DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

Actividad: Ensayo AA3

Presentado por: DIANA CAROLINA GAMEZ CAMACHO
Documento: 52285487
Fecha: 25 de junio de 2019

Elabore un ensayo corto que responda a la pregunta “¿Por qué es importante

evaluar la información documentada?”, en el cual exponga su posición frente a
esta temática y brinde recomendaciones para llevar a cabo la verificación de la
conformidad de los documentos.
Desarrolle esta actividad en un archivo de texto.

ENSAYO

¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

Es importante evaluar la información documentada pues según la Norma ISO

9000:2105, estos documentos se identifican según las necesidades, los
responsables de preparar, redactar, aprobar, actualizar, archivar, distribuir, anular
y modificar la diferente información documentada de la empresa (registros y
documentos), con la finalidad que estén debidamente controlados.

Esta información se tiene que controlar y mantener en el medio que la contiene,

pues se establece como el capital intelectual de una empresa, es decir de no
preservarse debidamente esa información sin lugar a dudas se podría perder. Esta
puede estar en cualquier formato o medio y puede provenir de cualquier fuente de
información. Es primordial destacar la estandarización de los procesos, ya que
debe estar documentado porque al hacerlo se asegura que las personas ejecuten
los procesos de acuerdo a como están escritos, para lograr los resultados
esperados.

Para poder cumplir con los requisitos de la Norma ISO 9000:2105, sobre el control
y seguimiento de la información se debe organizar de manera coherente además
darnos cuenta que sirve y que es obsoleto y hacer una restructuración desde
nuestra manera de pensar para poder realizarla en la empresa en la que
laboramos ya que debemos: Identificar y codificar, Almacenar y proteger, definir el
periodo de conservación, definir la disponibilidad y el acceso y sobre todo llevar
los procesos organizados desde nuestra mente y explicarlos de manera sencilla
así mismo todo debe quedar por escrito.
La planificación organizacional en cualquier nivel de la organización al documentar
los elementos importantes como lo son las acciones, los recursos y el tiempos
estamos direccionando o enfocando a las personas a cargo a lograr y alcanzar los
objetivos y metas propuestas, de igual manera la documentación ayuda a
mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del sistema.

Con el control de las actividades realizadas hablamos y nos enfocamos a los

registros, que son un tipo especial de documento, ya que básicamente es la
información contenida en formatos diligenciados durante los procesos y que nos
va a suministrar evidencia o soporte de la realización de determinadas actividades
porque los registros nos permiten conocer y evaluar la gestión realizada de la
siguiente manera:

 Identificación y Codificación: En todos los documentos y registros tiene

que aparecer la actividad a la que hacen mención, la fecha a la que van a
ser emitidos y el responsable de su realización. Todos los datos incluidos
en una información documentada tienen que ser legibles e indelebles.
 Almacenaje y protección: Los archivos de la información documentada
tendrán una identificación exterior en la carpeta o en el soporte informático
escogido (en el caso de registros en formato informático) y serán
almacenados en el servidor de la empresa.
 Periodo de conservación: Todos los registros se conservan el tiempo que
se indique en los procedimientos, sea por criterios legales o propios de la
empresa. Una vez finalizado el tiempo de almacenaje se procederá a su
destrucción.
 Disponibilidad: Si el contrato lo específica, la información documentada
generada durante el trabajo se podrá facilitar al cliente durante el tiempo
acordado.
 Acceso a la información documentada: Quedará definido y recogido el
acceso del diferente personal a la información documentada de la empresa
en los diferentes procedimientos, así como la responsabilidad, uso y
escritura de los mismos.
Si seguimos estos parámetros a cabalidad realizaremos un buen trabajo y
de esta manera nuestra empresa cumplirá con los requisitos de calidad y si
cumplimos con calidad cumplimos con todo. La información registrada y
bien llevada es una herramienta de progreso de nuestra misma empresa.

Igualmente se debe tener en cuenta que las auditorias de los sistemas de gestión
de una empresa se basan en los documentos que se tengan por cuanto estos
representan los criterios de auditoría y los registros representan las evidencias y
de la comparación de estos dos tipos de documentos se establecen los hallazgos
de auditoría que pueden ser fortalezas o debilidades del sistema y con el
mejoramiento de los procesos se permite mejorar los procesos consistentemente
ya que la documentación debe servir a los procesos y no los procesos servir a los
documentos.
¡Correcto! Su tarea aparece en esta página. El número de confirmación de la tarea es abbbddf0-
66ce-404c-8529-9b4987524f45. Copie y guarde este número como prueba de la entrega. Vea
todos sus recibos de entregas en Mis calificaciones.