CLASES DE DOCUMENTOS GENERADOS PONAL

Clasificación documental PONAL: Fase del proceso de organización documental, en la

cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura
orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos asi:

DOCUMENTOS TECNICOS.
Los documentos correspondientes a las áreas técnicas y demás dependencias (Mapas,
Planos, CD, DVD, Cassettes, Resultados de Investigaciones) que estén incluidos dentro
de expedientes de una serie documental que deba transferirse al Código Página PGD-
MA-01 18 de 42 Fecha Versión 09/11/2015 03 18 Archivo Central deben ser
reemplazados por documentos testigo (ver anexo 2) en dichos expedientes, es decir, se
debe dejar evidencia de la existencia del documento dentro del expediente haciendo
alusión a su ubicación en el Centro de Información Técnica.

FOLLETOS BOLETINES PLEGABLES.

Los impresos (folletos, estudios, boletines, plegables) incluidos dentro de un expediente
deben numerarse en un solo folio y en el campo de observaciones del inventario
documental se registrará el número de folio asignado y los datos descriptivos del impreso,
incluyendo el número total de páginas que lo componen. Los planos o cualquier
documento que este doblado, se numerará como un solo folio.

CASETTE, DISCOS DIGITALES, CDS.

No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales
–CD´s-, disquetes o cintas de videos.) pero si dejar constancia de su existencia y de la
unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o
de consulta. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de
referencia.

LIBROS DE MINUTA Y DE CONTABILIDAD

En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos,
libros de contabilidad, que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica,
puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de re foliar a mano. De todos
modos debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la
cantidad de folios o páginas que contiene.

RADIOGRAFIAS
Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben
colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el
material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del instrumento de
control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha
y otros datos que se consideren pertinentes.
FOTOGRAFIAS
Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina
negra y blanda, tipo HB o B, correspondiendo un número para cada una.