Biblioteca Electrónica de Ciencia y Tecnología

Procedimiento para la Evaluación de

Fuentes de Información
Susceptibles de ser suscriptas

Documento producido por la Secretaría Ejecutiva:

Lic. Mariana de Tezanos y Srta. Paola A. Azrilevich.

A) Introducción

La Biblioteca Electrónica de Ciencia y Tecnología (BECyT) fue creada en el año 2002

con el fin de satisfacer las necesidades de información de la comunidad científica
argentina, en momentos en que el país atravesaba una profunda crisis económica
que atentó contra el acceso y la continuidad de las suscripciones por parte de las
instituciones del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (SNCTI).

La BECyT es una biblioteca sin colección física a la que se accede íntegramente por
Internet. Por esa vía, pone a disposición de sus usuarios textos completos de
artículos de publicaciones científico-técnicas en las diversas áreas del conocimiento,
bases de datos referenciales y de resúmenes, información bibliográfica relevante y
facilita el acceso hacia portales y publicaciones de Acceso Abierto tanto nacionales
como internacionales. Permite, además, la localización de los artículos publicados,
divulga las novedades que se producen en el ámbito de las bibliotecas del Consorcio
y de sus proveedores, atiende las consultas de los usuarios, genera estadísticas
para evaluar su utilización y promueve la capacitación tanto de los responsables de
la Biblioteca en los nodos (Coordinadores) como de sus destinatarios finales
(comunidad científica).

En tal sentido, son sus usuarios los integrantes de los organismos que conforman el
SNCTI, a saber: Coordinadores Institucionales (generales y técnicos),
Investigadores y Tecnólogos, Becarios de Postgrado, Profesionales y Técnicos,
Docentes y Alumnos Universitarios.

A fin de cumplir su misión, la Biblioteca cuenta con un Consejo Asesor que colabora
con el MINCyT en definir el contenido del portal, formulando propuestas respecto de
la inclusión o eliminación de los títulos y bases de datos de la biblioteca que se
estimen pertinentes. Este Consejo Asesor está conformado por investigadores,
bibliotecarios y otros profesionales de las instituciones nucleadas en el Consejo
Interinstitucional de Ciencia y Tecnología (CICYT) que representa a los organismos
de ciencia y técnica y a las universidades nacionales.

B) Tipología de las posibles fuentes de información a suscribir

Dentro de las posibles fuentes a ser suscriptas por la Biblioteca Electrónica de

Ciencia y Tecnología, se encuentran:

1. Publicaciones en serie en formato electrónico de texto completo

2. Obras monográficas en formato electrónico de texto completo
3. Bases de datos
a) De texto completo
b) Referenciales
c) Mixtas

Una publicación en serie (revista o journal por ejemplo), tal como define la
Norma ISO 3297, es una “publicación en cualquier medio, editada en partes
sucesivas que tiene usualmente designaciones numéricas o cronológicas, y
concebida para ser publicada indefinidamente”. En el caso de la BECyT, las
publicaciones a suscribir deberán ser publicadas electrónicamente y ser accesibles a
través de Internet.

Por obras monográficas se entiende a aquellas publicaciones que son obras

completas en una única pieza física o que están compuestas por un número finito
de piezas. A su vez, la obra monográfica puede pertenecer a un documento mayor
(colección o serie monográfica). En el caso de la Biblioteca Electrónica, las obras de
este tipo a suscribir deberán ser publicadas electrónicamente y ser accesibles a
través de Internet.

Las bases de datos forman parte de los denominados recursos integrados, es

decir que son actualizados a través de modificaciones que se incorporan al conjunto
de manera discreta, sin afectar a la totalidad del mismo. (ISO 3297 (E), Manual
ISSN, 2009). Estas bases de datos podrán ser:
• De texto completo: aquellas que permiten acceder al texto completo de
todos los artículos de revistas, libros y demás documentos que contienen,
además, la referencia bibliográfica y el resumen.
 • Referenciales: ofrecen la referencia bibliográfica y el resumen de los
artículos de revistas, libros y demás documentos que contienen.
• Mixtas: resultan de una combinación de las anteriores y no siempre dan
acceso al objeto digital.

En todos los casos, su acceso deberá ser a través de Internet.

C) Objetivo del procedimiento

Como toda Biblioteca, la BECyT también aspira a crecer en cantidad de colecciones

y títulos, pero al mismo tiempo requiere que el volumen de su acervo crezca con
criterios técnicos consensuados con su Consejo Asesor, de modo de dotar de
máxima racionalidad y eficiencia a la toma de decisiones.
En esa dirección, este procedimiento fue elaborado con el objetivo de sistematizar
la información necesaria en el proceso de evaluación y selección de las distintas
fuentes de información susceptibles de ser suscriptas por la Biblioteca Electrónica
de Ciencia y Tecnología en los sucesivos períodos de contratación, de acuerdo con
la partida presupuestaria asignada por el Tesoro Nacional.
A través de un conjunto de pautas, el procedimiento señala la información que debe
procurar y generar cada uno de los actores involucrados (Proveedores, Secretaría
Ejecutiva de la Biblioteca, Consejo Asesor y evaluadores seleccionados),
constituyéndose por ende, en una guía para quienes intervienen en dicho proceso.

D) Información a solicitar al potencial proveedor y/o del nuevo producto.

Todo editor/proveedor que presente un nuevo producto, colección o servicio,
deberá proporcionar la información correspondiente a la fuente de información en
cuestión, completando el siguiente formulario con antelación a cualquier reunión
y/o demostración por parte del editor/proveedor:

Nombre del producto

1
ofrecido
2 Editorial / Empresa

Revista electrónica

Base de datos de texto completo

Base de datos referencial
3 Tipo

Base de datos mixta

Libros electrónicos

Otros: ……..

Tipo de documentos
4 incluidos. Indique cantidades
y porcentajes.
5 Tipo de Empresa
6 Titularidad del contenido
Editoriales que publican
7
los contenidos incluidos
Idioma/s en que está
8 disponible la plataforma
(base de datos)
9 Perfil de usuarios
Grado de exclusividad del
10
producto comercializado
Representación en el país:
11
Si/no, dónde
12 Cartera de clientes
13 Cobertura temática
14 Acceso temático
15 Indización
Tesauro o lenguaje
16
controlado
17 Descripción de contenido
18 Cobertura cronológica

Libros Cantidad:… / …%

Actas de conferencias Cantidad:… / …%

Publicaciones periódicas Cantidad:… / …%

Artículos de publicaciones periódicas
Cantidad:… / …%

Tesis Cantidad:… / …%

Informes Cantidad:… / …%

Divulgación Cantidad:… / …%

Otros: …….. Cantidad:… / …%
Editora / Agregadora / Intermediaria, etc…
Indique si el contenido es de edición propia, de
editoriales, asociaciones profesionales, etc.
Si/no, dónde
Consorcios y universidades más importantes
que contratan sus productos / servicios.
Indique en qué esquema se basa el acceso
temático, si es adoptado –en cuyo caso
indique de quién- o si es propio
Indique qué tipo de contenido se indiza
Indique si utilizan algún Tesauro y en ese
caso, cuál.
Indique quiénes realizan esta tarea
(especialistas, bibliotecarios, otros), qué
criterio siguen y si se asignan términos tanto
amplios como específicos.
REVISTAS: Indique el porcentaje de títulos
iniciados con una antigüedad entre:

1 y 10 años …%

11 y 20 …%

21 y 30 …%

31 y 40 …%

más de 40…%
 OBRAS MONOGRÁFICAS: Indique el porcentaje
de obras monográficas publicadas con una
antigüedad entre:

1 y 10 años …%

11 y 20 …%

21 y 30 …%

31 y 40 …%

más de 40…%

19 Cobertura geográfica

Lengua del material

20
incluido

Actualización de los Complete en caso de tratarse de una BD

21
registros referencial o mixta.

Formato de visualización y
22 descarga de los textos
completos

Criterios de selección de Mencione los principales criterios de selección

23
documentos que se utilizan.

Indique el porcentaje de revistas incluidas

sobre el total de la base de datos, que cuenta
con sistema de arbitraje.
……%
24 Revisión por pares
¿Quiénes realizan esa evaluación?
.........................

En caso de tratarse de una base de datos de

publicaciones periódicas, indique sobre el total,
cual es el porcentaje de revistas incluidas en el
25 Revistas incluidas en el ISI
ISI.
……%

Indique si hay contenido con período de

Disponibilidad del
embargo para su acceso. De ser así, cuál es el
26 contenido / Período de
porcentaje sobre el total y el tiempo promedio
embargo
del mismo.

Porcentaje sobre el total

de títulos de colecciones
27
periódicas en curso de
publicación

Indique si incluye documentos del tipo “Open

28 Open Access Access” y en ese caso, si son o no de edición
propia.

29 Periodicidad
30 Cambios de títulos
31 Material no suscripto
32 Material retirado
33 Archivos de respaldo
34 Flexibilidad de suscripción
35 Acceso Perpetuo
Comunicación formal de
36
cambios importantes
37 Reportes estadísticos
38 Metadatos
39 Metabuscadores
Comente las políticas editoriales acerca del
Acceso Abierto y su posición sobre la
publicación en repositorios de los artículos
publicados en sus revistas.
Complete en caso de tratarse de una revista.
En caso de haber cambios de títulos en las
colecciones antes de finalizado el período de
contratación ¿cuál es la política de la empresa?
¿Se da acceso al nuevo título de manera
automática?
¿Existe la opción de compra o acceso a
documentos no suscriptos, pero recuperados
en las búsquedas?
En caso de retirar material suscripto, ¿cuál es
la política respecto de los períodos abonados?
A pedido del suscriptor ¿se entregan los
Objetos Digitales en formato .PDF, con sus
respectivos metadatos y en alguna convención
que permita reconstruir el vínculo entre
ambos?
Indique si es posible seleccionar los títulos a
suscribir o si se trata de colecciones cerradas.
Indique si garantiza el acceso perpetuo al
material suscripto
Indique si la empresa realiza comunicaciones
formales cuando suceden cambios tales como
baja o alta de títulos u otros.
Indique qué formatos de reportes estadísticos
brindan y si estos incluyen COUNTER,
¿Brinda acceso a las estadísticas vía el
protocolo de transferencia SUSHI?
Indique el esquema utilizado. A pedido del
suscriptor ¿se entregan los registros de
contenido en formato MARC21, Dublin Core,
MODE, etc?
¿Es posible realizar búsquedas a través de un
metabuscador? ¿La empresa tiene alguna
limitación al respecto?
 Indique si se ofrece capacitaciones (virtuales,
40 Orientación al usuario presenciales); si hay guías y manuales de uso
disponibles, etc. y en qué idiomas.

Adjunta información extra Adjunte a la presente planilla tanta

41
/ Folletería documentación como considere necesario.

42 Otras herramientas Indique qué otros recursos ofrece el producto

43 Sitio web

Indique si es posible la habilitación de trials.

De ser así, la habilitación será solicitada por la
44 Demo / Trial
Secretaría Ejecutiva de la Biblioteca al
momento de hacer la evaluación.

E) Procesamiento de la información por parte de la Secretaría Ejecutiva

De encontrarse un interés genuino respecto de la fuente presentada en función de
la información proporcionada por el proveedor, se concertarán reuniones y se
solicitarán las habilitaciones de trials o demos necesarias.
La Secretaría Ejecutiva de la BECyT, al mismo tiempo que los evaluadores externos,
realizará una evaluación técnica del producto, relevando características
bibliotecológicas y comparando con el acervo vigente, analizando los siguientes
aspectos:

1 Nombre del producto

2 Editorial / Empresa
Reputación del editor / los
3
editores

Revista electrónica

Base de datos de texto completo

Base de datos referencial
4 Tipo

Base de datos mixta

Libros electrónicos

Otros: ……..

Libros Cantidad

Actas de conferencias Cantidad

Publicaciones periódicas Cantidad

Artículos de publicaciones periódicas
Tipo de documentos incluidos
5 Cantidad

Tesis Cantidad

Informes Cantidad

Divulgación Cantidad

Otros
6 Perfil de usuarios
7 Índices
8 Búsquedas Tipos y principales características
Campos disponibles para ¿En que campos? ¿En todo el texto
9
realizar búsquedas completo?
(Sólo full text, arbitrados, suscriptos, año
10 Filtros
de edición, temática, etc.)
¿Son de utilidad para mejorar, refinar,
11 Palabras claves
acotar una búsqueda?
12 Acceso temático ¿Organización y jerarquías adecuadas?
13 Browser
¿Permite acceder a documentos citados en
Referencias cruzadas por las referencias Bibliográficas? ¿Permite el
14
medio de links acceso a documentos contenidos en la
misma base de datos u open access?
15 Ayudas en línea
16 Visualización de resultados Opciones y formatos
17 Exportación de resultados Opciones y formatos
Indique si contribuye al equilibrio de la
18 Contribución colección actual de la Biblioteca, la refuerza
o se contrapone.
Solapamiento con otras
19
fuentes suscriptas
Diferencias y similitudes con
20
otras BD de la especialidad

21 Estadísticas
Exportación de registros con
22
formatos normalizados
Normalización de las
23
referencias bibliográficas
24 Navegabilidad
25 Servicios al usuario
26 Ayudas y guías al usuario
Utilidad e interés en otros servicios
brindados por el proveedor (registro,
27 Servicios de valor agregado
acceso remoto, alertas, personalización del
sitio, etc.)

Cuál es su opinión acerca de la calidad del

28 Calidad de contenido
contenido

29 Observaciones
F) Del informe del Evaluador Externo

Con el fin de obtener una opinión externa, se seleccionará especialistas en la/s

materias cubiertas por el producto a ser evaluado, que cuenten con el aval del
Consejo Asesor de la Biblioteca. La cantidad de evaluadores a ser seleccionados en
cada caso dependerá de la naturaleza y cobertura temática del producto a evaluar.

Una vez elegidos se hará entrega a los evaluadores de nombres de usuarios y

contraseñas para acceder a los trials / demos, junto con indicaciones acerca del
plazo para evaluar el producto y de la información requerida. En tal sentido, se
presenta la siguiente planilla que contiene los aspectos a ser considerados en el
examen que realicen los evaluadores:

1 Nombre del producto

2 Editorial / Empresa
Tipo
3
Indique si usted ya posee
4
acceso a la fuente de
información evaluada y/o si
ya la ha utilizado
Reputación del editor / los
5
editores
Reputación de los autores,
6
compiladores y colaboradores
7 Acceso a la información
8 Búsqueda

Revista electrónica

Base de datos de texto completo

Base de datos referencial

Base de datos mixta

Libros electrónicos

Otros: ……..

Sí, tengo acceso.

Tuve acceso hace un tiempo atrás pero
ahora no.

No, nunca tuve acceso.
¿Conoce usted al editor? ¿Qué opinión le
merece?
Indique si encontró diversas maneras de
acceder a la información buscada y si esas
maneras le resultaron sencillas de utilizar,
ya sea a través del buscador con sus
distintas opciones de búsqueda, la
navegación por revistas y tablas de
contenido, el acceso por áreas temáticas,
etc. En el caso de utilizar el acceso a través
del índice temático ¿le resultó adecuada su
organización y estructura jerárquica?
Al realizar las búsquedas, ¿tuvo alguna
dificultad? ¿Pudo combinar diferentes
términos / criterios? ¿Para llegar a obtener
la información que buscaba necesitó
realizar más de una búsqueda? ¿Pudo
trabajar sobre la misma para acotarla y
llegar a los documentos deseados?
¿Considera que el tiempo empleado fue el
 adecuado?
¿Utilizó las ayudas en línea? ¿Obtuvo
distintos resultados usando los diferentes
modos de búsqueda?
¿Le fueron de utilidad para mejorar,
9 Palabras claves
refinar, acotar una búsqueda?
¿El vocabulario empleado es acorde a la
10 Vocabulario
especialidad?
¿Le resultó clara la visualización de los
11 Presentación de resultados resultados? ¿Y el acceso a los documentos
en texto completo?
Indique si los resultados obtenidos fueron
12 Relevancia de los resultados
relevantes
¿Cuál es su opinión acerca de la calidad del
13 Calidad de contenido
contenido?
Utilidad e interés en otros servicios
Valor agregado de la base de brindados por el proveedor (registro,
14
datos acceso remoto, alertas, personalización del
sitio, etc.)
Indique si conoce otras bases de datos
Comparación con otras bases
15 similares y enumérelas. Si tuviera que
de datos
elegir una ¿cuál seleccionaría y por qué?
16 Observaciones

Una vez reunida toda la información, la Secretaría Ejecutiva elaborará un informe

para ser presentado ante el Consejo Asesor de la BECyT a fin de que éste pueda
analizarlo y elevar su recomendación a la Subsecretaría de Coordinación
Institucional de suscripción o no del producto en cuestión.

Secretaría Ejecutiva
Marzo 2010

Bibliografía

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