Sistema de Gestión Integrado SMCV

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M A N E J O D E N O C O N F O R M I D A D E S

Cambios realizados en este Documento

Ítem 3. se aclaran quienes son los responsables. 04/03/2009.
Ítem 4.1, se aclaran algunas definiciones tales como: auditoría, no conformidad, potencial no conformidad, acción
preventiva entre otros. 04/03/2009.
Ítem 4.2, se retiran las abreviaturas referidas a los coordinadores. 04/03/2009.

DOCUMENTO SÓLO PARA CONSULTA

Se incluye el Ítem 5.1: Disposiciones Generales. 04/03/2009.
En el ítem 5.2 “Llenado y Seguimiento del Formato SAC”, se aclara que los sistemas relacionados con los hallazgos
son: Medio Ambiente, Salud & Seguridad y Calidad, retirándose al Sistema de Calidad de Laboratorio Químico.
04/03/2009.
En el ítem 5.2 de este procedimiento se aclara que en el formato SAC (ítem 2) se identifica al área a la que
corresponde la NC u observación. 04/03/2009.
En el ítem 5.2, se actualiza la versión de la Norma ISO 9001:2008. 04/03/2009.
En el ítem 5.2 de este procedimiento se aclara que en el formato SAC (ítem 12) si se trata de una observación
continúa el llenado en el ítem 16 de dicho formato SAC (Determinación de la causa). 04/03/2009.
En el ítem 5.2 de este procedimiento (ítem 20) se agrega que se puede abrir una no conformidad mayor, debido a un
incumplimiento de las actividades después de un plazo de ampliación. 04/03/2009.
En el ítem 1 se aclaró el objetivo del procedimiento (03/09/09)
En el ítem 4.1 se modificó la definición de “Acción mitigadora”, se adicionó las definiciones de: Corrección, Criterio
de Auditoría, Eficacia, Coordinador, Gravemente (03/09/09)

VERSIÓN: 06 COPIA Nº:

Elaborado por: Comité Técnico Fecha: 24/08/2007
Modificado por: Revisado por: Aprobado por:

Firma:

Firma: Firma:

Firma: Firma: Firma:

M ANEJO DE NO
CONFORMIDADES Firma: Firma:

Firma:

Gerente de Salud y
Seguridad
Gerente de Medio
Comité Técnico Presidente SMCV
Ambiente
Gerente de Procesos
Hidrometalúrgicos
Fecha: Fecha: Fecha:

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Cambios realizados en este Documento

En el ítem 4.2 se adicionó la sigla SAP, AC/AP (03/09/09).
En el ítem 5, se adicionó los ítems: 5.1 Identificación de la No Conformidad, 5.2 Tratamiento de la No
Conformidad, 5.3 Verificación de las Acciones Tomadas. (03/09/09).
En el ítem 5 se modificó el término “Coordinador según norma” por “Coordinador” en todo el
procedimiento (03/09/09).
En el ítem 8, se modificó el Anexo N° 1: Solicitud de Acción Correctiva / Preventiva SAC-SAP (03/09/09).
En el ítem 8, se adicionó el Anexo N° 2: Llenado del formato Solicitud de Acción Correctiva /Preventiva
SAC-SAP (03/09/09).
En el ítem 4.1 se incluyó las definiciones de: Constatación, Evidencia objetiva y Referencia Normativa.

DOCUMENTO SÓLO PARA CONSULTA

(14/04/10).
En el ítem 5.1.1 se incluyó la metodología que se podrá utilizar para determinar o clasificar una No
Conformidad Real o Potencial. (14/04/10).
Se adicionó el ítem 5.4 Identificación de Otros Hallazgos (14/04/10).
En el ítem 7 se adicionó el registro “Otros Hallazgos” (14/04/10)
En el ítem 8 se adicionó el anexo N° 05 “Otros Hallazgos” (14/04/10).
En el ítem 4.1 se aclara las definiciones de No Conformidad Real y No Conformidad Potencial. Así
mismo, se incluye le definición de Recomendación. (20/10/10)
En el ítem 5.1.2 se cambia el término “pudiendo usar” a “para ello utiliza el formato “Relación de
Solicitudes de Acción Correctiva y Preventiva” (Anexo Nº 3). (20/10/10)
En el ítem 5.1.3 se incluye que el Coordinador asigna al auditor de seguimiento y envía una copia de la
SAC-SAP al auditor designado. (20/10/10)
En el ítem 5.2.2 se incluye que el Coordinador analiza la evidencia de la consideración realizada por el
área donde se detectó la no conformidad. Así mismo, se cambia el término SAC-SAP queda sin efecto
por SAC-SAP “cerrada”. (20/10/10)
En el ítem 5.2.4 se aclara que el Coordinador convoca al Equipo de Investigación. Así mismo, se corrige
se incluye al RAU como parte del equipos de investigación, se retira Auditor de Seguimiento y se
reemplaza por Auditor miembro del equipo auditor u otro personal que se identifique como necesario
para la investigación. (20/10/10)
Se incluye el ítem 5.3.6 El auditor de seguimiento o el auditor asignado para el seguimiento a la
verificación del cumplimiento de las acciones establecidas deberán realizar el seguimiento a la eficacia
de las mismas. (20/10/10)
Se retira el ítem 5.4 Otros Hallazgos y se incluye el ítem 5.4 Recomendaciones. (20/1010)
En el ítem 7 se retira el registro Otros Hallazgos y se incluye el registro Recomendaciones. (20/10/10)
En el ítem 8 se modifica el Anexo N° 1: Solicitud de Acción Correctiva / Preventiva SAC-SAP. (20/10/10)
En el Anexo 2 se modifica el punto 11 según la actualización del Anexo 1 Formato Solicitud de Acción
Correctiva / Preventiva SAC-SAP. (20/10/10)
En el Anexo 2, punto 16 se incluye “Así mismo, se coloca el nombre y firma del Auditor de Seguimiento”.
(20/10/10)
En el Anexo 2 se incluye el punto 17 el cual indica “El Auditor de Seguimiento registra el(los)
seguimiento(s) de la verificación de las acciones mitigadoras según corresponda, se coloca la fecha que
realizo dicho seguimiento y estado de éstas según corresponda.” (20/10/10).
En el Anexo 2, punto 18 se retira “se coloca el nombre del responsable (auditor)” y se modifica a “se
coloca la fecha que realizó dicho seguimiento y estado de éstas según corresponda”. Así mismo se retira
“Se coloca el nombre y firma del Auditor de Seguimiento”. (20/10/10)
En el Anexo 2, punto 20 se retira “el nombre del responsable (auditor) y en el punto 20 se incluye Nota:
Se considera SAC-SAP cerrada cuando se ha revisado la eficacia de las acciones tomadas y estas han
eliminado las causas de la no conformidad real o potencial. (20/10/10)
En el Anexo 4 se modifica el Objetivo de la “Guía de determinación de Causa Raíz” retirándose de éste a
las observaciones y se incluye a las recomendaciones. (20/10/10)
En el ítem 8 se retira el Anexo 5 “Otros Hallazgos” y se incluye el Anexo 5 “Recomendaciones”.
(20/10/10)
Se cambió la estructura del documento (Junio 2012)
Se retiró el Anexo N° 4: Guía para determinación de causa raíz. (Junio 2012)
Se cambió el formato “Relación de Solicitudes de Acción Correctiva y Preventiva” (Junio 2012)

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CONTENIDO

1. OBJETIVO(S)................................................................................................................. 4
2. ALCANCE ...................................................................................................................... 4
3. RESPONSABLES .......................................................................................................... 4
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS .............................................................................. 4

DOCUMENTO SÓLO PARA CONSULTA

4.1. DEFINICIONES ........................................................................................................ 4
4.2. ABREVIATURAS ..................................................................................................... 5
5. DESCRIPCIÓN............................................................................................................... 5
5.1. Identificación de Hallazgos ......................................................................................... 5
5.2. Clasificación de Hallazgos .......................................................................................... 6
5.3. Registro de No Conformidad y Recomendaciones ................................................... 6
5.4. Tratamiento de No Conformidad y Recomendaciones .............................................. 6
5.5. Verificación de SAC-SAP o REC.................................................................................. 7
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................ 8
7. REGISTROS .................................................................................................................. 8
8. ANEXOS ........................................................................................................................ 8

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1. OBJETIVO(S)

Describir la forma en que SMCV identifica e investiga las no conformidades potenciales y reales, así
como la implementación, seguimiento y revisión de la eficacia de las acciones correctivas y
acciones preventivas consideradas en los Sistemas de Gestión Ambiental, Seguridad & Salud
Ocupacional y Calidad de SMCV.

2. ALCANCE

DOCUMENTO SÓLO PARA CONSULTA

El presente procedimiento aplica a las no conformidades potenciales y reales identificada en los
Sistemas de Gestión Ambiental, Seguridad & Salud Ocupacional y Calidad de SMCV. Aplica desde
la identificación de la no conformidad potencial o real, sus respectivas acciones correctivas y/o
preventivas hasta el cierre de las mismas.

3. RESPONSABLES

El presente procedimiento es aplicado por:

 Responsables de área usuaria
 Auditores Internos.
 Comité Técnico.
 Personal de SMCV.

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

4.1. DEFINICIONES

 Acción a tomar: Acción a implementar para una recomendación

 Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada o
otra situación no deseable.

 Acción mitigadora: Conjunto de medidas inmediatas tomadas para minimizar impactos

ambientales, consecuencias de S&SO y calidad.

 Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u
otra situación potencial no deseable.

 Auditoría externa: Denominadas también como auditorías de tercera parte. Las auditorías de
tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales
como aquellas que proporcionan el registro o la certificación de conformidad de acuerdo con los
requisitos de alguna norma de gestión.

 Auditoría interna: Denominada también como auditorías de primera parte, se realizan por, o en
nombre de la propia organización.

 Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener “evidencias de la

auditoría” y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen
los criterios de auditoría. Las auditorias pueden ser de dos tipos auditoría interna o externa.

 Constatación: Evidencia de falla en la sistemática del requisito establecido.

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 Coordinador: cuando se mencione al coordinador se refiere al encargado de llevar el sistema

ISO 14001, OHSAS 18001 o ISO 9001 según corresponda.

 Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

 Criterio de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como

referencia para llevar a cabo una auditoría.

 Eficacia: Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados.

DOCUMENTO SÓLO PARA CONSULTA

 Evidencia objetiva: Es aquella que identifica la falla en la sistemática del requisito establecido,
por ejemplo un documento, registro, personal entrevistado, u otro.

 Hallazgo: Resultado de la evaluación de evidencia recopilada (de auditorías, actividades diarias,

revisión del SGI, reporte de incidentes, entre otros) frente a los criterios de auditoría.

 No conformidad potencial: Se refiere a posibles desviaciones, que de no tomar acción, podrían

convertirse en una no conformidad real.

 No conformidad real: Incumplimiento de un requisito de las normas relacionadas al SGI (SGA,

SSO y SGC) y de la documentación definida dentro de los alcances de los sistemas.

 Recomendación: Propuesta de mejora en un proceso, actividades, productos o servicios.

 Referencia Normativa: Requisito afectado de los criterios de auditoría (Norma involucrada y

documentos relacionados).

 Responsable de área usuaria: Gerente, Superintendente ó Jefe del área usuaria.

4.2. ABREVIATURAS

 SAC : Solicitud de acción correctiva.

 SAP : Solicitud de acción preventiva.
 SMCV : Sociedad Minera Cerro Verde S.A.A.
 RAU : Responsable de área usuaria.
 AC/AP : Acción correctiva/ Acción preventiva
 NC : No Conformidad.
 SSO : Seguridad y Salud Ocupacional

5. DESCRIPCIÓN

5.1. Identificación de Hallazgos

Se pueden identificar hallazgos que podrían clasificarse como Recomendaciones, No

Conformidades Real o Potenciales, durante auditorías internas, auditorías externas, incidentes,
inspecciones programadas o inopinadas, revisiones de los Sistemas, verificación de actividades
del SGI, quejas de partes interesadas o clientes, fiscalizaciones, entre otros.

Para determinar que un hallazgo es una No Conformidad se podrá utilizar la siguiente

metodología: contar con tres elementos, constatación del incumplimiento, la evidencia objetiva
identificada y la referencia normativa (criterio de auditoria).

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Para el caso de Recomendaciones, el equipo auditor o la persona que identificó las propuestas
de mejora podrán realizar recomendaciones al área, en relación a sus actividades, productos o
servicios, siempre y cuando cuente con conocimiento del desarrollo de las actividades
involucradas.

5.2. Clasificación de Hallazgos

La clasificación de los hallazgos es realizada por el Comité Técnico y tiene como conclusión el
establecimiento de:

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 No conformidades Reales: Mayores o Menores
 No Conformidades Potenciales
 Recomendaciones

5.3. Registro de No Conformidad y Recomendaciones

Identificada la No Conformidad Real, Potencial o la Recomendación, el equipo auditor o la

persona que identificó la no conformidad, redacta el hallazgo en el formato SAC-SAP del Anexo
N° 1, empleando los lineamientos del Anexo N° 4 o de Recomendación en el formato del Anexo
N° 2, según corresponda y lo envía al Coordinador del Sistema correspondiente.

El Coordinador revisa los formatos, verifica la redacción y pertinencia del hallazgo. Si el

coordinador no considera que el hallazgo deba clasificarse como SAC, SAP o REC anula el
registro y comunica las razones a la persona que emitió el registros, de estar conforme y luego
de realizar las modificación que sean necesarias, identifica la SAC, SAP o REC asignándole la
codificación correspondiente y la incluye en el formato “Relación de Solicitudes de Acción
Correctiva y Preventiva” (Anexo Nº 3). La codificación a emplear es la siguiente:

XXX_YYY-zzz-año

Dónde:

 XXX = Corresponde al tipo de hallazgo: SAP, Solicitud de acción preventiva; SAC, Solicitud
de acción correctiva; REC, Recomendación.

 YYY = Corresponde al sistema involucrado: SGA, Sistema de Gestión Ambiental; SSO,

Sistema de Gestión de Seguridad y salud Ocupacional; SGC, Sistema de Gestión de
Calidad; SGI, Sistema de Gestión Integrado

 Zzzz = Números correlativos iniciando de 001

 Año = año en el que se detectó el hallazgo

El Coordinador asigna al auditor de seguimiento y envía el formato de SAC-SAP o REC al

Responsable del Área Usuaria (RAU) y una copia al auditor designado.

5.4. Tratamiento de No Conformidad y Recomendaciones

a) Presentación de consideraciones

Una vez recibido el formato de SAC-SAP o REC el RAU realiza la revisión, y registra sus
consideraciones en caso de tenerlas.

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El Coordinador analiza la evidencia y redacta su aceptación o negativa a la consideración

realizada por el área. En caso el coordinador acepte la consideración, la SAC-SAP puede
cerrarse o realizarse cambios en el formato, de no aceptarse la consideración el coordinador
continúa con el tratamiento del hallazgo. En ambos casos se comunica al RAU y Auditor de
Seguimiento.

b) Análisis de causa raíz

El Coordinador convoca al Equipo de Investigación conformado por el RAU, Auditor miembro

del equipo auditor u otro personal que se identifique como necesario para la investigación.

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El Equipo de Investigación realiza el análisis de la causa de la no conformidad real o
potencial, para ello se puede utilizar diferentes metodologías dependiendo del tipo de
hallazgo.
Cuando se investiga no conformidades potenciales, se debe tener en cuenta, que aún no se
ha dado el incumplimiento, por lo tanto, la redacción de la causa raíz debe estar claramente
orientada a una causa probable.

Para el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS 18001 en los casos en los que
una AC/AP identifique peligros nuevos o modificados o si es necesario implementar medidas
de control nuevos o modificar los existentes, se realiza una evaluación del riesgo previa a la
implementación para ello utiliza la metodología establecida en el procedimiento SSOpr0001
“Identificación de Peligros, Evaluación y Control de Riesgos” y de ser necesario revisa la
matriz IPECR (si la AP/AC afecta o influye de alguna manera a alguna tarea mencionada en
la matriz). Cualquier AC/AP debe ser adecuada a la magnitud de los problemas y acorde con
los riesgos para la SSO identificados.

c) Establecimiento de acciones

El RAU redacta la(s) acción(s) mitigadora(s) / corrección(es) y acciones a tomar, acción(es)

preventiva(s) o correctiva(s), donde se establece(n) la(s) actividad(es) a realizar así como
el(los) responsable(s) y plazo(s) para su cumplimiento. Para el planteamiento de la(s)
acción(s) mitigadora(s) / corrección(es) de las SAC-SAP no es necesario realizar la
investigación de la causa, ni tampoco para las acciones a tomar para el caso de
recomendaciones.

La SAC-SAP o REC es devuelta por el RAU al Coordinador para evaluar si la(s) acción(es)
propuesta(s) cumplirá(n) con la eliminación de las causas de la no conformidad o para
implementar la recomendación, caso contrario, se establece en coordinación con el RAU y el
auditor de seguimiento las nuevas acciones. En caso que el Coordinador acepte la(s)
acción(es) propuesta(s) la SAC-SAP o REC es devuelta al RAU para que éste realice la
implementación y seguimiento de la(s) acción(es).

5.5. Verificación de SAC-SAP o REC

a) Verificación de acciones de SAC-SAP o REC

El Auditor de Seguimiento verifica el cumplimiento de la(s) acción(es) correctiva(s) /
preventiva(s), y lo registra en el formato correspondiente. Para el caso de las REC, luego del
cumplimiento de las acciones se procede al cierre del formato.

En caso que el área no pueda cumplir con las acciones según las fechas establecidas, el RAU
solicita al Auditor de Seguimiento los nuevos plazos incluyendo la justificación. La ampliación
de las fechas y la justificación del incumplimiento de las acciones propuestas se registran en
el formato SAC-SAP o REC y se adjuntan las evidencias de ser necesario.

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Si a pesar de la ampliación del plazo de cumplimiento de las acciones establecidas, el Auditor

de Seguimiento verifica que dichas acciones no han sido ejecutadas, se comunica al
coordinador, para que este evalúe su tratamiento, pudiendo establecerse una nueva No
Conformidad a la Gerencia del área involucrada u otras acciones que se consideren
necesarias.

b) Verificación de la eficacia y cierre de las SAC-SAP

DOCUMENTO SÓLO PARA CONSULTA

Una vez verificado el cumplimiento de las AC/AP el Auditor de Seguimiento coordina con el
RAU la fecha para realizar la revisión de la eficacia de las acciones propuestas

El Auditor de Seguimiento revisa la eficacia de la(s) acción(es) correctiva(s) / preventiva(s) y

registra su revisión.

Si durante la revisión de la eficacia de las acciones correctivas/ preventivas el Auditor de

Seguimiento comprueba que estas no son eficaces, redacta este hecho en la SAC-SAP
quedando “SAC-SAP pendiente”, el RAU comunica y envía copia de la SAC-SAP con sus
respectivas evidencias al coordinador para el análisis respectivo.

El coordinador indica el tratamiento a seguir, pudiendo ser: la ampliación de fecha, apertura

de nueva SAC-SAP u otros que se considere necesarios.

En caso que la revisión de la(s) acción(es) correctiva(s) / preventiva(s) propuesta(s) son

eficaces, el Auditor de Seguimiento registra este hecho en SAC-SAP quedando la SAC-SAP
“cerrada”, el RAU comunica y envía al coordinador la copia SAC-SAP con sus respectivas
evidencias.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Cláusula 4.5.3.2 de la Norma OHSAS 18001:2007

 Cláusula 4.5.3 de la Norma ISO 14001:2009.
 Cláusula 8.5.2 y 8.5.3 de la Norma ISO 9001:2008.

7. REGISTROS

Tiempo mínimo
Nombre del Registro Responsable del Control
de Conservación
Responsables de área usuaria.
Registros de SAC-SAP y REC 2 años
Coordinador.
Relación de Solicitudes de Acción
Coordinador 2 años
Correctiva y Preventiva
Responsables de área usuaria.
Recomendación 2 años
Coordinador.

8. ANEXOS

 Anexo Nº 1: Solicitud de Acción Correctiva / Preventiva SAC-SAP

 Anexo N° 2: Recomendaciones.
 Anexo Nº 3: Relación de Solicitudes de acción correctiva y preventiva
 Anexo N° 4: Llenado del Formato Solicitud de Acción Correctiva / Preventiva SAC - SAP

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Anexo Nº 1

SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA / PREVENTIVA SAC-SAP

1. Nº SAC/SAP
I. GENERACION DE NO CONFORMIDAD
2. AREA 3. PROCESO
4. RESPONSABLE DEL AREA

5. FECHA DE DETECCION DE LA NO CONFORMDAD

6. SISTEMA INVOLUCRADO MA SSO Q

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Auditoria Interna: Producto No Conforme
7. NO CONFORMIDAD
Auditoria Externa: Incidente:
IDENTIFICADA EN:
Otros:

Real Potencial
8. NO CONFORMIDAD:
Mayor Menor

9. DESCRIPCION DE LA NO CONFORMIDAD

10. NORMA Y CLAUSULA:

11. DOCUMENTO DE REFERENCIA:

Nombre del Auditor(es) que identificó el hallazgo:

Nombre y Firma del Responsable de Área: Fecha:

II. TRATAMIENTO DE LA NO CONFORMIDAD

12. CONSIDERACIONES DEL ÁREA AUDITADA CON RELACIÓN A LA NO CONFORMIDAD:

13. ANÁLISIS DE LAS CONSIDERACIONES DEL ÁREA

Nombre y Firma de Coordinador Involucrado

Fecha:
14. ACCION MITIGADORA / CORRECCION: RESPONSABLE FECHA
1
2
3

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15. DETERMINACIÓN DE LA(S) CAUSA(S) DE LA NO CONFORMIDAD:

16. ACCIONES CORRECTIVAS / ACCIONES PREVENTIVAS RESPONSABLE FECHA

1
2
3

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Nombre y Firma del Auditor de Seguimiento
N o t a : En el Sistema de SSO OHSAS 18001, al identificar la acción correctiva/preventiva se toma en cuenta la matriz IPECR, es decir, si se identifican peligros nuevos, cambio en las medidas de control,
se evalúan nuevamente los riesgos, según lo establecido en el procedimiento SSOpr0001 “ Identificación de Peligros, Evaluación y Control de Riesgos” .
Cualquier acción correctiva/preventiva que se tome para eliminar las causas de una no conformidad real o potencial debe ser adecuada a la magnitud de los problemas y acorde con los riesgos para la
SSO encontrados.
III. VERIFICACION DE LAS ACCIONES TOMADAS
Estado
17. VERIFICACION DE LAS ACCIONES MITIGADORAS / CORRECTORAS FECHA
C errada P endiente

1
2
3

Estado
18. VERIFICACION DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS / PREVENTIVAS FECHA
C errada P endiente

1
2
3
4

19. FECHA PROPUESTA PARA LA REVISION DE EFICACIA DE ACCIONES

CORRECTIVAS / PREVENTIVAS

20. REVISION DE LA EFICACIA DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS / PREVENTIVAS FECHA

21. ESTADO DE SAC/SAP

SAC/SAP Cerrada:

SAC/SAP Pendiente:

Nombre y Firma del Auditor de Seguimiento

Fecha

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Anexo Nº 2
RECOMENDACIONES
1. Nº
I. IDENTIFICACION DE RECOMENDACIONES
2. AREA 3. PROCESO
4. RESPONSABLE DEL AREA
5. FECHA DE DETECCION
6. SISTEMA INVOLUCRADO MA SSO Q

Auditoria Interna: Otros

DOCUMENTO SÓLO PARA CONSULTA

7. IDENTIFICADO EN:
Auditoria Externa:

8. DESCRIPCION

9. DOCUMENTO DE REFERENCIA:

Nombre del Auditor(es) que identificó la

recomendación:

Nombre y Firma del Responsable del área: Fecha:

II. TRATAMIENTO
10. CONSIDERACIONES DEL ÁREA AUDITADA CON RELACIÓN A LA RECOMENDACIÓN

11. ANÁLISIS DE LAS CONSIDERACIONES DEL ÁREA

Nombre y Firma de Coordinador Involucrado.

Fecha:
12. ACCIONES A TOMAR RESPONSABLE FECHA

Nombre del Auditor de Seguimiento:

III. VERIFICACION DE LAS ACCIONES TOMADAS

13. VERIFICACION DE LAS ACCIONES

14. ESTADO

Cerrada:

Pendiente:
Nombre y Firma del Auditor de Seguimiento
Fecha

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Anexo Nº 3
Relación de solicitudes de acción correctiva, preventiva y/o recomendaciones

SAC / SAP Responsable de Acción Plazo de Cerrado o

Sistema Identificada en Gerencia Área Descripción Observaciones
/ REC Nº ejecución correctiva/preventiva cumplimiento pendiente

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Anexo N° 4
Llenado del Formato Solicitud de Acción Correctiva / Preventiva SAC - SAP

ITEM DESCRIPCION
Este espacio se dejará en blanco para ser llenado por el Coordinador ISO 14001, OHSAS 18001 o ISO 9001
1 según corresponda, quien asigna el código de SAC-SAP correspondiente.
2 Identificar el área a la que corresponde la no conformidad.
Identificar el proceso a la que corresponde la no conformidad. (De Acuerdo a la Interacción de Procesos de
3
SMCV)
4 Colocar el nombre del responsable del área usuaria donde se identificó la no conformidad.
5 Colocar la fecha en que se ha detectado la no conformidad.

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6 Identificar al Sistema de Gestión Involucrado en la No Conformidad
Marcar con un aspa el tipo de actividad en la que se ha identificado la no conformidad.
7 Las no conformidades se pueden detectar en: auditorías internas y externas, Incidentes, Producto No Conforme
y Otros.
Clasificar la no conformidad y marcar con un aspa “X” la NC Real o la NC Potencial. De tratarse de una NC
8
Real marcar si es Mayor o menor.
Realizar la descripción de la no conformidad, la cual debe contar con la mayor cantidad de información posible.
9 La redacción de una no conformidad debe indicar la evidencia objetiva, el requisito incumplido y la referencia
normativa.
Registrar la norma que ha sido afectada o incumplida (ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007),
incluyendo la cláusula de la misma.
10
Nota: En caso que no se incumpla la norma y la cláusula asociada se coloca “No Aplica”.
Hacer referencia al documento del SGI que ha sido incumplido (Manuales, Procedimientos, POEs, Programas,
Matriz Control y Medición de las Operaciones, Registros, entre otros).

11 Se coloca el nombre del Auditor(es) que identificó el hallazgo y el nombre y firma del Responsable del Área con
la fecha correspondiente.
Nota: En caso que no se incumpla algún documento del SGI se coloca “No Aplica”.
Puede ser utilizado por el área en donde se detectó la no conformidad para registrar las consideraciones que
12 crea conveniente.
El Coordinador, redacta su aceptación o negativa de la consideración realizada por el área donde se detectó la
13 no conformidad. Coloca su firma y fecha.
Registrar la acción mitigadora / corrección, donde se establece(n) la(s) actividad(es) a realizar así como el(los)
14 responsable(s) y plazo(s) para su cumplimiento

15 Redactar las causas de la no conformidad.

Registrar las acciones correctivas / preventivas que elimine(n) la causa de la No Conformidad. En este ítem se
16 incluye el(os) responsable(s), de ejecutar el cumplimiento de dicha(s) acción(es) y la(s) fecha(s) de
cumplimiento. Así mismo, se coloca el nombre y firma del Auditor de Seguimiento.
El Auditor de Seguimiento registra el(los) seguimiento(s) de la verificación de las acciones mitigadoras según
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corresponda, se coloca la fecha que realizo dicho seguimiento y estado de éstas según corresponda.
El Auditor de Seguimiento registra el(los) seguimiento(s) de la verificación de las acciones correctivas /
18 preventivas según corresponda, se coloca la fecha que realizo dicho seguimiento y estado de éstas según
corresponda.
19 Indicar la fecha donde se revisa la eficacia de las acciones correctivas y preventivas.
El Auditor de Seguimiento redacta la(s) revisión(es) de la eficacia de las acciones correctivas / preventivas
Se coloca la fecha que realizó dicha revisión.
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Una vez que se compruebe que las acciones correctivas/preventivas han eliminado la causa de la no
conformidad se redacta este hecho.
Marcar con un aspa el estado de la SAC-SAP, en el caso se determine cerrada, el Auditor de Seguimiento,
coloca su nombre, firma y la fecha de cierre de la SAC-SAP respectiva.
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Nota: Se considera SAC-SAP cerrada cuando se ha revisado la eficacia de las acciones tomadas y estas han
eliminado las causas de la no conformidad real o potencial.

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