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26/02/2014 7-PR-015

PROCEDIMIENTO DE INSPECCIONES
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0. ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD
Fecha
Versión Naturaleza del cambio
D M A
Primer Documento.
Se asocian los formatos
9-FT-003 Inspección de Escaleras
9-FT-010 Inspección de Botiquines
9-FT-012 Inspección de Seguridad de Vehículo.
9-FT-020 Inspección de Seguridad Industrial
9-FT-021 Inspección de Extintores
1 02 07 08 9-FT-022 Informe de Inspecciones.
Se modifica el formato 9-FT-003 Inspección de Escaleras, se incluye grafica con las
partes de la escalera, de manera que se identifiquen los puntos a evaluar.
Se modifica el formato 9-FT-010 Inspección de Botiquines, ya que el actual no
ofrece inspección de los insumos, sino inventario de los mismos.
Se modifica el formato 9-FT-012 Inspección de Seguridad de Vehículo, se cambia el
ítem de autorizar o no el vehículo o la motocicleta para transitar, por el de si
requiere o no enviarse a mantenimiento.
2 22 10 08 Se modifica el formato 9-FT-012 Inspección de seguridad de vehículo, se modifica
el ítem de sistema de prevención y seguridad, documentación y aspecto mecánico.

El procedimiento 9-PR-020 es eliminado y reemplazado por el procedimiento 7-PR-

015 Procedimiento de Inspecciones.
El formato 9-FT-020 Es reemplazado por los formatos 7-FT-047, 7-FT-048, 7-FT-
049, 7-FT-050, 7-FT-051 Y 7-FT-052, dejo ser inspección de seguridad para ser
3 24 05 10 Inspección Integral
Se elimina el Formato 9-FT-022 Informe de Inspecciones
9-FT-009 Listado de Chequeo para Inspeccionar Equipo de Rescate
9-FT-011 Lista de Chequeo para Inspeccionar Equipo de Protección Contra Caídas
y Elementos de Protección Personal
Se Modifica el formato 9-FT-012 Inspección de Seguridad de Vehículo
Actualización de los nombre de los formatos 9-FT-003 Hoja de vida de escaleras, 9-FT-010
4 01 03 11 Hoja de Vida Botiquín Primeros Auxilios, 9-TF-021 Hoja de Vida Extintor, los cuales se
ajustaron para ser usados para varios meses y contribuir al ahorro del Papel.
Se incluyen la metodología de inspección para el caso específico de Lectura y Reparto
CODENSA, considerando que se requiere el uso de formatos diferentes por el tipo y numero
5 17 09 12 de actividades ejecutadas.
Se aclara la muestra de inspección para el proceso de lecturas, considerando el numero de
lecturas tomadas en el mes.
Se incluye el formato 7-FT-065 V1 ítem 5.1, Control de salida, con el fin de asegurar el buen
6 26 02 14
estado de los equipos y herramientas especificas para la labor diaria.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Coordinador General SIG HSEQ Representante SIG HSEQ Gerente General

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1. OBJETIVO

Establecer las actividades que se deben llevar a cabo para verificar que las labores realizadas se
encuentren conforme a lo establecido en el sistema de Gestión Integral HSEQ.

Describir la forma para identificar, registrar y controlar las condiciones estándares definidas de los
procedimientos, instructivos de la compañía incidan positiva o negativamente la satisfacción del
cliente, los estándares de Calidad, las directrices de Seguridad y Salud Ocupacional y el Medio
ambiente, a través del ejercicio eficaz de la inspección o supervisión al trabajo.

2. RESPONSABLES Y AUTORIDADES

Supervisores
Coordinadores de Proceso
Director de Proyecto

3. DEFINICIONES

3.1 No conformidad: Incumplimiento de un requisito

Una no conformidad puede ser una desviación de:

 Estándares, practicas, procedimientos de trabajo y requisitos legales entre otros.

 Requisitos del SIG HSEQ
 Especificaciones del cliente para la resolución de una actividad.

3.2 Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada

cuando sea apropiado por medición, ensayo/ prueba o comparación con patrones.

3.3 Inspección Planeada: Recorrido planificado, organizado y sistemático, con una periodicidad,
instrumentos y responsables determinados previamente a su realización, durante el cual se
pretende identificar condiciones subestándar.

3.4 Inspección Pre operacional: Inspecciones realizadas en forma ordenada y constante, antes
de iniciar la labor. En ellas se incluyen los reportes de condiciones subestándar, emitidos por los
trabajadores hacia sus jefes inmediatos durante su trabajo diario.

3.5 Proceso de Calificación: Proceso para demostrar la capacidad para cumplir los requisitos
especificados.

3.6 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del
tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

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3.7 Verificación: Confirmación mediante la aprobación de evidencia objetiva de que se han

cumplido los requisitos especificados.

3.8 Validación: confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido
los requisitos para una utilización o aplicación especifica prevista.

3.9 Conformidad e información ambiental: Medir el desempeño ambiental, realizar verificaciones

ambientales regulares y evaluaciones de la conformidad con los requisitos legales de la empresa.

3.10 Desempeño Ambiental: Resultados medibles del sistema de Gestión Ambiental, relativo al
control de los aspectos ambientales de la organización, basados en la política, los objetivos y metas
ambientales.

3.10 Monitoreo y medición del desempeño en seguridad y salud ocupacional: Verificación

periódica del cumplimiento del grado de cumplimiento de los objetivos ocupacionales, medidas de
desempeño de la conformidad con los programas de gestión, criterios operacionales y con la
legislación y reglamentos.

3.11 Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una o conformidad detectada u
otra situación indeseable

3.12 Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u
otra situación potencialmente deseable.

4. DESARROLLO

A través de la aplicación de las inspecciones o supervisión al trabajo se identifican las

conformidades del producto entregado al cliente por lo tanto esta se hace con base en dos
direcciones, una es la realizada diariamente por el supervisor y otra es la direccionada
específicamente por los coordinadores del Proceso.

La supervisión o inspección se hace a través del método del Muestreo, el supervisor realiza las
inspecciones de acuerdo a la Tabla de Rangos de Actividades, escogiendo la muestra que hará con
base en la tabla número 1, para el rango de actividades realizadas en todos los procesos de
DELTEC S.A.

Los tamaños de la muestra no dependen del periodo, pero se distribuye la muestra en el periodo
para lo cual debo cumplir con un número de inspecciones mensuales. Por ejemplo, si el proceso
realiza entre 151 y 300 actividades, debe realizar 142 inspecciones al mes, los cuales podrían
distribuirse en 6 inspecciones diarias.

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Rango de Actividades Tamaño de Distribucion de la muestra

Ralizadas muestra para Inspecciones Diarias Rango de Actividad
Realizadas
9 Hasta 15 12 1
16 Hasta 25 19 1 9 Hasta 15
26 Hasta 50 35 1 16 Hasta 25
51 Hasta 90 59 2 26 Hasta 50
91 Hasta 150 91 4 51 Hasta 90
151 Hasta 300 142 6 91 hasta 150
301 hasta 500 196 8
151 hasta 300
501 Hasta 1200 265 11
281 Hasta 500
1201 Hasta 3200 327 14
501 Hasta 1200
3201 Hasta 10000 363 15
10001 Hasta 18000 374 16 1201 hasta 3200
18001 Hasta 32000 378 16 3201 hasta 10000
32001 Hasta 58000 381 16 10001 hasta 1800
58001 Hasta 103000 382 16 18001 hasta 3200
103001 Hasta 333000 383 16 32001 hasta 5800
333001 en adelante 384 16 58001 hasta 1030
Tabla No.1 Tamaño de la muestra de acuerdo al número de actividades
103001 hasta 1860
Para el caso específico del proceso de lecturas, los supervisores deben garantizar que 186001
durante hasta
el 3330
333001 hasta 6000
mes se inspeccione por lo menos una vez al mes al 100% del personal a su cargo. Inspecciones
que deben ser entregadas al área de HSEQ o HSE.

Para el caso específico del proceso de ATC, los supervisores deben garantizar que durante el mes
se inspeccione por lo menos una vez al mes al 100% del personal a su cargo. Inspecciones que
deben ser entregadas al área de HSEQ o HSE, quien realiza el análisis de la información y se
implementa las acciones de Mejora.

Una vez el supervisor realiza la inspección debe calificar la inspección de acuerdo a los siguientes
criterios de aceptación:

 A: Aceptar Trabajo Inspeccionado, se acepta el trabajo inspeccionado cuando el 100% de

los ítems inspeccionados se encuentra conforme.

 R: Rechazar trabajo Inspeccionado, Se rechaza el trabajo inspeccionado cuando los ítems

inspeccionados se encuentra por debajo del 95 % conformes.

 O: Tomar acciones sobre las no conformidades encontradas en terreno (Corrección o

reparación), las cuales se registran en el espacio de observaciones. Se acepta con
condición la actividad inspeccionada cuando se encuentra entre el 95% y el 99% conformes.

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OBSERVACIONES RESULTADO

A
ACEPTADO
R
RECHAZADO

O
OBSERVACIONES
Dibujo No.1 tratamiento de las No-conformidades encontradas

La supervisión e inspección se debe realizar de acuerdo a los siguientes parámetros:

 Requerimientos del cliente.

 Criterios que puedan afectar el Sistema Integrado de Gestión HSEQ
 Reclamaciones del cliente.
 Resultados de las auditorías externas.
 Auditorias de seguimiento

5. ACTIVIDADES

Los siguientes son el tipo de inspecciones que se realizan:

TIPO DESCRIPCION
5.1 Supervisión operacional, actividades diarias
5.2 Supervisión Planeada
5.3 Supervisión Cruzada, puede ser planeada

5.1 Supervisión e Inspección operacional - diaria

El enfoque preventivo y proactivo de este procedimiento de Inspección pretende a través de las

líneas de actuación la identificación, evaluación y Control de cualquier condición que pudiera
generar incidentes y accidentes laborales, afectar la Calidad de los trabajos o impactar
negativamente el medio ambiente. Para ello la Organización presenta las siguientes actividades de
trabajo:

5.1.1 Diariamente el supervisor revisa el control de actividades diarias, donde se encuentra

relacionado el personal y la cantidad de actividades que tiene asignadas, el sitio de ubicación y tipo
de actividad a ejecutar. Planea las inspecciones que realizara el cual consiste en definir una o
varias cuadrillas (dependiendo de la ubicación, rural o urbana).

5.1.2 El supervisor informa al Coordinador a donde va a direccionar la supervisión en terreno (a

quienes) y establece el tamaño de la muestra de acuerdo a la tabla No.1 tamaño de la muestra.

5.1.3 El supervisor se desplaza a terreno ubicando al equipo de trabajo a inspeccionar y procede a

verificar el cumplimiento de sus labores ya sea durante o después del trabajo a través de los

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formatos de Inspecciones Integrales HSEQ, de acuerdo a la actividad a Inspeccionar.(7-FT-047,

048, 049, 050, 051, 052……..)

5.1.4. A diario el supervisor debe verificar la salida de sus cuadrillas de la base utilizando el formato
7-FT-065 Control de salida cuyo objetivo es garantizar que la cuadrilla tenga sus equipos y
herramientas en buen estado y cumplan con las especificaciones para la seguridad y la labor a
realizar, en caso de encontrarse anomalías se debe corregir de inmediato solicitando los cambios
de los hallazgos encontrados, lo anterior tiene aplicabilidad para el contrato Bogotá- Sabana Norte.

(La contabilización se hará de acuerdo al número de control de salidas realizadas por proceso en el
mes versus la cantidad de grupo técnico asignado al proceso teniendo en cuenta los días laborados
logrando una meta igual o superior al 90% de cumplimiento).

Control de Salida = _________Total Control Salida mes__________ * 100

Total grupo técnico del proceso * días laborados

5.1.4 Si se encuentra alguna No Conformidad al realizar la inspección, registra el NC en el formato

de inspección que aplique al proceso o actividad inspeccionada, se da el tratamiento respectivo de
acuerdo a la no conformidad encontrada, el cual puede tener los siguientes criterios:

 A: Aceptar Trabajo Inspeccionado

 R: Rechazar trabajo Inspeccionado, reportar no conformidad y dar tratamiento.
 O: Tomar acciones de sobre las no conformidades encontradas en terreno (Corrección o
reparación), las cuales se registran en el espacio de observaciones.

Posteriormente, registrarla en el formato Reporte de No conformidad SIG HSEQ 7-FT-010 de

acuerdo a la Lista de Códigos de No Conformidades 7-FT-032.

Para el proceso especifico de ATC (Atención al Cliente), se utiliza la herramienta del sistema de
Administración Comercial ya sea de propiedad del cliente o la suministrada por DELTEC S.A. El
sistema diariamente está actualizando los reportes en el SAC (Generalmente alertas), lo que
obligatoriamente se debe entrar verificar y descargar las alertas, porque de lo contrario el sistema
se vuelve lento o lo bloquea. El Sistema esta parametrizado por causales, si estos procesos siguen
en trámite, si no se resuelve al día el acumula y sistemáticamente los va generando. Esta
información se registra en el formato 4-FT-217 Planilla de Control de Procesos en Trámite en el
SAC. Las verificaciones que se realiza en calidad de ejecución e información:

 En trámite
 Ingresados por medio de solicitudes incorrectos (causales) las causales son determinadas
por el Cliente, de igual manera basadas en las establecidas por la SSPD.
 Reportes de Radicación en SAC
 Reportes de Radicación en Mercurio (Pendientes o evacuados).
 Estados de bandejas

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 Se revisa por Fechas, por observación, por punto de atención

 Verifica (Procesos pendientes de tramite)

Específicamente en el proceso de OT (oficina Telefónica) se realizan las siguientes inspecciones:

 Alerta de procesos informativos por incumplimiento en tiempo de respuesta.

 Ajuste por encima de los montos establecidos por cliente
Calidad en la atención telefónica el cual se relaciona en el 4-FT-203 Formato Monitoreo de
llamadas. Diariamente se monitorea mínimo 5 llamadas de acuerdo a lo acordado con el Cliente. Y
cada numero de proceso se le realiza una inspección dejando registrado el formato 7-FT-053
Inspecciones Integrales HSEQ Contac Center, AP, Escritos y PARE.

5.1.5 Una vez realizada la verificación e inspección, el Supervisor presenta el informe al

coordinador de las inconsistencias encontradas en terreno, con el fin de generar las acciones
correctivas o preventivas que se requieran y entrega los registros al área de Calidad, Seguridad,
Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

5.1.6 El coordinador del Proceso de acuerdo a las inspecciones realizadas en el mes halla los
indicadores Mensuales de Calidad del Proceso y los presenta al director de Proyecto y al área de
Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

Cantidad No Conformidades
Total Trabajo Revisado – En Trabajo
Calidad de la Ejecución = _____________________________________________ X 100

Total Trabajo Revisado

Total Trabajo Revisados – Cantidad No Conformidades

Calidad de la Información = _____________________________________________
En Información X 100

Total Trabajo Revisado

Cantidad No Conformidades
Total Trabajo Revisado _
En Actuación y Seguridad
Calidad de la Actuación = ______________________________________________ X 100

Total Trabajo Revisado

Cantidad No Conformidades
Total Trabajo Revisado _
Ambientales
Calidad Ambiental= ______________________________________________ X 100

Total Trabajo Revisado

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5.2 Supervisión e Inspección Programada: Estas inspecciones son realizadas por el Comité
Paritario de Salud Ocupacional, supervisor y/o el Coordinador de Calidad y Salud Ocupacional con
el objetivo de verificar el estado de los elementos, cambiar los que se requieran y suplir los
faltantes. Estas se realizan cada 3 meses de acuerdo los formatos establecidos en el cuadro
relacionado a continuación.

Se realizan los siguientes tipos de inspección programadas:

TIPO DESCRIPCION Formato

1 Inspección de Escaleras 9-FT-003
2 Lista de chequeo Equipo de Rescate 9-FT-009
3 Inspección de Botiquines de Primeros Auxilios 9-FT-010
Inspección Seguridad Orden y Limpieza: 9-FT-023
4
Evaluación SOL
5 Inspección de vehículos 9-FT-012
6 Inspección de Extintores 9-FT-021

El Director de Proyecto conjuntamente con el Coordinador de proceso, el coordinador de SySO y el

Supervisor, programan el día y las cuadrillas a las cuales realizaran la verificación e inspección y se
determina quién será el responsable de la inspección programada.

Para el caso específico de Lectura y Reparto, Proyecto CODENSA, la supervisión se realizara con
base en el tamaño de muestra de acuerdo al rango de actividades descrito en la Tabla No.1 tamaño
de la muestra de acuerdo al número de actividades. La evidencia de la inspecciones se realiza en el
formato 2-FT-11-04 Verificación de Reparto especial, 2-FT-11-05 Verificación de lecturas, 2-FT-11-
06 Verificación de Entrega de Facturas.

5.2.1 Una vez realizado esto, se procede a ejecutar la inspección a las cuadrillas en donde se
diligenciara los formatos a que den lugar según el programa y la fecha de realización. Los
formatos existentes según el tipo, ejemplo:

Hoja de vida Escaleras 9-FT-003, Inspección de Seguridad de Vehículos 9-FT-012, Hoja de

vida de botiquines 9-FT-010, Hoja de vida de extintores 9-FT-021.

5.2.2 Si en la realización de la inspección se encuentran No conformidades se procede a

diligenciar el formato Reporte de Servicio No Conforme SIG HSEQ 7-FT-010.

5.3 Inspección Pre ocupacional

5.3.1 Las personas que realizan trabajos en alturas deben inspeccionar el equipo de protección
contra caídas antes de su uso, esta inspección debe quedar registrada en el formato 9-FT-
011 Verificación condiciones de Seguridad Lista de Chequeo EPCC y EPP.
5.3.2 El equipo de rescate debe ser inspeccionado antes de su uso e incluirse en las inspecciones
programadas y registrar la inspección en el formato 9-FT-009 Listado de Chequeo para
Inspeccionar Equipo de Rescate.

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5.4 Supervisión e inspecciones Cruzadas:

Adicionalmente la empresa diseña actividades de refuerzo orientadas a fortalecer las inspecciones

a través de las siguientes estrategias:

Supervisión cruzada: Cada tres meses el coordinador del proceso o Director de proyecto debe
cambiar la supervisión al personal a cargo por la supervisión del personal a cargo del otro
supervisor, esto puede realizarse dentro de los mismos procesos o entre diferentes procesos. Esto
con el fin de aprovechar la diferencia en criterios, concepto y aprovechamiento de la verificación de
la calidad del trabajo realizado por el supervisor responsable de sus cuadrillas, además de permitir
la formación Integral de los supervisores y mejorar sus competencias.

Inspección de Directores y Coordinadores: Actividad orientada a reforzar las técnicas de

observación realizada por los directores, Ingenieros Coordinadores y/o de apoyo y los
Coordinadores de los Sistemas de Gestión.

Las Inspecciones a nivel Gerencial son delegadas por el gerente a los Directores y Coordinadores
que contemple todos los centros de trabajo para evaluar las condiciones de Seguridad, Salud
Ocupacional y Ambiente y se implemente, las inspecciones se realizan mínimo una vez cada tres
meses y estas deben quedar registradas en los formato de Inspecciones integrales que aplique de
acuerdo al proceso evaluado.

Sin embargo el gerente monitorea mes a mes las actividades realizadas en materia de SISO y GA
en los informes de gestión enviados por los directores de cada proyecto.

Inspectores por Un día: Como mecanismo de reconocimiento y aprovechando las ventajas del
cambio de roles para fortalecer la habilidad de supervisión desde otra perspectivas, se cambiará
por un día las actividades que desarrollan normalmente los equipos técnicos por el ejercicio de
supervisión de sus compañeros. Quienes realizarían este ejercicio serán en principio los que
desarrollan sus trabajos cumpliendo los más altos estándares de calidad, de seguridad y respeto
por el medio ambiente.

6. DIAGRAMAS DE FLUJO
Este numeral no requiere ser diligenciado

7. FORMATOS ASOCIADOS
7-FT-010 Reporte de Servicio No Conforme SIG HSEQ..
7-FT-032 Lista de Códigos de No Conformidades.
7-FT-047 Inspecciones Integrales HSEQ Cartera-Facturación-Recuperación de energía – Atención
al cliente Operativo
7-FT-048 Inspecciones Integrales HSEQ Obras Civiles
7-FT-049 Inspecciones Integrales HSEQ Líneas de Transmisión.
7-FT-050 Inspecciones Integrales HSEQ Subestaciones.
7-FT-051 Inspecciones Integrales HSEQ Distribución.
7-FT-052 Inspecciones Integrales HSEQ Poda.

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PROCEDIMIENTO DE INSPECCIONES
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7-FT-053 Inspecciones Integrales HSEQ Contac Center, AP, Escritos y PARE

7-FT-056 Inspecciones Integrales HSEQ Alumbrado Público
7-FT-058 Inspecciones Integrales HSEQ Atención de Emergencias
7-FT-059 Inspecciones Integrales HSEQ Mantenimiento.
7-FT-060 Inspecciones Integrales HSEQ Operaciones GAS
7-FT-061 Inspecciones Integrales HSEQ Medida Especial
7-FT-901 Inspecciones Integrales HSEQ Facturación
7-FT-065 Control de Salida
9-FT-003 Hoja de vida de Escaleras.
9-FT-009 Listado de Chequeo para Inspeccionar Equipo de Rescate
9-FT-010 Hoja de Vida Botiquín de Primeros Auxilios
9-FT-011 Verificación condiciones de Seguridad Lista de Chequeo EPCC y EPP.
9-FT-012 Inspección de Seguridad de Vehículos.
9-FT-021 Hoja de Vida de extintor
9-FT-023 Evaluación SOL

8. PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS
7-PR-005 Control y Tratamiento de Producto No Conformidades SIG HSEQ
9-PR-002 Manejo de Accidentes e Incidentes de trabajo
7-PR-006 Acciones Correctivas y Preventivas

9. LISTA DE DISTRIBUCION

CARGO
Coordinadores de proceso
Director de Proyecto
Coordinador General SIG HSEQ
10. ANEXOS
Este numeral no requiere ser diligenciado

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