Algunos aspectos prácticos

de la edición de textos en Word

para Taller de producción oral y escrita

Generalmente, cuando entregamos trabajos en Word, nos encontramos

con que su facilidad de uso es solo aparente, y que queremos hacer
determinadas cosas con nuestro texto y no sabemos cómo.
Esto no es un curso de Word, solo una serie de acciones prácticas para
mejorar nuestros trabajos.
1. Menús
Los menús son generalmente (algunas versiones pueden diferir) los
siguientes:

Cada menú tiene series de comandos agrupados (Portapapeles, Fuente,

Párrafo, etc.). Vamos a suponer que saben utilizar varias de esas
herramientas para cambiar el tamaño de fuente, o el estilo, o el tipo de
fuente. Es decir, que saben seleccionar una parte de un texto y aplicarle
formato (negrita, cursiva, subrayado, subíndice, etc.).
De la misma manera, pueden alinear el texto a la derecha o a la izquierda,
centrarlo o justificarlo.
2. Comandos
Muchas de las acciones que se pueden llevar a cabo haciendo clic en un
botón del menú, se pueden hacer a su vez con juegos de teclas. Por
ejemplo, Ctrl + C para copiar, Ctrl + V para pegar, Ctrl + N para aplicar
negrita, etc. Si hicimos algo que produjo u n efecto indeseado que no
sabemos cómo lo hicimos (porque se nos cayó algo sobre el teclado, por
ejemplo), tenemos la opción de usar Ctrl + Z, y deshace las acciones una
por una. Si, en cambio, queremos rehacer algo, tenemos Ctrl + Y.
3. Ahora miremos el siguiente texto (Versión 1).
De solo verlo, podemos advertir que está justificado, tiene un título en
negrita, tiene parte del texto en cursiva y un vínculo o enlace a un sitio de
Internet.
 Versión 1

De todos modos, veremos que el texto tiene más caracteres de los que se
ven a simple vista. Es decir, tienen otras cosas que hizo el que lo escribió,
pero que no se ven, no sabemos cuáles son. Si hacemos clic en el botón

aparecerán una serie de caracteres que generalmente están ocultos. Son

los caracteres que no se imprimen cuando uno quiere imprimir un texto
(se pueden imprimir, pero generalmente no lo necesitamos).
 Versión 2

Cada símbolo corresponde a los saltos de párrafo que hicimos; cada

punto, a un espacio. El símbolo que se ve como un círculo pequeño

es un espacio especial, que se introduce con Ctrl + Alt + barra
espaciadora. Es importante porque separa cosas que nunca van a quedar
en líneas separadas. Según la normativa del español, si escribimos un
número y su unidad, por ejemplo, 50 km, la cifra no puede quedar
separada del símbolo de la unidad. Podría suceder que hiciéramos varios
cambios en un texto, agrandáramos o achicáramos el tamaño de la letra,
los márgenes, etc., y que nos quedaran separadas cosas que no queremos
que queden así. Con ese espacio, suceda lo que suceda, la expresión
“50 km” quedará siempre en la misma línea del texto.

3. Márgenes y sangrías
Muchas veces, nos indican que presentemos trabajos con determinado
tipo de fuente, tamaño y márgenes.
Podemos configurar esas cosas con las reglas. Para eso, en el menú Vista,
tenemos que marcar la casilla Regla:
Con esos símbolos que están en la regla pueden manejar los márgenes y
sangrías:
a. Sangría de primera línea:
Con el triángulo de arriba, regulan la sangría de la primera línea de cada
párrafo

b. Sangría izquierda:
Con el rectángulo de abajo, regulan la sangría de todos los párrafos que
deseen poner más a la izquierda que el cuerpo del texto de su trabajo. En
este ejemplo, solo puse sangría izquierda al texto que estaba con cursiva.
La derecha es similar, es un pequeño triángulo al final de la regla.
c. Sangría francesa
Se aplica a un párrafo a partir de la segunda línea; es útil para las
bibliografías. Se hace moviendo el triángulo que tiene el extremo hacia
arriba:
d. Márgenes
Los márgenes pueden configurarse desde las reglas, posando el cursor
entre los dos triángulos para el margen izquierdo y desde donde termina
la parte blanca de la regla para los otros. No obstante, si vamos a dejar
los márgenes a lo largo de todo un documento, nos conviene configurarlos
desde el menú Diseño de página > Márgenes.

4. Formato
Por lo general, conviene ir escribiendo todo lo que uno tiene para escribir
y luego, al releer, aplicar formatos. Pero eso depende de las preferencias
y el modo de trabajo de cada uno. A veces, si agregamos algo que no
tiene el formato que elegimos para nuestro texto, es más práctico
seleccionar una parte del texto que nos conforma y hacer clic en Copiar
formato. Luego, con la especie de rodillo en que nos convierte el cursor
ese comando, “pintamos” la parte nueva. Eso nos conserva el formato de
las letras. Si extendemos esa selección a la marca de párrafo, también se
copiará el formato entero de un párrafo. También tenemos un comando de
Borrar formato.
5. Interlineado
El grupo Párrafo nos permite configurar todo lo que aprendimos a hacer
directamente con las reglas, y además, el interlineado (la distancia entre líneas),
la separación de párrafos (el hecho de que la distancia entre párrafos sea distinta
que entre las líneas de texto).
Por ejemplo, con el mismo fragmento de antes (solo justificado):

Con el título genérico de “Miguel Hernández, poeta” el Instituto Cervantes de

Curitiba inicia una serie de actividades relacionadas con la vida y obra del poeta
español de la denominada generación del treinta y seis, nacido en Orihuela el 30
de octubre de 1910 y muerto en Alicante el 28 de marzo de 1942.
“Recordar a Miguel Hernández que desapareció en la oscuridad y recordarlo a
plena luz, es un deber de España, un deber de amor. Pocos poetas tan generosos
y luminosos como el muchachón de Orihuela cuya estatua se levantará algún día
entre los azahares de su dormida tierra. No tenía Miguel la luz cenital del Sur
como los poetas rectilíneos de Andalucía sino una luz de tierra, de mañana
pedregosa, luz espesa de panal despertando. [...]

Voy a aplicar los siguientes valores en Párrafo:

Y el texto quedará:
6. Notas al pie
En el menú Referencias tenemos la opción de agregar notas al pie. Pueden darles
formato a las notas también.

7. Vínculos
Cuando pegan texto de Internet, se les conservan los vínculos que tenían en el
original, cosa que a veces no deseamos, porque solo nos interesa el texto que
queremos citar. En otros casos, mencionamos una institución y queremos que su
nombre tenga un enlace a su página web. Para eso, selecciono el nombre y, con
el botón derecho del mouse, selecciono Hipervínculo. Donde dice Dirección, pego
la dirección web de la página que me interesa:
Ejemplifico con el mismo fragmento:

Luego nos quedará así:

Con el título genérico de “Miguel Hernández, poeta” el Instituto Cervantes de

Curitiba inicia una serie de actividades relacionadas con la vida y obra del poeta
español de la denominada generación del treinta y seis, nacido en Orihuela el 30
de octubre de 1910 y muerto en Alicante el 28 de marzo de 1942.
“Recordar a Miguel Hernández que desapareció en la oscuridad y recordarlo a
plena luz, es un deber de España, un deber de amor. Pocos poetas tan generosos
y luminosos como el muchachón de Orihuela cuya estatua se levantará algún día
entre los azahares de su dormida tierra. No tenía Miguel la luz cenital del Sur
como los poetas rectilíneos de Andalucía sino una luz de tierra, de mañana
pedregosa, luz espesa de panal despertando. [...]

7. Menú Revisar
En este menú, tienen la herramienta de control de Ortografía y Gramática.
No es algo difícil de usar, sin embargo, muchos la usan incorrectamente.
El único consejo que les dejo al respecto es que vayan al menú Archivo >
Opciones > Revisión y se aseguren de tener marcada la casilla Revisar
gramática con ortografía y no marcada la casilla Omitir palabras en
MAYÚSCULAS. La primera sirve para que detecte segmentos que tal vez
no tengan errores de ortografía, pero sí de concordancia, por ejemplo: *La
niñas está durmiendo. La segunda no hay que marcarla, porque no pasa el
corrector si todas las palabras están íntegramente en mayúsculas. Si
pusimos un título de esa manera, quedaría sin revisar, y es posible que
quede con errores. Les copio mi configuración actual de Revisión.
Con respecto al corrector, tal vez no haga falta decirlo, pero usarlo no
consiste en aceptar todo, sino en leer las opciones en cada caso antes de
aceptar o rechazar.

También en ese menú tienen las llamadas Herramientas de

autocorrección, que son las que hacen que Word “haga cosas por sí
mismo”. Pueden ser engorrosas si uno no sabe bien cómo deshacer esas
funciones automáticas. Yo, personalmente, prefiero desactivarlas y
ocuparme personalmente del formato, la ortografía, etc.
Por último, tienen la función de Contar palabras, tanto las del documento
entero como las de la selección que les interese; es útil cuando nos piden
hacer un trabajo con restricción de cantidad de palabras. (como
generalmente ocurre con este taller).
Ejemplifico con el párrafo anterior:

Como ven, ese dato aparece también en la parte inferior del marco del
programa.

8. Imprimir
A veces nos piden que entreguemos un trabajo impreso, y tal vez no
tengamos impresora, o se haya quedado sin tinta, sin papel, no funcione,
no tengamos luz... todo lo que puede suceder cuando estamos con el
tiempo justo. Si vamos a hacer que nos impriman el trabajo enviándolo
por correo electrónico o llevándolo en un dispositivo flash o pendrive, es
posible que la versión de Word que tienen en el lugar no coincida con la
nuestra y el trabajo quede descompaginado, con las palabras juntas, etc.
Lo que conviene hacer en ese caso es, una vez terminado el trabajo,
guardarlo en Word y luego, usar Guardar como... del menú Archivo, y
abajo, seleccionar PDF. Lo guardamos en la misma carpeta y hacemos que
nos impriman el PDF.

9. Por último...
Las posibilidades de Word son muchísimas. Este fue un conjunto básico de
sugerencias para trabajar con procesador de textos, no solo en este taller,
sino para todas las materias. Cualquier duda que tengan, consulten.