CONSEJOS PRÁCTICOS SOBRE LAS REUNIONES DE TRABAJO

1º.- Determinación del objetivo: Hemos de partir de la base de que todas las reuniones tienen una
finalidad, meta o propósito y, por tanto, un objetivo a definir. En todo caso, para la fijación del
objetivo hemos de preguntarnos ¿Qué pretendo conseguir con la reunión? Por ello, el dedicar un
espacio de tiempo a analizar cuál será el objetivo de la reunión es fundamental no sólo
para organizar adecuadamente las reuniones, sino igualmente para decidir si alguna reunión periódica
o ya convocada debe ser cancelada por no aportar nada al objetivo de la misma.
2º.- Elaboración del orden del día: Como primera cuestión al analizar el orden del día, debemos
responder a la siguiente pregunta ¿Cuáles son las ventajas de disponer de un buen orden del día? La
respuesta es sencilla: un orden del día eficaz no sólo ahorra tiempo, sino que hace la reunión
más productiva. Efectivamente, el orden del día facilita el desarrollo uniforme de la reunión, su
seguimiento y la comprensión de los temas tratados por parte de los asistentes.
Para ello, debemos comenzar por decidir los temas que van a figurar en el orden del día (siempre con
la vista puesta en nuestro objetivo). Es recomendable que al decidir los temas, éstos se definan con
la máxima precisión, recogiendo la información necesaria para que el destinatario conozca de lo que
se va a tratar, facilitando así la preparación de la reunión. A continuación, conviene ordenar los temas
a tratar. En este punto, el criterio dependerá de la urgencia del asunto (primero los asuntos
prioritarios); la relación entre algunos asuntos del orden del día (debatir en bloque determinados
asuntos); el grado de atención de los asistentes durante el transcurso de la reunión (asuntos creativos
al comienzo de la reunión), etc.... Una vez se encuentren los temas definidos y ordenados, es
conveniente asignar un tiempo a cada tema, de manera que los asistentes conozcan con anterioridad
la previsión temporal de cada tema. Esto es un aspecto psicológico de la máxima relevancia, ya que
indudablemente condicionará a los asistentes a someterse a dicha limitación temporal.
3º.- Convocatoria: Dar a conocer el orden del día a los futuros asistentes es un aspecto de suma
importancia, ya que existe una relación directamente proporcional entre la productividad de una
reunión y un número reducido de asistentes (entre 4 a 8 es un número excelente).  Por ello, se
impone una reflexión para decidir qué personas deben asistir, cuáles pueden ser excluidas y cuáles
pueden asistir a la reunión en el momento en el que se debata el punto del orden del día que
realmente le interese (como tenemos organizado el orden del día por temas y tiempo asignado, no
será difícil determinar el momento de acceso a la reunión).
Por otro lado, es interesante adjuntar a la convocatoria documentos informativos sobre los temas a
tratar que deberán ser breves y concisos, pero que cumplan con el objetivo de ilustrar a los asistentes
sobre el contenido que va a debatirse.  
4º.- Conducción de la reunión: La conducción o dirección de la reunión viene referida a la capacidad
de la persona que dirige la reunión para alcanzar su máxima eficacia y que está se lleve a cabo en el
tiempo previsto, es decir, en la medida que el director actúe con eficacia, el objetivo de la reunión se
alcanzará.
Para ello, éste deberá introducir al principio de la reunión (un par de minutos bastarán) una reseña de
los temas a tratar para que los asistentes queden plenamente ilustrados de sus contenidos;
igualmente, deberá informar de lo que solicita de los asistentes respecto a cada tema (una reflexión,
una opinión, una decisión, etc...). A continuación, el director deberá conducir la reunión de manera
que partiendo del examen de la información de cada punto, se proceda al debate y argumentación
para alcanzar las decisiones oportunas, decisiones que deberán quedar reflejadas por escrito en la
correspondiente acta de la reunión.
5º.- Habilidades para conducir una reunión: Para concluir, vamos a reseñar algunas de las habilidades
que pueden ser de gran utilidad a la hora de dirigir una reunión.
- Una vez convocada la reunión a una hora, aquella debe comenzar puntualmente aunque falten
algunos de los convocados.
- A medida que se incorporen los rezagados no debe repetirse ni resumirse nada de lo ya
expuesto antes de la llegada de éstos (¡que miren el acta de la reunión!)
- En los casos de asistencia de personas dadas a prolongar las reuniones con sus intervenciones, es
conveniente convocar la reunión una hora antes del fin de la jornada de mañana o tarde. No falla.
- El director debe ser cortés pero firme, cortando cualquier intervención que se aparte del debate.
Menos aún, puede permitir comportamientos inapropiados entre los asistentes, es decir, salidas de
tono.
- Ante las divagaciones de los asistentes (algunos más dados que otros), el director debe recordar
permanentemente el tiempo que se dispone para debatir el punto del día o, en su caso, el tiempo que
queda.
- Es conveniente acabar a la hora establecida inicialmente.
- Si al concluir la reunión es posible conocer la fecha de la próxima, ésta puede fijarse
verbalmente evitando así innumerables llamadas para determinar dicha fecha.
- No olvide cerrar la puerta y así evitar interrupciones.
-Prepare las ayudas tecnológicas para la reunión (videobeam, televisor, sonido, etc).

El acta de reunión de trabajo, es aquella en la cual quedará reflejado todo lo acordado durante una
reunión entre los mismos compañeros.
Las actas son aquellos documentos que registran un acontecimiento y que se erigen como testigo
escrito de lo que sucede entre aquellos que toman parte en el suceso.
El tipo de acta más habitual son las actas de reunión, sea en el contexto que sea. En un ambiente de
negocios, es muy común toparse con la redacción de un acta de reunión de trabajo, necesaria para
poder dejar constancia de todos los puntos tratados y las decisiones tomadas durante la misma.
¿Cómo redactar un acta de reunión de trabajo?
La estructura más habitual que debería seguir un acta de reunión de trabajo es la siguiente:
Los datos básicos del contexto de la reunión, es decir, la fecha en que se celebra la reunión, las
personas que asisten y el lugar en que se lleva a cabo la reunión.
Es conveniente tener un orden del día. Esto contribuye a agilizar la reunión y que la persona que la
dirija tenga una especie de guión al que ceñirse, de esta manera no se pierde tiempo.
Todo un desarrollo cronológico de los puntos que se van a tratar. Lo ideal sería agruparlos por criterio
temático o por su importancia y peso en la reunión.
Los acuerdos y decisiones que se han tomado. Se debería describir con detalle todos los puntos que se
han llegado a acordar durante la reunión, además de las personas que se han visto implicadas
directamente en esta toma de decisiones.