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UNIDAD 3.
ESTRUCTURA INTEGRAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Para estructurar el SIG, partimos del PLANEAR, tal como lo define la Guía de
Armonización del MECI 1000:2005 con la NTCGP 1000:2004 expedida por el
DAFP y la Alcaldía mayor de Bogotá D.C., así:
“Debe concebirse como un proceso gerencial que contiene elementos

informativos y de juicio necesarios para fijar prioridades y establecer la misión,
visión objetivos y metas en el tiempo, estrategias de comunicación interna y
externa, ordenar las acciones que permitan alcanzar estas actividades con
base en una asignación correcta de recursos, de coordinación de
competencias, habilidades y esfuerzos y la fijación precisa de
responsabilidades que permitan el control y la evaluación sistémica de los
procesos, procedimientos, avances y resultados para poder introducir
oportunamente cambios pertinentes”.
EL PLANEAR
En la estructura del SIG, el PLANEAR corresponde al SUBSISTEMA DE

CONTROL ESTRATÉGICO DEL MECI 1000:2005, alrededor del cual se
encuentran los Componentes:
 AMBIENTE DE CONTROL, con sus Elementos de Control: Acuerdos,

Compromisos o Protocolos Éticos, Desarrollo del Talento Humano y Estilo
de Dirección;
 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO, con sus Elementos de Control:

Planes y Programas, Modelo de Operación por Procesos y Estructura
Organizacional; y,
 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS, con sus Elementos de Control: Contexto

Estratégico, Identificación de Riesgos, Análisis de Riesgos, Valoración de
Riesgos y Políticas de Administración de Riesgos.
EL AMBIENTE DE CONTROL, busca tres (3) objetivos:
1. La autorregulación del comportamiento ético de los servidores públicos de

la entidad (Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos),
2. Una definición clara y precisa de las políticas de desarrollo del talento

humano desde la vinculación, permanencia y hasta el retiro de los
servidores públicos (Desarrollo del Talento Humano), y
3. La caracterización de un estilo de dirección favorable a la calidad, el

control, la comunicación y la transparencia de la gestión pública (Estilo de
Dirección).
EL AMBIENTE DE CONTROL, tiene relación directa con los principios de
calidad establecidos en la NTCGP 1000:2009 como son:
“1. Enfoque hacia el cliente,
2. Liderazgo,
3. Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejerzan funciones
públicas,
4. Enfoque basado en los procesos,
5. Enfoque del sistema para la gestión,
6. Mejora continua,
7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones,
8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios,
9. Coordinación, cooperación y articulación, y
10.Transparencia”.
Dichos principios de la calidad, guardan estrecha coherencia con los principios

del MECI 1000:2005 como son:
“1. Autorregulación,
2. Autocontrol, y
3. Autogestión”.
Estos principios se traducen en las conductas o comportamientos que en el

actuar de los servidores públicos, debe reflejar la Entidad Pública del Distrito
Capital.
Así mismo, EL AMBIENTE DE CONTROL, como responsabilidad de la

dirección, se encuentra alineado con la responsabilidad gerencial y los recursos
establecidos en la NTCGP 1000:2009 (Presupuesto, Humanos, Infraestructura
y Ambiente de Trabajo).
Para entender mejor la complementariedad de este componente con los

requerimientos de la NTCGP 1000:2009, a continuación se establece dicha
relación, así:
Los Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos, definidos en la estructura

del MECI 1000:2005, pretenden que los servidores públicos asuman conductas
apropiadas para poder lograr los propósitos de las Entidades Públicas
Distritales.
La NTCGP 1000:2009, exige la toma de conciencia de los servidores públicos
sobre la importancia de sus actividades y la manera como estas influyen en el
logro de los objetivos institucionales en el marco de los principios de calidad,
en especial los de liderazgo, participación activa de los servidores públicos o la
de los particulares que ejercen funciones públicas, y el de transparencia.
Es aquí donde aparece la primera complementariedad con el Sistema de
Desarrollo Administrativo - SISTEDA 2005, la cual se ve reflejada en el literal
d). del artículo 7° del Decreto 3622 del 10 de Octubre de 2005, cuando fija
como política:
“d). La Moralización y Transparencia en la Administración Pública. Se orienta a la formación de

valores de responsabilidad y vocación de servicio que garanticen el interés general en la
administración de lo público y se promueva la publicidad de las actuaciones de los servidores
públicos; así mismo, se orienta a la prevención de conductas corruptas y a la identificación de
áreas susceptibles de corrupción”.
El resaltado es mío.
El Desarrollo del Talento Humano, lo define el MECI 1000:2005 como el

compromiso que deben asumir las entidades con el desarrollo de
competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad de los servidores públicos.
La NTCGP 1000:2009, exige que los servidores públicos deban ser

competentes con base en educación, formación, habilidades y experiencia
apropiadas, precisando que el Talento Humano no debe circunscribirse solo al
desarrollo de competencias, sino que también debe tenerse en cuenta la
capacitación, por lo cual la alta dirección debe fijar políticas al respecto, ya que
son los servidores públicos los que implementarán el SIG.
Es importante tener en cuenta que con respecto a la implementación de este

elemento de control deben consultarse normas complementarias como la Ley
489 del 29 de Diciembre de 1998 que regula el ejercicio de la función
administrativa, determina la estructura y define los principios y reglas básicas
de la organización y funcionamiento de la Administración Pública, la Ley 909
del 23 de Septiembre de 2004 que regula el empleo público, la carrera
administrativa y la gerencia pública, en donde el mérito, la capacitación y la
evaluación son el eje fundamental del recurso humano.
Así mismo, el desarrollo de competencias tiene incidencia directa en la

implementación del SIG, razón por la cual debe consultarse también el Decreto
2539 del 22 de Julio de 2005, por el cual se establecen las competencias
laborales generales para los empleos públicos.
Teniendo en cuenta todo lo anterior, -es importante que para implementar

adecuadamente este elemento de control y atendiendo los principios de justicia, equidad y
transparencia-, las Entidades Públicas del Distrito Capital adelanten adecuados
procesos de selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del
desempeño en los servidores públicos, de tal manera que haya coherencia
entre el desempeño de las personas y la estrategia institucional.
Es aquí donde aparece la segunda complementariedad con el Sistema de

a). del artículo 7° del Decreto 3622 del 10 de Octubre de 2005, cuando fija
como política:
“a). El Desarrollo del Talento Humano Estatal. Orientada a desarrollar las habilidades,
destrezas y competencias de los servidores públicos y a definir parámetros para que su
ingreso y permanencia se fundamenten en el mérito y en cumplimiento de los principios de la
función administrativa”.
Para completar el AMBIENTE DE CONTROL, el MECI 1000:2005 define el

Estilo de Dirección, como:
“La filosofía o modo de administrar del director o gerente, enfatizando en que la competencia,
la integridad, la transparencia y la responsabilidad pública son las variables que orientan el
desarrollo de este componente y el estilo de gerencia de quién administra los intereses del
estado”.
Igualmente, la NTCGP 1000:2009 exige que la alta dirección evidencie su

compromiso con la calidad y con el cumplimiento de los requisitos del cliente y
la mejora continua del Sistema de Gestión de la calidad - SGC. Como se puede
observar, nuevamente se evidencian los principios de la calidad, a través del
liderazgo y la participación de los servidores de la Entidad Pública del distrito
capital.
Para entender con mayor profundidad como opera el AMBIENTE DE

CONTROL dentro de la estructura del SIG, es importante conocer cuáles son
las entradas al componente, que procesos las transforman de acuerdo con el
insumo que provee cada norma y que productos salen de dicha transformación,
así:
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN - SIG

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL
ENTRADAS PROCESOS SALIDAS
Principio MECI de MECI 1000:2005: - Protocolo de Ética
Autorregulación. (Código de Ética y Código
Principio MECI de SUBSISTEMA DE de Buen Gobierno).
Autogestión. CONTROL
Fines Esenciales del ESTRATÉGICO. - Políticas de Desarrollo del
Estado. Componente: AMBIENTE Talento Humano
Asignación de DE CONTROL. (Selección de Personal,
Competencias Inducción, Reinducción,
Constitucionales y Elementos de Control: Formación, Capacitación,
Legales. Evaluación del
Necesidades de las - Acuerdos, Compromisos Desempeño, Estímulos e
Comunidades y Partes o Protocolos Éticos. Incentivos, Bienestar
Interesadas. Social, Compensación y
Principios Morales y - Desarrollo del Talento Planes de Retiro).
Éticos de la Sociedad y Humano.
del Servidor Público. - Manual de Funciones
Principios y Valores del - Estilo de Dirección. Ajustado a Competencias.
Gobernante y sus
Directivos. - Acuerdos de Gestión.
Cultura de la Entidad.
Relaciones con Otras - Caracterización del Estilo
Entidades y Organismos. de Dirección Favorable al
Control y la
Transparencia de la
Gestión Pública.

Principio de Calidad de NTCGP 1000:2009: - Protocolo de Ética
Liderazgo. (Código de Ética y Código
Principio de Calidad de NUMERAL 5. de Buen Gobierno).
Participación Activa de RESPONSABILIDAD DE
los Servidores Públicos. LA DIRECCIÓN. - Políticas de Desarrollo del
Principio de Calidad de Talento Humano
Transparencia. Subnumeral 5.1 (Selección de Personal,
COMPROMISO DE LA Inducción, Reinducción,
DIRECCIÓN. Formación, Capacitación,
Evaluación del
NUMERAL 6. GESTIÓN Desempeño, Estímulos e
DE RECURSOS. Incentivos, Bienestar
Social, Compensación y
Subnumeral 6.2 TALENTO Planes de Retiro).
HUMANO.
- Manual de Funciones
6.2.2 Competencia, Toma Ajustado a
de Conciencia y Competencias.
Formación. - Acuerdos de Gestión.
- Caracterización del Estilo

de Dirección Favorable al
Control y la
Transparencia de la
Gestión Pública.

Política de Moralización y SISTEDA 2005: - Protocolo de Ética
Transparencia en la (Código de Ética y Código
Administración Pública. - Acciones del Plan de de Buen Gobierno).
Política de Desarrollo del Desarrollo
Talento Humano. Administrativo para - Políticas de Desarrollo del
ejecutar la Política Talento Humano
Moralización y (Selección de Personal,
Transparencia en la Inducción, Reinducción,
Administración Pública. Formación, Capacitación,
Evaluación del
- Acciones del Plan de Desempeño, Estímulos e
Desarrollo Incentivos, Bienestar
Administrativo para Social, Compensación y
ejecutar la Política de Planes de Retiro).
Desarrollo del Talento - Manual de Funciones
Humano. Ajustado a Competencias.
- Acuerdos de Gestión.
- Caracterización del Estilo

Control y la Transparencia
de la Gestión Pública.
Una vez que la Entidad Pública del Distrito Capital haya desarrollado
integralmente el AMBIENTE DE CONTROL, podríamos concluir dos cosas:
1. Que ya tiene el recurso humano con el perfil y la formación que

corresponden, y
2. Que existe un liderazgo que jalona a la Entidad Pública del Distrito Capital
hacía la calidad, por lo cual ya se encuentra preparada para el
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO.
EL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO del MECI 1000:2005, define el

camino por donde debe seguir la Entidad Pública del Distrito Capital para poder
lograr sus objetivos misionales; en otras palabras, se determinan las
condiciones en que deben operar los procesos, bajo parámetros de eficiencia y
eficacia que exigen los ciudadanos, para satisfacer a los usuarios, clientes,
beneficiarios, destinatarios del servicio, comunidad, grupos o partes de interés.
EL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO del MECI 1000:2005, se enmarca

en la NTCGP 1000:2009 por cuanto esta exige a la Entidad Pública del Distrito
Capital el establecimiento, documentación, implementación y mantenimiento de
un Sistema de Gestión de la Calidad - SGC basado en procesos, con una
estructura funcional flexible y adaptativa.
Para entender mejor este componente, es fundamental precisar a partir de un

análisis lógico, la interacción entre sus elementos y los requisitos de la NTCGP
1000:2009, así:
Los Planes y Programas, tienen como finalidad hacer efectivas las estrategias
formuladas por la Entidad Pública del Distrito Capital para poder cumplir con
dicho direccionamiento, lo cual se ve reflejado en su Plan Estratégico o de
Desarrollo; el cual a su vez se materializa con la ejecución de los planes de
acción que deben llevar a cabo las distintas dependencias, incorporando en
ellos las responsabilidades y recursos que sean necesarios.
Para afianzar este concepto, hacemos referencia a lo estipulado en el artículo
1° de la Ley 872 del 30 de Diciembre de 2003, que en su parte final establece
que: “El Sistema de Gestión de la Calidad, como herramienta gerencial debe estar enmarcado
en los planes estratégicos y de desarrollo de las entidades”.
De otra parte, la NTCGP 1000:2009, exige que la Entidad Pública deba

formular, establecer y planificar la política de calidad y el Sistema de Gestión
de la Calidad - SGC.
Así mismo, tanto el Sistema de Control Interno - SIG, como el Sistema de

Gestión de la Calidad - SGC, deben estar alineados con el Plan de Desarrollo y
siempre deben partir de la Planeación Estratégica, teniendo en cuenta la
misión, la visión y los objetivos de la Entidad Pública del Distrito Capital.
Igualmente, es importante precisar que los planes y programas deben tener en

cuenta dos cosas:
1. Las necesidades de la comunidad como un insumo más, y
2. Que la calidad es transversal a todo el proceso de planeación.
Para profundizar aún más en el concepto de planeación, es necesario citar la

definición que da el Manual de Armonización del MECI 1000:2005 con la
NTCGP 1000:2004 expedido por el DAFP y la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.,
así:
“La planeación es un concepto global que, como la calidad, permea todas las actuaciones de la
vida institucional. Se pretende con ella modelar la proyección de la entidad a corto, mediano y
largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos; el
concepto de calidad es transversal a la gestión de todo el proceso al garantizar su efectividad,
pero también es uno de los componentes del objeto del mismo”.
El Modelo de Operación por Procesos, hace referencia a que la Entidad

Pública del Distrito Capital debe definir dentro de las cuatro clasificaciones que
traen tanto el MECI 1000:2005 como la NTCGP 1000:2009, los procesos
gerenciales o estratégicos, los misionales o primarios, los de apoyo o soporte, y
los de evaluación o control.
En otros términos, lo que la Entidad Pública del Distrito Capital debe promover
es un enfoque de la gestión y el control soportado en procesos, en donde las
actividades que los ejecutan deben estar interrelacionadas para poderle
generar valor al usuario o destinatario del servicio.
El MECI 1000:2005, define el Modelo de Operación por Procesos como:
“Elemento de control que permite conformar el estándar organizacional que soporta la

operación -entendida esta como el desarrollo de sus procesos internos- y armoniza con
enfoque sistémico la misión y visión institucional, al orientarla hacía una gestión por procesos;
estos en su interacción, interdependencia y relación causa-efecto garantizan, de una parte, la
ejecución eficiente y eficaz de la gestión, y de otra, el cumplimiento de los objetivos de la
entidad pública y el impacto de los mismos.
De otro lado, la NTCGP 1000:2009, considera la Gestión por Procesos, así:
“De un lado, como uno de los principios que complementan y desarrollan los establecidos en la
constitución para la función pública, que le sirven a la alta dirección para conducir a la entidad a
una mejora permanente en su desempeño, y por otro lado, determina que el sistema de gestión
de la calidad, promueve la adopción de un enfoque basado en procesos, entendido como la
identificación y gestión eficaz de numerosas actividades relacionadas entre sí, lo que
proporciona un control continuo sobre los vínculos entre procesos individuales que hacen parte
de un sistema conformado por estos, así como su combinación e interacción”.
Es igualmente importante, tener claridad en el concepto de lo que es un

Proceso, para lo cual hemos tomado la que traen las dos normas así:
“Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados que satisfacen las necesidades y
exceden las expectativas de la ciudadanía”.
Así mismo es fundamental tener claridad en el concepto de la clasificación de

los procesos que traen las normas, así:
“Gerenciales o estratégicos: relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de

objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la calidad de recursos necesarios y
revisiones por la dirección”.
“Misionales o primarios: proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de

su objeto social o razón de ser.
Apoyo o soporte: procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los
procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora.
Evaluación o control: incluyen los procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados
a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficiencia y eficacia. Conllevan procesos
de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una
parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales”.
Como una conclusión importante podríamos precisar que tanto los Planes y
Programas como el Modelo de Operación por Procesos de la Entidad Pública
del Distrito Capital, se convierten en el esquema que al aplicar el PHVA
muestran la participación de los procesos en la consecución de los objetivos
institucionales.
Por último, en el componente DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO aparece

el elemento de control Estructura Organizacional, definido por el MECI
1000:2005 como:
“Un conjunto de cargos, funciones, relaciones y niveles de autoridad y responsabilidad”.
En este elemento de control, es muy importante tener claro que la Estructura

Organizacional de la Entidad Pública del Distrito Capital debe tomar como
referente el Modelo de Operación por Procesos previamente definido en
desarrollo e implementación tanto del MECI 1000:2005 como de la NTCGP
1000:2009; la cual deberá estar absolutamente correlacionada con la planta de
personal y el manual específico de funciones y competencias laborales.
Así las cosas, cuando la Entidad Pública del Distrito Capital evolucione en el
ajuste de su Estructura Organizacional a procesos, estaría dando cumplimiento
a lo establecido por la NTCGP 1000:2009 en lo que corresponde a la
responsabilidad, autoridad y comunicación, y obviamente al talento humano.
En conclusión, lo que se quiere es que las entidades del estado trasciendan del
modelo funcional que la gran mayoría venían aplicando al esquema de gestión
por procesos, generando estructuras flexibles y adaptativas, que respondan a
cualquier cambio que les genere el entorno.
Es aquí donde aparece la tercera complementariedad con el Sistema de

Desarrollo Administrativo - SISTEDA 2005, la cual se ve reflejada en los
literales b). y e). del artículo 7° del Decreto 3622 del 10 de Octubre de 2005,
cuando fija como políticas:
“b). Gestión de la Calidad. Como un instrumento gerencial que permite dirigir y evaluar el
desempeño institucional en términos de calidad, tomando como base los planes estratégicos
y de desarrollo de las entidades, con el fin de ofrecer productos y servicios que satisfagan las
necesidades y requisitos de la ciudadanía.
e). Los rediseños organizacionales. Dirigidos a diseñar organizaciones modernas, flexibles

y abiertas al entorno, orientadas hacia la funcionalidad y modernización de las estructuras
administrativas y racionalización de las plantas de personal con miras a desarrollar sus
objetivos y funciones dentro de un marco de austeridad y eficiencia, que promueva la cultura
del trabajo en equipo, con capacidad de transformarse, adaptarse y responder en forma ágil y
oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad, para el logro de los objetivos del
Estado Comunitario”.
Los resaltados son míos.
Para entender con mayor profundidad como opera el DIRECCIONAMIENTO

ESTRATÉGICO dentro de la estructura del SIG, es importante conocer cuáles
son las entradas al componente, que procesos las transforman de acuerdo con
el insumo que provee cada norma y que productos salen de dicha
transformación, así:

COMPONENTE: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Principio MECI de MECI 1000:2005: - Diagnóstico Estratégico
Autorregulación. para la Gestión de la
Principio MECI de SUBSISTEMA DE Entidad Pública del
Autogestión. CONTROL Distrito Capital (Matriz
Autorregulación del ESTRATÉGICO. DOFA).
Comportamiento Ético de
los Servidores Públicos. Componente: - Planes Estratégico de la
DIRECCIONAMIENTO Entidad Pública del
ESTRATÉGICO. Distrito Capital y
Políticas y Prácticas de Programas.
Desarrollo del Talento Elementos de Control:
Humano. - Estructura Organizacional
Caracterización del Estilo - Planes y Programas. Flexible y Efectiva.
Control y la - Modelo de Operación - Planta de Personal.
Transparencia de la por Procesos.
Gestión Pública. - Modelo de Operación por
Fines Esenciales del - Estructura Procesos.
Estado. Organizacional.
Necesidades y - Mapa de Procesos.
Expectativas de las
Comunidades, Partes - Caracterización de
Interesadas y Servidores Procesos.
Públicos.
Servicios - Política de Calidad.
Complementarios de las
Demás Entidades del - Objetivos de Calidad.
Estado.

Principio de Calidad de NTCGP 1000:2009: - Diagnóstico Estratégico
Liderazgo. para la Gestión de la
Principio de Calidad de NUMERAL 4. SISTEMA DE Corporación (DOFA).
Enfoque Basado en GESTIÓN DE LA
Procesos. CALIDAD. - Planes Estratégicos de la
Principio de Calidad de Entidad Pública del
Enfoque de Sistema para Subnumeral 4.1 Distrito Capital y
la Gestión. REQUISITOS Programas.
GENERALES. - Estructura Organizacional
Flexible y Efectiva.
NUMERAL 5.
RESPONSABILIDAD DE - Planta de Personal.
LA DIRECCIÓN.
- Modelo de Operación por
Subnumeral 5.3 Procesos.
POLÍTICAS DE CALIDAD.
- Mapa de Procesos.
Subnumeral 5.4
PLANIFICACIÓN. - Caracterización de
5.4.1 Objetivos de Calidad. Procesos.
- Política de Calidad.
- Objetivos de Calidad.
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN PÚBLICA - SIGESPU

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN PÚBLICA - SIGESPU
Política de Gestión de la SISTEDA 2005: - Diagnóstico Estratégico
Calidad. para la Gestión de la
Política de Rediseños - Acciones del Plan de Entidad Pública del
Organizacionales. Desarrollo Distrito Capital (DOFA).
Administrativo para
ejecutar la Política de - Planes Estratégicos de la
Gestión de la Calidad. Entidad Pública del
Distrito Capital y
- Acciones del Plan de Programas.
Desarrollo
Administrativo para - Estructura Organizacional
ejecutar la Política de Flexible y Efectiva.
Rediseños
Organizacionales. - Planta de Personal.
- Modelo de Operación por

Procesos.
- Mapa de Procesos.
- Caracterización de
Procesos.
- Política de Calidad.
- Objetivos de Calidad.
Por último, en el SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO del MECI

1000:2005, aparece la ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO, como una
responsabilidad que debe impartirse desde la alta dirección, cuyo objetivo es
autocontrolar no solo los eventos negativos que puedan afectar el resultado de
los procesos y por ende el logro de los objetivos de la Entidad Pública del
Distrito Capital, sino también los eventos positivos que puedan generar
oportunidades de mejora a la Entidad Pública del Distrito Capital.
LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO del MECI 1000:2005, debe tender a

generar políticas de tratamiento a los posibles riesgos que se puedan presentar
en la operación de los procesos, en cuanto que en la NTCGP 1000:2009, los
riesgos forman parte de la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad -
SGC, precisando que cada proceso debe tener identificados sus propios
riesgos, generando de esta manera acciones preventivas contra el impacto de
los mismos.
Con respecto al Sistema de Desarrollo Administrativo - SISTEDA 2005, la

construcción de los Mapas de Riesgos se constituye en una acción
fundamental a adelantar en el Plan de Desarrollo Administrativo, ya que se
involucran dentro de la Política de Moralización y Transparencia en la
Administración Pública, en especial los Mapas de Riesgo de Corrupción.
Es aquí donde aparece la cuarta complementariedad con el Sistema de
como política:
“d). La moralización y transparencia en la administración pública. Se orienta a la formación de

administración de lo público y se promueva la publicidad de las actuaciones de los servidores
públicos; así mismo, se orienta a la prevención de conductas corruptas y a la identificación
de áreas susceptibles de corrupción”.
Este componente es tan importante que el MECI 1000:2005, le dedica cinco (5)
elementos de control, los cuales de manera secuencial e interrelacionada
permiten estructurar la estrategia de control de riesgos y la generación de las
políticas para su tratamiento.
La NTCGP 1000:2009, involucra a los riesgos como parte de la planificación
del Sistema de Gestión de la Calidad - SGC, precisando que cada Proceso
debe tener identificados los riesgos asociados al mismo, aclarando que la alta
dirección debe ejercer un control permanente sobre los mismos, para que se
mantengan permanentemente actualizados e identificados. Igualmente,
advierte la necesidad de construir los Mapas de Riesgos, como insumos para
generar acciones de tipo preventivas.
La ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO, debe concebirse como un componente

transversal tanto al Sistema de Control Interno - SCI, como a los Sistemas de
Gestión de la Calidad - SGC y del Sistema de Desarrollo Administrativo -
SISTEDA, tomando como premisa que lo que hacemos en el día a día, cada
vez lo podemos hacer mejor, pero ello se logra si se han determinado
previamente buenas políticas de administración de riesgos.
Igual que en el componente anterior, veamos cómo se definen e interrelacionan

los elementos de control que forman parte de este componente, conforme lo
establece el MECI 1000:2005 y su relación con la NTCGP 1000:2009 y el
SISTEDA 2005, así:
El Contexto Estratégico del MECI 1000:2005, podríamos definirlo como la

responsabilidad que tiene la alta dirección de identificar aquellos factores
internos (Debilidades) o externos (Amenazas) que afectan el cumplimiento de
los objetivos de los procesos; o los factores internos (Fortalezas) o externos
(Oportunidades) que me ayudan a mejorarlos.
En materia de la NTCGP 1000:2009, lo que se exige es que las necesidades,

expectativas o requerimientos de los usuarios, clientes, destinatarios o
beneficiarios del servicio, se hayan identificado y se cumplan, para todos los
procesos de la Entidad.
Una vez que la Entidad Pública haya construido su matriz de exposición al

riesgo por procesos (factores internos o debilidades y externos o amenazas),
se debe comenzar la Identificación de Riesgos, para poder conocer que
eventos indeseables pueden afectar el cumplimiento de los objetivos de los
procesos.
En la NTCGP 1000:2009, se establece que los lideres o gerentes de cada

proceso y sus grupos de mejoramiento, deben estructurar los puntos de control
para combatir o minimizar los riesgos que puedan afectar tales procesos, y que
por tal razón incidan negativamente en la satisfacción de necesidades o
expectativas de calidad de los clientes o usuarios, tal como lo estipula la Ley
872 del 30 de Diciembre de 2003.
Cuando ya estén identificados los riesgos para todos los procesos del Modelo
de Operación, se comienza el Análisis de Riesgos, estableciendo la
probabilidad de ocurrencia y el impacto, previos procesos de calificación y
evaluación, para poder así determinar la capacidad que tiene la Entidad Pública
del Distrito Capital para darles un tratamiento de aceptación o manejo.
Para la NTCGP 1000:2009, el Análisis de Riesgos se constituye en un insumo

fundamental, en el sentido que los directivos puedan cumplir con la obligación
de eliminar las causas de las no conformidades y prevenir así su ocurrencia.
Efectuado el análisis de los riesgos en cada uno de los procesos, la Entidad

Pública del Distrito Capital debe comenzar la Valoración del Riesgo, lo cual es
fundamental para priorizar su tratamiento, conforme al impacto que estos
puedan generar en el cumplimiento de objetivos y poder así determinar las
acciones para evitarlos, reducirlos, dispersarlos o transferirlos; lo cual a su vez
le permite a los directivos efectuar de manera recurrente revisiones al Sistema
de Gestión de la Calidad - SGC y poder así generar acciones de tipo
preventivas.
Valorado el riesgo, la Entidad Pública del Distrito Capital debe estructurar las
Políticas de Administración de Riesgos, es decir, aquellos criterios que
orientan y direccionan el tratamiento que se les va a dar a los riesgos.
La NTCGP 1000:2009, encuentra complementariedad con el MECI 1000:2005

en este elemento de control cuando le asigna a los directivos la responsabilidad
de establecer políticas que conlleven a la eficacia, eficiencia y efectividad del
Sistema de Gestión de la Calidad - SGC, por lo cual para cada proceso se
deben determinar políticas de tratamiento a los riesgos asociados a estos.
Para entender con mayor profundidad como opera la ADMINISTRACIÓN DEL

RIESGO dentro de la estructura del Sistema Integrado de Gestión - SIG, es
importante conocer cuáles son las entradas al componente, que procesos las
transforman de acuerdo con el insumo que provee cada norma y que productos
salen de dicha transformación, así:

COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Principio MECI de MECI 1000:2005: - Mapa de Riesgos.
Autocontrol.
Principio MECI de SUBSISTEMA DE - Políticas de
Autorregulación. CONTROL Administración de
Principio MECI de ESTRATÉGICO. Riesgos Identificados.
Autogestión.
Diagnóstico Estratégico Componente: - Acciones Preventivas.
para la Gestión de la ADMINISTRACIÓN DE
Entidad (DOFA). RIESGOS.
Planes y Programas que
Regulen y Orienten el Elementos de Control:
Desarrollo de la Función
Constitucional. - Contexto Estratégico.
Modelo de Operación que - Identificación de

Garantice una Gestión Riesgos.
Efectiva.
Estructura Organizacional - Análisis de Riesgos.
Flexible y Efectiva.
- Valoración de Riesgos.
- Políticas de
Administración de
Riesgos.

Principio de Calidad de NTCGP 1000:2009: - Mapa de Riesgos.
Liderazgo.
Principio de Calidad de NUMERAL 4. SISTEMA - Políticas de
Enfoque Basado en DE GESTIÓN DE LA Administración de
Procesos. CALIDAD. Riesgos Identificados.
Subnumeral 4.1 - Acciones Preventivas.

REQUISITOS
GENERALES.
Literal g: Diseñar Puntos

de Control sobre los
Riesgos.
NUMERAL 7.
REALIZACIÓN DEL
PRODUCTO O
PRESTACIÓN DEL
SERVICIO.
Subnumeral 7.5.1
CONTROL DE LA
PRODUCCIÓN O
PRESTACIÓN DEL
SERVICIO.
Literal g: Los Riesgos de

Mayor Probabilidad.

Política de Moralización y SISTEDA 2005: - Mapa de Riesgos.
Transparencia en la
Administración Pública. - Acciones del Plan de - Políticas de
Desarrollo Administración de
Administrativo para Riesgos Identificados.
ejecutar la Política
Moralización y - Acciones Preventivas.
Transparencia en la
Administración Pública.
EL HACER
Es en esta fase donde la Entidad Pública debe implementar las acciones que
se han estimado en el PLANEAR, de manera especial en el Modelo de
Operación por Procesos.
EL HACER corresponde al SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN del

MECI 1000:2005, alrededor del cual se encuentran los Componentes:
 ACTIVIDADES DE DE CONTROL, con sus Elementos de Control Políticas

de Operación, Procedimientos, Controles, Indicadores y Manual de
Procedimientos o de Operación,
 INFORMACIÓN, con sus Elementos de Control Información Primaria,

Información Secundaria y Sistemas de Información y,
 COMUNICACIÓN PÚBLICA, con sus Elementos de Control Comunicación

Organizacional, Comunicación Informativa y Medios de Comunicación.
LAS ACTIVIDADES DE CONTROL, definen los elementos de control que son

indispensables para autocontrolar las operaciones de la Entidad Pública del
Distrito Capital, tales como métodos de trabajo, reglas, políticas de operación,
acciones, puntos de control e indicadores; los cuales aseguran el
cumplimientos de los objetivos que se han previsto en el planear.
LAS ACTIVIDADES DE CONTROL, tiene relación directa con la NTCGP
1000:2009, ya que esta norma específica que en la medida que se cumplan los
objetivos de calidad, se controla adecuadamente la operación de la Entidad
Pública del Distrito Capital y por tanto los propósitos institucionales.
Aquí aparece la quinta complementariedad con el Sistema de Desarrollo

Administrativo - SISTEDA 2005, la cual se ve reflejada en el literal e). del
artículo 7° del Decreto 3622 del 10 de Octubre de 2005, cuando fija como
política:
“e). Los rediseños organizacionales. Dirigidos a diseñar organizaciones modernas, flexibles y

abiertas al entorno, orientadas hacia la funcionalidad y modernización de las estructuras
Para mayor claridad definamos lo que expresa la Guía de Armonización del

MECI 1000:2005 con la NTCGP 1000:2004, expedida por el Departamento
Administrativo de la Función Pública - DAFP y la Alcaldía Mayor de Bogotá
D.C., así:
“Tradicionalmente el control ha sido entendido como el conjunto de actividades que son

adelantadas por una instancia ya sea entidad, proceso o persona, con el fin de evaluar cómo
se encuentra frente a unas metas u objetivos establecidos previamente, de tal modo que se
puedan adelantar acciones que reduzcan la brecha entre la situación actual y la situación
propuesta”.
Así las cosas, en este componente se determinan todas las acciones de tipo
operativo que llevan a la Entidad Pública del Distrito Capital al cumplimiento de
objetivos y metas, garantizando una gestión exitosa.
La NTCGP 1000:2009 precisa que para la implementación y mantenimiento de

un Sistema de Gestión de la Calidad - SGC, necesariamente se deben formular
acciones preventivas de manejo de los riesgos, así como sistemas de
evaluación bien estructurados para efectuar un buen seguimiento y medición a
los procesos, y todas aquellas herramientas que nos permitan verificación,
validación, seguimiento e inspección y ensayo para la realización de productos
o prestación de servicios; así como los criterios para la aceptación de estos.
En relación con lo anterior, las Políticas de Operación como primer elemento

de control del componente ACTIVIDADES DE CONTROL, se constituyen en
las orientaciones o guías de acción que permiten poder implementar las
estrategias que ejecuta la Entidad Pública del Distrito Capital, las cuales deben
estar asociadas a los procesos del Modelo de Operación y a los Riesgos que
se han identificado de manera previa.
La NTCGP 1000:2009, lo que exige es que se establezcan parámetros y

métodos que aseguren que las acciones operativas y de control de los
procesos sean eficaces, eficientes y efectivos, para poder así mantener
debidamente controlada la realización de productos o la prestación de
servicios.
En otros términos, las Políticas de Operación definen los flujos de trabajo que
ha establecido de manera previa el Modelo de Operación por Procesos que se
haya definido, las cuales a su vez se constituyen en el soporte fundamental
para estructurar los puntos de control e indicadores necesarios para la
evaluación del Sistema Integrado de Gestión - SIG y poder así cumplir con la
gestión de la Entidad Pública del Distrito Capital.
Las Políticas de Operación deben formularse a partir de cinco (5) aspectos

básicos. Ellos son:
1. Los objetivos de los Procesos, para lo cual debe haberse definido de

manera anticipada el Modelo de Operación por Procesos, dentro de las
cuatro (4) clasificaciones de procesos citadas en apartes anteriores
(Estratégicos o Gerenciales, Misionales o Primarios, Apoyo o Soporte, y
Evaluación o Control).
2. Las Estrategias definidas en los Planes y Programas, es decir todas

aquellas proyecciones en el corto, mediano o largo plazo que la Entidad
Pública del Distrito Capital desea ejecutar para cumplir con su misión
institucional.
3. Las Políticas de Administración de Riesgos, para lo cual cada proceso

debe contar con su Mapa de Riesgos.
4. Las Necesidades de sus Clientes o Beneficiarios, es decir, los requisitos

que ellos exigen y,
5. Las Especificaciones del Producto o Servicio, es decir, las expectativas que

tienen con respecto del servicio que les va a prestar la Entidad Pública del
Distrito Capital.
Por lo anterior, podríamos concluir que la formulación de las Políticas de

Operación del Sistema Integrado de Gestión - SIG, requieren no solo haber
construido algunos elementos fundamentales del MECI 1000:2005, como los
Planes y Programas, el Modelo de Operación por Procesos y las Políticas de
Administración de Riesgos, sino conocer algunas exigencias de la NTCGP
1000:2009, como los requisitos de los usuarios, los requisitos legales, los
requisitos de uso y los requisitos que fije la Entidad Pública del Distrito Capital;
lo cual demuestra que una Política de Operación no solamente tiene que ver
con los ejecutores de cada proceso, sino que involucra varios actores.
Los Procedimientos los define el MECI 1000:2005 como:
“El Elemento de Control conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y

ordenamiento de tareas requeridas para cumplir las actividades de un proceso, es decir, los
métodos o formas más eficientes de operativizar las actividades de los procesos”.
Lo que la NTCGP 1000:2009 exige con respecto a este elemento de control es
que se fijen las diferentes formas para asegurar que la ejecución y control de
los procesos se logre con resultados efectivos y optimizando el uso de los
recursos involucrados en los mismos. Igualmente, que los seis (6)
procedimientos mínimos exigidos por esta norma se cumplan. Ellos son:
Control de Documentos, Control de Registros, Acción Correctiva, Acción
Preventiva, Control de Producto No Conforme y Auditorías Internas.
Los Procedimientos son fundamentales, ya que se constituyen en el CÓMO de

los procesos y es en ellos en donde se encuentra el flujo de la información
necesaria para el mejoramiento institucional.
En conclusión, lo que el MECI 1000:2005 y la NTCGP 1000:2009 quieren lograr

con respecto a este elemento de control, es llevar al detalle la operación de los
procesos de la Entidad Pública del Distrito Capital, ya que son las pequeñas
cosas las que de estar bien o mal hechas llevan a la satisfacción o
insatisfacción de los clientes, usuarios, destinatarios o beneficiarios del
servicio.
Por último, es importante tener en cuenta que para documentar

adecuadamente los procedimientos se deben tener en cuenta cuatro (4)
aspectos fundamentales, los cuales están citados en la Guía de Armonización
del MECI 1000:2005 con la NTCGP 1000:2004 expedido por el DAFP y la
Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.,. Ellos son:
 “Un procedimiento es la forma como se lleva a cabo una actividad.
 Son las personas las que realizan las actividades.
 Los procedimientos deben ser monitoreados y evaluados.
 Los procedimientos deben ser participativos”.

Los Controles los define la Guía de Armonización del MECI 1000:2005 con la
NTCGP 1000:2004 expedido por el DAFP y la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.,
como:
“El control, en general, es un elemento inherente a la operación de los procesos de las

entidades, el cual debe ser aplicado en todos los niveles de la organización de acuerdo con
las responsabilidades asignadas. Se puede definir el control como las acciones o mecanismos
definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la ejecución de
los procesos requeridos para el logro de los objetivos legitimados por la alta dirección en la
planificación del sistema integral”.
Siempre se ha creído que la responsabilidad de formular y evaluar controles es

de otros.
Es claro en la definición de la norma que son transversales a todos los

procesos y que se encuentran intrínsecos en el desarrollo de cada proceso y
cargo; pues son los servidores públicos los que deben determinar cuáles son
los controles que les permiten realizar de manera adecuada sus propias tareas
y actividades y prevenir así el impacto de los riesgos que los puedan afectar, y
como producto de ello encontrar deficiencias en su actuar y generar las
acciones de mejoramiento.
Las exigencias del MECI 1000:2005, en cuanto a este elemento de control,

encuentran complementariedad con la NTCGP 1000:2009, por cuanto está
última norma exige controles rígidos sobre los riesgos que puedan afectar la
satisfacción de los clientes, usuarios, beneficiarios o destinatarios del servicio,
obligando a implementar acciones correctivas o preventivas, según convenga.
Los Indicadores, igualmente los define la Guía de Armonización del MECI

1000:2005 con la NTCGP 1000:2004 expedido por el DAFP y la Alcaldía Mayor
de Bogotá D.C., así:
“Es necesario que existan unos medios adecuados para determinar cómo se ejecutan o llevan
a cabo los procesos de la entidad; estos medios son las variables cuantitativas o cualitativas,
sujetas a la medición, que van a permitir observar el comportamiento actual de las metas y
objetivos previstos, sus tendencias de cambio, y dan elementos de juicio para proyectar
acciones de mejora a fin de lograr eficiencia y eficacia de la gestión”.
La NTCGP 1000:2009 exige que a los procesos se les haga seguimiento,

medición y análisis, para poder determinar de manera oportuna las acciones de
mejora a los mismos.
Tales indicadores siempre deben ser considerados como un medio y no como

un fin. En otras palabras, los indicadores nos proporcionan información sobre
cómo se están ejecutando los procesos, para que los responsables de los
mismos analicen dicha información y conforme al resultado obtenido corrijan o
mejoren.
El Manual de Procedimientos (Manual de Operación), lo define la Guía de

Armonización del MECI 1000:2005 con la NTCGP 1000:2004 expedido por el
DAFP y la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., de la siguiente manera:
“Se constituye en una normativa de autorregulación interna que contiene y regula la forma de
llevar a cabo las operaciones de la entidad pública, y se convierte en una guía de uso individual
y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecutan las diferentes funciones
administrativas, todo bajo estándares de operación aplicable por todos los funcionarios”.
Podríamos decir que el Manual de Procedimientos (Manual de Operación) traza

el derrotero que le permite a la Entidad Pública cumplir con sus objetivos
institucionales, al mismo tiempo que les permite a sus usuarios conocer su
funcionamiento.
Por otro lado, la NTCGP 1000:2009 exige que la Entidad Pública deba construir
su Manual de Calidad, que involucra las Políticas y Objetivos de la Calidad, el
Modelo de Operación por Procesos con su caracterización e interacciones y los
Procedimientos documentados al detalle.
Así las cosas, podríamos concluir que el Manual de Calidad, y el Manual de

Funciones y Competencias Laborales, así como las demás Guías, Instructivos,
Metodologías, etc. que se generen en la Entidad Pública forman parte del
Manual de Operación y de la Gestión Documental que exige la NTCGP
1000:2009.
Para entender con mayor profundidad como operan las ACTIVIDADES DE

CONTROL dentro de la estructura del Sistema Integrado de Gestión -SIG, es
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL
Principio MECI de MECI 1000:2005: - Políticas de Operación.
Autorregulación.
Principio MECI de SUBSISTEMA DE - Procedimientos
Autogestión. CONTROL DE GESTIÓN. Estandarizados para la
Autorregulación del Ejecución de los
Comportamiento Ético. Componente: Procesos que Permiten la
Políticas y Prácticas de ACTIVIDADES DE Realización de los
Desarrollo del Talento CONTROL. Productos y/o Prestación
Humano. del Servicio.
Caracterización del Estilo Elementos de Control:
de Dirección - Controles Inmersos en los
Planes y Programas. - Políticas de Operación. Procesos.
Modelo de Operación por
Procesos. - Procedimientos. - Mecanismos de
Estructura Monitoreo a la Operación
Organizacional. - Controles. (Indicadores).
Administración de
Riesgos - Indicadores. - Manual de Operaciones.
- Manual de - Manual de Calidad.

Procedimientos (Manual
de Operación). - Manual de Procesos y
Procedimientos.
- Fichas de Indicadores.

Principio de Calidad NTCGP 1000:2009: - Políticas de Operación.
Enfoque Basado en los
Procesos NUMERAL 4. SISTEMA - Procedimientos
Principio de Calidad DE GESTIÓN DE LA Estandarizados para la
Enfoque Basado en CALIDAD. Ejecución de los
Hechos para la Toma de Procesos que Permiten la
Decisiones. Subnumeral 4.1 Realización de los
Mapa de Procesos. REQUISITOS Productos y/o Prestación
Caracterización de GENERALES. del Servicio.
Procesos.
Política de Calidad. Subnumeral 4.2 GESTIÓN - Controles Inmersos en los
Objetivos de Calidad DOCUMENTAL. Procesos.
4.2.1 Generalidades. - Mecanismos de

Monitoreo a la Operación
4.2.2 Manual de Calidad. (Indicadores).
4.2.3 Control de
Documentos. - Manual de Operaciones.
4.2.4 Control de Registros. - Manual de Calidad.
NUMERAL 7. - Manual de Procesos y

REALIZACIÓN DEL Procedimientos.
PRODUCTO Y/O
PRESTACIÓN DEL - Fichas de Indicadores.
SERVICIO.
Subnumeral 7.1
PLANIFICACIÓN DE LA
REALIZACIÓN DEL
PRODUCTO Y/O
PRESTACIÓN DEL
SERVICIO.
Subnumeral 7.2
PROCESOS
RELACIONADOS CON EL
CLIENTE.
Subnumeral 7.3 DISEÑO Y

DESARROLLO.
Subnumeral 7.5
PRODUCCIÓN Y
PRESTACIÓN DEL
SERVICIO.
NUMERAL 8. MEDICIÓN,
ANÁLISIS Y MEJORA.
Subnumeral 8.3 CONTROL

DEL PRODUCTO Y/O
SERVICIO NO
CONFORME.
Subnumeral 8.4 ANÁLISIS

DE DATOS.

Política de Rediseños SISTEDA 2005: - Políticas de Operación.
Organizacionales.
- Acciones del Plan de - Procedimientos
Desarrollo Estandarizados para la
Administrativo para Ejecución de los
ejecutar la Política de Procesos que Permiten la
Rediseños Realización de los
Organizacionales. Productos y/o Prestación
del Servicio.
- Controles Inmersos en los

Procesos.
- Mecanismos de
Monitoreo a la Operación
(Indicadores).
- Manual de Operaciones.
- Manual de Calidad.
- Manual de Procesos y
Procedimientos.
- Fichas de Indicadores.
LA INFORMACIÓN, como componente del MECI 1000:2005 es un factor

preponderante a tener en cuenta ya que afecta toda la gestión de la Entidad
Pública, debido a que se constituye en un factor estratégico para lograr el
cumplimiento de los objetivos misionales, ya que incorpora a todos los
procesos y niveles jerárquicos de la estructura organizacional.
Adicionalmente, es fundamental tener claridad en que LA INFORMACIÓN se

constituye en el insumo básico de la COMUNICACIÓN.
Aquí aparece la sexta complementariedad con el Sistema de Desarrollo

Administrativo - SISTEDA 2005, la cual se ve reflejada en el literal e). del
artículo 7° del Decreto 3622 del 10 de Octubre de 2005, cuando fija como
política:
“e). Los rediseños organizacionales. Dirigidos a diseñar organizaciones modernas, flexibles y
abiertas al entorno, orientadas hacia la funcionalidad y modernización de las estructuras
En el MECI 1000:2005, se generan dos (2) tipos de información, la Información

Primaria y la Información Secundaria, definiendo la primera así:
“Información Primaria: Son aquellos datos que se obtienen de fuentes externas, provenientes
de las instancias con las cuales la organización está en permanente contacto; las fuentes
pueden encontrarse en el entorno inmediato como son la comunidad, los proveedores, las
entidades reguladoras, entre otras; y, el entorno lejano, que se constituye por variables que no
están en relación directa constante con la entidad, pero afectan el desempeño. Por ejemplo, el
aspecto político, económico y social, y todo lo que implica avances tecnológicos y nuevas
tendencias”.
Para que este elemento de control del MECI 1000:2005 cumpla a cabalidad su
cometido, la Entidad Pública del Distrito Capital debe identificar cuatro (4)
aspectos fundamentales. Ellos son:
1. La cobertura de los servicios que ofrece.
2. Los grupos de interés que atiende.
3. Los principales requerimientos que dichos grupos demandan.
4. Los productos y servicios que satisfagan sus necesidades y expectativas.
Para obtener dicha información primaria (externa), la Entidad Pública del

Distrito Capital debe generar algunos instrumentos para su consecución, entre
los cuales podríamos mencionar las encuestas, las entrevistas, los estudios de
tipo sociológicos o socioeconómicos realizados por otras entidades, los
estudios sectoriales ejecutados por entes externos, las bases de datos de
entidades que manejan estadísticas, la regulación propia de la Entidad Pública
del Distrito Capital y hasta las entrevistas de grupo dirigidas más conocidas
como los Focus Group.
Igualmente, es importante que la Entidad Pública del Distrito Capital identifique

las fuentes externas que le proveen información, tales como: Los informes de
los organismos de control, las normas que hacen parte integral del
Normograma de la Entidad Pública del Distrito Capital, los medios de
comunicación, las redes de veedurías ciudadanas y las entidades del Estado,
entre otras.
Por último, es importante resaltar que la información para ser considerada

como tal y que se constituya en un insumo para la toma de decisiones, debe
presentar unas características, tal como lo definen las normas así:

 “Toda información debe tener una fuente identificable.
 La información obtenida debe ser utilizada para algún fin”.
La NTCGP 1000:2009, relaciona la Información Primaria con todo lo que tenga

que ver con procesos asociados a los clientes, tales como: requisitos del
producto o servicio, en particular los especificados por el cliente; los no
especificados por el cliente pero especificados para el uso previsto, los legales
y reglamentarios relacionados con el producto o servicio; y los establecidos por
la Entidad Pública del Distrito Capital.
El segundo tipo de información, es decir, la Información Secundaria (Interna), el

MECI 1000:2005, la define así:
“Información Secundaria: Contrario a la primaria, son aquellos datos que se originan y

procesan al interior de la entidad; esta información constituye la base para establecer la
comunicación a nivel interno, y su proyección a los clientes externos y hacia la comunidad, lo
cual permite la rendición de cuentas”.
Así mismo, la Información Secundaria tiene su origen no sólo en las Políticas

de Operación, que debe haber formulado la Entidad Pública del Distrito Capital
para todos sus procesos, sino en la ejecución de éstos y de sus actividades,
así como de los Sistemas de Información que existan en la Entidad Pública del
Distrito Capital.
Para que la Información Secundaria (Interna) produzca beneficios debe

garantizar que su registro sea oportuno, exacto y confiable, lo cual permite
convertirla en informes a divulgar tanto al interior de la Entidad Pública Distrito
Capital, es decir, a los servidores públicos, como al exterior de la misma, es
decir a los grupos de interés.
Es importante precisar que la Información Secundaria (Interna), se puede

obtener de dos (2) fuentes, así:
 La Formal o que proviene del flujo ordinario de las operaciones que en el

día a día ejecuta la Entidad Pública y se materializa en documentos
internos, cuya principal fuente se encuentra en los Manuales de
Procedimientos (o de Operación), como resultado de la ejecución de los
procesos, informes elaborados, registros efectuados, intranet, entre otros y,
 La Informal o también llamada Capital Intelectual de la Entidad Pública

Distrito Capital, reflejada en los conocimientos y experiencia que poseen
los servidores públicos; por lo cual los directivos deben generar estrategias
adecuadas para formalizar y obtener dicha información e incorporarla en
sus Sistemas de Información.
La NTCGP 1000:2009, relaciona este elemento de control del MECI 1000:2005
con el Sistema de Gestión Documental, referenciando de manera directa los
requerimientos exigidos por la Ley 594 de 2000, los requerimientos propios de
la norma, más los documentos que la Entidad Pública Distrito Capital requiera
para poder cumplir con su misión institucional.
Así las cosas, la Entidad Pública Distrito Capital debe identificar que tipo de
información requiere para la óptima ejecución de sus procesos, y para poder
cumplir con las funciones de ley, de tal manera que la pueda consolidar en los
distintos Sistemas de Información que haya implementado.
Por último, aparece como elemento de control integrante del Componente

INFORMACIÓN los Sistemas de Información, los cuales los define la norma
así:
“Sistemas de Información: Están constituidos por el conjunto de recursos humanos y

tecnológicos utilizados para la producción de la información, orientada a soportar la toma de
decisiones de la entidad”.
Así mismo, la Guía de Armonización del MECI 1000:2005 con la NTCGP

1000:2004 expedido por el DAFP y la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.,
determina lo siguiente:
“Los sistemas de información requieren de las tecnologías informáticas, procesos de

recolección de datos e información y, la asignación de responsables del desarrollo de los
mismos, de tal manera que su producto pueda ser utilizado en la toma de decisiones de la
entidad”.
La NTCGP 1000:2009, exige que la Entidad Pública debe asegurar los

recursos de información que apoyen no solamente la información misma, sino
el seguimiento a los procesos, para poder encontrar malos funcionamientos y
proceder a proponer mejoras.
De otra parte, la Guía de Armonización del MECI 1000:2005 con la NTCGP

1000:2004 expedido por el DAFP y la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.,
establece que el análisis de datos que se registra a través de los Sistemas de
Información proporciona información sobre:
 “La satisfacción de los usuarios.
 El cumplimiento de los requisitos de los productos y/o servicios.
 Las características y tendencias de los productos y/o servicios, incluidas las oportunidades
para llevar a cabo acciones preventivas y correctivas, y
 Los proveedores”.
Es importante tener en cuenta que los Sistemas de Información se constituyen

en el insumo fundamental de la COMUNICACIÓN, tanto interna como externa
(Ciudadanía y Partes Interesadas).
En conclusión, los Sistemas de Información sirven para cumplir con la función

constitucional y legal, la misión institucional y con los objetivos de la Entidad
Pública, adicional a que ayudan de manera relevante a la evaluación de la
gestión, además de permitir compartir información, registrar los antecedentes
del transcurrir diario de la Entidad Pública del Distrito Capital.
Para entender con mayor profundidad como opera la INFORMACIÓN dentro de

la estructura del Sistema Integrado de Gestión - SIG, es importante conocer
cuáles son las entradas al componente, que procesos las transforman de
acuerdo con el insumo que provee cada norma y que productos salen de dicha
transformación, así:

COMPONENTE: INFORMACIÓN
Principio MECI de MECI 1000:2005:
Autorregulación.
Lineamientos Claros para SUBSISTEMA DE - Información para
la Acción y el Desempeño CONTROL DE GESTIÓN. Caracterización de
(Políticas de Operación) Procesos.
Procedimientos Componente:
Estandarizados para INFORMACIÓN. - Flujos de Información
Ejecutar la Misión. Interna y Externa
Controles Inmersos en los Elementos de Control: Requeridos en la
Procesos. Operación.
Mecanismos de Monitoreo - Información Primaria
a la Operación (Externa). - Mecanismos para
(Indicadores). Registro y Operación de
Instrumento General para - Información Secundaria la Información.
la Regulación de la (Interna).
Operación (Manual de - Tabla de Retención
Procedimientos o de - Sistemas de Documental.
Operación) Información.
- Parámetros y
Requerimientos de
Información al Gobierno
Nacional o Territorial y
Órganos de Control.
- Parámetros y
Necesidades de
Información y Rendición
de Cuentas a la
Ciudadanía y Partes
Interesadas.
- Requisitos del Cliente

Determinados y Registros
Requeridos.
- Medición de la
Satisfacción del Cliente.

Principio de Calidad NTCGP 1000:2009: - Información para
Enfoque basado en los Caracterización de
procesos NUMERAL 4. SISTEMA DE Procesos.
Principio de Calidad GESTIÓN DE LA
Enfoque basado en CALIDAD. - Flujos de Información
hechos para la toma de Interna y Externa
decisiones. Subnumeral 4.1 Requeridos en la
Mapa de Procesos. REQUISITOS Operación.
Caracterización de GENERALES.
Procesos. - Mecanismos para
Política de Calidad. Subnumeral 4.2 GESTIÓN Registro y Operación de
Objetivos de Calidad DOCUMENTAL. la Información.
4.2.3 Control de - Tabla de Retención

Documentos. Documental.
4.2.4 Control de Registros.
- Parámetros y
NUMERAL 5. Requerimientos de
RESPONSABILIDAD DE Información al Gobierno
LA DIRECCIÓN. Nacional o Territorial y
Subnumeral 5.2 ENFOQUE
AL CLIENTE. - Parámetros y
Necesidades de
Subnumeral 5.5 Información y Rendición
RESPONSABILIDAD, de Cuentas a la
AUTORIDAD Y Ciudadanía y Partes
COMUNICACIÓN. Interesadas.
5.5.3 Comunicación - Requisitos del Cliente

Interna. Determinados y Registros
Requeridos.
NUMERAL 7.
REALIZACIÓN DEL - Medición de la
PRODUCTO Y/O Satisfacción del Cliente.
PRESTACIÓN DEL
SERVICIO.
Subnumeral 7.2
PROCESOS
RELACIONADOS CON EL
CLIENTE.
7.2.3 Comunicación con el

Cliente.
ANÁLISIS Y MEJORA.
Subnumeral 8.2
SEGUIMIENTO Y
MEDICIÓN.
DE DATOS.

Política de Rediseños SISTEDA 2005: - Información para
Organizacionales. Caracterización de
- Acciones del Plan de Procesos.
Desarrollo
Administrativo para - Flujos de Información
ejecutar la Política de Interna y Externa
Rediseños Requeridos en la
Organizacionales. Operación.
- Mecanismos para
Registro y Operación de
la Información.
- Tabla de Retención
Documental.
- Parámetros y
Requerimientos de
Información al Gobierno
Nacional o Territorial y
- Parámetros y
Necesidades de
Información y Rendición
de Cuentas a la
Ciudadanía y Partes
Interesadas.
- Requisitos del Cliente

Determinados y Registros
Requeridos.
- Medición de la
Satisfacción del Cliente.
LA COMUNICACIÓN PÚBLICA, es un componente del MECI 1000:2005 que

apoya la visión compartida, además de mejorar la relación de la Entidad
Pública con los grupos de interés tanto internos como externos que atiende,
coadyuvando a cumplir no sólo con los objetivos institucionales sino sociales.
Este componente ayuda a que los servidores públicos se asocien para alcanzar
objetivos comunes. Una de sus principales características es que incorpora a
todos los niveles jerárquicos y a todos los procesos de la Entidad Pública.
Es un componente estratégico por cuanto ayuda a la Entidad Pública de

manera significativa con la Rendición de Cuentas y con el mejoramiento de la
imagen institucional.
La NTCGP 1000:2009 relaciona este componente con el compromiso y la

responsabilidad que tienen los directivos de generar adecuados procesos de
comunicación no solo entre los servidores públicos, sino con los grupos de
interés o partes interesadas que atiende.
El MECI 1000:2005, define que la Comunicación Pública se hace efectiva en la
Entidad Pública a partir de tres elementos de control: La Comunicación
Organizacional (Interna), la Comunicación Informativa (Externa) y los Medios
de Comunicación.
Es aquí donde aparece la séptima complementariedad con el Sistema de

como política:
“d). La moralización y transparencia en la administración pública. Se orienta a la formación de

administración de lo público y se promueva la publicidad de las actuaciones de los
servidores públicos; así mismo, se orienta a la prevención de conductas corruptas y a la
identificación de áreas susceptibles de corrupción”.
Guía de Armonización del MECI 1000:2005 con la NTCGP 1000:2004 expedido

por el DAFP y la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., define la Comunicación
Organizacional así:
“Este elemento orienta la difusión de políticas y la información generada al interior de la entidad

para tener una clara identificación de sus objetivos, estrategias, planes y programas con los
que va a cumplir sus objetivos institucionales.
La comunicación organizacional es entendida como el proceso de producir y compartir

significados que permitan informar y actuar como agente eficaz de cambio organizacional, de
tal forma que facilite a la administración, y por ende a las entidades, adecuarse a las
cambiantes exigencias del entorno, a la evolución tecnológica, económica y social, así como
cumplir con la consecución de las metas y objetivos misionales”.
Conforme a lo anterior, la Comunicación Pública se constituye en todos

aquellos instrumentos y mecanismos que le dan identidad a la Entidad Pública
del Distrito Capital, ayudando en la integración de los servidores públicos,
mediante la óptima implementación de sistemas dialógicos, mejorando la
cultura organizacional.
Así las cosas, si la Entidad Pública del Distrito Capital quiere alcanzar los
resultados que se ha propuesto en su Planeación, debe estructurar una
adecuada Estrategia de Comunicación para que los flujos de información
internos se desarrollen sin inconvenientes.
Lo anterior se logra en la medida que coexista una buena comunicación en

todos los sentidos, es decir, de manera descendente, esto es, desde la
dirección general hacia todos los niveles organizacionales. Así mismo,
ascendente, desde la base hacia los niveles superiores y así sucesivamente. Y
por último transversalmente, es decir, en los dos sentidos anteriores
(descendente y ascendente).
Es importante anotar que la comunicación debe fluir en todos los sentidos para
todos los procesos, niveles y servidores públicos.
En la NTCGP 1000:2009, este elemento de control tiene relación con el

compromiso de los directivos de garantizar que en la Entidad Pública del
Distrito Capital se implementen adecuados procesos de comunicación, de
manera especial los que tienden a difundir la política de calidad, los requisitos
de calidad que exige la norma, así como los logros. Esto se obtiene en la
medida que se estructuren estrategias que permitan que la información fluya en
todos los sentidos.
La Guía de Armonización del MECI 1000:2005 con la NTCGP 1000:2004

expedido por el DAFP y la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., define la
Comunicación Informativa de la siguiente forma:
“Este elemento de control garantiza la difusión de información de la entidad pública sobre su

funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacía los grupos de
interés.
A su vez la comunicación informativa contribuye, en forma directa, a la rendición de cuentas a

la ciudadanía y a los organismos de control y, al cumplimiento del principio constitucional de la
publicidad. De esta manera fortalece la construcción de lo público y la generación de
confianza”.
La NTCGP 1000:2009, dispone que este elemento de control tiene relación con
el Sistema de Gestión de la Calidad - SGC, en la medida que provee
mecanismos eficaces para mantener una comunicación fluida con los clientes,
en especial en lo que hace referencia a la realización de productos o a la
prestación de servicios, así como a las consultas, estado de contratos o
solicitudes efectuadas por los usuarios, quejas y reclamos presentadas,
sugerencias, percepciones y cualquier otro mecanismo de participación
ciudadana.
Por último la Guía de Armonización del MECI 1000:2005 con la NTCGP

1000:2004 expedido por el DAFP y la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., define
los Medios de Comunicación así:
“Este elemento de control lo constituye el conjunto de procedimientos, métodos, recursos e

instrumentos utilizados por la entidad pública para garantizar la divulgación y circulación amplia
y focalizada de la información, entendida esta no sólo como una reproducción en sí, sino más
bien como dispositivo de producción de sentido hacia los diferentes grupos de interés”.
Así las cosas, es a la Entidad Pública del Distrito Capital a la que le
corresponde generar los instrumentos necesarios para la divulgación de la
información y la consulta que los usuarios y grupos de interés efectúen sobre lo
que se ha planeado y ejecutado, promoviendo así los principios de
transparencia, economía, eficiencia, eficacia y publicidad.
La NTCGP 1000:2009, establece que es a la alta dirección a la que le

corresponde facilitar el establecimiento de la infraestructura y los procesos de
comunicación necesarios para prestar un mejor servicio, facilitándole al
ciudadano el acceso a la información que requiera sobre los productos o
servicios que presta la Entidad Pública del Distrito Capital.
En conclusión, tanto la INFORMACIÓN como la COMUNICACIÓN son pilares

transversales y estratégicos en la Entidad Pública del Distrito capital, por
cuanto ayudan a realizar una gestión ética, eficiente, eficaz y responsable hacia
los grupos de interés internos y externos, ya que el ordenamiento y
procesamiento de datos tiene sentido en la medida que es para ellos para
quién se ejecuta esta labor.
Para entender con mayor profundidad como opera la COMUNICACIÓN

PÚBLICA dentro de la estructura del Sistema Integrado de Gestión - SIG, es

COMPONENTE: COMUNICACIÓN PÚBLICA
Principio MECI de MECI 1000:2005: - Flujos de Comunicación
Autocontrol. Requeridos para la
Principio MECI de SUBSISTEMA DE Operación Interna y
Autorregulación. CONTROL DE GESTIÓN. Externa.
Principio MECI de
Autogestión. Componente: - Mecanismos Eficientes de
Flujos de Información COMUNICACIÓN Socialización de la
Interna y Externa PÚBLICA. Información Institucional.
Requeridos en la
Operación. Elementos de Control: - Estrategia para el Manejo
Mecanismos para de los Medios de
Registro y Generación de - Comunicación Comunicación hacía la
la Información. Organizacional (Interna) Ciudadanía y las Partes
Parámetros y Interesadas.
Requerimientos de - Comunicación
Información al Gobierno Informativa (Externa). - Medición y Satisfacción
Nacional y Territorial y del Cliente.
Órganos de Control. - Medios de
Parámetros y Comunicación. - Proceso de
Necesidades de Retroalimentación con el
Información a las Partes Cliente.
Interesadas y Rendición
de Cuentas a la - Políticas de
Comunidad. Comunicación Interna y
Externa.
- Mecanismos de
Participación.

Principio de Calidad NTCGP 1000:2009: - Flujos de Comunicación
Enfoque basado en los Requeridos para la
procesos. Operación Interna y
Externa.
Principio de Calidad NUMERAL 5.
Enfoque basado en RESPONSABILIDAD DE - Mecanismos Eficientes de
hechos para la toma de LA DIRECCIÓN. Socialización de la
decisiones. Información Institucional.
Mapa de Procesos. Subnumeral 5.2 ENFOQUE
Caracterización de AL CLIENTE. - Estrategia para el Manejo
Procesos. de los Medios de
Política de Calidad. Subnumeral 5.5 Comunicación hacía la
Objetivos de Calidad RESPONSABILIDAD, Ciudadanía y las Partes
AUTORIDAD Y Interesadas.
COMUNICACIÓN.
- Medición y Satisfacción
5.5.3 Comunicación del Cliente.
Interna.
- Proceso de
NUMERAL 6. GESTIÓN Retroalimentación con el
DE LOS RECURSOS. Cliente.
Subnumeral 6.3 - Políticas de

INFRAESTRUCTURA. Comunicación Interna y
Externa.
NUMERAL 7.
REALIZACIÓN DEL - Mecanismos de
PRODUCTO Y/O Participación.
PRESTACIÓN DEL
SERVICIO.
Subnumeral 7.2
PROCESOS
RELACIONADOS CON EL
CLIENTE.
7.2.3 Comunicación con el

Cliente.
ANÁLISIS Y MEJORA.

DE DATOS.

Política de Moralización y SISTEDA 2005: - Flujos de Comunicación
Transparencia en la Requeridos para la
Administración Pública. - Acciones del Plan de Operación Interna y
Desarrollo Externa.
Administrativo para
ejecutar la Política de - Mecanismos Eficientes de
Moralización en la Socialización de la
Administración Pública. Información Institucional.
- Estrategia para el Manejo

de los Medios de
Comunicación hacía la
Ciudadanía y las Partes
Interesadas.
- Medición y Satisfacción
del Cliente.
- Proceso de
Retroalimentación con el
Cliente.
- Políticas de
Comunicación Interna y
Externa.
- Mecanismos de
Participación.
EL VERIFICAR
Es el paso que sigue a la fase de ejecución, donde la Entidad Pública del

Distrito Capital debe valorar las acciones ejecutadas y la eficiencia, eficacia y
efectividad de sus procesos (MOP) y el nivel de ejecución de los planes y
programas.
EL VERIFICAR corresponde al SUBSISTEMA DE CONTROL DE

EVALUACIÓN del MECI 1000:2005, alrededor del cual se encuentran los
Componentes:
 AUTOEVALUACIÓN, con sus Elementos de Control Autoevaluación del
Control y Autoevaluación de la Gestión.
 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE, con sus Elementos de Control Evaluación

al Sistema de Control Interno y Auditoría Interna y,
Es importante tener en cuenta que el MECI 1000:2005, le proporciona a la

Entidad Pública una estructura para controlar la estrategia, la gestión y los
mecanismos de evaluación, mientras que la NTCGP 1000:2009 está orientada
a dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y
satisfacción social en la prestación del servicio a su cargo, tal como lo dispone
la Ley 872 del 30 de Diciembre de 2003.
Igualmente, es importante precisar que la evaluación tanto del Sistema de

Control Interno MECI 1000:2005, como del Sistema de Gestión de la Calidad
NTCGP 1000:2009, lo debe liderar el Jefe de la Oficina de Control Interno, para
lo cual deberá estructurar un Programa de Auditoria para estos efectos.
Con respecto a este componente, la Guía de Armonización del MECI

de Bogotá D.C., establece lo siguiente:
“El seguimiento, la medición, la verificación, se constituyen en formas para establecer la

evaluación de un sistema; tanto el MECI como el Sistema de Gestión de la Calidad, a través de
este mecanismo, establecen el grado de cumplimiento y conformidad tanto de los requisitos
como de los elementos; por lo tanto, la evaluación es un elemento transversal para los dos
sistemas”.
LA AUTOEVALUACIÓN, le permite a cada dependencia de la Entidad Pública
del Distrito Capital poder medir la efectividad no solo de los controles asociados
a sus procesos, sino también los resultados de su gestión y poder verificar si se
están cumpliendo o no las metas para efectos de tomar las acciones
correctivas que sean necesarias.
De otra parte, la NTCGP 1000:2009 exige no sólo la Gestión por Procesos,

sino que se debe realizar seguimiento, medición y análisis de procesos y
ejecutar acciones preventivas, correctivas y de mejora.
Así mismo, es importante destacar que la autoevaluación se fundamenta en el

principio del AUTOCONTROL, el cual es transversal a toda la Entidad Pública
del Distrito Capital, por cuanto cada Servidor Público debe estar en capacidad
de controlar y ajustar sus propias acciones en tiempo real.
Para efectos de monitorear y evaluar el Sistema Integrado de Gestión - SIG es

necesario generar instrumentos de medición, de tal forma que se facilite
observar si se está cumpliendo su propósito. Así mismo, se deben medir el
grado de avance e implementación tanto del MECI 1000:2005, como de la
NTCGP 1000:2009 y del SISTEDA 2005.
Adicionalmente al diseño de mecanismos de evaluación a las tres normas, se
proponen como un instrumento adicional los indicadores, para establecer si se
está cumpliendo con la gestión de la Entidad Pública del Distrito Capital.
Es aquí donde aparece la octava complementariedad con el Sistema de

b). del artículo 7° del Decreto 3622 del 10 de Octubre de 2005, cuando fija
como políticas:
La Autoevaluación del Control, la define la Guía de Armonización del MECI

de Bogotá D.C., como:
“Elemento que, basado en un conjunto de mecanismos de verificación y evaluación, determina

con la participación de los servidores que dirigen y ejecutan procesos, la calidad y efectividad
de sus controles internos y de cada área organizacional responsable y, constata que el control
este asociado a todas las actividades y que permita acciones de mejora; la norma de calidad,
por su parte, exige a las entidades que se determinen criterios y métodos que aseguren que
tanto la operación como el control de procesos sea eficaz y eficiente y además que se
implementen sistemas de evaluación, de seguimiento, de medición y las acciones de mejora
que se derivan de estos”.
Cuando se arraiga la cultura del autocontrol en todas las instancias de la

Entidad Pública del Distrito Capital, se fortalece el Sistema de Control Interno –
SCI y como resultado de ello la alta dirección cumple a cabalidad con sus
responsabilidades, lo cual influye de manera significativa en la gestión
institucional, ya que la Entidad Pública del Distrito Capital se encuentra
preparada para combatir o minimizar cualquier riesgo que pueda afectar sus
procesos.
De otra parte, la Guía de Armonización del MECI 1000:2005 con la NTCGP

1000:2004 expedido por el DAFP y la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., define la
Autoevaluación de Gestión así:
“Elemento del componente autoevaluación, que basado en un conjunto de indicadores de

gestión diseñados en planes, programas y procesos de la entidad, permiten una visión clara e
integral de su comportamiento, el cumplimiento de metas y el cumplimiento de los objetivos
propuestos; la norma de calidad establece que la alta dirección debe revisar, a intervalos
planificados, el sistema de gestión de la calidad, verificando el desempeño de los procesos y la
conformidad del producto y/o servicio, como factor determinante del cumplimiento de los
objetivos de la entidad”.
Para entender con mayor profundidad como opera la AUTOEVALUACIÓN

dentro de la estructura del Sistema Integrado de Gestión - SIG, es importante
conocer cuáles son las entradas al componente, que procesos las transforman
de acuerdo con el insumo que provee cada norma y que productos salen de
dicha transformación, así:
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: AUTOEVALUACIÓN
Principio MECI de MECI 1000:2005: - Informe de Autoanálisis
Autocontrol. para el Mejoramiento de
Principio MECI de SUBSISTEMA DE los Controles del
Autorregulación. CONTROL DE Proceso, Dependencia y
Principio MECI de EVALUACIÓN. la Entidad.
Autogestión.
Competencias Componente: - Acciones de
Constitucionales y AUTOEVALUACIÓN. Mejoramiento para los
Legales y Normas Controles del Proceso,
Vigentes. Elementos de Control: Dependencia y la
Ambiente de Control. Entidad.
Direccionamiento - Autoevaluación del
Estratégico. Control. - Acciones de Autoanálisis
Administración de de la Gestión Realizada
Riesgos. - Autoevaluación de del Proceso, la
Lineamientos Claros para Gestión. Dependencia y la
la Acción y el Desempeño Entidad.
(Políticas de Operación).
Procesos Estandarizados - Acciones de
para la Ejecución de la Mejoramiento de la
Misión de la Entidad. Gestión del Proceso, la
Controles Inmersos en los Dependencia y la
Procesos. Entidad.
Mecanismos de Monitoreo
a la Operación - Registro de las
(Indicadores). Revisiones Efectuadas
Instrumento General por la Alta Dirección.
Integrador para la
- Registros de Análisis de
Regulación de las
Datos (Satisfacciones de
Operaciones (Manual de
Procedimientos o de Conformidad de
Operación). Requisitos).
Información.
Comunicación.

Principio de Calidad NTCGP 1000:2009:
Enfoque Basado en los
Procesos.
Principio de Calidad NUMERAL 4. SISTEMA DE - Informe de Autoanálisis
Enfoque Basado en GESTIÓN DE LA para el Mejoramiento de
Hechos para la Toma de CALIDAD. los Controles del
Decisiones. Subnumeral 4.1 Proceso, Dependencia y
Mapa de Procesos. REQUISITOS la Entidad.
Caracterización de GENERALES.
Procesos. - Acciones de
Política de Calidad. Subnumeral 4.2 GESTIÓN Mejoramiento para los
Objetivos de Calidad DOCUMENTAL. Controles del Proceso,
Dependencia y la
4.2.3 Control de Entidad.
Documentos.
4.2.4 Control de Registros. - Acciones de Autoanálisis
de la Gestión Realizada
NUMERAL 5. del Proceso, la
RESPONSABILIDAD DE Dependencia y la
LA DIRECCIÓN. Entidad.
Subnumeral 5.6 REVISIÓN - Acciones de

POR LA DIRECCIÓN. Mejoramiento de la
Gestión del Proceso, la
5.6.2 Información para la Dependencia y la
Revisión. Entidad.
5.6.3 Resultados de
la - Registro de las
Revisión. Revisiones Efectuadas
por la Alta Dirección.
ANÁLISIS Y MEJORA. - Registros de Análisis de
Subnumeral 8.2 Conformidad de
SEGUIMIENTO Y Requisitos).
MEDICIÓN.
8.2.1 Satisfacción del

Cliente.
8.2.2 Auditoría Interna.
8.2.3 Seguimiento y
Medición de los Procesos.
8.2.4 Seguimiento y
Medición del Producto y/o
Servicio.

DE DATOS.
Subnumeral 8.5 MEJORA.
8.5.1 Mejora Continua.

Política de Gestión de la SISTEDA 2005: - Informe de Autoanálisis
Calidad. para el Mejoramiento de
- Acciones del Plan de los Controles del Proceso,
Desarrollo Dependencia y la Entidad.
Administrativo para
ejecutar la Política de - Acciones de
Gestión de la Calidad. Mejoramiento para los
Controles del Proceso,
Dependencia y la Entidad.
- Acciones de Autoanálisis
de la Gestión Realizada
del Proceso, la
- Acciones de
Mejoramiento de la
Gestión del Proceso, la
- Registro de las
Revisiones Efectuadas
por la Alta Dirección.
- Registros de Análisis de
Conformidad de
Requisitos).
LA EVALUACIÓN INDEPENDIENTE, es la que le garantiza a la Entidad

Pública el examen autónomo y objetivo del Sistema de Control Interno - SCI, su
gestión y resultados.
El MECI 1000:2005, establece que la Evaluación Independiente la debe realizar

la Oficina de Control Interno con independencia, neutralidad y objetividad, para
lo cual dicha Oficina debe estructurar un plan detallado para su ejecución,
acompañado de los respectivos programas, en donde debe establecer los
objetivos de la evaluación, tanto al control como a la gestión y resultados de la
Entidad Pública y al seguimiento a los planes de mejoramiento que se estén
adelantando.
Es aquí donde aparece la novena complementariedad con el Sistema de

como políticas:
El MECI 1000:2005 define la Evaluación al Sistema de Control Interno, así:
“Elemento de control que tiene como objetivo verificar la existencia, nivel de desarrollo y el
grado de efectividad del control interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública
y asigna la responsabilidad de realizar la evaluación a las oficinas de control interno, las que a
la vez deberán presentar informes a la alta dirección y al comité de coordinación de control
interno”.
La NTCGP 1000:2009, determina como responsabilidad de los directivos

revisar los resultados de la evaluación al Sistema de Control de Gestión y de
las Auditorías Internas y de los Planes de Mejoramiento formulados.
Por último, el MECI 1000:2005 define la Auditoría Interna de la siguiente

manera:
“Elemento de control que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de

los procesos, actividades, operaciones y resultados de las entidades y se constituye en una
herramienta de retroalimentación del Sistema de Control Interno, porque analiza debilidades y
fortalezas del control, así como el desvío de metas y objetivos trazados”.
La NTCGP 1000:2009 igualmente define la Auditoría Interna, así:
“Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse

de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos
para la auditoría interna; estas auditorías se deben desarrollar a través del programa de
auditorías aprobado por el Comité Directivo MECI-CALIDAD y elaborado por la Oficina de
Control Interno”.
Es importante destacar que el Programa de Auditoría Interna que estructure la

Oficina de Control Interno debe contemplar no sólo auditorias al Sistema de
Control Interno – SCI y al Sistema de Gestión de la Calidad - SGC, sino
también Auditorías de Calidad a los Procesos, para lo cual la Entidad Pública
deberá entrenar y habilitar servidores públicos para tal fin, quiénes igualmente
deberán estructurar los respectivos Planes de Auditoría Específicos, cuidando
de que no sean participantes directos del proceso a auditar, las cuales son
determinantes para medir el grado de avance y desarrollo en la implementación
del Sistema de Gestión de la Calidad - SGC.
En conclusión las Auditorías que debe realizar la Entidad Pública tanto al

Sistema de Control Interno – SCI como al Sistema de Gestión de la Calidad –
SGC deben realizarse de manera simultánea con el fin de evitar reprocesos y
que las dependencias no se vean atiborradas de Auditorías.
Para entender con mayor profundidad como opera la EVALUACIÓN

INDEPENDIENTE dentro de la estructura del Sistema Integrado de Gestión -
SIG, es importante conocer cuáles son las entradas al componente, que
procesos las transforman de acuerdo con el insumo que provee cada norma y
que productos salen de dicha transformación, así:

COMPONENTE: EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
Principio MECI de MECI 1000:2005: - Informe de
Autocontrol. Recomendaciones para el
Principio MECI de SUBSISTEMA DE Mejoramiento del Sistema
Autorregulación. CONTROL DE de Control Interno.
Principio MECI de EVALUACIÓN.
Autogestión. - Acciones de
Competencias Componente: Mejoramiento de Control
Constitucionales y EVALUACIÓN del Proceso de
Legales y Normas INDEPENDIENTE. Evaluación Independiente
Vigentes. y Sistema de Control
Ambiente de Control. Elementos de Control: Interno y la Entidad.
Direccionamiento
Estratégico. - Evaluación al Sistema - Informe de
Administración de de Control Interno. Recomendaciones para el
Riesgos. Mejoramiento de la
Lineamientos Claros para - Auditorías Internas. Gestión.
la Acción y el Desempeño - Acciones de
(Políticas de Operación). Mejoramiento de la
Procesos Estandarizados Gestión de Evaluación
para la Ejecución de la Independiente del
Misión de la Entidad. Sistema de Control
Controles Inmersos en los Interno y la Auditoría
Procesos. Interna.
Mecanismos de Monitoreo
a la Operación
(Indicadores).
Instrumento General
Integrador para la
Regulación de las
Operaciones (Manual de
Procedimientos o de
Operación).
Información.
Comunicación.
Autoevaluación.

Principio de Calidad NTCGP 1000:2009: - Informe de
Enfoque Basado en los Recomendaciones para el
Procesos. NUMERAL 5. Mejoramiento del Sistema
Principio de Calidad RESPONSABILIDAD DE de Control Interno.
Enfoque Basado en LA DIRECCIÓN.
Hechos para la Toma de - Acciones de
Decisiones. Subnumeral 5.6 REVISIÓNMejoramiento de Control
Mapa de Procesos. POR LA DIRECCIÓN. del Proceso de
Caracterización de Evaluación Independiente
Procesos. NUMERAL 8. MEDICIÓN, y Sistema de Control
Política de Calidad. ANÁLISIS Y MEJORA. Interno y la Entidad.
Objetivos de Calidad
Subnumeral 8.2 - Informe de
SEGUIMIENTO Y Recomendaciones para el
MEDICIÓN. Mejoramiento de la
Gestión.
8.2.2 Auditoría Interna.

DE DATOS. - Acciones de
Mejoramiento de la
Gestión de Evaluación
Independiente del
Sistema de Control
Interno y la Auditoría
Interna.

Política de Gestión de la SISTEDA 2005: - Informe de
Calidad. Recomendaciones para el
- Acciones del Plan de Mejoramiento del Sistema
Desarrollo de Control Interno.
Administrativo para
ejecutar la Política de - Acciones de Mejoramiento
Gestión de la Calidad. de Control del Proceso de
Evaluación Independiente
y Sistema de Control
Interno y la Entidad.
- Informe de
Recomendaciones para el
Mejoramiento de la
Gestión.
- Acciones de Mejoramiento
de la Gestión de
Evaluación Independiente
del Sistema de Control
Interno y la Auditoría
Interna.
EL ACTUAR
Es el paso complementario que sigue a la fase de verificación, donde la
Entidad Pública del Distrito Capital debe consolidar las acciones para corregir
cualquier desviación que se encuentre en el proceso de evaluación y medición
tanto del direccionamiento estratégico, como en la gestión y en los resultados,
permitiendo generar la cultura del mejoramiento.
EL ACTUAR corresponde al SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

del MECI 1000:2005, alrededor del cual se encuentra el último Componente:
 PLANES DE MEJORAMIENTO, con sus Elementos de Control Plan de

Mejoramiento Institucional, Planes de Mejoramiento por Procesos y Planes
de Mejoramiento Individuales.
La NTCGP 1000:2009 con respecto a este elemento de control hace referencia

a la mejora continua, a las acciones preventivas y correctivas que debe
ejecutar la Entidad Pública para satisfacer las necesidades y expectativas de
los usuarios.
En conclusión, tanto el MECI 1000:2005, como la NTCGP 1000:2009 buscan el
mejoramiento continuo y permanente de la gestión institucional de la Entidad
Pública del Distrito Capital.
El MECI 1000:2005 define los Planes de Mejoramiento como:
“Conjunto de elementos de control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias

para corregir desviaciones encontradas al Sistema de Control Interno y, las acciones que se
deriven de los procesos de autoevaluación, evaluación independiente y observaciones de entes
u órganos de control”.
Por su parte la NTCGP 1000:2009, define que son los directivos los llamados a
revisar los resultados de las auditorías, los resultados de la evaluación de los
procesos, el estado de las acciones correctivas y preventivas, las acciones de
seguimiento de las revisiones, las recomendaciones de mejoramiento y los
riesgos actualizados e identificados, para poder proponer mejoras al Sistema
Integrado de Gestión - SIG.
Es aquí donde aparece la décima complementariedad con el Sistema de

como políticas:
El Plan de Mejoramiento Institucional, es definido por la Guía de

Armonización del MECI 1000:2005 con la NTCGP 1000:2004 expedido por el
DAFP y la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., así:
“Elemento que permite el mejoramiento continuo y el cumplimiento de los objetivos
institucionales; el plan de mejoramiento institucional se genera a partir de las recomendaciones
y hallazgos emanados de las auditorías tanto internas como externa; estos planes deben
contener por los menos, las metas esperadas, el objetivo, alcance, acciones a implementar,
responsables y recursos requeridos”.
La NTCGP 1000:2009 con respecto a la complementariedad con este elemento

del MECI 1000:2005, contempla la medición, análisis y mejora de los procesos,
igualmente, las acciones correctivas que pretenden eliminar las causas de las
no conformidades.
De otra parte dicha Guía de Armonización del MECI 1000:2005 con la NTCGP
1000:2004 expedido por el DAFP y la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., define
los Planes de Mejoramiento por Procesos, así:
“Elemento que contiene los planes administrativos con las acciones de mejoramiento a nivel de
los procesos y busca subsanar las variaciones presentadas entre las metas presentadas para
cada proceso y los resultados obtenidos, para lo cual deberán tenerse en cuenta, cuando sean
aplicables, las recomendaciones provenientes de la autoevaluación del control, de la gestión y
la evaluación independiente al Sistema de Control Interno, así como las recomendaciones
contenidas en los informes de auditoría interna y del órgano de control fiscal”.
La NTCGP 1000:2009 de manera complementaria con este elemento de
control del MECI 1000:2005, exige la medición, análisis y mejora de los
procesos y de las acciones correctivas que pretenden eliminar las causas de
las no conformidades.
Por último aparecen los Planes de Mejoramiento Individuales, definidos por

la Guía de Armonización del MECI 1000:2005 con la NTCGP 1000:2004
expedido por el DAFP y la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., así:
“Elemento que contiene las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los
servidores públicos para mejorar su desempeño y el del área organizacional a la cual
pertenece. Considera los resultados obtenidos en la autoevaluación del control y de la gestión,
así como las recomendaciones de la auditoría interna y del análisis de los indicadores de su
desempeño, basados en los objetivos concertados con el jefe inmediato, de donde se
desprenden los compromisos de mejoramiento, los plazos de tiempo para el desarrollo y los
criterios para evaluación”.
La NTCGP 1000:2009 en relación con este elemento de control exige que se

deba determinar la competencia necesaria a los servidores públicos para que
cumplan adecuadamente con sus funciones, obligándolos a ejecutar de manera
óptima las actividades asociadas a los procesos bajo su responsabilidad,
invitándolos a mejorar individualmente de manera permanente.
Para entender con mayor profundidad como opera la EVALUACIÓN

INDEPENDIENTE dentro de la estructura del Sistema Integrado de Gestión -
SIG, es importante conocer cuáles son las entradas al componente, que
procesos las transforman de acuerdo con el insumo que provee cada norma y
que productos salen de dicha transformación, así:

COMPONENTE: PLANES DE MEJORAMIENTO
Principio MECI de MECI 1000:2005: - Instrumentos de Apoyo al
Autocontrol. Mejoramiento de la
Principio MECI de SUBSISTEMA DE Función Administrativa.
Autorregulación. CONTROL DE
Principio MECI de EVALUACIÓN. - Mecanismos de
Autogestión. Seguimiento y Vigilancia
Competencias Componente: PLANES DE al Cumplimiento de los
Constitucionales y MEJORAMIENTO. Planes.
Legales y Normas
Vigentes. Elementos de Control:
Ambiente de Control.
Direccionamiento - Plan de Mejoramiento
Estratégico. Institucional.
Administración de
Riesgos. - Planes de Mejoramiento
Actividades de Control. por Procesos.
Información.
Comunicación. - Planes de Mejoramiento
Autoevaluación. Individuales.
Evaluación
Independiente.

Principio de Calidad NTCGP 1000:2009: - Instrumentos de Apoyo al
Enfoque basado en los Mejoramiento de la
procesos NUMERAL 5. Función Administrativa.
Principio de Calidad RESPONSABILIDAD DE
Enfoque basado en LA DIRECCIÓN. - Mecanismos de
hechos para la toma de Seguimiento y Vigilancia
decisiones. Subnumeral 5.6 REVISIÓN al Cumplimiento de los
Mapa de Procesos. POR LA DIRECCIÓN. Planes.
Caracterización de
Procesos. NUMERAL 8. MEDICIÓN,
Política de Calidad. ANÁLISIS Y MEJORA.
Objetivos de Calidad
Subnumeral 8.5 MEJORA.
8.5.1 Mejora Continua.

8.5.2 Acción Correctiva.
8.5.3 Acción Preventiva.

Política de Gestión de la SISTEDA 2005: - Instrumentos de Apoyo al
Calidad. Mejoramiento de la
- Acciones del Plan de Función Administrativa.
Desarrollo
Administrativo para - Mecanismos de
ejecutar la Política de Seguimiento y Vigilancia
Gestión de la Calidad. al Cumplimiento de los
Planes.
AJUSTES ENTRE LA NTCGP 1000:2004 Y LA NTCGP 1000:2009. El sentido

general de la norma NO cambia. NO se incluyen o retiran requisitos.
 Cambios de redacción.
 Cambios de precisión de requisitos, inclusión de notas.
 Cambios de Inclusión de orientaciones acerca de los elementos comunes

entre los Sistemas de Gestión de Calidad, Control Interno y el Sistema de
Desarrollo Administrativo.
 Cambios por ajustes a definiciones e inclusión de nuevas definiciones.
 Cambios por ajustes de referencia Bibliográfica.
 Se generan anexos que permitan ver la coherencia entre los Sistemas de

Gestión (Calidad, Control Interno y Sistema de Desarrollo Administrativo).
CAMBIOS DE REDACCIÓN:
1). Gramaticales: Son cambios al agregar artículos como El, Los, Las, etc...
2). Ajustes de textos: Por ejemplo numeral 6.2.2 b) proporcionar formación o

tomar otras acciones para lograr la competencia necesaria cuando se
requiera;
3). Las referencias legales (Por ejemplo Ley 594 de 2000 numeral 4.2.3) se
referencian en el anexo A y se retiran del texto normativo.
CAMBIOS DE PRECISIÓN DE REQUISITOS:
El ANEXO D (Informativo) que forma parte integral de la NTCGP 1000 versión

2009, refleja los CAMBIOS ENTRE LA NORMA NTCGP1000:2004 Y LA
NTCGP1000:2009.
La Tabla D.1 incluye los cambios realizados a la norma NTCGP 1000 en su

nueva versión 2009. Para este propósito se relacionan todos los capítulos,
párrafos, figuras o tablas que han sido objeto de cambio junto con el texto
modificado.
Para facilitar la identificación de las modificaciones se ha resaltado mediante el
formato tachado aquel texto que ha sido suprimido (S) y con el formato
subrayado aquel que se constituye en una adición (A).
Para mayor y mejor ilustración se recomienda analizar la Tabla D.1. Cambios

entre las Norma NTCGP1000:2004 y la Norma NTCGP1000:2009.
CAMBIOS DE INCLUSIÓN DE ORIENTACIONES ACERCA DE LOS

ELEMENTOS COMUNES ENTRE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE
CALIDAD, CONTROL INTERNO Y EL SISTEMA DE DESARROLLO
ADMINISTRATIVO:
Compatibilidad entre los Sistemas de Control Interno, Gestión de la

Calidad y Desarrollo Administrativo.
Compatibilidad con otros Sistemas de Control y Gestión. Esta figura

representa la compatibilidad de los tres sistemas y no tiene como propósito
indicar que un sistema específico contiene otro sistema en forma total o parcial.
Igualmente y desde el punto de vista del modelo del PHVA y la Norma Técnica
de Calidad en la Gestión Pública este modelo se aborda desde los numerales
generales y no representa el PHVA que puede darse al interior de cada
numeral.
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública y Modelo Estándar de
Control Interno. Bajo este enfoque, esta primera actualización de la Norma
incluye recuadros con orientaciones y recomendaciones sobre los aspectos
comunes de los dos Sistemas, los cuales se ilustran con el fin de promover su
implementación de forma que se evite duplicar esfuerzos.
Compatibilidad entre la NTCGP 1000:2009 con el Modelo Estándar de

Control Interno. El cumplimiento de la Norma Técnica de Calidad en la
Gestión Pública no implica la implementación total del Modelo Estándar de
Control Interno, no obstante aporta a su cumplimiento.
Los recuadros están ubicados debajo de los numerales para los cuales se han
identificado aspectos comunes y estos no se deben considerar cómo requisitos
de la NTCGP 1000:2009.
Estructura de las tablas con orientaciones sobre los elementos comunes.
Nombre de la Sección Contenido

Modelo Estándar de Control Interno. Subsistema, componente o elemento del
Modelo Estándar de Control Interno para el
cual se ha identificado que existen aspectos
comunes con el requisito de la Norma Técnica
de Calidad en la Gestión Pública
inmediatamente anterior.
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Identificación del numeral en donde se
Pública. encuentra el requisito de la Norma Técnica de
Calidad en la Gestión Pública correspondiente
al aspecto común identificado.
Intencionalidad del Modelo Estándar de Finalidad general del Subsistema,
Control Interno. componente o elemento específico bajo la
perspectiva del Sistema de Control Interno.
Intencionalidad de la Norma Técnica de Propósito general del requisitos específico de
Calidad en la Gestión Pública. la Norma Técnica de Calidad en la Gestión
Pública bajo la perspectiva del Sistema de
Gestión de la Calidad.
Aspectos comunes. Orientación sobre particularidades que son
aplicables a los dos Sistemas y que es
recomendable articular y trabajar de manera
unificada. Esta orientación se da para los
numerales y requisitos de la Norma Técnica
de Calidad en la Gestión Pública y
Subsistema, componente o elemento del
Modelo Estándar de Control Interno objeto de
la tabla.
El modelo de gestión bajo la norma NTC GP 1000: 2009.

Compatibilidad con el Sistema de Control Interno y de Desarrollo
Administrativo. Es necesario resaltar que la articulación entre estos tres
Sistemas está caracterizada por la adopción de un modelo basado en la
gestión por procesos y la mejora continua de los mismos mediante la aplicación
del ciclo PHVA.
En el ANEXO B (Informativo) de la NTCGP 1000:2009 se puede observar la

CORRESPONDENCIA ENTRE EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD,
EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y EL SISTEMA DE DESARROLLO
ADMINISTRATIVO.
Para mayor y mejor ilustración se recomienda analizar el ANEXO B. de la

Norma citada.
CAMBIOS POR AJUSTES A DEFINICIONES E INCLUSIÓN DE NUEVAS

DEFINICIONES:
3.3 Adecuación (En la versión 2004 estaban cómo Notas).
Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.
3.18 Conveniencia (En la versión 2004 estaba cómo Nota).
Grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y

políticas organizacionales.
3.20. Diseño y Desarrollo.
Conjunto de procesos que transforma los requisitos de una política, programa,

proyecto o cliente en características especificadas o en la especificación de un
proceso o sistema, producto y/o servicio.
NOTA 1: Los términos "diseño" y "desarrollo" algunas veces se utilizan como sinónimos y
algunas veces se utilizan para definir las diferentes etapas de todo el proceso de diseño y
desarrollo.
NOTA 2: Puede aplicarse un calificativo para indicar la naturaleza de lo que se está diseñando
y desarrollando (por ejemplo: diseño y desarrollo del producto o servicio, o diseño y desarrollo
del proceso).
3.21. Documento.
Información y su medio de soporte.
EJEMPLO: Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo,

informe, norma.
NOTA 1: El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o
muestra patrón o una combinación de estos.
NOTA 2: Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros,

se denominan "documentación".
NOTA 3: Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) están relacionados con
todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las
especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros
(por ejemplo, el requisito de ser recuperable).
3.29 Estructura de la Entidad.
Distribución de las diferentes unidades o dependencias con sus

correspondientes funciones generales, requeridas para cumplir la función de la
entidad dentro del marco de la Constitución y la Ley.
Nota. La estructura organizacional implica establecer responsabilidades, autoridades y

relaciones entre el personal de manera coherente con los procesos y las estrategias de la
entidad.
3.30 Función de una Entidad.
Se entiende como el objeto social o la razón de ser de la entidad.
3.31 Gestión.
Actividades coordinadas para planificar controlar, asegurar y mejorar una

entidad.
3.33 Habilidad.
Capacidad para aplicar apropiadamente atributos o comportamientos

personales para desempeñar una actividad.
CAMBIOS POR AJUSTES DE REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA:

Todas las referencias Bibliográficas se encuentran identificadas en el ANEXO E
de la NTCGP 1000:2009.
Para mayor y mejor ilustración se recomienda leer el ANEXO E. de la Norma

citada.
SE GENERAN ANEXOS QUE PERMITAN VER LA COHERENCIA ENTRE

LOS SISTEMAS DE GESTIÓN (CALIDAD, CONTROL INTERNO Y SISTEMA
DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO):
Para mayor y mejor ilustración se recomienda estudiar los siguientes anexos de

la NTCGP 1000:2009:
 ANEXO A (Informativo). NORMATIVIDAD ASOCIADA CON LA

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON
BASE EN ESTA NORMA.
 ANEXO B (Informativo). CORRESPONDENCIA ENTRE EL SISTEMA DE

GESTIÓN DE LA CALIDAD, EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y EL
SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO.
 ANEXO C. CORRESPONDENCIA ENTRE LA NTC-OHSAS 18001:2007,

NTC-ISO 14001:2004 Y LA NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA
GESTIÓN PÚBLICA.
 ANEXO D (Informativo). CAMBIOS ENTRE LA NORMA NTCGP1000:2004 Y

LA NTCGP1000:2009.
 ANEXO E (Informativo) BIBLIOGRAFÍA.
ELEMENTOS CONVERGENTES Y DIVERGENTES ENTRE LA ISO

9001:2008 Y LA NTCGP 1000:2009 Y SUS BENEFICIOS.
CONVERGENCIAS:
 Los documentos base para la elaboración de las normas fueron

principalmente las normas de la serie ISO 9000.
 La implementación de la norma NTCGP 1000:2009 permite el cumplimiento

de la norma internacional ISO 9001:2008, puesto que ajusta la terminología y
los requisitos de ésta a la aplicación específica en las entidades obligadas.
Sin embargo, la norma NTCGP 1000:2009 integra requisitos y conceptos
adicionales a los del estándar ISO 9001:2008.
DIVERGENCIAS:
GRANDES DIFERENCIAS DE LA CERTIFICACIÓN DE ISO 9001:2008 Y

NTCGP1000:2009.
 En NTCGP 1000:2009 se debe demostrar cumplimiento en toda la entidad
(Financiera, Legal. Técnica, Sedes, Territorios).
 La NTCGP 1000:2009 incluye los conceptos de Eficiencia y Efectividad,

además del de Eficacia en la organización.
 Los controles para monitorear los procesos deben salir del ejercicio de la
gestión del riesgo.
 Los dos principios adicionales a los (de calidad de la ISO 9001:2008 son: La
Transparencia y la Cooperación con otras entidades del Estado.
 La NTCGP 1000:2009 exige la participación ciudadana y la comunicación.
 En NTCGP 1000:2009 la legislación es la columna vertebral del Sistema de

Gestión de Calidad.
 En la NTCGP 1000:2009 el Direccionamiento Estratégico (Misión, Visión,

Objetivos) debe estar alineado con el Plan Nacional de Desarrollo y con la
política y objetivos de calidad.
 Existe complementariedad entre el sistema de Gestión de la NTCGP

1000:2009 y el MECI 1000:2005. La idea es que no haya duplicidad de
responsabilidades ni repetición de actividades y controles.
BENEFICIOS:
SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD EN EL SECTOR PÚBLICO.
Antes del Esquema NTCGP 1000:2009, Las entidades del Estado, tenían
Sistemas de Gestión implementados con elementos de gran valor (como por
ejemplo: Sistema Nacional de Evaluación de Resultados SINERGIA, Plan de
Desarrollo Administrativo; Ley General de Archivos (Administración y Manejo
de Archivos) y Aspectos de Control Interno (MECI, Esquema Anticorrupción).
Un Sistema de Gestión en el Sector Público Colombiano, entonces permite:
- Evaluación y seguimiento de los resultados e impacto de las políticas,

programas y proyectos de inversión de cada entidad.
- Evaluación y seguimiento de la ejecución del Plan Nacional de Desarrollo.
- Fomentar una cultura de Calidad en el personal de la Entidad, avanzando de

forma apreciable en la sustitución de una cultura burocrática a otra de
gestión, orientada al servicio del cliente.
- Involucrar a la organización en un proceso incesante de mejora continua,

favorecido por la revisión del sistema por la dirección, que evalúa la eficacia,
eficiencia y efectividad del sistema de la calidad, en relación con las
actividades de la Entidad.
- La continua mejora de los servicios locales se manifiesta como una ventaja
competitiva de una entidad frente a otras entidades públicas.
- Crear un clima favorable para la modernización de la Administración Pública

en su sentido más amplio.
- Racionalizar, simplificar y normalizar los procedimientos, eliminando trámites

innecesarios que dificulten las relaciones de la comunidad con la entidad
(impacto a la sociedad).
- Asegurar la repetibilidad de las tareas, con independencia del tiempo

transcurrido desde la implantación del procedimiento o del funcionario que
las realice, y con ello garantiza la observación del precedente administrativo
(control interno).
- Fijar objetivos en el corto, mediano y largo plazo, y efectuar un seguimiento

periódico, corrigiendo las desviaciones detectadas.
- Escuchar al ciudadano, facilitar la presentación de quejas y reclamos y
preocuparse por orientar los servicios a sus necesidades.
- Mejorar la coordinación interna entre las áreas.
- Formar a sus funcionarios y trabajadores, orientando su conocimiento a las

necesidades de los puestos de trabajo y a las necesidades de la ciudadanía.

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UNIDAD 3.

ESTRUCTURA INTEGRAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

“Debe concebirse como un proceso gerencial que contiene elementos

En la estructura del SIG, el PLANEAR corresponde al SUBSISTEMA DE

 AMBIENTE DE CONTROL, con sus Elementos de Control: Acuerdos,

 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO, con sus Elementos de Control:

 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS, con sus Elementos de Control: Contexto

EL AMBIENTE DE CONTROL, busca tres (3) objetivos:

1. La autorregulación del comportamiento ético de los servidores públicos de

2. Una definición clara y precisa de las políticas de desarrollo del talento

3. La caracterización de un estilo de dirección favorable a la calidad, el

4. Enfoque basado en los procesos,

5. Enfoque del sistema para la gestión,

7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones,

8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios,

9. Coordinación, cooperación y articulación, y

Dichos principios de la calidad, guardan estrecha coherencia con los principios

Estos principios se traducen en las conductas o comportamientos que en el

Así mismo, EL AMBIENTE DE CONTROL, como responsabilidad de la

Para entender mejor la complementariedad de este componente con los

Los Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos, definidos en la estructura

“d). La Moralización y Transparencia en la Administración Pública. Se orienta a la formación de

El Desarrollo del Talento Humano, lo define el MECI 1000:2005 como el

La NTCGP 1000:2009, exige que los servidores públicos deban ser

Es importante tener en cuenta que con respecto a la implementación de este

Así mismo, el desarrollo de competencias tiene incidencia directa en la

Teniendo en cuenta todo lo anterior, -es importante que para implementar

Es aquí donde aparece la segunda complementariedad con el Sistema de

Para completar el AMBIENTE DE CONTROL, el MECI 1000:2005 define el

Igualmente, la NTCGP 1000:2009 exige que la alta dirección evidencie su

Para entender con mayor profundidad como opera el AMBIENTE DE

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN - SIG

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN - SIG

- Caracterización del Estilo

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN - SIG

- Caracterización del Estilo

1. Que ya tiene el recurso humano con el perfil y la formación que

EL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO del MECI 1000:2005, define el

EL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO del MECI 1000:2005, se enmarca

Para entender mejor este componente, es fundamental precisar a partir de un

De otra parte, la NTCGP 1000:2009, exige que la Entidad Pública deba

Así mismo, tanto el Sistema de Control Interno - SIG, como el Sistema de

Igualmente, es importante precisar que los planes y programas deben tener en

1. Las necesidades de la comunidad como un insumo más, y

2. Que la calidad es transversal a todo el proceso de planeación.

Para profundizar aún más en el concepto de planeación, es necesario citar la

El Modelo de Operación por Procesos, hace referencia a que la Entidad

“Elemento de control que permite conformar el estándar organizacional que soporta la

Es igualmente importante, tener claridad en el concepto de lo que es un

Así mismo es fundamental tener claridad en el concepto de la clasificación de

“Gerenciales o estratégicos: relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de

“Misionales o primarios: proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de

Por último, en el componente DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO aparece

“Un conjunto de cargos, funciones, relaciones y niveles de autoridad y responsabilidad”.

En este elemento de control, es muy importante tener claro que la Estructura

Es aquí donde aparece la tercera complementariedad con el Sistema de

e). Los rediseños organizacionales. Dirigidos a diseñar organizaciones modernas, flexibles

Los resaltados son míos.

Para entender con mayor profundidad como opera el DIRECCIONAMIENTO

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN - SIG

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN - SIG

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN PÚBLICA - SIGESPU

- Modelo de Operación por