GESTIÓN BODEGUERA

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Puedes realizar el curso al ritmo que tú decidas, sólo te sugerimos no autoengañarte y recordar que si no
lees con atención las lecciones y no realizas los ejercicios o prácticas, en realidad no habrás aprendido
nada.

Contenido del curso

 Clase 1: Introducción - Definición de empresas

 Clase 2: Administración general de bodegas
 Clase 3: Gestión de administración de bodegas
 Clase 4: Recepción de materiales
 Clase 5: Entrega de materiales
 Clase 6: Gestión de recepción - Administración de existencias y gestión de materiales
 Clase 7: Infraestructura de la bodega para la distribución
 Clase 8: Distribución del almacenamiento
 Clase 9: Vencimientos
 Clase 10: División de los artículos

Funcionamiento del curso

Este curso no tiene exámenes ni tests en estos momentos, pero usted recibirá un certificado de
finalización del curso al terminar el mismo.

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Clase 1: Introducción - Definición de empresas

Las empresas están compuestas por personas, maquinaria, materias primas, etc. Las cuales
tiene  que ser administrada de una manera eficaz.
El control de la personas y material de trabajo están estrechamente ligados entre si, por lo cual hay que
tener una administración adecuada, dinámica y constante.
Antes de comenzar a  nombrar y aprender las técnicas de dirección, control y administración es necesario
tener en cuenta la importancia de lo que se trata “dirigir”.
Un dirigente, administrador o encargado de un sector en la empresa debe apreciar la importancia de los
conocimientos del funcionamiento de ella.
Es importante destacar que la administración de material, papeles o archivos debe ser de forma uniforme,
constante y clara.
Por ejemplo no podemos solo tomar en cuenta solo una de las técnica más usada que es la del ABC Darío 
ya que hay muchos elementos que son diferentes, en cuanto a tamaño, especie, o en el caso de los
documentos, podemos ordenar por nombres, pero no podemos dejar de lado la localidad, entre otros
detalles, que dentro de una empresa pueden ser importantes.
Para ser más claro, no podemos juntar por decirlo de algún modo “la fruta con la herramientas de
construcción”, solo por que coincidan en el ABC Darío, aunque es de sentido común que no
encontraríamos ambos ejemplo dentro de una misma organización, ya que cada empresa se dedica   a
distintos rubros; a continuación se nombran algunos aspectos de importancia que tienen relación con las
empresas.

Definición de empresas
Para entender con claridad de lo que se trata cuando nombramos “empresa industrial,” primeramente
tenemos que definirla, se habla indistintamente de “empresa industrial”, “empresa”, “compañía” o “firma”,
aunque los dos últimos términos se aplican generalmente a las empresas del sector privado.
Empresa industrial: Las empresas industriales pueden ser organizaciones del sector público o privado,
cuyos objetivos primordiales son fabricar y distribuir mercancías o proveer servicios a la colectividad o a
una parte de ella, con el propósito de entregar un bien o servicio que satisfaga alguna   necesidad 
humana o medioambiental mediante el pago de los mismos.
Aquí podremos apreciar las organizaciones de propiedades gubernamentales o de los estados, municipios,
accionistas de sociedades anónimas, sociedades colectivas, agencias administrativas, familiares,
particulares e incluso miembros de cooperativas.
También se pueden incluir en las mismas, los pequeños establecimientos industriales, pero no aquellos
que se dedican a la artesanía o similar a estos, ni domesticas independientes, las pequeñas tienda de
venta al por menor, ni las pequeñas explotaciones agrícolas.
Las actividades de las industrias se pueden clasificar en grandes grupos, por ejemplo:

Producción:
1. Industria manufacturera: Se entiende por industria manufacturera la transformación física y
química de materiales y componentes en productos nuevos, ya sea que el trabajo se efectúe con
máquinas o a mano, en la fábrica o en el domicilio, o que los productos se vendan al por mayor o
al por menor. También abarca el reciclamiento de desperdicios.
2. Industria de elaboración: Industria encargada de la elaboración, transformación, preparación,
conservación y envasado de los alimentos de consumo humano y animal u otro elaborados.
3. Industrias extractivas: El sector de las industrias extractivas (IE, por sus siglas en inglés 
petróleo, gas y minería) representa una parte importante de las exportaciones y una fuente de
ingresos para los gobiernos de numerosos países en desarrollo, en particular de África.
4. Ingeniería civil y obras públicas: Rubro dedicado a la creación y contracción de infraestructura
para el gobierno y particulares.
5. Agroindustrial: Se define Agroindustria como la rama de industrias que transforman los
productos de la agricultura, ganadería, riqueza forestal y pesca, en productos elaborados.

Servicios:
1. Transporte:
2. Producción de energía eléctrica y otros servicios públicos:
3. Reparación, conservación, limpieza y otros servicios:
4. Distribución (al por mayor y comercios de venta al por menor)
5. Hoteles y restaurantes.
6. Información y servicios de esparcimientos.

Esta es una pincelada de los que son las empresas en general para que logremos entender un poco más a
lo que se dedican, ya que todas trabajan de una manera distinta y se dedican a diferentes rubros; todas
coinciden en tener una política de jerarquía para optimizar la producción empresarial.

Clase 2: Administración general de bodegas

Toda empresa tiene una manera de administrar, dictar y aplicar normas necesarias para la
conservación y seguridad de los materiales y productos, verificando el cumplimiento de estas
disposiciones al interior de las bodegas o despachos, los cuales están ambientados para ciertos
materiales que necesitan un ambiente especial, ejemplo carnes o lácteos, que necesitan de una
temperatura adecuada para su manutención.
Para lograr administración de espacio hay que tomar en cuenta la utilización de espacios disponibles, que
por supuesto implica una constante improvisación y traslado de los materiales a lugares más adecuados,
o trasladarlos a una nueva ubicación para ocupar el espacio en nuevas recepciones que se adecuen mejor
y sea más optimo la administración del espacio.

Los documentos que se utilizan generalmente en la bodega son:

1. Órdenes de Compra
2. Notas de pedido o entregas internas
3. Guías de despacho
4. Guías de devolución
5. Guías de ingresos
6. Tarjetas de registro de cada artículo (si las tuviera)
7. Notas o solicitud de reposición de sus stocks.
8. Notas o Guías de productos dados de baja.
Deberá mantener al día todos los registros de la bodega, para mantener informado a todos los
departamentos de la empresa y que tienen relación con la Bodega

Clase 3: Gestión de administración de bodegas

Para que logremos una gestión optima es necesario seguir procedimientos, los cuales pueden
utilizarse en cualquier tipo de bodega por ser un método generalista, también podemos
encontrar otros métodos específicos, según el tipo de material y características las cuales
pueden ser las instalaciones de almacenamientos y frigoríficos.

Alternativas principales:
 1. Recepción: en primer lugar tenemos que asegurarnos de comprobar que los materiales que son
recepcionados,  correspondan a la calidad, tamaño, forma, cantidad etc., acordadas y establecidas
en la orden, talonario de compras o factura y guía de despacho, y de una forma inmediata
rechazar aquellos materiales que estén en mal estado o no correspondan a lo registrado.
2. Informar: Las irregularidades presentadas en la recepción de materiales debe ser informada de
manera rápida al departamento de adquisición, encargado de bodega o administrador  según
corresponda, cualquier anormalidad en la recepción.
3. Almacenamiento: Una vez recibidos los materiales en buen estado hay que asegurarse de
almacenarlo de manera cuidadosa para evitar el deterioro de estos.
4. Seguridad en la bodega: Es importante destacar que al mínimo defecto que pueda encontrarse
en la bodega y ponga en peligro la existencia de los materiales, debe ser informado a la jefatura
correspondiente, estos defectos pueden ser: puertas y ventanas en mal estado, cerraduras o
candados defectuosos, roedores o insectos al interior de la bodega, cañerías o instalaciones
eléctricas en mal estado, techos o filtración de agua y humedad,  peligros de contaminación o
incendio, etc.
5. Despachar: Para despachar los bienes tenemos que tener en cuenta las cantidades y
especificaciones establecidas en la solicitud de abastecimiento u otro documento interno.

Registros: es importante mantener siempre actualizado los registros del control de existencia de los
bienes bajo custodia.

Clase 4: Recepción de materiales

Hay que tener claro que la recepción de materiales está estrechamente ligada con la orden y
control de ingreso de los mismo a la bodega de almacenamiento, el encargado de recepcionar
los materiales debe recibir el material adquirido por la empresa.
Para recibir la mercadería solicitada por la empresa, debe actuar en conjunto con la persona encargada o
representante del departamento que solicito los artículos correspondientes, asegurándose de que estos
sean los que se están entregando en recepción y comparándolos  con la solicitud o factura
correspondiente.
En un caso que sea necesario una revisión técnica, debe solicitar la participación del solicitante de la
compra.
Un detalle importante es tener en cuenta que la responsabilidad mínima que debe tener el proveedor es
de entregar el material correspondiente en buen estado, y la responsabilidad del que la recibe es de
asegurase que los materiales estén en buen estado, sean los que corresponden a la orden de compra y
rechazar aquellos que vengan en mal estado.
Otro detalle importante que debemos destacar es que una vez recibido el material, el encargado de
bodega es responsable de su cuidado y protección.

Clase 5: Entrega de materiales

En un principio, el encargado de bodega debe solicitar que la orden o la factura de requisición,

les sean comunicadas lo más pronto posible, con medio día de anticipación, para poder
preparar el despacho de la entrega.
La copia de los documentos de requisición debe ser controlados por un departamento de control, para
estos se recomienda que los pedidos sean supervisados por control de existencias y se debe obtener una
copia con las firmas correspondientes del encargado.
Un detalle importantes es el de no olvidar que el encargado de bodega no debe entregar ningún artículo
sin recibir un documento escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa.
Registros correspondientes: Corresponde a los encargados administrativos o jefaturas encargadas de
los materiales y al ingreso, la distribución como las salidas de ellos.
Es necesario que en la bodega se mantenga un Registro y archivo físico de copias de Órdenes de Compra,
Vales de requisición o entrega, Plano de la Bodega y distribución de las áreas de almacenamiento, Guías
de Despacho de proveedor ó salida, Guías de Ingreso y Registros computacionales.
Hay que recordar que los documentos, facturas entre otros, son importantes, ya que son el respaldo de
todo trámite de materiales dentro de la bodega.

Clase 6: Gestión de recepción - Administración de existencias y gestión de materiales

La persona a cargo  de la bodega o recibir los materiales, debe ser quien se asegure de recibir
los materiales que ingresen a las instalaciones de la empresa, sean estas materias primas,
materiales, repuestos y mercaderías en general, que se relacionan con alguna de las siguientes
características y normas:
 Que sean adquiridas por la empresa.
  Que sean semi-elaboradas en la empresa (o en proceso) y que deban almacenarse hasta ser
requeridas posteriormente.
 Que hayan sido enviadas fuera de la empresa (o a otra sucursal), para recibir algún tratamiento
especial.

Por lo tanto, queda prohibido “guardar o almacenar” productos de proveedores o clientes que no
correspondan según las normas nombradas”, a menos que estén autorizadas por algún funcionario
superior que se hará responsable de este hecho.
 Una vez que se emita una Orden de Compra, el Dpto. encargado de la función de adquisición,
deberá remitir oportunamente copia de ella a la bodega receptora.  Esta copia tiene por objetivo
informar al bodeguero sobre los artículos que van a recibir: cantidad, código, calidad
(especificaciones técnicas), proveedor y fecha de recepción.
 Antes a la recepción de las mercaderías, el bodeguero debe exigir la Guía de despacho del
proveedor, que acompaña los artículos requeridos.  Cada guía debe corresponder a una Orden de
Compra.
 Debe encargarse de supervisar que las cantidades, calidades y especificaciones entre la orden de
compra y la guía de despacho, verificando así que el material adquirido es el que corresponde a los
pedidos.
 Una vez confirmado que los materiales son los que fueron pedido por la empresa, la persona
correspondiente debe firmar las guías, las originales y copias de estas, entregando al transportista
el duplicado de la guía y archiva el original.  En caso de ausencia de guía, el encargado de bodega
indicará su visto bueno en el reverso de la factura original. Algunas empresas emiten Guías de
Recepción internas, que se adjuntan a las guías de despacho o factura y es el respaldo oficial de la
empresa.
 Si el encargado de bodega verifica que los materiales recibidos no coinciden con lo señalado con la
orden de compra, procede a las siguientes instrucciones
o Recepción parcial por cantidad inferior
o Recepción parcial por rechazo (constancia en Guía de Recepción).
o Devolución de guía y materiales proveedor, informando a su superior.
 El encargado de la recepción deberá realizar inspección  en aquellos envases con roturas o marcas
de daño, para verificar su contenido, en cuanto a cantidad, calidad y especificaciones de lo pedido.

 Administración de existencias y gestión de materiales

Ahora veremos los objetivos principales para poder almacenar los materiales de la manera más indicada,
para esto debemos seguir los siguientes pasos.
 Aprovechar de una manera adecuada el espacio desocupado en la bodega.
 Aprovechar el tiempo de manera rápida y cuidadosa (para no dañar equipamiento)
 Controlar el espacio de forma eficiente en el manejo de los materiales almacenados.

o Normas generales y puntuales de protección y previsión:

 Para que la entrega de materiales sea más óptima, rápida y segura, de debe disponer de áreas en
la  entrada de bodega, que permitan disponer de un espacio para administrar la entrega de los
materiales.
 En el almacenamiento se deben disponer muebles con divisiones, estantes que sean apropiados
para los artículos, también se debe contar con una infraestructura adecuada como espacios entre
casilleros (pasillos) para así lograr desplazar los materiales de una manera optima.
 Disponer de los cuidados necesarios para evitar daños y destrozos de los materiales, que sean
provocados por organismos vivos, como hongos, bacterias, roedores e insectos.
 Disponer de herramientas de protección necesarias como hachas o extintores para prevenir
incendios u otro tipo de accidentes.
 Se deberá tener un cuidado y control especial en aquellos materiales con poca duración o fechas
de vencimientos, o aquellos que son sensibles a la luz, humedad, calor etc.
 No pueden ingresar a la bodega, bajo ninguna circunstancia, aquellas personas que sean ajenas al
personal que trabaja en la bodega, aunque sean personas perteneciente a la empresa, solo pueden
ingresar con una autorización del encargado o administrador de esta.
 Los materiales deben ser apilados sobre ballets, por que al momento de ubicarlos directamente en
contacto con el piso pueden ser dañados por la humedad y alguna filtración de agua.
Información útil: ”tableros” Consisten en una plataforma portátil sobre la cual se colocan los
artículos por unidad de carga, con el objeto de facilitar el apilado por parte del equipo de
manejo. También son conocidos como “pallets”.

Clase 7: Infraestructura de la bodega para la distribución

La distribución de los materiales se basa generalmente en la clasificación de grupos,
subgrupos, familiares, subfamiliares, manteniendo la suficiente elasticidad para el
aprovechamiento total del espacio.
De acuerdo al estudio de las mercaderías y sus movimientos, indicarán cuales irán a las áreas de
menudeo, a la de bultos o a una combinación de ellas.
El encargado de bodega debe conocer cada artículo que recibe y que debe ser almacenado, tener en
cuenta una idea de los planes de utilización que se tenga con los mismos, con el objeto de adaptarse a los
cambios normalmente previsibles. Deberá llevar un control constante de las fluctuaciones de los niveles
de existencias para realizar un máximo aprovechamiento del espacio.
El encargado o jefe de bodega siempre debe tener un plano de la bodega y de la  distribución, en cada
una de las secciones o pisos.  En ella debe indicar la disposición general de los pasillos, las áreas de
almacenamiento y sus límites, la posición de los bultos, hacer indicaciones de zonas como: papeles,
jabones, pinturas, etc.
La Carta de Distribución constituye un elemento eficaz para el Control del almacenamiento y mejor
aprovechamiento del espacio, debiendo fijarse en un lugar visible o bien distribuirse como guía e
información, entre los encargados de las actividades de Bodega.

Clase 8: Distribución del almacenamiento

Para mayor aprovechamiento de espacio se recomienda que la bodega sea de un piso, ya que la
construcción de una sola planta ofrece un mayor espacio ya que se ahorra espacio entre
escaleras y barandas y porque hay ahorro respecto a las construcciones de mayor resistencia
destinadas a soportar cargas en los pisos superiores.
Actualmente las construcciones de los galpones son de metales, modulares, de tipos estándares, que
reducen considerablemente los costos de construcción.
Es necesario que anticipadamente en la distribución de la bodega, reunir la información necesaria relativa
a los materiales que se almacenarán, a la capacidad de los recintos destinados al almacenamiento y al uso
del equipo adecuado para la función, debiendo considerarse los antecedentes relacionados con naturaleza
de los productos, Capacidad de la Bodega,  Equipos empleados en la Bodega etc.
Respecto de los materiales a almacenar, se preparan listas descriptivas de ellos para definir su ubicación
en la Bodega, por lo que deben contener información relativa a las siguientes características:
Información útil: estos son los elementos más utilizados en las bodegas de las empresas

a) Estanterías,
b) Casilleros,
c) Pallets o tableros,
d) Cajoneras, etc.

Naturaleza
Las condiciones del almacenamiento varían según esta característica del material, exigiendo en cada caso
un tratamiento diferente.
Es de sentido común que los materiales de mayor valor o más importantes, deben ser guardados en
sector de mayor seguridad, evitando robos o deterioros.
Los materiales relacionados con el peligro tales como, materiales inflamables, tóxicos, explosivos, entre
otros, deben ser apartados de los otros materiales y que sean en lugares seguros evitando el peligro.

Longitud, peso y volumen

Los materiales se clasifican en  volumen, longitud. Peso, profundidad. Forma y amplitud debiendo
considerar las posibilidades extremas de cada una de estas características, al planearse un
almacenamiento racional.
Es importante que los materiales con mayor volumen, peso y tamaño sean depositados cerca de la
entrada de la bodega. Con aquellos bultos que sean frágiles, no es posible formar pilas unos sobre otros
por el peligro de que resulten dañados.

Desplazamiento de los artículos

Los materiales con mayor uso deben ser depositados en áreas de fácil acceso debido a su frecuente uso,
ya que producen continuos movimientos de entrada y salida de bodegas, así  se pueden utilizar rápida y
eficientemente, en cambio aquellos que no son utilizados con frecuencia pueden ser almacenados en
lugares más apartados o donde por estructura del edificio su manejo ofrezca una mayor dificultad.

Podemos distinguir dos aspectos fundamentales

1. Se refiere a la cantidad de elementos por almacenar en un determinado espacio; ello nos lleva a
considerar que un lugar demasiado amplio en relación con la cantidad que normalmente se
depositará, no solo representa un desperdicio de espacio sino que también de tiempo y esfuerzo.
 2. Se refiere a la cantidad y tamaño de los elementos a almacenar. En este caso, la dificultad en la
distribución de los lotes de almacenamiento depende de la cantidad y tamaño de ellos; teniéndose
que cantidades grandes de bultos uniformes son fáciles de distribuir, en cambio, cantidades
pequeñas de bultos distintos, requieren un planeamiento más especializado
Los materiales pequeños deben ser depositados en líneas (hileras) cortas, en repisas con divisiones,
estantes o cajas para así poder facilitar el agrupamiento y  el aprovechamiento del espacio y el acceso a
bultos.
Información útil: La utilización de estantes permite un acceso fácil a las mercaderías y un
máximo aprovechamiento del espacio cúbico; en especial en el almacenamiento de artículos
voluminosos de forma irregular que no se adaptan al manejo de bultos o tableros.

Clase 9: Vencimientos

Los materiales son utilizados de acuerdo a la fecha de vencimiento más próxima, esto quiere
decir que el material más cercano a vencer es utilizado más rápido, ya que por ningún motivo
se deben dejar vencer y mantener productos ya vencidos.
El primero en entrar será el primero en salir: Esto es una regla fundamental, pero debemos tener en claro
que no es solo para los materiales con fecha de vencimiento, es para todo tipo de materiales incluyendo
aquellos que no suelen deteriorarse, dado que, en realidad, todos los materiales, de cualquier especie que
sea, se deterioran en mayor o menor grado con el transcurso del tiempo

Seguridad en manipulación de elementos peligrosos

En toda empresa existe y deben existir medidas de seguridad las cuales los empleados de cualquier área
deben respetar por cuestión de salud física.
Estas son algunas de  las medidas que se deben tomar:
1. Los productos tóxicos deben tener un envase seguro y no pueden estar cerca de alimentos.
2. En caso de que se esté trabajado con productos delicados y se tenga que cargar y descargar
productos, se debe utilizar el equipo y herramientas adecuados que no dañen envases.
3. Si por algún motivo un  producto químico se derrama, evitar su escurrimiento haciendo un cerco
de aserrín, arena seca, caolín con un alcalinizante alrededor de la zona, para luego recogerlo. Los
químicos (como plaguicidas) en polvo recogerlos con aserrín, arena húmeda, caolín con un
alcalinizante.
4. Siempre se debe mantener en el lugar de trabajo, agua, jabón y paños limpios, para ayudar a
combatir las intoxicaciones o algún otro tipo de accidentes.
5. Utilizar guantes de goma durante la manipulación de productos químicos.
No subirse a los equipos de carga y descarga en movimiento.

Clase 10: División de los artículos

Los materiales se van dividiendo según su especie, es necesario entender lo que había
nombrado antes como “familia, subfamilia, e incluso artículos. También veremos una pincelada
de sectores y secciones.
1. Sectores,  grupos o divisiones: Por ejemplo en un hipermercado pueden diferenciarse los
siguientes grupos: sector de alimentos perecederos, sector se alimentos no perecederos, sector
textil, sector de discos. Etc.
2. Secciones o subgrupos: Agrupan productos similares, constituyendo unidades de negocio
administrativos o contables. Normalmente al frente de cada unos de estos subgrupos existe un jefe
de sección (que quizás no es tan habitual encontrarlo en una bodega). Siguiendo con el ejemplo
del hipermercado, podemos distinguir las secciones de congelados, bebidas, conservas, etc. dentro
de la división de alimentos no perecederos.
3. Familias: Cada familia recoge los productos que dan respuesta a una necesidad. Se trata por lo
tanto de productos más parecidos en cuanto a su composición, características o utilización.
Seguimos con el ejemplo dentro de un hipermercado, en el sector de “bebidas” podremos
encontrar licores, vino, cervezas entre otras bebidas similares.
4. Subfamilias: En cada familia de productos pueden diferenciarse productos muy similares. Por
ejemplo, dentro de aguas saborizadas: con gas, sin gas, reconstituyentes, etc.
5. Artículos: Corresponde a nombres comunes. Así entre la subfamilia de gaseosas, encontramos las
de sabor a cola, a manzana o limón.