“Decenio de la Igualdad de Oportunidades para mujeres y hombres”

"Año de la Universalización de la salud"

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA FICHA DE SUPERVISIÓN DEL PROCESO DE

NORMALIZACIÓN DE COMPETENCIAS CON FINES DE CERTIFICACIÓN

I. ENCABEZADO

La primera parte de la ficha de supervisión es el encabezado que contiene los datos

generales del proceso supervisado:

Entidad Certificadora: A
Normalizador: B
Supervisor: C
Fecha: D Hora: E Lugar: F
Sector, Área o Funciones a Normalizar: G

A: En este campo se registra la entidad certificadora que lleva a cabo el proceso de

normalización, en lugar de una entidad certificadora, la actividad puede ser llevada a
cabo por una mesa sectorial
B: En este campo se registra la identidad de la persona responsable de conducir el proceso
de normalización.
C: En este campo se registra la identidad de la persona responsable de supervisar el proceso
de normalización.
D: Fecha en que se llevó a cabo la supervisión.
E: Hora en que se llevó a cabo la supervisión.
F: Lugar donde se llevó a cabo la supervisión, en caso de procesos llevados a cabo de manera
virtual, indicar a través de qué plataforma o software se realizó el proceso.
G: Sector, área o funciones materia de la normalización.

II. CONTENIDO

La segunda parte de la ficha de supervisión es el resultado de la Supervisión en sí, está

dividida en tres partes, las cuales corresponden al proceso de normalización:
a. Acciones preparatorias para la normalización
b. Normalización y
c. Validación

Cada una de ellas contiene los ítems a supervisar, de acuerdo con cada etapa del proceso,
algunos aspectos se verán en el proceso de normalización y otros podrán ser requeridos al
normalizador para ser adjuntados en el informe de supervisión.

a. Acciones preparatorias para la normalización

En esta primera parte se observarán 06 aspectos críticos para la Normalización:

a.1. Cuenta con un plan de normalización: El Plan de Normalización permite estructurar y
organizar las actividades de normalización y determinar un cronograma con el Grupo
de Expertos, ello es importante para mantener enfocado el equipo y lograr los
resultados esperados en el tiempo previsto. En esta parte, el supervisor solicitará al
normalizador que le muestre el plan de normalización, o si estuvo presente en la
presentación de dicho plan, lo registrará en las observaciones, es importante no

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solamente que exista el plan de normalización, sino que el mismo sea de

conocimiento de todos los participantes.
a.2. Identifica a los actores relevantes de la función a normalizar: Es importante contar
con un mapeo de actores, dicho documento además será parte del expediente para
la presentación de la Norma de Competencia y constituirá el insumo necesario para
la constitución del grupo de expertos sin excluir actores críticos para la
normalización.
a.3. Conforma el grupo de expertos en la función a normalizar de acuerdo con los
procedimientos establecidos: Una vez identificados los actores relevantes, es
importante conformar de manera explícita el grupo de expertos, para ello el
supervisor verificará que se cuenta con una propuesta de acta de instalación y un
directorio de los expertos que conformarán el grupo que llevará a cabo el proceso de
normalización. Se solicitará un Currículum vitae simple de los participantes y en caso
de participar en representación de una entidad, un documento de representatividad.
Esta documentación podrá ser subsanada durante el proceso de elaboración de la
norma o en caso de la incorporación de nuevos expertos.
a.4. Se asegura de la participación de los expertos y de la vía de comunicación, para el día
y hora de trabajo establecido: El éxito de las reuniones depende de la asistencia de
los integrantes del grupo de expertos, por ello es importante el contacto previo a
través de correo electrónico, WhatsApp o los medios que hayan sido acordados.
Durante la supervisión, se verificará que dichas coordinaciones se hayan llevado a
cabo y de ser el caso hará las observaciones que correspondan.
a.5. Recopila información para el desarrollo de los componentes de la norma de
competencia: Parte importante de las acciones preparatoria es la recopilación de
información relevante para el desarrollo de la norma de competencia, en esta etapa
no se requiere un alto grado de profundización, pero si se debe conocer el contexto
de las funciones a normalizar, ello permitirá al normalizador conducir con mayor
solvencia el proceso.
a.6. Elabora un mapa funcional preliminar, ordenando la información recopilada a fin de
agrupar las que pueden integrar elementos y unidades de competencia: El supervisor
verificará si la información recopilada ha sido ordenada de manera que sirva de
hipótesis de trabajo para la Normalización.

ACCIONES PREPARATORIAS PARA LA NORMALIZACIÓN SI NO OBSERVACIONES

Cuenta con un Plan de normalización

Identifica a los actores relevantes de la función a normalizar

Conforma el grupo de expertos en la función a normalizar de
acuerdo con los procedimientos establecidos.

Se asegura de la participación de los expertos y de la vía de

comunicación, para el día y hora de trabajo establecido.

Recopila información para el desarrollo de los componentes de la

norma de competencia

Elabora un mapa funcional preliminar, ordenando la información

recopilada a fin de agrupar las que pueden integrar elementos y
unidades de competencia.

Recomendaciones:

En cada parte de la ficha de supervisión, existe un espacio para Recomendaciones, esto

evidencia que el objetivo de la supervisión es retroalimentar el proceso de normalización y

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buscar oportunidades de mejora, el espacio de recomendaciones podrá integrar las

observaciones recogidas en cada ítem.

b. Normalización

En esta segunda parte se observarán 12 aspectos críticos para la Normalización:

b.1. Aplica los procedimientos de seguridad y salud: Es importante para el desarrollo de
las reuniones de normalización el cuidado de la seguridad y salud de los
participantes, el normalizador no es responsable de los procedimientos de seguridad
y salud, pero si debe conocerlos y garantizar que se apliquen en salvaguarda de los
participantes, en caso de reuniones virtuales también se deberá evitar poner en
riesgo a los participantes y establecer pautas colaborativas y de respeto.
b.2. Explica la importancia de la normalización: Se registra si se llevó a cabo la explicación
de la importancia de la normalización y de ser necesario en la columna observaciones
se complementa de qué manera.
b.3. Informa la metodología para la elaboración de normas de competencia y los
resultados esperados: Es importante para los participantes saber qué resultados se
esperan del proceso de normalización y cómo lograr dichos resultados, aunque tome
tiempo al inicio, informar la metodología a los participantes les dará mayor
motivación y comprensión para aportar en la construcción de las normas.
b.4. Determina las funciones críticas a normalizar: Se registra si durante la normalización
se determinó con los expertos las funciones críticas a normalizar. Es decir cuales son
las unidades de competencia que serán parte del proceso de normalización a trabajar
con el Grupo de Expertos.
b.5. Se asegura de la comprensión de lo propuesto y aclara las dudas de los expertos a
solicitud de los participantes: Se registra si confirmó con los expertos el trabajo a
realizar de acuerdo con las funciones críticas que se han determinado y de ser el
caso, si aclaró las dudas que hayan surgido.
b.6. Integra la información para generar elementos de competencia: Se registra si
conduce el grupo de expertos a fin de generar información y la va integrando en los
elementos de competencia de cada unidad de competencia.
b.7. Establece con el grupo de expertos, los criterios de desempeño de cada elemento de
competencia: Se registra si una vez determinados los elementos de competencia, se
desarrollan los criterios de desempeño que correspondan a cada uno de los
elementos.
b.8. Determina los conocimientos necesarios para cumplir los desempeños establecidos:
Una vez determinados los criterios de desempeño, se registra si se consignan los
conocimientos necesarios para cumplir con los desempeños establecidos.
b.9. Respeta la estructura de construcción gramatical, de cada uno de los componentes:
Se registra si las funciones críticas y los criterios de desempeño cumplen con la
estructura gramatical definida. Las funciones críticas deben tener la estructura: verbo
+ objeto + condición y no debe contener calificativos. Los criterios de desempeño se
redactan como un enunciado que está compuesto por: un resultado crítico y una
frase evaluativa.
b.10. Lleva a cabo la normalización dentro de los plazos acordados: Se registra si el proceso
de normalización se lleva a cabo de acuerdo con lo planificado. Este criterio se
encuentra relacionado al ítem “a.1. Cuenta con un plan de normalización”.
b.11. Evidencia buen manejo corporal y se comunica con un lenguaje preciso y concreto
para quienes llevan a cabo las funciones: Cuando el proceso se lleva a cabo de
manera presencial, se registra el manejo que hace el normalizador del lenguaje no

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verbal y como se desenvuelve en el espacio de trabajo. En procesos virtuales, se

registra si el normalizador se comunica en un lenguaje concreto, verifica el uso de
micrófonos y las reglas de comunicación a través de la plataforma que se utilice.
b.12. Elabora la norma de competencia de acuerdo con la metodología, estructura y con
los procedimientos establecidos: Se registra si la norma de competencia cumple con
los procedimientos establecidos, la guía metodológica y los formatos establecidos.

NORMALIZACIÓN SI NO OBSERVACIONES

Aplica los procedimientos de seguridad y salud durante el

desarrollo de los talleres (presenciales o virtuales) de
normalización.

Explica la importancia de la normalización al grupo de

expertos.

Informa la metodología para la elaboración de normas de

competencia y los resultados esperados.
Determina las funciones críticas a normalizar, con el grupo de
expertos. (unidades de competencias)

Se asegura de la comprensión de lo propuesto y aclara las

dudas de los expertos a solicitud de los participantes.

Integra la información para generar elementos de

competencia, de acuerdo con la metodología establecida.
Establece con el grupo de expertos, los criterios de
desempeño de cada elemento de competencia, de acuerdo
con la metodología establecida.

Determina los conocimientos necesarios para cumplir los

desempeños establecidos, con el grupo de expertos, de
acuerdo con la metodología establecida.

Respeta la estructura de construcción gramatical, de cada uno

de los componentes.

Lleva a cabo la normalización dentro de los plazos acordados.

Evidencia buen manejo corporal y se comunica con un

lenguaje preciso y concreto para quienes llevan a cabo las
funciones.

Elabora la norma de competencia de acuerdo con la

metodología, estructura y con los procedimientos
establecidos.

Recomendaciones:

En cada parte de la ficha de supervisión, existe un espacio para Recomendaciones, esto

evidencia que el objetivo de la supervisión es retroalimentar el proceso de normalización y
buscar oportunidades de mejora, el espacio de recomendaciones podrá integrar las
observaciones recogidas en cada ítem.

c. Validación

En esta tercera parte se observarán 07 aspectos críticos para la Normalización, durante la

etapa de validación de las Normas de Competencia:
c.1. Verifica que en cada elemento de competencia se asocien criterios de desempeño
relacionados con, contenidos técnicos, manejo de contingencias, gestión de las
relaciones y comunicación en el trabajo, ambiente de trabajo y calidad: Se registra si

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el normalizador previa a la validación ha llevado a cabo la verificación de cada

elemento de competencia, respecto a Contenido técnico, contingencias,
comunicación, calidad y contexto.
c.2. Conforma el grupo de expertos considerando una muestra representativa de actores
relevantes, que no hayan participado en la elaboración: Se registra si el grupo de
expertos que participará en la validación cumple con los requisitos necesarios para
validar la norma y que no hayan participado en la elaboración de la norma que van a
validar.
c.3. Presenta propuesta de la norma de competencia al grupo validador: Se registra si se
hizo la presentación de la norma de competencia al grupo de expertos, indicando las
funciones y elementos.
c.4. Verifica el contenido de la norma de competencia con el grupo validador aplicando
métodos analíticos: Se registra si se ha verificado con los expertos el contenido de la
norma, el análisis con los expertos está relacionada a la aplicabilidad de la norma de
competencia.
c.5. Corrobora que la Norma de competencia cumple con los procedimientos
establecidos: Se registra si se ha llevado a cabo la verificación de la norma de
acuerdo con los procedimientos establecidos.
c.6. Presenta la norma con las mejoras realizadas a quienes corresponda de acuerdo con
el procedimiento establecido: En este ítem, se corrobora si es que el normalizador
remite la versión final a todos los participantes y en especial - si lo hubiera – al ente
rector, de acuerdo con los procedimientos del SINEACE.
c.7. Recopila la documentación requerida para la presentación de la Norma de
competencia: Se registra si el normalizador ha recopilado la documentación
necesaria para poder ser presentada a través de la mesa de partes del SINEACE.
El expediente se compone de:
a. Resumen ejecutivo.
b. Documento del requerimiento de elaboración.
c. Caracterización de las funciones a normalizar.
d. Mapeo de actores.
e. Currículum vitae y documento de representatividad de los expertos.
f. Evidencias de las reuniones de trabajo.
g. Resultados de la validación de la Norma de Competencia.
h. Versión final de las normas de competencia elaboradas.

VALIDACIÓN SI NO OBSERVACIONES
Verifica que en cada elemento de competencia se asocien
criterios de desempeño relacionados con, contenidos técnicos,
manejo de contingencias, gestión de las relaciones y
comunicación en el trabajo, ambiente de trabajo y calidad.

Conforma el grupo de expertos considerando una muestra

representativa de actores relevantes, que no hayan participado
en la elaboración.

Presenta propuesta de la norma de competencia al grupo

validador.

Verifica el contenido de la norma de competencia con el grupo

validador aplicando métodos analíticos.

Corrobora que la Norma de competencia cumple con los

procedimientos establecidos.

Presenta la norma con las mejoras realizadas a quienes

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VALIDACIÓN SI NO OBSERVACIONES
corresponda de acuerdo con el procedimiento establecido.

Recopila la documentación requerida para la presentación de la

Norma de competencia.

Recomendaciones:

En cada parte de la ficha de supervisión, existe un espacio para Recomendaciones, esto

evidencia que el objetivo de la supervisión es retroalimentar el proceso de normalización y
buscar oportunidades de mejora, el espacio de recomendaciones podrá integrar las
observaciones recogidas en cada ítem.

III. FIRMA DEL SUPERVISOR

Finalmente el documento se concluye con el nombre completo y la firma del responsable de la

supervisión.

Nombre completo y
Firma del supervisor