The Art of Staying Productive Even Across Distance - En.es PDF

EL ARTE
DE seguir siendo productivo

DISTANCIA incluso a través
Técnicas sencillas para dominar la
colaboración remota
Traído a usted por

Introducción 2
En los últimos años, equipos virtuales se han convertido en una tendencia clave
en los negocios. Cada vez más empresas prefieren trabajar con sus equipos de proyectos
distribuidos en múltiples lugares cercanos o lejanos.
A pesar de las ventajas obvias, como el ahorro de tiempo de viaje diario y ser capaz de trabajar desde
cualquier lugar y momento elegido, la colaboración remota hace aparecer varios problemas de
organización como la forma de mantener el control y la sincronización con su equipo.
“Casi todos los equipos son virtuales en la actualidad. Puede haber sido un
largo tiempo desde que completó un proyecto donde todos trabajaban cara
a cara a través de todo el asunto. Se necesita una combinación bien de las
personas, la tecnología, y el proceso para obtener el valor
del trabajo virtual. Este breve libro electrónico es un gran comienzo con ejemplos del mundo real “.
Terri Griffith, profesor de Dirección,

autor de El Administrador de enchufado
¿Por qué este libro electrónico puede resultar útil?
• Se le dará una instantánea de la tendencia, con datos y cifras sobre la colaboración

remota
• Además, proporcionará una mirada en profundidad a las principales amenazas y peligros de trabajar a través
de la distancia
• Y, lo más importante, que le brazo con técnicas práctico y fácil de toimplement para
superar todas las posibles dificultades en el camino.
Por lo tanto, el cinturón de seguridad y disfrutar del viaje!
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CAPÍTULO 1
La verdad detrás de colaboración a
distancia: Datos y Estadísticas

Capítulo 1. La verdad detrás de la colaboración a distancia: resultados de la encuesta 4
Una noche varios miembros de nuestro equipo comparten el mismo sueño. Ellos vieron oficinas vacías y
enfriadores de agua con polvo o personas en los pantalones acogedoras y las personas que se enfrían en
hamacas durante las horas de trabajo por excelencia. Estas personas enfocadas, pero la sonrisa de todo el
mundo tenían una cosa en común. Estaban trabajando de forma remota. Y ellos sacudieron la misma.
Emocionado e intrigado, los miembros del equipo se despertaron y decidieron ejecutar una encuesta
independiente para ver donde las cosas realmente se destacan actualmente con el trabajo a distancia. Esta
encuesta reveló algunos puntos fascinantes, y simplemente no podía mantenerlos a nosotros mismos.
Para asegurarse de que realmente tenemos el panorama general, nos encontramos con la encuesta
Más de 1.000 participantes internacionales en representación de las organizaciones de todos los tamaños, desde
pequeñas nuevas empresas a las empresas Fortune 500.

La colaboración a distancia: estado actual
Asi que, cuán extendida es esta tendencia? Al parecer - más de nuestros oráculos del
equipo podrían imaginar.
83% de los encuestados dijeron que pasan por lo menos
una o dos horas de trabajo de forma remota todos los días.
¿Alguna vez ha comprobado en la última actualización de su proyecto mientras está acostado en la cama
por la noche, o disparar un correo electrónico importante en el camino, o, tal vez, trabajó todo el día de
forma remota desde su casa? Si su respuesta es “sí” a por lo menos una de estas preguntas, cuente usted
mismo en el mayoría se trata de trabajo a distancia al menos de vez en cuando.

La tendencia está creciendo
Tanto como el 43% informaron que hoy pasan más tiempo de trabajo de forma remota
que hace 2 o 3 años.
Fuera de más de 1000 empleados que participaron en nuestra encuesta
43% 66% 83%

43% de los encuestados trabajan de 66% cree que su oficina puede ir 83% pasan al menos una parte de la
forma remota con más frecuencia totalmente virtuales jornada de trabajo desde casa
hace más de 2-3 años en 1-5 años
Así que, ¿alguien todavía sólo funciona en la oficina?
Parece que sólo el 17% de las personas lo hacen. Teniendo en cuenta que hay ciertas industrias
donde el trabajo virtual es un reto físico - por ejemplo, con el trabajo que implican trabajo manual el
número es impresionantemente bajo!
La cuestión principal aquí es “ ¿Por qué? ”

¿Por qué los empleados trabajar de forma remota en lugar del
“modelo de oficina” clásica?
Durante más de un tercio de los encuestados, la

respuesta es - hora. El ahorro de tiempo que puede
pasar con sus amigos y seres queridos, o en
proyectos personales es lo que más importa.
Los otros beneficios son:
20%
41% Ahorrando tiempo
10%
Productividad incrementada
Otro
Centrarse en el trabajo, no en las políticas de oficina
29%

¿Qué tan importante, ¿cree que, la gente encuentra la oportunidad
de trabajar de forma remota?
¡Crucial!
89% de las personas están dispuestos a hacer algunos “sacrificios” por el bien de ser capaz de
escribir un informe mensual de la acogedora hamaca en Goa.
Fuera de más de 1000 empleados que participaron en nuestra encuesta
78%
54%
31%
25%
Aceptaría Aceptaría reducción de Sería renunciar plan de Sería renunciar a las

reducción salarial las vacaciones teléfono celular remunerado comidas gratuitas
Sin embargo, trabajar de forma remota no es todo sol y rosas. O, mejor aún - té no todo caliente y una
manta caliente. Asi que...

¿Cuáles son las principales dificultades de la
colaboración a distancia?
38% 19%
38% La falta de comunicación directa
21% accesibilidad de datos Hindered
19% de visibilidad pobre en acciones colegas
21% 22% Otros
22%
Cualquier solución por ahí?
Aparentemente sí. Para hacer frente a estos retos difíciles, la gran mayoría de los encuestados confían en
las herramientas de colaboración en línea. Específicamente, 87% piensa que las soluciones como
GoToMeeting, Wrike, etc., son de misión crítica
para la gestión de equipos a través de distancias.

Espejo, espejo en la pared, lo que está en el

futuro para todos ellos?
Nuestro estudio reveló que la colaboración a distancia tiene una posición más fuerte que uno podría
pensar. Y los encuestados espera que crezca aún más grande con el tiempo.
Vea usted mismo: uno de cada cuatro encuestados prevé su oficina va totalmente
virtual dentro de un año o dos.

¿Quién se ve afectado más?
los ejecutivos parecen ser los más involucrados con la tendencia actual de la colaboración a
distancia:
47% 50% 47%

36%
Dueños de negocios ejecutivos Los gestores Miembros del equipo
Casi el 47% de los propietarios de negocios predecir un cambio rápido a los equipos virtuales en sus
empresas. Ya que son los responsables de las decisiones reales, esto puede ser una gran señal para el gran
futuro de trabajo a distancia.

Comida para llevar:
• trabajo a distancia es ya una parte integral de los estilos de trabajo de muchas

personas;
• Los trabajadores en todos los niveles de la organización esperan una

continua expansión de la tendencia;
• Una de las más poderosas fuerzas que impulsan este avance

es el desarrollo rápido y continuo de la nube y las aplicaciones
móviles.

3
CAPITULO 2
Cómo hacer que funcione. Consejos para la

colaboración de ajuste fino
a través de distancias
Capítulo 2. Cómo hacer que funcione. Consejos para la colaboración de ajuste fino a través de distancias. 14
Las ventajas de la colaboración virtual son bastante obvias. Se da a los empleados la libertad de
elegir dónde y cómo trabajar, permite a las empresas introducir a los mejores talentos en varias
ubicaciones, e incluso contribuye a salvar el medio ambiente ya que los empleados no conducen a
trabajar. Sin embargo,
mantenimiento de un equipo virtual en sincronización a través de distancias puede ser todo un reto para
cualquier administrador.
En este capítulo, No sólo vamos a darle un arsenal de consejos y técnicas para hacer frente
a los retos de la colaboración a distancia, pero también vamos a respaldarlos con varios
estudios de casos. No se componían soluciones aquí. Sólo los que trabajan :)

Zanahoria o palo?

Capítulo 2. Cómo hacer que funcione. Consejos para la colaboración de ajuste fino a través de distancias. dieciséis
Se adhieren ruta: Establecer las reglas básicas
La primera cosa que un líder y su equipo virtual de la necesidad de sincronización, la eficiencia y el éxito
es una planta común en términos de organización del trabajo.
Manten eso en mente:
• Cuanto más grande sea el equipo virtual, menos personas tienden a comunicarse. UNA estudio
conjunto de unas pocas universidades europeas
muestra que la comunicación y la productividad general tiende a sufrir con equipos de más de 20
miembros. Para no perderse en el pozo de la falta de comunicación, asegúrese de que todos en el
equipo sigue las reglas básicas de comunicación. Ya se trate de un proceso de registro de
actualizaciones de tareas y archivos de la herramienta de gestión de tareas, o un sistema de
información en particular.
• Flexibilidad vale la pena. Un miembro del equipo podría necesitar más orientación y revisión por
pares, mientras que otro puede ser más cómodo trabajando de forma independiente. Siendo un
poco de un psicólogo es una habilidad muy útil para un jefe de proyecto y un valioso bono para los
compañeros de equipo.
Cada equipo es diferente y necesita para co-crear su propio proceso. Como se mencionó en el
administrador conectado, un libro por el prof. Terri Griffith, es importante negociar para crear un flujo
de trabajo que funcione para las personas de los involucrados.

El diablo está en los detalles
Karan Sorensen logró un proyecto de infraestructura global de Johnson & Johnson y prestado la máxima
atención al equipo reglas de comunicación . La decisión que hizo que su proyecto sea un éxito enorme era
bastante simple. Ella estudió a fondo las diferencias culturales de sus trabajadores y de las zonas de tiempo
y planeó llamadas para que coincida con los horarios de las personas (por lo que ciertas personas no fueron
despertados por las llamadas a medianoche). Los esfuerzos se vieron recompensados con creces. Sorensen
complete el proyecto dentro del presupuesto y muy por delante de su fecha límite, el ahorro de J & J más de
$ 200 millones en tres años.

camino de la zanahoria: encontrar formas de motivar a su equipo
Al parecer, es no sólo una recompensa material que importa. Nuestro estudio reciente sobre los hábitos
de trabajo demostró que es el sentido de responsabilidad
que funciona mejor para motivar a los miembros del equipo!
Para levantar el espíritu de su equipo:
• Deje que la gente toma algo de responsabilidad para el éxito del proyecto y hacen los miembros del
equipo seguro que son conscientes de la contribución de cada uno. En un equipo virtual, es más fácil
de perder adherencia de las responsabilidades de cada uno y la carga de trabajo real. Lo que podrá
compartir esta información ayuda a generar confianza entre el equipo distribuido . Así como el
establecimiento de metas y expectativas claras, asegúrese de que las funciones y responsabilidades
individuales se publican dentro del equipo.
• Destacar los logros a corto plazo en sus reuniones semanales y celebrar los hitos más
grandes a medida que se llega a ellos.
• Pensar en el envío de agradecimiento e-mails y regularmente alabar a buenos resultados - a

todos les gusta ser apreciado. Por ejemplo, Tony Hsieh, CEO de Zappos, una compañía
conocida por su cultura organizacional excepcional, envía cartas abiertas de motivación para
animar a sus empleados como parte de su “marco de la felicidad.”
• Además de la apreciación verbal, considerar ofrecer sus beneficios de los trabajadores como los cursos en
línea, el envío de un pequeño recuerdo personalizado, etc.

punta de Wrike: visualizar el progreso y responsabilidades
En Wrike , Cada vez que alguien comienza a trabajar en la tarea que se visualiza en la
actividad común Corriente (RSS). De esta manera, cada miembro del equipo puede ver lo que
otros están trabajando en este momento, obtener una mejor comprensión de la carga de
trabajo y las responsabilidades de cada uno, e incluso colaborar en la tarea dejando un
comentario derecha desde el flujo de actividad.

Comunicarse en vez de comprobar
Imaginemos dos escenarios posibles.
En la primera de ellas Pitt, un redactor trabaja de forma remota, se comunica a su jefe, Jane, sólo a
través de las actualizaciones de estado e informes. Pitt no se siente involucrado en la vida de la empresa
y en realidad no se sienta parte del equipo. Como resultado, él no es tan comprometido con el proyecto
o los objetivos.
En el segundo escenario, Jane se esfuerza al máximo para que la comunicación de Pitt con el
equipo al menos en parte, en tiempo real. Sabiendo lo importante que es para la salud operativa y
psicológica de todo el equipo, que organiza las videollamadas de Skype regulares y se asegura
Pitt se sientan incluidos en la vida cotidiana y el trabajo del grupo.
¿Qué escenario crees que podría funcionar mejor?

Comunicación interna
Sus miembros del equipo remoto se ven privados de conversaciones el agua más frías habitual que,
según los estudios de Gallup, aumentar significativamente la productividad del equipo . Por lo tanto, es
importante asegurarse de que sus colegas virtuales mantienen un diálogo constante con el resto del
equipo.
Para compensar la falta de comunicación personal, trate de organizar llamadas de vídeo informales con “enfriado
de agua virtual” , Donde los miembros de su equipo será capaz de discutir algunos aspectos personales
de sus vidas, así como cuestiones de trabajo. Algunas compañías también introducen sistemas de
compañeros y entrenador para aumentar el nivel de “relación” en el equipo.
Por supuesto, el ambiente en general dentro del equipo no depende de cada miembro del equipo, sino
como esta investigación reciente de los programas de la American Psychological Association , El líder del
equipo juega un papel especial en él. Basado en la experiencia de 40 equipos remotos globales, los
investigadores llegaron a la conclusión de que cuando el líder del equipo comunicada con frecuencia,
lo virtual miembro del equipo era mucho más probable que contribuya al equipo de toma de
decisiones.

Comunicacion externa
Veamos la colaboración remota desde otro ángulo -

la comunicación con los interesados en el proyecto. ¿Alguna vez ha experimentado que el avance
del proyecto de informes que esté en última instancia formal y seco? Los “20 tareas se completaron”
estilo. A continuación, usted probablemente sabe lo inútil y general de lo que realmente es.
Despertar su comunicación con más detalles. Por ejemplo, dar una breve visión no sólo en
lo que se logró, pero la forma; lo que se hicieron observaciones interesantes, etc. Añadir en
algunos detalles fascinantes e incluso divertido que le dará a los interesados un mejor
entendimiento del proceso y no sólo de los resultados.
punta de Wrike: La comunicación abierta
El equipo de Wrike se extiende por varias oficinas y zonas horarias. La comunicación abierta es lo que
hace que las cosas funcionan para nosotros.
Así es como nuestro vicepresidente de éxito de los clientes lo ve:
“Dentro del equipo de éxito de los clientes que llevo, estoy siempre
disponible para la discusión abierta, lluvia de ideas mejoras, y obtener
retroalimentación sobre varias ideas (crítica constructiva es bienvenida,
también!). Trabajamos muy de cerca con la ingeniería y
los departamentos de marketing. Creo que esta es una de las cosas clave que apoyan un ambiente
muy agradable y positiva dentro de la empresa “.
Nic Bryson, VP de éxito de los clientes en Wrike

Cara a cara interacción es siempre una buena

idea
Según la investigación, al menos 46% de los miembros del equipo virtual nunca han visto uno al
otro cara a cara Y el 30% sólo se reúnen una vez al año.
Aunque puede ser una cosa muy fácil costoso y no se debe hacer, cada vez que tienes la
oportunidad, organizar una reunión cara a cara equipo. En su libro,
Uniendo la fuerza de trabajo virtual, Karen Sobel Lojeski y Richard R. Reilly cuenta de que las reuniones
cara a cara puede ser especialmente importante en la etapa inicial del proyecto, cuando hay grandes
enganches que necesitan ser discutidos abiertamente, y en la presentación de los resultados a los
clientes.

Manten eso en mente:
• Es más fácil de tratar un nuevo colega a distancia como un “enemigo”. Si tiene la

oportunidad, que la reunión de abordaje cara a cara. En su libro Su cerebro en el Trabajo , David
Rock describe lo que el cerebro pasa por al conocer a una nueva persona. Se le considera un
enemigo automáticamente. Sin embargo, un simple apretón de manos, el intercambio de
nombres y discutiendo algo en común, ya sea el clima o el tráfico, es a menudo todo lo que se
necesita para hacer el cambio cerebral de “enemigo” a “amigo”.
En la situación en la que la primera reunión es virtual, es importante dejar un tiempo para
que las personas se conozcan y “relacionado.” Dé a sus compañeros de equipo la
oportunidad de intercambiar un par de fotos personales, contar un poco más sobre sí
mismos, o si sólo tiene un poco de chit-chat sobre el día en el comienzo de la llamada
introducción.
• Viajar a sus oficinas remotas contribuirá a la unión.

Hartwell del Pacífico, una empresa de reciclaje de metales global que opera en seis
ciudades diferentes en cuatro países, se le ocurrió una interesante sistema de gestión
global . Ellos crearon un equipo de gestión móvil de los miembros del comité
ejecutivo de la Sede y un director general de cada subsidiaria que se reunió
mensualmente en diferentes lugares alrededor del mundo. Esto rompió las fronteras
geográficas y psicológicas entre filiales e involucró a todos los altos directivos en un
análisis de negocio regular y rigurosa de cada operación.
• Nada une a la gente más de memorias positivas compartidas . Por lo tanto, si es posible,
organizar una excursión para todo el equipo, y asegúrese de que los miembros del equipo
remoto están allí también.

punta de Wrike: “En el aire” tiempo
En Wrike, damos un miembro de equipo en particular algún tiempo “en el aire” durante la
reunión de todas las-manos para que los colegas remotos conocer a esa persona un poco
mejor. De vez en cuando cada miembro del equipo actúa como representante del equipo en la
llamada. Esto también aumenta la “relación” y el sentido de responsabilidad general.
Mantenerlo granular
Mientras se trabaja en un equipo virtual, a menudo
es fácil quedar capturado por la sensación de “ver el
bosque y olvidar que está hecho de árboles”, como
José Ferrari pone . Es por eso que es tan importante
para abordar en primer lugar un “árbol” más pequeña o
una “rama”, es decir, una tarea que parece más
factible, y luego tratar con el trabajo restante.
Cuando la comunicación constante es imposible, el trabajo de división
en tareas más pequeñas podría ser una táctica útil.

Los beneficios:
• Es más fácil para que el trabajador entender claramente los objetivos y el resultado
esperado;
• Seguimiento de los progresos ( para los gerentes, accionistas y clientes) y presentación de informes
( para los trabajadores) se hace más fácil. Cuando los informes del equipo en un nivel más detallado,
más que en abstracto diciendo que “el 60% se ha completado,” no es necesario para ejecutar las
reuniones tan a menudo para aclarar los detalles. Usted tiene la oportunidad de recibir
retroalimentación antes de sus grupos de interés y asegurarse de que se está moviendo en la dirección
correcta.
• Cómo derrotar a un enemigo como la dilación podría ser otro de los beneficios de la
productividad de este método.

Compartir es bueno
Uno de los principales obstáculos para los equipos virtuales es difícil el acceso a la información
relevante del proyecto.
compartir es vital para la toma de flujo de trabajo transparente.
y adivina lo que hace un buen compañero de equipo virtual, de acuerdo a
La encuesta de RW CultureWizard ? Está bien. El hecho de que “Él comparte la información!”
Cuando su equipo se extiende por todo el país e incluso del mundo, se vuelve especialmente importante
mantener todos los planes y actualizaciones disponibles para otros compañeros de equipo para ver. De esta
manera, no se transmiten a través de espacios de almacenamiento personal, pero se puede acceder en tiempo
real por todos los que han impactado.
Asegúrese de encontrar un sistema adecuado que lo haría conectar todos los datos de proyecto en
conjunto ya que puede hacer el trabajo de usted y su equipo mucho más organizado y ahorrar un tiempo
valioso. Wrike , Por ejemplo, puede ayudar a reunir todos sus programas de proyectos, descripciones de
tareas y actualizaciones, incluyendo los comentarios, las últimas versiones de archivos y cambios en el
plan.

Vamos a ser creativo!
Una de las mayores ventajas de funcionamiento de un equipo virtual es la oportunidad de obtener los
mejores talentos. Ni las diferencias culturales geografía ni pueden interponerse en el camino de crear
algo grande juntos! Lo bueno de tener un equipo de difusión a través de varias zonas horarias es que
se puede construir un circuito de retroalimentación que, básicamente últimas 24 horas al día. También
podría ser la base para el aprovechamiento de la modelo de innovación abierta en su organización.
Pero, tener en cuenta siempre dejar lugar para la diversión. Después de todo, es una de las principales
razones por las que hacemos lo que hacemos, ¿verdad? :) Por ejemplo,
Los empleados de Volvo IT , Una organización con una plantilla global de más de 60.000
personas, ordenaría la entrega de alimentos a una oficina en otro país, y esto traería un
partido corto, improvisado.
Por cierto, en nuestro estudio, una buen estado de ánimo fue clasificado como el disparador de la eficiencia Nº 2, después
de un sentido de la responsabilidad. Así que dar a sus trabajadores virtuales una razón para sonreír podría pagar.
Con todo, Richard Branson, fundador de Virgin Group, lo puso en una forma muy agradable:
“Diviértete, hacer el bien, el éxito vendrá.” Firmamos debajo de ella.

Comida para llevar:
• A pesar de que los equipos remotos no tienen la oportunidad de

comunicarse directamente y discutir temas presencial cara, hay
maneras útiles para hacer su colaboración fluida y eficiente.
• Un equipo virtual puede ser en realidad no menos, e incluso a

veces más eficiente y exitosa, que uno comparte el edificio. La
virtualidad le da la oportunidad de ampliar su alcance
geográfico y talento!

Conclusión 30
Nuestro viaje ha llegado a su fin.
Esperamos que hayan disfrutado del paseo. Ahora, sólo tiene que
encontrar su propia combinación de métodos y herramientas para
conseguir el mejor de su equipo de trabajo a distancia.
Para la productividad y más allá!
Con amor, El equipo de
Wrike
Aplicación que hace que los equipos remotos eficiente!
Empiza la prueba gratuita

31
Ansiosos por aprender más?
• El pasado, presente y futuro de la colaboración a

distancia: Wrike de nueva infografía
• descansos más frías de agua virtual: el valor de la comunicación

informal en equipos remotos
• calendarios de proyectos, ruedas de hámster y superpotencia

oculto de su equipo
• 5 consejos prácticos sobre cómo hacer eficiente la colaboración virtual
• La experiencia de primera mano para tener éxito con un equipo

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La tendencia está creciendo

Fuera de más de 1000 empleados que participaron en nuestra encuesta

43% 66% 83%

Así que, ¿alguien todavía sólo funciona en la oficina?

número es impresionantemente bajo!

La cuestión principal aquí es “ ¿Por qué? ”

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¿Por qué los empleados trabajar de forma remota en lugar del

“modelo de oficina” clásica?

Durante más de un tercio de los encuestados, la

Los otros beneficios son:

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¿Cuáles son las principales dificultades de la

38% La falta de comunicación directa

21% accesibilidad de datos Hindered

19% de visibilidad pobre en acciones colegas

21% 22% Otros

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¿Quién se ve afectado más?

47% 50% 47%

Dueños de negocios ejecutivos Los gestores Miembros del equipo

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• Los trabajadores en todos los niveles de la organización esperan una

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