GUÍA PRÁCTICA

USO APLICATIVO SIGESPRO

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS

COMUNICACIONES – TIC.

INSTRUCTIVO DE USO

BOGOTÁ, MARZO DE 2020

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Presentación

El presente documento constituye una guía - paso a paso para usar SIGESPRO, en
actividades primarias como la revisión, asignación, creación y radicación de memorandos;
no considera, la radicación de correspondencia externa.

 Cómo ingresar a SIGESPRO

 Ingrese a la página web de la entidad y busque ¨Menu Institucional” , luego ingrese

a “Intranet”. Se accesa con el usuario y clave de red, es decir, con la que ingresan
siempre;

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 Luego busque Aplicaciones; y de cklick sobre SIGESPRO:

 Ingrese a Sigespro con el Usuario y Clave, igual que cuando accede a Intranet o al
Correo Institucional:

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 De Click en “Actividades¨”:

Enseguida, se observarán tanto memorandos para responder (ingresan de áreas externas),

memorandos para revisar y tramitar y otros para firma. De igual forma, se pueden crear
nuevas comunicaciones.

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1- DESCARGAR / REVISAR / ASIGNAR COMUNICACIONES RECIBIDAS

(RADICADOS ):

o Dando click, sobre el número del memorando, se descarga el documento, recibido o

el que vaya a revisar o firmar.

Para el ejemplo, se tomado el número de radicado 3-2020-10004

Luego: 1- , se coloca el cursor sobre el radicado a descargar (3-2020-10004
2- Dar click sobre Documento

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 Aparece de forma solitaria el documento que vamos a descargar (3-2020-10004)

 Dando click sobre el documento, éste se descarga, apareciendo en la parte final del
apantalla:

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 Si desea puede guardar el archivo

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Paso seguido, realice los siguientes pasos, para asignar el documento a un

funcionario:

1. De click sobre tareas.

2. Reasignar a otro responsable.
3. Seleccione el funcionario a quien le va asigna la tarea y coloque una breve
instrucción en el cuadro blanco y luego oprima SI.
4. De Aceptar.

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2- COMO CREAR UN NUEVO DOCUMENTO (MEMORANDO).

Dar Cick en:

1- Inicio
2- Proyección, envío y recepción
3- Crear nueva
4- Asignar el Destinatario e incluir una Descripción
5- Dar Aceptar

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 Realice los siguientes pasos en orden:

 Continúe con las siguientes actividades:

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Aparece la plantilla de memorando; se debe diligenciar y grabar.

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Una vez elaborado el memorando (sin firma y sin radica), debe ser guardado en una
carpeta desde donde lo vamos a recuperar para subirlo a Sigespro para continuar
el tramite hasta radicarlo:

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 Continúe, con los siguientes pasos:

 Enseguida, se debe observar el nombre del archivo que coincida con el

seleccionado, verificar par ano equivocarse.

 Adjuntos:
Aquí se puede seleccionar un archivo pdf, Excel, Word; el que se requiera
adjuntar al memorando; no es obligatorio adjuntar archivos, pero se pueden
adjuntar los que se necesiten. Esto se hace, en donde indica la flecha No. 1.

 Luego, oprima Siguiente.

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Luego se selecciona un Funcionario (1) para que haga la revisión, en esencia porque,
ellos hacen las actividades de creación y la remiten para que el jefe las revise, se puede
incluir una observación (2) y luego Finalizar(3).

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 En el siguiente recuadro, oprima Aceptar:

 Realice los siguientes pasos, dando click o haciendo lo que se indica a

continuación
1- Revisar, analizar y firmar
2- La pluma negra
3- Puede subir una nueva versión del memorando (si necesito hacerle ajustes),
agregar archivos adjuntos si olvidó alguno o no los había incluido y escribir
una observación
4- Escriba la clave para firmar
5- Oprima Siguiente-

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 Luego, asigne al funcionario que firma (solo los autorizados del nivel directivo)
y Finalizar.

 Aparece un Pequeño Recuadro, de Aceptar.


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3- RADICAR MEMORANDOS

 Diligencie las casillas del cuadro interior que se observa en la siguiente gráfica,
son obligatorios los siguientes:

 Borrador – seleccione el archivo creado

 Tipo documental – memorando es lo general.
 Tramite
 Folios
 Esta es la última oportunidad para anexar archivos Adjuntos. No es obligatorio.
 Oprima Siguiente.

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 Agregar los nombres de los servidores públicos a quien va dirigido,

incluyendo, a quienes se les envía copia, si aplica.

☺ Oprima: Finalizar.

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1- Si desea guardar el documento para enviarlo por correo u otra

actividad. Por favor dar click sobre el número de radicado, el
que sale en azul, antes de dar Aceptar. – paso 1.
2- De clicjk sobre el documento generado y guárdelo en la carpeta
dispuesta para tal fin.

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Memorando radicado y guardado en carpeta

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Gracias.
¡Esperamos sea de ayuda ...!

Dirección TIC.

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