Unidad 4 Modulo 1 Procesos Especificos de Control Administrativo 2º Parte PDF

ADMINISTRACIÓN Y
CONTABILIDAD PARA
NO ESPECIALISTAS
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ADMINISTRACIÓN
PARA NO
ESPECIALISTAS
(Módulo 1)
PROCESOS
ESPECÍFICOS DE
CONTROL DE

SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
(UNIDAD 4)
Presentación:
Partimos de la base que el participante no tiene conocimientos previos de la

materia. Por eso, el recorrido que diseñamos comenzó en la 1º Unidad,
estableciendo los Principios Generales de Administración que se desarrollan
tomando como punto focal a la Organización (con o sin fines de lucro), para luego
estar en condiciones de conocer el Proceso Administrativo que genera
Información Contable, cuya Materia Prima son Operaciones Básicas (Ventas
Compras Pagos y Cobranzas), que es necesario Controlar en su Emisión a los
efectos de asegurar su confiabilidad, para que lo registrado concuerda
razonablemente con la realidad que se pretende representar.

Objetivos:
Que los participantes*:
⮚ Aprendan un Método que defina y muestre cómo funciona el

Relevamiento de las Operaciones Básicas.
⮚ Conozcan en 2º Lugar, los Elementos de Control del Sistema de Ventas

a Crédito y del Sistema de Compras a Crédito.
⮚ Se introduzcan en la utilización de las Técnicas más comunes de

Relevamiento aplicadas al Control del funcionamiento de las Operaciones
Básicas. Específicamente nos referimos a los Cuestionarios y
Cursogramas Administrativos.
⮚ Asimilen los procedimientos recomendados en la medida que se detecten

fallas y/o Debilidades en el Sistema de Control Interno.

Bloques temáticos:
⮚ Controles Relativos a Ventas, Créditos y Cobranzas.
o Elementos de Control del Sistema de Créditos.

▪ Controles Relativos a Operaciones de Ventas.
▪ Controles Relativos al Otorgamiento de Créditos.
▪ Controles Relativos a la Gestión de Cobranzas
o Relevamiento del Funcionamiento del Sistema de

Ventas.
▪ Modificación al Programa de Trabajo en Función a
las Debilidades Existentes.

⮚ Controles Relativos a Compras y Deudas.
o Elementos de Control del Sistema de Compras
o Controles Relativos a Operaciones de Compras y

Deudas.
o Modificaciones al Programa de Trabajo en Función de las

Debilidades Existentes.

Consignas para el aprendizaje colaborativo
En esta Unidad los participantes se encontrarán con diferentes tipos de

actividades que, en el marco de los fundamentos del MEC*, los referenciarán a
tres comunidades de aprendizaje, que pondremos en funcionamiento en esta
instancia de formación, a los efectos de aprovecharlas pedagógicamente:
● Los foros proactivos asociados a cada una de las unidades.

● La Web 2.0.
● Los contextos de desempeño de los participantes.
Es importante que todos los participantes realicen algunas de las actividades

sugeridas y compartan en los foros los resultados obtenidos.
Además, también se propondrán reflexiones, notas especiales y vinculaciones a

bibliografía y sitios web.
El carácter constructivista y colaborativo del MEC nos exige que todas las
actividades realizadas por los participantes sean compartidas en los foros.

Tomen nota
Las actividades son opcionales y pueden realizarse en forma individual, pero
siempre es deseable que se las realice en equipo, con la finalidad de estimular y
favorecer el trabajo colaborativo y el aprendizaje entre pares. Tenga en cuenta
que, si bien las actividades son opcionales, su realización es de vital importancia
para el logro de los objetivos de aprendizaje de esta instancia de formación. Si
su tiempo no le permite realizar todas las actividades, por lo menos realice
alguna, es fundamental que lo haga. Si cada uno de los participantes realiza
alguna, el foro, que es una instancia clave en este tipo de cursos, tendrá una
actividad muy enriquecedora.
Asimismo, también tengan en cuenta cuando trabajen en la Web, que en ella hay
de todo, cosas excelentes, muy buenas, buenas, regulares, malas y muy malas.
Por eso, es necesario aplicar filtros críticos para que las investigaciones y
búsquedas se encaminan a la excelencia. Si tienen dudas con alguno de los
datos recolectados, no dejen de consultar al profesor-tutor. También aprovechen
en el foro proactivo las opiniones de sus compañeros de curso y colegas.

Controles Relativos a Ventas, Créditos y
Cobranzas
Observación de Launegayer:
Hacer Preguntas Tontas

es más fácil que corregir
Errores Tontos.
⮚ Entrando en tema en forma directa, (dado que los lineamientos a desarrollar

relacionados con el proceso a cubrir son similares a la unidad anterior, solo
que los Tópicos a tratar son diferentes), el Riesgo de Operación que surge
como uno de los factores propios de la actividad empresarial, emerge de
Políticas Comerciales que se apoyan en diferentes instrumentos cuya
finalidad es incrementar sus ingresos. Uno de ellos son las Ventas a
Crédito, como herramienta para (como introduciremos la idea en el Módulo
Contable, y desarrollamos exhaustivamente en el Curso Análisis de Balance
Enfocado en la Toma de Decisiones) aumentar las utilidades provenientes
de apalancar ventas, y esta palanca que permite aumentar el volumen de
ventas es el Crédito.
⮚ El problema a resolver que atañe a la unidad que estamos desarrollando,

es que este incremento de ventas proveniente del crédito como
instrumento movilizador de la actividad, en forma correlativa genera un
costo administrativo derivado de la creación de una estructura que tendrá
a su cargo el Control del Riesgo Crediticio relacionado con el Control
de las Ventas a Crédito como la función de cobranzas, con la que se
cierra este proceso que comienza con la venta y termina con la cobranza
que genera el ingreso de fondos que estudiamos en la unidad anterior
⮚ Ubicamos con toda intención la función del crédito por delante de las
ventas, partiendo de la base que da lugar a la aparición de un volumen de
ventas que antes no existía, sin este punto de apoyo que se utiliza tal
como lo anunciara Arquímedes hace más de 23 siglos.
⮚ Pero tal como dice una de las Leyes de Murphy, toda nueva solución
trae aparejado nuevos problemas a resolver, solo que en este caso, la
conveniencia está a la vista en la medida que la ecuación costo –
beneficio, resulte favorable para la empresa, y esto ocurre en la medida
que los ingresos marginales generados por las ventas a crédito, son
superiores a los costos marginales derivados de mantener la
estructura administrativa que controla el normal funcionamiento del
proceso que graficamos en esta página.

⮚ Planteado el problema a resolver durante el desarrollo de este punto, la
mayoría de los créditos derivados de la operación habitual, provienen de
las ventas, aunque como decimos, mayoría no es totalidad. Existen
créditos de otro origen que no están directamente vinculados con el
control del riesgo de la operación, tales como los saldos pendientes de
integración de accionistas con relación al Capital Suscripto
oportunamente, préstamos a empleados, depósitos en garantía de
contratos, etc.
⮚ A fines de lo que nos interesa destacar, es que la revisión y control de

este rubro, guarda estrecha relación con el movimiento operativo.
Como el derecho de percepción como efecto, deriva (con el transcurso
del tiempo) de la existencia de una venta como causa (o un ingreso por
prestación de un servicio), se considera el momento de la tradición del
objeto, entrega de la obra o finalización del servicio, en caso que no se
abone el importe correspondiente en el momento, da nacimiento al crédito
correspondiente.
⮚ Nótese que el orden de importancia en el que presentamos el Proceso

graficado en la Página 10, desde la relevancia que toma el crédito
enfocado desde su función comercial, ahora visto desde una óptica
administrativa enfocados en el Control del Proceso, el orden de
prioridades se invierte, de acuerdo al concepto enunciamos en el punto
anterior.

⮚ Como dijimos, la existencia tanto del Rubro Ventas como el del Rubro
Créditos (objetivos de Auditoría que desde el punto de vista contable nos
interesa preservar), provienen de la actividad de intercambio comercial
del ente, la culminación del proceso natural en una cobranza, se
articula con el proceso administrativo estudiado en la unidad anterior
con el movimiento de fondos de la empresa, tal como vimos en la
Figura 13 de la Unidad 3, que termina abonando al Rubro Caja y/o Bancos
como destino parcial de un proceso que, como veremos en el punto
siguiente, se “recicla” y continúa funcionando en cuanto estos fondos son
a su vez afectados a operaciones de compras y pagos, secuencia tal
como la desarrollaremos en el punto siguiente, al cerrar esta unidad (y
Módulo).
⮚ En este sentido recordamos que este proceso circular lo

representamos en los Gráficos de la Página 9 y 10 de la Unidad 2,
presentamos las Operaciones Básicas que son el objeto de nuestro
control administrativo, en la ampliación del mismo gráfico en la misma
unidad (ver página 27 de la unidad 2), extendemos un poco más la
perspectiva al graficar a un Ciclo de Ventas y Compras que están
conectados entre sí en un circuito más complejo que amplifica la
esquemática y limitada perspectiva que mostramos en el gráfico de la
Página 9 y 10 de la mencionada unidad, que involucra también (como
funciones principales) los pagos y las cobranzas junto a la necesidad de
mantener y controlar al producto o servicio, objeto de la actividad principal
de la empresa.
⮚ Pero por el hecho de que en este Módulo nos ocupemos de desarrollar

los circuitos administrativos con sus controles correspondientes, no
implica que ignoremos que se trata de una simplificación que toma
otra dimensión cuando ampliamos el espectro de funciones a considerar
(y por consiguiente necesidad de relevar y controlar, tal como graficamos
en el ejemplo de la página 27 unidad 2), solo que en dichas funciones, su
diseño depende en 1º lugar, del tipo de actividad que desarrolle la
empresa (industrial, comercial o de servicios), en 2º lugar, depende la
envergadura que tenga la misma (organización unipersonal, PYME, o de
tipo Corporativa) y con ello, deriva la estructura que adopte (ver ejemplos
de Modelos Básicos presentados en la página 26 y 27 de la unidad 1) y
en 3º lugar, del Tipo Societario que adopte (SA, SRL, Sociedades de Tipo
Personalista, incluyendo la explotación unipersonal).
⮚ Claro que abarcar un espectro tan amplio, excede el alcance de este

Curso, razón por la cual tal como lo anticipamos en la unidad 2, nos
remitimos a las funciones básicas allí graficadas.
⮚ Tal como cómo desarrollamos los circuitos y controles relacionados con

las funciones relativas al Movimiento de Fondos (Pagos y Cobranzas) en
la Unidad anterior, en esta última unidad respetaremos la misma
estructura, para desarrollar las funciones complementarias de
Ventas y Compras, con sus vínculos con las funciones ya
desarrolladas (Pagos y Cobranzas).

⮚ Así como en su momento el Control del Movimiento de Fondos lo abrimos
en subsistemas específicos (Ingreso, Custodia y Egresos de Fondos), en
esta unidad comenzaremos por abrir los subsistemas relacionados
con la función de Ventas. En este caso los subsistemas relacionados
son los siguientes:
o Operaciones de Ventas.
o Concesión de Créditos.
o Gestión de Cobranzas.
⮚ En este esquema, excluimos los Subsistemas de Cobranzas, pues

este al ser un Subsistema que articula la Función que estudiaremos en la
presente unidad, con el Subsistema de Ingresos que desarrollamos en la
unidad anterior, este subsistema actúa como “nexo” entre ambas
unidades, por razones obvias no nos ocuparemos en esta unidad.
⮚ Comenzando entonces por las Operaciones de Ventas, decíamos que

este rubro se genera en su mayoría por las operaciones de intercambio
propias de la actividad principal del ente, y en consecuencia la
culminación natural (como un eslabón del proceso) deriva en Cuentas
por Cobrar, antes de convertirse en un componente que fluye hacia
la cuenta Caja y Bancos. El siguiente cuadro, permite identificar la
operatoria relacionada con este rubro Ventas y Cuentas por Cobrar:

VENTAS COBROS
Incremento de Creditos
NOTA: CREDITOS CLIENTES
Disminuciones de Creditos
CLIENTES CREDITOS
⮚ A su vez las funciones típicas en que se pueden desglosar las

Operaciones de Venta podrían ser:
o Promoción.
o Recepción de Pedidos.
o Gestión de Pedidos.
o Entrega al Cliente.
o Facturación.
⮚ Estas funciones típicas, a su vez, pueden variar tanto el formato como

los subniveles en unidades administrativas o Sectores que posibiliten
instrumentar controles adecuados, teniendo en cuenta la Estructura de
la Organización y su Grado de Apertura, (tal como en la unidad anterior
supusimos la existencia de una Casa Central y Sucursales, el esquema
variará si las ventas se realizan en forma centralizada o en forma
descentralizada), o el Tipo Societario que se adopte en función del
tamaño de la empresa, requiere distintos niveles de aprobación.
⮚ Con respecto a las irregularidades que puede llegar a ocurrir con este
Rubro, las más afectadas relacionadas con la Función de Cobranzas, ya
lo tratamos en la unidad anterior, para lo cual recomendamos repasar (a
partir de la página 16).

Elementos de Control del Sistema de Créditos
⮚ Los Sensores que están relacionados con esta función, abarcan

distintos momentos en el tiempo como sectores involucrados. Al
respecto vale algunas aclaraciones:
▪ Nos estamos refiriendo en forma exclusiva a

actividades de índole industrial o comercial, dado que la
actividad bancaria es una especialidad en sí misma, por ser
esta función objeto de su actividad principal tiene un
tratamiento diferenciado, ya que, por lo pronto, se
subdividen en sectores que trascienden el manejo
administrativo de las funciones nombradas en la página 16,
tema que tratamos en forma específica en el Curso Análisis
de Balance Enfocado en la Toma de Decisiones.
▪ El criterio en común que comparte con la actividad bancaria,

(tema que el Autor de este curso recomienda y que según
su experiencia no todas las empresas respeta), es que el
Sector que maneja la concesión de créditos, no debería
depender del Sector de Ventas, dado que lo ideal es que
Créditos sea el Control por Oposición en cuanto a la calidad
de clientes que se aceptan, ya que de este Sector depende
después (por efecto dominó), de la posibilidad que las
ventas a crédito puedan cobrarse en su mayoría evitándose
problemas de insolvencia comercial, cuánto mejor el Sector
de Créditos pueda cumplir su trabajo sin recibir presiones de
los Sectores Comerciales involucrados con la Venta.

⮚ Claro que, con relación con el tamaño de la estructura de la
Organización, cuando la empresa es pequeña (PYME o
Unipersonal) esta función (si es que existe) resulta normal que
quede absorbida o sea dependiente del Sector Ventas.
⮚ Hechas las aclaraciones pertinentes, continuamos avanzando con

los Sensores sugeridos:
▪ Órdenes de Compra de Clientes y/o Contratos.

▪ Remitos
▪ Guías de Carga, Pedidos Internos, Listado de Movimiento
de Materiales en el caso de empresas del Tipo Industrial.
▪ Facturas.
▪ Notas de Débito y Crédito.
▪ Fichas de Cliente, con Margen de Crédito sugerido y
utilizado.
▪ Informes de Antecedentes Comerciales del Cliente.
▪ Balances Copias de Escrituras, Contratos, Estatuto,
Pagarés, Manifestación Bienes y otros elementos
pertenecientes al Legajo del Cliente, para evaluar si el
cliente opera a sola firma o con colaterales, en función del
estudio crediticio que se haga de él.

⮚ Recordemos que los Sensores están diseñados para
instrumentar y realizar el seguimiento de la operación de venta
y sirva para que el Grupo de Control, pueda actuar sobre bases
firmes. Los controles típicos que se realiza con esta
documentación, son:
▪ Cruzamiento de información entre lo entregado y pedido por

el cliente.
▪ Control de las cantidades facturadas con las entregadas.
▪ Comprobación de la aplicación de la Lista de Precios que
corresponda.
▪ Verificación de la autorización de ventas al cliente opere
dentro de los límites de crédito acordados.
▪ Verificación de los pagos en término y su acreditación.
⮚ Las referidas comparaciones, resultan útiles en la medida que

existan Grupos Activantes que se encuentren en condiciones
de tomar medidas correctivas, a fin de evitar errores o incorporar
los elementos faltantes, por ejemplo, que exista una Gerencia de
Finanzas que definan Límites de Autorización para operar en
Cuenta Corriente, ejerciendo este Sector el Control por Oposición,
tal como lo recomendamos en la Página 18 último párrafo.

▪ CONTROLES RELATIVOS A OPERACIONES DE VENTAS
⮚ Separación de funciones, de Ventas con Otorgamientos de

Créditos, Entrega a Clientes, Registraciones Contables y por último
Manejo y Custodia de Fondos.
⮚ Utilización de Notas de Pedido, Remitos, Facturas, Notas de

Crédito y de Débito pre numeradas y control posterior de
correlatividad numérica.
⮚ Control de Despacho de Mercaderías y su Recepción por parte del

cliente.
⮚ Régimen de Autorización y Control de Facturas, Notas de Débito,

Crédito, Concesión de Descuentos, Bonificaciones y baja de
Incobrables.
⮚ Registración contable de Sub Mayores por Cliente y control con el

Mayor General, por persona ajena a la Registración.
⮚ Envío de resúmenes de cuenta a clientes y aclaración de

discrepancias por personal no afectado a cobranzas.
▪ CONTROLES RELATIVOS AL OTORGAMIENTO DE

CRÉDITOS
⮚ Existencia de Políticas Comerciales definidas para su

otorgamiento.

⮚ Existencia de límites de autorización según la importancia de
monto asumido como Riesgo Crediticio.
⮚ Mantenimiento de un Seguimiento constante y actualizado

respecto al estudio crediticio de capacidad de pago y grado de
cumplimiento del cliente respecto de los compromisos asumidos.
▪ CONTROLES RELATIVOS A LA GESTIÓN DE COBRANZAS
⮚ Control de la antigüedad del Saldo de Deudores.
⮚ Envío periódico de Resúmenes de Cuenta.
⮚ Existencia de una Política definida en cuanto a las acciones a

ejecutar en el caso de la cobranza de cuentas atrasadas.
⮚ Otras recomendaciones relativas a las cobranzas las detallamos en

la Unidad 3 Página 20, en el Título Movimiento de Fondos (área en
común).

Relevamiento del Funcionamiento del Sistema de
Operaciones de Venta
⮚ Continuando con la estructura que de acuerdo con la lógica que

inauguramos en la unidad anterior, a efectos de evaluar la eficacia de
los controles que vimos en el título anterior, resulta necesario
complementarlo con la Técnica de Curso gramas, nos permite
abordar este tema desde una visión panorámica, al ver representada
con la utilización de esta metodología, tanto los Sectores involucrados
con la mencionada operatoria, como la dinámica que toma la operatoria
de ventas en su paso por los diferentes Sectores.
⮚ De esta forma, sirve como herramienta de diagnóstico en la cual se

puedan detectar errores u omisiones, tanto desde las funciones
intervinientes, como de procedimiento y/o ausencia de controles.
⮚ Al respecto, recomendamos repasar la Unidad 3, a partir de la Página

27, para los que no recuerden el funcionamiento y requisitos de armado
de la mencionada técnica de representación y relevamiento de
funciones administrativas.

Inicia Pedido
Nota de
Pedido 4
Controla Cupo del

Cliente
No Rechaza Pedido
AUTORIZACIION
Nota de
Pedido 3
Si Nota de Autorizada
Nota de Pedido Autorizada
Pedido 2
Autorizada
Nota de N. Pedido 1
pedido 4
Nota de
Pedido 2
Autorizada y
Cumplida
Remito 3
2 3
Remito 1 Remito 1
Remito 4
Controla
Cumplimiento
de Pedidos
Remito 2
Conform.
Controla N
de Pedido y
Remito
Factura 1 Factura 3
Remito 3
Nota de
Pedido 3
Autorizada
Res. Cta 1
Res. Cta. 2
Controla
Cumplimiento
Listado
Saldos. 2
Listado
Listado Saldos 1
Saldos. 1

1) La secuencia de Procedimiento Administrativo que se inicia en la Función
de Ventas, involucra también a los sectores de Créditos y Cobranzas,
Expedición, Facturación, y Cuentas Corrientes, además de la relación con
el Cliente.
2) El encadenamiento se pone en marcha con la Solicitud del Cliente,

cursada en el Sector de Ventas.
3) El Sector de Ventas emite una Nota de Pedido u Orden de Compra

por cuadruplicado, una para el Sector de Créditos y Cobranzas, para que
el Sector verifique el Cupo de Crédito, Otra para el Sector Expedición (si
el pedido se aprueba), otra copia para el Sector de Facturación y la última
queda en el archivo, para efectuar un control posterior, una vez que los
mencionados sectores autoricen y den curso al pedido siguiendo los
pasos que mostraremos a continuación.
4) El sector de Créditos y Cobranzas con la Nota de Pedido, controla el

Cupo del Cliente en función de un Margen ya establecido de
antemano. Si no se autoriza la Venta, se rechaza el pedido (al menos
dentro del formato establecido para las Ventas a Crédito). Si el pedido
resulta autorizado, da curso a la Nota de Pedido emitida por el Sector de
Ventas (archivando el original) al Sector Expedición.
5) Con la copia de la Nota de Pedido cursada en el paso anterior, el Sector

Expedición emite un Remito por cuadruplicado. El Original y
Duplicado se lo entrega al cliente. Otra copia se devuelve al Sector de
Ventas, para sumarse al Control que allí se realiza, cotejándolo con la
Nota de Pedido autorizada por el Sector de Créditos y Cobranzas, la
anteúltima copia va al Sector de Facturación y la última va al Sector de
Cuentas Corrientes.

6) El Sector Facturación con la Nota de Pedido autorizada por el sector
Créditos y Cobranzas que ha sido archivada en una Archivo Transitorio,
hasta que Expedición envíe la copia del Remito (que prueba que el Pedido
fue entregado al Cliente), antes de proceder a emitir la
correspondiente Factura, controla la conformidad del Cliente por la
mercadería entregada con la Nota de Pedido realizada por el Sector
de Ventas. Comprobada dicha conformidad, emite una factura por
triplicado entregando el original al Cliente. Una copia queda en archivo y
la otra se traslada al Sector de Cuentas Corrientes.
7) El Sector de Cuentas Corrientes con los comprobantes recibidos (Nota

de Pedido autorizada por Créditos y Cobranzas el Remito enviado por
Expedición y la Factura), emite un Resumen de Cuenta y un Listado de
Saldos por triplicado. El Original del Resumen de Cuenta se lo entrega al
Cliente con la actualización de su saldo, una copia quedará archivada en
el Sector de emisión y la última copia va al Sector de Créditos y Cobranzas
junto a un Listado de Saldos.
8) El Sector de Créditos y Cobranzas controla con el Listado de Saldos

que el Cliente se encuentre operando dentro de los límites
autorizados, y procede a su Archivo junto a la Nota de Pedido, tanto la
emitida por el Sector de Ventas como la Autorizada por el Sector de
Créditos y Cobranzas. Se cierra el Circuito Administrativo, con el Archivo
de la última copia emitida por el Sector Cuentas Corrientes en el Sector
de Ventas.
⮚ El Programa de Trabajo que complementa el Relevamiento del

Funcionamiento del Circuito Administrativo de Ventas y Créditos, se
recomienda un examen de los Controles que hacen que este circuito
trabaje con efectividad y en función de este resultado, se verá la

necesidad de introducir ajustes al Programa de Trabajo para corregir las
debilidades detectadas en su funcionamiento.
⮚ Respecto al Examen de Controles del funcionamiento de este Sistema,

se recomienda verificar lo siguiente:
o El Sector de Ventas ¿es independiente del Sector de Créditos y
Cobranzas?
o ¿Existe un Control de Pedidos que evite duplicaciones u olvidos?
o La lista de Precios disponibles para la facturación ¿Están
debidamente actualizadas?
o ¿Se exige una Orden de Despacho o similar para controlar la salida
de mercadería?
o ¿Tienen numeración correlativa y pre impresa, las Órdenes de
Despacho y las Facturas?
o Si la emisión de ambos documentos es simultánea ¿Se cotejan a
posteriori la Factura y la Orden Conformada?
o ¿Existen políticas de definidas en cuanto al Otorgamiento de
Créditos?
o A efectos de la determinación de Márgenes ¿Se requieren a los
deudores su Estados Contables, Referencias Bancarias, Estatutos,
Poderes, Informes Comerciales, etc.?
o ¿Se analiza la información y se toma en cuenta el resultado
obtenido a efectos de la decisión de crédito en forma individual?
o ¿Se realizan visitas a los clientes más importantes?

o ¿Se autoriza el crédito con las firmas de los funcionarios
responsables?
o ¿Se actualizan periódicamente los Límites de Crédito y se notifica
a Ventas?
o ¿Existen procedimiento a seguir en caso de excesos sobre el
Límite?
o Los archivos de Clientes ¿Se mantienen actualizados?
o ¿Se preparan análisis periódicos de antigüedad de saldos, cuentas
vencidas, excesos de límites saldos acreedores?
o ¿Se acciona para cobrar cuentas atrasadas y existen
procedimientos para la actuación en cobranzas judiciales o
extrajudiciales?
o ¿Se autorizan debidamente las bajas en cuentas y se realiza un
seguimiento de las mismas en función a la posibilidad de recupero
del crédito?
o ¿Se encuentra autorizado todo movimiento relacionado con Notas
de Crédito?
o ¿Se planifica la Gestión de Cobranzas?
o ¿Se controlan y se elaboran partes de Cobranza?
o ¿Se efectúa el cálculo y débito de intereses por mora?
▪ MODIFICACIONES AL PROGRAMA DE TRABAJO EN

FUNCIÓN DE LAS DEBILIDADES EXISTENTES
⮚ Algunas veces, en función de las fallas encontradas, se deberán

realizar procedimientos adicionales. Por ejemplo, si las funciones de
Ventas y Otorgamiento de Créditos no estuvieran separadas,
cobrando las personas que las realizan comisiones sobre ventas,
convendría que el Auditor obtenga por su cuenta, evidencias sobre la

solvencia de los clientes de mayor movimiento o montos importantes, la
que podría obtenerse con visitas, informes, etc.
⮚ Otra situación que trae problemas, es la ausencia de control de Remitos

con las Órdenes de Compra o de estos con los pedidos entregados,
obliga a efectuar procedimientos adicionales para verificar si la
mercadería le fue entregada al cliente y este, con el Remito Conformado
se le facturó y se le envió el Resumen de Cuenta Correspondiente.
⮚ Cuando existieran dudas respecto a la magnitud de los créditos a la

fecha de la verificación, podrá efectuarse en examen de las Notas de
Crédito emitidas con posterioridad, para comprobar si no existían saldos
cobrados inferiores a los denunciados, debido a la implementación tardía
de bonificaciones, descuentos o precios facturados con listas distintas a
las normalmente aplicadas, etc.
⮚ En otras épocas, se habituaba a circularizar a todos los deudores y si se

recibía un buen porcentaje de respuestas sin problemas, no se efectuaba
ningún procedimiento sobre el resto. Esto es altamente peligroso, ya que
una empresa con falla de controles, algún empleado podría fraguar,
por ejemplo, un 10% del total de créditos con escasa posibilidad
inmediata de ser detectado, por el mal funcionamiento del sistema y
porque el Auditor, habiendo recibido entre un 60% y un 70% de
respuestas positivas, habría dado por cerrado el procedimiento.
⮚ Como se podrá apreciar, la utilidad del Diagrama que graficamos en la

página 23, en un rápido “paneo” se puede abarcar el funcionamiento
del circuito en forma completa, de forma tal que si se produce alguna
falla como las que nombramos en los dos ejemplos anteriores, significa
una excelente herramienta de diagnóstico, para verificar rápidamente a
qué nivel eventualmente ocurre una falla de control de un procedimiento
administrativo y que funciones se encuentran involucradas, para que de
esa manera esa falla sea detectada, ya que afecta a las funciones
posteriores que continúan en la secuencia.
⮚ Si (se permite la analogía), es como si en un circuito electrónico falla un

fusible, al poder identificarlo, se puede identificar en qué paso y en qué
nivel de la estructura, el circuito dejó de funcionar como se espera y de
igual forma, a que funciones afectan en el orden que les siguen en la
secuencia.
⮚ En el ejemplo, cuando falla el procedimiento de Control de la

Mercadería entregada al Cliente, es probable que de ahí en más falle
la secuencia en los sectores que continúan, por el efecto “arrastre”
que, en este caso, serían Facturación e Imputaciones en Cuentas
Corrientes.
⮚ Obviamente este Circuito Administrativo, se ensambla con el Sistema

Contable que utiliza la Documentación que elabora el Sistema

Administrativo para respaldar las registraciones contables. De ahí
que resulte necesario conocer las características del Sistema Contable,
como la Documentación Interviniente como Fuente de Datos sobre la cual
se apoya la Registración Contable de las Operaciones, en este caso,
referidas a Créditos por Ventas. El ejemplo dado a continuación, no está
de más aclarar que se trata de una generalidad que deberá adaptarse a
lo específico que es la Organización de cada Empresa.
⮚ Por las razones que establecimos en el párrafo anterior, que los controles
podrían estar establecidos su ubicación y funcionamiento dentro del
circuito, pero por alguna razón no funcionan como debieran, el Programa
de Trabajo finaliza con la Prueba de los Controles establecidos. Este
trabajo se divide en dos partes: verificación del trabajo contable por
un lado (cálculos y pases) y verificación de ventas y otros
movimientos que afectan las Cuentas Corrientes.
⮚ Sistema Contable: representado por el Diario General, Mayor General,

Subdiario de Ventas y Mayor Auxiliar de Clientes. Se deja de lado lo
relativo a la función de Cobranzas que fue desarrollada en la unidad
anterior, capítulo con el que debería coordinarse el relevamiento del
Sistema Administrativo y Procedimientos de Auditoría que le son comunes
que han sido analizados en la unidad 3.
⮚ Documentación Interviniente: Nota de Pedido, Remito, Factura, Informe

de Recepción de Devoluciones, Notas de Débito y Crédito, Asientos de
Diario.
⮚ Verificación de Cálculos y Fases:
o Selección de una Muestra de uno o más periodos contables.

o Control de las Sumas y Saldos del Subdiario Ventas.

o Cotejo de los Totales provenientes del Subdiario Ventas con el
Asiento Mensual correspondiente al Diario General.
o Control del pase al Mayor General del asiento Incluido en el Diario
General.
o Verificación Aritmética del Saldo de la Cuenta Ventas y examen de
la razonabilidad de los movimientos.
⮚ Verificación de las Operaciones de Venta:
o Selección de una Muestra de Operaciones de Venta (Ventas,

Devoluciones, Descuentos, Recargos por Pago Fuera de Término,
etc.).
o Verificación del pase del Subdiario Ventas al Mayor Auxiliar de

Clientes.
o Cotejo del Subdiario Ventas con Facturas, Notas de Débito y
Crédito, respecto a los datos incluidos en ellos; Números, Fechas,
Denominación del Cliente, Concepto e Imputación y también en
cuanto a su Autenticidad, Titularidad (la operación le pertenezca a
la empresa).
o Verificación de la secuencia numérica de Facturas, Notas de

Crédito y Débito, Notas de Pedido y Remitos.
o Verificación de descargas de Fichas de Stock con Notas de Pedido

y Remito.
o Verificación del cumplimiento de los Controles establecidos por la

empresa, cuya implementación vimos graficada en el esquema de
la página 23.

Controles Relativos a Compras y Deudas
La Experiencia es el Nombre que

Todo el Mundo le da a sus
Equivocaciones.
OSCAR WILDE
⮚ Por si algún lector desprevenido no se dio cuenta, con este Capítulo

estamos cerrando esta primera parte, en donde el propósito por si no
quedó suficientemente claro en la presentación de los fundamentos de
este Curso, (por otra parte dicen que la Repetición es la Madre del
Aprendizaje), existe una clara unidad estructural entre Economía –
Administración – Contabilidad, y por el hecho que abordamos el estudio
por partes, se corre el riesgo de perder de vista el Orden de Relación
entre el Todo y la Parte.
⮚ El Sustrato de la Información que la Contabilidad procesa como

Materia Prima básica, es de naturaleza Económica (relación que
desarrollaremos en el Módulo Contable) y la Administración como Nexo
entre las Operaciones Básicas que la Empresa realiza en este
Contexto Económico, Organiza una Estructura de Recursos, en
donde una parte de ellos, cumple la Función de dar Soporte a la
Operatoria Comercial, suministrando Información Confiable que la
Contabilidad Procesa para reflejar en un Estado Sintético, que la
Dirección de la Empresa utiliza para Tomar Decisiones sobre una Base
Confiable.
⮚ Creo que a esta altura del desarrollo del material perteneciente a este
Módulo, se puede ver más claramente porque comenzamos el Curso con
el desarrollo de la Organización como Administradora de Recursos en
General (cuyo tratamiento nos ocupó la Unidad 1), para luego avanzar
hacia la forma (en cuanto a requisitos y condiciones) en que la
Organización se convierte en un Emisor de Información, en la cual
se le pide que cumpla con una serie de Procedimientos para ser
considerada como Válida y Confiable para la Toma de Decisiones
(Unidad 2).
⮚ Para luego analizar en forma específica estos Procedimientos,

centrándonos en la Dinámica que toman lo que llamamos
Operaciones Básicas, que en la Unidad 3 nos ocupamos de los Pagos y
Cobranzas y el Movimiento de Fondos en General, para luego ver en esta
última Unidad como estas Operaciones se articulan con las funciones de
Ventas, Créditos, Compras y Deudas, teniendo como denominador
común el Diseño Administrativo, cuyo “entramado” configura un
Circuito donde circulan una serie de “papeles”, cuya documentación
básica, es la Fuente de donde emanan los datos que la Contabilidad va a
procesar.

⮚ Cuando se entra en un Nivel de Detalle tan Minucioso (tal como decía
Friedrich Nietzsche, llegando al extremo de estudiar “la pestaña derecha
del lóbulo frontal de la sanguijuela”), resulta muy posible extraviarse en
los vericuetos del “laberinto del conocimiento” que una vez que nos
introducimos en él, resulta fácil perder todo punto de referencia para que
o, sobre todo, cuál es la utilidad de lo que se está abordando, de forma tal
que el Árbol no nos tape el Bosque.
⮚ Con respecto a las Deudas, el espectro que se puede abarcar es amplio,

como así también en forma proporcional, lo puede llegar a ser el Circuito
Administrativo que lo represente, como los Controles afectados a su
Operatoria. Por lo tanto, a efectos de circunscribirse al tema específico
que nos ocuparemos en este Curso, limitaremos el Campo de Acción a
representar y describir la problemática relacionada con las Compras
a Crédito generada por Deudas con los Proveedores que hacen
Objeto a su Actividad principal.
⮚ También dejamos de lado el Circuito Administrativo relacionado con el

Control de los Bienes de Cambio y Costo de Ventas, no solo por la
extensión de la temática a cubrir (en particular en Empresas de Tipo
Industrial en el cual resulta necesario cubrir la problemática relacionada
con el Control de Almacenes de Materia Prima, Productos
Semielaborados y Productos Terminados), sino que el tema excede el
alcance de un Curso Básico y en todo caso sería propio de un Curso de
Auditoría (Contable y/u Operativa).
⮚ En consecuencia, nos ocuparemos de las Deudas originadas en Compras

de Bienes o Servicios, las cuales deben ser reconocidas a partir del
momento en que se produce la Tradición del Bien (en su significado
jurídico), o se recibe la prestación del Servicio. Si existieran ventas
legalmente formalizadas con obligación de entrega que no se concretó
por no tener stock, este compromiso debe ser incluido como deuda por
este concepto.
⮚ Con el propósito de orientar adecuadamente la revisión de deudas, tal

como procedimos en el Título anterior, la Operatoria articula una
estructura de Sistemas y Subsistemas que resulta necesario
conocerlos, a fin de que como lo hemos hecho (con el Sistema de
Ventas a Crédito), podamos comprender las vinculaciones posibles
entre las Actividades de Control relacionadas con cada función.
⮚ Las Funciones principales que identificamos con cada Sistema que

genera Deudas son las siguientes:
o Compras
o Personal
o Obligaciones Fiscales.
o Obligaciones Financieras.
⮚ En un 2º Nivel, como ya adelantamos, la única Función que nos

interesa desarrollar es la de Compras.
o Estructura Organizativa del Sector:
▪ Compras en el Mercado Interno.

▪ Recepción de Materiales.
▪ Control de Calidad
▪ Cuentas por Pagar.
▪ Emisión de Pagarés.
▪ Registro Contable de Operaciones.

▪ ELEMENTOS DE CONTROL DEL SISTEMA DE
COMPRAS
⮚ Tal como se procedió en la Unidad anterior con el Tema relacionado con

el Movimiento de Fondos, los Sensores Típicos que se aquí se
sugieren, se deba adaptar a las características de cada Organización.
o Nota de Pedido del Sector interesado o de Almacenes.

o Solicitud de Cotizaciones a Proveedores.
o Orden de Compra.
o Nota de Recepción.
o Informes de Control de Calidad.
o Remito del Proveedor.
o Notas de Débito a Proveedores por Devoluciones.
o Facturas de Proveedores.
o Nota de Emisión de Pagarés o Cheques de Pago Diferido.
o Planilla de Vencimientos.
o Ficha de Proveedor.
o Contratos.

⮚ Tal como se ha señalado anteriormente, resulta necesario verificar que
existan todos los Elementos de Control necesarios y en caso que falte
alguno, eventualmente se puede suplir dicha ausencia, existirá algún
elemento que cumpla la misma función, aunque no sea típico. Por
ejemplo, la ausencia de una Lista de Cotización de Proveedores, puede
reemplazarse con listado de Precios Promedio originada en Cámaras
Comerciales o de Proveedores y/o Boletines Especializados a lo que la
Entidad eventualmente esté suscrito.
⮚ Las consecuencias de las fallas más probables en los Sistemas de

Control, es que no todos los Pasivos se encuentren registrados a
fecha de cierre del Balance. Prueba de esto, ocurre que en algunas
empresas registran las compras en el momento de la llegada de la Factura
del Proveedor y no en el momento de la Recepción de la Mercadería, con
lo cual no resulta posible detectar (a fecha de cierre del ejercicio), los
pasivos correspondientes a Mercaderías que han ingresado al Patrimonio
de la Empresa, pero la Factura aún no ha sido recibida y mucho menos
registrada contablemente.
⮚ El Riesgo mencionado, aún sería mayor si por ejemplo agregamos a la

situación anterior, el hecho que el Ente tampoco lleve actualizados sus
Stocks mediante un Sistema de Inventario Permanente y determine su
Costo de Ventas por Diferencia de Inventario, el Pasivo omitido también
afectaría al valor del Costo de Ventas.
⮚ Más allá del ejemplo aislado del párrafo anterior, que puede ocurrir por
errores o debilidades en el Sistema de Control, existen sobradas
razones por parte de los socios y/o dueños de las empresas, por
motivos crediticios o para atraer inversores, resulta conveniente utilizar
como medio de subvaluar costos, (la situación se verá mucho más
clara, cuando abordemos en el Módulo Siguiente el Control Cruzado de
las operaciones desde la utilización del Método de registración contable
utilizando la Partida Doble), la Omisión de registrar Pasivos, por su
obvio efecto de una mejor exposición del Resultado del Ejercicio.
⮚ También es cierto que, por razones opuestas, (mostrar un peor resultado

de gestión) por razones impositivas (Impuesto a las Ganancias e IVA), se
sobrevaluan los Costos y Gastos, contabilizando Compras o Gastos
a precios superiores de mercado (y algunos más osados contabilizan
compras o gastos inexistentes por servicios no recibidos), por
conveniencia de Compradores y Proveedores. Como vimos en la Unidad
anterior, esta situación afecta también al Circuito de Pagos, cuyas
debilidades en los respectivos Elementos de Control tratamos en aquella
oportunidad.

⮚ Con respecto a la Deuda con Proveedores, existe un problema de
Sobre Valuación de Pasivos en periodo de Alta Inflación, las Compras
a Crédito (en particular el problema se hace más evidente cuanto más
extenso sea el plazo de financiación), los precios pactados incluyen lo que
se llama Componentes Financieros Implícitos.
⮚ Este valor surge por diferencia el valor de Contado respecto el Valor

Financiado. Este costo de evidente naturaleza financiera, distorsiona el
verdadero costo de las operaciones (sobrevaluándolo), cuando en
realidad se trata de un Costo Financiero Implícito que normalmente no se
toma el trabajo administrativo de segregarlo, (para imputarlo como un
resultado que le corresponde reclasificar al segmento financiero al cual
corresponde) o en el peor de los casos, no tienen elementos de juicio
suficientes para determinarlo (una Lista de Precios Contado y otra
Financiado). Esta situación que mencionamos para las Compras
resulta igualmente válida si en sentido inverso, lo evaluamos desde
la perspectiva de las Ventas a Crédito.
⮚ Otra de las Situaciones Puntuales que nos podemos encontrar, son

Anticipos de Clientes que congelan el Precio de Compra y las
Operaciones (tanto de origen Comercial como Financiero) con
Sociedades Vinculadas o pertenecientes a un mismo Grupo Económico.

⮚ La situación relacionada con los Anticipos de Clientes que fijan Precio
de Compra, (típico caso del que va a comprar una mercadería que no
está en Stock y se deja de reserva un porcentaje del valor final), la
problemática que se plantea (más allá de tecnicismos contables que no
vamos a desarrollar en un Curso Básico), también se relaciona con la
Inflación, (y cuanto más tiempo transcurre entre la concreción de la venta
con la Tradición del Articulo y la Fecha del Anticipo que fijó Precio).
⮚ Si la Mercadería a ingresar al Patrimonio lo hace a precio nuevo y no

antiguo, también debería ajustarse el Pasivo con el cliente a fecha de
cierre del Balance (obviamente se supone anterior a la fecha de entrega
de la mercadería, de lo contrario el problema planteado no tendría razón
de ser), y si no se hace se incurre en una subvaluación tanto del Pasivo
asumido con el cliente, como el Anticipo recibido de este, el cual debería
ajustarse al valor que fije una lista de precios del Proveedor, (o en su
defecto un precio promedio obtenido de una Cámara Comercial del ramo)
a fecha de cierre del Balance.
⮚ Las Operaciones con Sociedades Vinculadas se complican en la

medida que no cierran Balance en la misma fecha, con el consiguiente
problema de contar con una Fecha de Corte cierta, para que no se
generen diferencias entre los saldos de Cuenta Corriente que pueden
complicar el proceso de conciliación.
⮚ A fin de no extender en demasía el presente Capítulo, vamos a plantear

la última situación a resolver respecto a dos posibilidades que pueden
ocurrir con respecto al Procedimientos de Compras en el Mercado
Interno, las cuales podrían considerase en forma separada
o Compras por Concurso de Precios.

o Compras de Ejecución Directa.
⮚ En el 1º caso, podría ser conveniente (por las diferencias de
procedimiento), evaluar en forma separada las Compras por Concurso
o Licitación Pública, de las que se resuelven por medio de
Solicitudes Privadas de Cotización, estas últimas de menor
complejidad que las nombradas en 1º lugar.
⮚ En las Compras por Contratación Directa, se recomiendan algunas

comparaciones importantes, como, por ejemplo:
o Cotejo de precios de la Orden de Compra con la Cotización del

Proveedor.
o Comparación de precios y cantidades de la Orden de Compra con
los Facturados por el Proveedor.
o Verificación de coincidencia entre el Informe de Control de Calidad
exigida por la Orden de Compra.
⮚ Como ya anticipamos en procedimientos precedentes, de nada serviría

implementar estos Instrumentos de Control si en su funcionamiento, el
último de los Elementos (El Grupo Activante), cumpla con la función de
corrección de errores detectados en un funcionamiento incorrecto y actúe
sobre sus causas.
⮚ Algunas de las acciones correctivas que se pueden sugerir ante

eventuales irregularidades son:
o No se autoricen las Órdenes de Compra, en las cuales los Precios

y Cantidades adjudicadas no coincidan con las cotizaciones del
Proveedor.

o No se autoricen ni el registro ni el pago de Facturas de
Proveedores, cuyas cantidades e importes no coincidan con las
Órdenes de Compra, Informes de Recepción y Control de Calidad.
o Se busquen diferencias entre Saldos de Mayores Auxiliares y
Cuentas a Pagar, se investiguen sus causas y se hagan los ajustes
que correspondan.
o Se concilien eventuales diferencias entre Resúmenes de Cuentas
enviados por Proveedores con las Fichas de Submayor y se
investigan sus causas.
o Se investiguen eventuales diferencias entre los Submayores o
Mayores Auxiliares y el Saldo del Mayor de Cuentas a Pagar y se
investigan sus causas.
o No se emiten Pagarés por Obligaciones a pagar sin autorización
previa.

▪ CONTROLES RELATIVOS A OPERACIONES DE COMPRAS
Y DEUDAS
⮚ En este Título (tal como anteriormente lo hicimos con Ventas), nos

ocuparemos de los Procedimientos Típico de Control del Sistema de
Compras, para luego graficar su funcionamiento mediante la Técnica
de Curso gramas, complementándolo con los Cuestionarios
relacionados con el funcionamiento de los Controles dentro del
Sistema.
o Exista una adecuada separación entre las funciones de Compras,

Recepción de Mercaderías, Custodia de Bienes, Cuentas a Pagar,
Pagos y Registración Contable.
o Existan Políticas definidas en cuanto al Punto de Pedido,
Volúmenes de Compra, Seguros por Bienes en Tránsito y
Depósitos, Transportes a utilizar, Mercados de Abastecimiento,
etc.
o Solicitud de Cotizaciones previa adjudicación de Compra.
o Control de Cantidades y Calidades recibidas.
o Existencia de un Régimen de Autorización y Control de Facturas,
notas de Crédito y Débito a Proveedores.
o Controles de correlatividad numérica de Órdenes de Compra,
Notas de Recepción, Informes y Control de Calidad.
o Registros individuales por proveedor conciliados por el Mayor
General para evitar que ocurran desvíos de imputación por el
traspaso de datos de uno a otro.
⮚ En cuanto al Relevamiento del funcionamiento del Sistema, daremos un

ejemplo de Cursograma que podría relevarse en una Empresa con

Registración Manual y otro referido al Egreso de Fondos, ver el Diagrama
de la Unidad 3.

Orden de
Compra 2
1 1
Requerimien
Pedido de Orden de Compra 3
to Compra 2
Cotizacion 2
2
Lista de
Precios 1
Orden de
Compra 2
Envio Mercaderia Remito del
Proveedor
Remito del
Proveedor 1
3
Orden de
Compra 4
Factura
Informe de
Recepcion 1
Informe de
Calidad 1
Legajo de Pago 1

1) El Circuito de Compras y Cuentas a Pagar (como “Actores” principales),
se pone en marcha con un Requerimiento de Compra para reposición
de Stock por parte de los Almacenes o Depósitos de Mercaderías.
Emite un Formulario por Duplicado. El Original se envía al Sector de
Compras y el otro queda archivado en el propio Sector en forma
transitoria, hasta tanto llegue la Mercadería solicitada con el Informe de
Recepción y Calidad, etapa que retomaremos en unos pasos más
adelante.
2) El Sector de Compras con el requerimiento recibido en el paso anterior,

elabora un Formulario de Pedido de Cotización de Precios al
Proveedor (obviamente por cada uno que se le solicite, requisito obligado
en un Concurso Privado o Licitación). El Formulario en cuestión se emite
por Duplicado, el Original se lo envía al Proveedor y la copia queda
temporalmente archivada hasta que llegue el Listado de Precios.
3) Habiendo recibido el Listado de Precios que envía el Proveedor por

Duplicado, en el Sector se emite una Orden de Compra por
Cuadruplicado. El Original se lo envía al Proveedor, una copia al Sector
de Recepción de la Mercadería, otra copia se envía a Cuentas a Pagar y
la última, se archiva en forma transitoria hasta que se complete el trámite
con la intervención del resto de los sectores en la Secuencia que se
completa en pasos siguientes.
4) El Proveedor con la Orden de Compra recibida, procede a enviar el

pedido al Sector de Recepción de Insumos con un Remito por
Duplicado. Con la Documentación mencionada (más la copia que quedó
en archivo) en el Sector de Recepción, se controla que lo recibido
concuerde (en cantidades y características físicas) con los solicitado.
Recibido de conformidad, en el Sector se emite un Informe de
Recepción por Cuadruplicado.
5) El Original se envía al Sector de Compras, en donde se controla y
confirma que en Recepción se recibió lo que el Sector de Compras
pidió, para archivar dicha documentación a la espera que el Sector de
Informe de Calidad de su conformidad para dar por cerrada su
intervención en el trámite.
6) Una de las copias emitidas del Informe de Recepción junto a la

Mercadería enviada por el Proveedor pasará por un Control de Calidad,
antes de ser aceptada en forma definitiva. Seguidamente el Sector emite
un Informe de Calidad, en la cual una copia se devuelve al Sector de
Recepción y se archiva para dar por cerrada la intervención de este Sector
en el trámite, al igual que envía otra copia al Sector de Compras, en donde
quedó pendiente este paso para dar por cerrado el trámite en dicho
Sector.
7) El trámite continúa avanzando en Almacenes, en donde había quedado

pendiente en un archivo una copia del Requerimiento de Compra con el
que se inició el trámite. Con la llegada del Informe de Recepción y
Calidad, con la conformidad que la Mercadería pasó la prueba en
función de estándares de calidad previamente definidos, se
almacena la Mercadería y se procede al archivo de la documentación
recibida.
8) Por último, el Sector de Cuentas por Pagar (el cual mantenía archivada
en forma transitoria una copia de la Orden de Compra, hasta tanto se
complete el proceso de recepción de la Mercadería, de acuerdo a los
estándares de calidad requeridos situación que se acreditó mediante el
Informe de Recepción y de Calidad), procede a controlar la
conformidad de esta documentación con el Remito y Factura (ahora
si con cantidades y valores a pagar), se emite un Legajo de Pago por
Triplicado, archivando toda esta documentación hasta que se cumpla la
fecha de pago, cerrando el circuito con este último paso, el cual
empalma con el Circuito de Pagos, el cual graficamos en la Unidad
anterior.
⮚ El Programa de Trabajo que complementa el Relevamiento del

Funcionamiento del Circuito Administrativo de Compras y Cuentas por
Pagar, se recomienda un examen de los Controles que hacen que
este circuito trabaje con efectividad y en función de este resultado, se
verá la necesidad de introducir ajustes al Programa de Trabajo para
corregir las debilidades detectadas en su funcionamiento.
⮚ Respecto al Examen de Controles del funcionamiento de este Sistema,

se recomienda verificar lo siguiente:
o ¿Se encuentra el Sector de Compras separados de…?:
▪ Recepción.
▪ Almacenes.
▪ Cuentas por Pagar.
▪ Pagos
▪ Contaduría.
⮚ ¿Existe una clara definición de Funciones y Asignación de

Responsabilidades?
⮚ ¿Existen Normas que definan el Proceso de Compras?
⮚ Las Compras ¿Se realizan en base a Solicitudes autorizadas por los
responsables habilitados a tal efecto?
⮚ ¿Se solicitan cotizaciones previas a los Proveedores, se formulan y se
cursan por escrito?
⮚ Los formularios de Órdenes de Compra, ¿Están pre numerados por
imprenta?
⮚ ¿Se envían copias a Contaduría, Recepción y Sector Solicitante?
⮚ El sector de Recepción ¿Controla las cantidades recibidas?
⮚ ¿Existen Notas de Recepción pre numeradas?
⮚ El Formulario de Recepción ¿Prevé la inserción de unidades faltantes,
sobrantes o con defectos?
⮚ ¿Se controla la Calidad de los Insumos recibidos?
⮚ ¿Se emiten formularios pre numerados con copia a Contaduría, Compras
y el Sector solicitante y se controla la correlatividad de los mismos?
⮚ Las devoluciones, ¿Se encuentran debidamente autorizadas se mandan
copia a Contaduría sobre la cantidad de insumos devueltos con un
formulario pre numerado que denuncie tal situación?
⮚ ¿Se encuentra Cuentas por Pagar de Recepción y de Pagos con los
Sector encargado de la registración?
⮚ ¿Se controla la factura del proveedor con la Orden de Compra, la Nota de
Recepción, ¿y el Informe de Control de Calidad?
⮚ ¿Se conserva en Archivos Separados los Pedidos no Cumplidos y las
Órdenes de Compra pendientes?

⮚ Los procedimientos vigentes ¿aseguran la corrección de las
imputaciones?
⮚ ¿Se llevan Fichas individuales de Proveedores actualizados por fecha de
Vencimiento?
⮚ ¿Se concilia periódicamente la suma de los saldos de fichas individuales
con el Saldo del Mayor por personal independiente?
⮚ ¿se promueve la investigación de las causas y la corrección de las
diferencias encontradas?
▪ MODIFICACIONES AL PROGRAMA DE TRABAJO EN

FUNCIÓN DE LAS DEBILIDADES EXISTENTES
⮚ En la medida que el Auditor encuentre debilidades en los Controles del

funcionamiento del Sistema, deberá extremar las precauciones a fin que
las cuentas relacionadas con esta área estén libres de errores o
irregularidades.

⮚ Por ejemplo, si las funciones de Almacenes y Recepción están
concentradas en un mismo responsable, deberá poner atención
especial en la Documentación que acredita el Inventario Físico, a efectos
de evitar que ningún faltante de Inventario sea cubierto con Nuevos
Ingresos de Mercaderías, cuyas recepciones no han sido declaradas o
se ha hecho con demora.
⮚ La inexistencia de Informes de Recepción pre numerados, o no se

controla la correlatividad de ellos, la Circularización de Saldos con
Proveedores al cierre de ejercicio, en este caso serviría para detectar
pasivos omitidos derivados de esta falla de Control Interno.
⮚ De la Evaluación de las actividades de Control relacionadas con

Compras y Deudas, definirá el grado de confianza que le merece al
Auditor la Información proporcionada por el Sistema Contable, y por
carácter transitivo, la Naturaleza, Extensión y Oportunidad de las Pruebas
de Auditoría a Aplicar.
⮚ En la revisión de las Deudas Comerciales, deben procurarse confirmar los

Saldos con Proveedores más importantes del Ente, sin tener en cuenta la
significación que presenten los saldos al Cierre de Ejercicio.
⮚ La documentación o comprobantes a revisar en las Operaciones de

Compras y Deudas, al Auditor les resultara más confiable las que se
hayan originado fuera de la empresa.
⮚ Un procedimiento habitual es, partiendo de los registros de Compras,

comparar cierta cantidad de registros, con las Facturas que lo respaldan,
con las correspondientes Notas de Recepción, Remitos del Proveedor,
Órdenes de Compra con los Pedidos del Sector Solicitante. Los

comprobantes a analizar dependen de las actividades de control
vigentes en la empresa.
⮚ También resulta necesario que el Auditor revise las Operaciones de

Compra efectuadas por el Ente en los días inmediatamente anteriores y
posteriores al Cierre de Ejercicio. De no tenerse presente esta precaución,
podrían quedar pasivos sin registrar o se podrían incluir bienes dentro del
Activo sin su contrapartida en el Pasivo.
⮚ La aplicación de este procedimiento, resulta conveniente en la visita que

el Auditor hace en la Fecha de Cierre, momento en que tomara nota de
las Operaciones de Compra, a partir de las Notas de Recepción de la
Empresa que considera necesario revisar, para asegurarse la correcta
imputación de las Operaciones de Compra al ejercicio que le corresponde.

⮚ A continuación (y para con este tema cerrar la Unidad y este 1º Módulo)
se desarrollará un Programa de Trabajo que pruebe el funcionamiento
de las Operaciones de Compra. Debido a lo específico que es la
Organización de cada empresa, el ejemplo debe tomarse como una guía
aplicable a la Compra de Bienes y Servicios en una empresa que reviste
las siguientes características:
1. Sistema Contable: formado por Diario General, Mayor General,

Subdiario de Compras y Mayor Auxiliar de Proveedores. El
esquema no incluye la función de Pagos por haberse desarrollado
en la Unidad 3.
2. Documentación Interviniente: Solicitud de Compras, Solicitud de

Cotización, Orden de Compra, Informe de Recepción y Control de
Calidad; Remito y Factura del Proveedor.
⮚ Tal como se ha expuesto en anteriores capítulos, el Programa de

Trabajo se divide en dos partes: Verificación del Trabajo Contable
(cálculos y pases) y verificación de Compras y otros movimientos que
afectan a Cuentas por Pagar. A su vez en esta etapa, se verifica la
existencia y funcionamiento correcto de los Controles evaluados.
⮚ Verificación de Cálculos y Pases:
1. Selección de una Muestra de uno más periodos contables.

2. Control de la Suma del Subdiario Compras.
3. Cotejo de los Totales del Subdiario Compras con el Asiento
Mensual correspondiente al Diario General.
4. Control de pase al Mayor General del asiento incluido en el Diario
General.

5. Verificación del Cómputo Aritmético del Saldo de las cuentas que
reflejan las Compras.
6. Examen de razonabilidad de los movimientos de las cuentas de
Compras. En caso de observar movimientos anormales,
examinarlos con la evidencia necesaria.
⮚ Verificación de las Operaciones de Compras:

1. Selección de una Muestra de Operaciones (Compras,
Devoluciones, Descuentos, Bonificaciones, Recargos por Pago
Fuera de Término, etc.).
2. Verificación del pase del Subdiario de Compras al Mayor Auxiliar
de Proveedores.
3. Cotejo del Subdiario de Compras con las Facturas, Notas de
Débito, Crédito, en lo referente a los datos incluidos en ellos:
Número, Nombre, Concepto, Importe, Imputación.
4. Examen de la Facturas, Notas de Débito y Crédito, en cuanto a su:
▪ Autenticidad, Titularidad, Control de Cálculos e Imputación.
5. Verificación de la Descripción, Cantidad, Calidad, Precio,
Condiciones, con la Orden de Compra.

6. Utilizar igual procedimiento en la comparación de la Factura con el
Informe de Recepción y Control de Calidad. Verificación de la
Secuencia Numérica de las Órdenes de Compra, Informes de
Recepción.
7. Verificación de la Registración de las Órdenes de Compra en la
Ficha de Stock.
8. Cotejo de la Orden de Compra, con la Solicitud de Compra y
Cotizaciones de Precios.
9. Verificación que un Sector independiente a Recepción y
Almacenes, controle la correlatividad numérica de los Informes de
Recepción y efectúe el seguimiento de los faltantes.
10. Verificación de que existe un Control Cuantitativo y Cualitativo de
las Mercaderías Recibidas y que estas son constatadas con los
datos de la Orden de Compra, antes de aceptar la Mercadería.
11. Verificación que el sector encargado de contabilizar la Compra,
compare las unidades ingresadas y su descripción según una
Orden de Compra y que controle la existencia de un Informe
favorable del Control de Calidad.

Bibliografía utilizada y sugerida
● ANTONIO J. LATUCCA Y CAYETANO A. MORA: Informe 5

de Auditoria. Centro de Estudios Científicos y Técnicos
(CECYT) Federación Argentina de Consejos Profesionales
de Ciencias Económicas. (1995)
● ROBERTO DANIEL CAMPO: Auditoría Interna (Un enfoque

esencial y proactivo en la búsqueda de eficacia y eficiencia
de los procesos de las organizaciones). Editorial EDICON.
Bs. As. 1º Edición (2012).

Lo que vimos:
⮚ En la Presente unidad cerramos el 1º Módulo en una estructura de

presentación similar a la unidad anterior, completando el Proceso de
Control de la Operaciones Básicas con el material que nos faltaba
agregar, o sea los Controles Relativos a las Ventas a Crédito y los
Controles Relativos a las Compras y Deudas.
Lo que viene:
⮚ Tal como adelantamos en esta unidad, La Contabilidad toma

como Fuente la Información que procesa el Sistema
Administrativo en su Control de la Evolución de las Operaciones
Básicas que son capturadas en Documentación que el mismo
Sistema procesa, resultó necesario desarrollar toda esta
metodología en la cual se basa la Confiabilidad del Sistema de
Registración Contable, tema que desarrollaremos en el Módulo
Siguiente.
Esperamos haya disfrutado y aprovechado del estudio y

las actividades propuestas en esta unidad!!!!!!!!!!


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ADMINISTRACIÓN Y

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Partimos de la base que el participante no tiene conocimientos previos de la

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⮚ Aprendan un Método que defina y muestre cómo funciona el

⮚ Conozcan en 2º Lugar, los Elementos de Control del Sistema de Ventas

⮚ Se introduzcan en la utilización de las Técnicas más comunes de

⮚ Asimilen los procedimientos recomendados en la medida que se detecten

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⮚ Controles Relativos a Ventas, Créditos y Cobranzas.

o Elementos de Control del Sistema de Créditos.

o Relevamiento del Funcionamiento del Sistema de

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o Elementos de Control del Sistema de Compras

o Controles Relativos a Operaciones de Compras y

o Modificaciones al Programa de Trabajo en Función de las

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En esta Unidad los participantes se encontrarán con diferentes tipos de

● Los foros proactivos asociados a cada una de las unidades.

Es importante que todos los participantes realicen algunas de las actividades

Además, también se propondrán reflexiones, notas especiales y vinculaciones a

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Hacer Preguntas Tontas

⮚ Entrando en tema en forma directa, (dado que los lineamientos a desarrollar

⮚ El problema a resolver que atañe a la unidad que estamos desarrollando,

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⮚ A fines de lo que nos interesa destacar, es que la revisión y control de

⮚ Nótese que el orden de importancia en el que presentamos el Proceso

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⮚ En este sentido recordamos que este proceso circular lo

⮚ Pero por el hecho de que en este Módulo nos ocupemos de desarrollar

⮚ Claro que abarcar un espectro tan amplio, excede el alcance de este

⮚ Tal como cómo desarrollamos los circuitos y controles relacionados con

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⮚ En este esquema, excluimos los Subsistemas de Cobranzas, pues

⮚ Comenzando entonces por las Operaciones de Ventas, decíamos que

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⮚ A su vez las funciones típicas en que se pueden desglosar las

⮚ Estas funciones típicas, a su vez, pueden variar tanto el formato como

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⮚ Los Sensores que están relacionados con esta función, abarcan

▪ Nos estamos refiriendo en forma exclusiva a

▪ El criterio en común que comparte con la actividad bancaria,

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⮚ Hechas las aclaraciones pertinentes, continuamos avanzando con

▪ Órdenes de Compra de Clientes y/o Contratos.

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▪ Cruzamiento de información entre lo entregado y pedido por

⮚ Las referidas comparaciones, resultan útiles en la medida que

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⮚ Separación de funciones, de Ventas con Otorgamientos de

⮚ Utilización de Notas de Pedido, Remitos, Facturas, Notas de

⮚ Control de Despacho de Mercaderías y su Recepción por parte del

⮚ Régimen de Autorización y Control de Facturas, Notas de Débito,

⮚ Registración contable de Sub Mayores por Cliente y control con el

⮚ Envío de resúmenes de cuenta a clientes y aclaración de

▪ CONTROLES RELATIVOS AL OTORGAMIENTO DE

⮚ Existencia de Políticas Comerciales definidas para su

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⮚ Mantenimiento de un Seguimiento constante y actualizado

▪ CONTROLES RELATIVOS A LA GESTIÓN DE COBRANZAS