OBSERVACIONES:

a) Según la entrevista realizada el día 3 de marzo a horas de la mañana

en el mismo Instituto de Educación Superior Tecnológico Público "Víctor
Álvarez Huapaya" se dio a conocer que en el área de abastecimiento
solo se encuentra trabajando un personal la cual es el jefe de
abastecimiento como así también se encuentra a cargo de la área de
almacén , observando así que esto dificultaría sus funciones de trabajo
ya que no estaría acorde a las reglas de funciones que para dicho
trabajo se necesitaría más personales capacidades en la área de
abastecimiento encargándose así de diferentes funciones como
ejecutar una cotización o realizar las compras y otros.

b) Se observa bajo nivel de aplicación de las buenas prácticas de gestión

documental en los archivos mostrados en el instituto victor alvarez
huapaya se encontró una inadecuada organización de algunos
documentos que se encontraban en un completo desorden y en lugares
inaccesibles siendo así su difícil manejo de dichos documentos
basándose en la custodia y preservación de la información contenida en
las carpetas, conforme a los lineamientos establecidos en la política
archivística y el programa integrado de conservación documental.

c) Las actividades relacionadas con la Toma física de inventarios y las

Depreciaciones que realiza el área de abastecimiento, carece de una
política, manual o instructivo formalmente establecido donde se
establezcan lineamientos que den cumplimiento al marco normativo, así
como los procesos de los controles de abastecimiento para la
prevención de los riesgos que puedan presentarse.

d) En el ejercicio de la auditoria se evidencio que el proceso de

abastecimiento tiene debilidad con la administración y control de los
bienes, ya que existen elementos y materiales que necesitan
 minuciosamente una verificación que se encuentren conforme a los
requerimientos que se realizó antes de la entrega para que pueda ser
codificada e ingresada a almacén.

e) No se observaron acciones que faciliten la comunicación eficaz entre

las áreas de administración e abastecimiento, como responsables de los
procesos de la adquisición de compras anualmente y control de los
bienes en el marco de la transparencia y economía, con la intención de
optimizar los recursos y flujo adecuado de los bienes, lo que genera
riesgos de posible pérdida patrimonial.

CONCLUCIONES:

Como resultado de la auditoria al Proceso de abastecimiento donde se

presentan las adquisiciones y ordenes de compras cotizaciones a diferentes
vendedores del mercado basándose según el monto a establecido del Instituto,
se concluye que se hace prioritario el establecimiento de controles internos
más eficientes que garanticen una información orientada a soportar de manera
más eficaz la gestión de las operaciones y llevar de manea más ordenada los
diferentes documentos que se realizan en esta área y que minimicen los
riesgos relacionados con pérdida y posibles detrimentos de los bienes, en tal
sentido, es necesario tener un sistema de inventarios más efectivo para el
control de los gastos y costos de compras que se realicen a cargo de
abastecimiento con el propósito de excederse en las compras optimizando así
los recursos de la institución y por otra parte la falta de personal adecuada en
el área de abastecimiento generando posibles dificultades de trabajo.
RECOMENDACIONES:

 Realizar capacitaciones periódicas por parte de la directiva en cuanto al

manejo de la pecosa y las normas de compras y cotizaciones y otras
técnicas de procesos y controles de abastecimiento a los responsables
del área.

 Contratar a un personal más que se encarguen de diferentes funciones

en el área de abastecimiento como también en el área de almacén
generando así un trabajo más eficaz y más ordenado.

 Es importante que el proceso de abastecimiento cuente con la debida

actualización de informaciones que caractericen los riesgos lo cual
permite identificar y documentar el proceso para que pueda cumplir su
misión dentro del instituto.