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ASIGNATURA:
POLITICAS
TEMA:
PRESENTADO A:
PRESENTADO POR:
Auto Partes José da inicio como una pequeña pulpería en la que aparte de
abarrotería se vendía lubricantes para automóviles. El señor propietario Juan José
Pineda al percatarse los frutos positivos que daba la venta de dichos lubricantes
empezó a comprar repuestos para automóviles en pequeñas cantidades y así fue
expandiendo el negocio hasta que en junio del año de 1988 se establece
formalmente y con permiso de operación la empresa ‘’Auto Partes José’’.
Misión
Visión
Ser líderes en el mercado, buscando ir más allá de lo que el cliente solicite para
darle una mejor calidad y atención, contando con la preferencia de nuestros
consumidores por una mejor calidad y atención, contando con la preferencia de
nuestros consumidores por nuestra capacidad para innovar y construir marcas
líderes diferenciadas, para inicios de 2020 esperamos contar con una nueva
tienda más amplia y cómoda para poder atenderle de la mejor manera, trabajando
de una manera responsable y transparente.
Valores
Temor a Dios
Ética profesional
Conocimiento
Trabajo en equipo
Responsabilidad
Honestidad
Introducción
Los fines de contar con políticas dentro de una empresa es para tener una mayor
facilidad al momento de revisar información que necesitara en su mayoría la
organización pero, en la cual estará muy involucrado el colaborador al ser parte
fundamental de la misma.
Objetivos específicos
Gerente General
Dpto.
Dpto. Mercadeo Dpto. RRHH
Administrativo
Vendedores
Norma ANSI
POLITICAS DEL DEPARTAMENTO DE RRHH
DRH04
POLITICA DE EVALUACION DE DESEMPEÑO Revisión: A
Concepto:
Evaluación de desempeño: Proceso sistemático y periódico de estimación
cuantitativa y cualitativa del grado de eficacia con el que las personas llevan a
cabo las actividades y responsabilidades de los puestos que desarrollan.
1. RRHH
1.1 Presenta el formato con los puntos o áreas a evaluar al jefe inmediato.
2. Jefe inmediato
2.1 Revisa el formato y lo discute con RRHH.
2.2 Una vez revisado se lo aplica a los colaboradores.
3. Colaborador
3.1 Recibe la evaluación y la desarrolla.
3.2 Entrega la evolución al jefe inmediato.
2. Jefe inmediato
2.3 Recibe la evaluación.
2.4 Revisa que la evaluación está completa.
2.5 La entrega a RRHH.
1. RRHH
1.2 Revisa las evaluaciones.
1.3 Envía resultados al Gerente General.
1.4 Retroalimenta al colaborador
DRH04
POLITICA DE EVALUACION DE DESEMPEÑO Revisión: A
DIAGRAMA DE FLUJO
POLITICA DE EVALUACION DE DESEMPEÑO
INICIO
3.1Recibe la evaluación
y la desarrolla.
1.2Revisa las
evaluaciones.
3.2Entrega la evolución
al jefe inmediato.
2.2Una vez revisado se
lo aplica a los
colaboradores.
1.3Envía resultados al
Gerente General. 2.3 Recibe la
evaluación.
1.4Retroalimenta al
colaborador 2.4 Revisa que la
evaluación está
completa.
FIN
2.5La entrega a RRHH.
DRH04
POLITICA DE VACACIONES DEL PERSONAL Revisión: A
Propósito: Presentar los derechos que tienen los colaboradores en cuanto a sus
vacaciones para que estos puedan descansar o aprovecharlos a su conveniencia.
Alcance: Todos los colaboradores en la empresa.
Políticas:
Concepto
Vacaciones: Tiempo que tendrá de descanso cada colaborador en diferentes
fechas (dependiendo de la fecha de entrada a la empresa)
Descripción del procedimiento
1. RRHH
1.1 Presenta los días de vacaciones establecidos en el código del
trabajo el colaborador.
2. Colaborador
2.1 Da lectura y se informa de sus derechos en cuanto a días
vacaciones
2.2 Una vez informado, este podrá tomar su tiempo para aceptar como
implementara sus días de vacaciones. (decisión antes de los 6
meses consecutivos de laborar).
2.3 Responderá sobre su decisión a RRHH
1. RRHH
1.2 Presentará la decisión tomada por el colaborador al Gerente
General.
3. Gerente General
3.1 Revisará el contenido y avalara su acuerdo o desacuerdo.
3.2 En caso de estar de acuerdo se firma la acción de personal y se
envía al departamento de RRHH
3.3 En caso de no estar de acuerdo este podrá negociar con el
colaborador
.
1. RRHH
1.3 Recibe la acción de personal y lo archiva.
DRH04
POLITICA DE VACACIONES DE PERSONAL Revisión: A
DIAGRAMA DE FLUJO
POLITICA DE VACACIONES DEL PERSONAL
INICIO B
2.1Da lectura y se
informa de sus 3.1Revisará el
derechos en cuanto a contenido y avalara su
1.1Presenta los días de
días vacaciones acuerdo o desacuerdo.
vacaciones
establecidos en el
código del trabajo el
colaborador.
FIN
DRH04
POLITICA DE HORARIOS DE TRABAJO Revisión: A
Políticas:
1. Los horarios de trabajo serán de lunes a viernes de 8:00 A.M – 5:00 P.M. y
el día sábado de 8:00 A.M. – 12:00 A.M.
2. El empleado no podrá ausentarse de la empresa dentro de la jornada
laboral el menos que obtenga permiso de parte del jefe cercano.
3. Todo colaborador tendrá treinta minutos para su respectivo almuerzo dentro
de la empresa.
4. Si la empresa por alguna u otra razón se mantiene abierta cuando haya
terminado la jornada laboral, será decisión absoluta del empleado
permanecer dentro de esta.
5. Si un colaborador necesita un día completo de permiso deberá pedir el
permiso una semana antes y esperar la respuesta de confirmación (a
excepción de que sea una emergencia) se le dará confirmación
inmediatamente.
6. Los empleados deberán respetar el horario de entrada así como también el
horario de salida.
7. El ausentarse sin permiso de la empresa será motivo para sanciones.
DRH04
POLITICA DE HORARIOS DE TRABAJO Revisión: A
Concepto
Jornada laboral: Es el tiempo que cada colaborador dedica a la ejecución del
trabajo para el cual fue contratado, expresado en horas, días, semanas y meses.
Descripción del procedimiento
1. RRHH
1.1 Crea el horario y lo socializa con el colaborador
1.2 Presentará los horarios en que se laborará junto con su reglamento.
2. Colaborador
2.1 Revisará el horario de trabajo junto con su reglamento.
1. RRHH
1.3 Le informara al colaborador que el horario puede estar sujeto a
cambios.
DRH04
POLITICA DE HORARIOS DE TRABAJO Revisión: A
DIAGRAMA DE FLUJO
1.RRHH 2.Colaborador
inicio
2.1Revisará el horario
de trabajo junto con su
1.1Crea el horario y lo reglamento
socializa con el
colaborador
1.2Presentará los
horarios en que se
laborará junto con su
reglamento.
1. 3 Le informara al
colaborador que el
horario puede estar
sujeto a cambios.
FIN
DRH04
POLITICA DE SUELDOS Y SALARIOS Revisión: A
Políticas:
Concepto
Sueldos y salarios: Remuneración regular asignada por el desempeño de un
cargo o servicio profesional
Descripción del procedimiento
1. RRHH
1.1 Cada 15 de mes y final de mes da revisión de planilla.
1.2 Aparta los salarios para pagarlos al final del día establecido.
1.3 Llena la planilla con los datos necesarios.
2. Colaborador
2.1 Recibe su salario y lo verifica frente a su pagador.
2.2 De estar correcto su salario este firma la planilla.
1. RRHH
1.4 Archiva la planilla.
DRH04
POLITICA DE SUELDOS Y SALARIOS Revisión: A
DIAGRAMA DE FLUJO
1.RRHH 2.Colaborador
INICIO
2.1Recibe su salario y
lo verifica frente a su
pagador.
1.1Cada 15 de mes y
final de mes da revisión
de planilla.
Archiva la planilla.
FIN
DRH04
POLITICA DE HORAS EXTRAS Revisión: A
DRH04
POLITICA DE HORAS EXTRAS Revisión: A
Concepto:
Horas extras: Cantidad de tiempo adicional que un colaborador realiza sobre su
jornada de trabajo
1. RRHH
1.1 Presenta al colaborador detalladamente las ganancias que obtendrá por
laborar horas extras.
1.2 Hará mención que no es obligatorio y que será informado una semana
antes.
2. Colaborador
2.1 Dará lectura detalladamente.
1. RRHH
1.3 Archiva nuevamente el documento.
DRH04
POLITICA DE HORAS EXTRAS Revisión: A
1.RRHH 2.Colaborador
INICIO
2.1Dará lectura
detalladamente.
1.1Presenta al
colaborador
detalladamente las
ganancias que obtendrá
por laborar horas extras.
Archiva nuevamente el
documento.
FIN
DRH04
POLITICA DE DESPIDOS Revisión: A
6. Si El gerente interrumpe los trabajos sin dar el aviso, tendrá que indemnizar
a los trabajadores con treinta (30) días de salario, y si dado el aviso, los
interrumpe antes del vencimiento del plazo estipulado, deberá pagar a los
trabajadores el salario que habrían devengado en los días que falten para
que termine el plazo indicado.
7. RHH es el encargado del cálculo de prestaciones correspondientes al
colaborador.
DRH04
POLITICA DE DESPIDOS Revisión: A
Concepto
Despido: Es la acción a través de la cual un empleador da por finalizado
unilateralmente un contrato laboral con su empleado.
1. RRHH
1.1 Entrega el preaviso de despido al colaborador, según sea su tiempo de
permanencia en la empresa.
1.2 Entrega hoja de cálculo de prestaciones
2. Colaborador
1. RRHH
2. Colaborador
2.3 Revisa que la cantidad del cheque coincide con la cantidad que se le
presento en la hoja de cálculo de prestaciones
1.RRHH 2. Colaborador
INICIO
FIN
DRH04
POLITICA DE RECLUTAMIENTO DE Revisión: A
PERSONAL
Alcance: Todas las áreas que requieran personal, a los candidatos que soliciten
empleo, y a las áreas encargadas de la función,
Políticas:
1. Jefe inmediato
1.1 Identifica la necesidad real de un puesto vacante
1.2 Informa al área de recursos humanos la necesidad
2. RRHH
2.1 Actualiza el perfil de puesto
2.2 Envía al jefe inmediato del área solicitante el perfil actualizado
1. jefe inmediato
1.3 Analiza el perfil de puesto y lo aprueba si cumple con los requisitos de la
vacante
2. RRHH
2.4 Desarrolla el plan de reclutamiento
2.5 Envía al jefe inmediato para su respectiva aprobación
1. Jefe inmediato
1.4 Analiza el plan de reclutamiento, corrige si es necesario
2. RRHH
2.6 Aplica el plan de reclutamiento
DRH04
POLITICA DE RECLUTAMIENTO DE Revisión: A
PERSONAL
DIAGRAMA DE FLUJO
1.Jefe inmediato 2.RRHH
INICIO
DRH04
POLITICA DE CONTRATACION Revisión: A
Concepto
Contrato: Es un acuerdo entre la empresa y el colaborador de que ambas partes
aceptan las condiciones, donde puede ser por un tiempo determinado o
indeterminado.
Descripción del procedimiento:
1. RRHH
1.1 Selecciona los candidatos que cumplen con el perfil de puesto
1.2 Establece el formato de entrevista como también del test
1.3 Envía al jefe inmediato para su aprobación
2. Jefe inmediato
DRH04
POLITICA DE CONTRATACION Revisión: A
DIAGRAMA DE FLUJO
1.RRHH 2. Jefe inmediato 3.Colaborador
INICIO
A FIN
2.2Analiza, corrige si es
1.2Establece el formato necesario y aprueba el
de entrevista como formato
también del test
1.5Ejecuta las
entrevistas y test
1.6Analiza los
resultados
1.7Selecciona los
candidatos con
excelentes resultados y
envía al jefe inmediato
DRH04
POLITICA DE CAPACITACION Revisión: A
Concepto
Capacitación: conjunto de actividades didácticas, orientadas a ampliar los
conocimientos, habilidades y aptitudes del personal que labora en la empresa.
Descripción del procedimiento:
1. Jefe Inmediato
1.1 Detecta necesidades de capacitación
1.2 Las da a conocer a recursos Humanos
2. RRHH
2.1 Recibe las necesidades de capacitación
2.2 Elabora el plan de capacitación
2.3 Lo entrega al gerente para aprobación
3. Gerente General
3.1 Analiza y aprueba o desaprueba el plan de capacitación
3.2 Si es aprobada, se envía a RRHH.
2. RRHH
2.4 Planifica la capacitación
2.5 Contacta al capacitador para acordar fecha
4. Colaborador
4.1 Recibe la capacitación
4.2 Evalúa la capacitación
1. jefe inmediato
1.3 Evalúa de los resultados dos semanas después de la capacitación.
DRH04
POLITICA DE CAPACITACIONES Revisión: A
DIAGRAMA DE FLUJO
INNICIO
2.3 Lo entrega al
gerente para aprobación
1.3 Evalúa de los
B resultados dos
semanas después de la
capacitación.
2.4 Planifica la
FIN capacitación
2.5 Contacta al
capacitador para
agendar fecha
DRH04
POLITICA DE INDUCCION DEL PERSONAL Revisión: A
Propósito: orientar y presentar todas las zonas a los nuevos colaboradores para
que estos puedan familiarizarse con la empresa en su entorno interno.
Alcance: Todos los participantes de la empresa.
Políticas
2. Jefe inmediato
2.1 Presenta una pequeña bienvenida
3. RRHH
3.1 Da al colaborador el reglamento interno de la empresa
3.2 Explica su importancia, y la función del departamento de RRHH
1. colaborador
1.2 Recibe el reglamento y continua con la inducción
2. jefe inmediato
2.2 Realiza la inducción general
2.3 Responde las dudas de los colaboradores
2.4 Realiza la inducción especifica
2.5 Ejecuta la demostración
2.6 Responde las dudas de los colaboradores
2.7 Comprueba si el colaborador comprendió la demostración
1. Colaborador
1.3 Comienza el proceso de prueba
DRH04
POLITICA DE INDUCCION DEL PERSONAL Revisión: A
1.2Recibe el
reglamento y continua
con la inducción 2.3Responde las dudas
de los colaboradores
FIN
2.5Ejecuta la
demostración
2.7Comprueba si el
colaborador comprendió
la demostración
DRH04
POLITICA DE CONVIVIO ENTRE EMPLEADOS Revisión: A
Políticas:
1. Respetar el derecho de cada uno de los colaboradores
2. No tolerar ningún tipo de discriminación, acoso o abuso que intervenga en
el ambiente de trabajo
3. Promover diálogos entre los colaboradores, con el fin de que puedan
compartir conocimientos y encontrar conjuntamente soluciones u
oportunidades relacionadas con asuntos del trabajo
4. Es responsabilidad del departamento de RRHH crear un calendario de
cumpleaños, en donde se repartirá un pastel con el refresco de su
preferencia a las 4:00 pm al colaborador que cumple años
5. Cualquier conflicto que se ocasione en las áreas de trabajo será
solucionado con el encargado de RRHH y el jefe inmediato
6. Es responsabilidad del colaborador ofendido ir al área de RRHH y reportar
la razón del conflicto para su pronta solución
DRH04
POLITICA DE CONVIVIO ENTRE DE Revisión: A
EMPLEADOS
2. RRHH
3. jefe inmediato
3.1 Confirma si se dio cuenta del conflicto
3.2 Si su respuesta es no, escucha ambos puntos de vista
1.3 Analiza el conflicto
3.4 Ofrece posibles soluciones
2. RRHH
2.5 Escucha las soluciones del jefe inmediato
2.6 Ofrece otras soluciones
2.7 Se pone de acuerdo con el jefe inmediato para implementar la solución del
conflicto
2.8 Se soluciona el conflicto
DRH04
POLITICA DE CONVIVIO ENTRE DE Revisión: A
EMPLEADOS
DIAGRAMA DE FLUJO
1.Colaborador 2.RRHH 3. jefe inmediato
INICIO
3.1 Confirma si se dio B
2.1 Escucha el punto de cuenta del conflicto
vista del colaborador
A
2.5 Ofrece otras
soluciones
2.7 Se soluciona el
FIN conflicto
DRH04
POLITICA DE PERIODO DE PRUEBA Revisión: A
Concepto:
Periodo de prueba: Es el tiempo concertado por el trabajador y la empresa
durante el cual cualquiera de ellos puede dar por finalizada la relación laboral.
DIAGRAMA DE FLUJO
INICO
2.1 supervisa el periodo 3.1 Acredita el pago del
de prueba periodo de prueba
1.1 Da a conocer al
colaborador toda
información relevante
acerca del periodo de
prueba
2.2 analiza los resultados
del colaborador
1.2 Informa al
2.3 comenta con el
colaborador si se queda
departamento de RRHH
laborando en la
las observaciones sobre
empresa o si da por
el colaborador
terminado el contrato.
FIN
DRH04
POLITICA DE PRACTICA PROFESIONAL Revisión: A
Concepto:
Práctica profesional: conjunto de actividades realizadas por alumnos poniendo
especial énfasis en el proceso de aprendizaje.
1. Practicante
1.1 Presenta su respectiva solicitud de práctica a RRHH.
2. RRHH
2.1 Revisa la solicitud y si es representativa de algún centro educativo le
hace saber al solicitante si hay vacante o no.
2.2 De haber puesto vacante este archiva la solicitud.
1. Practicante
1.2 Se presenta en la fecha establecida.
1.3 Cumple con su deber en el total de tiempo establecido por la
institución que representa.
2. RRHH
2.3 Recibe al representante del practicante y le brinda la nota obtenida
por el desempeño mostrado
DRH04
POLITICA DE PRACTICA PROFESIONAL Revisión: A
DIAGRAMA DE FLUJO
1.Practicante 2.RRHH
INICIO
2.1Revisa la solicitud y si es
representativa de algún centro
educativo le hace saber al
solicitante si hay vacante o no.
1.1Presenta su
respectiva solicitud de
práctica a RRHH.
Políticas:
Conceptos:
SAR: Servicio de Administración de Rentas
Custodia: Guardar o tener en su poder, como en este caso documentos.
Títulos valores: Documentos de gran importancia donde hacen constar la
tenencia de propiedades, o deudas que se tienen ya sea a favor o en contra.
DA02
POLITICA DE MANEJO DE INFORMACION DE Revisión: A
DOCUMENTOS
1. Administrador(a)
1.1. Elabora el documento según la actividad a la que corresponde.
1.2. Envía el documento elaborado al Gerente Propietario para su
revisión.
1.3. Recibe el documento con el visto bueno.
1.4. Archiva el documento.
2. Gerente
2.1. Recibe el documento.
2.2. Revisa y analiza la información en el documento.
2.3. ¿Es correcta la información? Sino es correcta, pide al
administrador(a) corregir el documento.
2.4. Si es correcta, firma como visto bueno en el documento en cuestión
2.5. Envía el documento firmado como visto bueno
Documentos Aplicables
Facturas cuentas por pagar
Salida de productos
Pagos SAR
Planillas
Estados financieros
Depósitos de bancos
Pagos a banco
Recomendaciones
Constancia de Trabajo
DA02
POLITICA DE MANEJO DE INFORMACION DE Revisión: A
DOCUMENTOS
DIAGRAMA DE FLUJO
1.1. Elabora el
A documento 2.2. Revisa y analiz
según la actividad a la información en
el documento
1.2. Envia el
documento
elaborado 2.3. ¿Es correcta No 2.3.1. Pide al Adminis
la información? trador(a) corregir el d
ocumento
1.3. Recibe el
documento Si
firmado
2.4. Firma como A
visto bueno en el
documento
1.4. Archiva el
doocumento
2.5. Envía el
documento
firmado
Fin
DA02
POLITICA DE REGLAMENTO INTERNO Revisión: A
Conceptos:
Inducción: Proceso mediante el cual, el colaborador conoce todo lo relacionado a
sus funciones y la empresa, así como también con quienes trabajara.
DA02
POLITICA DE REGLAMENTO INTERNO Revisión: A
Diagrama de flujo
Inicio
2.1. Recibe y lee
el Reglamento
interno
1.1 Proporciona
A y explica el
2.2. 2.2.1 Pide una
documento No
¿Comprende el nueva
reglamento explicación del
interno? reglamento
1.2 Recibe el
Si
reglamento
firmado 2.3 Firma y A
entrega el
reglamento
interno
1.3 Archiva el
Reglamento
interno
Fin
DA02
POLITICA DE USO DE UNIFORME Revisión: A
Conceptos:
Jornada Laboral: Tiempo en el cual el colaborador realiza su trabajo en la
empresa.
Extravío: Sinónimo de perder algo determinado
Periodo de prueba: Tiempo en el cual el colaborador será puesto prueba para
determinar si es apto para desempeñar el puesto asignado o no.
DA02
POLITICA DE USO DE UNIFORME Revisión: A
2. Colaborador
2.1 Facilita su talla al administrador (a)
2.2 Recibe las camisas que entrega el/la administrador (a)
2.3 Usa la camisa diaria
Fin del proceso
3. Gerente General
3.1 Hace pedido de camisas
Fin del proceso
DA02
POLITICA DE USO DE UNIFORME Revisión: A
Propósito: Promover los productos y ofertas a través de las redes sociales para
atraer más clientes
Alcance: Todos los usuarios de las redes sociales
Responsable de la Revisión: Administrador (a)
Políticas:
1. Cada mes se programa nuevas promociones
2. Las promociones fuertes se realizan de acuerdo a la temporada.
3. El administrador (a) es quien establece las ofertas que se plasman en la
publicidad.
4. Es el administrador (a) quien solicita y aprueba el diseño de la publicidad de las
nuevas ofertas.
5. La publicista es la encargada de las redes sociales
6. La publicista es la encargada del diseño y difusión de la publicidad.
7. El administrador (a) es la encargada de agregar el contenido al diseño de la
publicidad.
Conceptos:
Temporada: Tiempo identificado por la empresa para saber que vender según
ese tiempo, es decir, temporada navideña, desfiles, comienzo de clases,
temporada de cosecha del café (tiempo de movimiento económico en la zona).
Plasmar: Establecer o fijar ideas, reglas, o un procedimiento determinado.
DA02
POLITICA DE ANUNCIOS PUBLICITARIOS Revisión: A
2. Publicista
2.1 Escucha las ideas sobre la publicidad
2.2 ¿Entiende? Si es no el administrador (a) vuelve a explicarle (1.2)
2.3 Si entiende, Realiza el diseño el diseño de la publicidad
2.4 Presenta al administrador (a) su diseño
2.5 Recibe e Imprime la publicidad
2.6 Publica la publicidad en las redes sociales
DA02
POLITICA DE ANUNCIOS PUBLICITARIOS Revisión: A
7. El vendedor debe jugar con el margen de ganancia para lograr que el cliente
adquiera el artículo.
3. Cajero
3.1 Saluda y realiza el cobro
3.2 Entrega la factura al cliente
3.3 ¿Articulo grande? Si la respuesta es no, el vendedor entrega el artículo (2.6)
3.3.1 Si la respuesta es sí, Le confirma su entrega al día siguiente
3.4 Despide al cliente con una sonrisa
DA02
POLITICA DE ATENCION AL CLIENTE Revisión: A
Propósito: Aplicar descuento al cliente para incrementar las ventas y llegar a más
consumidores siendo competitivos.
Alcance: A todos los clientes
Responsable de la revisión: Administrador(a)
Políticas
1. Para que el cliente pueda tener un descuento, este tiene que solicitarlo.
2. El porcentaje del descuento será en base al costo de la mercadería
adquirida, tomando en cuenta que el descuento no sea menor al costo para
la tienda.
3. El administrador es el responsable de aplicar el descuento.
4. Aplican descuentos a clientes de la tercera edad.
5. Se le dará un descuento mayor al cliente por compra de varios artículos en
una misma factura.
6. Se les dará descuentos especiales a clientes recurrentes.
7. Si el artículo está en oferta, no se dará descuento.
Conceptos:
Porcentaje de descuento: Valor que servirá como descuesto sobre el precio del
artículo a vender.
Recurrentes: Frecuencia con la que un cliente compra en la empresa.
DA02
POLITICA DE DESCUENTO SOBRE VENTAS Revisión: A
1. Cliente
1.1 Elige la mercadería a comprar
1.2 Solicita descuento
1.3 ¿Decide hacer la compra? No, fin del proceso
1.4 Si decide hacer la compra pasa a caja y cancela el pago del articulo
2. Vendedor
2.1 Informa al administrador sobre el descuento solicitado
2.2 Recibe la notificación e informa al cliente que el artículo no aplica
descuento.
2.3 Informa al cliente el valor del descuento.
3. Administrador
3.1 Recibe petición de descuento
3.2 Revisa en el sistema el precio del artículo y verifica si no está en oferta.
3.3 ¿Está en oferta?, si, no autoriza el descuento e informa al vendedor de
la decisión.
3.4 Sí, Autoriza el descuento y le informa al vendedor el valor del
descuento.
DA02
POLITICA DE DESCUENTO SOBRE VENTAS Revisión: A
Conceptos
1. Cliente
1.1 Solicita cotización
1.2 Recibe la cotización
2. Vendedor
2.1 Atiende solicitud
2.2 ¿Hay Producto en existencia solicitado?, No, le informa al cliente.
2.3 Si hay en existencia el artículo que busca, le notifica al Administrador(a)
sobre la solicitud de la cotización.
2.4 Recibe la cotización para ser entregada al cliente
2.5 Entrega la cotización al cliente.
3. Administrador(a)
3.1 Revisa en sistema el precio del articulo
3.2 Redacta la cotización
3.3 Le entrega al vendedor la cotización
DA02
POLITICA DE COTIZACIONES Revisión: A
Políticas:
1. Se hará devolución sobre ventas de productos dentro de los primeros 15
días después de la compra.
2. Antes de cualquier tipo de devolución sobre ventas el cliente debe
esperar la resolución de la garantía del proveedor.
3. No se aceptarán artículos que hayan sido dañados o maltratados por
parte del cliente.
4. Al momento en que el cliente se presenta para la devolución, deberá
presentar la factura de compra del artículo.
5. El artículo deberá ser devuelto con los manuales, instructivos y
documentos con los que éste fue vendido.
6. El artículo deberá ser entregado con su respectiva caja con la que fue
empacado.
7. El vendedor deberá asegurarse de que el cliente revise el producto
antes de que éste sea empacado.
3.3. Si, informa al cliente que debe esperar respuesta de garantía del
proveedor para la devolución.
DA02
POLITICA DE DEVOLUCIONES Revisión: A
2.1. Recibe la
Inicio 3.1. Revisa la
factura y el
factura
artículo
1.1. Solicita el
dinero al devolver 2.2. Compara el
artículo con la 3.2. ¿Pide
el articulo devolución No
factura Fin
dentro de los 15
días?
1.2. Presenta
Si
factura de compra 2.3. ¿Esta Si
con el artículo dañado el Fin
articulo? 3.3. Informa al cliente
No sobre la espera de la
garantia
1.3. ¿Espera No 1.3.1. No se
A resolución de hace la 2.4. Informa al Ad
garantia? devolución ministrador del pe
dido de devolución
Si A
Fin
DA02
POLITICA DE ENTREGA DE PRODUCTOS Revisión: A
Propósito: Identificar a los clientes que requieren transporte para los artículos que
compraron en la tienda.
Alcance: Área de entregas.
Responsable de la Revisión: Administrador (a)
Políticas:
1. La entrega será completamente gratis dentro de la ciudad de
Siguatepeque.
2. Para gozar de la entrega gratis el cliente deberá esperar el artículo hasta el
día siguiente, en caso dado que el cliente no sea de Siguatepeque.
3. Si requiere la entrega el mismo día siendo fuera de Siguatepeque, deberá
pagar el valor variable del gasto del combustible.
4. Si el cliente cuenta con los medios propios para llevarse el artículo no
estará sujeto a proporcionarle transporte.
5. Al momento de hacer la entrega el cliente deberá presentar su tarjeta de
identidad y la factura de compra para verificar que se está haciendo la
entrega correctamente.
6. En caso que el cliente no pueda estar presente en la entrega, deberá
autorizar a un tercero notificando su identidad a “Auto Partes José”.
DA02
POLITICA DE ENTREGA DE PRODUCTOS Revisión: A
1. Cliente 2. Conductor
Inicio
2.1 Recibe
Direccion.
1.1 Proporciona
Direccion.
2.2 LLega a
Destino de A
Entrega
1.2 Proporciona
Tarjeta de
Identidada y 2.3 Solicita
Factura. Trajeta de
Identidad y
Factura. A
No 2.4.1 Programa
2.4 ¿Es Correcta? Entrega para
otro momento
Si
1.3 Recibe el
Articulo.
2.5 Entrega
Articulo.
Fin
DA02
POLITICA DE OFERTAS Revisión: A
Propósito: Establecer las condiciones adecuadas para fijar ofertas para poder
generar mayores ventas y seguir siendo competitivos.
Alcance: Administrador(a) y Gerente Propietario
Responsable de la Revisión: Administrador(a)
Políticas:
1. Los productos con menos rotación serán los de prioridad para ponerlos en
oferta.
2. Quien hará la selección de los artículos para la oferta será el
Administrador(a).
3. La oferta será anunciada a través de las redes sociales, radio y hojas
volantes.
4. Se imprimirán hojas volantes, el cual serán de ayuda para dar a conocer
nuestras ofertas.
5. El costo fijado de los volantes que se mandaran a hacer será de L. 1,500
6. Se fijarán ofertas especiales para día de los Enamorados, día del Padre,
día de la Madre, el Mes de la Patria y Navidad.
Conceptos:
2.1. Recibe la
Inicio propuesta de las
ofertas a lanzar
1.1. Revisa en
sistema los artículos 2.2. Analiza la
con menos rotación propuesta de las
ofertas a lanzar
1.2. Prepara la
A propuesta de las
2.3. ¿Autoriza la No
ofertas a lanzar 2.3.1. Pide una
propuesta de las
ofertss? nueva propuesta
1.3. Envia la
propuesta de las Si
ofertas a lanzar A
2.4, Pide al
Administrador lanzar
1.4. Recibe la las ofertas
autorización de lanzar
las ofertas propuestas
Fin
DA02
POLITICA DE LLAMADAS TELEFONICAS Revisión: A
Alcance: Administrador(a)
Políticas:
1. El uso del teléfono fijo es uso exclusivo para las actividades que necesite
usar el teléfono.
2. Es el administrador(a) y Gerente propietario que tienen el acceso al uso del
teléfono fijo.
3. El teléfono fijo se utilizará para tener comunicación con sucursales de la
empresa, la fábrica, proveedores, bancos.
4. En caso que algún vendedor necesite comunicarse con un cliente pedirá
autorización al Administrador para usar el teléfono fijo.
5. Si el colaborador necesita utilizar el teléfono por razones personales, pedirá
autorización al Administrador(a) para usarlo.
Conceptos:
1. Colaborador
1.1. Pide autorización para usar el teléfono fijo
1.2. Usa el teléfono fijo.
2. Administrador(a)
2.1. Recibe la petición del uso del teléfono
2.2. ¿Es justificable la razón del uso del teléfono fijo?
2.2.1. No, fin del proceso
2.3. Si, autoriza el uso del teléfono fijo.
DA02
POLITICA DE LLAMADAS TELEFONICAS Revisión: A
Políticas:
Conceptos:
1. Colaborador
1.1. Solicita constancia de trabajo.
1.2. Recibe constancia de trabajo.
2. Administrador
2.1. ¿Está en buenos términos?
2.1.1. Si es no, Fin del proceso.
2.2. Si es si, realiza constancia.
2.3. ¿Está disponible el Gerente Propietario?
2.3.1. Si es si, Envía para ser firmada.
2.4. Si es no, Firma y entrega constancia.
2.5. Recibe y entrega constancia.
3. Gerente propietario
3.1. Recibe, firma y sella constancia.
3.2. Envía constancia firmada y sellada.
DA02
POLITICA DE CONSTANCIAS DE TRABAJO Revisión: A
Políticas:
Conceptos:
1. Administrador
1.1. Asigna horario del receso.
1.2. Verifica la hora de regreso del colaborador.
1.3. ¿Regreso puntual?
1.3.1. Si, fin del proceso
1.4. No, ¿Justificación válida?
1.4.1. Si, fin del proceso
1.5. No, llamado de atención verbal
2. Colaborador
2.1. Dispone de su hora de receso.
2.2. Regresa a sus labores.
2.3. Recibe llamado de atención verbal
Fin de proceso
DA02
POLITICA DE RECESO LABORAL Revisión: A
Inicio
2.1 Dispone de
su receso
1.1 Asigna
horario del
receso
2.2 Regresa a su
labores
1.2 Verifica la
hora de regreso
del colaborador
1.3 Si
Fin
¿Puntual?
No 2.3 Recibe
llamado de
1.4 atención
Si
¿Justificación Fin
válida?
No
Fin
1.5 Realiza
llamado de
atención verbal
DA02
POLITICA DE CONTROL DE INVENTARIO Revisión: A
Políticas:
1. Cada día deberá ser sujeta a revisión con control cada uno de los anaqueles para saber el
número de inventario con el que se cuenta.
2. En caso de ser necesario se pedirá al proveedor el abastecimiento de mercadería.
3. Cada fin de mes será sujeto a control de inventario con el propósito de cuadrar balances
de la empresa
4. El jefe de ventas solicitara el apoyo de personal en caso de ser necesario para efectuar
dicha revisión.
5. Cada revisión o control de inventario deberá ser documentado oficialmente.
DA02
POLITICA DE CONTROL DE INVENTARIO Revisión: A
1. Administrador
1.1 El administrador pedirá un control de inventario periódicamente
1.2 Este control estará sujeto a revisión o cambios
1.3 Dara visto bueno si no encuentra ninguna regularidad
1.4 De no ser así pedirá justificación al jefe de ventas en caso de
mostrarse alguna irregularidad.
2. Jefe de ventas
2.1 Recibe solicitud para control de inventario
2.2 Pide personal de poyo
2.3 Ejecuta control debidamente regulado
2.4 Entrega informe.
Fin de proceso
DA02
POLITICA DE CONTROL DE INVENTARIO Revisión: A
2. Jefe de Bodega.
2.1 Recibe requisición y revisa si hay en existencia.
2.2 ¿Existencia?
2.2.1 Si es no, retiene la orden, hasta que haya material.
2.3 Si es si, entrega los materiales.
DA02
POLITICA DE MANEJO DE BODEGA Revisión: A
Alcance: Administrador(a)
Responsable de la Revisión: Administrador(a)
Políticas:
Conceptos:
Posfechado: Estado de un cheque para ser cobrado según la fecha que
establecida en su emisión.
DA02
POLITICA DE PAGO A PROVEEDORES Revisión: A
1. Proveedor
1.1. Presenta factura para cobrar la deuda.
1.2. Recibe los cheques como pago.
2. Administrador(a)
2.1. Recibe y compara la factura con la copia de la misma.
2.2. ¿Son los datos correctos?
2.2.1. No, pide al Proveedor la factura correcta.
2.3. Si los datos son correctos, procede a dividir la cuenta 3 partes
iguales.
2.4. Emite los 3 cheques posfechados.
2.5. Envía los cheques con la factura adjunta al Gerente Propietario para
que los firme.
2.6. Recibe los cheques firmados
2.7. Entrega los cheques al Administrador(a)
3. Gerente Propietario
3.1. Recibe los cheques con la factura adjunta.
3.2. ¿Son los cálculos correctos?
3.2.1. No, Pide al Administrador(a) hacer los cálculos nuevamente.
3.3. Si los datos son correctos, firma y envía los cheques al
Administrador(a)
DA02
POLITICA DE PAGO A PROVEEDORES Revisión: A
1.1. Presenta la
A factura para cobrar
la deuda No 2.2.1. Pide al 3.2.¿Son los No 3.2.1. Pide hacer
2.2. ¿Son los
proveedor la cálculos los cálculos
datos correctos?
factura correcta correctos? nuevamente
Conceptos:
Factura: Documento que se le entrega al cliente, en el que hace constar
que ha hecho una compra en la empresa.
Llenado Manual: Detallar con escritura a mano en un formato de factura,
los artículos que el cliente ha comprado
Impuesto sobre Ventas: Es el valor que se le paga al gobierno, sobre lo
que vale el artículo comprado, y ese valor de impuesto es del 15%
DA02
POLITICA DE MANEJO DE FACTURAS Revisión: A
Inicio
2.1 ¿Registro 3.1 Recibe la
incorrecto? factura
1.1 Registra la
venta en el
sistema 2.2 Proporciona
A la clave para la Fin
modificación
No
1.2.2 1.2 1.2.1 A
Corrige el error ¿Correcto? Pide clave
Si
1.3 Entrega la
factura al cliente
DA02
POLITICA DE MANEJO DE CHEQUES Revisión: A
Alcance: Administrador(a)
Políticas:
1. Administrador(a)
1.1. Hace la liquidación de caja chica.
1.2. Envía la liquidación para revisión y cuadre de caja chica.
1.3. Paga el valor faltante y hace nuevamente la liquidación.
1.4. Recibe la liquidación aprobada.
1.5. Archiva la liquidación.
2. Gerente Propietario
2.1. Recibe y revisa la liquidación de caja chica.
2.2. ¿Son los gastos autorizados?
2.2.1. No, Pide al Administrador(a) hacer nuevamente la liquidación.
solo con los gastos autorizados.
2.3. Si, ¿Hace falta dinero?
2.3.1. Si, pide al Administrador pagar el valor faltante.
2.4. No, firma y aprueba la liquidación.
2.5. Envía la liquidación para ser archivada.
DA02
POLITICA DE MANEJO DE CAJA CHICA Revisión: A
1.1. Hace la
A liquidación de C 2.2.1. Pide al Ad
2.2. ¿Son los No ministrador hacer
caja chica
gastos autorizados? nuevamente la li
quidación
1.2. Envia la Si
liquidación A
Si 2.3.1. Pide al Ad
2.3. ¿Hace falta
dinero? ministrador pagar
1.3. Paga el valor el valor faltante
B faltante y hace una C
nueva liquidación
No
B
1.4. Recibe la
liquidación 2.4. Firma y
aprobada aprueba la
liquidación
1.5. Archiva la
liquidación
2.5. Envia la
liquidación para
ser archivada
Fin
DA02
POLITICA DE REBASTECIMIENTO DE CAJA Revisión: A
CHICA
Políticas:
1. Gerente Propietario
1.1. ¿Hay L. 3,000 como mínimo en caja chica?
1.1.1. No, Fin del proceso
1.2. ¿Es hoy 01 de mes?
1.2.1.1. No, fin del proceso.
1.3. Si es si, autoriza el reembolso del fondo de caja chica.
1.4. Entrega el efectivo del fondo de caja chica.
2. Administrador(a)
2.1. Recibe el efectivo correspondiente al reembolso del fondo de caja
chica.
2.2. ¿Es la cantidad correcta?
2.2.1. No, pide al Gerente Propietario rectificar la cantidad dada.
2.3. Si es si, fin del proceso.
DA02
POLITICA DE REBASTECIMIENTO DE CAJA Revisión: A
CHICA
Si
1.2. ¿Es 01 de No
mes hoy? Fin
A
Fin
Si
1.3. Autoriza el
reembolso
1.4. Reembolsa
A el efectivo de
caja chica
POLITICAS DEL DEPARTAMENTO DE MERCADEO
DM03
ANUNCIOS PUBLICITARIOS Revisión: A
Propósito: Promover los productos y ofertas a través de las redes sociales para
atraer más clientes
Alcance: Todos los usuarios de las redes sociales
Responsable de la Revisión: Administrador (a)
Políticas:
1. Cada mes se programa nuevas promociones
2. Las promociones fuertes se realizan de acuerdo a la temporada.
3. El administrador (a) es quien establece las ofertas que se plasman en la
publicidad.
4. Es el administrador (a) quien solicita y aprueba el diseño de la publicidad de las
nuevas ofertas.
5. La publicista es la encargada de las redes sociales
6. La publicista es la encargada del diseño y difusión de la publicidad.
7. El administrador (a) es la encargada de agregar el contenido al diseño de la
publicidad.
Conceptos:
Temporada: Tiempo identificado por la empresa para saber que vender según
ese tiempo, es decir, temporada navideña, desfiles, comienzo de clases,
temporada de cosecha del café (tiempo de movimiento económico en la zona).
Plasmar: Establecer o fijar ideas, reglas, o un procedimiento determinado.
DM03
ANUNCIOS PUBLICITARIOS Revisión: A
2. Publicista
2.1 Escucha las ideas sobre la publicidad
2.2 ¿Entiende? Si es no el administrador (a) vuelve a explicarle (1.2)
2.3 Si entiende, Realiza el diseño el diseño de la publicidad
2.4 Presenta al administrador (a) su diseño
2.5 Recibe e Imprime la publicidad
2.6 Publica la publicidad en las redes sociales
DM03
ANUNCIOS PUBLICITARIOS Revisión: A
7. El vendedor debe jugar con el margen de ganancia para lograr que el cliente
adquiera el artículo.
Conceptos:
Atender: Poner atención en una persona, en este caso, ponerle atención al cliente
para saber de qué manera ayudarle en su necesidad.
DM03
ATENCION AL CLIENTE Revisión: A
3. Cajero
3.1 Saluda y realiza el cobro
3.2 Entrega la factura al cliente
3.3 ¿Articulo grande? Si la respuesta es no, el vendedor entrega el artículo (2.6)
3.3.1 Si la respuesta es sí, Le confirma su entrega al día siguiente
3.4 Despide al cliente con una sonrisa
DM03
ATENCION AL CLIENTE Revisión: A
Propósito: Aplicar descuento al cliente para incrementar las ventas y llegar a más
consumidores siendo competitivos.
Alcance: A todos los clientes
Responsable de la revisión: Administrador(a)
Políticas
1. Para que el cliente pueda tener un descuento, este tiene que solicitarlo.
2. El porcentaje del descuento será en base al costo de la mercadería
adquirida, tomando en cuenta que el descuento no sea menor al costo para
la tienda.
3. El administrador es el responsable de aplicar el descuento.
4. Aplican descuentos a clientes de la tercera edad.
5. Se le dará un descuento mayor al cliente por compra de varios artículos en
una misma factura.
6. Se les dará descuentos especiales a clientes recurrentes.
7. Si el artículo está en oferta, no se dará descuento.
Conceptos:
Porcentaje de descuento: Valor que servirá como descuesto sobre el precio del
artículo a vender.
Recurrentes: Frecuencia con la que un cliente compra en la empresa
DM03
DESCUENTO SOBRE VENTAS Revisión: A
1. Cliente
1.1 Elige la mercadería a comprar
1.2 Solicita descuento
1.3 ¿Decide hacer la compra? No, fin del proceso
1.4 Si decide hacer la compra pasa a caja y cancela el pago del articulo
2. Vendedor
2.1 Informa al administrador sobre el descuento solicitado
2.2 Recibe la notificación e informa al cliente que el artículo no aplica
descuento.
2.3 Informa al cliente el valor del descuento
3. Administrador
3.1 Recibe petición de descuento
3.2 Revisa en el sistema el precio del artículo y verifica si no está en oferta.
3.3 ¿Está en oferta?, si, no autoriza el descuento e informa al vendedor de
la decisión.
3.4 Sí, Autoriza el descuento y le informa al vendedor el valor del
descuento.
DM03
DESCUENTO SOBRE VENTAS Revisión: A
Propósito: Identificar a los clientes que requieren transporte para los artículos que
compraron en la tienda.
Alcance: Área de entregas.
Responsable de la Revisión: Administrador (a)
Políticas:
1. La entrega será completamente gratis dentro de la ciudad de
Siguatepeque.
2. Para gozar de la entrega gratis el cliente deberá esperar el artículo hasta el
día siguiente, en caso dado que el cliente no sea de Siguatepeque.
3. Si requiere la entrega el mismo día siendo fuera de Siguatepeque, deberá
pagar el valor variable del gasto del combustible.
4. Si el cliente cuanta con los medios propios para llevarse el artículo no
estará sujeto a proporcionarle transporte.
5. Al momento de hacer la entrega el cliente deberá presentar su tarjeta de
identidad y la factura de compra para verificar que se está haciendo la
entrega correctamente.
6. En caso que el cliente no pueda estar presente en la entrega, deberá
autorizar a un tercero notificando su identidad a “Auto Partes José”.
DM03
ENTREGA DE PRODUCTO Revisión: A
Inicio
2.1 Recibe
Direccion.
1.1 Proporciona
Direccion.
2.2 LLega a
Destino de A
Entrega
1.2 Proporciona
Tarjeta de
Identidada y 2.3 Solicita
Factura. Trajeta de
Identidad y
Factura. A
No 2.4.1 Programa
2.4 ¿Es Correcta? Entrega para
otro momento
Si
1.3 Recibe el
Articulo.
2.5 Entrega
Articulo.
Fin
DM03
CAMPANA PUBLICITARIA Revisión: A
1. Los productos con menos rotación serán los de prioridad para ponerlos en
oferta.
2. Quien hará la selección de los artículos para la oferta será el
Administrador(a).
3. La oferta será anunciada a través de las redes sociales, radio y hojas
volantes.
4. Se mandarán hacer hojas volantes, el cual serán de ayuda para dar a
conocer nuestras ofertas.
5. El costo fijado de los volantes que se mandaran a hacer será de L. 1,500
Conceptos:
DM03
OFERTAS Revisión: A
DM03
OFERTAS Revisión: A
1.1. Revisa en
sistema los artículos 2.2. Analiza la
con menos rotación propuesta de las
ofertas a lanzar
1.2. Prepara la
A propuesta de las
2.3. ¿Autoriza la No
ofertas a lanzar 2.3.1. Pide una
propuesta de las
ofertss? nueva propuesta
1.3. Envia la
propuesta de las Si
ofertas a lanzar A
2.4, Pide al
Administrador lanzar
1.4. Recibe la las ofertas
autorización de lanzar
las ofertas propuestas
Fin
DM03
APERTURA DE OPERACIONES Revisión: A
DM03
APERTURA DE OPERACIONES Revisión: A
DM03
CIERRE DE OPERACIONES Revisión: A
DM03
CIERRE DE OPERACIONES Revisión: A
DM03
CIERRE DE OPERACIONES Revisión: A
Conclusiones
Es importante tener claro cuál es el rol principal de cada una de las políticas
diseñadas en la organización y que van de la mano relacionadas con lo descrito
en el Código del Trabajo en nuestro país.
En muchas ocasiones las empresas no cuentan con estas herramientas que son
de mucha ayuda, ya sea porque no las usan o porque no las tienen en documento.
El tener conocimiento de muchas de estas políticas nos dará una mejora continua
en cuanto a profesionalismo, en lo que la empresa se podrá desarrollar de una
mejor manera.
Bibliografía