MANUAL DE

EXCEL
INTERMEDIO
AVANZADO

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MANUAL DE EXCEL INTERMEDIO
AVANZADO

Contenido Página

Módulo 1: Trabajar con funciones 2

Módulo 2: Ordenar una Base de Datos 15

Módulo 3: Filtrar una Base de Datos 20

Módulo 4: Mejorar la Efectividad de un Libro 28

Módulo 5: Creación de libros utilizando plantillas 40

Módulo 6: Subtotales 43

Módulo 7: Gestión de Datos 54

Módulo 8: Importar y Exportar Datos 77

Módulo 9: Tablas Dinámicas 85

Módulo 10: Gráficos 92

Módulo 11: Formato Condicional 102

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Módulo 1: Trabajar con funciones

1. Funciones avanzadas
En Excel existe una gran cantidad de fórmulas para distintas temáticas, acá te mostramos algunas
de ellas
FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN

BUSCAR LOOKUP Busca valores de un rango de una columna o una fila

o desde una matriz.

BUSCARH HLOOKUP Busca en la primera fila de una tabla o matriz de

valores y devuelve el valor en la misma columna
desde una fila especificada.

BUSCARV VLOOKUP Busca un valor en la primera columna de la izquierda

de una tabla y luego devuelve un valor en la misma
fila desde una columna especificada. De forma
predeterminada, la tabla se ordena de forma
ascendente.

COINCIDIR MATCH Devuelve la posición relativa de un elemento en una

matriz, que coincide con un valor dado en un orden
especificado.

COLUMNA COLUMN Devuelve el número de columna de una referencia.

COLUMNAS COLUMNS Devuelve el número de columnas en una matriz o

referencia.

DESREF OFFSET Devuelve una referencia a un rango que es un

número especificado de filas y columnas de una
referencia dada.

DIRECCION ADDRESS Crea una referencia de celda en forma de texto una

vez especificados los números de fila y columna.

ELEGIR CHOOSE Elige un valor o una acción de una lista de valores a

partir de un número de índice.

FILA ROW Devuelve el número de fila de una referencia.

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FILAS ROWS Devuelve el número de filas de una referencia o
matriz.

FORMULATEXTO FORMULATEXT Devuelve una fórmula como una cadena.

HIPERVINCULO HYPERLINK Crea un acceso directo o salto que abre un

documento guardado en el disco duro, en un
servidor de red o en Internet.

IMPORTARDATOSDINAMICOS GETPIVOTDATA Extrae datos almacenados en una tabla dinámica.

INDICE INDEX Devuelve un valor o referencia de la celda en la

intersección de una fila y columna en particular, en
un rango especificado.

INDIRECTO INDIRECT Devuelve una referencia especificada por un valor de

texto.

BDCONTAR DCOUNT Cuenta las celdas que contienen números en el

campo (columna) de registros de la base de datos
que cumplen las condiciones especificadas.

BDCONTARA DCOUNTA Cuenta el número de celdas que no están en blanco

en el campo (columna) de los registros de la base de
datos que cumplen las condiciones especificadas.

BDDESVEST DSTDEV Calcula la desviación estándar basándose en una

muestra de las entradas seleccionadas de una base
de datos.

BDDESVESTP DSTDEVP Calcula la desviación estándar basándose en la

población total de las entradas seleccionadas de una
base de datos.

BDEXTRAER DGET Extrae de una base de datos un único registro que

coincide con las condiciones especificadas.

BDMAX DMAX Devuelve el número máximo en el campo (columna)

de registros de la base de datos que coinciden con
las condiciones especificadas.

BDMIN DMIN Devuelve el número menor del campo (columna) de

registros de la base de datos que coincide con las
condiciones especificadas.

BDPRODUCTO DPRODUCT Multiplica los valores del campo (columna) de

registros en la base de datos que coinciden con las
condiciones especificadas.

BDPROMEDIO DAVERAGE Obtiene el promedio de los valores de una columna,

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 lista o base de datos que cumplen las condiciones
especificadas.

BDSUMA DSUM Suma los números en el campo (columna) de los

registros que coinciden con las condiciones
especificadas.

BDVAR DVAR Calcula la varianza basándose en una muestra de las

entradas seleccionadas de una base de datos.

BDVARP DVARP Calcula la varianza basándose en la población total

de las entradas seleccionadas de una base de datos.

COEF.DE.CORREL CORREL Devuelve el coeficiente de correlación de dos

conjuntos de datos.

COEFICIENTE.R2 RSQ Devuelve el cuadrado del coeficiente del momento

de correlación del producto Pearson de los puntos
dados.

CONTARA COUNTA Cuenta el número de celdas no vacías de un rango.

COVARIANCE.P COVARIANCE.P Devuelve la covarianza de población, el promedio de

los productos de las desviaciones para cada pareja de
puntos de datos en dos conjuntos de datos.

COVARIANZA.M COVARIANCE.S Devuelve la covarianza, el promedio de los productos

de las desviaciones para cada pareja de puntos de
datos en dos conjuntos de datos.

DESVEST.M STDEV.S Calcula la desviación estándar en función de una

muestra (omite los valores lógicos y el texto).

DESVEST.P STDEV.P Calcula la desviación estándar en función de la

población total proporcionada como argumentos
(omite los valores lógicos y el texto).

DESVESTA STDEVA Calcula la desviación estándar de una muestra,

incluyendo valores lógicos y texto. Los valores lógicos
y el texto con valor FALSO tienen valor asignado 0,
los que presentan valor VERDADERO tienen valor 1.

DISTR.CHICUAD CHISQ.DIST Devuelve la probabilidad de cola izquierda de la

distribución Xi cuadrado.

ESTIMACION.LINEAL LINEST Devuelve estadísticas que describen una tendencia

lineal que coindice con puntos de datos conocidos,
mediante una línea recta usando el método de los
mínimos cuadrados.

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 FRECUENCIA FREQUENCY Calcula la frecuencia con la que ocurre un valor
dentro de un rango de valores y devuelve una matriz
vertical de números.

K.ESIMO.MAYOR LARGE Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de

datos. Por ejemplo, el trigésimo número más grande.

K.ESIMO.MENOR SMALL Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de

datos. Por ejemplo, el trigésimo número menor.

MEDIA.GEOM GEOMEAN Devuelve la media geométrica de una matriz o rango

de datos numéricos positivos.

MEDIANA MEDIAN Devuelve la mediana o el número central de un

conjunto de números.

PROBABILIDAD PROB Devuelve la probabilidad de que los valores de un

rango se encuentren entre dos límites o sean iguales
a un límite inferior.

PROMEDIOA AVERAGEA Devuelve el promedio (media aritmética) de los

argumentos; 0 evalúa el texto como FALSO; 1 como
VERDADERO. Los argumentos pueden ser números,
nombres, matrices o referencias.

PRONOSTICO.LINEAL FORECAST.LINEAR Calcula o predice un valor futuro en una tendencia

lineal usando valores existentes.

PRUEBA.CHICUAD CHISQ.TEST Devuelve la prueba de independencia: el valor de

distribución Xi cuadrado para la estadística y los
grados adecuados de libertad.

TENDENCIA TREND Devuelve números en una tendencia lineal que

coincide con puntos de datos conocidos, usando el
método de los mínimos cuadrados.

2. Funciones condicionales y lógicas

El programa de hojas de cálculo Excel  tiene una gran cantidad de fórmulas y funciones, en este
artículo en concreto vas a conocer las funciones condicionales del mismo, que se encuadran en
las funciones lógicas del programa.

Estas funciones se caracterizan por que contienen una condición a través de la cual según se

cumpla o deje de cumplirse establecerás la obtención de un resultado.
Como es más fácil hacerlo que decirlo vamos a ver ejemplos prácticos de diferentes funciones
condicionales en Excel.
En concreto:
 Función SI
 Función SUMAR.SI
 Función SUMAR SI CONJUNTO

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Para otras funciones lógicas ver: Aprende en profundidad las funciones lógicas.

Función SI

Esta es la sintaxis general de la función:

=SI(condición lógica; “Valor verdadero”; “Valor falso”)

Piensa en el siguiente ejemplo: Tienes una hoja electrónica donde se reflejan las notas de unos
alumnos, en donde quieres saber si el resultado de cada alumno es aprobado o suspenso.

Con la función lógica SI, puedes escribir una fórmula en la que indiques los siguiente: si la nota es
menor de 5 te devuelva el valor Suspenso, y en caso contrario Aprobado.

La función que necesitas es:

=SI(A6< 5;" Suspenso ";" Aprobado ")

Ver imagen SUMAR.SI ampliada.

Función SUMAR.SI

Entes caso la sintaxis es:

SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

Escribe en una hoja de cálculo Excel en blanco los siguientes datos: En la columna A tienes los
nombres de una serie de personas: Rosa, Juan, Rosa, Paco, Juan y Rosa.

En la columna B las cantidades que por ejemplo han aportado a las fiestas del colegio: 5, 4, 6, 3, 5,
1.

A                       B
Rosa                  5
Juan                   4       
Rosa                  6
Paco                  3
Juan                   5
Rosa                  1

Varias personas han realizado aportaciones más de una vez, para saber cuánto ha aportado Rosa,
tienes que usar la siguiente fórmula:

=SUMAR.SI(A1:A6;A1;B1:B6)

En total Rosa ha aportado 12 dólares.

¿Puedes calcular con la función SUMAR.SI cuanto ha aportado Juan?

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Solución: 9 dólares

Función SUMAR SI CONJUNTO

En este caso vas a suponer que tienes una hoja de cálculo Excel en donde en la columna A esta la
lista de los vendedores de una tienda de electrodomésticos, en la columna B la lista de productos
vendidos y en la columna C el importe de cada venta.

Y quieres conocer el importe acumulado vendido de un determinado artículo de un    vendedor en

particular.

En concreto quieres saber el importe que ha vendido Rosa en Secadores.

A                       B                           C

Rosa            Secador                      50
Juan             Plancha                      40      
Rosa            Secador                      50
Paco            Cafetera                      30
Juan             Exprimidor                  10
Rosa            Plancha                      40

Pues bien para conocer el importe en dólares de secadores que ha vendido Rosa empleas la
función SUMAR.SI.CONJUNTO de la siguiente manera:

 =SUMAR.SI.CONJUNTO(C2:C7;A2:A7;A2;B2:B7;B2)

Tip: Estos ejemplos son sencillos para aprender, por ello el número de datos no es elevado, pero
imagina la de trabajo que ahorras con extensas hojas de cálculo llenas de datos.

Las funciones lógicas en Excel se utilizan en la toma de decisiones. Nos permiten evaluar el
cumplimiento de una condición, y en base al resultado, decidiremos si se debe ejecutar una
determinada acción.

Encuentra el detalle y ejemplos de cada función haciendo clic sobre su nombre.

FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN

FALSO FALSE Devuelve el valor lógico FALSO.

NO NOT Cambia FALSO por VERDADERO y VERDADERO por FALSO.

O OR Comprueba si alguno de los argumentos es VERDADERO y

devuelve VERDADERO o FALSO. Devuelve FALSO si todos los
argumentos son FALSO.

SI IF Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se

evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO.

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 SI.ERROR IFERROR Devuelve un valor si la expresión es un error y otro valor si no lo
es.

SI.ND IFNA Devuelve el valor que especificas, si la expresión se convierte en

&N/A. De lo contrario, devuelve el resultado de la expresión.

VERDADERO TRUE Devuelve el valor lógico VERDADERO.

XO XOR Devuelve una “Exclusive Or” lógica de todos los argumentos.

Y AND Comprueba si todos los argumentos son VERDADEROS y

devuelve VERDADERO o FALSO. Devuelve FALSO si alguno de los
argumentos es FALSO.

3. Uso de funciones anidadas

Excel nos permite crear fórmulas que contienen varias funciones, y la manera de hacerlo es
utilizando una función como el argumento de la otra. A este uso de las funciones se le conoce
como anidación y en esta ocasión te mostraré su uso y beneficios.

Lo mejor será hacer algunos ejemplos para comprender el concepto de anidación. En esta hoja
tenemos una lista de nombres de alumnos con sus calificaciones para algunas asignaturas. Lo que
necesitamos hacer para cada uno de ellos es obtener el promedio de las tres calificaciones y
redondear el resultado.

En la celda E2 ingresaré la siguiente fórmula para obtener el promedio del primer alumno:

=PROMEDIO(B2:D2)

En seguida copiaré la fórmula hacia abajo para obtener el promedio de todos los alumnos y el
resultado lo puedes observar en la siguiente imagen:

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Para redondear los resultados, ingresaré la función REDONDEAR en la celda G2 de la siguiente
manera:

=REDONDEAR(F2, 0)

La función REDONDEAR hará un redondeo hacia arriba para aquellos números que tengan un
decimal mayor o igual a 5 y hará un redondeo hacia abajo para cualquier decimal menor a 5. Al
ingresar la fórmula y copiarla hacia abajo obtendremos el siguiente resultado:

La columna G tiene el resultado que estamos buscando, pero hemos utilizado dos fórmulas para
llegar hasta aquí. Sin embargo, es posible utilizar la anidación de funciones para tener una sola
fórmula que realice el mismo cálculo.

Observa que la fórmula de la celda G2 hacer referencia al valor contenido en la celda F2, que a su
vez contiene otra fórmula que está encargada de obtener el promedio. Así que, en lugar de que la
función REDONDEAR haga referencia a la celda F2, podemos reemplazar dicha referencia con la
fórmula contenida en esa otra celda de la siguiente manera:

=REDONDEAR(PROMEDIO(B2:D2), 0)

Cuando tenemos una fórmula con funciones anidadas, Excel comenzará a calcular aquellas
funciones que tengan un nivel mayor de anidación. En este caso, la función PROMEDIO está dentro
de la función REDONDEAR y por lo tanto tiene un mayor nivel de anidación y será el primer cálculo
que realizará Excel.

Se obtendrá el promedio del rango B2:D2 y posteriormente se utilizará dicho valor para que la
función REDONDEAR haga el redondeo correspondiente. Ingresaré la fórmula anterior en la celda
H2 y obtendremos el siguiente resultado:

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La diferencia entre los resultados de la columna G y la columna H es que para obtener el resultado
de la columna G se han utilizado dos fórmulas mientras que la columna H utiliza una sola fórmula
para obtener el mismo resultado.

La ventaja de utilizar la anidación de funciones es que evitaremos utilizar varias celdas y varias
fórmulas para llegar al resultado final.

Múltiples funciones en una misma celda

En la siguiente imagen puedes observar un rango con nombres y números telefónicos a los cuales
queremos dar formato.

Nuestro objetivo es insertar un guion medio después de los primeros tres dígitos del número
telefónico. Un método para hacerlo es comenzar extrayendo esos primeros tres dígitos con
la función IZQUIERDA:

=IZQUIERDA(B2, 3)

Ingresaré esta fórmula en la celda D2 y la copiaré hacia abajo para extraer los tres dígitos de la
izquierda de cada número:

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Ya que todos los números telefónicos de la columna B tienen la misma cantidad de dígitos,
podemos utilizar la función DERECHA para extraer los cuatro dígitos del final con la siguiente
fórmula:

=DERECHA(B2, 4)

Al ingresar la fórmula anterior y copiarla hacia abajo, obtendremos el siguiente resultado:

Con las fórmulas anteriores hemos obtenido las dos partes que nos interesan de cada número
telefónico y solo nos resta concatenarlas con el guion medio para tener el formato requerido. Para
lograr ese objetivo, utilizaré la función CONTCATENAR de la siguiente manera:

=CONCATENAR(D2, "-", E2)

Esta fórmula nos permite concatenar cada una de las partes extraídas colocando el guion medio
entre ellas. En la siguiente imagen puedes ver el resultado de esta fórmula:

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Hemos logrado nuestro objetivo, pero en esta ocasión hemos utilizado tres fórmulas lo cual
podríamos evitar utilizando la anidación de funciones. Observa que la función CONCATENAR hace
referencia a las celdas D2 y E2 que a su vez contienen otra fórmula.

Podemos reemplazar las referencias a las celdas D2 y E2 con las fórmulas indicadas en dichas
celdas y tendremos una fórmula como la siguiente:

=CONCATENAR(IZQUIERDA(B2, 3), "-", DERECHA(B2, 4))

El primer argumento de la función CONCATENAR es la función IZQUIERDA, el segundo argumento

es el guion medio y el tercer argumento es la función DERECHA. Con esta única fórmula
lograremos el mismo resultado que con las tres fórmulas anteriores.

Errores comunes con funciones anidadas

Es común que al ingresar funciones dentro de otras funciones lleguemos a confundirnos con los
paréntesis y eso podría ocasionar algún error con los argumentos requeridos de cada función.

Una manera de facilitar la edición de este tipo de fórmulas es utilizar el cuadro de

diálogo Argumentos de función que podemos abrir al pulsar el botón Insertar función que se
muestran en la barra de fórmulas.

Si seleccionamos alguna de las celdas que contiene las funciones anidadas y pulsamos el
botón Insertar función, se mostrará el siguiente cuadro de diálogo.

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 De esta manera puedes observar claramente cada uno de los argumentos de la función
CONCATENAR y puedes realizar los cambios necesarios y evitar algún error con los argumentos de
las funciones.

Límites de las funciones anidadas

Por último, debo decirte que, en versiones muy antiguas de Excel, solo se permitía anidar 7
funciones, pero a partir de Excel 2007, podemos anidar hasta 64 funciones en una misma celda.

Es evidente que entre mayor sea el número de funciones anidadas, mayor será la posibilidad de
cometer algún error con los argumentos de las funciones involucradas, pero solo deberás prestar
mayor atención a ese tipo de fórmulas y tener mucho cuidado al momento de editarlas.

Es importante que te familiarices con el uso de las funciones anidadas porque es algo que se utiliza
ampliamente en las fórmulas de Excel y será un paso más en el camino para convertirte en un
usuario experto.

4. Funciones de fecha y hora

Las funciones de fecha y hora en Excel son utilizadas para buscar fechas específicas, para conocer
la hora actual, para encontrar la diferencia en días laborales entre dos fechas y muchas cosas más
que serán de gran utilidad al momento de estar trabajando con este tipo de datos.

Encuentra el detalle y ejemplos de cada función haciendo clic sobre su nombre.

FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN

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AHORA NOW Devuelve la fecha y hora
actuales con formato de
fecha y hora.

AÑO YEAR Devuelve el año, un número

entero en el rango 1900-
9999.

DIA DAY Devuelve el día del mes (un

número de 1 a 31).

DIA.LAB WORKDAY Devuelve el número de serie

de la fecha antes o después
de un número especificado
de días laborables.

DIA.LAB.INTL WORKDAY.INTL Devuelve el número de serie

de la fecha anterior o
posterior a un número
especificado de días
laborables con parámetros de
fin se semana personalizados.

DIAS DAYS Devuelve la cantidad de días

entre las dos fechas.

DIAS.LAB NETWORKDAYS Devuelve el número total de

días laborables entre dos
fechas.

DIAS.LAB.INTL NETWORKDAYS.INTL Devuelve el número de días

laborables completos entre
dos fechas con parámetros de
fin de semana
personalizados.

DIAS360 DAYS360 Calcula el número de días

entre dos fechas basándose
en un año de 360 días (doce
meses de 30 días).

DIASEM WEEKDAY Devuelve un número de 1 a 7

que identifica el día de la
semana.

FECHA DATE Devuelve el número que

representa la fecha en código
de fecha y hora de Microsoft
Excel.

FECHA.MES EDATE Devuelve el número de serie

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 de la fecha que es el número
indicado de meses antes o
después de la fecha inicial.

FECHANUMERO DATEVALUE Convierte una fecha en forma

de texto en un número que
representa la fecha en código
de fecha y hora de Microsoft
Excel.

FIN.MES EOMONTH Devuelve el número de serie

del último día del mes antes o
después del número
especificado de meses.

FRAC.AÑO YEARFRAC Devuelve la fracción del año

que representa el número de
días completos entre la
fecha_inicial y la fecha_fin.

HORA HOUR Devuelve la hora como un

número de 0 (12:00 a.m.) a
23 (11:00 p.m.).

HORANUMERO TIMEVALUE Convierte una hora de texto

en un número de serie de
Excel para una hora, un
número de 0 (12:00:00 a.m.)
a 0.999988426 (11:59:59
p.m.). Da formato al número
con un formato de hora
después de introducir la
fórmula.

HOY TODAY Devuelve la fecha actual con

formato de fecha.

ISO.NUM.DE.SEMANA ISOWEEKNUM Devuelve el número de

semana ISO del año para una
fecha determinada.

MES MONTH Devuelve el mes, un número

entero de 1 (enero) a 12
(diciembre).

MINUTO MINUTE Devuelve el minuto, un

número de 0 a 59.

NSHORA TIME Convierte horas, minutos y

segundos dados como
números en un número de

16
 serie de Excel, con formato
de hora.

NUM.DE.SEMANA WEEKNUM Devuelve el número de

semanas en el año.

SEGUNDO SECOND Devuelve el segundo, un

número de 0 a 59.

Módulo 2: Ordenar una Base de Datos

1. Ordenar planilla de datos por criterios

Cada encabezado de columna de una tabla en Excel tiene un botón de flecha en su extremo
derecho el cual es conocido como el botón de filtro y cuando hacemos clic sobre él se muestran
diferentes opciones para ordenar y filtrar datos en Excel.
Ordenar una tabla en Excel
Al pulsar el botón de filtro en el encabezado de una columna veremos algunas opciones de
ordenación de datos. Al aplicar un criterio de ordenación a una tabla de Excel las filas se
reorganizarán de acuerdo al contenido de la columna por la cual estamos ordenando. Si la
columna contiene datos de tipo texto, entonces podremos ordenar los valores de A a Z
(alfabéticamente) o de Z a A.

Por el contrario, si la columna contiene datos numéricos, entonces podremos ordenar de menor a
mayor o también podremos hacerlo de mayor a menor. En el caso de que tengamos fechas
podremos ordenar de más antiguo a más reciente o viceversa.
Otra opción de ordenación que nos da Excel es la de ordenar por color y eso hará que las celdas se
ordenen de acuerdo al color de fondo de las celdas. Esta opción es relevante solamente cuando

17
 hemos aplicado algún formato condicional a las celdas para modificar su color de fondo o el color
de la fuente.
Múltiples criterios de ordenación
Es posible ordenar una tabla indicando diferentes criterios de ordenación. Por ejemplo, es posible
ordenar los datos primero por fecha, después por país y posteriormente por región. Para lograr
este tipo de ordenación haremos uso del comando Inicio > Ordenar y filtrar > Orden personalizado
lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

La parte superior del cuadro de diálogo Ordenar contiene botones que nos permiten establecer
múltiples niveles de ordenación. A continuación explico cada uno de esos botones:
Agregar nivel: Nos permite agregar un nuevo nivel de ordenación.
Eliminar nivel: Si ya no deseamos que se aplique un criterio de ordenación podemos eliminarlo de
la lista.
Copiar nivel: Hace una copia del nivel seleccionado.
Flechas arriba y abajo: Nos permiten mover los niveles de ordenación hacia arriba o hacia abajo
para establecer un orden preferido.
Opciones: Con este botón podemos indicar si la ordenación de datos va a distinguir entre
mayúsculas y minúsculas.
La ordenación de los datos se hará comenzando por el nivel superior y hacia abajo tomando en
cuenta tanto la columna como el criterio de ordenación especificado en cada nivel.

2. Ordenas planilla de datos por colores y otros formatos

Si la tabla o rango de celdas con el que estás trabajando contiene algún tipo de formato especial
(ya sea manual o condicional, como puede ser el color de la celda o el color de la fuente), puedes
ordenar datos por colores u otros formatos.
Otro tipo de ordenación es el que emplea una lista personalizada, según un orden definido por el
usuario. Imagina que tienes una columna con los valores Alto, Medio y Bajo. ¿Cómo podrías
ordenar la tabla para que Alto aparezca en primer lugar, Medio en segundo lugar y Bajo en último
lugar? Una ordenación “normal” ordenaría la palabra Bajo en segundo lugar.

Ordenar según el color o un conjunto de iconos

Como vas a ver, no sólo puedes ordenar una lista de datos por el valor que contienen las celdas.
También lo puedes hacer por el formato que le hayas dado, de forma manual o condicionalmente:
Selecciona la columna en la tabla o rango por la que quieras ordenar las celdas o haz clic en alguna
celda.
Haz clic en el botón Ordenar, situado en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos. Se mostrará
el cuadro de diálogo Ordenar.

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En Columna, de ese cuadro de diálogo, selecciona la columna por la que vas a ordenar.
En Ordenar según, selecciona el tipo de ordenación que necesites:
Color de celda, para ordenar por el color de fondo de la celda.
Color de fuente para ordenar por el color de la letra.
Conjunto de iconos, si quieres ordenar los datos según un conjunto de iconos.
En Criterio de ordenación, haz clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación,
dependiendo del tipo de formato, selecciona un color de celda, un color de fuente o un icono de
celda.
En la parte derecha, selecciona la forma en la que quieres ordenar siguiendo una de estas
opciones:
En la parte superior, para mover el color de la celda, el color de la fuente o el conjunto de iconos a
la parte de arriba.
En la parte inferior, para mover el criterio seleccionado a la parte de debajo de los datos.
Si quieres ordenar la tabla o rango por más criterios, pulsa el botón Agregar nivel y repite los
pasos anteriores.

En mi opinión no es una forma de ordenar que sirva de mucho. La única utilidad que le encuentro
es que se pueden agrupar los datos con el mismo formato.
Ordenar según una lista personalizada

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 En algunas ocasiones el orden alfabético o de mayor a menor no te servirá de mucho y preferirás
crear tus propios criterios de ordenación. Estos criterios se crean a través de listas personalizadas.
Además de tus propios criterios, Excel cuenta con varias listas ya predefinidas, como los nombres
de los días de la semana o los meses del año.
Para ordenar un rango o tabla por una lista personalizada, sigue los siguientes pasos:
Selecciona una celda de la tabla o rango que vayas a ordenar.
Haz clic en el botón Ordenar de la ficha Datos. Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar.
En cuadro Columna, selecciona la columna por la que quieres ordenar los datos.
En Ordenar selecciona Lista personalizada. Se mostrará el cuadro de diálogo Listas
personalizadas.
Selecciona la lista que quieras. Desde este cuadro puedes crear tu propia lista
seleccionando NUEVA LISTA y escribiendo cada valor en una fila del cuadro de la derecha (o en la
misma fila, separados por comas, según la versión de Excel que utilices). Para finalizar pulsa
en Aceptar.
Acepta los cuadros de diálogo que tengas abiertos.

Como has visto, Excel te ofrece formas especiales de ordenar para lograr cumplir la mayoría de
necesidades de todos los tipos de usuarios.
Este tipo de ordenaciones no son muy habituales pero complementan perfectamente a las formas
“normales” de ordenar.

3. Ordenas planilla de datos por múltiples criterios

Al igual que en la publicación anterior, antes de realizar el ordenamiento te sugiero seleccionar

todos los datos a ordenar. La manera más fácil de hacerlo es haciendo clic en alguna de las celdas
de la tabla de datos y oprimiendo la combinación de teclas CTRL+E.
Cómo ordenar por varias columnas en Excel
Una vez seleccionada la información debes ir a la ficha Datos y hacer clic en el comando Ordenar.

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Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar que de manera predeterminada muestra el primer nivel
de ordenamiento. Cada nivel permite especificar la columna por la que se desea ordenar así como
el criterio de ordenación el cual puede ser ascendente (A a Z) o descendente (Z a A).

Antes de seguir, debo mencionar que éste mismo cuadro de diálogo lo podemos abrir desde la
ficha Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Orden personalizado. El hecho de que esta opción se
llame orden personalizado nos da la clara idea de que podremos ordenar los datos de acuerdo a
nuestra necesidad utilizando múltiples columnas.
Para agregar un nuevo nivel de ordenamiento debemos hacer clic en el botón Agregar nivel
cuantas veces sea necesario y especificar la columna por la que deseamos ordenar los datos.

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 Después de haber especificado todos los niveles necesarios deberás hacer clic en el botón Aceptar
para aplicar el nuevo ordenamiento en los datos.

Módulo 3: Filtrar una Base de Datos

1. Uso de autofiltro
Cada encabezado de columna de una tabla en Excel tiene un botón de flecha en su extremo
derecho el cual es conocido como el botón de filtro y cuando hacemos clic sobre él se muestran
diferentes opciones para ordenar y filtrar datos en Excel.
Ordenar una tabla en Excel
Al pulsar el botón de filtro en el encabezado de una columna veremos algunas opciones de
ordenación de datos. Al aplicar un criterio de ordenación a una tabla de Excel las filas se
reorganizarán de acuerdo al contenido de la columna por la cual estamos ordenando. Si la
columna contiene datos de tipo texto, entonces podremos ordenar los valores de A a Z
(alfabéticamente) o de Z a A.

Por el contrario, si la columna contiene datos numéricos, entonces podremos ordenar de menor a
mayor o también podremos hacerlo de mayor a menor. En el caso de que tengamos fechas
podremos ordenar de más antiguo a más reciente o viceversa.
Otra opción de ordenación que nos da Excel es la de ordenar por color y eso hará que las celdas se
ordenen de acuerdo al color de fondo de las celdas. Esta opción es relevante solamente cuando

22
hemos aplicado algún formato condicional a las celdas para modificar su color de fondo o el color
de la fuente.
Múltiples criterios de ordenación
Es posible ordenar una tabla indicando diferentes criterios de ordenación. Por ejemplo, es posible
ordenar los datos primero por fecha, después por país y posteriormente por región. Para lograr
este tipo de ordenación haremos uso del comando Inicio > Ordenar y filtrar > Orden personalizado
lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

La parte superior del cuadro de diálogo Ordenar contiene botones que nos permiten establecer
múltiples niveles de ordenación. A continuación explico cada uno de esos botones:
Agregar nivel: Nos permite agregar un nuevo nivel de ordenación.
Eliminar nivel: Si ya no deseamos que se aplique un criterio de ordenación podemos eliminarlo de
la lista.
Copiar nivel: Hace una copia del nivel seleccionado.
Flechas arriba y abajo: Nos permiten mover los niveles de ordenación hacia arriba o hacia abajo
para establecer un orden preferido.
Opciones: Con este botón podemos indicar si la ordenación de datos va a distinguir entre
mayúsculas y minúsculas.
La ordenación de los datos se hará comenzando por el nivel superior y hacia abajo tomando en
cuenta tanto la columna como el criterio de ordenación especificado en cada nivel.
Filtrar datos en una tabla de Excel
Cuando hablamos de filtrar datos en una tabla de Excel nos referimos a desplegar solamente
aquellas filas que cumplen con los criterios especificados. Los datos de la tabla no son eliminados
ni alterados sino que solamente se ocultan a la vista. Las opciones de filtrado se muestran también
al pulsar el botón de flecha que se encuentra al lado de los encabezados de columna.

23
En la imagen anterior observamos las opciones de filtrado que Excel provee cuando la columna
tiene datos de tipo texto. La opción Filtros de texto muestra varias opciones a elegir como Es igual
a, Comienza por, Contiene, etc. Cualquiera de estas opciones mostrará el cuadro de
diálogo Autofiltro personalizado que nos permitirá indicar el detalle del filtro que deseamos
aplicar.

En este cuadro de diálogo podemos especificar dos condiciones para una misma columna y elegir
si deseamos que se cumplan ambas o solamente una de ellas. Al hacer clic en el botón Aceptar se
aplicará el filtro a los datos.
En la parte inferior del menú de filtrado observamos una lista de los valores únicos de la columna y
cada opción tiene a su lado una caja de selección que podemos marcar o desmarcar indicando si
deseamos ver u ocultar aquellas filas que contienen dicho valor. Si la lista tiene tantos valores
únicos que se nos dificulta encontrar la opción que necesitamos, entonces podemos utilizar el
cuadro de búsqueda de manera que podamos encontrar los valores adecuados y seleccionarlos.
Filtros de números y fecha
En la sección anterior revisamos los Filtros de texto que provee Excel, pero las opciones que se
muestran cuando el tipo de datos es un número o una fecha serán diferentes. Por ejemplo, en la
siguiente imagen puedes observar las opciones de Filtros de fecha.

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Excel reconoce el tipo de dato contenido en una columna y muestra los criterios de filtrado
correspondientes. En la siguiente imagen puedes observar las opciones de Filtros de número:

Algunas de las opciones de filtros mostrarán el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado para

permitirnos indicar el detalle del criterio de filtrado a aplicar, pero otras opciones como el filtro de
fecha Hoy se aplicará de inmediato sobre los datos. Lo mismo sucederá con el filtro de
número Diez mejores que no necesita de ningún parámetro adicional y se aplicará de inmediato
sobre la columna.
Quitar el filtro de una tabla

25
Una vez que hemos aplicado un filtro en una columna, el icono del botón de filtro cambiará su
apariencia para indicarnos que dicha columna tiene un filtro aplicado. Para quitar un filtro de una
tabla de Excel tenemos dos opciones:
Hacer clic sobre el botón de filtro y seleccionar la opción Borrar filtro de y se eliminará el filtro de
dicha columna.
Si queremos borrar con un solo clic todos los filtros aplicados a una tabla entonces debemos ir a
Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Borrar.

Una vez eliminado, la apariencia del botón de filtro se volverá a mostrar como una flecha hacia
abajo.
Filtrar por segmentación de datos
Excel 2013 nos permite filtrar datos de una tabla utilizando la segmentación de datos. Este método
no es muy utilizado porque requiere de espacio adicional en pantalla pero es importante que
conozcas su uso en caso de que llegues a encontrar una tabla con este tipo de funcionalidad.  Para
agregar la segmentación de datos debemos seleccionar una celda de la tabla e ir a Herramientas
de tabla > Diseño > Herramientas > Insertar segmentación de datos. Se mostrará un cuadro de
diálogo con las columnas de nuestra tabla:

En este ejemplo he seleccionado la columna País y al pulsar el botón Aceptar se insertará en la

hoja de Excel un panel con las opciones de segmentación de datos para la columna previamente
seleccionada:

26
 Al hacer clic en cualquiera de las opciones del panel se aplicará el filtro correspondiente sobre la
tabla. Para seleccionar varias opciones del panel debemos mantener pulsada la tecla Ctrl mientras
hacemos clic con el ratón sobre ellas. Para remover el filtro de una columna debemos pulsar el
botón que aparece en la esquina superior derecha del panel de segmentación de datos
correspondiente.
De esta manera podemos agregar tantos paneles como columnas tengamos en nuestra tabla y
aplicar filtros sobre los datos con solo un clic. Una ventaja de utilizar la segmentación de datos es
que tendemos una ayuda visual para conocer rápidamente  los filtros que están siendo aplicados a
la tabla. Para eliminar los paneles de segmentación de datos debes hacer clic sobre su borde y
pulsar la tecla Suprimir o hacer clic derecho sobre el panel y seleccionar la opción Quitar.

2. Uso de filtro avanzado

En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los
criterios que deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro
avanzado y en esta ocasión te mostraré cómo utilizarlo.
Supongamos la siguiente tabla de datos.

Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de celdas de la misma
hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de Finanzas.

27
Para este ejemplo coloqué los criterios por arriba de la tabla de datos aunque realmente su
ubicación no es de importancia.
Aplicar un filtro avanzado a los datos
Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y posteriormente ir
a la ficha Datos y pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el grupo  Ordenar y filtrar. Se
mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado.

28
Observa cómo en el cuadro de texto para Rango de criterios he seleccionado el rango que contiene
las condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente resta pulsar el botón Aceptar para
aplicar el filtro.

El resultado es precisamente lo que necesito, así que el filtrado avanzado ha sido exitoso. Pero
ahora tengo un desafío mayor ¿Cómo podría hacer para especificar condiciones para una segunda
columna? Supongamos que deseo filtrar la información de las personas que tienen apellido
Hernández y que además pertenecen al departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos
criterios debo agregar dichas condiciones en otra celda.

Observa cómo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son los mismos
datos, pero el Rango de criterios ahora abarca también las celdas que contienen el criterio para el
Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicará el filtro avanzado adecuadamente.

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De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora solamente he
especificado una sola condición por columna,  pero ahora deseo agregar a los resultados del filtro
la información del departamento de Informática. Para ello solamente agregaré una fila adicional al
rango de criterios de la siguiente manera.

Al aceptar los cambios Excel filtrará la información de los empleados de Finanzas con apellido
Hernández y además mostrará la información de los empleados del departamento de Informática
sin importar el apellido que tengan.

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 Como podrás observar, es factible especificar una condición por cada fila del rango de criterios. De
esta manera puedes crear un filtro avanzado en Excel.

Módulo 4: Mejorar la Efectividad de un Libro

1. Trabajar con comentarios

Los comentarios en celdas de Excel nos permiten agregar notas textuales que serán de ayuda a
cualquier persona que consulte nuestro libro de trabajo. Realmente es muy fácil agregar un
comentario en Excel pero hoy te mostraré algunos trucos especiales para trabajar con ellos.
Cambiar el tipo de fuente predeterminado
Todos los comentarios en celdas de Excel aparecen de manera predeterminada con un mismo tipo
de fuente. Para cambiar el tipo de fuente predeterminado de los comentarios es necesario hacer
una modificación directamente en Windows. Abre el Panel de Control > Apariencia y
personalización > Cambiar colores de transparencia de ventanas > Configuración avanzada de la
apariencia. Se mostrará el cuadro de diálogo Color y apariencia de las ventanas:

31
Dentro de la lista Elemento selecciona la opción Información sobre herramientas y elige el tipo de
fuente que deseas aplicar a los comentarios de Excel. También puedes cambiar el color de fondo
de los comentarios que es la opción marcada como Color1. Con las configuraciones anteriores mis
comentarios en Excel quedan de la siguiente manera:

Con las modificaciones realizadas todos los nuevos comentarios insertados tendrán la nueva
fuente y color de fondo. Por el contrario, si solo deseas cambiar la fuente y color de un solo
comentario debes hacer clic derecho sobre el borde y seleccionar la opción Formato de
comentario:

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Se mostrará el cuadro de diálogo Formato de comentario y podrás cambiar el tipo de fuente y su
tamaño desde la sección Fuente y para cambiar el color de fondo deberás ir a la sección Colores y
líneas.
Cambiar el nombre de usuario del comentario
Todos los comentarios en celdas de Excel se insertan precedidos por el nombre del usuario que
está realizando el comentario. Si deseas modificar este nombre debes ir a la ficha Archivo >
Opciones > General y deberás editar el campo Nombre de usuario:

Es importante mencionar que este cambio afectará la configuración de Nombre de usuario para

todas las aplicaciones de Office.
Cambiar la forma del comentario
Los comentarios en celdas de Excel son siempre mostrados en un recuadro, pero es posible
cambiar esta forma siguiente dos pasos. El primer paso es agregar el comando Cambiar forma a la
barra de herramientas de acceso rápido. Si no sabes cómo agregar un nuevo comando a la barra
de herramientas consulta el artículo Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.

33
Una vez que agregues el comando Cambiar forma debemos editar el comentario y aplicar la nueva
forma que deseamos. Observa la siguiente animación donde muestro como hacer este cambio:

Copiar los comentarios a otras celdas

Si necesitas copiar los comentarios a otras celdas puedes utilizar la función de Pegado especial de
Excel. El primer paso es seleccionar el rango de celdas que contiene los comentarios que deseas
copiar y al momento de copiarlos selecciona la opción Pegado especial del botón Pegar en la ficha
Inicio:

Agregar una imagen a un comentario

Como sabemos, los comentarios en celdas de Excel solo aceptan texto, pero es posible desplegar
una imagen dentro del comentario. Ya que esta técnica implica colocar una imagen como el
“fondo” del comentario, es muy recomendable eliminar todo el texto antes de empezar.
Una vez que tenemos un comentario sin texto, debes hacer clic derecho sobre el borde del
comentario y seleccionar la opción Formato de comentario. Dentro de la sección Colores y
líneas abre la lista de color de relleno y selecciona la opción Efectos de relleno.

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 Se mostrará un nuevo cuadro de diálogo que tendrá una sección llamada Imagen donde podrás
seleccionar cualquier archivo de imagen que se encuentre en tu equipo. Al aceptar los cambios
tendremos un comentario con una imagen de fondo:

2. Acceder a recursos externos utilizando hipervínculos

Un hipervínculo es un elemento dentro de un documento electrónico que hace referencia a otro
documento o a un punto específico dentro del mismo documento. Los hipervínculos en Excel nos
permiten crear enlaces entre las hojas de un libro o enlaces a otros libros de Excel u otros
documentos. También es posible crear hipervínculos a páginas Web que abrirán automáticamente
el navegador de Internet con la dirección electrónica especificada.
Tipos de hipervínculos en Excel
Antes de pasar a los ejemplos de creación de hipervínculos en Excel es conveniente conocer los
tipos de hipervínculos que tenemos disponibles:
 Archivo o página Web existente
 Lugar de este documento
 Crear nuevo documento
 Dirección de correo electrónico
Cada tipo de hipervínculo en Excel tiene características especiales en su funcionamiento pero
todos constan de las mismas partes.

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Partes de un hipervínculo en Excel
Todos los hipervínculos en Excel están formados por dos partes: ubicación y descripción.
La ubicación de un hipervínculo es la que define la ruta de acceso al otro documento, a la sección
del mismo documento o una página Web. La descripción es el texto que se mostrará en pantalla y
sobre el cual el usuario hará clic para dirigirse al recurso vinculado.
Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar un hipervínculo cuyo texto descriptivo es
“Visitar Microsoft” y su ubicación es la página Web de Microsoft (http://microsoft.com):

Ahora que ya conocemos la manera en que están formados los hipervínculos veamos un poco más
sobre el comando Hipervínculo en Excel.
Cómo crear hipervínculos en Excel
El primer paso en la creación de hipervínculos en Excel es abrir el cuadro de diálogo Insertar
hipervínculo y eso lo podemos lograr de dos maneras diferentes. La primera opción es hacer clic
derecho sobre la celda donde se insertará el hipervínculo y elegir la opción de menú Hipervínculo:

La segunda alternativa que tenemos para abrir el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo es utilizar
el comando que se encuentra en la ficha Insertar dentro del grupo Vínculos:

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Ambas opciones anteriores abrirán el mismo cuadro de diálogo Insertar hipervínculo donde
podremos elegir cualquiera de los diferentes tipos de hipervínculos mencionados anteriormente:

Otra manera de abrir este cuadro de diálogo es utilizar el atajo de teclado Ctrl + Alt + K para las
versiones de Excel en español. En caso de tener instalado Excel en inglés deberás utilizar la
combinación de teclas Ctrl + K.
Hipervínculos a un archivo existente
Para crear un hipervínculo que abra un archivo existente debes abrir el cuadro de diálogo  Insertar
hipervínculo y seleccionar la opción Archivo o página web existente. El panel central mostrará los
archivos de la carpeta actual y podrás elegir cualquiera de ellos:

La opción Buscar en te permitirá elegir los diferentes dispositivos conectados a tu ordenador de

manera que puedas encontrar fácilmente el archivo deseado. Al seleccionar algún archivo se

37
mostrará su ubicación en el cuadro Dirección, y aunque podrás modificar dicha dirección, no te
recomiendo hacerlo a menos que conozcas la ruta exacta al archivo.
El botón Marcador te permitirá elegir un lugar dentro del documento seleccionado, pero esta
opción solo funcionará con documentos que puedan ser abiertos por la suite de Microsoft Office.
Por ejemplo, después de seleccionar un libro de Excel, el botón Marcador te permitirá elegir la
hoja que deseas abrir:

También podrás indicar una referencia a la celda específica que deseas mostrar, o si tu libro tiene
algún nombre definido podrás seleccionarlo de la lista. Ya para terminar, en el cuadro de
diálogo Insertar hipervínculo, he modificado la opción Texto con el valor “Abrir Libro 2” lo cual
ocasionará que dicho texto se muestre dentro de la celda al crear el hipervínculo:

También puedes crear un hipervínculo a uno de los archivos abiertos recientemente y para eso
deberás pulsar la opción Archivos recientes dentro del cuadro de diálogo Insertar hipervínculo y el
panel central mostrará la lista de archivos recientes de la cual podrás elegir alguno.
Hipervínculos a una página Web
Si en lugar de crear un hipervínculo a un archivo existente deseas abrir una página Web, entonces
deberás utilizar el cuadro Dirección para colocar el URL de la página Web y el campo Texto para la
descripción del hipervínculo.

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En este ejemplo he creado un hipervínculo hacia la página principal de Excel Total y que se
mostrará de la siguiente manera:

Hipervínculos a un lugar del documento

Uno de los tipos de hipervínculos en Excel mencionados al inicio de este artículo, es el que nos
permite crear un vínculo hacia una celda específica de la hoja, hacia otra hoja de nuestro libro o
hacia un nombre previamente definido. Para crear este tipo de hipervínculo debemos seleccionar
la opción Lugar de este documento dentro del cuadro de dialogo Insertar hipervínculo:

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Este tipo de hipervínculo es el que nos permite crear un sistema de navegación entre las hojas de
un libro. Si quieres leer un ejemplo detallado sobre cómo crear un índice de hojas consulta el
artículo: Cómo crear un índice de hojas en Excel.
Hipervínculos para crear un nuevo documento
Tal vez uno de los hipervínculos que se utiliza con menor frecuencia es aquél que nos permite
crear un nuevo documento al momento de hacer clic sobre el vínculo. Por ejemplo, si deseo crear
el libro de Excel llamado Libro35.xlsx tendré que crear el hipervínculo de la siguiente manera:

De manera predeterminada el nuevo libro será colocado en la misma carpeta que el libro Excel
abierto pero si deseas indicar una ubicación diferente bastará con hacer clic en el botón  Cambiar y
elegir una carpeta diferente.
Hipervínculos de dirección de correo electrónico
El objetivo de los hipervínculos de dirección de correo electrónico es facilitar la creación de un
nuevo mensaje. En este caso el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo nos permitirá indicar el
texto descriptivo, la dirección de correo electrónico y el asunto del mensaje.

Al hacer clic sobre el hipervínculo creado, se abrirá el programa de edición de correos

predeterminado en nuestro equipo, que en la mayoría de los casos será Microsoft Outlook, y se
mostrará la ventana de mensaje nuevo la cual tendrá precargados los campos de dirección de
correo electrónico del destinatario y el asunto del mensaje los cuales serán los valores
especificados en la creación del hipervínculo en Excel.
Editar los hipervínculos en Excel

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Si una vez que hayas creado un hipervínculo deseas editarlo, debes hacer clic derecho sobre la
celda que lo contiene y elegir la opción Modificar hipervínculo. Eso abrirá el cuadro de diálogo con
las opciones del hipervínculo y podremos modificar cada una de ellas.

Si en lugar de modificar las opciones del hipervínculo deseas removerlo, entonces deberás elegir la
opción de menú Quitar hipervínculo. Esto no borrará el texto de la celda sino que solamente
eliminará el vínculo creado.
Hipervínculos conectados a objetos
Es posible hacer que un objeto (formas, imágenes, gráficos) esté asociado a un hipervínculo. Para
crear este tipo de enlaces debemos insertar el objeto y posteriormente hacer clic derecho sobre
dicho objeto para elegir la opción Hipervínculo y poder crear el tipo de enlace deseado.

Crear hipervínculos con la función HIPERVINCULO

Otra alternativa para crear hipervínculos en Excel es utilizar la función HIPERVINCULO la cual tiene
los siguientes dos argumentos:
Ubicación_del_vínculo (Obligatorio): Texto con la ruta de acceso y el nombre de archivo que se
abrirá en el disco duro, en una dirección UNC o en una ruta URL.
Nombre_descriptivo (Opcional): Es texto que aparecerá en la celda. Si se omite, la celda
presentará el texto de Ubicación_del_vínculo.

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A continuación crearemos cada uno de los tipos de hipervínculos mostrados en las secciones
anteriores pero utilizando la función HIPERVINCULO.
Hipervínculo a un archivo existente
=HIPERVINCULO("C:UsersMoisesDocumentsLibro2.xlsx", "Abrir Libro2")
Con esta fórmula se mostrará el texto “Abrir Libro2” en la celda y el hipervínculo abrirá
el Libro2.xlsx. Cuando se crea este tipo de vínculos es probable que Excel muestre un aviso de
seguridad para recordarnos que el archivo no se encuentra en una fuente de confianza. Si quieres
que Excel deje de mostrar dicho mensaje puedes agregar la carpeta a la lista de fuentes de
confianza desde Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del centro de confianza
> Ubicaciones de confianza > Agregar nueva ubicación.
Hipervínculo a una página Web
=HIPERVINCULO("https://exceltotal.com", "Visitar Excel Total")
Este hipervínculo abrirá la página principal de Excel Total.
Hipervínculo a otra hoja del libro
=HIPERVINCULO("[Libro1.xlsx]Hoja3!A1", "Ir a Hoja3")
Para este tipo de hipervínculos es obligatorio especificar tres cosas en el primer argumento de la
función: el nombre del archivo encerrado en corchetes, el nombre de la hoja y la celda a la que
deseamos crear el vínculo. Si falta alguno de estos tres elementos la función nos devolverá un
mensaje de error. También es posible reemplazar el nombre del libro por el símbolo # y de esa
manera Excel sabrá que nos estamos refiriendo al libro de trabajo actual:
=HIPERVINCULO("#Hoja3!A1", "Ir a Hoja3")
La única ventaja de la primera opción es que dentro de los corchetes podemos especificar el
nombre de otro archivo y de esa manera crear un hipervínculo que abrirá otro libro en alguna hoja
y celda específica.
Hipervínculo de envío de correo
=HIPERVINCULO("mailto:contacto@microsoft.com?Subject=Contactando a Microsoft",
"Contáctanos")
Para estos hipervínculos es mandatorio iniciar con la palabra “mailto:” que indicará a Excel el tipo
de hipervínculo que deseamos crear. A continuación debemos especificar la dirección de correo
electrónico a quien va dirigido el mensaje y de manera opcional podemos agregar el asunto del
mensaje que deberá separarse por el símbolo de interrogación (?) y por la palabra “Subject”.

42
Módulo 5: Creación de libros utilizando plantillas

1. Crear un libro de trabajo a partir de una plantilla

Una de las ventajas del programa Excel que a la hora de crear un libro nuevo de Excel podemos
elegir entre crear un libro desde 0, en blanco, o bien recurrir a una plantilla de Excel. Estas,
además, podemos elegirlas entre las que lleva el propio programa por defecto o bien, una
plantilla que hayamos creado nosotros mismos o, incluso, que hayamos descargado. Dependiendo
de la opción de plantilla elegida, la forma de generar los libros de Excel cambiará.
Crea un libro de Excel con una plantilla predeterminada
Este proceso es muy similar en las últimas versiones de Excel, desde la versión 2010 más
concretamente:
Paso 1: haz clic en la pestaña Archivo
Paso 2: selecciona la opción Nuevo: si tienes plantillas que has creado tú aparecerán dos grupos:
Personales y Destacadas, sino sólo aparecerán estas las plantillas preestablecidas por el programa
Excel.
Paso 3: elige la plantilla predeterminada que se adapte a tus necesidades. También puedes
usar plantillas premium de Excel. Para saber el tema de cada plantilla predeterminada, fíjate en el
nombre que aparece debajo de la viñeta de cada plantilla.
Paso 4: haz clic en la viñeta elegida y automáticamente aparecerá una ventana de vista previa en
la que podrás ver tanto una previsualización de su diseño como la descripción de la plantilla.
Puedes ver la previsualización y la descripción de las otras plantillas desde ahí mismo, sólo tienes
que usar las flechas de los laterales para desplazarte hacia la siguiente o la anterior.
Paso 5: haz clic en el botón Crear una vez tengamos seleccionada la plantilla que queremos. Si
sólo queremos cerrar la vista previa sin crear un libro nuevo deberemos darle al botón de cerrar
[X] en la esquina superior derecha.
Automáticamente se abre una ventana nueva con los datos de la plantilla elegida. En caso de que
tu cuenta de usuario no tenga instalada dicha plantilla el programa Excel la descarga
automáticamente desde Microsoft. El nuevo libro creado llevará el nombre de la plantilla más un
numero, por lo que una vez hayas hecho las modificaciones que necesites deberás guardar el libro
como libro nuevo.
Crea un libro nuevo con una plantilla preestablecida de Excel 2007
Esta versión anterior del programa Excel tiene otra forma de hacer un libro nuevo de Excel a
partir de una plantilla predeterminada:
Paso 1: haz clic en el botón de Inicio de Excel de la parte superior izquierda, también
llamado botón de Office (con cuadrados de colores)
Paso 2: pincha en la opción Nuevo
Paso 3: selecciona “Plantillas instaladas” en la barra lateral izquierda
Paso 4: elige la plantilla preestablecida que mejor se adapte a lo que necesites. En este caso
también podrás conocer el tema de la plantilla a través del título inferior de las viñetas.
Paso 5: haz clic en el botón Crear
Acto seguido se abrirá una nueva ventana con un nuevo libro que, al igual que en el caso anterior,
tendrá el nombre de la plantilla pero acompañado de un número y también deberás guardarlo
como libro nuevo cuando lo hayas modificado.

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 Pasos para crear un libro de Excel con una plantilla personalizada
En el caso de que tengamos una plantilla de Excel personalizada que queramos usar, la forma de
crear el libro nuevo de Excel será la siguiente:
Paso 1: pincha en la pestaña Archivo
Paso 2: elige la opción Nuevo
Paso 3: activa el vínculo Personal. Este vínculo sólo aparecerá si anteriormente has creado una
plantilla personalizada y la has guardado como tal normalmente se guardan en una carpeta
específica para las plantillas: 
C:\Usuarios\nombre_usuario\Documentos\Plantillas personalizadas de Office.
En caso de que se trate de la versión de Excel 2007, deberás hacer clic en “Mis plantillas”.
Paso 4: selecciona la viñeta de plantilla que deseas.

A continuación aparecerá una ventana nueva con el libro de Excel que acabas de crear cuyo título
será el nombre de la plantilla personalizada más un número. Como siempre, deberás guardarlo
como libro nuevo una vez le haya hecho las modificaciones pertinentes.

2. Crear una plantilla personalizada

Muchos piensan que crear una plantilla en Excel es mega-complejo y bastante inútil… pues
permítame llevarle la contraria. No hay nada mejor que usar plantillas en Excel si lo que tenemos
que hacer son siempre ejercicios repetitivos. Algunos casos de estos son: el ingeniero que usa
Excel para hacer cálculos estructurales, el profesor que usa Excel para poner notas de alumnos, el
financiero que usa Excel para sus hojas de pérdidas y ganancias, el asistente que le manda a su jefe
los datos de las reuniones en Excel (porque el jefe es un maniático)… y así un sin número de
posibilidades.
En esta ocasión vamos a aprender cómo crear una plantilla en Excel dándole un sentido. Por
ejemplo, con una factura.
¿QUÉ ES UNA PLANTILLA?
Una plantilla en Excel es un libro de Excel con un formato especial que al abrirlo nos mostrara un
nuevo libro idéntico al que guardamos pero sin abrir el origen, es decir un nuevo libro. De esta
manera no tendrás que andar con cuidado de no machacar las versiones anteriores cuando estás
creando un nuevo archivo.

COMO CREAR UNA PLANTILLA EN EXCEL

Partiremos de un Excel vacío o bien una hoja de cálculo que ya hayamos creado y queremos que
sirva como base de nuestra plantilla. En nuestro caso hemos creado una “especie” de factura que
nos servirá para ilustrar este ejemplo. En la siguiente imagen podéis ver cómo queda nuestro
formulario de presupuesto:

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Como puedes ver hay una serie de celdas reservadas para ciertos datos: nombre, nº de pedido y
fecha y luego una lista que deberemos rellenar con los conceptos por los que se factura. Para un
comercio relativamente pequeño este sería un formulario básico que poder usar para enviar un
presupuesto.
Como ves en la siguiente imagen, este libro lo hemos guardado como un libro normal de Excel:

Esto viene indicado según el tipo de archivo que queremos usar.

A continuación vamos a borrar todos los datos del formulario para dejarlo vacío, según queramos
empezar cuando tengamos un nuevo presupuesto que realizar.
Para ello hemos dejado el formulario de la siguiente manera:

Como puede verse en la imagen la fecha ha quedado puesta porque está asociada a la función
AHORA (ver más) y el total a pagar como un guión puesto que tiene la función SUMA (ver más).

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 Este archivo, y aquí viene el truco, lo vamos a guardar con formato de plantilla de Excel. Para ello
hacemos click en el botón de Guardar Como… y del desplegable del tipo de archivo elegimos la
opción de “Plantilla de Excel”. En la siguiente imagen podéis ver el listado de todas las opciones en
la versión inglesa (pero con un poco de maña lo encontraréis en español).

Una vez que le demos al botón de guardar habremos creado ya la plantilla. Y cada vez que
seleccionemos este archivo se abrirá uno nuevo con idénticas características al anterior.

Módulo 6: Subtotales

1. Agrupación de datos
Cuando los datos de nuestra hoja son extensos y queremos crear un reporte que nos permita
mostrar un resumen con los subtotales para cada una de las categorías de los datos, entonces
podemos realizar una agrupación de filas en Excel, lo cual nos permitirá obtener el resultado
deseado en nuestro reporte.
Para agrupar filas en Excel tenemos dos métodos: el automático y el manual. En esta ocasión
revisaremos ambos casos y veremos los beneficios de cada uno de ellos. Para nuestro ejemplo
utilizaré una pequeña muestra de datos que contiene la información de ventas de una empresa.

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Nuestro primer objetivo será mostrar el total de los artículos vendidos en cada mes así como el
monto total de las ventas. Esto quiere decir que, independientemente del método que decidamos
utilizar, tendremos que agrupar la información por mes, por lo que el primer paso que debemos
dar es asegurarnos que los datos están ordenados por la columna Mes tal como lo ves en la
imagen anterior.
Agrupar filas en Excel automáticamente
Para agrupar filas en Excel automáticamente utilizaremos el comando Subtotal que se encuentra
en la ficha Datos y dentro del grupo Esquema.

Antes de ejecutar dicho comando debemos asegurarnos de seleccionar cualquier celda de nuestra
hoja que contenga datos y entonces pulsar el botón Subtotal lo cual mostrará el siguiente cuadro
de diálogo.

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La primera de las listas, la cual tiene la etiqueta Para cada cambio en, mostrará cada una de las
columnas de nuestros datos. Esto nos indica que Excel agregará una nueva fila con los subtotales
cada vez que detecte un cambio en esa columna y además agrupara dichas filas. Para nuestro
ejemplo he elegido la columna Mesporque son los datos que deseo agrupar.
La siguiente lista nos permite elegir la operación que deseamos aplicar sobre las columnas. Las
opciones son diversas como la suma, cuenta, promedio, máximo, mínimo, etc. Ya que para nuestro
reporte quiero mostrar la suma de artículos y de ventas, entonces selecciono dicha función.
La tercera opción nos permite elegir las columnas sobre las cuales se efectuará la operación y de
manera predeterminada Excel nos sugerirá alguna columna pero será nuestra responsabilidad
asegurarnos que la operación a realizar hace sentido sobre dicha columna. Para nuestro ejemplo
Excel sugirió la columna Ventas y manualmente agregué la columna Artículos.
La opción Reemplazar subtotales actuales hace sentido cuando ya hemos creado previamente
subtotales para los datos. Si seleccionamos esta opción, entonces se insertarán los nuevos
resultados sobre la misma línea de subtotales o de lo contrario se creará una nueva línea.
La opción Salto de página entre grupos se encargará de insertar un salto de página después de
cada cambio en la columna indicada. La verdad es que esta opción casi nunca la utilizo, pero es
importante que sepas lo que hace.
Finalmente la opción Resumen debajo de los datos se encarga de insertar la fila de subtotales por
debajo de cada grupo. Si removemos esta selección, entonces la fila de subtotales estará por
arriba de cada grupo.
Ahora que tenemos una idea más clara sobre todas las opciones del cuadro de diálogo Subtotales,
haré clic en el botón Aceptar y tendremos el siguiente resultado:

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Observa que a la izquierda de los encabezados de fila se han agregado unas líneas verticales junto
con unos recuadros que contienen el símbolo menos [-]. Al pulsar en cualquiera de esos recuadros
se colapsarán las filas correspondientes al grupo. Por ejemplo, en la siguiente imagen ya no se
muestran las filas con los detalles del mes de Febrero sino solamente la fila del subtotal.

Observa que el recuadro de la izquierda, donde hice clic previamente, ya no muestra el símbolo
menos [-] sino que tiene el símbolo más [+] y si hacemos clic sobre dicho recuadro se volverán a
expandir las filas del grupo. También podrás utilizar los botones Mostrar detalle y Ocultar
detalle que se habrán habilitado dentro de la ficha Datos > Esquema.

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Además de los controles anteriores, se habrán agregado unos botones de nivel justo por arriba de 
las líneas verticales, prácticamente a la izquierda del encabezado de la columna A, y que para este
ejemplo tienen los números 1, 2 y 3.
Cada número indica un nivel de detalle de los datos. Entre más grande sea el número significa que
se mostrará mayor detalle de los datos. Para nuestro ejemplo, el nivel 3 significa que se mostrarán
las filas de datos, los subtotales de cada grupo y el total general. Si hacemos clic en el nivel 2, se
mostrarán solamente los subtotales y el total general.

Si haces clic en el botón del nivel 1, entonces se mostrará solamente la fila con el  Total general.
Ahora que ya sabemos cómo agrupar filas en Excel, te mostraré como desagrupar los datos en
caso de que lo necesites.
Cómo desagrupar filas en Excel
Ya que hemos utilizado el comando Subtotales para agrupar las filas de nuestros datos, te sugiero
volver a utilizar dicho comando para desagrupar las filas. Una vez que abras el cuadro de
diálogo Subtotales, deberás hacer clic en el botón Quitar todos.

Esto dejará los datos tal como los teníamos al principio, es decir, quitará la agrupación de filas y
además removerá las filas de subtotales y el total general. Si por el contrario, solamente deseas
desagrupar las filas, pero que permanezcan los subtotales y el total general, deberás abrir menú
desplegable del botón Desagrupar y elegir la opción Borrar esquema.

50
Si posteriormente quieres remover fácilmente las filas de subtotales y el total general, deberás
ejecutar el comando Subtotales y pulsar el botón Quitar todos.
Otro ejemplo de agrupación de filas
Si en lugar de agrupar los datos por la columna Mes, queremos conocer el total
de Artículo y Ventas para cada Vendedor, entonces debemos comenzar por ordenar los datos por
dicha columna.

Posteriormente, al ejecutar el comando Subtotales, debes asegurarte de seleccionar la

columna Vendedor dentro de la primera lista.

Al pulsar el botón Aceptar se hará la agrupación de filas en base al nombre del vendedor y se

agregarán los subtotales correspondientes.

51
En este caso, la presentación del reporte ha cambiado un poco ya que presenta un enfoque
diferente de los datos donde podemos ver fácilmente los objetivos alcanzados por cada uno de los
vendedores durante el primer trimestre del año. Sin embargo, si comparas el total general de este
reporte con el que hicimos en la sección anterior, observarás que tienen el mismo resultado.
Grupos con operaciones diferentes
Otra variante común al momento de agrupar filas en Excel es cuando queremos aplicar dos
operaciones diferentes sobre las columnas. Por ejemplo, ¿cómo podemos hacer que nuestro
reporte muestre la cantidad de vendedores que participaron en cada mes además del total de
artículos y ventas?
Para hacer este tipo de reporte debemos  estar dispuestos a tener dos filas de subtotales: una para
la función suma y otra fila para la función de cuenta. El reporte lo podemos hacer en dos pasos:
primero creamos el mismo reporte del primer ejemplo y en seguida volvemos a ejecutar el
comando Subtotales, solo que en esta segunda ocasión nos aseguramos de tres cosas:
Elegir la función Cuenta.
Agregar el subtotal a la columna Vendedor.
Desmarcar la opción Reemplazar subtotales actuales.

52
Observa que en la parte posterior de la ventana Subtotales se ven los datos que ya fueron
agrupados previamente con la función Suma para las columnas Artículos y Ventas. Al pulsar el
botón Aceptar obtendremos el siguiente resultado.

Si queremos que los subtotales de ambas operaciones estén en una misma línea, la única opción
que tenemos es realizar la agrupación de filas manualmente.
Cómo agrupar filas manualmente
La única ocasión que considero adecuada para el método Manual es cuando queremos tener una
sola línea de subtotales donde se apliquen diferentes tipos de cálculo sobre las columnas. Este
método se refiere a que Excel se podrá encargar de la agrupación, pero nosotros tendremos que
agregar manualmente las filas de subtotales.
En la siguiente imagen puedes observar los datos originales de nuestro ejemplo y además que he
insertado manualmente las filas 8, 14, 22 y 23. En las celdas de cada fila he insertado las fórmulas
que necesito, por ejemplo, la celda D8 hace uso de la función SUMA para obtener el total de las
filas superiores.

53
 Por el contrario, la celda B8 utiliza la función CONTARA para hacer la cuenta de los vendedores del
mes. Una vez que he creado manualmente cada una de las filas de subtotales y del total general,
debo ir a la ficha Datos > Esquema y abrir el menú del comando Agrupar para seleccionar la
opción Autoesquema.

Excel reconocerá automáticamente el esquema previamente definido y realizará la agrupación

correspondiente de los datos.

Para desagrupar las filas de este reporte podrás ir al comando Desagrupar y seleccionar la opción
de menú Borrar esquema.
Como puedes observar, este reporte incluye dos operaciones diferentes en una misma línea, algo
que no podemos lograr con el comando Subtotales. Este es el único caso donde recomiendo
utilizar el procedimiento manual ya que, para la gran mayoría de los casos, el
comando Subtotales será suficiente para agrupar y desagrupar filas en Excel .

2. Uso de subtotales y esquemas de datos

La función SUBTOTALES en Excel nos ayuda a calcular el subtotal de una lista de valores. Lo

interesante es que podemos indicar a la función SUBTOTALES el tipo de operación que deseamos
aplicar sobre los valores.
Sintaxis de la función SUBTOTALES

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Núm_función (obligatorio): Valor numérico (del 1 al 11) que indica el tipo de función que debe ser
utilizada en el cálculo como SUMA, CONTAR, PROMEDIO, etc.
Ref1 (obligatorio): El rango que contiene los valores.
Ref2 (opcional): Un segundo rango con valores adicionales a considerar. Este argumento es
opcional y hasta el argumento 254 para proveer rangos adicionales.
A continuación la tabla de valores numéricos que indican las operaciones que deseamos realizar
con la función SUBTOTALES:

Ejemplo de la función SUBTOTALES

Tengo una lista de valores en el rango A1:A10 y deseo utilizar la función SUBTOTALES para calcular
el promedio para lo cual utilizaré la siguiente fórmula:

55
Observa que al especificar el número 1 como el primer argumento de la función
SUBTOTALES estamos indicando que se utilice la función PROMEDIO.  Si por otro lado quisiera
obtener la suma de dos listas de números puedo utilizar la función SUBTOTALES de la siguiente
manera:

Filas ocultas con la función SUBTOTALES

Un posible inconveniente de la función SUBTOTALES es que al momento de ocultar alguna de las
filas que tienen valores incluidos en la operación se tiene un impacto en el resultado. En la
siguiente imagen puedes observar un ejemplo donde hago una cuenta de los elementos del rango
A1:A10.

56
Sin embargo, si oculto las filas 4 y 5, la función SUBTOTALES no refleja ningún cambio y sigue
tomando en cuenta las filas ocultas:

Si queremos pasar por alto los valores ocultos podemos hacer uso de un identificador de función
diferente para el primer argumento de la función SUBTOTALES:

Para el ejemplo anterior, si utilizamos el valor 102 en lugar de 2 como el primer argumento de
la función SUBTOTALES obtendremos el siguiente resultado:

57
 En este caso la función SUBTOTALES ha pasado por alto los valores de las filas ocultas. Es
importante mencionar que esta funcionalidad de no tomar en cuenta los valores ocultos
solamente funcionará con filas ocultas y no con columnas ocultas.
Recuerda que la función SUBTOTALES en Excel siempre aplicará la función indicada sobre los
rangos de celdas proporcionados como argumentos.

Módulo 7: Gestión de Datos

1. Uso de Textos en columnas

Cuando tenemos un texto que deseamos dividir en varias celdas de nuestra hoja, podemos utilizar
el Asistente para convertir texto en columnas. Este asistente nos ayudará a colocar cada palabra de
nuestro texto en una columna diferente.
Las utilidades de este asistente pueden ser muchas, algunos usuarios lo utilizan para separar
nombres y apellidos, otros lo usan para preparar los valores que serán exportados a un archivo
separado por comas (CSV).
Dividir texto en celdas diferentes
Para nuestro primer ejemplo utilizaremos una cadena de texto muy simple: “Dividir texto en
celdas diferentes”. Esta cadena de texto se encuentra en la celda A1 y para dividirla debemos
seleccionarla y posteriormente pulsar el comando Texto en columnas que se encuentra en la ficha
Datos > Herramientas de datos.

Al pulsar el comando Texto en columnas se mostrará el primer paso del asistente el cual nos guiará
por todo el proceso. En el paso 1 debemos asegurarnos de seleccionar la opción Delimitados ya
que existe un carácter, que es el espacio en blanco, que delimita la separación de cada palabra que
deseamos colocar en diferentes columnas.

58
Una vez hecha esta selección debemos pulsar el botón Siguiente para ir al paso 2 del proceso. En
este paso debemos elegir el carácter por el cual necesitamos hacer la división de la cadena de
texto. En nuestro caso, es el espacio en blanco y por lo tanto debemos seleccionar dicha opción en
la sección Separadores.

Al seleccionar la opción Espacio, la vista previa de los datos mostrará la manera en que será
dividido el texto de la celda A1. Al pulsar el botón Siguiente iremos al paso final del proceso donde
tenemos acceso a algunas configuraciones avanzadas sobre el formato de los datos.

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Por ahora omitiremos dichas opciones y dejaremos la selección en la opción General. Lo único que
modificaré será la celda Destino de manera que el texto dividido comience en la celda $B$1. Al
pulsar el botón Finalizar, el texto de la celda A1 se dividirá en varias columnas, colocando una sola
palabra en cada una de ellas como se observa en la siguiente imagen.

Separar texto en palabras

Como has visto, al indicar el espacio como el separador de una cadena de texto, Excel ha colocado
todas las palabras en diferentes celdas. El ejercicio anterior lo hemos hecho para una sola cadena
de texto, pero puedes hacer lo mismo para varias cadenas de texto a la vez. Para eso deberás
asegurarte de seleccionar todo el rango de celdas antes de iniciar el Asistente para convertir texto
en columnas.
Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver que tengo varias cadenas de texto en el rango
A1:A4 y han sido seleccionadas antes de pulsar el comando Texto en columnas.

60
Los pasos del asistente para este ejemplo son exactamente los mismos del ejercicio anterior, así
que al terminar todos ellos y pulsar el botón Finalizar tendremos un resultado como el mostrado
en la siguiente imagen:

Separar nombres y apellidos en columnas

Al principio de este artículo mencioné que el comando Texto en columnas es utilizado por algunos
usuarios de Excel para separar nombres y apellidos, así que quiero terminar con un ejemplo que
ilustre este caso.
Pero antes de continuar debo decirte que la separación de nombres y apellidos es una tarea que
puede llegar a ser sumamente compleja. Si quieres saber a lo que me refiero, puedes consultar el
artículo Cómo separar nombres y apellidos en Excel.
El comando Texto en columnas  no puede detectar la diferencia entre un nombre y un apellido, de
hecho ningún comando de Excel puede hacerlo. Así que, para nuestro ejercicio supondremos una
columna que contiene los apellidos y nombres separados por una coma tal como lo muestra la
imagen siguiente:

61
Nuestro objetivo es separar todas las cadenas de texto por la coma (,) que en este momento
separa los apellidos y los nombres bajo la columna Participantes. El primer paso será seleccionar
todo el rango de celdas bajo dicha columna y pulsar el botón Texto en columnas.

De nueva cuenta seleccionaré la opción Delimitados porque conozco de antemano que la coma es

el carácter que delimita las cadenas de texto que necesito separar. En el paso 2 debo asegurarme
de elegir la Coma como el separador.

62
 En el paso final colocaré la celda destino como la celda $B$2 y al pulsar el botón  Finalizar obtendré
el siguiente resultado:

Es así como el comando Texto en columnas es de gran utilidad para esas ocasiones en las que
necesitas dividir un texto en varias celdas, ya sea que necesitas separar un texto en palabras o que
existe un carácter delimitador que indicará las partes que se colocarán en cada columna.

2. Quitar duplicados

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Es muy común tener una lista de valores y querer quitar los valores duplicados en Excel. Para ello
podemos utilizar el comando Quitar duplicados que se encuentra en la ficha Datos y dentro del
grupo Herramientas de datos.

Sin embargo, debes recordar que al hacerlo, los valores duplicados de la lista serán eliminados. Así
que, aunque la aplicación de este comando es sumamente fácil y rápida, deberás tener en cuenta
que tus datos originales serán modificados.

Quitar valores duplicados en Excel

Antes de ejecutar el comando Quitar duplicados, es necesario seleccionar una de las celdas del
rango de datos y Excel detectará automáticamente las posibles columnas por las cuales podremos
determinas la duplicidad.

Por el contrario, si no quieres que Excel haga la detección de columnas automática, entonces
deberás seleccionar el rango de celdas sobre el cuál se aplicará la acción. En este ejemplo
seleccionaré el rango A1:A26 tal como se observa en la siguiente imagen.

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Una vez hecha la selección deberás ir a la ficha Datos, y dentro del grupo Herramientas de datos,
hacer clic sobre el comando Quitar duplicados.

Aparecerá el cuadro de diálogo Quitar duplicados y en la sección Columnas podrás seleccionar una

o más columnas de datos. Para seleccionar todas las columnas rápidamente puedes hacer clic
en Seleccionar todo y para quitar la selección podrás hacer clic en Anular selección.

Si tus datos tienen encabezados de columna, deberás asegúrate de marcar la caja de selección Mis
datos tienen encabezados de manera que dicho valor sea omitido al remover los duplicados.
Recuerda que el comando se ejecutará sobre aquellas columnas que hayas dejado seleccionadas
en este cuadro de diálogo.

Deberás hacer clic en Aceptar y Excel mostrará un mensaje indicando la cantidad de valores
duplicados que han sido encontrados y quitados, así como la cantidad de valores únicos que
permanecen.

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Finalmente deberás hacer clic en el botón Aceptar para cerrar la ventana  y entonces podrás
observar el resultado del comando Quitar duplicados.

Puedes notar que los valores únicos han sido colocados en las celdas superiores del rango A1:A26.
De hecho, los valores únicos están en el orden de aparición dentro de la lista, es decir, el
comando Quitar duplicados los añade conforme van apareciendo. El resto de celdas quedarán
vacías, pero puedes recuperar su valor original si Deshaces el último comando o pulsas el atajo de
teclado Ctrl + Z.

Quitar duplicados en base a varias columnas

El cuadro de diálogo Quitar duplicados nos permite elegir las columnas sobre las cuales se evaluará
la duplicidad de la información. De manera predeterminada, Excel nos sugerirá seleccionar todas
las columnas de nuestros datos, pero puede haber ocasiones en las que nos convenga elegir solo
algunas columnas.

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Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver una tabla de datos en la que se enlistan varios
alumnos de una escuela, así como el nombre de la materia cursada y los puntos alcanzados en
cada una de ellas.

Para obtener la lista de alumnos únicos (Nombre y Apellido) comienzo por seleccionar una celda
de la tabla de datos y posteriormente voy a la ficha Datos y pulso el botón Quitar Duplicados. En el
cuadro de diálogo mostrado deberás seleccionar las columnas Nombre y Apellido tal como se
observa en la siguiente imagen:

Al pulsar el botón Aceptar verás la lista de alumnos únicos y podrás comprobar que el
comando Quitar duplicados se ha basado exclusivamente en las columnas Nombre y Apellido para
determinar si un valor está duplicado. Al igual que con el ejemplo anterior, los nombres y apellidos
serán mostrados en el orden de aparición dentro del rango de datos original.

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 Con estos ejemplos hemos mostrados la utilidad del comando Quitar duplicados en Excel.

3. Validación de datos

La validación de datos en Excel es una herramienta que no puede pasar desapercibida por los
analistas de datos ya que nos ayudará a evitar la introducción de datos incorrectos en la hoja de
cálculo de manera que podamos mantener la integridad de la información en nuestra base de
datos.

Importancia de la validación de datos en Excel

De manera predeterminada, las celdas de nuestra hoja están listas para recibir cualquier tipo de
dato, ya sea un texto, un número, una fecha o una hora. Sin embargo, los cálculos de nuestras
fórmulas dependerán de los datos contenidos en las celdas por lo que es importante asegurarnos
que el usuario ingrese el tipo de dato correcto.

Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que la celda C5 muestra un error en el
cálculo de la edad ya que el dato de la celda B5 no corresponde a una fecha válida.

Este tipo de error puede ser prevenido si utilizamos la validación de datos en Excel al indicar que
la celda B5 solo aceptará fechas válidas. Una vez creada la validación de datos, al momento de
intentar ingresar una cadena de texto, obtendremos un mensaje de advertencia como el siguiente:

68
Más adelante veremos que es factible personalizar los mensajes enviados al usuario de manera
que podamos darle una idea clara del problema, pero este pequeño ejemplo nos muestra la
importancia de la validación de datos en Excel al momento de solicitar el ingreso de datos de parte
del usuario.

El comando Validación de datos en Excel

El comando Validación de datos que utilizaremos a lo largo de este artículo se encuentra en la

ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.

Al pulsar dicho comando se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos donde, de manera

predeterminada, la opción Cualquier valor estará seleccionada, lo cual significa que está permitido
ingresar cualquier valor en la celda. Sin embargo, podremos elegir alguno de los criterios de
validación disponibles para hacer que la celda solo permita el ingreso de un número entero, un
decimal, una lista, una fecha, una hora o una determinada longitud del texto.

69
Cómo aplicar la validación de datos

Para aplicar la validación de datos sobre una celda específica, deberás asegurarte de seleccionar
dicha celda y posteriormente ir al comando Datos > Herramientas de Datos > Validación de datos.

Por el contrario, si quieres aplicar el mismo criterio de validación a un rango de celdas, deberás
seleccionar dicho rango antes de ejecutar el comando Validación de datos y eso hará que se
aplique el mismo criterio para todo el conjunto de celdas.

Ya que es común trabajar con una gran cantidad de filas de datos en Excel, puedes seleccionar
toda una columna antes de crear el criterio de validación de datos.

Para seleccionar una columna completa será suficiente con hacer clic sobre el encabezado de la
columna. Una vez que hayas hecho esta selección, podrás crear la validación de datos la cual será
aplicada sobre todas las celdas de la columna.

La opción Omitir blancos

Absolutamente todos los criterios de validación mostrarán una caja de selección con el
texto Omitir blancos. Ya que esta opción aparece en todos ellos, es conveniente hacer una breve
explicación.

70
De manera predeterminada, la opción Omitir blancos estará seleccionada para cualquier criterio,
lo cual significará que al momento de entrar en el modo de edición de la celda podremos dejarla
como una celda en blanco es decir, podremos pulsar la tecla Entrar para dejar la celda en blanco.

Sin embargo, si quitamos la selección de la opción Omitir blancos, estaremos obligando al usuario

a ingresar un valor válido una vez que entre al modo de edición de la celda. Podrá pulsar la tecla
Esc para evitar el ingreso del dato, pero no podrá pulsar la tecla Entrar para dejar la celda en
blanco.

La diferencia entre dejar esta opción marcada o desmarcada es muy sutil y casi imperceptible para
la mayoría de los usuarios al momento de introducir datos, así que te recomiendo dejarla siempre
seleccionada.

Crear validación de datos en Excel

Para analizar los criterios de validación de datos en Excel podemos dividirlos en dos grupos
basados en sus características similares. El primer grupo está formado por los siguientes criterios:

 Número entero
 Decimal
 Fecha
 Hora
 Longitud de texto

Estos criterios son muy similares entre ellos porque comparten las mismas opciones para acotar
los datos que son las siguientes: Entre, No está entre, Igual a, No igual a, Mayor que, Menor que,
Mayor o igual que, Menor o igual que.

Para las opciones “entre” y “no está entre” debemos indicar un valor máximo y un valor mínimo
pero para el resto de las opciones indicaremos solamente un valor. Por ejemplo, podemos elegir la
validación de números enteros entre los valores 50 y 100 para lo cual debemos configurar del
criterio de la siguiente manera:

71
Por el contrario, si quisiéramos validar que una celda solamente acepte fechas mayores al 01 de
enero del 2015, podemos crear el criterio de validación de la siguiente manera:

Una vez que hayas creado el criterio de validación en base a tus preferencias, será suficiente con
pulsar el botón Aceptar para asignar dicho criterio a la celda, o celdas, que hayas seleccionado
previamente.

Lista de validación de datos

A diferencia de los criterios de validación mencionados anteriormente, la Lista es diferente porque
no necesita de un valor máximo o mínimo sino que es necesario indicar la lista de valores que
deseamos permitir dentro de la celda. Por ejemplo, en la siguiente imagen he creado un criterio de
validación basado en una lista que solamente aceptará los valores sábado y domingo.

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Puedes colocar tantos valores como sea necesario y deberás separarlos por el carácter de
separación de listas configurado en tu equipo. En mi caso, dicho separador es la coma (,) pero es
probable que debas hacerlo con el punto y coma (;). Al momento de hacer clic en el
botón Aceptar podrás confirmar que la celda mostrará un botón a la derecha donde podrás hacer
clic para visualizar la lista de opciones disponibles:

Para que la lista desplegable sea mostrada correctamente en la celda deberás asegurarte que, al
momento de configurar el criterio validación de datos, la opción Celda con lista desplegable  esté
seleccionada.

En caso de que los elementos de la lista sean demasiados y no desees introducirlos uno por uno,
es posible indicar la referencia al rango de celdas que contiene los datos. Por ejemplo, en la
siguiente imagen puedes observar que he introducido los días de la semana en el rango G1:G7 y
dicho rango lo he indicado como el origen de la lista.

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Lista de validación con datos de otra hoja

Muchos usuarios de Excel utilizan la lista de validación con los datos ubicados en otra hoja. En
realidad es muy sencillo realizar este tipo de configuración ya que solo debes crear la referencia
adecuada a dicho rango.

Supongamos que la misma lista de días de la semana la he colocado en una hoja

llamada DatosOrigen y los datos se encuentran en el rango G1:G7. Para hacer referencia a dicho
rango desde otra hoja, debo utilizar la siguiente referencia:

=DatosOrigen!G1:G7

Para crear una lista desplegable con esos datos deberás introducir esta referencia al momento de
crear el criterio de validación.

Si tienes duda sobre cómo crear referencias de este tipo, te recomiendo leer el artículo
llamado Hacer referencia a celdas de otras hojas en Excel.

Personalizar el mensaje de error

Tal como lo mencioné al inicio del artículo, es posible personalizar el mensaje de error mostrado al
usuario después de tener un intento fallido por ingresar algún dato. Para personalizar el mensaje
debemos ir a la pestaña Mensaje de error que se encuentra dentro del mismo cuadro de
diálogo Validación de datos.

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Para la opción Estilo tenemos tres opciones: Detener, Advertencia e Información. Cada una de
estas opciones tendrá dos efectos sobre la venta de error: en primer lugar realizará un cambio en
el icono mostrado y en segundo lugar mostrará botones diferentes. La opción Detener mostrará
los botones Reintentar, Cancelar y Ayuda. La opción Advertencia mostrará los botones Si, No,
Cancelar y Ayuda. La opción Información mostrará los botones Aceptar, Cancelar y Ayuda.

La caja de texto Título nos permitirá personalizar el título de la ventana de error que de manera

predeterminada se muestra como Microsoft Excel. Y finalmente la caja de texto Mensaje de
error nos permitirá introducir el texto que deseamos mostrar dentro de la ventana de error.

Por ejemplo, en la siguiente imagen podrás ver que he modificado las opciones predeterminadas
de la pestaña Mensaje de error:

Como resultado de esta nueva configuración, obtendremos el siguiente mensaje de error:

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 Cómo eliminar la validación de datos

Si deseas eliminar el criterio de validación de datos aplicado a una celda o a un rango, deberás
seleccionar dichas celdas, abrir el cuadro de diálogo Validación de datos y pulsar el botón Borrar
todos.

Al pulsar el botón Aceptar habrás removido cualquier validación de datos aplicada sobre las celdas
seleccionadas.

4. Uso de datos externos

Los datos con los que trabajamos en nuestros libros de Excel provienen solamente de dos lugares:
están almacenados en el mismo libro o están almacenados en una fuente de datos externa como
un archivo texto o una base de datos.
Conexión de datos
En artículos anteriores hemos visto cómo importar datos desde texto, desde una base de datos
Access, desde una página web e inclusive desde otras fuentes de datos como archivos dBASE.
Aunque cada uno de estos ejemplos es un repositorio de datos diferentes, al momento de
importar la información a Excel todos tendrán una cosa en común: una conexión de datos.
El objetivo de la conexión de datos es mantener conectados a Excel con la fuente de datos externa
de manera que esté informado sobre su ubicación exacta. De igual manera en ocasiones nos
conectaremos a fuentes externas que requerirán un usuario y contraseña por lo que  dicha
información permanecerá almacenada en la misma conexión de datos de manera que Excel puede
conectarse de nuevo sin problema alguno.
El beneficio de una conexión de datos
El gran beneficio de una conexión de datos es que una vez que hemos especificado la información
de conexión la primera vez, no tendremos que hacerlo de nuevo para volver a traer los datos a
Excel sino que será suficiente con pulsar el botón Actualizar todo para poder traer la información
actualizada de la fuente de datos externa.

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Conexiones existentes
Para encontrar las conexiones existentes puedes pulsar el botón Conexiones  que se encuentra en
el grupo Conexiones    de la ficha Datos. Al pulsar el botón se mostrará el cuadro de
diálogo Conexiones del libro.

La lista de conexiones estará formada por aquellas conexiones que hayas creado previamente. Si
has creado una conexión a un archivo de texto, a una base de datos Access o a una base de datos
SQL Server, todas las conexiones estarán enlistadas en este cuadro de diálogo.
Procedimiento de conexión
Aunque existe una amplia variedad de fuentes de datos externas, al momento de conectarnos a
ellas seguimos los mimos pasos:
Elegimos la fuente de datos externa que puede ser un archivo de texto, una base de datos SQL
Server, un archivo XML, etc. Algunas de las fuentes tendrán requerimientos de conexión
específicos.
En base a los requerimientos de conexión Excel nos solicitará la información pertinente para
encontrar la fuente de datos y conectarse.
Una vez proporcionados los datos de conexión se importarán los datos a una hoja de Excel y la
información de la conexión será guardada en el libro para futuras actualizaciones.
Importar datos con una consulta web
Una consulta web en Excel nos permite importar información publicada en un sitio público de
Internet hacia nuestra hoja de cálculo. La consulta encontrará las tablas de datos dentro de la
página web indicada y nos permitirá seleccionar aquella cuyos datos deseamos importar a nuestra
hoja de Excel.
En esta ocasión vamos a trabajar en un ejemplo básico que nos dará una idea clara de cómo
operan las consultas web en Excel. Para empezar debemos seleccionar la hoja donde queremos
que se coloquen los datos y posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botón Desde Web que se
encuentra dentro del grupo Obtener datos externos.

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Consulta Web en Excel
De inmediato se abrirá el cuadro de diálogo Nueva consulta web y será aquí donde deberemos
colocar la dirección (URL) de la página Web que contiene los datos que necesitamos importar.
Debemos colocar dicha dirección en el cuadro de texto indicado como Dirección. Para nuestro
ejemplo colocaré lo siguiente:
http://www.imdb.com/chart/top
Una vez ingresada la dirección deberás pulsar la tecla Entrar o pulsar el botón Ir que se encuentra
justamente a la derecha del cuadro de texto. Esto hará que se cargue la página dentro de la
ventana de la consulta web.
Si la ventana de la Consulta Web es muy pequeña y no puedes visualizar adecuadamente la página
que se ha cargado, puedes aumentar el tamaño de la ventana al arrastrar la esquina inferior
derecha hasta tener un tamaño adecuado y además podrás utilizar las barras de desplazamiento
horizontal y vertical para desplazarte por la página Web.
En caso de que la página que hayas indicado contenga tablas de datos que pueden ser importadas
por Excel, observarás unos pequeños íconos amarillos en la esquina superior izquierda de cada
tabla.
Dichos iconos nos indican que Excel ha reconocido los datos y son candidatos a la importación. Por
el contrario, si no observas ningún icono amarillo querrá decir que Excel no reconoce los datos en
el formato publicado por la página Web y por lo tanto no será posible importarlos a Excel.
Una vez que hayas identificado la tabla de datos correcta, deberás hacer clic sobre su ícono
amarillo y observarás que se tornará de color verde indicándonos que dicha tabla ha sido
seleccionada. Para hacer efectiva la importación, deberás pulsar el botón Importar.

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Inmediatamente se mostrará el cuadro de diálogo Importar datos que te preguntará por la
ubicación de la hoja donde deseas colocar los datos. Una vez indicada la celda adecuada deberás
hacer clic en Aceptar.

Excel comenzará a importar los datos y al terminar los desplegará dentro de la hoja
correspondiente.

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Con esto hemos importado información contenida dentro de una página Web, pero eso no es todo
ya que podemos indicar a Excel que actualice los datos sin tener que volver a visitar el sitio Web
original.

Actualizar datos de la Consulta Web

Una vez construida la consulta Web podrás refrescar los datos con tan solo seleccionar el
comando Actualizar todo que se encuentra dentro del grupo Conexiones en la ficha Datos. Este
comando ocasionará que Excel descargue una versión actualizada de los datos automáticamente
sin necesidad de abrir la página Web.

Debes tomar en cuenta que los datos deben venir de una página de dominio público, es decir, no
deberá solicitar usuario ni contraseña o de lo contrario Excel no podrá importar los datos. Y por
supuesto, si la página de origen elimina los datos publicados, no habrá forma de realizar la
actualización.
Otro problema que puede existir al momento de actualizar los datos es que el sitio original haya
modificado la página Web, específicamente el formato de la tabla que contiene los datos, de
manera que ya no puedan ser reconocidos e importados por Excel.

Actualización automática de la Consulta Web

El método del comando Actualizar todo de la sección anterior es completamente manual, es decir,
solamente se actualizarán los datos cuando pulses dicho botón. Sin embargo, es posible indicar a
Excel que actualice los datos cada determinado tiempo.

80
Para lograr la actualización automática de nuestra Consulta Web deberás ir a la ficha  Datos y
pulsar el botón Conexiones que se encuentra a un lado del botón Actualizar todo. Se mostrará un
cuadro de diálogo con la lista de conexiones disponibles.

En nuestro ejemplo solamente tengo la conexión creada para la consulta Web, pero si tuvieras
más de una conexión deberás seleccionar aquella que corresponde a la consulta Web y hacer clic
en el botón Propiedades lo cual abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

En esta nueva ventana deberás poner especial atención a la sección Control de actualizaciones que

es donde podrás configurar la actualización automática de la Consulta Web. A continuación explico
cada una de las opciones de dicha sección.

81
 Habilitar actualización en segundo plano: esta opción está seleccionada de manera
predeterminada y nos sirve para indicar a Excel que puede hacer la actualización de datos aun
cuando estemos trabajando en otro libro o inclusive en otra aplicación.
Actualizar cada: Al habilitar esta opción podremos indicar a Excel la cantidad de minutos que
deberá esperar entre cada actualización de datos. Debes considerar que en cada actualización
Excel utilizará recursos de tu computador y ancho de banda de tu conexión a Internet así que
asegúrate de colocar una cantidad razonable de minutos de acuerdo a tus necesidades.
Actualizar al abrir el archivo: Esta opción le indicará a Excel que actualice los datos cada vez que
abrimos el archivo de manera que tengamos información actualizada al iniciar nuestro trabajo.
Opcionalmente podemos indicar a Excel que remueva los datos antes de guardar el libro, es decir,
la conexión seguirá existiendo y se actualizarán los datos al abrir el archivo, pero antes de guardar
el libro, los datos serán removidos. Esto es útil cuando los datos importados son muy extensos y
queremos evitar que el tamaño de nuestro archivo se incremente considerablemente.
Solo debo mencionar que la actualización en segundo plano requiere que Excel esté abierto. Dicha
opción no actualizará los datos si Excel está cerrado y mucho menos si nuestro computador está
apagado.
Las aplicaciones para las consultas web pueden ser muchas. Se podrían construir tableros de
mando que actualicen la información automáticamente al abrir el archivo. También se podrían
implementar Consultas Web para intercambiar información desde Internet o en una Intranet (LAN)
donde alguna aplicación Web genere información en tablas y con eso evitar la necesidad de copiar
y pegar los datos manualmente en Excel.

Módulo 8: Importar y Exportar Datos

1. Exportar datos a Excel

Los archivos de texto son uno de los métodos de intercambio de datos más populares en la
actualidad ya que pueden ser abiertos y consultados por diversas aplicaciones en diferentes
sistemas operativos como Windows, Mac OS, Linux, iOS, Android, etc.
Los archivos de texto no dependen de ninguna herramienta de software específica, ni tienen
problemas de compatibilidad entre versiones porque se han creado de la misma manera por
décadas y por lo tanto cualquier herramienta de edición de documentos puede leer un archivo de
texto. Por esta razón es muy probable que en más de una ocasión tengas la necesidad de  exportar
los datos de Excel a un archivo de texto de manera que tus datos puedan ser integrados o
analizados desde otro sistema de información.
Formatos de archivo de texto
Existen dos formatos de archivo de texto que son ampliamente utilizados:
Archivos de texto delimitados por tabulaciones (TXT): Cada valor de la columna está separado por
el carácter de tabulación. A simple vista tendrás la impresión de que existen varios espacios en
blanco entre cada columna, pero en realidad es solo el carácter tabulador el que los separa.
Archivos de texto delimitados por comas (CSV): Cada campo en el archivo de texto está separado
por una coma. Este formato es tan conocido y utilizado que es almacenado con su propia
extensión de archivo .CSV aunque sigue siendo un archivo de texto plano. Las siglas CSV provienen
de su nombre en inglés Comma-Separated Values.
A continuación veremos lo simple que es crear cada uno de estos dos tipos de archivos en Excel. La
hoja de datos que exportaremos en nuestros ejemplos será la siguiente:

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Crear un archivo de texto delimitado por tabulaciones
Para crear un archivo de texto delimitado por tabulaciones en Excel debemos pulsar la ficha
Archivo y seleccionar la opción Guardar como. Se mostrará el cuadro de diálogo Guardar como y
para la opción Tipo debemos elegir Texto (delimitado por tabulaciones):

Una vez que pulses el botón Guardar se mostrarán algunas advertencias. La primera de ellas nos
advierte que el tipo de archivo seleccionado no es compatible con libros que tienen múltiples
hojas y que por lo tanto solo se exportarán los datos de la hoja activa. Esto quiere decir que, si
tienes un libro con datos en varias hojas, deberás exportar cada hoja a un archivo de texto
diferente.
Será muy probable que también se muestre una segunda advertencia indicando que nuestro
archivo contiene formatos que no son compatibles con los archivos de texto delimitados por
tabulaciones. Solamente deberás pulsar el botón Sí para continuar con el proceso y como
resultado obtendremos un archivo de texto como el siguiente:

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Crear un archivo de texto delimitado por comas
El procedimiento para crear un archivo de texto delimitado por comas (CSV) es prácticamente
similar al ejemplo anterior con la diferencia de que en el cuadro de diálogo  Guardar
como debemos seleccionar el tipo de archivo CSV (delimitado por comas):

Obtendremos las mismas advertencias que en el ejemplo anterior pero como resultado tendremos
el siguiente archivo de texto:

Dependiendo del país donde te encuentres y la configuración regional de tu equipo, es probable

que Excel genere este tipo de archivo utilizando el punto y coma (;) en lugar de la coma (,) pero
esto no es un asunto de Excel sino de Windows y el carácter definido como el separador de listas.
A continuación veremos cómo cambiar el carácter utilizado por Excel para generar los archivos de
texto.
Carácter delimitador para archivos de texto
Por supuesto que para cambiar el carácter delimitador utilizado por Excel al crear el archivo de
texto se podría hacer un simple remplazo con cualquier editor de texto, pero si ésta es una

84
actividad que realizas frecuentemente tal vez sea conveniente hacer un cambio de fondo. El
carácter utilizado por Excel como delimitador en un archivo de texto es el que se encuentra
definido en Panel de Control > Reloj, idioma y región > Cambiar formato de fecha, hora o número y
dentro del cuadro de diálogo mostrado pulsar el botón Configuración adicional:

En dicho cuadro de diálogo encontrarás la opción Separador de listas y el carácter especificado es

el utilizado por Excel. Para mi configuración regional, que es Español (México), tengo la coma (,)
como el separador de listas pero si hago el cambio hacia punto y coma, al crear de nuevo el
archivo CSV obtendré el siguiente resultado:

Observa que en esta ocasión Excel ha utilizado el punto y coma como el separador entre cada uno
de los campos.
Campos de longitud determinada

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En algunas ocasiones me he encontrado con el requerimiento de generar un archivo de texto que
tenga campos de longitud determinada es decir, en caso de que una cadena de texto no sea de la
longitud máxima permitida, se deberá rellenar con espacios en blanco. La solución a este
problema es tratar los datos dentro de Excel antes de generar el archivo de texto.
Supongamos que para nuestra hoja de datos de ejemplo necesitamos crear un archivo de texto
que tenga un ancho máximo de 15 caracteres, tanto para la columna Nombre como para la
columna Apellido, y una longitud máxima de 25 caracteres para el correo electrónico. Los datos los
generaré en una hoja diferente y utilizaré la siguiente fórmula para la primera columna:
=CONCATENAR(Hoja1!A1,REPETIR(" ",15-LARGO(Hoja1!A1)))
La función principal de esta fórmula es la función CONCATENAR que como primer argumento tiene
el texto original de la Hoja1. El segundo argumento de la función CONCATENAR es la función
REPETIR que tendrá el objetivo de generar una cadena de espacios en blanco cuyo número estará
determinado por la diferencia entre el número máximo de caracteres admitidos (15) menos el
número de caracteres de la cadena de texto original el cual obtenemos con la  función LARGO. Por
ejemplo, para la celda con el nombre Carlos, la función REPETIR generará una cadena de 9
espacios en blanco que será concatenada a la derecha de la cadena de texto “Carlos”.
La fórmula anterior nos sirve para obtener los valores de las columnas Nombre y Apellido. Para la
columna Correo electrónico solo es necesario modificar el segundo argumento de la función
REPETIR reemplazando el número 15 por el número 25 que es el máximo número de caracteres
permitido para dicha columna.

Una vez aplicada esta fórmula a nuestro rango de datos podremos realizar la exportación a un
archivo de texto. Ya que en este caso no necesitamos ningún tipo de separador podemos guardar
el archivo como Texto Unicode y el resultado será el siguiente:

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 Así como en este último ejemplo he dado un tratamiento especial a los datos antes de exportarlos,
es posible hacer diferentes modificaciones para ajustarnos a los requerimientos del archivo de
texto que vamos a exportar. Algunas modificaciones que se realizan con cierta frecuencia son las
siguientes:
 Colocar comillas simples o dobles alrededor de las cadenas de texto.
 Exportar valores numéricos con algún número específico de decimales
 Dar algún formato específico a una fecha por ejemplo, cambiar al formato inglés que
utiliza mm/dd/aa en lugar de dd/mm/aa.

2. Importar un archivo de texto delimitado

Los archivos de texto son muy comunes al momento de intercambiar información entre diferentes
tipos de sistemas. Anteriormente los sistemas de las grandes empresas no generaban archivos
Excel sino archivos de texto.
Por esa razón Excel incorporó desde sus primeras versiones la funcionalidad de importar archivos
de texto de manera que se pudiera analizar dicha información dentro de Excel. El día de hoy se
sigue utilizando este tipo de archivos para intercambiar información ya que son archivos muy
ligeros a pesar de la gran cantidad de datos que pueden llegar a contener.
Un archivo de texto que contiene información de una base de datos siempre hace uso de algún
carácter especial para separar la información perteneciente a cada columna. Es precisamente ese
carácter utilizado el que hace la diferencia entre un tipo de archivo y otro. Por ejemplo, aquellos
archivos en donde cada cambio de columna está indicado por el signo de puntuación “,” (coma) es
conocido como archivo CSV por sus siglas en inglés (Comma-Separated Values).  Observa el
siguiente ejemplo de un archivo CSV:

La diferencia entre un archivo CSV y uno de texto es solamente el tipo de separador utilizado. Un
archivo de texto generalmente indica la separación entre columnas utilizando el tabulador:

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Estos dos tipos de archivos son los más comunes, pero podrías encontrarte alguno diferente que
tal vez utilice el signo “;” para separar las columnas, sin embargo cualquier tipo de archivo de texto
podrá ser importado a Excel sin importar el carácter separador utilizado.
Importar archivos de texto en Excel
Para importar un archivo de texto debes ir a la ficha Datos y seleccionar el comando  Desde
texto que se encuentra dentro del grupo Obtener datos externos. Esto abrirá el cuadro de
diálogo Importar archivo de texto que permitirá seleccionar el archivo a importar.

Después de seleccionar el archivo adecuado debes hacer clic en Importar. Eso mostrará el primer
paso del Asistente para importar texto. Este primer paso es importante porque permite
especificar el tipo de archivo a importar ya sea que utilice algún carácter específico como
delimitador o que sea un archivo que utiliza un ancho fijo de columna.

De igual manera en este paso se puede indicar a Excel que comience a importar a partir de alguna
fila específica del archivo. Al hacer clic en el botón Siguiente, Excel sugerirá el tipo de separador
que ha descubierto dentro del archivo a importar y generalmente será acertado en su sugerencia.
Aun así recomiendo validar que dentro de la vista previa efectivamente se muestra una separación
adecuada de los datos.

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En caso de que Excel se haya equivocado solamente deberás seleccionar el separador adecuado de
la lista o especificar algún otro si es necesario. Haz clic en siguiente que nos llevará al último paso
que permite especificar el tipo de datos de cada columna.

Solamente tienes 3 opciones: General, Texto y Fecha. Sugiero poner especial atención a las fechas
de manera que después de la importación se facilite su manejo e interpretación dentro de Excel.
Al hacer clic en el botón Finalizar, se preguntará por la ubicación dentro de la hoja de Excel donde
se colocarán los datos importados.

Una vez indicada la celda destino deberás hacer clic en el botón Aceptar y los datos serán
importados por Excel.

89
Módulo 9: Tablas Dinámicas

1. Creación de tablas dinámicas

Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la
información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasión veremos
un ejemplo claro de cómo crearlas.
Crear una tabla dinámica en Excel
Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva  tabla
dinámica.

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Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha
Insertar.

Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de

datos que se considerará en la tabla dinámica.

En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una
nueva hoja de Excel o en una ya existente.  Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla
dinámica.

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Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de
campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos
de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán
forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente.
Siguiendo el ejemplo propuesto del artículo anterior, colocaré como columna el campo Producto y
como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocaré el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabla dinámica que
resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:

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 Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la necesidad
de utilizar fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar tablas dinámicas más complejas
que permitirán realizar un análisis profundo de la información.

2. Uso de tablas dinámicas para informes de gestión

Hoy en día, es habitual que los programas de contabilidad y gestión permitan la exportación de
datos a Excel, de manera que se facilita a los usuarios la manipulación de la información. La
exportación de la información a una hoja de cálculo permite de una manera relativamente sencilla
la obtención de cuadros de mando, ratios y otros tipos de indicadores.
Además Excel es un programa muy utilizado para la recogida de información, que se cumplimenta
directamente en diferentes plantillas de hojas de cálculo, de manera que es habitual que muchas
empresas utilicen plantillas en Excel para la gestión de su caja, cobros con TPV, previsiones de
tesorería, etc.
El potencial de Excel es tal que prácticamente podríamos decir que permite tener un mini big-data
al alcance de cualquiera, ya que una vez están los datos recogidos en una hoja de cálculo, la
utilización de las tablas dinámicas facilita el tratamiento de la información y la obtención de
informes a medida.
La versatilidad que puede tener, por poner un ejemplo, un simple balance de sumas y saldos, con
un buen desarrollo del plan contable de la empresa, puede permitir a la misma explotar los datos
de diferentes maneras en función de las necesidades de los usuarios.

¿Qué es un informe de tabla dinámica en Excel?

Las tablas dinámicas permiten resumir rápidamente grandes volúmenes de datos, analizar datos y
responder a preguntas sobre estos. Este tipo de informes están especialmente diseñados para:
 Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cómodas.
 Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y
subcategorías y crear cálculos y fórmulas personalizados.
 Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los detalles de
los datos de resumen de las áreas de interés.
 Mover filas a columnas y columnas a filas para ver diferentes resúmenes de los datos de
origen.
 Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos más útiles
e interesantes para poder centrarse en la información que le interesa.
 Presentar informes electrónicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.

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 A menudo se utilizan cuando se desea comparar totales relacionados, sobre todo si tiene una lista
larga de números para sumar y se desea realizar comparaciones distintas con cada número.

3. Campos calculados en tablas dinámicas

Las tablas dinámicas nos permiten hacer uso de campos calculados los cuales son columnas que
obtienen su valor de la operación realizada entre algunas de las otras columnas existentes en la
tabla dinámica.
Supongamos la siguiente tabla dinámica en donde tenemos el resumen de las ventas de nuestros
productos para el año pasado.

Ahora queremos insertar una nueva columna que contendrá nuestro pronóstico de ventas para el
próximo año y el cual hemos estimado que tendrá un crecimiento del 4%. Esta nueva columna la
podemos agregar como un campo calculado a la tabla dinámica de la siguiente manera.
Dentro del título Herramientas de tabla dinámica selecciona la ficha Opciones y posteriormente el
botón Cálculos el cual desplegará varias opciones y deberás seleccionar Campos, elementos y
conjuntos para finalmente seleccionar la opción Campo calculado.

Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar campo calculado en donde podremos especificar un

Nombre para nuestro campo.

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 Además del nombre del campo debemos especificar la Fórmula que Excel utilizará para realizar el
cálculo de la nueva columna. Puede observar un recuadro donde aparecen enlistados todos
los Campos de la tabla dinámica de manera que al seleccionar alguno de ellos y presionar el
botón Insertar campo se insertará su nombre en la fórmula. Una vez que hayas terminado de
configurar el nuevo campo calculado pulsa el botón Aceptar y Excel insertará el campo.

Al actualizar los datos de la tabla dinámica los campos calculados reflejarán automáticamente los

nuevos cálculos. Recuerda que un campo calculado es una nueva columna que ha sido creada
realizando operaciones con los campos existentes de una tabla dinámica.

4. Uso de gráficos dinámicos

Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y que se
ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de gráfico
podrás ayudar en la comprensión de los datos de una tabla dinámica.
Cómo crear un gráfico dinámico en Excel
Para crear un gráfico dinámico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica que
servirá como base del gráfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Gráfico dinámico que
se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.

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Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico de donde podrás seleccionar el tipo de gráfico
que deseas utilizar.

Una vez que has seleccionado el gráfico adecuado Excel lo insertará en la hoja de trabajo. Observa
cómo el gráfico se modifica al momento de aplicar algún filtro sobre la tabla dinámica:

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 De igual manera puedes filtrar la información utilizando los botones de filtrado que aparecen
dentro del gráfico dinámico:

Para eliminar un gráfico dinámico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.

Módulo 10: Gráficos

1. Cómo crear gráficos

Crear un gráfico en Excel es tan sencillo como seguir los siguientes dos pasos:
Selecciona una celda que pertenezca al rango donde se encuentran los valores numéricos. Nota
que he mencionado que es suficiente hacer clic sobre una sola celda y no es necesario seleccionar
todo el rango porque Excel incluirá automáticamente los datos de las celdas adyacentes.
Una vez hecha la selección, ve a la ficha Insertar > Gráficos y haz clic sobre el botón del tipo de
gráfico que deseas insertar y se mostrará un menú donde deberás seleccionar el gráfico deseado.

Por ejemplo, para crear el gráfico de líneas mostrado en la sección anterior pulsé el botón Gráfico
de líneas y posteriormente seleccioné la opción Línea con marcadores tal como lo ves en la
siguiente imagen:

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 Con estos simples pasos habrás aprendido cómo hacer gráficos en Excel 2013. Tal vez la parte más
complicada del proceso es saber elegir el gráfico adecuado para nuestros datos pero si te
encuentras en esta situación, Excel 2013 tiene una nueva funcionalidad que nos ayudará en el
proceso de selección de un gráfico.

2. Cómo configurar gráficos

Cómo seleccionar un elemento de gráfico
Antes de pasar al detalle sobre cómo modificar gráficos en Excel debo mencionar que existen
diferentes alternativas para seleccionar los elementos que forman parte de un gráfico. Este paso
es importante porque una vez que hayamos seleccionado el elemento podremos modificar sus
propiedades. El primer método de selección que podemos utilizar es hacer clic directamente sobre
el elemento lo cual hará que se muestre un borde alrededor con pequeños círculos en las esquinas
para indicarnos que hemos seleccionado el elemento correctamente. Por ejemplo, en la siguiente
imagen he seleccionado la leyenda del gráfico:

El método de selección con el ratón es el más intuitivo pero en ocasiones se dificulta seleccionar
ciertos elementos del gráfico que son muy pequeños o simplemente tenemos duda sobre el
elemento que hemos seleccionado. Cuando tenemos dificultad para seleccionar un elemento
podemos hacer uso del control de selección que se encuentra en la ficha Formato y dentro del
grupo Selección actual.

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La lista mostrará todos los elementos del gráfico y será suficiente con elegir el elemento deseado
para hacer la selección. Este mismo listado de elementos se mostrará cuando hacemos clic
derecho sobre el gráfico.

Controles para modificar los elementos de un gráfico

Una vez que hemos seleccionado un elemento de un gráfico podemos acceder a todas sus
propiedades pulsando la combinación de teclas CTRL + 1 que mostrará el panel de tareas donde
podremos hacer cambios al elemento seleccionado.

Otra manera de acceder al panel de tareas de una elemento es hacer clic derecho sobre él y
seleccionar la última opción de menú que tiene un nombre que generalmente comienza como
“Dar formato a”. Otra alternativa que tenemos para abrir el panel de tareas es utilizar el botón
Aplicar formato a la selección que se encuentra en la ficha Formato y dentro del grupo Selección
actual. También tenemos acceso a las configuraciones más comunes para cada elemento a través
de los botones que se muestran a un lado del extremo superior derecho del gráfico seleccionado.

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Los botones mostrados son los siguientes:
 Elementos de gráfico: permite agregar, quitar o cambiar elementos del gráfico.
 Estilos de gráfico: muestra diferentes esquemas de color y estilo para el gráfico.
 Filtros de gráficos: podemos elegir las series de datos y puntos que estarán visibles en el
gráfico.
Al hacer clic sobre el botón Elementos de gráfico observaremos una lista de elementos con una
caja de selección que nos permitirá ocultar o mostrar cada uno de ellos. Además, al pasar el
puntero del ratón sobre la lista se mostrará una flecha a la derecha de cada elemento y al hacer
clic se mostrarán más opciones de configuración.

La última opción del menú mostrado será siempre “Más opciones” la cual abrirá el panel de tareas
para darnos acceso a más posibilidades de configuración. Además de los controles mencionados
anteriormente, también habrá comandos ubicados tanto en la cinta de opciones como en los
controles que se muestran al hacer clic derecho sobre cualquier elemento de gráfico. A
continuación revisaremos los pasos para realizar algunas de las modificaciones más comunes a un
gráfico de Excel.

Modificar el área del gráfico

El área del gráfico es la que contiene a todos los demás elementos y podemos modificar su color
de fondo o dar algún efecto de relleno. Solo selecciona el gráfico y pulsa CTRL + 1 para mostrar el
panel de tareas, ve a la sección Relleno y línea para seleccionar algún tipo de relleno.

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Además del relleno podemos modificar el borde del área del gráfico indicando el tipo de línea que
deseamos utilizar así como su color.

Modificar el área de trazado

El área de trazado es el área que contiene al gráfico, es decir, el área donde son dibujados los
datos y a través del panel de tareas podemos modificar tanto su relleno como su borde. En la
siguiente imagen puedes observar el área de trazado con un color de relleno sólido:

Modificar el título del gráfico

Cada gráfico de Excel puede contener un título que ayude a describir el significado de los datos
mostrados. Dicho título es una etiqueta de texto y podemos modificar su estilo de borde y su color
de relleno. Sin embargo, la modificación más común del título del gráfico es su posición que puede
ser Encima del gráfico o Superpuesto.

101
También es posible arrastrar el título con el ratón hasta la posición deseada dentro del gráfico. Y
ya que el título del gráfico es una etiqueta de texto podemos modificar su valor haciendo clic sobre
el contenido e introduciendo el nuevo texto. Para remover el título del gráfico podemos
seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir o podemos quitar la marca de selección del listado del
botón Elementos de gráfico.
Modificar la leyenda del gráfico
La leyenda del gráfico es la llave que nos permite identificar por color cada una de las series de
datos graficadas y el panel de tareas nos permite elegir la posición de la leyenda dentro del
gráfico:

Si quitamos la selección de la opción Mostrar la leyenda sin superponerla al gráfico, entonces la

leyenda se mostrará sobre el área de trazado. También es posible mover la leyenda utilizando el
ratón para colocarla en la posición exacta donde la necesitamos.
Modificar las líneas de cuadrícula
Algunos tipos de gráficos en Excel nos permiten agregar líneas de división para identificar
fácilmente la magnitud de los valores graficados. Al ingresar a las propiedades de dichas líneas de
cuadrícula podremos modificar el tipo de línea utilizado, su color, transparencia, ancho entre
otros.

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3. Segmentación de datos
La segmentación de datos es una función en Excel 2016 que proporciona una manera fácil de
filtrar datos de una tabla dinámica o grafico dinámico. La segmentación de datos etiqueta los
filtros aplicados, con detalles, para que sea fácil entender los datos que se muestran y filtran.

Insertar una Segmentación de Datos

1. Hacer clic en cualquier celda de la tabla dinámica.

    Nota: la segmentación de datos también funciona para tablas. 

2. Hacer clic en la pestaña insertar

3. Hacer clic en el botón segmentación de datos.

El cuadro de diálogo Insertar segmentación de datos, aparece. Todos los títulos de la columna en
la tabla se enlistan aquí.

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4. Seleccionar las columnas que se desea utilizar como segmentaciones.

Nota: Una segmentación de datos separada se designa para cada columna que está seleccionada.
5. Hacer clic en Aceptar.
Las segmentaciones aparecen en la hoja de trabajo. Ahora se pueden mover a otra ubicación en la
hoja de trabajo o cambiar su tamaño como sea necesario.

Filtrar con una Segmentación de Datos

Después de que una segmentación de datos se crea, aparece en la hoja de trabajo a lo largo de la
tabla.

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 Nota: Las segmentaciones se sobrepondrán una encima de otra si hay más de una.
1. Seleccionar los valores que se desea incluir en el filtro.
2. Mantener presionada la tecla Ctrl para seleccionar múltiples filtros.
La tabla se filtra para mostrar sólo el(los) valor(es) seleccionado(s).

Nota: Simplemente hacer clic en el valor una vez más para dejar de filtrar los datos seleccionados.
Borrar y Quitar una Segmentación de Datos

1. Hacer clic en el botón Borrar filtro.

Todos los filtros se borran, pero la Segmentación de datos permanece en la hoja de trabajo. Para
quitarla por completo…

2. Hacer clic derecho en la segmentación.

3. Seleccionar Quitar "nombre de filtro."

Nota: Hacer clic en la segmentación y presionar la tecla Supr. 

4. Uso de mini gráficos

Los minigráficos de Excel son gráficos muy pequeños que caben dentro de una celda y nos permiten
mostrar el comportamiento de los datos a través del tiempo o representar las variaciones que existen
en la información.
Es importante saber que, a diferencia de los gráficos de Excel, los minigráficos solo pueden
representar una serie de datos a la vez. Los comandos que nos permiten crear los minigráficos se
encuentran en la ficha Insertar y dentro del grupo Minigráficos.
Tipos de minigráficos en Excel
Existen tres tipos diferentes de minigráficos en Excel 2013 y son los siguientes:
Línea: Similar a un gráfico de línea
Columna: Similar al gráfico de columnas.

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Ganancia o pérdida: Este tipo de minigráfico no tiene parecido con ningún gráfico de Excel ya que solo
representa dos tipos de valores: ganancias o pérdidas. Un cambio positivo en los datos será
representado como ganancia mientras que un cambio negativo como pérdida.
En la siguiente imagen puedes observar cada uno de los tipos de minigráficos en el mismo orden en
que fueron mencionados:

Cómo crear un minigráfico

Para crear un minigráfico debemos seleccionar primero los datos que serán graficados. Es importante
seleccionar solamente los datos, sin títulos de columna ni etiquetas. Posteriormente ir a la ficha
Insertar y dentro del grupo Minigráficos pulsar el botón correspondiente al tipo de minigráfico que
deseamos crear lo cual mostrará el cuadro de diálogo Crear grupo de Minigráfico.

Dentro del cuadro de diálogo debemos seleccionar el rango de celdas donde serán colocados los
minigráficos y pulsar el botón Aceptar. Cada minigráfico quedará vinculado a los datos y si existe
alguna modificación, el minigráfico será actualizado automáticamente.
Si al momento de crear los minigráficos has seleccionado varias filas (o columnas) de datos, Excel
creará un grupo de minigráficos. Una manera rápida de saber si los minigráficos están agrupados es
seleccionando uno de ellos y Excel colocará un borde y un color de fondo especial sobre todos los
minigráficos del mismo grupo.

Una ventaja de tener los minigráficos agrupados es al momento de editarlos ya que cualquier cambio
en el estilo será aplicado de manera automática a todo el grupo. Sin embargo, si quieres desagrupar

106
los minigráficos para tratarlos de manera individual, puedes hacerlo con el comando Herramientas
para minigráfico > Diseño > Agrupar > Desagrupar.
Cambiar el tipo de minigráfico
Si después de crear los minigráficos decides que no son del tipo adecuado, no es necesario eliminarlos
y volver a crearlos, sino simplemente cambiar su tipo. Este cambio lo podemos hacer seleccionando el
grupo de minigráficos y en Herramientas para minigráfico, dentro del grupo Tipo, elegir el nuevo tipo.

Editar un minigráfico
Una de las modificaciones que podemos hacer a un grupo de minigráficos es cambiar su estilo, es
decir, los colores utilizados en el minigráfico. Puedes encontrar y seleccionar un estilo diferente desde
Herramientas para minigráfico > Estilo.

Además de poder elegir un nuevo estilo, también podemos mostrar puntos específicos dentro del
minigráfico como los siguientes:
Punto alto: Aplica un color diferente al dato de mayor magnitud.
Punto bajo: Aplica un color diferente al dato de menor magnitud.
Puntos negativos: Aplica un color diferente a todos los valores negativos.
Primer punto: Resalta el primer punto de la serie.
Último punto: Resalta el último punto de la serie.
Marcadores: Sólo disponible para los minigráficos de línea que coloca marcadores para todos los
puntos de la serie.
Cada uno de estos puntos puede mostrase u ocultarse a través de las cajas de selección ubicadas en la
ficha Herramientas para minigráfico.
Un tema importante de mencionar al hablar de la edición de un minigráfico es la modificación de su
tamaño. La manera de aumentar o disminuir el tamaño de un minigráfico es modificando el ancho o
el alto de la celda a la que pertenece ya que el minigráfico se ajustará para ocupar la totalidad de la
celda. Por otro lado, ya que es posible colocar un minigráfico dentro de celdas combinadas, podemos
aumentar el tamaño de un minigráfico combinando varias celdas evitando así la modificación del
ancho o alto de celdas individuales.

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 Borrar un minigráfico
Un minigráfico no puede ser eliminado con solo seleccionarlo y pulsando la tecla Suprimir. Es
necesario seleccionarlo e ir a la ficha Herramientas de minigráfico y pulsar el botón Borrar.

El botón Borrar nos permite eliminar solo el minigráfico seleccionado, que es la opción
predeterminada, o también podemos borrar todo el grupo de minigráficos. Estas mismas opciones de
borrado las encontramos al hacer clic derecho sobre un minigráfico y seleccionando la opción de
menú Minigráficos.

Módulo 11: Formato Condicional

1. Aplicar formato condicional intermedio

El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta aplique un formato
especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo, se puede utilizar el
formato condicional para cambiar el color de las celdas que tienen un valor negativo.
Razón para utilizar el formato condicional
Siempre tienes la opción de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas que cumplen
con una condición, pero eso se puede convertir en un proceso largo y repetitivo, especialmente si
tienes una tabla de datos muy grande y que cambia frecuentemente. Es por eso que el formato
condicional puede hacer más fácil la tarea de cambiar automáticamente el formato de la celda que
cumple con ciertos criterios.
Ejemplos de formato condicional
Formato especial para todos los valores entre 20 y 30:

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Resaltar los valores por debajo del promedio (Para este ejemplo el promedio es 22.2).

¿Cómo se aplica el formato condicional?

Debes seleccionar las celdas a las que se les aplicará el formato condicional y después hacer clic en el
comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha Inicio.

Como ya mencioné previamente, al seleccionar alguna de las opciones del menú, el formato se
aplicará para aquellas celdas que cumplan con cierta condición o regla. Un formato condicional en
Excel está siempre basado en una regla que posteriormente se podrá editar si así lo deseas. Las reglas
que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos:
Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor de la celda (Mayor que,
Menor que, Igual a, Entre, etc.).
Reglas basadas en fórmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque puedes aplicar un
formato especial utilizando una fórmula donde podrás aplicar una lógica más compleja. Por lo mismo
es un poco más complicado de aprender, pero una vez que lo hagas seré muy intuitivo de utilizar.

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 Por ahora estudia estos conceptos básicos y analizaremos algunas de las opciones que tenemos para
aplicar el formato condicional.

2. Aplicar formato condicional avanzado

3. Formatos condicionales estándares

4. Uso de funciones y fórmulas en formatos condicionales

Seguramente utilizas las hojas de Excel para almacenar grandes cantidades de datos, como el catálogo
de clientes de la empresa, el registro de las ventas de productos, etc. Con esa gran cantidad de
información es indispensable encontrar los datos precisos en todo momento.

Buscar en Excel con formato condicional

En esta ocasión te mostraré cómo utilizar el formato condicional para buscar dentro de una hoja de
Excel y resaltar las celdas coincidentes. Observa la siguiente imagen:

Para este ejemplo utilizaré los datos de la columna B y utilizaré la celda B2 como el cuadro de
búsqueda, es decir, la celda donde colocaré el término/texto que deseo encontrar en los datos. Ahora
debemos crear la regla que aplique el formato condicional y para eso se deben seleccionar las celdas
con los datos e ir al comando Formato condicional y seleccionar la opción Nueva regla:

110
Se mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de formato:

Fórmula para encontrar valores

Selecciona la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato. En la caja de
texto coloca la siguiente fórmula, que explicaré en un instante:
=Y($B$2<>"",ENCONTRAR(MINUSC($B$2), MINUSC(B4)))
También haz clic en el botón Formato… para seleccionar el formato que se aplicará a las celdas que
cumplan la regla.

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La fórmula que acabas de escribir compara el texto de la celda de búsqueda ($B$2) con las celdas que
contienen los datos. La comparación se hace a través de la función ENCONTRAR que compara ambos
valores. Puedes observar también que para ambos valores utilicé la función MINUSC que los convierte
en minúsculas antes de hacer la comparación de manera que la búsqueda no sea sensible a
mayúsculas y minúsculas. Finalmente, la intención de la función Y es evitar que el formato se aplique a
todas las celdas cuando la celda $B$2 esté vacía.

112