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Clase Dip 2 - pdf2
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Índice
1 Actividades a Realizar durante el Seguimiento y Control ............................................................... 3
1.1 Actividades del Seguimiento Técnico ............................................................................................. 3
1.2 Actividades del Seguimiento Administrativo .............................................................................. 6
1.3 Actividades del Seguimiento Económico ..................................................................................... 8
1.4 Actividades del Seguimiento Legal ................................................................................................... 9
Objetivos
“El seguimiento de proyectos debe llevarse a cabo teniendo en cuenta aquellos
aspectos técnicos, administrativos, legales y/o financieros que al involucrarlos en un
proyecto determinado cohesionan y ensamblan cada parte del miso, lográndose así
resultados exitosos.”
Las actividades que podemos identificar inicialmente dentro del seguimiento y control a
nivel técnico son:
de ejecución de las actividades que se han llevado a cabo, y de esta forma, tal y
como se ha comentado anteriormente, evidenciar adelantos o retrasos en la
ejecución del proyecto.
Es importante en este punto, observar la importancia del trabajo en equipo y las
comunicaciones, ya que si éstas son las adecuadas y están correctamente
planificadas, pueden dejarse estipuladas, de forma periódica, reuniones para
resolver dudas o inconvenientes. El ideal sería crear un espacio para reunirse y
de manera conjunta verificar los datos de todas las partes con el ánimo de
unificar criterios y mantener direccionado apropiadamente el trabajo a realizar,
para beneficiar de este modo la ejecución del proyecto, sin mezclar intereses
personales de por medio.
Controlar que se están cumpliendo los requisitos de calidad establecidos: Deben
verificarse y controlarse los recursos que se estén utilizando en el proyecto, pues
deben cumplirse siempre unas normas de calidad establecidas, a fin de realizar
un producto de calidad. Según el caso deben existir, fichas técnicas de los
equipos, certificados de los materiales, licencias de uso, etc. para constatar que
se encuentran bajo los estándares de calidad ofrecidos y que son los requeridos.
El control de la calidad reconoce la importancia, entre otros, de la satisfacción
por parte del cliente, prevención antes que inspección, responsabilidad e
involucración de la dirección en la gestión de la calidad y la mejora continua.
Revisar el estado de los riesgos: Los riesgos provocan incertidumbre sobre el
resultado del proyecto y pueden afectar a uno o varios objetivos del mismo. Es
por esto, que deben chequearse los riesgos identificados inicialmente de manera
proactiva y mantenerse alerta durante la ejecución del proyecto para identificar
cualquier riesgo nuevo que pudiera presentarse.
Así mismo, deberán revisarse los planes de contingencia planteados durante la
“… deberán revisarse los planes los planes de fase de planificación, evaluar la necesidad de aplicar acciones correctivas o
contingencia planteados durante la fase de solicitudes de cambio relativas a riesgos. Revisar el estado de los riesgos con el
planificación, evaluar la necesidad de aplicar
equipo y con el cliente o patrocinador en reuniones periódicas.
acciones correctivas o solicitudes de cambio
relativas a riesgos.” Llevar a cabo un seguimiento y control del trabajo realizado: El objetivo consiste
en revisar, analizar y regular el avance del proyecto para poder cumplir con los
objetivos y requisitos definidos durante la fase de planificación.
Normalmente, para llevar esto a cabo, se suelen crear “informes de seguimiento”
o “informes de desempeño”, que proporcionan información sobre el estado del
proyecto. Evidentemente, es preciso primero, conocer o especificar qué
información debe recogerse en estos informes, con qué frecuencia y cómo se
recogerá dicha información.
Seguir y controlar el presupuesto aprobado del proyecto: Del mismo modo que
para llevar un seguimiento del avance de las actividades del proyecto, debía
haberse establecido con anterioridad un cronograma de tiempos aprobado, para
controlar las desviaciones de coste del proyecto, debe partirse de un
presupuesto inicial aprobado. Éste determina la línea base de costes respecto a
la cual se medirán las desviaciones.
Mediante el avance de las actividades y los costes reales en los que se ha incurrido, se
puede determinar si el proyecto se encuentra dentro del presupuesto o por encima de
éste y en qué medida, así como hacer estimaciones a futuro del presupuesto según el
ritmo de avance actual del proyecto.
“En la práctica, gran parte del esfuerzo En la práctica, gran parte del esfuerzo del seguimiento y control económico implica
del seguimiento y control de
analizar la relación entre el uso de los fondos del proyecto y el trabajo efectuado a
económico implica analizar la relación
entre el uso de los fondos del proyecto
cambio de tales gastos. Para tomar decisiones a tiempo en el proyecto en base a la
y el trabajo efectuado a cambio de información de costes la herramienta más utilizada es la gestión del valor ganado (EVM)
tales gastos” que estudiaremos con más detalle a lo largo del presente curso.
Al igual que ocurre con la mayoría de las actividades a realizar durante el seguimiento
administrativo, las actividades del seguimiento legal no suelen formar parte de las
competencias asignadas al equipo de proyecto, muchas organizaciones disponen de
departamentos o equipos especializados que llevan a cabo este seguimiento. Este tipo
de seguimiento se lleva a cabo para aquellos proyectos que se han iniciado a raíz de
una relación contractual establecida entre una organización o ente y la organización
que llevará a cabo el proyecto.
El seguimiento legal del proyecto, engloba, entre otros, los siguientes aspectos: