filas usando los criterios de una sola
columna.
El comando Filtro avanzado filtra la lista, como Autofiltro, pero no muestra flechas en los
títulos de las columnas para seleccionar criterios. En su lugar, deben escribirse los criterios
en un rango de la hoja de cálculo. El comando Filtro avanzado debe utilizarse con criterios
en dos o más columnas, con tres o más condiciones en una sola columna, o usarse para
aplicar valores calculados como criterios.
Para que este procedimiento funcione, la lista deberá tener títulos de columna.
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Para filtrar la lista según dos o más valores de la columna, o para aplicar operadores de
comparación distintos de Y, hacer clic en la opción Personalizar.
Mediante estos pasos es posible filtrar una lista usando uno o dos criterios de comparación
para la misma columna. Para que este procedimiento funcione, la lista deberá tener títulos de
columna.
6. Hacer clic en la flecha situada junto al cuadro de edición del primer operador y
seleccionar el operador de comparación que se desee usar
7. Escribir el valor de comparación directamente en el cuadro de texto situado a la
derecha del primer operador o hacer clic en la flecha situada junto a el y
seleccionar un valor de la lista
8. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER
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6. Hacer clic en la flecha situada junto al cuadro del primer operador y seleccionar el
operador de comparación que se desee usar
Un dato específico:
Para buscar registros que contengan un valor, un tipo de texto, un número, una fecha o un
valor lógico exacto en una celda situada por debajo del título de criterios; por ejemplo: Si se
escribe 04420 debajo del título Código postal del rango de criterios, Microsoft Excel mostrará
únicamente las filas que contengan el código postal 04420.
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Cuando se utilice texto como criterio, Microsoft Excel buscará todos los elementos que
comiencen con ese texto; por ejemplo: Si se escribe el texto Proc como criterio, Microsoft
Excel buscará Procesal, Proceso y Procedimiento. Para buscar sólo el texto especificado,
escribir la fórmula =''=texto'' donde texto es el texto que se desea buscar.
Caracteres: Comodín
Para buscar valores de texto que compartan algunos caracteres, pero no otros, utilizar un
carácter comodín. Un carácter comodín representa uno o más caracteres no especificados.
Comparar Rangos
Para presentar sólo aquellas filas comprendidas dentro de ciertos límites, escribir un
operador de comparación seguido de un valor en una celda situada bajo el título de criterios.
Por ejemplo, para buscar filas cuyos valores unitarios sean mayores o iguales a 1,000,
escribir >=1000 en el título Unidades en el rango de criterios.
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VI. MACROS
Una macro son un conjunto de instrucciones que sirven para automatizar procesos.
Refiriéndonos a Excel, supongamos que realizamos frecuentemente la acción de seleccionar
un rango para aplicarle negrita, cambio de fuente y centrado. En lugar de hacer estas
acciones manualmente, se puede elaborar una macro e invocarla para que ejecute los tres
procesos automáticamente.
Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una
serie de características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas
celdas, los formatos de los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en
formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola,
añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas
tareas.
Existen varias maneras de ejecutar una macro (macro: acción o conjunto de acciones
utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de
Visual Basic para Aplicaciones.). Siempre puede ejecutar una macro por medio del comando
de menú. Dependiendo de cómo esté asignada la ejecución de la macro, es posible que
también pueda ejecutarla presionando una combinación de teclas de método
abreviado (método abreviado: tecla o combinación de teclas de función, como F5 o CTRL+A,
que utiliza para ejecutar un comando. Una tecla de acceso, por lo contrario es un
combinación de teclas, como ALT+F, que mueve el enfoque a un menú, comando o control.)
con CTRL o haciendo clic en un botón de la barra de herramientas o en el área de un objeto,
gráfico o control. Asimismo, puede ejecutar una macro automáticamente al abrir un libro.
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1.2 En la categoría Más frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con
Excel, active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de
opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.
2.5 En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea ejecutar.
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Con el mouse haga clic en la carita y sin soltarlo deberá arrastrarlo hasta algún lugar que
desee en la barra de herramientas y soltarlo allí. Luego haga clic derecho en esa carita que
ha puesto y en el menú que aparecerá vea hasta abajo en la opción “Asignar macro”, el cual
le abrirá una nueva ventanita en donde deberá seleccionar la macro que creamos
anteriormente y presionar el botón “Aceptar” y luego cerrar la ventanita Personalizar y listo.
Ahora tenemos un agradable botón en la barra de herramientas para ejecutar la macro cada
vez que queramos sin tantas vueltas.
Antes de modificar una macro, deberá familiarizarse con el Editor de Visual Basic. Puede
utilizar el Editor de Visual Basic para escribir y modificar macros adjuntas a los libros de
Microsoft Excel.
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SUGERENCIA Para obtener Ayuda para el Editor de Visual Basic, haga clic en Ayuda de
Microsoft Visual Basic en el menú Ayuda o presione F1.
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6. En la categoría Más frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel,
active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
8. Seleccione el libro que contiene la macro que desea eliminar en la lista Macros en.
Por ejemplo, haga clic en Este libro.