SEMANA N° 1

ELECTIVA HUMANIDADES, COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

MIGUEL ANGEL PANQUEVA SUAREZ

CORPORACION UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACION SUPERIOR

FACULTAD ADMINISTRACION DE EMPRESAS

CUCUTA
2020
 DIAGNÓSTICO: CONCEPTOS PREVIOS, DE RESPUESTA A LOS
SIGUIENTES INTERROGANTES

 ¿Cuál es el rol de la comunicación social dentro de una organización?

La comunicación cumple cuatro funciones principales en un grupo u organización: control,

motivación, expresión emocional e información.

Una buena comunicación en un ente hace posible que el engranaje que debe existir en una
empresa, hablando jerárquicamente de responsabilidades, sea posible y funcione de la mejor
manera, ya que se trabaja en equipo.

 ¿Qué habilidades de comunicación debo potenciar para lograr un desempeño

adecuado en mi trabajo profesional?

Es importante saber escuchar a la persona que me habla siempre dejarla terminar sus ideas
para así dar nuestro punto de vista, que en ocasiones puede ser igual o diferente, por ello el
respeto y la tolerancia deben ser protagonistas en la potencialización de la comunicación en
mi desempeño como profesional.

 ¿Qué técnicas se pueden utilizar para fortalecer la comunicación

organizacional?

1. Construir equipos:

Realizar actividades recreativas en grupo permite crear lazos de confianza y afianzar

la comunicación entre las personas. Este tipo de actividades fomentan el bienestar y
el compromiso de los colaboradores, al tiempo que exigen mejorar los métodos de
comunicación para completar las actividades, lo cual se verá finalmente reflejado en su
propio rendimiento.

No se les puede exigir a los colaboradores que se conozcan y entiendan a la perfección

únicamente trabajando. Ofrecerles actividades de recreación periódicamente para
desconectarlos del escenario laboral y permitir que se relajen, integren y conozcan en otros
contextos es ideal para lograr este objetivo.

2. Comunicación directa:

La comunicación por medio de plataformas virtuales (Facebook, LinkedIn, correos

corporativos, sistemas de mensajes internos, etc.) se ha tomado las empresas. Es cierto que
son muy útiles y permiten transmitir todo tipo de información, por compleja y extensa que
sea, pero no es menos cierto que la comunicación persona a persona siempre será la mejor
forma de hacerlo.
 La tecnología es un vehículo rápido y efectivo para enviar y recibir información, pero hace
que se pierda la interacción real entre las personas, no se interprete el lenguaje corporal y
gestual y limita la relación a un simple correo electrónico. Siempre que sea posible se debe
hablar en persona con los compañeros, este es el camino directo para entenderse, aclarar
las dudas y alinearse en la busca de los objetivos.

3. Entender la diversidad:

La globalización ha cambiado las dinámicas de trabajo, cada vez es más común que las
empresas tengan colaboradores extranjeros y con diversidad de idiomas o pensamientos en
cuanto a religión, cultura, sexo, entre otros aspectos. Como decíamos antes, las
particularidades de una persona definen su forma de comunicarse y algunas palabras, gestos
y formas de expresión pueden interpretarse de diferentes formas entre un grupo diverso de
personas.

Por esto es necesario entender y asumir esa diversidad para establecer un sistema de
comunicación que permita entender las opiniones de todas las personas sin importar su origen
o costumbres, en este escenario el respeto y la claridad son vitales para tener éxito en los
procesos comunicativos de la organización.

4. Solucionar los conflictos:

Las diferencias entre compañeros de trabajo suelen presentarse con frecuencia, esto es un
asunto normal debido a la diversidad de visiones y opiniones. Lo que no debería ser normal
es que esas diferencias escalen hasta convertirse en problemas que afectan la armonía del
grupo y el clima laboral de la empresa.

Los conflictos que se descuidan y no se solucionan a tiempo pueden terminar convertidos en

verdaderos dolores de cabeza para los involucrados e incluso para la compañía. La solución
en estos casos está en mantener una conversación sincera y respetuosa entre el líder y los
implicados para encontrar una solución que los deje a todos satisfechos y devuelva
la tranquilidad al grupo.

Como podemos ver, son muchos factores los que intervienen en la comunicación dentro de
una organización. Esto no es algo que deba asustarnos, es una oportunidad para consolidar
los equipos, reconocer y promover la diversidad y convertirla en una fortaleza del grupo,
hablar cara a cara siempre que sea posible y solucionar conflictos para evitar que pasen a
mayores. Se trata de entender al otro, respetarlo y establecer los canales de comunicación
adecuados para cumplir los objetivos a tiempo.
  ¿Qué características, aplicaciones y limitaciones tiene cada una de las técnicas
de comunicación organizacional?

Las técnicas de comunicación se aplican en la vida diaria para todo lo que hacemos, como
característica podemos decir que es muy importante saber escuchar al otro y buscar el medio
adecuado para comunicarnos.

 ¿Qué es comunicación estratégica?

La comunicación estratégica debe ser entendida como un proceso participativo que permitirá
trazar una línea de propósitos que determina el cómo se pretende lograr los objetivos.

El proceso de comunicación así entendido, debe comprometer a la mayoría de los actores de

la misma, ya que su legitimidad y el grado de adhesión dependerán en gran medida del nivel
de participación con que se implemente.

 ¿Cuáles son los elementos de la comunicación estratégica?

Los elementos que intervienen en el proceso de comunicación son los siguientes:

 Emisor: Aquél que transmite la información (un individuo, un grupo o una máquina).
 Receptor: Aquél, individual o colectivamente, que recibe la información. Puede ser
una máquina.
 Código: Conjunto o sistema de signos que el emisor utiliza para codificar el mensaje.
 Canal: Elemento físico por donde el emisor transmite la información y que el receptor
capta por los sentidos corporales. Se denomina canal tanto al medio natural (aire, luz)
como al medio técnico empleado (imprenta, telegrafía, radio, teléfono, televisión,
ordenador, etc.) y se perciben a través de los sentidos del receptor (oído, vista, tacto,
olfato y gusto).
 Mensaje: La propia información que el emisor transmite.
 Contexto: Circunstancias temporales, espaciales y socioculturales que rodean el
hecho o acto comunicativo y que permiten comprender el mensaje en su justa medida.
Un emisor envía un mensaje a un receptor, a través de un canal y de los signos de
un código, y de acuerdo al contexto en que se sitúa ese acto de comunicación.

II. REVISE LOS LINKS PRESENTADOS A CONTINUACIÓN E INVESTIGUE

HACIENDO USO DE LAS TIC TEMA PLAN DE COMUNICACIONES

 ¿Cómo se hace un plan de comunicación?

Se trata de reflexionar bien dónde estamos, qué queremos conseguir y mediante qué acciones
vamos hacerlo.

1-Análisis inicial: DAFO

Es fundamental realizar un análisis interno y externo de nuestra situación.

Para realizar este diagnóstico será de gran ayuda elaborar un DAFO, mediante el cual
analizaremos nuestras debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades.
ANALISIS INTERNO

Debilidades

¿qué limitaciones /qué carencias/ qué aspecto negativos tenemos?

Por ejemplo, ¿tenemos un equipo competente? ¿Estamos gestionando bien los recursos?
¿Qué hacemos peor que nuestra competencia? Identificarlos nos ayudará a establecer
estrategias para poder mejorar.

Fortalezas

¿en qué factores destacamos frente a nuestra competencia?

Si nuestra empresa por ejemplo, dispone de un servicio de atención al cliente de 24 horas y

nuestra competencia no, tendremos una fortaleza que será necesario recoger en este plan.

Este análisis del entorno nos ayuda a diagnosticar en qué momento está nuestra empresa,
nuestra competencia y qué aspectos pueden estar afectando a nuestra estrategia empresarial.

Cuanto mejor identificamos estos factores, nuestro análisis será más exhaustivo y podremos
elaborar una comunicación estratégica más acertada.

ANALISIS EXTERNO

Amenazas
Son aquellos aspectos que no dependen de nosotros o de nuestra empresa (mercado, bolsa,
política, etc.), pero sin embargo, están afectando negativamente.

Por ejemplo, ¿qué hace la competencia que nosotros no realizamos?

¿Se ha producido un cambio político que ha afectado de manera directa a nuestra empresa?
¿Hay un cambio en la legislación y esto nos va afectar?

Oportunidades

Son aquellos aspectos externos (mercado, bolsa, política, etc.). Que afectan de manera
positiva a nuestra empresa.

Por ejemplo, ¿la irrupción de una tecnología ha sido un factor que podemos aprovechar en
nuestra empresa? ¿Hay posibilidad de crecer debido a un nuevo canal?
¿Las tendencias de consumo repercuten directamente en un incremento de nuestras ventas?

EL DAFO será la herramienta que nos sirve para corregir debilidades, afrontar amenazas,
mantener fortalezas y explotar las oportunidades.

Sin este análisis, va a ser complicado definir nuestra estrategia comunicativa.

Definición de objetivos (SMART)

Definir lo que queremos conseguir será fundamental en nuestro plan de comunicación.

Por tanto, debemos de prestar especial atención a la hora de definirlos.

Si identificamos objetivos nada realistas nuestro plan no servirá de nada. Tener claro los
objetivos será el primer paso para el éxito.

Los objetivos de nuestro plan deberán de ser SMART (acrónimo de 5 palabras)

Specific (Específico)

Measurable (Medible)

Achievable (Alcanzable)

Relevant (Relevante)

Time-bound (Limitado en el tiempo)

A su vez, existen 2 tipos de objetivos:

 Objetivos cuantitativos: Son objetivos medibles y se expresar en cifras.

Ejemplo,
conseguir 3 apariciones en medios de comunicación locales en el plazo de 3 meses.

 Objetivos cualitativos: Son objetivos relacionados con metas generales e

intanginbles.

Son objetivos fijados por la empresa para un mejor posicionamiento e imagen de marca.

Ejemplo,
cambiar el logotipo de la empresa y reforzarlo.

3-Análisis de tu público

Debemos definir claramente a quién nos vamos a dirigir. Cuanto mejor conozcamos a nuestro
público más efectiva será la estrategia que pongamos en marcha en nuestro plan de
comunicación.

Este conjunto de personas con características comunes serán a las que vamos a dirigir
nuestras acciones de comunicación. A la hora de identificar a nuestro público debemos tener
en cuenta una serie de criterios: sociodemográficos (sexo, edad, nivel de estudios),
socioeconómicos, etc.

Esta segmentación nos ayudará a definir a nuestro buyer persona, o cliente ideal.

Tendremos que analizar las aficiones, conductas, responsabilidades, motivaciones de esta

persona ideal y la relación con nuestra marca.

¿Cómo nos ha encontrado?

¿qué es lo que le gusta de nuestra marca?

¿nos recomienda?

Todos estos datos de nuestro buyer persona nos ayudará a realizar la estrategia de
comunicación atendiendo a unas necesidades concretas.

4-Mensaje

Una vez identificado a nuestro público objetivo tenemos que tener claro cuál va a ser el
mensaje que queremos hacer llegar a este público. El mensaje debe de ser claro y conciso. Si
no somos capaces de explicar brevemente a nuestro público objetivo cuál es nuestro mensaje,
nuestra estrategia no tendrá sentido.
Cuánto más sencillo sea lo que queremos comunicar, más efectivo será nuestro mensaje. No
podemos transmitir mensajes complicados, difíciles de entender. El lenguaje deberá de estar
adaptado a nuestro público objetivo.

Por ejemplo, si nuestro público son adolescentes de 16 a 18 años el tipo de mensaje no podrá
ser el mismo que el que enviamos a profesionales del ámbito industrial.

El tono y lenguaje estará adaptado a nuestro público objetivo. Y el mensaje deberá de ser
sencillo, breve y directo. En un minuto debemos de ser capaces de explicar a adolescentes
cuál es nuestro programa, proyecto o propuesta de valor. Si no lo hacemos así, las
posibilidades de éxito van a ser nulas.

5- Plan de comunicación interna

Nuestro plan de comunicación ideal deberá tener también un plan de comunicación interna.
Se trata de la herramienta que favorece el traspaso de conocimiento e información entre todas
las personas que trabajan en una misma empresa.

Aunque en las empresas o entidades en numerosas ocasiones a la comunicación interna no

se le otorga la importancia que merece, será fundamental para una estrategia comunicativa
adecuada.

Para comunicar correctamente al exterior, antes debemos de comunicar bien internamente.

Muchas empresas no comunican correctamente a sus equipos cuáles son las prioridades
estratégicas a medio y largo plazo.

Si no comunicamos internamente, la comunicación externa no va a funcionar, lo que se

traduce en pérdida de tiempo y dinero. La gran olvidada, la comunicación interna, hoy en
día, está resurgiendo mediante el fenómeno de los embajadores de marca.

Se trata de fomentar estrategias entre personas que trabajan en la entidad o empresas

encaminadas a fomentar el orgullo de pertenencia y fidelización. Si te sientes parte
importante de una empresa o proyecto lo vas a comunicar en el exterior. Pero para poder
llegar a tener embajadores de marca, trabajar estas estrategias internamente será fundamental.

6- Plan de comunicación externa

El plan de comunicación externa en la empresa será la herramienta que nos ayude a llegar a
nuestro público objetivo. En este plan definimos el conjunto de acciones comunicativas
dirigidas a nuestra audiencia. Se trata de la comunicación corporativa y digital de la
organización. Además se define las relaciones con agentes externos (proveedores, inversores
o cualquier tipo de acción relacionada con las Relaciones Públicas).

En el plan de comunicación externa recogeremos también de la todas aquellas acciones

relacionados con los medios de comunicación (notas de prensa, desayunos con periodistas,
ruedas de prensa, entrevistas, publicidad en medios de comunicación, etc. )
CANALES

Dentro de la comunicación externa diferenciaremos a su vez la comunicación digital o

comunicación online y la comunicación offline.

Plan de comunicación digital

Son todas las acciones que vamos a poner en marcha en los medios digitales:

 Web
 Blog corporativo
 Publicidad digital
 Redes sociales
 Newsletter
 Mailing
 Webinar

Plan de comunicación offline

Son todas las acciones que vamos a poner en marcha a través de medios tradicionales:

 Plan de comunicación de medios: entrevistas, notas de prensa, ruedas de prensa, etc.

 Publicidad en medios tradicionales (prensa, radio, televisión, revistas especializadas)
 Comunicación corporativa: tarjetas de visita, cartelería, folletos informativos, etc.
 Comunicación telefónica
 Eventos: Congresos, jornadas, comidas, contratación de influencers…
 Buzoneo

A la hora de elegir el CANAL más adecuado, además de los objetivos fijados, será
fundamental tener en cuenta a nuestro público objetivo.

Por ejemplo, además de adaptar nuestro lenguaje y tono, si nuestro objetivo es llegar a
personas jóvenes, tendremos que utilizar la comunicación digital, más concretamente,
Instagram o Snapchat.

7-Plan de comunicación de crisis

La prevención en caso de situaciones de crisis será un factor clave para poder hacer frente y
minimizar sus efectos. Para elaborar este plan de comunicación de crisis Primero
identificaremos posibles alertas que puedan surgir.

Después elaboraremos el protocolo de actuación para cada una de las alertas.

¿Cómo vamos a solucionar cada problema?

¿Quién será el responsable o responsables de cada acción?

El protocolo estará identificado según la tipología del problema: crisis con clientes, crisis de
calidad del producto, crisis operacional…

Y para cada uno de los tipos de problema, tendremos identificados el grupo responsable que
formará parte del gabinete de crisis.

Estableceremos el tiempo de gestión de respuesta, indicando el grado de satisfacción, según

el tiempo de respuesta (por ejemplo, para un problema en concreto respuesta de 48 horas
rojo, 24 horas ámbar, 12 horas verde).

Tendremos preparada la lista de canales mediante los cuales responderemos a la emergencia,

dependiendo de su tipología: comunicados a medios de comunicación, redes sociales,
teléfono,etc. Y además de canales podemos tener preparadas plantillas de textos (que luego
adaptaremos) con los datos principales de la empresa.

Presupuesto para la gestión de crisis. Es conveniente disponer de un fondo económico que

nos ayudará a poder utilizar ese capital en caso de que fuera necesario, con la finalidad de
minimizar riesgos mayores ante una emergencia.

Tendremos que tener preparado un listado de agentes externos que nos pueden ayudar en
caso de alertas. Por ejemplo: empresa de audiovisuales para preparar un vídeo express con el
fin de dar una explicación en redes sociales, o preparar una rueda de prensa de última hora…

Seguimiento de acciones del plan de crisis. Es recomendable tener una plantilla o documento
preparado para ir realizando un control de todas aquellas acciones y tiempos que estamos
utilizando para hacer frente a una situación de crisis.

Después de que el momento de emergencia haya pasado, tendremos que evaluar el plan de
comunicación de crisis.

Debemos analizar si las decisiones tomadas han sido las correctas, si los tiempos de reacción
y gestión de la crisis han sido adecuados.

Con el objetivo de adaptar el plan de comunicación de crisis si fuera necesario.

8-Plan de acción

El plan de acción es la programación de todas las acciones de comunicación y marketing

necesarias de nuestra empresa o modelo de negocio. Se trata de la parte táctica del plan de
comunicación, en la que fijamos acciones para conseguir los objetivos fijados y establecer el
calendario. En este plan de acción tendremos que tener en cuenta:

 Responsable de cada acción

 Fechas de ejecución
  Recursos: personales, económicos, materiales.

Antes de realizar el cronograma o calendario de comunicación, debemos identificar qué tipo

de acciones comunicativas vamos a poner en marcha y cuáles vamos a fortalecer o priorizar.

1. Acciones con medios de comunicación.

2. Acciones de marketing y publicidad.
3. Acciones de relaciones públicas
4. Acciones de comunicación online

CALENDARIO

En este timing o cronograma vamos a definir el momento de inicio y finalización de cada

acción. Este calendario de acciones de comunicación será nuestra hoja de ruta, donde
recogemos todos los detalles del plan.

9-Presupuesto

Se trata de la cantidad económica que vas a destinar a las acciones del plan de Comunicación.
En el plan de comunicación en la empresa será necesario conocer con exactitud los recursos
con los que contamos y cuánto vamos a invertir en cada acción:

 Inversión para eventos

 Inversión para publicidad y marketing digital (publicidad en prensa, publicidad ads,
diseño)
 Inversión herramientas de marketing digital (programación, banco de imágenes…)
 Inversión en recursos humanos (personal cualificado: profesionales de la
comunicación, marketing digital, copy, etc.)

10-Evaluación

Es el momento de realizar el análisis de los resultados de nuestro plan de comunicación. Si

no queremos perder tiempo ni dinero debemos dedicar esfuerzo a una buena medición y
analítica. Este proceso será decisivo en nuestro plan de comunicación.

Estas métricas deben de ir alineadas con los objetivos fijados. Debemos establecer la
periodicidad de medición de nuestras acciones: semanales, mensuales, trimestrales, al
finalizar la acción.

Y lo más importante, después de realizar la medición y posterior análisis, debemos

implementar cambios, en caso de que sea necesario: corregir desviaciones y reformular
estrategias para cumplir objetivos.
El reto está en establecer métricas y analíticas adecuadas para valorar el éxito de las acciones
puestas en marcha. Esta medición deberá ser exhaustiva, eficaz y útil para el cliente.
Debemos intentar simplificar y facilitar la interpretación de datos (por ejemplo con elementos
visuales: gráficas). Estoy convencida que para poder avanzar en el posicionamiento
estratégico de la comunicación en las empresas es indispensable medir e interpretar los datos.

Pero si luego no somos capaces de hacer entendibles estos datos no servirán de mucho. Para
poder avanzar, mejorar y poner en marcha cambios necesarios, será importante que todos
entendamos las métricas que estamos manejando.

 ¿Cuál es el objetivo de un plan de comunicación?

Un plan de comunicación sirve para planificar los recursos de tu empresa de manera ordenada
y estratégica, optimizando tanto los recursos materiales como los humanos.

Además, te permite trazar una hoja de ruta con las acciones que tu empresa debe seguir para
conseguir transmitir el mensaje adecuado a tu público objetivo.

Gracias a un buen plan de comunicación empresarial todas las personas que trabajen en tu
empresa dispondrán de una brújula que les ayudará a saber qué camino tomar para alcanzar
los objetivos de tu marca.

 ¿Qué es un plan de comunicación de una empresa?

El plan de comunicación de una empresa es el documento o la hoja de ruta que nos servirá
para planificar todas las acciones comunicativas de una empresa y reforzará al plan de social
media marketing.

El documento ofrece cuándo y cómo se van a poner en marcha estas acciones con el fin de
alcanzar los objetivos fijados. Ya seas una pyme o una gran empresa este plan será la
herramienta que ayudará a no desviarnos del camino, alcanzar los objetivos y a que el viaje
sea más satisfactorio, de lo contrario estamos a la deriva, sin objetivos y sin una ruta clara.

Tener un buen plan de comunicación ayudará a la empresa acercarse a sus potenciales

clientes y a posicionarse de una manera positiva.

 ¿Qué tipo de información debe incluir el plan de comunicaciones?

Debe contener información verídica de la situación real de la empresa con el fin de:

Conseguir un mensaje que unifique el mensaje global, la misión, la visión y los valores de tu
empresa. Crear un flujo de comunicación bidireccional en el que cualquier persona de la
empresa pueda compartir sus ideas con el resto de la plantilla. Hacer partícipes a todos los
empleados de los logros de la empresa.