ADMINISTRACION DE PROCESOS I

CASO PRACTICO UNIDAD III

Por

MARTHA LEONOR DELGADO

TUTORES

DIEGO FERNANDO TORRES

MARIA FERNANDA HURTADO

Administración y Dirección de Empresas

Universidad Asturias
Palmira, Valle del Cauca
2020
 OPTIMIZACION EN LOS PROCESOS

Las organizaciones se enfrentan constantemente al reto de producir más gastando menos.

Para crecer, las empresas están buscando maneras de mejorar sus procesos de una manera
que resulte en la reducción de costes y en una conciencia de lo que realmente representa
cada proceso dentro de la empresa.
No importa cuáles fueron las herramientas, tecnologías y los recursos invertidos. No
importa las inversiones realizadas y ni siquiera los esfuerzos empleados por el equipo. Un
proceso ineficiente y no optimizado nunca va a generar los resultados más eficientes. Si se
hace correctamente, la optimización de procesos traerá a su negocio la reducción de tiempo,
dinero y errores en un proceso, lo que lleva a mejores resultados de negocio.
 OBJETIVOS

GENERAL

El propósito de la optimización de procesos es reducir o eliminar la pérdida de tiempo y

recursos, gastos innecesarios, obstáculos y errores, llegando a la meta del proceso. Nosotros
sólo gastamos tiempo corrigiendo un error si este existe. No es suficiente saber esto, pero
sí, saber la forma de lograrlo. A continuación se muestra el paso a paso de cómo llegar a
ese objetivo.

ESPECIFICOS

Identificar: En primer lugar es necesario identificar qué es la optimización de procesos

para su empresa. Piense en un proceso de su empresa que le está costando más de lo
debido, o que está causando el descontento de los clientes, o incluso provocando estrés a
los empleados.

Repensar: Este es el momento de mapear el proceso, con la preocupación de cómo los

pasos se realizan, cómo fluye el proceso, como parte de la optimización de procesos. Este
es el momento de mapear el proceso, con la preocupación de cómo los pasos se realizan,
cómo fluye el proceso, como parte de la optimización de procesos.

Implementar: Después de conocer el proceso en detalle e identificar las posibilidades de

cambio y la necesidad de mejoras, es el momento de poner en práctica el proceso de una
manera nueva. Esta es una parte delicada de la optimización de procesos.

Automatizar: Insistir en los mismos errores y esperar resultados diferentes, es la receta del
fracaso. Repetir y aumentar las prácticas exitosas, es la clave para prosperar.

Monitorear: Durante todo el proceso de lo que es la optimización de procesos, controle,

supervise y controle.
 PLANTEAMIENTO

Las organizaciones son espacios de interacción entre personas, procesos, tecnología, etc. El
reto está en conseguir una adecuada integración entre todos ellos para asegurar que todas y
cada una de las piezas, que conforman el motor de la organización, encajan de manera
adecuada. Esto sólo es posible con un conocimiento profundo de dicho espacio. De esta
manera, seremos capaces de generar el movimiento necesario, aprovechando los recursos y
la interconexión de todas las partes.
Dos de los elementos de vital importancia en la empresa son, por un lado, los procesos y,
por otro, los recursos de los que se dispone. Por tanto, es necesario asegurar un adecuado
manejo de dichos elementos.
Si echamos una mirada hacia el pasado podremos observar que, en el mundo empresarial,
los cambios que han tenido lugar en cada época tienen su origen en el deseo de obtener una
mayor eficiencia en los procesos y los recursos empleados. Un claro ejemplo de ello fue
la Revolución Industrial, donde el avance tecnológico supuso un aumento significativo de
la capacidad de producción, disminuyendo el tiempo en la fabricación, dando paso a la
producción en serie, simplificando las tareas complejas en varias operaciones simples. Pero,
si nos paramos a pensarlo un momento, no sólo observamos esta necesidad en el mundo
empresarial. También, en nuestro día a día buscamos diferentes maneras de ser más
eficientes, es decir, buscamos nuevas formas de “obtener más por menos”. Y es que, es
muy importante tener claro lo que queremos pero, sobre todo, cómo conseguirlo. Por ello,
es importante emplear los recursos justos y necesarios, ni más ni menos.
La optimización tiene como objetivo mejorar el resultado en aquello que hacemos. Por
tanto, la optimización de los procesos y los recursos trata de establecer acciones de mejora
en aquellas tareas que intervienen en la elaboración del producto y/o servicio que
ofrecemos desde nuestra organización. Y es que, este planteamiento es de suma
importancia puesto que, las acciones de mejora siempre han de ir enfocadas hacia la
búsqueda de la excelencia en dicho producto y/o servicio que ofrecemos a nuestros clientes,
y con el que pretendemos satisfacer plenamente sus necesidades. Ya que, en última
instancia, estamos haciendo referencia a factores que pueden aportar un gran valor a nuestra
organización. Pues son los objetivos de la empresa y la metodología que emplea para
conseguirlos, decisiones estratégicas y operativas que han de asegurar en todo momento la
mejor calidad, el mejor servicio y el mejor precio.
 INTRODUCCIÓN

1. Identifica el proceso y los recursos implicados

En esta primera fase, por un lado, vamos a definir el proceso y, por otro lado, vamos a
establecer qué recursos son necesarios para llevarlo a cabo como, por ejemplo; materiales
que utilizamos, el tiempo que empleamos, el coste, las personas implicadas, etc.

2. Desglosa el proceso en sus diferentes acciones

En esta fase el objetivo es dividir en pequeñas acciones los pasos que lo conforman, es
decir, entradas y salidas del proceso. Es importante conocer y plasmar todos y cada uno de
los pasos que en él intervienen y la interacción que se da entre ellos. Esto nos aportará un
mayor control y nos servirá de ayuda para tomar mejores decisiones de mejora.

3. Establece KPIs en aquellas acciones clave del proceso

Los KPIs son indicadores de medida centrados en obtener una mejora en la eficacia del
proceso, garantizando una visión objetiva de la situación. En resumen, si lo que queremos
es mejorar, lo que tendremos que hacer es medir.

4. Analiza los datos y toma las decisiones oportunas

Analiza los resultados obtenidos a partir de los indicadores de medida que establecimos en
la fase anterior. La comparación entre éstos y los datos con los que partíamos inicialmente,
nos aporta la información necesaria que nos permitirá tomar la decisión correcta acerca de
cuáles son las acciones de mejora necesarias.

5. Realiza un seguimiento continuo

Establecer fechas en el calendario para evaluar de manera continuada, proporcionando un
feedback  de la situación, recogiendo y analizando las incidencias que hayan podido surgir,
así como las aportaciones que permitan una mejora. El objetivo en esta fase es realizar los
reajustes necesarios para que, en cualquier caso, obtengamos como resultado nuestro
objetivo principal, la optimización.
En conclusión, se trata de establecer una hoja de ruta que nos sirva para ubicarnos,
implantando un plan de acción estratégico que permita obtener el mejor resultado,
utilizando los recursos de manera adecuada.

Desde Inforges, inherente a nuestro ADN y a nuestra cultura, orientamos nuestras acciones
y decisiones al éxito de los proyectos y a la satisfacción del cliente. De esta manera,
proponemos soluciones a nuestros clientes que aporten valor a su organización, a través de
la obtención de unos resultados excelentes, identificando los recursos necesarios y
exprimiendo al máximo todo su potencial, a través de una metodología basada en la mejora
continua.
 Si apuestas por resultados efectivos, visita nuestra página de Gestión del Talento y descubre
cómo identificar, desarrollar y gestionar el talento en tu empresa.

UNIDADES MINUTOS UNIDAD MINUT MINUT MINUTOS MINUTO 10E

ES/ OS OS S HORAS
HORAS

Tare Ciclo de Capacidad Tiempo Tiempo de Contenido Costo Utilizaci

Tiempo
a proceso de proceso espera producció de mano de ón mano
preparac
CIRPO CAPARO n de obra mano de obra
Proceso ión
de
obra

1 Añadir Colorante 2 30 0 0 2 2 0,33 0,33

2 Añadir Olor 2 30 0 0 2 2 0,33 0,33

3 Rellenar Molde 10 6 2 0 12 12 2,00 2,00

4 Proceso de Conformado 12 5 0 0 12 12 2,00 2,00

5 Sacar vela del molde y 6 10 0 6 6 6 1,00 2,00

limpiar

6 Empaquetado 3 20 1 2 4 4 0,67 1,00

7 Servir, entregar y cobrar 2 30 0 2 2 2 0,33 0,67

TOTALES 37 1,31 3 10 40 40 6,67 8,33

Cuello de Botella 4 Unidades / Hora 1.31

 REFERENCIAS

1. https://www.heflo.com/es/blog/automatizacion-procesos/que-es-optimizacion-procesos/

https://www.inforges.es/post/5-claves-optimizacion-procesos-recursos-empresa