INFORME TÉCNICO PREVIO DE EVALUACIÓN DE SOFTWARE

“MICROSOFT OFFICE 365”

I-OS-26-2015

1. Nombre del Área : Oficina de Sistemas

2. Responsables de la Evaluación : Eduardo Vasquez Díaz

Ronald Mallqui Meza

3. Cargos : Gerente de Sistemas (e)

Analista de Sistemas – Gestor de Proyectos

4. Fecha : 24 de febrero del 2015

5. Justificación

Los programas de Ofimática Online actualmente constituyen software de apoyo para

facilitar la labor diaria del personal de oficina en toda entidad pública o privada,
brindando herramientas de texto, hojas de cálculo, presentaciones, agenda y correo
electrónico.

El software ofimático online de MICROSOFT OFFICE 365 desde su implementación ha

demostrada alta fiabilidad y eficiencia, existen también una serie de formularios
electrónicos desarrollados con este software que son llenados y procesados por las
diferentes oficinas, asimismo todos los usuarios y equipo técnico del Organismo
Supervisor de la Inversión en Energía y Minería (Osinergmin), ya se encuentran
capacitados y familiarizados con su uso.

La adquisición de las licencias de este software ofimático online permitirá al Osinergmin

la continuidad de las operaciones, el mantenimiento a buen recaudo de todos los
documentos generados por usuarios, un importante ahorro en licenciamiento y en la
curva de aprendizaje de otros sistemas ofimáticos.

6. Alternativas

Considerando los requerimientos de Osinergmin, se ha buscado alternativas de software

en el mercado local que cumpla con dichos requerimientos y disponga de soporte local.

Por lo tanto, la herramienta seleccionada debe permitir manejar de manera clara, sencilla
y sobre todo que sea una herramienta segura.

Se ha procedido a evaluar las siguientes alternativas en el mercado:

 Microsoft Office 365

 Google Apps – Suscripción

7. Análisis Comparativo Técnico

1
El análisis técnico ha sido realizado en conformidad con la metodología establecida en la
“Guía Técnica sobre evaluación de software e la administración pública” (R.M. Nº 139-
2004-PCM) tal como exige en el reglamento de la Ley Nº 28612.

7.1.Propósito de evaluación
Validar que las alternativas seleccionadas sean las más convenientes para el uso en
Osinergmin.

7.2.Identificar el tipo de producto

Software Ofimática Online

7.3.Identificación del modelo de calidad

Para la evaluación técnica del software ofimático online se va utilizar la guía de
evaluación de software aprobado por Resolución Ministerial Nº 139-2004-PCM.

7.4.Selección de métricas
Las métricas fueron seleccionadas en base al análisis de los requerimientos del área
usuaria y a la información técnica de los productos de software ofimática online
señalados en el punto 6 Alternativas.

Del análisis realizado, se han determinado las siguientes características técnicas

mínimas y sus respectivas métricas.

Ítem Características Descripción Puntaje

Atributos Internos
1 Rendimiento
2 Instalación
3 Compatibilidad
4 Operabilidad
Atributos Externos
Indicar de la cantidad de recursos
utilizados por la computadora por
10
el software de ofimática, como
memoria y procesador
Indicador de la facilidad del
software de instalarse, en modo
stand alone y a través de la red 8
sobre la plataforma Windows de
la institución.
Mide la compatibilidad del
programa al momento de generar
archivos de formato de uso
común, es decir, formato doc, xls
y ppt, ya la posibilidad de 8
importar y exportar archivos
entre los formatos de textos,
hojas de cálculo y presentaciones
generalmente.
Mide la facilidad, periodicidad y
automatización del proceso de
actualización del software ante 8
fallas de seguridad y erres del
mismo

2
 Balanceo de carga de
5 8
trabajo
6 Actualizaciones
7 Adaptabilidad
8 Eficacia
Atributos de Uso
9 Facilidad
10 Conocimiento
11 Productividad
Disponibilidad de
12 soporte directo del
fabricante
Administración automática de la
carga de trabajo
Se puede automatizar el proceso
de actualización del software de
8
ofimática ate fallas de seguridad y
errores del mismo
Se adapta íntegramente con los
10
entornos actuales en uso
Seguridad para el acceso al
equipo, para evitar que personas
8
no autorizadas puedan manipular
la información.
Facilidad de uso, facilidad de
8
pruebas y mantenimiento
Conocimiento del software en el
mercado y por los usuarios del 8
Osinergmin
Aumenta la productividad de los
8
usuarios.
Capacidad de acceder en forma
inmediata al soporte online o vía 8
telefónica con los fabricantes

Luego de determinar las características técnicas mínimas y las métricas aplicables, se

procedió al análisis comparativo técnico, para lo cual se aplicó el Modelo de Calidad de
Software descrito en la Parte I de la Guía Evaluación de Software por Resolución
Ministerial No 139-2004-PCM.

MICROSOFT GOOGLE Puntaje

Ítem Características Descripción
OFFICE 365 APPS Máximo
Atributos Internos
Indicar de la cantidad de
recursos utilizados por la
computadora por el
1 Rendimiento 9 9 10
software de ofimática,
como memoria y
procesador
Indicador de la facilidad del
software de instalarse, en
modo stand alone y a
2 Instalación 8 8 8
través de la red sobre la
plataforma Windows de la
institución.
Mide la compatibilidad del
programa al momento de
generar archivos de
3 Compatibilidad 6 5 8
formato de uso común, es
decir, formato doc, xls y
ppt, ya la posibilidad de
3
 importar y exportar
archivos entre los formatos
de textos, hojas de cálculo
y presentaciones
generalmente.
Mide la facilidad,
periodicidad y
automatización del
4 Operabilidad proceso de actualización 8 8 8
del software ante fallas de
seguridad y erres del
mismo
Atributos Externos
Balanceo de carga Administración automática
5 8 8 8
de trabajo de la carga de trabajo
Se puede automatizar el
proceso de actualización
6 Actualizaciones del software de ofimática 8 7 8
ate fallas de seguridad y
errores del mismo
Se adapta íntegramente
7 Adaptabilidad con los entornos actuales 10 9 10
en uso
Seguridad para el acceso al
equipo, para evitar que
8 Eficacia personas no autorizadas 8 7 8
puedan manipular la
información.
Atributos de Uso
Facilidad de uso, facilidad
9 Facilidad de pruebas y 8 5 8
mantenimiento
Conocimiento del software
10 Conocimiento en el mercado y por los 8 0 8
usuarios del Osinergmin
Aumenta la productividad
11 Productividad 7 6 8
de los usuarios.
Capacidad de acceder en
Disponibilidad de
forma inmediata al soporte
12 soporte directo del 7 6 8
online o vía telefónica con
fabricante
los fabricantes
Total 95 78 100

8. Análisis Comparativo de Costo – Beneficio

A. Licenciamiento

4
 A continuación se ha realizado un análisis de costos referencial (en dólares
americanos, no incluye el IGV) de los productos y complementos necesarios para
cumplir con la evaluación técnica realizada. El análisis se ha realizado para el periodo
de 1 año por las actuales licencias de software MICROSOFT OFFICE 365 que dispone
Osinergmin y que son comparadas con el software GOOGLE APPS.

Productos MICROSOFT OFFICE 365 GOOGLE APPS

Costo Referencial $ 81.06 $ 105.00

Total sin IGV $ 81.06 $ 105.00

Para el análisis de beneficios se ha comprobado:

 Costo de la Licencia del producto.

 Para el software MICROSOFT e GOOGLE, se considera el costo de lista de dichos
productos los cuales, ya incluye el pago del soporte por un año. (Ver Anexo 01 y
Anexo 02)

B. Hardware necesario para su funcionamiento

El software Microsoft Office 365, actualmente operan en las estaciones de trabajo de

Osinergmin.

C. Soporte y Mantenimiento externo

Se va contar con el soporte y actualizaciones durante el primer año; posteriormente se

renovará el servicio de soporte y actualizaciones cada año.

D. Personal y Mantenimiento Interno

El personal del Osinergmin será capacitado en el software ofimático online adquirido,

para el apoyo en sostenimiento del software ofimática ante cualquier inconveniente.

E. Capacitaciones

Los representantes de los productos evaluados cuentan con el personal calificado para
brindar las capacitaciones.

F. Otros puntos

 En general, si se cambiara el software MICROSOFT OFFICE 365, esto implicaría un

alto impacto en la actual plataforma tecnológica de Osinergmin, pues sería
necesario migrar a los usuarios y el potencial riesgo en este proceso, de perder
funcionabilidad ya incorporada en las actuales aplicaciones de información.

5
  Por otro lado, se deberían modificar y actualizar todos los manuales técnicos y de
usuario que hacen referencia específica al software MICROSOFT OFFICE 365.
 Así mismo, el uso de un nuevo software ofimática online obligaría a remplazar las
licencias del software MICROSOFT OFFICE 35 con que ya se cuenta Osinergmin,
con la consecuencia pérdida de la inversión realizada para su adquisición.

9. Conclusiones

Las conclusiones de la evaluación realizada son las siguientes:

 El software MICROSOFT OFFICE 365 en el análisis comparativo técnico obtienen el

mayor puntaje, los factores han sido definidos para la evaluación.
 En el análisis comparativo de Costo Beneficio, el costo del software MICROSOFT
OFFICE 365, es de menor costo para Osinergmin.
 Se recomienda mantener los productos de software de MICROSOFT OFFICE 365,
para las operaciones de los usuarios internos y externos de Osinergmin, con el fin
de asegurar la continuidad de las operaciones y los proceso de negocios de las
áreas usuarias de Osinergmin.
 Finalmente, se recomienda realizar la estandarización del software marca
MICROSOFT OFFICE 365 por los beneficios técnicos y económicos.

10. Firmas:

Ronald Mallqui Meza

Analista de Sistemas

Eduardo Vasquez Diaz

Gerente de Sistemas (e)

EVD / Hfc

6
7
 ANEXO 01

COTIZACIÓN DE PRODUCTO MICROSOFT

COTIZACIÓN

Lima, 15 de enero de 2015

Señores:
ORGANISMO SUOPERVISOR DE LA INVERSIÓN EN ENERGÍA Y MINERÍA - Osinergmin

Estimado Señores:

A través de la presente, presentamos nuestra cotización concerniente a la solicitud realizada al

respecto de los bienes a continuación descritos:

WINDOWS OFFICE 365:

PRECIO PRECIO
PART UNITARIO TOTAL
NRO. CANTIDAD DESCRIPCIÓN
NUMBER
(US$) (US$)
Office365PlanE1Open ShrdSvr
1 1 Q4Y-00006 SubsVL OLP NL Annual Gov US$ 81.06 US$ 81.06
Qlfd (x1usuariox1mes)

Condiciones Comerciales:

 El precio total INCLUYE IGV.18% y está expresado en DÓLARES AMERICANOS.

 Tiempo de Entrega: 15 días calendario.
 Incluye el servicio de Instalación
Atentamente,

Jorge Luis Román Vargas

COSAPI DATA S.A.
DNI N° 07443787

8
 ANEXO 02

COTIZACIÓN DE PRODUCTO GOOGLE APPS

Los precios son referenciales fueron solicitados a la empresa Google, fueron cotizados el 15 de
enero del 2015.