ENSAYO: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

INTRODUCCIÓN Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta
de control de la población y de la riqueza. El estudio de los archivos y su documentación es tan
antiguo como la organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la
aparición de la escritura.

Los sistemas archivísticos de cualquier país tienen su razón de ser en la existencia de los archivos.
El archivo como tal nace como una necesidad de la vida pública y privada de las sociedades porque
serán la memoria y la garantía de derechos, obligaciones, y en definitiva, de las relaciones sociales.

Ya en la antigua Mesopotamia, a mediados del IV milenio a.C. y en el antiguo Egipto, en unas

civilizaciones que se basaban en la agricultura e irrigación, la necesidad de contabilizar las
cosechas, de garantizar la propiedad de las parcelas, de saber cuándo le correspondía regar a cada
uno sus parcelas, etc.; la necesidad de regular la vida social requería la aparición de un
instrumento tan importante como es la escritura. Y la escritura requería también un soporte, que
al principio era la arcilla. Eran una especie de tablillas de arcilla donde unos escribas llevaban el
registro de todo. Son las tablillas de escritura cuneiforme que casi siempre trataban asuntos
económicos. Son los primeros documentos escritos donde aparecen relaciones sociales.

Con los griegos y los romanos la vida pública se fue haciendo más activa y complicada. En estas
civilizaciones el archivo surge como una institución con vida propia y que tiene su propia
identidad. El archerion griego y el archiviumo tabularium romano fueron instituciones establecidas
por la legislación de la época. También la importancia que se concedió a los archivos viene dada
por la aparición de los archiveros, areópagos en Grecia y censores en Roma. Los archivos cobran
importancia por su doble utilidad: administrativa y jurídica. Al mismo tiempo, la aparición del
derecho como gran aportación del mundo romano, va a hacer que los documentos establezcan la
validez o la prueba en cualquier tipo de relación humana. La caída del Imperio Romano supuso la
decadencia del documento escrito, pues por el influjo germánico se imponía más el valor oral que
el documento escrito.  

En el caso de los Archivos Reales, como se trataban de Cortes Itinerantes, sus fondos siempre
estaban expuestos a una dispersión que no beneficiaba la estabilidad de un archivo.
Concretamente en el Reino Visigodosi sabemos que existe la figura del tesaurus que era el lugar
donde se conservaba la documentación real, los códigos y los tratados reales.

El documento de archivo va a tener su importancia durante la Edad Media por su sentido utilitario,
por cuanto el documento servía para garantizar privilegios, inmunidades o derechos. Así van a ir
apareciendo las primeras cancillerías reales, los archivos nobiliarios y los archivos eclesiásticos, en
una época en la que el poder estaba atomizado.

También en la Edad Media comienzan a aparecer los primeros archivos municipales. En las
repoblaciones, los reyes y la nobleza establecen privilegios y franquicias en las Cartas Pueblas y
eran documentos que había que guardar. Y así nacen los primeros concejos y archivos
municipales. Al mismo tiempo, a partir del siglo XII se producen varios hechos importantes:

 Aparición en Occidente del papel.

 Resurgir de las ciudades.

 Recuperación del derecho romano y de procedimiento administrativo, que es la base

fundamental para una organización archivística mínima.

Se recupera el valor del documento como prueba jurídica. En 1180 aparece en España el primer
archivo importante, el Archivo Real de la Corona de Aragón, creado por Alfonso II para guardar los
documentos reales y salvaguardar todos los documentos que emanaban del rey. DESARROLLO Los
archivos son de vital importancia para las personas, las organizaciones y la sociedad en general
porque sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado,
también sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la
realización de un acto o la forma de hacerlo, también promueven el conocimiento, custodian y
preservan nuestra memoria, difunden nuestro patrimonio histórico, dan acceso a los ciudadanos,
son garantía de Protección de datos y Propiedad Intelectual, impulsan la investigación histórica y
científica, apoyan la gestión documental de las organizaciones, apoya a la transparencia y a la
rendición de cuentas. Los archivos forman parte de los activos de información, que permite
relacionar los nuevos documentos con los ya existentes, mediante el manejo de archivos
electrónicos, se almacena y administra de forma permanente la información en disco duro; el
proceso consiste en la recepción, codificación, indexación en base de datos y archivo físico de
estos. Se deben garantizar las condiciones ambientales y de seguridad de un archivo, un lugar
donde no exista ningún peligro como: fuego, agua, robo, vandalismo, terrorismo y con un periodo
de almacenamiento mínimo de 20 años o con los plazos establecidos de conservación, tiempo
durante el cual puede ser requerida su presentación, estos documentos se conservarán
debidamente ordenados y clasificados, para ser rápidamente ubicados. CONCLUSIONES Las
empresas y la sociedad en general utilizan cada vez más las comunicaciones, mensajes y
documentos electrónicos como forma habitual de realizar transacciones y deben ser almacenados
correctamente para garantizar su confidencialidad, integridad y disponibilidad resaltando la
importancia que tiene el archivo como un activo de información (legal, cultural, científico, técnico,
etc.). y que ofrece la posibilidad de acceder a los documentos por internet o intranet.

BIBLIOGRAFIA / WEBGRAFIA https://www.comunidadbaratz.com/blog/por‐que‐los‐archivos‐son‐

vitales‐y‐mas‐que‐necesarios/
http://www.entornocorporativo.com.mx/newsletters/julio/archivo.pdf
http://megaofficeve.blogspot.com/2015/02/el‐origen‐de‐los‐archivos.html