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INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL PROCESO CDI -32

DELEGACION ESTATAL EN GUANAJUATO
VERSION 1.0
COORDINACION DE INFORMATICA
FECHA MAYO-2016

Manual Web Conferencia ELABORO: ING. JORGE TAMAYO

Web Conferencia
Una Web Conferencia es la manera de compartir información, impartir una charla o dictar un curso en
tiempo real con la misma calidad que se estuviera presente en el aula de clases. Incluso en algunos
países usan esta tecnología para hacer presentaciones de productos o servicios. Existen aplicaciones en
las cuales uno puede pedir el micrófono y hablar, hacer preguntas e interactuar con el ponente, en
caso de no disponer de micrófono se puede usar un chat incluido en la misma. Este tipo de
conferencias acortan las distancias, ya que cualquier persona que esté al otro lado del mundo
participará de la misma siempre y cuando tenga las aplicaciones necesarias para poder presenciarla.
Con un micrófono y una pantalla, se permite entablar una conversación a mena y a su vez realizar
preguntas o también realizar cualquier actividad impartida. Varios países utilizan este sistema para
realizar la presentación de algún producto o servicio o para realizar cursos a distancia.

Utilidades de la Web conferencia

Las utilidades de la Web conferencia, son variadas por ejemplo:

 Reduce los gastos de pasajes y viáticos.

 No hay costo de infraestructura ya que se utiliza la existente dentro de la Intranet del IMSS.
 Hay intercambio de información de manera simultánea e inmediata.
 Reduce los costos de materiales, como pizarra, marcadores, papel
 Agiliza los tiempos de cada persona.

Estas son algunas ventajas de la Web conferencia, pero no hay que olvidar que es una herramienta
importante para la comunicación, es de gran ayuda para las grandes empresas, ya que permiten la
intercomunicación simultánea de una entidad con otra y a la vez pueden participar los diferentes
servidores públicos que estén involucrados con la gestión o el desarrollo. De esta manera se abaratan
costos y tiempos, ya que cualquier información que se desee intercambiar se la puede realizar en
tiempo real entre todos los participantes. Lo más importante a la hora de organizar una Web
conferencia es tener el software adecuado y mandar las invitaciones correspondientes con antelación,
para que cada usuario pueda tener los materiales necesarios para asistir a la reunión.
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BigBlueButton
BigBlueButton es un sistema libre/abierto de web conferencia desarrollado mediante la fusión de más
de 15 herramientas y está soportado por una comunidad de desarrolladores/as que se preocupan por
que la herramienta tenga un buen diseño y que la experiencia de el/la usuario/a sea la mejor.
BigBlueButton le permite compartir documentos (PDF y cualquier documento de suites de office),
cámaras web, chat, audio y su escritorio.

Requisitos mínimos para participar en la webconferencia

Para que su participación sea exitosa, usted debe tener los siguientes elementos:

1. Pida ayuda al personal de soporte técnico de la Unidad de su dependencia o a la CDI si lo necesita.

¡Estamos a su disposición!.
2. Necesitará una computadora conectada a la intranet del IMSS.
3. Navegador de internet con plugin de Adobe Flash instalado (de preferencia Chrome), al menos en
su versión 10.3.
4. Los pluggins para navegadores soportados son los siguientes y puede disponer de ellos en las
enlaces

Navegador Liga para descargar

Internet http://11.1.11.56/portalgto.imssbox/public/6789/install-
Explorer flash-player-18-active-x.exe

Chrome o
Firefox http://11.1.11.56/portalgto.imssbox/public/6790/install-
flash-player-18-plugin.exe

5. Si desea escuchar y/o participar en la reunión con voz, su computadora debe tener bien
configurado el sonido: para escuchar necesitará audífonos o bocinas y para hablar necesitará un
micrófono: en una laptop éstos suelen estar integrados, pero es preferible utilizar externos. El
equipo ideal (auriculares con micrófono) como se muestra en la imagen.
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5. Si desea transmitir su imagen, deberá tener una cámara conectada a su computadora y configurada
adecuadamente. La resolución normal de transmisión de imagen es de 320x240 píxeles, por lo que
cualquier cámara web (webcam) es adecuada, ya sea ésta integrada en una laptop o externa. No es
necesario tener una cámara conectada para ver la imagen compartida por el/la expositor/a o las de
los/as demás participantes.

Cámara Integrada o Externa

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Acceso a la Web Conferencia

Página de Bienvenida

Para ingresar a la Plataforma de Videoconferencias BigBlueButton se debe digitar el siguiente enlace

http://11.1.11.15/portalgto/aspx/00/p00BBB.aspx?c=0 o Ingresar en el portal http://11.1.11.15

Posteriormente le mostrará la siguiente página.

Página de Bienvenida

Una vez ingresado se elige la web conferencia asignada, la cual será proporcionada por la
Coordinación Delegacional de Informática (CDI), así como la contraseña.
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En seguida se deberá ingresar el nombre con el cual aparecerá en la Web Conferencia y la contraseña
proporcionada por la CDI

Ya ingresado su nombre y pulsando el botón, aparecerá la siguiente ventana.

Acceso de cámara y micrófono

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En donde el usuario deberá dar permiso al acceso de cámara y micrófono, para ello debe de pulsar el
botón de permitir. Luego le aparecerá la siguiente ventana en donde usted pondrá a prueba sus
audífonos y micrófono si funcionan correctamente.

Prueba de audífonos y micrófono

Nota: es muy importante hacer esta prueba ya que de ello dependerá el escuchar y opinar durante la conferencia.

Para hacer dicha prueba debe hacer lo siguiente:

1. Para el micrófono debe presionar el botón Test or change microphone ó en español Prueba o
cambio de Micrófono y le mostrará la siguiente ventana.

Regulación de sonido del micrófono

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Aquí usted podrá regular el volumen de su micrófono y desmarcar la opción de reducir eco y da clic en
cerrar.

Nota: cada vez que haga prueba de voz usted mismo se podrá escuchar.

2. Para los audífonos debe de pulsar el botón Test Speakers ó en español Prueba de Altavoces y en
seguida escuchará una melodía de guitarra. Eso indica que sus audífonos funcionan correctamente.
Después de haber realizado las configuraciones pulsa el botón conectar audio si se encuentra en el
idioma español, si se encuentra en el idioma ingles pulse el botón de join audio.

Nota: Nuestra recomendación es que si usted no usa audífonos personales y solamente tiene los parlantes de la
computadora, silencie su micrófono cuando escucha a las demás personas.

Nota: Se recomienda el uso de audífonos para evitar el retorno. Si usted no aparece en la lista no podrá escuchar lo que se
habla en la sala.

Entorno de una Web Conferencia

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1. Utilidades para el usuario:

 Integración con cámaras web

 Integración de voz
 Escritorios compartidos

Los usuarios que están conectados, pueden compartir desde vídeos a textos, y otro tipo de
documentos, haciendo que la clase sea muy participativa.

2. Botón de Silenciar Esta opción le permite al moderador silenciar a todos los participantes mientras
el presentador imparte el Tema. El moderador tiene los privilegios de silenciar a uno/todos los
participantes mientras que el expositor está impartiendo la conferencia y bloquear aquel usuario que
interfiere innecesariamente, activando el candado que aparece a la par de cada usuario.

3. Idioma esta opción le permite al participante elegir el idioma de la plataforma; es decir que tenga
una mejor legibilidad de las opciones del contorno de la plataforma.

4. Atajos del Teclado muestra una lista de combinaciones de teclas para manejar toda la plataforma
sin tener que utilizar el mouse.

Atajos del teclado

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5. Ventana de participantes se muestra una lista de participantes que se incorporan a la sala de

videoconferencias.

Ventana de Usuarios

6. Configuración el moderador tendrá el control de silenciar a todos los participantes de la sala

excepto al presentador, bajar las manos cuando algún participante haya pedido opinar.

7. Área de Video El participante podrá compartir su cámara para que los demás usuarios puedan
visualizarse. Cuando oprima el botón de la cámara aparecerá una ventana en la que usted puede
escoger el tamaño de la ventana en el que otros verán su cámara, es decir, que tan nítido lo
observaran, este parámetro depende también de la calidad de su cámara, si escoge 320x240 es calidad
muy buena en tamaño pequeño, si escoge 640x480 es calidad buena en tamaño un poco más grande,
luego le da click en “play” y las otras personas lo podrán observar, se recomienda que se utilice
320x240 para que no se utilice tanto ancho de banda y haya una mejor calidad en la videoconferencia.
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El participante podrá hacer cambio de cámara haciendo clic en el botón Cambiar de cámara ó Change
Webcam Settings si es en inglés.
8. Presentaciones: el expositor tendrá los privilegios de poder subir las presentaciones dando clic en el
botón cargar documentos a presentar situado en la parte izquierda inferior de la pantalla como se
muestra en la siguiente imagen.
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Podrá subir el archivo de la presentación dando clic en el botón Seleccionar Archivo, y da clic en
cargar. Y ya le mostrara la presentación. En la Parte Presentaciones Cargadas le muestra el listado de
todas las presentaciones subidas, al hacer cambio de presentación solo seleccionar la presentación a
mostrar y dar clic en el botón Mostrar si es caso contrario de Eliminar la presentación, solo seleccionar
el archivo de la presentación y hacer clic en el icono de Eliminar.

9. Chat: En la parte derecha usted puede observar un chat donde todos los participantes pueden
escribir y ademas se pueden enviar mensajes de forma privada.
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Si el participante desea iniciar una conversación privada en la pestaña Opciones puede elegir a la
persona de una manera específica.

10. Cambiar el diseño Actual en esta opción el usuario puede cambiar la posición de las ventanas
según su necesidad.
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11. Bloquear Disposición Le permite al moderador de una conferencia bloquear la disposición de

las ventanas, de modo que los demás participantes cuando entren a la plataforma ya vean las ventanas
ordenadas como el moderador haya seleccionado.

12. Salir Le permite al participante de la conferencia abandonar la sala, al hacer clic en este
botón le mostrará una ventana de confirmación de salir.

Al decir que Si desea abandonar la sala de videoconferencia le mostrará la siguiente ventana, en dónde
solo debe presionar el botón Ok