GFPI-F-019 - Formato - Guia - de - Aprendizaje Evaluacion 1694723

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 02

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE Código: GFPI-F-019
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE
 Denominación del Programa de Formación: TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA.

 Código del Programa de Formación: 122121
 Nombre del Proyecto ( si es formación Titulada):
Implementación de procedimientos y actividades administrativas a través de empresas didácticas de servicios administrativos.
 Fase del Proyecto ( si es formación Titulada): EVALUACION.
 Actividad de Proyecto(si es formación Titulada) :
 Evidenciar la gestión realizada a través de la evaluación de los servicios prestados por la empresa didáctica.
 Competencia:
 APOYAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE EN CONCORDANCIA CON LA NORMATIVIDAD, SIGUIENDO LA NORMA
TECNICA Y LA LEGISLACION VIGENTE.
 ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN.
 COMPRENDER TEXTOS EN INGLÉS EN FORMA ESCRITA Y AUDITIVA
 ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES EMPRESARIALES, SIGUIENDO LA NORMA TECNICA Y LA
LEGISLACION VIGENTE.
 PROMOVER LA INTERACCIÓN IDÓNEA CONSIGO MISMO CON LOS DEMÁS Y CON LA NATURALEZA EN LOS CONTEXTOS
LABORAL Y SOCIAL.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

 Generar los reportes necesarios para verificar que el registro de las operaciones contables esté acorde con los respectivos
soportes, teniendo en cuenta la normatividad vigente y los principios de contabilidad generalmente aceptados.
 Realizar eventos en la Unidad Administrativa teniendo en cuenta el tipo de evento, la conformación de comités, la
coordinación de las diferentes actividades, y las políticas institucionales.
 Preservar los documentos (soporte físico o digital) para el suministro de información de acuerdo con las normas, las técnicas,
la tecnología disponible y la legislación vigente.
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GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Código: GFPI-F-019
 Leer textos muy breves y sencillos en inglés general y técnico
 Duración de la Guía:
Diciembre 01 al 15 de 2018.
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PRESENTACION.
La teoría y práctica archivística establece tanto los principios como las técnicas para ordenar cualquier tipo
de archivo que garantizan la normalización de los procesos y cierran la posibilidad al establecimiento de
“recetas personales”, que en la mayoría de los casos, impiden la consulta oportuna de la información.
Hace énfasis en la definición de Serie Documental como punto de partida

del Proceso de Ordenación, mostrando las características y diferencias
propias de las unidades documentales simples y las complejas para
concluir con la foliación como elemento de control que permite asegurar
la integridad de la documentación.
El desarrollo de las actividades, con compromiso y entusiasmo, le

permitirá adquirir el conocimiento necesario para desempeñarse con
eficiencia en el campo laboral.
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3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1 Actividades de Reflexión inicial.
Aprendiz.
El hombre es un ser social, que a pesar de su individualidad necesita de la relación y la comunicación con
sus semejantes para desarrollarse como persona.
Con base en el ciclo de Sistema de Gestión de calidad PLANEAR- HACER- VERIFICAR Y ACTUAR; a través
de un debate en el grupo, discuta con sus compañeros desde su experiencia personal o laboral por qué
considera importante difundir los planes de acción entre el personal adscrito a la microempresa? Y ¿cómo
puede usted aportar a la difusión de los mismos?
“Lo invito a que desarrolle la actividad de manera crítica, con perspectiva y profundidad.”
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3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)
Aprendiz.
Frente a los procesos de competitividad y globalización que vivimos, las empresas requieren estar en
constante actualización y mejora continua; esto las obliga a realizar los ajustes necesarios para estar a la
vanguardia. Precisamente por esta razón se realizaron unos planes de mejoramento a las microempresas
seleccionadas, los cuales deben ser divulgados entre todo su personal y esa difusión se debe hacer por
medio de un evento.
Para tener un acercamiento a lo que organizar y realizar un evento se refiere, en grupos de 3 integrantes
llevarán a cabo la siguiente actividad.
Ustedes tienen fama de organizar los mejores eventos de la región; por lo que una empresa muy
importante les ha solicitado la planeación y organización de un importante congreso de microempresarios
clientes potenciales para mi negocio.
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La tarea a realizar consiste en escribir en una hoja de papel, el paso a paso (procedimiento) del proceso
desde el inicio hasta el fin.
Al final del ejercicio deben estar en capacidad de resolver a los siguientes aspectos:
 Identificar las fases o etapas del proceso.
 Identificar recursos requeridos.
 Identificar el procedimiento de satisfacción del servicio.
 Contemplar las novedades que se presenten en el proceso.
Recuerden que todo debe estar escrito, pues finalizado este momento, los grupos nombrarán un relator
que será quien exponga su procedimiento.
Este sencillo ejercicio, nos da un breve acercamiento a lo que requiere organizar y realizar un evento, que
será una actividad que ustedes deberán llevar a cabo al finalizar esta guía.
3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
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Organizar los documentos empresariales producidos para facilitar su consulta, conservación y

preservación según las normas contables, archivísticas y de Seguridad y salud en el trabajo.
Actividad 3.3.1
Fundamentos de organización documental
Infórmese sobre el proceso de ordenación documental consultando el archivo Organización de

documentos. Con el producto de su lectura, elabore un mapa conceptual para establecer la relación entre
los sistemas de ordenamiento y sus divisiones. Presente sus avances al Instructor, aclare dudas y
retroalimente su mapa. Realice los ejercicios de aplicación del ordenamiento alfabético, mixto y numérico
propuestos para fortalecer su conocimiento y afinar su desempeño.
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Actividad 3.3.2. Legislación vigente

preservación según las normas contables, archivísticas y de Seguridad y salud en el trabajo
Conozca la legislación vigente para identificar las responsabilidades respecto a los documentos de archivo
consultando las diferentes disposiciones contempladas en la Constitución Nacional y en los códigos
relacionados a continuación:
Constitución Política de 1991: Artículos 8, 20, 23, 74

Procedimiento Civil: Artículos 175, 251, 252-259, 261-264, 268, 269, 272, 273,
279, 281, 282
Penal: Artículos 192, 194, 286, 287, 289, 291, 292, 294, 309, 350,
418, 419, 431, 463
Procedimiento Penal: Artículos 155, 157, 233, 259-265, 276
Contencioso Administrativo: Artículos 17-19, 21, 24, 25, 29
Código de Comercio Artículos 54, 60
Discuta en plenaria de grupo estas disposiciones; posicione conceptos y aclare inquietudes con la ayuda de
sus compañeros e instructor.
Actividad 3.3.3. Fundamentación sobre Organización de archivos
Consulte los Capítulos I, II y III del Acuerdo 5 de 2013 referentes a las disposiciones legales para la
clasificación y ordenación de documentos de archivo. Amplíe su conocimiento estudiando los procesos de
clasificación y ordenación documental en los documentos de apoyo propuestos u otras fuentes
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seleccionadas.
Con el producto de su lectura, elabore un mapa conceptual para establecer la relación entre ellos y los
subconceptos involucrados. Presente sus avances al docente orientador, aclare dudas, acate sus
recomendaciones y retroalimente su mapa. Realice el Taller de aplicación propuesto para fortalecer su
conocimiento y afinar su desempeño.
Actividad 3.3.4. Organización de Archivos de Gestión y TRD
Repase los Acuerdos 039, 041 y 042 de 2002, complete su conocimiento con el estudio del Acuerdo 04 de
2013 y los documentos de apoyo propuestos, aclare sus dudas con sus compañeros de equipo e instructor,
resuelva el taller diseñado y aplique su conocimiento en las actividades de apoyo a la pyme seleccionada.
Utilice a diario los elementos de protección personal para el desarrollo de las actividades archivísticas e
identifique y prevenga los riesgos ocupacionales que se generan en la manipulación de equipos y material
de reprografía en su ambiente real de aprendizaje.
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3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

preservación según las normas contables, archivísticas y de Seguridad y salud en el trabajo
Actividad 3.3.5. Conservación documental
Consulte el Acuerdo 049 de 2000: Condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Elabore un
cuadro sinóptico con la información, aclare dudas con sus compañeros de grupo y con el instructor. Visite
el Archivo Central y confronte en el la aplicación de las medidas dictadas para la conservación de los
acervos documentales.
Lea las recomendaciones compiladas en el Manual de archivo y aplíquelas en la construcción de unidades

documentales de los documentos personales y legales de su familia.
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Actividad 3.3.6. Protocolos de préstamo y recuperación de documentos
Repase el Acuerdo 042 de 2002, estudie el Decreto 1571 de 1998 y el procedimiento para la atención de
consultas y préstamo de documentos del Ministerio de Minas y Energía o de la Contraloría de Bogotá.
Resuelva sus inquietudes con el equipo de trabajo o con su instructora; diseñe los formatos necesarios
para el registro de la información en la empresa asistida.
Actividad 3.3.7. Uso de nuevas tecnologías para la conservación documental
Estudie los documentos de apoyo sobre conservación y preservación de documentos, prepare un informe
verbal de su lectura y refiéralo a su instructor (identifique la idea principal, las ideas secundarias y emita
sus conclusiones). Con palabras relevantes del texto construya un crucigrama y compártalo con los
demás equipos de trabajo. Resuelva todos los crucigramas propuestos, le ayudarán a fijar el
conocimiento. Luego, participe en el foro Seguridad en los Archivos, propuesto en la plataforma
Blackboard; asegure la originalidad de su texto.
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Prepare material de apoyo para su exposición y mejore su dicción aplicando las sugerencias del
documento Voz, pronunciación y dicción proporcionado por su instructor. Utilice la variación de la
intensidad, la entonación, los tonos y los ritmos obligados en la comunicación oral, para agradar a su
auditorio.
3.4.Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
Ejecutar y evaluar el evento de divulgaión de los resultados obtenidos en las actvidades de apoyo a las
empresas seleccionadas teniendo en cuenta las políticas de la organización y el bilingüismo
RAP : Realizar eventos en la Unidad Administrativa teniendo en cuenta el tipo de evento, la

conformación de comités, la coordinación de las diferentes actividades, y las políticas institucionales-80-
Actividad 3.3.8
FINANCIACION DEL PRESUPUESTO
Dos fuentes de financiamiento para la realización del evento

puede ser vía pasivos por medio de crédito o vía aporte de
cada uno de los responsables de la organización del evento,
teniendo en cuenta esto, participe en el Foro “Pasivos vs
Aportes propios” propuesto por su instructor en la
plataforma Blackboard, respondiendo de manera individual a
la siguiente pregunta ¿Qué ventajas y desventajas encuentra
en la financiación por medio de crédito y por la financiación
por medio de aportes propios?
Finalmente en conjunto con sus compañeros de formación elijan el medio por el cual van a financiar el
evento, si es mediante crédito determinen la entidad o persona acreedora, así como el monto a prestar y
la manera cómo van a responder por los intereses del crédito, si es mediante aportes propios establezcan
si cada uno puede asumir el costo del aporte o el medio por el cual van a conseguir la totalidad del aporte.
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Al terminar esta actividad presente un informe puntual sobre el financiamiento del evento.

Actividad 3.3.9
3.3.9 PRESENTACION DE PROPUESTA PARA LA REALIZACION DEL EVENTO
Elabore la propuesta para realizar el evento de divulgación de los planes de acción entre el personal
adscrito a las microempresas, que contenga objetivo General, objetivos específicos, comités, cronograma,
presupuesto y suba dicha propuesta a la plataforma Sofía plus.
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Actividad 3.3.10
ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN Y DIFUSION
Querid@ aprendiz.
En equipos conformados observe los siguientes link

donde encontrará videos sobre los tipos de publicidad y
los medios de comunicación o difusión.
https://www.youtube.com/watch?v=9Lmu7Hj5Dsg
Tipos de medios de comunicación.
https://www.youtube.com/watch?v=QZmrKXfl8bs Todo
sobre la publicidad
http://www.soyentrepreneur.com/como-hacer-publicidad-efectiva.html
Como hacer publicidad efectiva
http://es.wikihow.com/hacer-publicidad como hacer publicidad
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Busque una imagen que represente de manera gráfica el evento de difusión de los planes de acción. A
partir de esta imagen realice el diseño de todas las piezas publicitarias para tal ocasión, teniendo en
cuenta que sean las requeridas de acuerdo a presupuesto y tipo de evento. Utilice la comunicación en
redes sociales y publicitaria impresa para realizar el plegable, las invitaciones respectivas, comunicados
del evento.
Las tarjetas de invitación físicas y electrónicas, deberán cumplir con las siguientes reglas:
 Nombre del evento
 Fecha completa
 Hora
 Lugar, dirección completa
 Tipo de traje (no para eventos académicos)
 Teléfonos o datos de contacto para confirmación.
 Emplear papeles reciclables y recursos gráficos modernos
 Se debe enviar por correo electrónico
 Los sobres deben ser personalizados
Para difusión del evento emplear las TIC de la siguiente manera:
 Emplee las redes sociales

 Organice el Mailing
 Cree una Web o blog para el evento
 Cree un hashtag (twitter)
 Cree un correo electrónico
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3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
Ejecutar y evaluar el evento de divulgaión de los resultados obtenidos en las actvidades de

apoyo a las empresas seleccionadas teniendo en cuenta las políticas de la organización y el
bilingüismo
ACTIVIDAD No 3.3.11
EVALUACION DEL EVENTO
Si bien el evento finaliza cuando acaba la última actividad prevista, no por eso terminan las tareas de los
organizadores. La encuesta es una herramienta extremadamente útil y versátil, usada para medir y cotejar
los resultados de un evento, el impacto que generó en los participantes, y a través de la cual se obtienen
parámetros, para implementar cambios necesarios en futuros eventos.
Lea el material de apoyo sobre los parámetros para realizar una encuesta, seguidamente diseñe un
formato de encuesta para evaluar el evento de divulgación de los planes de mejoramiento y realice la
aplicación de la misma utilizando los medios tecnológicos. Finalmente realice informe de las conclusiones
del evento.
Desarrolle a partir de la simulación, el evento seleccionado para la difusión de los planes de acción. Tenga
en cuenta para esta actividad:
Propuesta
Presentación personal
Desarrollo de la actividad de cada comité
Plan de emergencias
Protocolo y etiqueta
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3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.
EJECUCIÓN DEL EVENTO
De manera mancomunada el grupo de Técnico en Asistencia Administrativa Ficha 1198008, deberá

divulgar los diferentes apoyos administrativos elaborados
a las empresas seleccionadas por medio de un EVENTO
EMPRESARIAL que contará con la presencia del personal
administrativo del SENA y los instructores que asesoraron
cada uno de dichos planes.
Este evento se realizará en el Auditorio.
Deberá tenerse en cuenta las tendencias del mercado

actual y la norma NTS-OPC 001 para la organización de eventos, así como los siguientes puntos:
 Creación de comités organizadores y planeación del evento.

 Comunicación y Divulgación del Evento
 Evaluación de la Actividad.
 Administración de no conformidades
 Elaboración de las comunicaciones que generen las diferentes fases del evento.
4. Actividades de evaluación.
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Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación
Controla la vigencia de los Técnica: Observación directa

documentos teniendo en
Evidencias de Desempeño: Instrumento: Lista de Chequeo
cuenta las tablas de retención
Ejercicios de aplicación de los documental.
procesos de ordenación Recepciona los documentos
aplicando los procedimientos y
la normatividad vigente.
Ingresa los documentos

aplicando el manual de gestión
documental, las normas de
gestión de la calidad y la
legislación vigente.
Tipo de Evidencia: De Selecciona los medios técnicos Técnica de Evaluación:
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Desempeño y tecnológicos para la Observación Directa.

divulgación del evento.
EJECUCION DE LA PLANEACION Instrumento de Evaluación:
DEL EVENTO CUMPLIENDO CON Realiza la divulgación del LISTA DE CHEQUEO.
LAS NORMAS DE PROTOCOLO evento, de acuerdo con las
EN ESPAÑOL E INGLES. políticas de la organización
RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE
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Materiales de formación devolutivos: Materiales de formación AMBIENTES DE

Talento Humano (Instructores)
(Equipos/Herramientas) (consumibles) APRENDIZAJE TIPIFICADOS
ESCENARIO (Aula,
ACTIVIDADES DEL DURACIÓN
PROYECTO (Horas) Laboratorio, taller, unidad
productiva) y elementos y
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad
condiciones de seguridad
industrial, salud ocupacional
y medio ambiente
RESMA
TAMAÑO CARTA
RESMA TAMAÑO
OFICIO
Divulgar el 1
Escritorios CAJAS DE PROFESIONALES:
resultado y la 1
Computadores ARCHIVO CONTADORES. Ambiente de aprendizaje dotado con
medición del 1
Video Beam GUANTES DE ADMINISTRADORES DE equipos de computación con acceso
impacto obtenido 1
Internet 1 VINILO EMPRESAS. a internet, video beam, buena
de la organización 120 1 8
Impresora 1 TAPABOCAS LICENCIADO EN LENGUAS ventilación e iluminación, empresas
administrativa y 1
Escáner MARBETES MODERNAS. a apoyar.
contable de las 1
Fotocopiadora STICKER O ADMINISTRADOR
empresas 1
Teléfono ROTULOS PARA DOCUMENTAL. Ambiente real de aprendizaje
apoyadas. 10
CARPETAS
TARJETAS
SOBRES DE
TARJETAS
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 02
GUÍA DE APRENDIZAJE Código: GFPI-F-019
DOCUMENTOS LEGALES: Son los documentos que tienen su origen en entidades

estatales, aun cuando también puedan ser expedidas por entidades privadas y cuyo fin
es hacer manifestaciones voluntarias de personas naturales o jurídicas.A este grupo
pertenecen Decretos, Resoluciones, Acuerdos y pretenden legislar sobre situaciones
particulares, que deben asumir todos los funcionarios de una organización y del estado.
ACUERDO: Un acuerdo es, en Derecho, una decisión tomada en común por dos o más
personas, por una junta, asamblea o tribunal. También se denomina así a un pacto,
tratado o resolución de organizaciones, instituciones, empresas públicas o privadas.
RESOLUCIÓN: Es una orden escrita dictada por el jefe de un servicio público que tiene
carácter general, obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de competencia del
servicio
5. GLOSARIO DE TERMINOS
Página 23 de 26
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
BIBLIOGRAFIA:
1. Guía Técnica Colombiana 185. Icontec, octubre de 2009.

2. Diligenciamiento de los documentos comerciales. Servicio Nacional de Aprendizaje, Regional Valle.
Programa de Servicios Administrativos, junio de 1999.
3. www.biblioteca.sena.edu.co,
7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)
Edilia Restrepo Bustamante. Instructora Lider.
Página 24 de 24

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 02

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA.

 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

 Leer textos muy breves y sencillos en inglés general y técnico

Hace énfasis en la definición de Serie Documental como punto de partida

El desarrollo de las actividades, con compromiso y entusiasmo, le

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Organizar los documentos empresariales producidos para facilitar su consulta, conservación y

Fundamentos de organización documental

Infórmese sobre el proceso de ordenación documental consultando el archivo Organización de

Actividad 3.3.2. Legislación vigente

Organizar los documentos empresariales producidos para facilitar su consulta, conservación y

Constitución Política de 1991: Artículos 8, 20, 23, 74

Actividad 3.3.3. Fundamentación sobre Organización de archivos

Actividad 3.3.4. Organización de Archivos de Gestión y TRD

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Organizar los documentos empresariales producidos para facilitar su consulta, conservación y

Actividad 3.3.5. Conservación documental

Lea las recomendaciones compiladas en el Manual de archivo y aplíquelas en la construcción de unidades

Actividad 3.3.6. Protocolos de préstamo y recuperación de documentos

Actividad 3.3.7. Uso de nuevas tecnologías para la conservación documental

3.4.Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

RAP : Realizar eventos en la Unidad Administrativa teniendo en cuenta el tipo de evento, la

Dos fuentes de financiamiento para la realización del evento

3.3.Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

RAP : Realizar eventos en la Unidad Administrativa teniendo en cuenta el tipo de evento, la

3.3.Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

RAP : Realizar eventos en la Unidad Administrativa teniendo en cuenta el tipo de evento, la

En equipos conformados observe los siguientes link

Para difusión del evento emplear las TIC de la siguiente manera:

 Emplee las redes sociales

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Ejecutar y evaluar el evento de divulgaión de los resultados obtenidos en las actvidades de

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

EJECUCIÓN DEL EVENTO

De manera mancomunada el grupo de Técnico en Asistencia Administrativa Ficha 1198008, deberá

Este evento se realizará en el Auditorio.

Deberá tenerse en cuenta las tendencias del mercado

 Creación de comités organizadores y planeación del evento.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Controla la vigencia de los Técnica: Observación directa

Ingresa los documentos

Tipo de Evidencia: De Selecciona los medios técnicos Técnica de Evaluación:

Desempeño y tecnológicos para la Observación Directa.

RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Materiales de formación devolutivos: Materiales de formación AMBIENTES DE

DOCUMENTOS LEGALES: Son los documentos que tienen su origen en entidades

1. Guía Técnica Colombiana 185. Icontec, octubre de 2009.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Edilia Restrepo Bustamante. Instructora Lider.

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