República de Colombia

Gobernación del Departamento del Cauca

Secretaria de Educación del Departamento del Cauca
Administrativa y Financiera

INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO Y ACTUALIZACION DE LOS BIENES MUEBLES

E INMUEBLES DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DEL DEPARTAMENTO.

OBJETIVO:

Definir criterios para el manejo de bienes muebles e inmuebles de las Instituciones

Educativas del Departamento del Cauca

ALCANCE:

El inicio del proceso está contemplado por el suministro de la información por parte de
las IE del departamento del Cauca, teniendo como plataforma la matriz básica sobre
inventario de bienes muebles e inmuebles del Ministerio de Educación Nacional, y
finaliza con el consolidado de la información.

INTRODUCCIÓN
De conformidad con el artículo 269 de la Constitución Política y la Ley 87 de 1993, es
obligación para las entidades públicas, diseñar y aplicar procedimientos que optimicen
el manejo de los recursos.

El numeral 22 del artículo 34 del Código Único Disciplinario, Ley 734 de 5 de febrero de
2002, establece dentro de los deberes de los servidores públicos entre otros el
siguiente: “responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes
confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización”. En
este sentido, es primordial destacar sobre la compromiso que le asiste al servidor
público, respecto de los bienes asignados para el ejercicio de sus funciones o confiados
a éste para su guarda, custodia y administración.
Es así como la Guía No. 20 nos describe que Los inventarios de las Instituciones
Educativas forman parte del ambiente pedagógico y facilita los procesos de
aprendizaje; siendo las Instituciones Educativas prestadoras del servicio educativo, se
consideran como inventarios los materiales que son consumidos directamente en la
prestación del mismo. Es necesario, por lo tanto, que los directivos de las secretarías y
de los establecimientos educativos, los docentes y estudiantes, reconozcan la
importancia de estos recursos y la necesidad de mantenerlos en buenas condiciones
para que cumplan con su función.
A Continuación se hacen algunas recomendaciones para la recolección de la
información solicitada de acuerdo a la matriz 1 y 3

1. Organización y Administración de los Bienes Muebles e Inmuebles

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DEFINICIONES:
Bienes Muebles: Se identifican por ser aquellos que por su naturaleza son movibles,
por lo tanto, se pueden transportar de un lugar a otro como los Equipos de Oficina .

Bienes Inmuebles: Se identifican por ser aquellos que por su naturaleza son
inamovibles, por lo tanto, no pueden transportarse de un lugar a otro como los terrenos
y lo que está construido sobre ellos

1.1. Recolección de Información de Bienes Inmuebles:

1.1.1. Identificación Básica del Bien Inmueble.

Cada Institución debe identificar las siguientes variables:

Código DANE actual del establecimiento. Corresponde al Número de

Identificación del DANE del establecimiento educativo al que corresponderán los
bienes inmuebles asociados al establecimiento que serán objeto del inventario.
Procedimiento: Digite el Código DANE del establecimiento (numérico) conformado
por doce dígitos, en el campo asignado para este fin.

Número de sedes. Las adscritas oficialmente a la Institución Educativa

Departamental.

Nombre De La Institución Educativa Departamental (Inmueble). Definición:

Corresponde al nombre del establecimiento educativo. Procedimiento: Digite el
Nombre del establecimiento educativo en letras mayúsculas con espacios y sin
guiones. Ejemplo: IED San Antonio de Padua.

Dirección del inmueble en la nomenclatura actual del municipio que se ubica;

aplica a predios urbanos. Definición: Casilla destinada a identificar la dirección del
inmueble en la nomenclatura actual del municipio donde se ubica. Procedimiento:
Este campo aplica para los inmuebles urbanos que cuentan con número de
dirección urbana. Usted puede consultar la dirección actualizada del inmueble en: el
boletín de nomenclatura; el formulario de pago de impuesto predial del último año; el
certificado de tradición y libertad; el documento de propiedad del inmueble
(escritura- acta- resolución). Escriba en forma completa la dirección: CARRERA,
CALLE; AVENIDA, DIAGONAL, NORTE, SUR, ESTE, OESTE, etc. Ejemplo: Calle .

Ubicación del inmueble: Barrio o vereda. Localidad o zona, u otras. Estrato

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socioeconómico correspondiente al inmueble Teléfono del establecimiento

educativo o del inmueble. Es un espacio destinado a referenciar la denominación
común o representativa del inmueble.

Localización General del inmueble. Teniendo en cuenta la información

registrada en el Plan o Esquema de Ordenamiento Territorial –POT ó EOT- se
deberá identificar si el establecimiento se encuentra en zona de uso compatible
(institucional educativo, vivienda, recreación) de alto riesgo (zona inundadle, de
deslizamiento o receptora de este, relleno sanitario) en zona de reserva (parque
natural, ronda de río, humedal) o de aislamiento (cono de aproximación aérea,
vías de alto tráfico, líneas férreas o de alta tensión, pozos o canalizaciones).
Definición: Corresponde a la clasificación del inmueble según su localización
espacial; en qué área específica urbana o rural se encuentra localizado el
inmueble

1.1.2. Evaluación de la situación jurídica.

• Tipo de documento de propiedad: Corresponde al documento con el cual se

protocolizó la propiedad del bien con base en las siguientes categorías: escritura
pública, resolución, acta, acto administrativo, auto, sentencia, Ley, acuerdo, documento
de constitución de Resguardos Indígenas, documento de constitución de Comunidades
Afro colombianas, no tiene documento o no hay información.
• Número del documento de propiedad del inmueble. Corresponde al número del
último documento de propiedad del inmueble.
• Fecha de expedición del documento. Definición: Corresponde a la fecha de
expedición del documento de propiedad del inmueble.
• Número de notaría o dependencia de origen en la que se protocolizó el título de
adquisición del inmueble. Definición: Identificación numérica del la notaria o
dependencia de origen en la que se protocolizó el titulo de adquisición del inmueble.
• Lugar de expedición: Municipio en donde se protocolizó el documento.
• Cédula o registro catastral o identificación predial del inmueble: Corresponde a la
identificación predial del inmueble, incluida en la base de datos de planeación
municipal.
• Matrícula inmobiliaria o número del folio de matrícula inmobiliaria del predio:
Corresponde al número del folio de matrícula inmobiliaria del predio, según la oficina de
registro de instrumentos públicos de cada seccional.
• Porcentaje De Propiedad Que Tiene El Departamento Del Cauca: Establece el
porcentaje de propiedad que tiene el ente territorial, cuando se trata de inmuebles
compartidos.
• Nombre de otros propietarios entidades o particulares que comparten la
propiedad del inmueble. Corresponde al nombre de las entidades o particulares que
comparten la propiedad del inmueble.
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• Tenencia del bien o contratos de uso identificando si corresponde a

arrendamiento,
Comodato o concesión, invasión o se encuentra desocupado: Corresponde
describir la situación actual de ocupación del inmueble, es decir identificar si el bien se
encuentra en arriendo, comodato, concesión, invasión o se encuentra desocupado.
• Información del ocupante, Corresponde al nombre de las entidades o particulares
usuarios del inmueble, en caso de tratarse de inmuebles en arriendo, en comodato,
concesión.
3 Vigencia del contrato: si existe arrendamiento o comodato corresponde a la fecha
de terminación o inicio del contrato suscrito con el ocupante.
Organización y Administración de bienes muebles:

1.2. Organización y administración de Bienes Muebles

Los bienes muebles se pueden clasificar así:

• Bienes de Consumo: son los elementos que se consumen en su primer uso, o los
que por su uso frecuente generan un desgaste acelerado o al aplicarlos a otros, se
extinguen o desaparecen. Ejemplo: papelería, tintas, cintas para máquina, alimentos u
otros que la clasificación del sistema de control establecido determine expresamente.
• Bienes Devolutivos: son aquellos que no se consumen en su primer uso, aunque con
el tiempo se deterioran a largo plazo, así como los que por su estado no son útiles o se
han desactualizado tecnológicamente. Están sujetos a depreciación y es exigible su
devolución, Ejemplo: pupitres, sillas, tableros, maquinaria y equipo etc.
Por otra parte, los bienes muebles de acuerdo con su ubicación se clasifican en:

• Bienes en almacén que son aquellos elementos materiales que se encuentran

almacenados en el área física destinada al almacén o bodega del establecimiento, con
disponibilidad para su uso o por que han sido reintegrados como devolutivos
inservibles.
• Bienes en uso que son los entregados a funcionarios de las diferentes dependencias
del establecimiento para el cumplimiento de sus funciones y sobre los cuales tienen la
responsabilidad por su adecuada administración y protección.

La organización de los muebles, consiste en: 1) establecer un inventario de los

elementos existentes y su ubicación y 2) realizar la evaluación económica, conciliar los
valores con los datos del balance y efectuar los asientos de contabilidad respectivos. Se
habrá concluido la organización de los bienes muebles cuando se cuente con la
totalidad del inventario.

1.2.1. Inventario O Toma Física De Bienes Muebles

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Para realizar el inventario de estos bienes se deberá registrar la información correcta,

estableciendo una organización que impida su duplicidad y asegure los datos
necesarios para actualizar el inventario. El inventario que se presenta a la SEC será
el de bienes devolutivos ubicados en almacén y los que se encuentran en
servicio. Los bienes devolutivos deberán quedar identificados con el código que se les
asigne. Deberán identificarse los bienes que se encuentren en poder de terceros o en
servicio en dependencias ajenas al establecimiento educativo, los cuales deberán ser
revertidos a la institución, en caso de encontrarse servibles, por tratarse de bienes con
destinación específica, cuyo uso indebido acarreará sanciones a los funcionarios
responsables de la administración de los mismos.

Organización-Clasificación (Clase): La clasificación incluirá la Institución Educativa,

es decir, que deberá colocarse una plaqueta a cada uno de los bienes y debe
registrarse su centro de costo; Se anexan a la presente guía el listado de centros de
costos. De acuerdo con la clase de servicio que prestan los bienes se deberán agrupar
de conformidad con las guías de administración de inventarios de la Contaduría
General de la República y registrarlos en el inventario físico con la codificación
correspondiente. Las clases de bienes que se podrán encontrar en un establecimiento
educativo son:

01. MUEBLES Y ENSERES.

02. EQUIPOS Y MATERIALES DE LABORATORIO DE QUÍMICA, FÍSICA, BIOLOGÍA
O IDIOMAS.
03. DOTACIÓN DE ELEMENTOS PARA ENSEÑANZA COMO MATERIAL DIDÁCTICO,
JUEGOS, GLOBOS Y MAPAS;
04. ELEMENTOS PARA RECREACIÓN Y DEPORTE.
05. INSTRUMENTOS MUSICALES.
06. EQUIPOS DE CÓMPUTO Y COMPLEMENTARIOS.
07. EQUIPOS DE COMUNICACIÓN.
08. EQUIPOS AUDIOVISUALES, TELEVISORES, VHS, VIDEO BEAM.
09. EQUIPOS DE BOMBEO.
10. EQUIPOS PARA OFICINA.
11. MAQUINARIA PARA TALLERES DE DIVERSOS OFICIOS.
12. MAQUINARIA AGRÍCOLA.
13. BIBLIOBANCOS DE TEXTOS ESCOLARES.
14. MATERIAL BIBLIOGRÁFICO. En el caso del material bibliográfico que se
encontrará en las bibliotecas, se incluyen en dicho anexo las guías básicas para la
clasificación de este material, relacionadas con la distinción que debe hacerse entre
colecciones de referencia, colección general y literatura infantil, las cuales a su vez se
agrupan por áreas del conocimiento. La administración adecuada del material requiere
que los asientos bibliográficos presenten información de: signatura topográfica, autor
del libro, título de la obra, edición, ciudad de publicación, editorial, fecha de publicación

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y/o copyright, número de páginas o volúmenes, ilustraciones, serie, número de

identificación (ISBN) y encabezamientos de materia.

14.1. OBRAS GENERALES.

14.2. FILOSOFÍA Y PSICOLOGÍA.
14.3. RELIGIÓN.
14.4. CIENCIAS SOCIALES.
14.5. LINGÜÍSTICA.
14.6. CIENCIAS PURAS.
14.7. CIENCIAS APLICADAS.
14.8. ARTES, RECREACIÓN Y DEPORTES.
14.9. LITERATURA.
14.10. GEOGRAFÍA E HISTORIA.
14.11. LITERATURA INFANTIL.
15. LICENCIAS DE USO DE PROGRAMAS.
16. SEMOVIENTES.
17. MUEBLES Y EQUIPOS PARA ENFERMERÍA.
18. EXTINTORES DE INCENDIO.
19. RESTAURANTE Y CAFETERÍA.
20. EQUIPO DE TRANSPORTE.

GUSTAVO ADOLFO HURTADO PAREDES

Secretaria de Educación del Departamento (E)

Elaboro: Jaire Lorena Cerquera García _ Profesional Especializada de Administrativa y Financiera

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