Inventario

Reconocer los costos unitarios y totales de los costos y gastos de la empresa,

conjunto con el punto de equilibrio, es un indicador nanciero importante para
la toma de decisiones.

Inventario
Existen dos sistemas o procedimientos que proporcionan toda una estructura
para la contabilización de los inventarios: sistema periódico o analítico y sistema
permanente o perpetuo.

Sistema de inventarios periódico

Conocido también como juego de inventarios, es recomendable para empre-
sas como supermercados, ferreterías, droguerías, tiendas de abarrotes y otros
negocios que tengan ventas unitarias pequeñas de gran variedad de productos
diferentes, lo que diculta la consulta del valor del costo de estos bienes si no se
tiene la tecnología necesaria.

Las empresas que utilizan este sistema contabilizan la venta y esperan hasta el
nal del ejercicio para determinar el costo de las ventas mediante la realización
de una valuación física de un inventario nal de mercancías.

En este sistema para la determinación del costo de ventas es necesario conocer

los siguientes elementos:
• El valor de las existencias de mercancías al inicio del ejercicio, o sea, el in-
ventario inicial.
• El valor de las compras de mercancías durante el año.
• El valor de las existencias de mercancías no vendidas y que aún se encuen-
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tran en existencias al nalizar del período, es decir, el inventario nal.

Ejemplo: Almacenes Electrodomésticos, en diciembre 10 de 200X, compra mer-

cancías por valor de $2.000.000 a crédito.

En diciembre 15 de 200X se devuelven mercancías por $400.000.

A diciembre 31 de 200x se necesita presentar estados nancieros, y la informa-

ción complementaria para encontrar el valor del costo de ventas es la siguiente:

Inventario de mercancías 01.01 – 200X $0

Inventario de mercancías 31.12 – 200X 300.000

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 Guía de costos para micro y pequeños empresarios Carlos Augusto Rincón Soto

Costo de ventas:
Inventario de mercancías inicial 01.01 – 200X 0
Más: Compras 2.000.000
Menos: Devolución - 400.000
Mercancía disponible para la venta 1.600.000
Menos: Inventario mercancías nal - 300.000
Costo de ventas $1.300.000

Ventajas del sistema de inventario periódico

• No se incurre en mayores costos por control de la operación de inventarios.
• Se conoce el valor del inventario inicial, de las compras, etes en compras,
devoluciones y rebajas, debido a que se tiene una cuenta para cada uno de
estos conceptos.

Desventajas del sistema de inventario periódico

• No es posible conocer el valor del inventario nal de mercancías porque no
se tiene una cuenta que controle las existencias.
• Para determinar el valor del inventario nal de mercancías es necesario
efectuar un inventario físico y valorarlo, por lo tanto no se puede conocer
constantemente su valor. Además, para muchas empresas el desarrollo del
conteo físico requiere un tiempo considerable y personal capacitado para
su desarrollo, lo que hace más complejo obtener los valores del inventario
constantemente.
• No se pueden detectar con facilidad los robos, errores o extravíos en el
manejo de las mercancías, ya que no existe una cuenta que controle las
existencias y por lo tanto no se toman las decisiones para el control de
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estos problemas en los momentos oportunos.

• Por desconocer el valor del inventario nal antes del conteo físico, no se
puede conocer el valor del costo de ventas ni la utilidad bruta.

Anteriormente, para una empresa que tenía muchos productos, con numerosas entra-
das y salidas de inventarios, varios puntos de ventas y varios vendedores, manejar el
control con el sistema permanente era tan solo un sueño. Hoy en día, con los avances
de la tecnología en software y hardware, la empresa –por más pequeña que sea– que no
controle sus inventarios con el sistema permanente es porque su sistema administrativo
está retrasado y desorganizado. Hoy en día, comprar equipos de cómputo y obtener
software es muy fácil, pues se encuentra en Internet a bajos precios y hasta regalados
(Linux o software con lenguajes de tercera generación). Hacer bases de datos u hojas de
cálculo que colaboren con esta labor de control no requiere más que del tiempo de per-
sonas capacitadas y con un poco de visión. En las empresas grandes, por más complejo

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 Inventario

que sea su manejo y control del inventario, cuentan con equipos tecnológicos avanza-
dos, programas contables y de producción o ingenieros de informática o empresas de
informática capacitados para elaborar software de avanzada, que pueden entregarle un
sistema para manejar de manera organizada y exacta, real y presupuestada, las existen-
cias del inventario, planicar compras, consumos y reportar los informes e indicadores
que la gerencia y las directivas requieran. Por lo tanto, el uso del sistema de inventario
permanente debe ser hoy la visión normal de toda empresa, desde sus inicios.

Sistema de inventarios permanente

En este sistema no es necesario esperar al nal del ejercicio para conocer el
valor de las existencias de mercancías, pues se dispone de un control constante
para todas las cuentas del inventario. Estas permiten tener el control contable
y nanciero individual de los inventarios que se compran, utilizan y se venden,
así como de las devoluciones que se producen a través de todo el proceso de
movimientos de los inventarios. El control del inventario por el sistema perma-
nente se realiza por medio de los documentos de control kárdex y por la hoja
de costos.

Este documento permite conocer el número de artículos en existencia y el costo

individual y total de los inventarios.

Ejemplo robo por falta

de control de inventarios
Los robos por falta de control. Ejemplo empresa Alfatex Ltda.: Alfatex es
una tintorería de jeans. La contabilidad de esta empresa, además de que estaba
atrasada, no llevaba control de entradas y salidas del inventario (Kardex). Se te-
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nía un personal de 80 personas, las cuales eran de estratos bajos. Esto produjo
desconanza en el nuevo administrador, el cual inició la tarea de implementar
un sistema de control de inventario. El jefe de planta, dueño de un porcentaje
de la empresa, le comunicó que este gasto era innecesario, pues llevaba muchos
años trabajando con el personal y éste tenía su plena conanza, pues poseían
buen conocimiento de la proporcionalidad de inventario que gastaban en cada
proceso. La empresa trabajaba las 24 horas en temporada y el horario noctur-
no era muy poco supervisado. El administrador llegó a las 6:00 a.m. a realizar
una requisa sorpresiva y se llevó una sorpresa al enterarse que muchos de los
empleados estaban robando o consumiendo los productos de la empresa: las
empleadas de plancha llevaban en botellas límpido puro para sus residencias,
el encargado del almacén llevaba un producto que vendía en otras tintorerías y

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