CNA-PRO-001

República de Panamá
Consejo Nacional de Acreditación

Título del documento: PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

DOCUMENTOS

Información General

Codificación: CNA-PRO-001
Versión: 04
Fecha de publicación 2008-04-28
Anula a:

Autorización

Nombre Firma Fecha

Propuesto por: Anabela Lombardo
Revisado por: Francisco De La Barrera

Aprobación del Secretario Técnico:

Fecha:

Enviar preguntas a: Secretario Técnico del CNA

Teléfono: (507) 560-0715
e-mail: dinade@mici.gob.pa

El Secretario Técnico del Consejo Nacional de Acreditación mantiene copias

disponibles de este documento, impresas o en disquete.

El Consejo Nacional de Acreditación posee todos los derechos de autor de

este documento. Está prohibida la reproducción parcial o total de este
documento para su venta.

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ÍNDICE
Objeto
Alcance
Responsabilidades
Referencias documentales
Descripción:
1 Tipos de documentos manejados por el CNA
2 Estructura de documentos de acuerdo a su jerarquía
3 Codificación y aprobación de documentos
4 Revisión de los documentos y asignación de No. De versión
5 Aprobación de nuevos documentos o revisión de documentos aprobados
6 Custodia y control de los documentos
7 Difusión de documentos
8 Solicitudes
9 Control de cambios

Objeto
Este documento establece el procedimiento para el control de los documentos
utilizados por el CNA.

Alcance
Este documento se aplica a los documentos internos y externos utilizados por el
CNA, en las actividades de acreditación de Organismos de Evaluación de la
Conformidad y relacionados con el cumplimiento de los acuerdos de
reconocimiento internacionales.

Responsabilidad
La responsabilidad por el cumplimiento del presente documento es de la
Secretaría Técnica, como encargada de la documentación del CNA.

Referencias documentales
CNA-MC-009
Norma ISO 9001:2000

1. Tipos de documentos manejados por el CNA

1.1 El CNA maneja dos tipos de documentos, los cuales se clasifican en:

a. Documentos internos y,
b. documentos externos

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1.2 Los documentos internos son aquellos elaborados por el CNA, establecidos
en el manual de calidad (CNA-MC-009).

1.3 Los documentos externos, son aquellos que no pueden ser modificados por
el CNA, tales como normas técnicas, guías nacionales o internacionales, leyes o
decretos utilizados por el CNA en los procesos de acreditación o para el
cumplimiento de acuerdos nacionales o internacionales.

2. Estructura de documentos de acuerdo a su jerarquía

2.1 El CNA maneja una estructura documental Grafico 1, que en orden

descendente inicia con las Leyes y reglamentos que establecen la actividad de
acreditación; luego continúa el manual de calidad, procedimientos, criterios,

Ley, Reglamento
y Manual de
Calidad

Normas y Guía
Nacionales e
Internacionales

Procedimientos

Criterios

Publicaciones

Formularios y Registros

disposiciones y formularios.
Gráfico 1. Estructura Documental del CNA

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2.2 El CNA posee como marco Legal el Capítulo IV del Título II de la Ley 23 de
15 de julio de 1997, por la cual se aprueba el acuerdo de Marrakech, constitutivo
de la Organización Mundial del Comercio; el protocolo de adhesión de Panamá a
dicho acuerdo junto con sus anexos y lista de compromisos; se adecua la
legislación interna a la normativa internacional y se dictan otras disposiciones”.

2.3 El CNA cuenta con un reglamento establecido mediante el Decreto

Ejecutivo N° 55 de 6 de julio de 2006 “Por el cual se reglamento el Capítulo IV del
Título II de la Ley 23 de 15 de julio de 1997”.

2.4 El CNA cuenta con un Manual de calidad que contiene la política, los
objetivos de calidad, así como la descripción del sistema de calidad, las
disposiciones y requerimientos relativos a la acreditación.

2.5 El CNA cuenta con procedimientos para implementar sus programas de

acreditación, delineando los pasos y procesos que se deben seguir con el
propósito de satisfacer las normas aplicables a la acreditación, los Criterios, y
Reglamento del CNA. Las entidades solicitantes que buscan ser acreditadas por el
CNA deben conducir sus operaciones de manera que cumplan con todos los
requisitos establecidos por el CNA.

2.6 Los criterios establecen aspectos que clarifican puntos de la norma de

acreditación correspondiente, e incorpora temas relativos a leyes, regulaciones, y
aspectos técnicos que requieren cumplir los Organismos de Evaluación de la
Conformidad postulantes a una acreditación. Los Criterios, en conjunto con la
norma de acreditación correspondiente, serán la base para la acreditación de los
organismos de evaluación de la conformidad.

2.7 Las publicaciones son documentos preparados para difundir información

técnica del proceso de acreditación, para explicar sus programas a las entidades
no acreditadas, para asistir a los que quieren aplicar a la acreditación a
comprender las obligaciones de las mismas, o para ayudar a los que quieren
aplicar a tener el grado de evaluadores o para la aprobación de un Curso de
Entrenamiento.

2.8 Los formularios son documentos que presentan una serie de requisitos de
información a ser cubiertos por el solicitante, o por el CNA para determinar el
grado de cumplimiento de su sistema de gestión. Estos formularios están basados
en los criterios, procedimientos, y el reglamento del CNA. Los mismos podrán,

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según convenga, incluir anexos explicativos sobre el llenado y otros mecanismos

necesarios como la remisión, inclusión de documentos, etc.

3. Codificación y aprobación de documentos

3.1 La documentación generada es clasificada y numerada utilizando las

indicaciones establecida en la tabla 1, acompañada de tres siglas numéricas
consecutivas, iniciando en el 001.

Tabla 1: Codificación y propuesta y aprobación de documentos del CNA.

QUIEN LO
DOCUMENTO CÓDIGO QUIEN LO PROPONE
APRUEBA
Secretaría Técnica
Manual de Responsable de calidad
MC Pleno del CNA
Calidad Presidente del CNA
Consultores externos
Secretaría Técnica
Consultores externos
Reglamento CNA-REG – XXX Pleno del CNA
Miembros del Consejo
Nacional de Acreditación
Secretaría Técnica
Miembros del Comité
Procedimiento CNA-PRO – XXX Técnico S.T
Evaluadores y auditores
técnicos independientes
Secretaría Técnica
Miembros del Comité Comité de
Criterios CNA-CRI – XXX
Técnico Acreditación
Evaluadores/auditores indep.
Secretaría Técnica
Miembros del Comité
Publicaciones CNA-PUB – XXX Técnico Secretaría Técnica
Miembros del Consejo
Nacional de Acreditación
Formularios CNA-FOR – XXX Secretaría Técnica S.T.

Nota: Los contratos y certificados de acreditación entran en la categoría de formularios.

3.2 La identificación de la versión se inicia en el número 00 con la versión de

borrador. Las revisiones posteriores deben identificar al (a los) responsable (s) de
la revisión y de la aprobación de los documentos.

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4. Revisión de los documentos y asignación del No. de versión

4.1 Cuando se revisa un documento del CNA el documento completo debe ser
reimpreso. Los documentos obsoletos deben identificarse como tal y retirarse de
circulación. Si se revisa como corrección de errores, errores de trascripción o
similares, se debe mantener el mismo número de versión asignando una nueva
fecha de publicación al documento revisado.

4.2 La autorización para la publicación de los documentos revisados del CNA

sigue las mismas reglas que para la publicación de los documentos originales.

4.3 Los documentos que conforman el Manual de Calidad, los procedimientos

y los criterios, contendrán al final de los mismos, un cuadro de control de control
de cambios, en el cual se reflejaran las últimas modificaciones tanto de forma
como de fondo realizadas a los documentos.

5. Aprobación de nuevos documentos o revisión de documentos aprobados

5.1 Los nuevos documentos del CNA que se elaboran, o las revisiones que se
realicen a documentos del CNA existentes, son sometidas a la instancia
correspondiente (ver tabla1), con la justificación de la necesidad de elaborar un
nuevo documento o de revisar uno ya existente.

5.2 Una vez que el documento ha sido aprobado, la Secretaría Técnica

proceder a su publicación,

5.3 Los documentos emitidos, que no contemplen una fecha de entrada en

vigor, serán vigentes a partir de su publicación.

5.4 La asignación de responsables de firma serán definidos por el CNA, con

aprobación del pleno.

5.5 Los documentos de origen externo también serán tramitados y controlados

por la Secretaría Técnica.

6. Custodia y control de los documentos

6.1 Los documentos originales del CNA son manejados y controlados por la
Secretaría Técnica, quien es responsable de mantener una lista actualizada de
todos los documentos del CNA emitidos y controlados (CNA-FOR-008). La lista

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de control de documentos contiene como mínimo la fecha de emisión, la versión y

la fecha de vigencia de cada documento publicado por el CNA.

Nota: Si el documento no posee fecha de vigencia, se deberá interpretar que la fecha de

vigencia es igual a la fecha de publicación.

6.2 Los documentos no vigentes son archivados en carpetas, en forma

electrónica y en papel. Las carpetas electrónicas se identifican como
documentación no vigente.

6.3 Una vez aprobados los documentos, la Secretaría Técnica remite la

documentación de acuerdo a lo establecido en CNA-MC-009. Solicitando a las
áreas, el archivo y/o destrucción de la documentación fuera de vigencia.

6.4 La Secretaría Técnica solo remite al público solicitante las versiones

vigentes de los documentos aprobados, ya que solo se utiliza la carpeta de
documentos vigentes del manual de calidad.

7. Difusión de Documentos

7.1 El CNA pondrá a disposición de los interesados, documentación técnica y

normativa del proceso de acreditación, mediante los medios que se consideren
adecuados.

7.2 Solo se pueden difundir los documentos que han sido previamente
aprobados. La difusión de documentos y la actualización es responsabilidad de la
Secretaría Técnica.

8. Solicitudes

8.1 Las solicitudes con respecto a documentos del CNA se las debe referir a la
siguiente dirección:

Consejo Nacional de Acreditación – CNA

Secretaría Técnica

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9. Control de Cambios

Id.
cambio Fecha Versión Observaciones

Se eliminó del gráfico las Disposiciones, ya que

luego de evaluar el sistema documental, se
2.1 generaban confusiones entre las Disposiciones y los
Gráfico 2008-04- Criterios, por lo tanto se tomó la decisión de eliminar
03
1 25 las Disposiciones de la estructura documental del
CNA, y trabajar únicamente con criterios. Esto
implicó eliminar el punto 2.6 referente a la definición
de disposiciones.
Se modificó la Definición de criterios, ya que
anteriormente, no estaba clara la definición y no
2008-04- contemplaba aspectos relacionados con las
2.7 03
25 regulaciones locales, leyes, y temas técnicos que
deben cumplir los organismos de evaluación de la
conformidad.
2.8 2008-04- Se modificó la definición de formularios, ya que la
03
25 misma no era clara.
Se eliminó las disposiciones y a los criterios se
modificó la instancia de aprobación ya que
anteriormente se indicaba que el Pleno del CNA, era
2008-04-
Tabla 1 03 el órgano que aprobaba los criterios, sin embargo, se
25
modificó para que sea el Comité de acreditación, ya
que poseen la competencia técnica para poder dar
un mejor juicio sobre este clase de documentos.
Se agregó un nuevo punto (9) referente a la revisión
de documentos, en la cual se incorporó la tabla de
4.3 2008-04-
03 control de cambios, con el objetivo de facilitar al
25
lector las modificaciones efectuadas en los
documentos.
2008-04- Se incluyo este punto para definir la manera de
5.3 04
28 establecer la vigencia de los documentos.

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