Definición de Control

presupuestario
 Raquel Varela  enero 16, 2019

Si hay una herramienta fundamental para una empresa, esa es el control

presupuestario. Este es uno de los términos económicos más importantes que un
empresario o un emprendedor debe tener a mano a la hora de gestionar un
negocio de forma eficaz.

El control presupuestario es el conjunto de ideas, acciones y herramientas

necesarias para mantener el equilibrio entre gastos e ingresos y conseguir que
las cuentas estén liquidadas. Se trata controlar que se está cumpliendo con el
presupuesto establecido y llevar a cabo las medidas necesarias para ello. De
hecho, el presupuesto es el elemento esencial del control presupuestario, a partir del
cual se pueden calcular los posibles gastos de la empresa durante un periodo de
tiempo determinado, o también conocido como ejercicio, así como estimar
los ingresos que se van a recibir.

De esta forma, gracias al control presupuestario podemos anticiparnos a

posibles problemas que surjan y que afecten al presupuesto, ya sea por un
aumento o un descenso de los gastos y los ingresos.

Para qué sirve el control presupuestario?

Una de las tareas necesarias para poder llevar a cabo el control
presupuestario correctamente es la medición a lo largo del tiempo y el registro de
todas las entradas y salidas de dinero. Sólo así podremos aplicar los múltiples usos
que tiene el control presupuestario, entre los que destacan:

o La comparación entre los objetivos iniciales y los datos obtenidos en la

práctica, ya sea durante determinados periodos de tiempo o ejercicios.
o Una toma de decisiones más flexible gracias a las posibilidad de prever y
modificar acciones y remesas según según las circunstancias del presupuesto.
o Una medición más efectiva de las decisiones tomadas en el presupuesto.

o Sí No

Tipos de presupuesto y cómo generan

un crecimiento económico sostenible en
laempresas

Cuando se trata de manejar ordenada y efectivamente los costos de producción

y adquisición de recursos, los tipos de presupuestos son la base fundamental
para hacerlo.

No todas las negociaciones son iguales. De acuerdo al nivel de complejidad

de la misma se requiere un determinado documento que deje en claro los
detalles financieros y logísticos de la transacción.

A continuación, definiremos los tipos de presupuesto, rol en los

departamentos y cómo se relacionan entre ellos.

Presupuesto maestro
No es difícil entender su importancia, ya que el nombre lo deja en claro.

Dentro de los tipos de presupuesto, el maestro es el que reúne todos los

presupuestos individuales y presenta una imagen unificada de las
proyecciones financieras generales de la empresa.

¿Cuánta información contiene? Toda.

Hablamos de los datos económicos de ventas, gastos de producción y
operacionales, activos, flujo de caja, ingresos, todo lo que tenga que ver con
la salud financiera y actividad económica.

Su objetivo es muy claro, se trata de controlar y mantener armonizados

todos los departamentos de la organización, con el afán de estimular el
crecimiento sustentable de la empresa.

¿Cuáles la componen? Sigue leyendo para descubrirlo.

Presupuesto operacional
Recoge los datos y análisis de ingresos y gastos de acuerdo a una
proyección hecha para un periodo de tiempo determinado.

Dentro de este encontramos datos de diferentes departamentos y muestra

el estado de ganancias y pérdidas a futuro.

Estas áreas son:

 Ventas.
 Producción.
 Mano de obra.
 Costos de materiales.
 Costos administrativos.
 Gastos de sub-contratos.
 Entre otros.

Es usado habitualmente, en empresas grandes con operaciones complejas

de compraventa.

Además, evidencia la importancia de contar con una información ordenada y

actualizada dentro de cada departamento y sus presupuestos de manera
individual.

De esta manera se pueden manejar los recursos operativos de forma

disciplinada y organizada lo que, indudablemente, contribuye al crecimiento
económico sustentable de tu empresa.
Presupuesto de ingresos o ventas
Son las proyecciones a futuro y datos de tipo económico que muestran los
aumentos de patrimonio.

Tener actualizado este presupuesto es clave para facilitar la proyección de

dinero entrante para elaborar los presupuestos de tesorería, compras y
producción.

Los datos necesarios para elaborar este presupuesto están compuestos por
los históricos de ventas y las ventas previstas de la empresa y del sector en
general.

Presupuesto de producción
Aquí se estima la cantidad total de producción que se desea realizar.

Guarda relación con el presupuesto de ventas, ya que los datos históricos de

ingresos reflejan un estimado de cuánto se debe producir para generar
utilidad y crecimiento económico en la organización.

Además, se relaciona con el presupuesto siguiente en cuanto a materias

primas, herramientas, mano de obra y gastos en servicios profesionales si
se requiere.

¡Así que te invitamos a seguir leyendo y aprendiendo sobre los demás tipos
de presupuesto!

Presupuesto de compras
En él, se encuentran todas las estimaciones y proyecciones a futuro sobre
compras de materia prima, herramientas, equipos, productos y adquisición
de servicios relacionados con el área de producción.

Está estrechamente relacionado con el departamento de ventas y, los datos

necesarios para hacer las proyecciones vienen del presupuesto de esta
área.
Las estimativas de ventas determinan la necesidad de producción y los
objetivos financieros que se quieren lograr. A partir de esto, se realizan las
compras respectivas de materiales.

El departamento de compras debe recoger todos los datos relacionados con

materias primas, inventario actualizado, coste unitario de la materia prima y
por supuesto, la cantidad exacta necesaria para producir.

Presupuesto de flujo de caja

A la hora de tomar decisiones administrativas sobre el uso de los recursos
financieros de una empresa, el presupuesto de flujo de caja es quien refleja
la proyección de cómo y cuándo entra y sale el dinero.

Si nos vamos a lo más simple, una empresa crece cuando gana más de lo
que gasta.

Entonces, este presupuesto considera toda la información relevante para

determinar si la organización cuenta con recursos para seguir funcionando y
si se usa el dinero de manera productiva.

Presupuesto de tesorería
Uno de los tipos de presupuesto más importantes para el crecimiento
económico sustentable de una organización es el presupuesto de tesorería.
Acompáñanos para saber por qué.

Este presupuesto controla, monitorea y prevé todas las actividades

relacionadas con el dinero en efectivo, en bancos y valores financieros con
los que cuenta la empresa.

Dos presupuestos individuales de departamentos son claves para formar el

de tesorería:

I. Presupuesto de cobros

Es un poco evidente, pero dentro de este se encuentran los datos de las

entradas de dinero de la empresa.
Sin embargo, no es lo mismo que ingresos, ya que, según el acuerdo de
cobro, los plazos pueden durar meses e incluso años para concretarse.

II. Presupuesto de gastos

Aquí se estima la posible salida de dinero de parte de la empresa. De esa

forma, se obtiene información fiable para tomar decisiones estratégicas y
financieras.

Se compone de datos sobre productos, servicios que se consumen en la

organización, compras previstas y otros.

Entonces, es evidente que, con la actualización diaria o periódica de este

tipos de presupuesto la empresa puede cobrar las deudas y tomar
decisiones oportunas de tipo financiero, administrativo y de producción.

Presupuesto de Marketing
Para poner la guinda sobre el pastel, te hablaremos sobre un presupuesto
que es de suma importancia: el enfocado en la mercadotecnia.

En este se refleja información relacionada con los diferentes medios para

exponer tu marca (página web, agencias, publicidad online, eventos, entre
otros).

Además, establece la cantidad de dinero que se va a invertir en cada una de

ellas.

Su objetivo es establecer un estimado de gastos en la adquisición de

servicios de publicidad o funcionamiento del departamento y, hacer una
proyección a futuro de los recursos necesarios para contar con una
estrategia de marketing

Cuando existe un presupuesto, puedes comparar lo planificado con lo real,

determinando si los gastos están dentro de lo que se había previsto y
autorizado al comienzo del período.

No dejes de conocer nuestra planilla gratuita para ayudarte a calcular el

presupuesto de Marketing de tu empresa:
 Objetivos principales de un sistema de
presupuesto
 La Voz


 Publicidad y marketing

Escrito porAaron Marquis- Traducido porMary Gomez


 RELACIONADO
 ¿Qué porcentaje de un presupuesto debe ser para la administración?
 Presupuesto y contabilidad de gestión de base cero
 Objetivos de la planeación de la fuerza laboral
 ¿Qué impacto puede tener una evaluación de desempeño laboral
incompleta para una empresa?
 Fortalezas y debilidades de un sistema de contabilidad de ingresos

Un sistema de presupuesto se compone de los elementos que demuestran cómo

se gasta el dinero en una empresa para el corto y largo plazo. Las empresas
utilizan estos sistemas de presupuesto para lograr sus metas de crecimiento y
sostenibilidad de las finanzas a la mano. Sus objetivos principales son la
coordinación, asignación de recursos y planificación general de las operaciones.

Planificación
Las empresas utilizan un sistema de presupuesto para planificar el crecimiento y
desarrollo de la empresa durante un período específico de tiempo. La persona
que supervisa el sistema presupuestario utiliza el documento para especificar las
oportunidades y las inversiones necesarias, así como su costo. Por ejemplo, si
eres dueño de una tienda de pizza y quieres expandirte a través de acuerdos de
franquicia, deberás desarrollar un sistema presupuestario que muestre el espacio
necesario para las operaciones comerciales adicionales, el costo de la formación
de los nuevos propietarios, los gastos de comercialización y el dinero necesario
para comprar utensilios para hacer pizza.

Coordinación
Los sistemas de presupuesto alientan a los gerentes y ejecutivos de una
empresa a coordinar y mantener costos manejables durante el año fiscal. Sin un
sistema presupuestario, los gerentes no conocen las restricciones monetarias
sobre sus acciones o las acciones de sus compañeros de trabajo. Por ejemplo, el
director del departamento de producción podría utilizar el presupuesto completo
de nómina para sus propias necesidades, dejando al gerente de otro
departamento sin la flexibilidad para contratar trabajadores adicionales. El
sistema presupuestario exige que los administradores se comuniquen unos con
otros y planifiquen en consecuencia.

Asignación de recursos
La asignación eficiente de recursos es uno de los principales objetivos que tienen
las empresas al desarrollar sus sistemas presupuestarios. Una empresa tiene
una cantidad finita de capital y activos que pueden dedicar a las operaciones
durante el año. El sistema de presupuesto asigna recursos en toda la empresa,
mientras que deja a un lado el capital suficiente para problemas inesperados. Por
ejemplo, una empresa podría perder inventario en un desastre natural o tener
algún otro problema, un sistema de presupuesto eficiente tendría un capital
reservado para un "día lluvioso" que le permita a la empresa comprar más
inventario sin pérdida de ingresos significativa.

Revisión del desempeño

Los gerentes utilizan el sistema presupuestario de la compañía para determinar
si la empresa opera de manera eficiente y dentro de los límites de sus recursos
asignados. Si hay muchos casos en los que un departamento funciona por
encima del presupuesto, los auditores internos pueden investigar y encontrar el
origen del problema. Por ejemplo, si el departamento de publicidad de una
empresa pasa por encima del presupuesto de manera consistente, una
investigación podría demostrar que la empresa paga demasiado por anuncios
impresos en revistas. Los sistemas presupuestarios establecen la mayoría de los
puntos de referencia financieros para que los empleados y gerentes comparen.

¿Cuáles son los principios del control presupuestario?

El funcionamiento del control presupuestario se basa en una serie de
principios que ayudan a planificar y gestionar los recursos de una empresa de
manera eficiente:

o Principios de previsión: se basan en la posibilidad de pronosticar, de

determinar una cantidad monetaria y de establecer una serie de objetivos
a conseguir, ya que sólo así se puede prever algo.

o Principios de planificación: estos consisten en:

o precisar las acciones que se van a llevar a cabo
o hacer costeable la instalación del control presupuestario
o dar flexibilidad a los presupuestos para poder tener un margen ante
posibles cambios impredecibles y sus consecuencias
o mantener una unidad en cuanto a un solo presupuesto y
coordinarse para aplicarlo
o confiar en la efectividad del control presupuestario
o participar de forma colectiva en la planificación y el control del
presupuesto
o cerrar la planificación antes de que el periodo del presupuesto
comience para tener oportunidad de cumplir con lo establecido
o modificar la contabilidad por áreas de trabajo para poder efectuar la
contabilidad general sin perder de vista los objetivos
o Principios de organización: debe haber un orden claro en la organización
empresarial y la comunicación debe ser precisa y por escrito en la medida
de lo posible
o Principios de dirección: la responsabilidad de cada uno debe ser asumida
y no salvaguardada por una persona con autoridad, mientras que la
coordinación es la base para que el control presupuestario funcione,
dando prioridad al interés general por encima del individual.
o Principios de control: concienciar sobre los costos y su influencia en la
empresa y establecer una serie de normas para conseguir respetar el
control presupuestario, así como reconocer los éxitos o los errores.

o ¿Te ha servido de ayuda?

¿QUÉ ES UN KPI Y PARA QUÉ SIRVE?

Los KPI o indicadores clave de desempeño son mediciones financieras o no
financieras que se utilizan para medir el grado de cumplimiento de los objetivos
previamente establecidos, generalmente están contenido en el plan estratégico de
la organización y reflejan su rendimiento en un periodo determinado; los KPIs se
emplean en diversas áreas de una empresa entre las que se puede mencionar
compras, ventas, logística y servicio y atención al cliente.

Los KPIs se utilizan para determinar el estado actual de un negocio y permiten

definir una línea de acción futura; expresan las variables a tomar en cuenta para
incrementar el desempeño favorable para conseguir el progreso, posicionamiento
y ganancias significativas de la empresa. El KPI mide las condiciones para el
rendimiento y el desempeño de manera clave.

Es ineludible tomarlos en cuenta para estudiar cómo se produce el trabajo de una

empresa y cómo influye en sus resultados, por lo que se debe definir el principal
objetivo de la compañía con anterioridad y expresarlo en cifras porcentuales.

Para ello se realiza la monitorización de actividad de negocio que consiste en

monitorear el comportamiento de los KPIs en tiempo real, esto permite medir
actividades complejas de valorar como la satisfacción que brinda un producto o
servicio, el compromiso de los empleados con una campaña o con las actividades
de empresa y los beneficios de desarrollos líderes.

BUENOS EJEMPLOS DE KPI

El KPI evalúa el rendimiento y cómo éste influye en la capitalización de

resultados positivos, un buen ejemplo de qué significa es una empresa de
reformas de pisos, que oferte cumplimiento en el plazo fijado para la entrega de
sus trabajos a sus clientes.

Es forzoso que se cuente con un experto que mida el rendimiento diario y cómo
el mismo puede influir con el plazo convenido para la entrega, a fin de ir
tomando las medidas más convenientes para asegurar el rendimiento adecuado.
Este inspector deberá informar los aspectos claves en cada etapa del trabajo.

Cada empresa tiene un sistema de producción y un servicio o productos distintos,

por lo que lo importante es saber qué es un KPI y tener la visión de cómo
identificarlo y medirlo adecuadamente, para poder cumplir de manera acertada
con una etapa básica del plan social del marketing.

¿CÓMO SE ELABORAN LOS KPIS?

Se pueden crear indicadores clave de desempeño para diferentes aspectos de la

actividad empresarial, siempre y cuando sean medibles, entre ellos tenemos:

 Indicadores económicos, permiten medir ingresos, costes, rentabilidad,

gastos, beneficios, etc.
 Indicadores financieros, permiten medir niveles de deuda, capacidad de
endeudamiento, liquidez, solvencia, payback, entre otros.
 Indicadores de producción permiten evaluar niveles de producción,
eficiencia de procesos, materiales utilizados en el proceso de producción,
etc.
 Indicadores de calidad, permiten medir porcentaje de defectos que se
presenta en el proceso de producción, nivel de calidad de los productos,
cantidad de fallas en equipos y procesos, interrupciones inesperadas o
forzadas, etc.
 Indicadores de logística, con ellos se puede medir cantidad de pedidos, de
entregas, stock, rotación de inventarios tiempos de entrega y tiempos de
reposición.
 Indicadores de atención y servicio, permiten medir tiempos medios de
atención personal o telefónica, pedidos sin atender, cantidad o porcentaje
de devoluciones, cantidad de reclamos, cantidad de clientes nuevos, etc.
Los KPIs deben medirse durante lapsos de tiempo previamente definidos y deben
estar asociados a unas unidades de medida específicas; es normal que en las
empresas cada una de las unidades medulares o departamentos creen sus propios
indicadores clave de desempeño en muchas empresas existen áreas o
departamento que se encañar de brindar apoyo especializado para este proceso.

Es importante considerar una serie de parámetros que deben fijarse para cada KPI
que se desea crear, entre ellos:

 Definición.
 Actividad que evalúa.
 Unidades de medida.
 Forma de medirlo – ratio.
 Periodicidad

¿CÓMO ELEGIR UN KPI?

Ahora ya que entendemos qué es un KPI, vamos a plantear una

serie  de preguntas que nos ayudarán a establecer con mayor

criterio qué KPI debemos escoger . En futuros post os daremos una herramienta
a modo de tabla Excel con una serie de KPI específicos que nos parecen los
más interesantes, si no queréis perdéroslos suscribiros al blog y los recibiréis
cómodamente cuando los subamos.

 ¿Qué metas y qué objetivos perseguimos? Debemos tener claros los

objetivos que persigue la empresa, ya que será un punto fundamental en
nuestra estrategia.
  ¿Influyen dichos KPI elegidos en las metas de la empresa? Una vez
elegidos los targets empresariales, habrá que ver si los KPI afectan a
dichos objetivos.
 ¿Son comparables? Estos KPI tendremos que compararlos con algo,
alguna referencia, alguna meta perseguida etc…
 ¿Nos servirán de ayuda para calcular el ROI? Calcular el retorno de
vuestra inversión ya veréis que no es tarea fácil, tened presente en los KPI
que estos puedan servirnos de ayuda para lograrlo.
 ¿Qué responsable de la empresa recibirá tus KPI? Otra parte
fundamental es saber a qué responsable de la empresa le vas a presentar
los resultados. En función del departamento al que nos dirijamos le
interesarán más unas métricas que otras.
 ¿Cada cuánto vamos a mostrar los avances? La supervisión debe ser en
la mayoría de los casos diaria, pero debemos saber que períodos
evaluaremos en nuestros informes finales que entregaremos a nuestros
superiores. Esto puede definir un poco más que tipo de KPI serán más
relevantes que otros.
 ¿Quiénes van a medir los KPI y con qué herramientas? Parece obvio
pero es fundamental saber qué nivel profesional y qué recursos tiene el
responsable de medirlos. No tiene sentido que diseñemos una tabla de KPI
dirigida a alguien que o bien no sabe qué está midiendo o no dispone de
los medios necesarios para hacerlo.
 ¿Qué personal tomará las acciones derivadas del resultado de los
KPI? Va un poco en la misma línea de la pregunta anterior. Dependiendo
de a quienes vayan dirigidos o qué responsable será el encargado de tomar
acciones, deberemos filtrar qué KPI podemos darles.

Estas son algunas preguntas que debemos hacernos para empezar a desarrollar
y crear KPI. Cada empresa, cada marca y cada objetivo perseguido tendrán unos
KPI totalmente diferentes, desde aquí pretendemos daros unas pequeñas
directrices para empezar a pensar cómo desarrollarlos.
¿POR QUÉ LOS KPI DEFINEN EL ÉXITO?

Definir adecuadamente dicha guía permitirá afinar detalles de cada paso y

alcanzar el éxito. Evidentemente se trata de un término técnico, que en la práctica
debe dársele sustento para usarlo de manera correcta y no perder la importancia
de su aplicación, dado que se usa con mucha frecuencia, pero muy poco se
comprende.

Los KPI o indicadores clave del rendimiento o del desempeño son herramientas
fundamentales del management y consultores del marketing, que son usadas para
la ejecución de una estrategia empresarial y para visualizar cómo se proyectará
en el futuro, desde el punto de vista de su rentabilidad.

Lo primero a tener claro, es que los KPI no miden resultados finales, sino cotejan
aspectos claves del proyecto que incidirán de forma directa en su éxito y que
permiten tomar acciones concretas en la empresa y generar condiciones más
favorables en sus métodos.

Esto nos indica que no todas las métricas con las que se mide el desempeño
deben ser tomadas como un KPI, ya que éstos son sólo los claves e
indispensables para obtener el éxito. Están íntimamente relacionados con los
factores claves del éxito, que permiten que las empresas se mantengan vigentes y
además progresen de manera permanente.

¿CÓMO UTILIZAN LOS KPI LAS COMPAÑ