1Paso 3.

Usar sistemas de información

Autores:

Jairo Alonso Sierra. Código: 74.185.498

José Faber León. Código: 1.120.578.790

Liliana Ortiz: 1.119.180.959

Mallercy Andrea Sáenz. Código: 1.049.638.583

Emilce Rojas. Código: 1.049.603.620

Marcela Garzón Posada

Tutora

Código: 104003

Grupo: 104003_12

Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios (ECACEN)

Sistemas de Información

Especialización en Gestión de Proyectos

Abril de 2020
Tabla de contenido
 Introducción

El siguiente trabajo corresponde a la unidad 2, usar sistemas de información para el

desarrollo de proyectos, donde mediante la investigación se desarrollan las competencias

propias para el curso sistemas de información para la gestión de proyectos.

En el presente documento se desarrolla un caso de estudio “Grupo Nutresa”, que

presenta unos supuestos que sirven como lineamientos para desarrollar el trabajo usando las

herramientas telemáticas, ofimáticas e informáticas logrando gestionar el tiempo, costo y

alcance de manera adecuada de un proyecto.

Con la utilización de la metodología Kanban, todos los elementos de un proyecto se

pueden dividir, los cuales pueden ser ejecutados de manera individual y posteriormente

pasar de un lado a otro, lo que permite tener un control en el flujo de proyecto, conociendo

el funcionamiento de cada fase y como se unen entre ellas.

 Desarrollo

1. Deben incluir dentro del diseño del proceso 1 diagramas de flujo por cada proyecto,

que se realizarán en herramienta elegida (se sugiere Visio, E-Draw mind o draw.io),

en dichos diagramas debe quedar claro las actividades del proyecto, así como sus

responsables. Se sugiere que estos diagramas se construyan a partir del diagrama de

Gantt que presenta los 6 proyectos.

Figura 1. Diagrama de flujo

Figura 2. Diagrama de flujo

Figura 3. Diagrama de flujo

Figura 4. Diagrama de flujo
Figura 5. Diagrama de flujo
Figura 6. Diagrama de flujo

2. Identificación de actividades criticas del proyecto. Para esto deben analizar el Gantt

de seguimiento tanto al 50 como al 75% del desarrollo del proyecto.

Figura 7: Diagrama de actividades al 50%

Figura 8: Diagrama de actividades al 75%

 3. Diseño del plan de gestión de riesgos del proyecto. Considerando los datos del

punto anterior.

TIPO
ID DESCRIPCIO ÁREA ACCION ACCIÓN
DE
RIESG N DEL RESPONSABL IMPACTO PREVENTIV CORRECTIV
RIESG
O RIESGO E A A
O
R1 Horarios Recurso Humano Riesgo Incremento de Planificación Análisis e
prolongados de del costos por pago de Actividades implementación
Trabajo Producto de Horas Extras a través de de Cambios
Encuentros
presenciales
R2 Estudio de Mercadeo Riesgo No culminar el Consultar y Fortalecer y
Mercado con del proyecto en las contratar un evaluar con
bajos y/o pocos Proyecto fechas equipo frecuencia el
Resultados establecidas especializado equipo de
de investigación
investigación
R3 Selección del Gerente del Riesgo El producto no Implementar Implementar
Producto Proyecto del cumple con las escalas de modificaciones
erróneo Producto expectativas control y a través del
esperadas calidad control de los
cambios
R4 Inadecuada Producción Riesgo El producto no Verificación y Acciones de
Producción de del cumple con las control de la control, calidad
Líneas Producto especificaciones calidad para y cambios
técnicas garantizar necesarios
ofrecidas especificacione
s del producto
R5 Materia Prima Producción Riesgo Reajustar la Análisis de los Fortalecer la
de baja calidad de cuenta de gastos momentos en capacitación del
Producto que se debe empleado que
prever la interviene en los
inclusión de las momentos clave
normas de para el logro de
calidad los requisitos de
la materia
prima.
R6 Dificultad en el Publicidad Riesgo Desconocimient Fortalecer la Fortalecer la
Lanzamiento del del o del producto y gestión de Gestión
Producto Producto bajos ingresos comunicación
 4. Se requiere que se entregue la planeación en archivo de Microsoft Project o Project

Libre.

5. Paralelo a lo anterior se requiere que el equipo realice una investigación y redacte

en una cuartilla, ¿en qué consiste el concepto de Portfolio Program Management o

PPM? y ¿cuál es su impacto en el desarrollo de modelos de madurez organizacional

en proyectos?

¿Cuál es su impacto en el desarrollo de modelos de madurez organizacional en

proyectos?

Project Portfolio Management (PPM), se presenta como un proceso de gestión que

organiza, ordena y dispone de la información de un proyecto, aplicado como estrategia al

impacto de los recursos, el costo sobre la línea de avance del proyecto, se priorizan las

entradas individuales como en la cartera financiera, realizando una proyección de los

valores del proyecto identifica, agrega, prioriza, controla, clasifica y excluye componentes

de las diferentes actividades que se basan en sus costos e influyen directamente en la

estrategias de tiempo a corto, medio y largo plazo para control del movimiento de los

recursos. Al determinar los valores integran la cartera y la secuencia de estos maximizando

el retorno de la inversión.

El impacto de los modelos de madurez es bastante positivo frente al desarrollo de

modelos de los sistemas de información en los proyectos generando seguridad en la

planeación y delineación del proyecto, al controlar la asignación de recursos en cada

actividad de la planeación no permite corregir, reducir o ampliar durante el desarrollo del

proyecto, el PPM identifican una rutas críticas parciales o totales del proyecto en la cual

podemos implementar un plan de acción del planeamiento, en concreto aportan soporte

dentro del planeamiento estratégico.

Las principales ventajas de un PPM son:

 Alineación dinámica de todos los proyectos con los objetivos de negocio.

 Maximización del retorno de la inversión.

 Conclusiones

Una de las herramientas fundamentales para llevar la ejecución de un proyecto a

buen término, cumpliendo con los lineamientos de costos y de tiempo de ejecución, es la

planeación del mismo, la cual es una labor administrativa, Project Libre es una herramienta

muy útil para realizar esta tarea, además de sus funcionalidades, permite analizar los datos

desde diferentes puntos de vista (como costos, tiempo o tareas críticas) siempre y cuando se

organice de manera estructurada y organizada, estableciendo las tareas de cada integrante

del personal y los tiempos para realizarla.

La organización inicial del proyecto es fundamental, ya que permite realizar una

proyección bastante cercana a la realidad, lo que también a su vez permite programar los

costos del proyecto, los riesgos que se puedan presentar, cómo se va a coordinar el personal

logístico (RRHH), el manejo de la información y que las actividades se realicen con la

calidad estipulado en los tiempos proyectados, todo esto partiendo del hecho de que

siempre se debe manejar un grado de incertidumbre en cualquier proyecto.

 Bibliografía

KERZNER, Harold. Strategic Planning for Project Management using a Project

Management Maturity Model.1a Edición. New York (USA) : Jhon Wiley & Sons,

Inc 2001.

KERZNER, Harold. Using the Project Management Maturity Model. Second

Edition.Estados Unidos: Jhon Wiley & Sons, Inc 2005.

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. USA. Organizational Project Management

Maturity Model (OPM3) Knowledge Foundation.Newtown Square, Pennsylvania.

2003. 175p.

PMI (Project Management Institute), Organizational Project Management Maturity Model

(OPM3): Knowledge foundation.

Snowden, R. (2016). Modelo P3M3. Consultado el 01/11/2018 desde http://www.p3m3-

officialsite.com/P3M3Model/P3M3Model.aspx