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III
PLANIFICACION DE LA AUDITORIA
1. Generalidades 27
1.1 Definición 27
1.2 Objetivo de la planificación 27
1.3 Iniciación de la auditoría 27
1.4 Metodología de la planificación 28
2. Fases de la Planificación 29
2.1.1 Metodología 30
2.1.2 Elementos 30
2.1.3 Productos de la planificación preliminar 31
2.1.4 Desarrollo de la planificación preliminar 31
APENDICES
PLANIFICACION PRELIMINAR 41
APENDICE A:
APENDICE B :
APENDICE C:
APENDICE D:
CASO PRACTICO
2.2.1 Generalidades 83
2.2.2 Elementos 83
2.2.3 Productos de la planificación específica 84
2.2.4 Desarrollo de la planificación específica 84
APENDICES
PLANIFICACION ESPECIFICA
APENDICE A:
APENDICE B:
APENDICE C:
APENDICE D:
APENDICE E:
APENDICE F:
CASO PRACTICO
APENDICE G:
III
1. Generalidades
1.1 Definición
2. Fases de la Planificación
2.1.1 Metodología
2.1.2 Elementos
Antecedentes
Motivo de la auditoría
Objetivos de la auditoría
Alcance de la auditoría
Conocimiento de la entidad y su base legal
Principales políticas contables
Grado de confiabilidad de la información financiera
Sistemas de información computarizados
Puntos de interés para el examen
Transacciones importantes identificadas
Estado actual de los problemas observados en exámenes anteriores
Identificación de los componentes importantes a ser examinados en la
siguiente fase
Matriz de evaluación preliminar del riesgo de auditoría
Determinación de materialidad e identificación de cuentas significativas
Identificación específica de las actividades sustantivas no tomadas en
cuenta para ser evaluadas en la siguiente fase.
Por Ejemplo:
El análisis general permitirá identificar las áreas de alto riesgo que pueden
requerir mayor énfasis en auditoría, o áreas de bajo riesgo en que podemos
minimizar nuestros esfuerzos de auditoría. Así, los procedimientos analíticos
generales se diseñarán para realizar cambios importantes
esperados/inesperados, o la ausencia de cambios esperados, en los rubros o
cuentas claves de los estados financieros, indicadores, tendencias de
rentabilidad o relaciones financieras.
Entre los temas que se pueden considerar para su identificación están los
siguientes:
Divisiones importantes;
Entre los factores que deben considerarse para determinar los componentes
se inc luyen los siguientes:
Consolidaciones
FUENTES DE INFORMACIÓN
◆ Antecedentes
◆ Motivo de la auditoría
◆ Objetivos de la auditoría
◆ Alcance de la auditoría
◆ Base Legal
◆ Financiamiento
◆ Funcionarios principales
Carta de dictamen
Determinación de la materialidad
Los importes que utilizamos para MP y error tolerable (ET), afectan la naturaleza y
alcance de nuestros procedimientos de auditoría, incluyendo (1) las cuentas o grupos
de cuentas que identificamos como significativas, (2) los tamaños de nuestras
muestras.
La naturaleza de la entidad.
Sus resultados de operación.
Su posición financiera.
Algunas de las bases que se consideran para determinar la MP, tales como resultados
de operación o posición financiera, se describen más adelante, sin embargo, no son
las únicas medidas o porcentajes que se pueden usar. Otras medidas pueden ser más
apropiadas a la luz del juicio profesional en las circunstancias particulares. Si
ninguna de las bases es de importancia primaria, podremos considerar más de una de
ellas y determinar un rango dentro del cual seleccionar a la MP.
Materialidad Preliminar, basada en resultados de operación
Cuando concluimos que los resultados de operación son una base de medición
apropiada para la MP, ordinariamente utilizamos como punto de partida el cinco por
ciento de la utilidad de operaciones continuadas. La razón subyacente es que las
diferencias de auditoría inferiores al cinco por ciento frecuentemente no son
materiales. Si bien los efectos (incluyendo las posibles diferencias no detectadas),
superiores al 10% usualmente son materiales, existe un área “gris” en la que las
diferencias (incluyendo las posibles diferencias no detectadas) entre cinco y diez por
ciento pueden ser aceptables en ciertas circunstancias. Por lo tanto, podremos
incrementar este porcentaje en la medida en que se cumplan con el criterio de:
El error tolerable es un concepto que nos permite aplicar la MP a los niveles de los
saldos de cuentas individuales. Juega un papel importante en:
El importe de ET, se establece de tal manera que la probabilidad sea remota de que
el total de las diferenc ias de auditoría detectadas y no detectadas en todas las
cuentas exceda a la MP. El establecimiento del ET no es un cálculo mecánico. Así
como ejercitamos juicio al establecer MP, hacemos lo mismo al determinar ET.
Como no establecemos ET en un importe tan alto como MP, tampoco lo fijamos tan
bajo que nos lleve a sobreauditar. Por ejemplo, esto sucedería si fijásemos ET en un
importe tan bajo para cada cuenta o grupo de cuentas, que la simple suma de ellos
no excediera a la MP. Similarmente, en una cuenta o grupo de cuentas, no
distribuimos el importe de ET entre ellas de tal manera que su suma iguale al ET.
Dentro de estos dos extremos, existen varios niveles que podemos elegir para fijar
ET con relación a MP
Sin embargo, el importe del saldo de una cuenta no es el único factor que se puede
considerar como significativa, otras cuentas pueden serlo, dependiendo de la
susceptibilidad de la cuenta, o del número de las transacciones que se procesan en
ella, a errores que pudieran tener importancia en auditoría (es decir, cuentas o
grupos de cuentas con saldos inferiores al ET ordinariamente son significativos sí,
individualmente o en conjunto, pueden ser objeto de afirmación equívoca por un
importe que se aproxima o excede al ET). Por ejemplo, los saldos de las cuentas de
efectivo pueden ser pequeños, pero el volumen de sus movimientos y su
vulnerabilidad a malos manejos son tales que normalmente merecen clasificarse
como significativos.
Para algunas cuentas, cuyos saldos se aproximan o exceden al ET, cuando hemos
evaluado el control interno a nivel empresa como efectivo, podremos pensar que su
riesgo inherente es tan bajo que la cuenta puede clasificarse como “no significativa”.
A continuación se ilustra una cuenta como la indicada:
En las cuentas en que consideramos que su riesgo inherente es tan bajo que las hace
no significativas, podremos limitar nuestros procedimientos de auditoría a
procedimientos analíticos. El propósito de estos procedimientos analíticos es
satisfacernos que los números tienen sentido. Por ejemplo, en el primer caso descrito
arriba, podremos limitar nuestros procedimientos sobre propiedades, planta y equipo
a comparar los saldos al fin del año y las adiciones durante el mismo, con los saldos
del año anterior y las adiciones en el presupuesto aprobado, respectivamente, y a
comprobar el gasto por depreciación mediante un procedimiento analítico. Si, como
resultado de estos procedimientos, identificamos saldos insólitos o inesperados,
tendencias, relaciones u otros aspectos que no tienen sentido a la luz de los
resultados de los demás procedimientos de auditoría y nuestra comprensión de la
entidad, procederemos a obtener y corroborar explicaciones y, si es necesario, a
ejecutar procedimientos de auditoría adicionales.
Para las cuentas con saldos inferiores al ET, determinamos si son significativos a la
luz de su susceptibilidad a errores de importancia en auditoría, a base de los factores
de riesgo inherente que pueden afectar a las cuentas.
A menos que los factores de riesgo inherente nos lleven a otras conclusiones, las
cuentas individuales o grupos de cuentas de activo, ingresos y gastos cuyos saldos
sean inferiores al ET, y las cuentas o grupos de cuentas de pasivo que esperamos, y
en efecto sean, inferiores al ET, se clasificarían como sin significación en auditoría.
Para estas cuentas, nuestros procedimientos se limitarían a procedimientos analíticos
relativamente simples (por ejemplo, comparación de saldos a una fecha o por un
período con sus equivalentes).
Los efectos de factores externos sobre la cuenta (p. ej., las condiciones
económicas generales pueden afectar a la cobrabilidad de la cartera)
La competencia y experiencia del personal responsable de la cuenta.
Las variaciones del saldo de la cuenta (p. ej., Comparado con el saldo del año
anterior, Bienes de Larga Duración aumentaron un 35% en el año).
Se distinguirá entre las varias fuentes de información que afectan a las cuentas
significativas, porque sus componentes y los procesos contables, relacionados con
las varias fuentes son distintos y, generalmente, también es distinta la probabilidad
de errores de importancia en auditoría proveniente de los procesos relacionados.
Como resultado, nuestro enfoque de auditoría para cada una de las varias fuentes de
información que afectan a las cuentas es distinto. Por ejemplo, puesto que la
información contable rutinaria es más probable que nazca de procesos que incluyen
controles específicos, la información rutinaria en las cuentas significativas
relacionadas, generalmente es menos propicia a contener errores de importancia en
auditoría que, por ejemplo, las estimaciones contables. Las fuentes de información
se clasifican como sigue:
Procesos de estimación.
ENTIDAD
FECHA DE LA AUDITORÍA
El formulario contiene preguntas para cada uno de los cinco componentes del
control interno (es decir, el entorno de control, el proceso de evaluación de riesgo de
la entidad, las actividades de control y los procesos de información y comunicación
y de monitoreo) para la empresa en su conjunto
La importancia relativa de los factores de riesgo entre entidades, varía desde crítica
hasta insignificante. Se pueden presentar algunos factores en donde las condiciones
específicas no indican una debilidad en el control interno a nivel de la entidad o
presentan un riesgo de error material a causa de fraude. Por consiguiente, se debe
tener un adecuado juicio profesional al determinar los factores de riesgo
individualmente y en combinación. Al considerar la presencia de factores de riesgo,
determinamos si existen otros factores o controles específicos que mitigan o agravan
los factores de riesgo identificados.
Si bien una respuesta “si” a un factor de riesgo no necesariamente indica que el
control interno a nivel de las entidades es ineficaz o que existe un riesgo de error
material a causa de fraude, tal respuesta (especialmente cuando hay varias
respuestas “si”) a un factor de riesgo nos alerta y debemos darle(s) la consideración
debida.
En los casos donde un factor de riesgo no es aplicable (p. Ej., los factores de riesgo
relativos a la auditoría interna pueden no ser aplicables en entidades pequeñas),
indicar “N/A” en la columna de “No” para ese factor de riesgo.
ENTORNO DE CONTROL
Entidad u organismo:
Operaciones
- Reestructuración de la entidad.
- Pocas transacciones que tienen efecto material sobre el
desarrollo de la entidad.
Situación financiera: SI NO
Contabilidad
Las actividades de control son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar
que se cumplan con las directrices de la administración. El sistema de información,
que incluye el sistema contable, consiste en los métodos y registros establecidos
para registrar, procesar, sumarizar y reportar las transacciones de la entidad y para
mantener la contabilización de los activos, pasivos y patrimonio. La comunicación
involucra la comprensión de las funciones y responsabilidades individuales de
control interno sobre la información financiera.
Se presentan los siguientes factores de riesgo? SI NO
Proporcione información adicional sobre los factores de riesgo identificados para poder
determinar sus efectos sobre la evaluación de la eficacia (ineficacia) del control interno a
nivel de entidad y el riesgo de errores materiales a causa de fraude. Además, puede utilizar
este espacio para presentar sus comentarios sobre cualesquiera de los factores de riesgo
antes indicados que usted crea deben ser considerados.
La entidad no cuenta con una función de auditoría interna. En vista del tamaño
de la misma y teniendo en cuenta la activa participación de la gerencia, no
creemos que la carencia de la función de auditoría interna pueda tener un
efecto negativo sobre el entorno de control.
Haga sus comentarios sobre las observaciones resultantes de sus indagaciones con
ejecutivos seleccionados de la administración acerca de: (1) su comprensión del riesgo
de fraude en la entidad y (2) si tienen o no conocimiento de algún fraude (fuera de
aquello “claramente inconsecuente”) que haya sido perpetrado en la entidad.
Indique el (los) nombre (s) y cargo (s) de los integrantes de la administración con
quienes se llevó a cabo las discusiones, así como las bases para sus respuestas (p. ej.,
los procesos empleados por ellos para obtener seguridad razonable de que su
evaluación de riesgos es apropiada).
Se llevó a cabo indagaciones con los señores N.N., Administrador y J.C., Tesorero,
acerca de la comprensión del riesgo de fraude por parte de la gerencia. Se acompaña
una lista de interrogantes que se trataron durante esta discusión. La gerencia está
enterada de los factores de riesgo relacionados con aseveraciones erróneas
provenientes de información financiera fraudulenta y malversación de activos. La
gerencia considera y discute estos factores con regularidad. La discusión incluye un
estudio sobre el proceso de raciocinio de alguien que desea cometer fraude.
Indique el (los) nombre (s) y cargo (s) de los integrantes de la administración con
quienes se llevó a cabo las discusiones, así como las bases para sus respuestas (p. ej.,
los procesos empleados por ellos para obtener seguridad razonable de que no existen
casos importantes de fraude fuera de aquellos que ya han mencionado).
Se llevaron a cabo indagaciones con los señores Gerente y Tesorero, acerca del
conocimiento de la gerencia sobre fraude. No se han descubierto incidentes de fraude en
la entidad durante los últimos cinco años. La gerencia tiene establecido un estricto
proceso de revisión de presupuesto e informes, específicamente diseñado para
identificar
y tratar anomalías y/o casos insólitos.
Describa cualquier programa (no mencionado en este cuestionario) utilizado por la
entidad, que contenga medidas para prevenir, impedir y detectar el fraude. Si existe
un programa así, interrogar a las personas que lo supervisan acerca de si tal
programa ha identificado algún fraude o factores de riesgo de fraude.
RESUMEN CONCLUSIONES
Con respecto a los factores de riesgo que se hayan identificado, describa los controles
y/u otros factores relativos a la entidad, que bien pueden mitigar o agravar tales
factores de riesgo identificados y describa los efectos resultantes de los factores de
riesgo sobre nuestra evaluación del control interno a nivel de entidad y el riesgo de
errores materiales a causa de fraude:
1. Antecedentes
CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES
DE INFORMES EMITIDOS POR LA AUI 95-01-02/97-06-30 AUDITORIA INTERNA
2. Motivo de la auditoría
Alcance de la auditoría
La auditoría a los estados financieros del Ministerio “XYZ”, se realizará por los
ejercicios económicos períodos terminados al 31 de diciembre de 1998 y 1997.
Código de Menores.
Ley de Defensa Contra Incendios.
Ley de Cooperativas.
Ley del Minusválido.
Ley del Anciano.
NIVEL EJECUTIVO
Despacho del Ministro
Subsecretaría “A”
Subsecretaría “B”
Subsecretaría “C”
Subsecretaría “D”
NIVEL ASESOR
Auditoría Interna
Dirección de Asesoría Jurídica
Dirección de Planificación
Dirección de Comunicación Social
Dirección de Planeamiento de Seguridad
Consejo Nacional de Menores
Comité de Contrataciones
NIVEL OPERATIVO
Dirección Técnica
Dependencias Regionales
Dirección Provincial de El Oro
Dirección Provincial de Manabí
Dirección Provincial de Esmeraldas
Dirección Provincial de Chimborazo
Entidades Adscritas
Cuerpos de Bomberos del País
Instituto Nacional de Investigaciones
5.4 Objetivos de la entidad
Cuenta con una unidad ejecutora del Norte y entidades adscritas, como los
Cuerpos de Bomberos y el Instituto Nacional de Investigación.
En millones de sucres
Se detallará en ANEXO.
CUENTA ÚNICA X X X X
CUENTA ESPECIAL X X
F.O.N.E.N. X X
A.I.D. X X
Los Estados de Situación Financiera y de Resultados son elaborados a base de la
Hoja de trabajo preparada para cada actividad, saldos que son consolidados, en el
año 1997 de manera total, y en 1998 no se consideró los denominados F.O.N.E.N. y
A.I.D.
FONEN Y AID: Saldos que según Decreto Ejecutivo el Ministerio en 1988 recibió
de la Unidad Ejecutora dependiente de la Presidencia de la República, los mismos
que se vienen arrastrando desde la fecha de recepción.
Archivos inadecuados.
Falta de registro, control, depósito intacto y oportuno de recaudaciones.
Operaciones sin documentación sustentatoria.
Adquisición de bienes sin partida presupuestaria.
Administración de bienes sin control.
Falta de constataciones físicas de bienes.
Ausencia de actas de entrega recepción de bienes.
Registros contables desactualizados.
Pagos efectuados en exceso.
Selección de personal sin reunir requisitos para el cargo a desempeñar en la
Dirección Nacional de Cooperativas. y Trámite de certificaciones atendidas
en forma inoportuna.
Auditorías externas a Cooperativas asignadas a determinado grupo de
profesionales.
Falta de reglamentación para la ejecución de fiscalizaciones a Cooperativas.
Capacitación cooperativa sin coordinación entre el Consejo Cooperativo y
Dirección Nacional de Cooperativas.
1 Equipo DTK 486, modelo KEN2000 de 34 MHZ Ubicado en el Centro de Computo utilizado
de velocidad, disco duro de 560MB de memoria. en la elaboración de las nóminas.
1 de diciembre de 1999
Elaborado por: