Diapositiva Comunicación

Curso: Gestión de la
Comunicación
Expositor: Julio Antonio Garayar Rocha
© Pontificia Universidad Católica del Perú – Instituto para la Calidad, 2016. Todos los derechos reservados
GENERACIÓN DE
EXPECTATIVAS
LOGROS DEL CURSO

Capacidad 1:
• Reconoce los conceptos más importantes relacionados a la gestión de las
comunicaciones y su importancia en el éxito de un proyecto.
• Elabora un avance del Plan de Gestión de

las Comunicaciones.
• TRABAJO APLICATIVO 1 (70%)
• Elabora un avance de la Matriz de
• EVALUACIÓN FINAL (20%)
Comunicaciones del proyecto.
• PUNTUALIDAD (10%)
• Revisa un formato de informe de
rendimiento del proyecto.
• ASISTENCIA EN PLATAFORMA
Capacidad 2: Asiste puntualmente a clases.
(10%)
GENERACIÓN DE
EXPECTATIVAS
TEMARIO DE SESIONES
Sesión 2
• Planificación de la
Gestión de las
Comunicaciones • Gestión de las
Comunicaciones
• Control de las
Comunicaciones
Sesión 1
GENERACIÓN DE
EXPECTATIVAS
PRESENTACIÓN Y EXPECTATIVAS…
¿Qué expectativas
tengo con respecto
al curso?
¿Cuál es mi
experiencia en
comunicar avances
de proyectos?
GENERACIÓN DE
SESIÓN 1 EXPECTATIVAS
PRODUCTO ESPERADO:
Guía de Trabajo Aplicativo 1:
Plan de Gestión de las Comunicaciones y
Matriz de las Comunicaciones.
TEMARIO:
 Planificación de la Gestión de las
Comunicaciones
SABERES
¿Qué sabemos del tema?

PREVIOS
• ¿Qué es la comunicación?
• ¿Cuándo nos comunicamos y para qué?
• ¿Por qué es relevante en un proyecto?
CONFLICTO
COGNITIVO
¿Qué diferencia un proyecto que

planifica las comunicaciones
frente a otro que no lo hace?
CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA
Comunicación
Proceso donde el emisor y el receptor
establecen una conexión en un
momento y espacio determinado para
transmitir, intercambiar o compartir
ideas, información o significados
comprensibles para ambos.
CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA
Modelo básico de la comunicación
CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA
Dimensión de la comunicación
(Verbal y No-Verbal)
• Albert Mehrabian (1971)
establece que existen tres
elementos en la comunicación
interpersonal: palabras, tono vocal
(paralingüística) y movimientos
corporales (Quinésica).
• Esta es la regla de “las 3 V’s”
porque incluye elementos En un mensaje escuchado:
verbales, vocales y visuales - 50% es recordado en 1 - 2
también es conocida como la regla días.
del “7%-38%-55%” - 25% es recordado en 2
meses.
Fuente: Viyai K. Verma.. The Human Resource Skills for the Project Manager (Tomo II), pagina 19
CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA
Dimensión de la comunicación
No-Verbal (lenguaje corporal)
Lenguaje del cuerpo Interpretación
• Incertidumbre o
Señalar Agresividad riesgo
Suspirar • Agresividad
Rascarse (cabeza o cara) • Impaciencia,
aburrimiento y pena
Inclinarse (hacia delante)
• Interés
Recostarse (manos detrás • Superioridad y
de la cabeza) confianza
Cerrar puños • Expectativa
Cruzar brazos • Actitud defensiva
Sobarse (las manos)
Fuente: Viyai K. Verma.. The Human Resource Skills for the Project Manager (Tomo II), pagina 43
CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA
Comunicación No-Verbal
Autor: Teresa Baró

https://www.youtube.com/watch?v=8v-Y96bZVCo
Tema: El saludo para

cada situación.
Duración: 6 min.
Video
CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA
Barreras, Filtros y Bloqueadores de la

Comunicación
• Idioma
• Cultura
• Contenido del Mensaje
• Hostilidad
• Posición o estatus Organizacional
• Distancia
• Incorrecta Decodificación
CONSTRUCCIÓN
Escucha Activa (Receptor)

TEÓRICA
Comportamiento Verbal
• Preguntar para clarificar (retroalimentación) y juntar
información.
• Resumir entre intervalos (parafrasear)
• Pedir ejemplos.
• Conocer el sentir del que habla. (empatía)
• Interrumpir cambiando el tema de la conversación.
Comportamiento No-Verbal
• Hacer contacto visual (Oculésica) .
• Ser expresivo y estar alerta.
• Expresiones faciales (Quinésica), contacto corporal, uso de espacio
(Proxémica) y tiempo (Cronémica).
CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA
Procesos de la Gestión de la Comunicación
10.1.
10.2. 10.3.
Planificar la
Gestionar las Controlar las
Gestión de las
Comunicaciones Comunicaciones
Comunicaciones
• Permite asegurar la generación oportuna y apropiada de la

Planificación recolección, distribución, almacenamiento, recuperación y
disposición final de la información del proyecto.
Ejecución • Este proceso es el que demanda la mayor parte del tiempo
Control del director de proyectos.
• A través de este proceso se genera y mantienen las
relaciones entre los miembros del equipo.
CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA
Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Autor: León Tripp

https://www.youtube.com/watch?v=u0G8PNpBrR8
Tema: Proceso de
Creación de la Matriz de
las Comunicaciones.
Duración: 7 min.
Video
CONSTRUCCIÓN
Planificar la Gestión de las TEÓRICA
Comunicaciones
X = N(N-1) / 2
X = Número máximo de canales de comunicación
(indicador de complejidad de las comunicaciones)
N = Total número de interesados del proyecto

Análisis de
requisitos de Cantidad de canales de comunicación en
comunicaciones un equipo de 5 individuos:
Cada persona se comunica con 4
individuos: 5x4=20
Los canales son bidireccionales:
20/2 = 10 (solo se requieren la mitad)
CONSTRUCCIÓN
Planificar la Gestión de las TEÓRICA
Comunicaciones
Puntos a evaluar al momento de seleccionar la

tecnología.
• La urgencia de la necesidad de la información.
• La disponibilidad de la tecnología.
• El personal previsto para el proyecto.
Tecnología de
• La duración del proyecto.
las
comunicaciones • El entorno del proyecto. ¿físico o virtual?
• Sensibilidad y confidencialidad de la
información
CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA
Planificar la Gestión de las

Comunicaciones
Desarrollo del Plan de las Comunicaciones:

1. Determinar las necesidades de información de cada
interesado.
2. Considerar el tamaño y complejidad del proyecto.
3. Establecer la forma de comunicación
a. ¿Qué información necesita?
b. ¿Cuándo la necesita?
c. ¿Cómo se le dará la información?
d. ¿Quién le dará la información?
e. ¿Cuál será el procedimiento de escalamiento?
CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA
Planificar la Gestión de las

Comunicaciones
4. La planificación de las comunicaciones debe realizarse en

forma temprana.
5. Una inadecuada planificación puede generar los siguientes
problemas:
a. Demora en la entrega de información
b. Fuga de información sensible a personas equivocadas
c. Falta de involucramiento de los interesados
d. Conflictos
CONSTRUCCIÓN
Matriz de Comunicaciones TEÓRICA
1. Se debe tomar como base el Plan de Comunicaciones

(aspecto: interesados).
2. A partir de la necesidad de comunicación del
interesado se completa la matriz:
a. ¿Qué información se le entregará a cada
interesado? (identificar nombre específico del
documento, informe, acta, etc.)
b. ¿Quién será el responsable que genere y asegure la
entrega de la información? (definir nombre o cargo)
c. ¿Qué método de comunicación se utilizará?
d. ¿Con qué frecuencia?
e. ¿Cuál será el procedimiento de escalamiento?
TRANSFERENCIA
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
TRABAJO APLICATIVO 1:
Elabora el Plan de Gestión de las Comunicaciones y la Matriz de las
Comunicaciones.
 INDICACIONES:
 Forme equipos de trabajo. El equipo de trabajo será el
conformado para el Trabajo Integrador.
 Dialogue con su equipo de trabajo sobre la Matriz de
Comunicaciones, seleccionando cuatro interesados.
 Completen al menos 2 registros de la matriz de comunicaciones
 PRODUCTO: de acuerdo a los interesados seleccionados.
- Avance del Plan  Registren los participantes del equipo consignando sus apellidos
de Gestión de las y nombres.
Comunicaciones y  Entreguen el trabajo al culminarlo.
Matriz de las
Comunicaciones
EVALUACIÓN DEL
PRODUCTO
PRODUCTO TRABAJO APLICATIVO 1

Plan de Gestión de las Comunicaciones
PUNTAJE PUNTAJE
N° CRITERIOS DE EVALUACIÓN
MÁXIMO OBTENIDO
1. Identificar los métodos o tecnologías para 2/A
transmitir la información.
1. Establecer las personas que recibirán la 4/A
información y de los responsables de entregarla.
1. Definir la frecuencia de comunicación. 2/A
1. Identificar la información que será comunicada. 2/A
1. Identificar potenciales restricciones o 2/A

bloqueadores de la comunicación.
1. Completar al menos dos registros de la Matriz de 8/A
las Comunicaciones de acuerdo a los interesados
seleccionados.
Puntaje total: 20
FORMULACIÓN DE
CONCLUSIONES
CONCLUSIONES
1. La comunicación en el proyecto es una pieza clave

para la gestión exitosa del proyecto.
2. Requiere de mucha dedicación de tiempo, se debe

mantener una escucha activa para apoyar a una
adecuada gestión de las comunicaciones.
3. Es muy importante planificarlo en la etapa temprana

y que vaya adecuándose a los resultados, ciclo de vida
y cambios propios del proyecto.
GENERACIÓN DE
SESIÓN 2 EXPECTATIVAS
PRODUCTO ESPERADO:
Revisa un formato de informe de estado
de situación del proyecto.
TEMARIO:
Gestión de las Comunicaciones
Control de las Comunicaciones
SABERES
¿Qué sabemos del tema?

PREVIOS
• ¿Qué significa gestionar la comunicación?

• ¿Qué implica controlar la comunicación?
• ¿Qué aspectos de la comunicación
requieren una gestión?
CONFLICTO
COGNITIVO
• ¿Qué ocurriría en un proyecto en el

cual no se “gestiona” la
comunicación?
• Si se nos informa que un proyecto se

ha gestionado sin realizar un control,
¿lo creeríamos? ¿Por qué?
CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA
Gestionar las comunicaciones

Es un proceso que se ejecuta a lo largo de todo el
proyecto y consiste principalmente en ejecutar el plan
definido para la Gestión de las Comunicaciones.
Implica:
a. Crear y recolectar
b. Distribuir
c. Almacenar
d. Recuperar
e. Poner a disposición la información del proyecto
CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA
Alcances
Debe asegurar la eficacia del Plan a ejecutar y
por ello se soporta también en técnicas como:
1. Estilo de Redacción
2. Técnicas de Gestión de Reuniones
3. Técnicas de Presentación
4. Técnicas de Facilitación
5. Técnicas de Escucha
CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA
Controlar las Comunicaciones
• Proceso que monitorea y controla las

comunicaciones a lo largo del ciclo de vida
del proyecto.
• Permite asegurar un flujo óptimo de
información.
• Desencadenará una iteración permanente
con los procesos de Planificar y Gestionar.
CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA
Información del desempeño del trabajo
• Provee información para la toma de decisión

en el proyecto y es distribuida a través de los
procesos de comunicación.
• La información del desempeño del trabajo
puede ser comunicada en un informe de
desempeño del trabajo como por ejemplo un
informe de estado de situación del proyecto.
Actividad: Revisar formato de informe de estado de

situación del proyecto.
FORMULACIÓN DE
CONCLUSIONES
CONCLUSIONES
1. La Gestión de las Comunicaciones debe ser un proceso

compartido por todos los miembros del equipo, va mas allá de
solo distribuir la información relevante, se debe asegurar de
que haya sido generada de forma adecuada y además, recibida
y comprendida.
2. Requiere constante retroalimentación de los demás

procesos.
FORMULACIÓN DE
CONCLUSIONES
CONCLUSIONES
3. Todos los procesos de Comunicaciones interactúan con

procesos de otras áreas de Conocimiento ya que este proceso es
un vínculo entre ellos.
4. Demanda una gran cantidad de tiempo para el director de

proyecto y es clave en el éxito del proyecto.
5. Una buena comunicación permitirá llevar con éxito los

procesos de otras áreas de conocimiento.
FUENTES CONSULTADAS
 Project Management Institute

2013 Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos
(Guía del PMBOK®) – Quinta Edición. Penssylvania: Project
Management Institute, Inc.
 Viyai K. Verma.
1996 The Human Resource Skills for the Project Manager (Tomo II).
Penssylvania: Project Management Institute, Inc.

Diapositiva Comunicación

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Expositor: Julio Antonio Garayar Rocha

LOGROS DEL CURSO

• Elabora un avance del Plan de Gestión de

¿Qué sabemos del tema?

¿Qué diferencia un proyecto que

Modelo básico de la comunicación

Autor: Teresa Baró

Tema: El saludo para

Barreras, Filtros y Bloqueadores de la

Escucha Activa (Receptor)

Procesos de la Gestión de la Comunicación

• Permite asegurar la generación oportuna y apropiada de la

Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Autor: León Tripp

Planificar la Gestión de las TEÓRICA

N = Total número de interesados del proyecto

Planificar la Gestión de las TEÓRICA

Puntos a evaluar al momento de seleccionar la

Planificar la Gestión de las

Desarrollo del Plan de las Comunicaciones:

Planificar la Gestión de las

4. La planificación de las comunicaciones debe realizarse en

Matriz de Comunicaciones TEÓRICA

1. Se debe tomar como base el Plan de Comunicaciones

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

PRODUCTO TRABAJO APLICATIVO 1

1. Identificar la información que será comunicada. 2/A

1. Identificar potenciales restricciones o 2/A

1. La comunicación en el proyecto es una pieza clave

2. Requiere de mucha dedicación de tiempo, se debe

3. Es muy importante planificarlo en la etapa temprana

¿Qué sabemos del tema?

• ¿Qué significa gestionar la comunicación?

• ¿Qué ocurriría en un proyecto en el

• Si se nos informa que un proyecto se

Gestionar las comunicaciones

Controlar las Comunicaciones

• Proceso que monitorea y controla las

Información del desempeño del trabajo

• Provee información para la toma de decisión

Actividad: Revisar formato de informe de estado de

1. La Gestión de las Comunicaciones debe ser un proceso

2. Requiere constante retroalimentación de los demás

3. Todos los procesos de Comunicaciones interactúan con

4. Demanda una gran cantidad de tiempo para el director de

5. Una buena comunicación permitirá llevar con éxito los

 Project Management Institute

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