GOBIERNO REGIONAL DE APURÍMAC

DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN DE APURÍMAC

“Decenio de la Igualdad de oportunidades para mujeres y hombres”
“Año de la Universalización de la Salud”

PLAN DE TRABAJO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE TRAMITE

DOCUMENTARIO EN WEB - DREA
I. TITULO

“Elaboración e implantación del Sistema de Tramite Documentario Web de la DRE

APURIMAC.”

II. ANTECEDENTES

La Dirección Regional de Educación de Apurímac - DREA, actualmente cuenta con un

sistema de tramite documentario básico, aplicación de escritorio que funciona de
manera local, que le permita llevar una gestión documentaria (cartas, memos, oficios,
solicitudes, entre otros) y una atención al ciudadano limitada, el sistema fue elabora
en los años 2013 y 2014 en aquel tiempo el sistema se desarrolló según las
necesidades del momento y en remplazo de un sistema de gestión de documentos del
MINEDU que había finalizado su funcionamiento.

Actualmente, con el incremento del flujo de trabajo y el trámite de diversos

documentos de cualquier índole y la transparencia de información, el sistema presenta
deficiencias tanto en el manejo interno de las oficinas como al publicar y consultar
información desde internet, careciendo de acceso a la información y servicios
vía web que facilite el clima de negocios y presentando limitaciones a las instituciones
y ciudadanos en común.

III. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

La DRE APURIMAC no cuenta con un sistema informático integral en web que permita
tener el control de la ubicación física y lógica de la documentación que llega y fluye
dentro de la DRE APURIMAC, así como de la que se genera al interior del mismo, para
dar una mayor flexibilidad al momento de operar y consultar desde diferentes puntos.

Además, basado en los diferentes acontecimientos presentes sobre la pandemia del

COVID19, es necesario desarrollar actividades de gestión documentaria con el menor
contacto físico y con la mayor eficiencia para las labores regulares, por ende, se hace
necesario un sistema de información que brinde estos servicios.

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IV. OBJETIVOS
 OBJETIVO PRINCIPAL

Priorizar la atención de los usuarios y público para no formar una aglomeración de

trámites, simplificando los procesos administrativos, con la implementación de
Tecnología de Información y Comunicación que permitirá mejorar la calidad del
servicio y transparencia que sustentan los procesos de modernización.

 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Disminución del tiempo promedio en el trámite o atención de un

documento, debido a que se eliminan tareas repetitivas, evitando olvidos
y/o documentos traspapelados.
 Digitalización de todo el expediente o documento para un mejor
tratamiento de los archivos.
 Ubicación rápida de un documento en trámite o cerrado, lógica y
físicamente.
 Aumento en la productividad gracias a la implantación de procesos lógicos
para la atención de la documentación.
 Aumento de la efectividad por la disminución significativa de la cantidad
de actividades manuales que son las más susceptibles de errores.
 Disminución del uso de papel, reduciendo drásticamente los gastos por
este concepto.
 Ahorro considerable de tiempo al no tener que sumergirse en
voluminosos archivos físicos para ubicar un determinado documento pues
dispone de acceso instantáneo a la información específica con funciones
de búsqueda.

V. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA

JUSTIFICACION SOCIAL, la modernización y/o actualización de la gestión documentaria

en un entorno web generará una rápida y oportuna atención a los usuarios que
permita generar la confianza y satisfacción de un proceso transparente.

JUSTIFICACION ECONOMICA-FINANCIERA, el contar con sistemas informáticos que

permitan una adecuada recepción, atención, control y archivo de la documentación
generará un ahorro de costo/tiempo

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VI. FORMAS DE IMPLEMENTACIÓN

a. DESARROLLO DE SISTEMA WEB - SERVICIO.

Esta opción es la más completa y segura de implementar ya que se basa en el
contrato de una empresa colectiva o individual especializada para desarrollar el
sistema web con todos los detalles o requerimientos que se le pueda exigir,
priorizando el tiempo, seguridad entre otros.

VENTAJAS:
 Mayor flexibilidad con las características que pueda tener el sistema.
 Soporte completo hasta la puesta en funcionamiento.
 Mejor manejo de tiempos para la entrega del sistema.
 Capacitación personalizada.

DESVENTAJAS:
 Dependiendo del detalle o complejidad del sistema a desarrollar también
fluctuara el tiempo y costo.

b. ACTUALIZACIÓN O MODIFICACIÓN DE APLICATIVO EXISTENTE (GENERICO).

En este caso la institución puede adquirir un software genérico en web, con
detalles faltantes para los propósitos de la institución y el funcionamiento del
sistema, pero vasado en la estructura y los detalles de programación se puede
realizar la adecuación dentro de la institución para el funcionamiento básico o
deseado.

VENTAJAS:
 Compra inmediata online.
 Costos muy bajos.

DESVENTAJAS:
 Tiempo de adecuación media
 Rigidez en la modificación del sistema.
 Poca ayuda o soporte del creador.
 Según la forma de desarrollo y/o programación se podría demorar más
tiempo – reingeniería.

c. DESARROLLO DE APLICATIVO WEB POR PARTE DE LA DREA.

Esta propuesta implica los mismos pasos que la primera propuesta, pero con el
detalle que la institución será la que lo desarrolle con personal de la institución,
con un equipo de trabajo de 2 a 3 personas con la facilidad de gestionar con
rapidez los requerimientos del sistema web ya que se conoce el entorno de
trabajo.

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VENTAJAS:
 Facilidad de captación de requisitos y funcionamiento del entorno.
 Sin costos de producción.

DESVENTAJAS:
 Equipo de desarrollo con poca capacitación en sistemas web.
 Tiempo estimado de desarrollo 2 a 3 meses, según el personal designado.

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