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El área de crédito y cobranza de una empresa es una pieza clave dentro de una organización.
Antes de una venta el área de crédito debe decidir a quién, hasta que monto y a qué plazo
venderle, y después de la venta el área de cobranza ve que los plazos de pago se cumplan y
cuando no toma medidas para procurar el pago lo antes posible. Esto viene a estar directamente
relacionado con los ingresos de la compañía y con su capital de trabajo, y se refleja en su salud
financiera.
En un mundo ideal todas la ventas serian de contado, pero en la realidad las ventas a crédito son
una necesidad para atraer más clientes, crecer, y darle movilidad al mercado. Es por esto que toda
compañía necesita evaluar el riesgo de financiar temporalmente a sus clientes y por otra parte
procurar el pago oportuno de este crédito. Cada empresa tiene diferentes políticas y
procedimientos, pero todas se enfrentan, en cierta medida, a los mismos problemas: que tus
clientes te paguen tarde, que tus clientes no te paguen, que un cliente quiebre, el venderle a un
cliente que está a punto de alcanzar su límite de crédito, la resolución internas de las
reclamaciones o disputas de los clientes, a que clientes contactar y como dentro del universo de
clientes con pagos retrasados, etc.
POLITICAS
Creo que el tema será más fácil de comprender a través de un ejemplo. Antes de empezar a hablar
sobre el contenido de una política es importante estar conscientes de que cada empresa es
diferente y, por ende, cada política de crédito y cobranza es diferente. Por eso mismo es muy
común que las empresas no cuenten con una.
Hay varias razones para contar con una política de crédito y cobranza, entre las cuales podemos
incluir los siguientes beneficios:
Enfocarse en los aspectos más importantes. El manejo de cuentas por cobrar no es una tarea
sencilla; suele suceder que los ejecutivos se distraen de los aspectos importantes por atender
otros menos importantes.
Consistencia en el trato de los clientes. Cuando se cuenta con una política de crédito y cobranza
se vuelve más sencilla y lógica la toma de decisiones porque se tienen criterios predeterminados.
Esto puede crear una sensación en sus clientes de que están recibiendo un trato más justo.
Consistencia en su propia empresa. A través de las políticas se establece por escrito qué es lo que
se espera de cada uno y se dan cuenta de que son parte de un mismo equipo.
Antes de crear una política de crédito y cobranza, primero deberá de contestar las siguientes
preguntas:
- ¿Cuál es la misión?
1. Misión
2. Objetivos
3. Responsabilidad
4. Evaluación de crédito
5. Términos de crédito
6. Cobranza
Misión
El Departamento de Crédito es responsable de mantener una alta calidad en sus cuentas por
cobrar. Es nuestra política el proporcionar crédito a todos los posibles solicitantes. El
Departamento de Crédito intentará descartar a los clientes que resultaran en una morosidad
obvia. Vamos a proporcionar mecanismos flexibles para proteger nuestras cuentas por cobrar sin
poner en peligro la relación con Ventas.
Objetivos
Los metas son lo que se desea lograr; lo que usted quiere que su política de crédito logre para para
su empresa.
Nuestros objetivos son limitar la morosidad al ____% de las ventas totales, los días de venta en
cartera (DSO) a ____ días, y la antigüedad de cobranza no mayor al ____% más allá de 60 días.
Revisar todos los límites de crédito de más de $ _____. También vamos a reducir los costos del
departamento de crédito en $ _____.
Todos los clientes con 15 días de mora serán contactados por correo electrónico.
Todos los clientes con 20 días de mora serán contactados por teléfono.
Cuentas en las siguientes situaciones se asignarán con una agencia de cobranza que haya sido
aprobada por el gerente de crédito:
- Cuentas de más de 90 días de edad sin actividad de pago en los 3 meses anteriores.
- Cuentas de menos de 90 días de edad que no contesten a los mensajes en un período de dos
semanas o que su correo se devuelva.
- Cuentas con dos o más promesas de pago incumplidas sin importar su edad.
- Cuando el cliente informa que no podrá pagar dentro de los términos acordados y se rehúsa a
dar una fecha específica de pago o un plan de pagos realista, sin importar su edad.