Archivo histórico o permanente

Contiene la información vital y va conformando su historia. Se denomina archivo

inactivo, porque su consulta es baja. Además, contiene información que puede ser
útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país.
Por su organización
Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización
que la empresa elija y el manejo de la información que, de ser centralizada, o
descentralizada o descentralizada con control central.
Centralizada
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar
el departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son
resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan
ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
Descentralizada
Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio
archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá
organizar, crear y mantener en resguardo los documentos que cree y modifique
siendo responsable de la seguridad y comunicación de estos.
Descentralizado con control central
Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está
centralizado. Allí reposa la rotación de la información; la diferencia radica que cada
correspondencia conserva únicamente las copias de correspondencia
despachada, las cuales podrían destruir anualmente, en su mayoría, por
encontrarse en el archivo central.
Según su Ciclo Vital
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de
sus etapas, las cuales se explicarán a continuación:
Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está
sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
Archivo central:
Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos
de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero
siguen en vigencia.
Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo
central al archivo de conservación permanente
Categorización de los archivos
Se clasifican en: A. Archivo general de la nación B. Archivo general del
departamento C. Archivo general del municipio D. Archivo general del distrito
La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la
actualidad son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los
archivos, igual han tenido que adaptarse a modificaciones en cuanto a la creación
de los documentos, valoración y selección, preservación, y acceso y su uso. Sin
dejar atrás el más importante de los documentos de archivo son los que están
plasmados como evidencia histórica y son tratados con suma delicadeza para
conservar su preservación.