¿DE QUÉ TRATA LA GESTIÓN DE

CONTRATOS?

MARINO SALAZAR
 ¿De qué trata la gestión de contratos?
• La gestión de contratos permite la creación, ejecución y análisis de
contratos. Además permite maximizar el rendimiento operativo de
una empresa y reduce el riesgo financiero. Por ello, contar con un
sistema eficaz es cada vez más necesario.
• A continuación, te explicaremos cómo funciona la gestión de
contratos y el por qué deberías implementarla en tu empresa.
 Los fundamentos de la gestión de contratos
• Cuando dos compañías desean hacer negocios entre ellas, un
contrato especifica las actividades realizadas por ambas
organizaciones y los términos a través de los cuales cada uno cumplirá
con sus partes del acuerdo.
• Los contratos afectan la rentabilidad del negocio de una manera muy
grande debido al énfasis en los ingresos y los gastos.
• Cuando un contrato tiene una redacción deficiente, una organización
puede perder incontables miles de dólares por un simple tecnicismo
que no pueden identificar.
• La administración eficaz de contratos puede, en última instancia,
crear una relación comercial poderosa y allanar el camino hacia una
mayor rentabilidad a largo plazo, pero solo si se gestiona
correctamente.
Elementos de una gestión de contratos exitosa
• No es suficiente que una organización tenga profesionales para
gestionar los contratos.
• Cuando se implementa con éxito una estrategia de gestión de
contratos, las organizaciones pueden esperar ver que:
• Los beneficios comerciales esperados y los rendimientos financieros
se están realizando
• El proveedor es cooperativo y receptivo a las necesidades de la
organización
• No habrá conflictos contractuales
• La entrega de servicios es satisfactoria para ambas partes
 Actividades que conforman una buena gestión de
contratos
• La base para la gestión de contratos se basa en la implementación de
actividades exitosas posteriores a la adjudicación y en las etapas
iniciales.
• Durante la etapa previa a la adjudicación, los trabajadores deben
enfocarse en la razón para establecer el contrato y si el proveedor
puede cumplir con los términos del acuerdo.
• Se debe considerar adicionalmente cómo funcionará el contrato una
vez concedido.
• Evitar llevarse sorpresas no deseadas requiere una investigación
cuidadosa y una claridad de propósito en el contrato real.
Actividades que conforman una buena gestión de
contratos
• La gestión de contratos requiere un nivel de flexibilidad para las
partes involucradas y una voluntad de adaptar los términos del
contrato para reflejar cualquier cambio en las circunstancias.
• Los problemas son inevitables, lo que significa que las organizaciones
deben estar preparadas para lo inesperado y poder ajustar los
términos del contrato cuando sea necesario.
Etapas de la gestión de contratos
 LOS CONTRATOS SE DIVIDEN EN ETAPAS
PARA ORGANIZAR LOS ESFUERZOS Y ESTRUCTURAR LOS PROCESOS.
LAS ETAPAS SON LAS SIGUIENTES:
1. Solicitudes iniciales

• El proceso de gestión de contratos comienza identificando los

contratos y los documentos pertinentes para respaldar el propósito
de este.
2. Autoría del contrato

• Escribir un contrato a mano es una actividad que consume mucho

tiempo. Sin embargo, emplear sistemas automatizados de
administración puede simplificar procesos.
3. Negociando el contrato
• Al finalizar la redacción del contrato, los trabajadores deben comparar
versiones. De esta manera podrán observar cualquier discrepancia
para reducir el tiempo de negociación.
4. Aprobación del contrato
• La instancia donde se producen la mayoría de obstáculos es durante
la aprobación administrativa. Los usuarios pueden combatir esto de
forma preventiva mediante la creación de flujos de trabajo
personalizados. Los cuales deben incluir aprobaciones paralelas y en
serie para que las decisiones se muevan a un ritmo rápido.
5. Ejecución del contrato

• La ejecución del contrato permite a los usuarios controlar y acortar el

proceso de firma mediante el uso de la firma electrónica y el soporte
de fax.
6. Gestión de las obligaciones
• Esto requiere una gran
manejo de proyectos
para garantizar que las
partes interesadas
cumplan con los
entregables y que el
valor del contrato no se
deteriore a lo largo de
sus primeras fases de
crecimiento.
7. Revisiones y enmiendas

• Reunir todos los documentos pertinentes a la redacción inicial del

contrato es una tarea difícil. Cuando se encuentran elementos que se
pasan por alto, deben existir sistemas para enmendar el contrato
original.
8. Auditoría e informes

• La gestión de contratos no implica simplemente redactar un contrato

y luego introducirlo en el archivador sin pensarlo dos veces. Las
auditorías son importantes para determinar el cumplimiento de
ambas organizaciones con los términos del acuerdo y cualquier
posible problema que pueda surgir.
9. Renovación

• El uso de métodos manuales a menudo puede dar como resultado la

pérdida de oportunidades de renovación y de ingresos
comerciales. La automatización del proceso permite a una
organización identificar oportunidades de renovación y crear nuevos
contratos.
Software de gestión de contratos
• La práctica tradicional en la administración de contratos muestra
ineficiencia que solo pueden restarle eficacia a la organización. De ahí
que, la integración de un servicio automatizado ayudará a reducir las
horas de trabajo y automatizar los procesos asociados a la gestión de
contratos, creando así más valor para una empresa.
PLATAFORMAS DE GESTION DE CONTRATOS
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