PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS DE LOS SISTEMAS

DE GESTIÓN ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 Y SGE 21

Dr. Francisco Javier Flor Montalvo

Quinta sesión presencial – Semana 6

Informe y seguimiento de las auditorías
Índice

► Consideraciones Iniciales
► Fase final de la auditoría: relaciones entre auditado y equipo
auditor
► Características del informe final de auditoría
► Seguimiento de la auditoría
► Ruegos y preguntas

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Consideraciones Iniciales (I)

► A lo largo de los temas anteriores hemos especificado cómo

transcurre el proceso de auditoria.

► Proceso de auditoría → permite comprobar que la implantación o

mantenimiento del S.G. se ajustan tanto a la norma de referencia
como a la forma en la que se ha definido en los procedimientos.
► En este concretaremos como debe terminar el proceso de auditoría y
muy especialmente a través de dos puntos:
❑ Informe de auditoría
❑ Seguimiento de la auditoría

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Índice

► Consideraciones Iniciales
► Fase final de la auditoría: relaciones entre auditado y equipo
auditor
► Características del informe final de auditoría
► Seguimiento de la auditoría
► Ruegos y preguntas

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 Fase final de la auditoría: relaciones entre auditado y
equipo auditor (I)
► El líder del equipo auditor:
❑ Comunica cualquier progreso, hallazgo o inquietud a la
organización auditada.
❑ Revisa con la contraparte y aprueba cambios en el alcance de
la auditoría.
❑ Registra el cumplimiento o incumplimiento de los requisitos y las
correspondientes evidencias → lista de verificación, o check-list u otras
herramientas.

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 Fase final de la auditoría: relaciones entre auditado y
equipo auditor (II)
► El registro de evidencias en las listas de verificación debe:
❑ Señalar claramente el hecho
❑ Evitar ser una opinión o la subjetividad.
❑ Identificarse directamente con el requisito aplicable.
❑ Plantear las situaciones que pueden conformar una no
conformidad a los interlocutores de la organización.
❑ Analizar los registros y observaciones in situ → verificar si se
está operando de acuerdo con los
❑ requisitos de la norma.
❑ Realizarán reuniones del equipo auditor → auditor jefe.
❑ Verificar el cumplimiento del plan de auditoría.
❑ Plantear dudas de los auditores y/o expertos para consultar a
la organización.
❑ Homogeneizar los criterios del equipo auditor → objetividad.

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 Fase final de la auditoría: relaciones entre auditado y
equipo auditor (III)
► Tras la finalización de la auditoría in situ → reunión del equipo auditor
❑ se analizan las evidencias encontradas
❑ se tratan con el auditor jefe las oportunidades de mejora y no
conformidades detectadas.
❑ El auditor jefe redacta un listado de los hallazgos detectados →
evidencia + requisito aplicable.

► Finalizada la reunión del

equipo auditor, el auditor
jefe dirige la reunión de
cierre con la organización
(dirección y responsables)
→ trasmitir evidencias de
conformidad y no
conformidad.

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 Fase final de la auditoría: relaciones entre auditado y
equipo auditor (IV)
► Una vez finalizada la auditoría se deben plasmar documentalmente los
resultados obtenidos.
► Líder del equipo auditor → responsable del informe de auditoría →
debe ser preciso, veraz y completo.

► El informe se presentará en la reunión de cierre de auditoría.

► Principios del informe de auditoría:
❑ Corrección forma
❑ Rigurosidad en su contenido.
❑ Claro y directo, en cuanto a observaciones y conclusiones.
❑ Conciso y oportuno.
❑ Objetivo respecto a los hechos observados.

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 Fase final de la auditoría: relaciones entre auditado y
equipo auditor (V)
► Contenidos del informe de auditoría:
❑ Objeto y alcance de la auditoría.
❑ Contenido del plan de auditoría.
❑ Identificaciones (cliente de auditoría, equipo auditor,…).
❑ Fecha y ubicaciones de la auditoría.
❑ Criterios de auditoría.
❑ Hallazgos de auditoría y evidencias relacionadas.
❑ Conclusiones de la auditoría.
❑ Grado en que se han cumplido los criterios de auditoría.
❑ Indicar cualquier opinión divergente entre el equipo auditor y el
auditado.
❑ Otros aspectos (lista de representantes del auditado, resumen
del proceso de auditoría, otros,…).

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 Fase final de la auditoría: relaciones entre auditado y
equipo auditor (VI)
► Clasificación de hallazgos encontrados en auditoría:

No conformidad → ausencia de un requisito de la norma, incumplimiento de

un requisito legal, incumplimiento sistemático de algún requisito de la
organización. → indican que el S.G. falla → afectan a la calidad del servicio o
producto → deben solventarse de inmediato.

Desviación → defecto leve del S.G. respecto a los requisitos de la norma.

Incumplimiento puntual de algún requisito de la norma o de la organización. →
fallos del sistema esporádicos, no sistemáticos ni repetidos.→ no afectan a la
calidad del servicio o producto → deben solventarse pero no de inmediato.

Observación circunstancia que no incumple un requisito de la norma, o del

cual no se tiene una evidencia objetiva, pero que puede ocasionarlo en algún
momento futuro si no se corrige. → indican malas prácticas → afectan a la
calidad del servicio o producto → no requieren acciones correctoras.

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 Fase final de la auditoría: relaciones entre auditado y
equipo auditor (VII)

Ejemplo
nota no
conformidad

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► Consideraciones Iniciales
► Fase final de la auditoría: relaciones entre auditado y equipo
auditor
► Características del informe final de auditoría
► Seguimiento de la auditoría
► Ruegos y preguntas

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 Características del informe final de auditoría (I)

► El informe de auditoría debe tener

las siguientes características:
❑ Presentación pulcra y
esmerada.
❑ Redacción objetiva y
aséptica.
❑ Manejable.
❑ Exacto.
❑ Debe enjuiciar el sistema de
gestión y no a las personas.

Ejemplo recogida de datos en una auditoría

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► Consideraciones Iniciales
► Fase final de la auditoría: relaciones entre auditado y equipo
auditor
► Características del informe final de auditoría
► Seguimiento de la auditoría
► Ruegos y preguntas

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Seguimiento de la auditoría (I)
► ¿Cuándo termina la auditoría?
Cuando todas las actividades descritas en el plan de auditoría se hayan
realizado + se haya realizado el informe de la auditoría + se haya
aprobado y distribuido el informe de auditoría.

► Confidencialidad → el equipo auditor no revelará (salvo imperativo legal) :

❑ El contenido de cualquier documento de la auditoría.
❑ Cualquier otra información obtenida durante la auditoría.
❑ El informe de auditoría.

► ¿En qué consiste el seguimiento de la auditoría?

Consiste en verificar que se ha
establecido un plan para dar
respuesta a dicho informe y
subsanar las no conformidades
detectadas.

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Seguimiento de la auditoría (II)
► El plan será sencillo de llevar a
cabo, claro y comprendido por
todas las partes. Se
referenciará mediante el
establecimiento de medidas
concretas.
► En el seguimiento de la acción
correctiva se verificará que se
han solucionado las
deficiencias que se habían
encontrado, se ha eliminado la
no conformidad y que la acción
correctiva ha servido para que
no exista la posibilidad de que
pueda reaparecer el problema
en un futuro.

Ejemplo formato solicitud acciones correctivas

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Seguimiento de la auditoría (III)
► El auditado:
❑ Presentará evidencias de haber corregido el problema
❑ Se presentará en el informe de solicitud de la acción correctiva.
❑ Podrá evidenciarlo bien por medios documentales o por medios
físicos como fotografías, muestras, etc.
► El auditor:
❑ Verifica presentación en plazo de informe de solicitud de
acciones correctivas.
❑ Verificará que cada evidencia que han dado lugar a la no
conformidad tiene la correlativa evidencia y el formato de
solicitud de acción correctiva aprobado.
❑ Comprobará que la acción implantada se ajusta a la solución
de la no conformidad.
❑ Si el auditor tienen dudas de su realización, puede comprobar
in situ la realización de las actuaciones propuestas.

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Seguimiento de la auditoría (IV)
► Auditoría de seguimiento:
❑ Auditorías de certificación → se seguirá auditando el S.G. de forma
semestral o anual, hasta que llegue el momento de la
recertificación (3 años).
❑ Se verificará el estado de las acciones correctivas llevadas a cabo.
❑ No se audita toda la empresa sino los departamento indicados por
el auditor.
❑ En la auditoría de recertificación (cada 3 años) la auditoría será
completa de toda la organización.

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► Consideraciones Iniciales
► Fase final de la auditoría: relaciones entre auditado y equipo
auditor
► Características del informe final de auditoría
► Seguimiento de la auditoría
► Ruegos y preguntas

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