METODOLOGÍA DE LOS SIETE PASOS EN LA APLICACIÓN

DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA

Elaborado por: Alejandro Aranguren.

C.I: 27.085.627.

El presente ensayo se encuentra sustentado en las teorías expuestas por el autor:

Luis Camara López, cuya obra posee como título: Planificación Estratégica de
Mantenimiento Guía para Entidades sin Ánimo de Lucro que Prestan Servicios de
Inserción Sociolaboral. Este ensayo se realizó con el objetivo de poder aprender a
fondo todas aquellas teorías, estrategias y herramientas relevantes para la aplicación
de una planificación estratégica en una organización no necesariamente sin fines de
lucro, a su vez, se realizó con la finalidad de aprender todo lo relevante a su
metodología de los 7 pasos, que se explica en el ya mencionado libro. Es de Resaltar
que este trabajo se encuentra sustentado exclusivamente en lo expuesto La Figura 13
Fases del Proceso de Planificación Estratégica, y las etapas que ese cuadro cubre el
cual se encuentra en la página 72 del libro. Se procederá a manera de tres fases las
cuales son; Comunicación Identidad y Cultura Organizacional, Preparación del
Proceso, Misión y Visión. Análisis y Diagnóstico de la Situación Actual,
Establecimiento de Objetivos y Estrategias, Plan de Acción e Implantación. Diseño
del Sistema de Seguimiento y Evaluación, Redacción del Plan Estratégico.
El primer punto que desarrollaremos relevante a esta primera fase, es la
Comunicación Identidad y Cultura Organizacional este es quizás una de las etapas
o puntos más importantes de toda la planificación estratégica, y es que sin la
existencia, ausencia o deficiencia del mismo, cualquiera de las demás etapas se
caerían, las mismas no funcionarían bien ni cumplirían con su objetivo. Si la
Comunicación no existiera, el avance entre las etapas, debido a que cada una de ellas
es un ciclo y se complementan de unas de las otras. Sin la Identidad y la Cultura
Organizacional ninguna de las personas involucradas que cumplen un rol dentro del
proceso estarían comprometidas con lo que tendrían que realizar dentro de la
planificación estratégica que se está ejecutando, por lo tanto esto crearía deficiencias
y paulatinamente el fallo del proceso estratégico. Cuando hablamos específicamente
de Cultura Organizacional Nos referimos a todo lo que tiene que ver con la
capacidad de organización que desempeña cada persona o sector dentro de la misma
empresa que permita cumplimiento de un objetivo en común previamente pautado.
Proseguimos con la Preparación del Proceso y es que cuando hablamos
directamente de lo que es planificación estratégica la misma conlleva todo un proceso
de cambio el cual tiene que ser lo menos abrupto posible, Debido a que el mismo
puede causar cierto nivel de rechazo entre personal más antiguo de la empresa, es por
ello que resulta más que obligatorio el realizar un proceso de concientización y
sensibilización acerca de lo que se va a llevar a cabo en los próximos meses
relevantes al proceso que se desea aplicar planificación estratégica. Es normal que se
originen algunas interrogantes durante este, las cuales son convenientes de responder
antes de comenzar el proceso, entre estas interrogantes hay que aclarar cuáles son las
razones del cambio y todo lo que cambió conlleva, todo aquello que va a cambiar. Es
común que aquí salgan a relucir algunas fallas o problemas que son el origen del
deseo de cambio. Una vez ya ha realizado todo lo anteriormente mencionado es
conveniente realizar la identificación y selección de las áreas en las cuales se va
aplicar la planificación estratégica, para llevar a un mayor orden del mismo.
Clasificar el rol de cada persona dentro del área a aplicar la planificación estratégica
para poder establecer claramente las actividades objetivos o lo que se desea que
cumpla cada persona en él. Establecer un equipo o comité encargado de impulsar el
proceso de planificación para que él mismo se dé con mayor orden y eficiencia.
Como última parte de esta primera fase, nos encontramos con la Misión Y
Visión, Es una parte fundamental de cualquier empresa poseer una visión y misión
claras y concisas, que establezcan fijamente lo que la empresa es desea llegar a ser,
sus objetivos y los valores de la misma. Cuando nos referimos a la misión, este es
probablemente el elemento más importante dentro de una organización cuando
hablamos de un proceso de planificación estratégica se recomienda siempre
establecer el lema de la Misión Ante Todo. El enunciado de la misión establece el
accionar de la organización y el mismo debe poseer; el propósito de la organización
¿Quiénes Somos? ¿Cuáles son Nuestros Fines u Objetivos?, ámbitos de actuación
clave ¿Qué Hacemos que nos Diferencia de las Demás Organizaciones?,
Destinatarios o usuarios de los productos y servicios ¿A Quién nos Dirigimos?, es
necesario colocar en el enunciado de la misión los valores de la empresa. Es que la
información se presente de manera transparente y concisa, que la misma sea conocida
claramente por los miembros de la organización. La visión se establece básicamente
el A Dónde Vamos de la empresa el cual establece los objetivos a lograr en el futuro,
además la visión debe responder a la interrogante ¿Quién Queremos ser en unos
Años?.
En resumidas cuentas cualquier preparación de un proceso de planificación
estratégica, supone un cuestionamiento sobre la razón de ser y el sentido último de la
organización, así como de la utilidad del trabajo que hacemos dentro de ella. Pensar
estratégicamente nos obliga a hacernos preguntas básicas en relación con lo que
somos en la actualidad y lo que queremos ser en el futuro, sobre dónde estamos ahora
y adónde queremos llegar, acerca de cómo queremos lograrlo y qué debemos hacer
para conseguirlo. La misión ha sido y es tradicionalmente señalada como el elemento
más importante de cualquier organización, más aún de las organizaciones del sector
no lucrativo. Recomendaciones como “la misión ante todo”, “aclare la misión del
grupo” o “comience por la misión” son muy frecuentes en los textos de planificación
estratégica. El enunciado de la misión establece el objetivo principal del accionar de
la organización, comunicando su esencia, su significado último y la justificación
social de su existencia. El enunciado de la visión debe ser consistente con los valores
y cultura de la organización, representar un desafío para ésta y ser lo suficientemente
ambiciosa y atractiva como para motivar al personal de la organización en su trabajo
diario. Pero a la vez, ha de ser suficientemente realista, fácilmente comprensible,
conocida y compartida por todas las personas de la organización. La visión trata de
describir la imagen ideal de la organización que se desea tener en el futuro.
 Personalmente considero que cuando nos referimos a la preparación de un
proceso de planificación estratégica es de suma importancia que todas las partes
involucradas se encuentran completamente inmersas dentro de todo lo que se va a
llevar a cabo, a manera de que estás puedan participar de una manera efectiva y
productiva al proceso de cambio y no a manera de un condicionante, y es que cuando
se atraviesa por un proceso de cambio es normal que se presente múltiples
interrogantes las cuales pueden ser ¿Por Que se Está Dando el Cambio? y es que el
cambio simplemente ocurre por la necesidad de solventar un problema o una
deficiencia dentro de un proceso dentro la empresa. Es vital que los altos mandos de
la empresa u organización se encuentren completamente involucrados. Cuando nos
referimos acerca de la misión y visión de una empresa es más que relevante
mencionar que ambos son los que establecen los objetivos principales de la misma,
Por ende éstos deben estar redactado de una forma clara y concisa a manera de que
sean fáciles de entender pero representen un reto para todos los integrantes del cuerpo
laboral, estos deben estar muy presentes en las personas que cumplen un rol dentro
del proceso de planificación estratégica de la empresa.
Proseguimos con la fase II del ensayo, hablando específicamente acerca del
Análisis y Diagnóstico de la Situación Actual, básicamente una vez establecido la
misión y visión de la organización es necesario hacer un análisis acerca de las
condiciones actuales de la organización. Existen dos tipos de análisis, un análisis
interno y un análisis externo, para ejecución de estos es recomendable utilizar una
matriz FODA, ya que ella abarca perfectamente los estándares pedidos para realizar
este tipo análisis y es más fácil desglosar todos aquellos factores que intervienen
dentro y fuera de la organización, mediante la utilización de esta, para así lograr dar
un diagnóstico concreto acerca de la situación de la empresa. En FODA el análisis
interno abarca; las fortalezas y debilidades. En el análisis externo se abarca; las
amenazas y oportunidades. Permitiendo así, lograr un diagnóstico más acertado de
todos aquellos factores intervinientes dentro de la organización. Es importante tener
en cuenta que las conclusiones del diagnóstico, arrojadas luego del análisis, pueden
aconsejar ciertas reformulaciones en la misión o visión de la organización.
 En el mismo orden podemos hablar acerca del Establecimiento de Objetivos y
Estrategias. EL análisis y diagnóstico de la situación actual de la organización arrojó
las deficiencias y problemas dentro de la misma, problemas los cuales son cambiados
directamente a objetivos a cumplir, (por ejemplo; Un déficit en la atención al cliente
se transforma a mejorar la atención al cliente. Paso de ser un problema, a un objetivo)
es necesario tener en cuenta cuáles son los objetivos de la empresa, la misión y la
visión establecen el objetivo principal que se desea abarcar, de este se desprenden una
serie de objetivos estratégicos o globales los cuales a su vez derivan en objetivos
específicos y estos a su vez en objetivos operativos. Es de suma importancia
jerarquizar todos los objetivos de manera tal de colocar los objetivos primordiales
como mayor prioridad, los objetivos operativos se colocan en la menor prioridad
posible. Los objetivos tienen que estar bien claros y deben ser fáciles de entender
deben ser concretos se realistas. Las estrategias básicamente plantean la manera de
cumplir con los objetivos las mismas también deben de ser priorizadas a manera tal
de colocar las más competitivas y que fortalezcan a la empresa, también las que
impliquen el menor la menor pérdida de recursos. Siempre hay que valorar una mejor
estrategia para cumplimiento de un objetivo.
Llegamos al Plan de Acción e Implantación una vez establecido los objetivos y
las estrategias prioritarias para la elección de los mismos es necesario realizar una
toma de decisiones para el cumplimiento de objetivo en común, esta toma decisiones
se conoce como el plan de acción y es simplemente llevar a la práctica de la manera
más efectiva posible las estrategias con las cuales se pretende cumplir con los
objetivos. Resulta clave establecer la secuencia de las estrategias con las cuales se
planean realizar la implantación y establecer los actores clave, así como los roles de
cada uno de los las personas que integran el equipo de planificación estratégica de
manera tal de que éste se realice la forma más limpia posible y que ocasione los
menores golpes de cambio posible.
A manera de resumen una vez fijadas la misión y visión de la organización y
clarificado por tanto el panorama de hacia dónde se quiere avanzar, se hace necesario
proceder al análisis o diagnóstico de la realidad actual para confrontarla con la
imagen objetivo ya trazada. Recordemos que la planificación estratégica es un
ejercicio de prospección y preparación de la organización para el futuro, que debe
necesariamente tomar como punto de partida la situación en la que actualmente nos
encontramos. Del conjunto de temas identificados en el diagnóstico es posible
establecer cuáles son las prioridades estratégicas que orientarán a nuestra
organización en el periodo de referencia del plan, o dicho de otra forma, delimitar y
seleccionar los objetivos en torno a los que nuestro proceso de cambio se va a
articular. Los objetivos expresan aquello que queremos lograr y por tanto,
determinarán posteriormente las estrategias o medios para alcanzarlos. De cara a la
implantación del plan, paso consecutivo al establecimiento de objetivos y estrategias,
y teniendo en cuenta que el cambio organizacional no se puede hacer de golpe, suele
recomendarse la articulación de las estrategias en torno a pequeños proyectos de
cambio encadenados en una secuencia lógica.
En mi opinión, estás etapas de la fase 2 del ensayo son probablemente las más
importantes, podría decirse que está es la etapa de diseño del plan estratégico, aquí se
expuso lo relevantes a lo que vendría siendo el proceso de planificación estratégica.
El análisis y diagnóstico de la situación actual es muy importante realizarlo de
manera cuidadosa y manera bastante efectiva para poder determinar cuáles son los
problemas que afectan directamente o indirectamente a la empresa. En base a ello se
establecen los objetivos y ante lo cual trabajar a la empresa, en los objetivos es más
qué importante jerarquizar aquellos más relevantes de los otros, y las estrategias con
las cuales se puede cumplir estos. El plan de acción e implementación hay que
realizarlo de la forma más fácil de digerir para los empleados de la empresa para que
éste no represente un trauma o molestia, y se logre llevar acabo de la mejor manera.
El diagnóstico previo solamente nos facilitó las debilidades y problemas.
Continuamos con la fase III en la cual hablaremos en un principio lo relevante
al Diseño del Sistema de Seguimiento y Evaluación del Plan y es que una vez
implantado el plan es necesario determinar si el mismo es el más indicado para la
realización de la planificación estratégica, para ello es necesario evaluar este de la
mejor manera, para lograrlo se utilizan indicadores, los cuales permiten medir y
evaluar el nivel de progreso o funcionamiento desde un determinado punto que se
desee, dentro del proceso de medición. Además mediante este, se puede determinar la
mejora periódica en ciertos puntos críticos, es por ello que es necesario establecer un
sistema de información que permita tener al día datos relevantes al progreso la y
mejora del plan, además de ciertos indicadores que cumplen esta función acerca de la
implantación del plan, todo esto con la finalidad de determinar si el plan fue correcto
de la manera que se propuso, en caso contrario es necesario tomar medidas
correctivas respecto al plan. A su vez es necesario establecer los responsables de estas
mediciones e indicadores, así como también la frecuencia de medición de los mismos.
Una vez finalizado todas las etapas previas se procede con la etapa final la cual
corresponde la Redacción del Plan básicamente aquí se recopilan todos los resultados
obtenidos alrededor de la implementación del plan y todas las etapas previas, todo
esto con la finalidad de poder realizar un plan de acción donde se especifiquen todo lo
realizado los resultados obtenidos. En pocas palabras aquí se redacta un documento,
todo lo realizado en las etapas anteriores del diagnóstico la estrategia la
implementación del plan el diseño de los indicadores y medidores la misión y Visión
todos estos puntos relevantes. Este debe de ser un documento bastante completo
donde se explique con lujo de detalle todo lo que se hizo, es necesario circular el
documento una vez finalizado a manera de recoger opiniones y mejoras para el
mismo y que él mismo sirva como un medio para la mejora de la planificación
estratégica del proceso.
En resumidas palabras el plan estratégico debería por tanto incorporar en su
propio diseño cómo está previsto realizar el seguimiento y evaluación de las
estrategias y medidas que en el mismo se proponen, para lo que se necesita contar con
una estructura y un sistema de información apropiada, así como con un conjunto de
indicadores básicos. Para poder valorar en qué medida la implantación del plan
estratégico contribuye a transformar la realidad, a mejorar la situación y el grado de
satisfacción de los colectivos con los que la organización trabaja o la propia gestión
interna de la organización. El proceso de planificación estratégica finaliza con la
elaboración del documento de plan estratégico que recoge los resultados de todas las
etapas anteriores. El plan estratégico es una guía para la acción y para informar a los
demás qué somos y qué queremos. El proceso llevado a cabo hasta aquí ha permitido
definir la misión, visión, valores y objetivos de la organización y ha servido para
generar un proceso de participación y aprendizaje colectivos como consecuencia de la
realización del diagnóstico y fijación de estrategias.
Personalmente esta última etapa relevante al diseño del sistema de seguimiento
y evolución, y la redacción del plan estratégico, aquí se concluye básicamente con
todo el proceso previo de la planificación estratégica está parte es delicada debido a
que representa todo aquello que se dejará documentado para el previo análisis y
mejoramiento continuo del proceso de planificación, por ende lo ideal es dejar lo más
claro y conciso referente al plan estratégico que se implemente, para que este pueda
ser modificado después.
A manera de conclusión final y cómo se pudo observar en estos 7 pasos de la
metodología expuesta por el autor Luis cámara López acerca de la planificación
estratégica, este es un ciclo constante en el cual siempre debe haber una interacción
de comunicación identidad y cultura organizacional lo más amena posible, para que él
mismo se puede dar de la mejor manera. Es evidente que cada uno de las etapas es
importante por ser un ciclo el mismo siempre se encuentra constante modificación y
mejora lo cual es una ventaja del mismo, las etapas que se proponen nos llevan de la
mano para poder identificar los problemas que presenta la empresa y objetivos a
lograr cumplir mediante una serie de estrategias, resultados de un previo análisis que
se realizó a detalle para poder dar un con las debilidades que luego se transformaron
en objetivos. Cabe destacar que previo a eso se realizó una preparación del proceso
así como el desarrollo de la misión y visión de organización. Más adelante se propone
el plan de su implementación que intenta realizar de la forma más efectiva posible,
sin que el mismo represente un trauma para los empleados de la empresa y
continuación a este el diseño de un sistema de seguimiento y evaluación el cual
permitió mejorar miente indicadores o detectar qué puntos no están funcionando del
plan estratégico, como paso final se dejó todo esto antes mencionado en un
documento redactado.