ACTIVIDAD SEMANA 2

En el presente informe presenta el diseño y patronaje de las actividades presentadas por la

empresa de CONFECCIONES S.A

Diseño y patronaje
Empresa: CONFECCIONES S. A

1. OBJETIVO: Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e

identificación de los documentos y registros. La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y
manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada y disponible para
su uso por parte de todos los usuarios
.
2. ALCANCE: Aplica para todos los documentos (Manuales, procedimientos, instructivos, formatos, guías,
registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el adecuado desarrollo
de los procesos. El procedimiento inicia con l identificación de la necesidad de crear o modificar un
documento y finalización con la divulgación del documento por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSBILIDAD: El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de

Trabajo y los lidere de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo:

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración del SGC en forma
coherente, congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza del servicio.

3.2 Asistente – Practicante Profesional:

El Asistente del Área – Practicante Profesional, específicamente interviene en la adecuación de la
presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.

 Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

 -Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben nuevamente.

 -Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.

 -Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la
intranet.

 -Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

 -Se socialicen los documentos.

 -Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

 -El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la
información.
  -Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.

 -Se mantenga Actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de Procesos:

Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento establecido sobre la
creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa CONFECCIONES S.A., dedicada al diseño y

manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en donde los documentos de nivel
superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.

DOCUMENTOS

POLITICA

MAPA DE
PROCESOS

PROCEDIMIEN
TO O
INSTRUCTIVOS

MANUALES O
MATRICES

PROTOCOLOS
PROGRAMAS

FORMATOS
 4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCION DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo

casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez
aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de gestión
de publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa

empleara los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3 REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades realizadas o resultados obtenidos
se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus resultados.

 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó al proceso

correspondiente.

 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos especiales) y dejado

constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital. Son registros impresos
todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y
guardados en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son, que constancia de ello y de
quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más susceptible a las modificaciones, como es el caso de los
registros guardados de forma digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso delos registros impresos y en los
registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto, garantizando que se respeten los
procedimientos y queden archivados de forma segura y de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe
garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc.
 4.3.1 LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Lo registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.
 
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta lavable.
 
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del tiempo.

 Claros: debe ser entendible para todos.

 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.

 
 Legible.
 
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se llena.

4.3.2 USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o

los resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas

5. DESCRIPCION DEL PROCESO

5.1 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

1 Líder del Elaborar borrador del documento y

proceso enviar por correo a la Directora del
Identifica necesidad de
Departamento de biblioteca con copia
creación o mejora de
al Profesional de Apoyo de corrección
documento. de estilo par su respectiva revisión.

2 Corrector de Las correcciones de ortografía y sintaxis

estilo se hacen de manera directa en la
documentación en los casos
problemáticos para la interpretación del
Revisa la adecuación de sentido el corrector enviara sugerencias
la documentación y comentarios al líder del proceso para
que intervenga en el texto antes de su
envió como versión final l Sistema de
Gestión de la Calidad.
De cualquier manera el corrector hará
llegar al líder del proceso la
documentación revisada.
3 SI Líder del En caso de requerir ajustes en partes
Modifica y envía proceso problemáticas para la interpretación el
¿La
documentació
nuevamente al líder del proceso hara las
n requiere
ajustes?
corrector modificaciones en las partes indicadas
NO por el corrector y le enviara
nuevamente el documento modificado
al corrector de estilo.
4 Líder del Enviar por correo al Coordinador de
proceso Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
con copia a la profesional de Apoyo del
Solicita y justifica F-SO-OH-12
SOLICITUD DE
SG-QHSE el formato solicitud de
creación, mejora o CREACION Y creación, mejora o anulación de
anulación de MEJORA O
documento F-SO-OH-12 junto con el
ANULACION DE
DOCUMENTO documento sometido a consideración
(Resultado de la revisión del corrector
de estilo)
5 Profesional de Revisar la solicitud y evaluar la
Apoyo SG- necesidad de crear, modificar o anular
Revisa solicitud y QHSE el documento.
verifica necesidad
Auxiliar del
SG-QHSE
6 NO Coordinador Si es una solicitud de anulación, se
del Área de registra y el proceso termina.
 Salud, Cuando se considere necesario define la
Informa al Seguridad e intervención de un experto a fin de
Aprobada líder del Higiene en el retroalimentar el documento antes de
proceso
Trabajo su aprobación final.
Según corresponda se presenta al
SI Consejo Directivo para que autorice la
creación, mejora o anulación.
7 Auxiliar del Se diligencia la parte 2 del registro
SG-QGHSE Solicitud de Creación, Mejora o
Registra Aprobación En La Solitud De Anulación del Documento F-SO-OH-12,
Creación, Mejora O Anulación De marcando la casilla de aprobado,
Documentos Diligenciando la fecha de
implementación del cambio.

8 Profesional de Para el caso de creación de documentos

Apoyo SG- se realiza la respectiva codificación y
QHSE para mejora se actualiza la versión.
Codifica y/o actualiza la versión
Auxiliar del
SG-QHSE
9 Coordinador Al editar los documentos se deben
del Área de registrar las firmas de elaboro, reviso y
Salud, aprobó, si aplica. El Coordinador del
Seguridad e Área de Salud Ocupacional informa al
Higiene en el líder sobre la aprobación del
Trabajo. documento.
Emite y Aprueba documento
Profesional de Una vez firmados los documentos se
Apoyo SG- identifican con Copia No Controlada, se
QHSE. graban en PDF (No Aplica para
formatos) y se adaptan en el aplicativo
Auxiliar del disponible.
SG-QHSE

10 Profesional de Se publican los nuevos documentos en

Apoyo SG- la Intranet.
QHSE
Retira de Intranet los
Al documento físico se le coloca el sello
documentos obsoletos
de original, se archiva en la carpeta del
proceso que corresponda y se destruye
la versión anterior.
11 Profesional de Actualizar Listado Maestro Control De
Actualiza Listado Listado Maestro Apoyo SG- Documentos F-SO-OH-13
Maestro Control de Control de QHSE.
de Documentos Documentos
Auxiliar del
SG-QHSE

12 Coordinador Se comunica al líder que el documento

del Área de se encuentra liberado y se autoriza su
Socializa con el líder del Salud, uso.
Seguridad e
proceso y/o funcionario que
Higiene en el
realizo solicitud.
Trabajo.

13 Líder del Informar los cambios de la

Aplica documento en el
proceso correspondiente
FIN
Proceso documentación a los participantes del
proceso.
Socializa el contenido de los
documentos a fin de garantizar su
debida aplicación.