Presentación Semana 3 SIG 1072 - Tema 4 Planificación y Preparación de La Auditoría

PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS DE LOS SISTEMAS
DE GESTIÓN ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 Y SGE 21
Dr. Francisco Javier Flor Montalvo
Tercera sesión presencial - Semanas 6 y 7

Planificación y preparación de la auditoría
Índice
► Consideraciones Iniciales
► Gestión del programa de auditoría
► Determinación del alcance, objetivos y criterios de la auditoría
► Designación del jefe de auditoría y su equipo
► Estudio de la documentación relevante
► Determinación del plan de auditoría
► Preparación de cuestionarios o check-list
► Registro de hallazgos en la auditoría
► Ruegos y preguntas
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Consideraciones Iniciales (I)
► El objetivo de este tema consiste en conocer las normas y
metologías que se deben tener en cuenta para la preparación y
planificación de auditorías.
► Para ello, consideraremos los diferentes pasos a dar para la

preparación y planificación de las auditorías y que haremos coincidir
con los capítulos de esta presentación:
❑ Gestión de un programa de auditoría.
❑ Determinación del alcance, objetivos y criterios de la auditoría.
❑ Designación de los miembros del equipo auditor.
❑ Estudio de la información documentada relevante.
❑ Determinación del plan de auditoría.
❑ Preparación de cuestionarios o check-list.
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Índice
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Gestión del programa de auditoría (I)
► Programa de auditoría: determinación del alcance, objetivos y criterios
de la auditoría que se quieren llevar a cabo en una organización ya
sea de uno o varios sistemas de gestión.
► El contenido del programa debe incluir:
❑ Objetivos para el programa de auditoría.
❑ Riesgos y oportunidades relacionados con el contexto del auditado y
asociados al programa de auditoría.
❑ Alcance.
❑ Programación de la auditoría (número, duración y frecuencia).
❑ Tipo de auditoría.
❑ Procesos del programa de auditoría (programación y coordinación,
objetivos, métodos,…).
❑ Criterios de auditoría.
❑ Métodos de auditoría.
❑ Selección del equipo.
❑ Recursos.
❑ Otra información documentada relevante (resultados de auditorías
internas y externas, revisiones por la dirección,…).
❑ Otros factores.
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Gestión del programa de auditoría (II)
► A continuación vamos a profundizar en algunos de los puntos incluidos
en el contenido del programa.
► Objetivos
❑ Necesidades y expectativas de las partes autorizadas.
❑ Características y requisitos de los procesos y productos.
❑ Productos y procesos.
❑ Requisitos de las normas de S.G.
❑ Nivel de madurez del S.G.
❑ Ocurrencia de no conformidades y quejas.
❑ Nivel de desempeño del auditado.
❑ Riesgos y oportunidades para el auditado.
❑ Resultados de anteriores auditorías.
► Extensión del programa

❑ Tamaño, complejidad y naturaleza de la organización.
❑ Tipo de riesgos y oportunidades.
❑ Nivel de maduración del sistema de gestión a auditar.
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Gestión del programa de auditoría (III)
► Seguimiento y evaluación del programa de auditoría: confirmará que
se han cumplido los objetivos.
► La actualización y revisión del programa de auditoría se realizará en
función de lo siguiente:
❑ Los hallazgos de auditoría.
❑ El nivel evidenciado de eficacia y nivel de madurez del sistema de
gestión
❑ auditado.
❑ La eficacia del programa de auditoría.
❑ El alcance de la auditoría o del programa de auditoría.
❑ Cambios en el sistema de gestión auditado.
❑ Cambios en las normas, en los requisitos legales, contractuales o
cualquier requisito que le aplique a la organización.
❑ Cambio de proveedor.
❑ Conflictos de interés identificados.
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Gestión del programa de auditoría (IV)
Formato ejemplo del programa de auditoría
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Índice
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Determinación del alcance, objetivos y criterios de
la auditoría (I)
► La determinación del alcance, objetivos y criterios es el primer paso de
la auditoría.
► Alcance
❑ Debe incluir el programa de auditoría que hayan pactado la organización
auditada y el equipo auditor.
❑ Debe incluir los límites de la auditoría, la duración, el lugar, las actividades
y los procesos a auditar así como la temporalización de la auditoría.
❑ Dependerá del tipo de auditoría. Las
podremos clasificar en auditoría
interna o externa de segunda o
tercera parte así como también en
auditorías del S.G. (calidad,
medioambiental, seguridad y salud,
SGE21,…), auditorías de proceso,
auditorías de producto o auditorías
de servicio.
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Determinación del alcance, objetivos y criterios de
la auditoría (II)
► Periodicidad
❑ No es fija e inamovible.
❑ En el caso de la obtención de certificación, se realizarán
habitualmente cada tres años.
❑ En el caso de auditorías de renovación o seguimiento, se realizarán
habitualmente cada año o, en ocasiones, cada 6 meses.
► Objetivos de la auditoría
Fines que la organización o quien contrata la auditoría, en su caso, persigue conseguir
tras la finalización de la misma. Algunos fines posibles son:
❑ Determinar la conformidad de elementos del sistema con los requisitos.
❑ Evaluar la eficacia del sistema para alcanzar objetivos.
❑ Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su sistema.
❑ Hacer que se cumplan los requisitos legales, reglamentarios...
❑ Realizar un seguimiento sobre la capacidad del S.G. para cumplir los
objetivos y abordar los riesgos y oportunidades.
❑ Permitir la inscripción del sistema del organismo auditado en un registro.
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Índice
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Designación del jefe de auditoría y su equipo (I)
► Segundo paso para la planificación y preparación de la auditoría.
► Norma ISO 19011 → carácter voluntario → capítulo 7 → describe la
nivel de competencia requerido para los miembros del equipo auditor, así como
los procesos de selección de los mismos.
► Para la decisión del número de auditores y su cualificación tendremos
en cuenta lo siguiente:
❑ Alcance de la auditoría (si se audita un solo S.G. o un sistema
integrado. Si se trata de una auditoría parcial de la organización o de
toda la organización).
❑ Los métodos de auditoría que se han seleccionado.
❑ Competencia del equipo auditor para conseguir los objetivos de la
auditoría.
❑ Objetivos, el alcance, los criterios y la duración prevista de la auditoría.
❑ Requisitos normativos y/o de certificación.
❑ La objetividad (autonomía e independencia del equipo auditor evitando
conflictos de intereses).
❑ Capacidad de trabajo en equipo del equipo auditor tanto interna como
externa).
❑ Idioma de la auditoría y características sociales y culturales del
auditado.
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Designación del jefe de auditoría y su equipo (II)
► Para asegurar la competencia del equipo auditor tendremos en cuenta
lo siguiente:
❑ Conocimientos y habilidades necesarios para alcanzar los objetivos
perseguidos por la auditoría.
❑ Quién formarán parte del equipo auditor y qué habilidades y
conocimientos se les requieren (teniendo en cuenta que pueden
incluirse expertos técnicos para suplir las deficiencias del equipo
auditor si resulta necesario).
► Asimismo tendremos en cuenta que los auditores en formación
pueden ser incluidos en el equipo auditor pero no pueden auditar sin
supervisión.
► Por otro lado, en caso de conflicto de intereses, podrá realizarse una
sustitución en el equipo auditor.
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Índice
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Estudio de la documentación relevante (I)
► El tercer paso será la revisión de la documentación relevante.
► La información documentada se divide en:
❑ Información documentada revisada: toda la información
documentada referida al sistema de gestión auditado, siempre
respetando los límites de dicha auditoría.
Manual de calidad y manual de procedimientos (o medio ambiente, o
seguridad y salud laboral, etc.), instrucciones de trabajo o instrucciones
operacionales, registros y otra documentación (permisos, licencias y
repertorios normativos y reglamentarios aplicables).
❑ Información documentada generada (herramientas de trabajo más
importantes del equipo auditor, ya que le permiten no olvidarse nada
por auditar y llevar a cabo una tarea mucho más ordenada y
sistemática, es decir, mucho más eficiente, a la hora de encontrar
evidencias).
Plan y el programa de auditoría, listas de verificación para cada elemento
del sistema de gestión, y formularios para recoger observaciones y
formularios para consignar evidencias.
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Estudio de la documentación relevante (II)
TODA LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA PREPARADA PARA REALIZAR LA
AUDITORÍA, ASÍ COMO LA GENERADA DURANTE LA MISMA, DEBE
CONSERVARSE HASTA QUE FINALICE LA AUDITORÍA O SEGÚN SE ESPECIFIQUE
EN EL PROGRAMA DE AUDITORÍA.
TAMBIÉN, ES NECESARIO QUE EL EQUIPO AUDITOR SALVAGUARDE EN TODO

MOMENTO CUALQUIER DOCUMENTACIÓN CONFIDENCIAL UTILIZADA.
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Índice
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Determinación del plan de auditoría (I)
Plan de auditoría → descripción de las actividades y de los detalles
acordados en una auditoría. Define fechas, horarios, procesos a auditar,
auditores, capítulos a auditar, criterios de auditoria, etc.
No confundir
Programa de auditoría → define el número de auditorías a realizar en un

periodo de tiempo, objetivos, criterios,…
► La responsabilidad del diseño del plan de auditoría es del auditor jefe.

► Una vez redactado debe proporcionarse a:
❑ La organización auditada.
❑ El cliente de la auditoría (o contratista si es distinto del auditado).
❑ El equipo auditor.
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Determinación del plan de auditoría (II)
► El plan de auditoría tiene que ser aprobado por cliente de la
auditoría y presentado a la organización auditada antes de que
comience el proceso de auditoría.
Contenidos del Plan de Auditoría
❑ Objetivos. ❑ Idioma empleado en la auditoría.

❑ Alcance. ❑ Fecha de realización.
❑ Criterios de auditoría. ❑ Duración estimada de las actividades de
❑ Personal involucrado. auditoría.
❑ Ubicaciones de la auditoría. ❑ Programación de las reuniones con la
❑ Familiarización con instalaciones y dirección.
procesos de la organización auditada. ❑ Requisitos referidos a la confidencialidad.
❑ Métodos de auditoría y técnicas de ❑ Acciones de seguimiento de la auditoría.
muestreo adecuados. ❑ Recursos disponibles.
❑ Información documentada de referencia. ❑ Distribución del informe de auditoría y
❑ Componentes del equipo auditor y sus fecha de emisión.
funciones y responsabilidades.
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Determinación del plan de auditoría (III)
Formato ejemplo de plan de auditoría
21
Índice
22
Preparación de cuestionarios o check-list (I)
► Tanto los check-list como las listas de comprobación son herramientas
usadas para lograr una auditoría metódica y sistemática que responda
a los criterios de eficiencia y eficacia:
► Para la elaboración de un check-list podemos utilizar como guía la
norma a certificar.
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Preparación de cuestionarios o check-list (I)
Ejemplo de check-list
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Índice
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Registro de hallazgos en la auditoría (I)
► Los hallazgos en la auditoría, que determinan conformidad u no
conformidad con los criterios de auditoría, se tendrán que registrar las
no conformidades a subsanar y la evidencia que apoya a las mismas.
► La documentación debe contener lo siguiente:
❑ Fecha.
❑ Área afectada.
❑ Punto de la norma afectado.
❑ Descripción de la evidencia hallada.
❑ Personal involucrado.
❑ Firma del auditor.
Ejemplo de hallazgo en una auditoría
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Índice
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