REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

CONVENIO UNIVERSIDAD DEL ZULIA - INSTITUTO UNIVERSITARIO

DE TECNOLOGIA “ELIAS CALIXTO POMPA” CONTADURIA 2do

TRIMESTRE

CATEDRA: ADMINISTRACION GENERAL

ESTRUCTURA, MANUALES E INSTRUMENTOS AUXILIARES DE LA ADMINISTRACION

Integrantes:

SHEILA DE ABREU
YUSMERY GARRIDO
HECTOR BLANCO
LISANDRO JIMENEZ
MARIA MEDINA

Guatire, 21 de Septiembre del 2019

 INTRUCCION

En el presente trabajo analizaremos la importancia de la estructura

organizacional en la administración de las empresas a través de los manuales,
organigrama y otros instrumentos que se implementan para establecer las jerarquías y
funciones del grupo de talento humano dentro de la misma, para el crecimiento
empresarial y el cumplimiento de los objetivos.

En la creación de cualquier empresa e inicio de sus operaciones, observaremos

la existencia de un cierto desorden en su organización. Cuando no existe una
estructura de funciones en la empresa que recoja las distintas operaciones que deben
ser realizadas, y se establezca quién asume la responsabilidad de cada tarea, ocurre
que al final todo el mundo se ocupa de todo, y lo que finalmente sucede es que nadie
es responsable de nada.

Es importante conocer que existen herramientas que detallan este tipo de

jerarquía y funciones de cada departamento, los cuales servirán de guía para el buen
funcionamiento. La presente investigación nos detalla la importancia de un
organigrama en la organización, el cual nos muestra desde nivel más alto de
jerarquía hasta el de más bajo, destacando quienes son los jefes o encargados.
Adicional haremos mención acerca de los manuales que serán la guía para la ejecución
de las funciones de cada uno y su vez mencionamos las funciones administrativas
dentro de la organización el cual trata de comprobar o verificar los resultados,
comparándolo con lo que se planeó previamente.
Los Manuales.

Se denomina manual a toda guía de instrucciones que sirve para el uso de un

dispositivo, la corrección de problemas o el establecimiento de procedimientos de
trabajo. Los manuales son de enorme relevancia a la hora de transmitir información
que sirva a las personas a desenvolverse en una situación determinada. En general
los manuales son frecuentes acompañando a un determinado producto que se ofrece
al mercado, como una forma de soporte al cliente que lo adquiere.

Los manuales administrativos: son documentos que sirven como medios de

comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática la información de una organización
El manual es un documento elaborado sistemáticamente que indica las
actividades a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las
mismas deberán ser realizadas ya sea conjunta o separadamente.
El manual de organización es un documento oficial cuyo propósito es describir
la estructura de funciones y departamentos de una organización, así como las tareas
específicas y la auditoria asignada a cada miembro del organismo.
Son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación, que
facilitan el cumplimiento de las funciones y la asignación adecuada del recurso
humano con la finalidad de lograr los objetivos que trata de alcanzar un determinado
organismo social.
El manual de procedimientos son aquellos instrumentos de información en los que se
consignan, en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la
realización de las funciones de una unidad administrativa.

Objetivos de los manuales

 Presentar una visión de conjunto de la organización.

 Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
 Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos
niveles jerárquicos.
 Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.
 Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.
 Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
 Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores
de servicios, usuarios y clientes.
Clasificación de los manuales

Por su contenido se clasifican en:

 De organización: donde se especifican las diversas unidades orgánicas que

componen la empresa.
 De procedimientos: donde se establecen los principales procedimientos que
ocurren en el interior de la empresa; por ejemplo, de contratación de personal,
de compras, de pago de sueldos, etc.
 De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.
 De bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este
manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.

 Por su ámbito:

 Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.

 Específicos: que consignan información específica o de una determinada área.

Los organigramas

Un organigrama es un esquema de la organización de una empresa, entidad o

de una actividad. El término también se utiliza para nombrar a la representación
gráfica de las operaciones que se realizan en el marco de un proceso industrial o
informático.

Un organigrama permite analizar la estructura de la organización representada

y cumple con un rol informativo, al ofrecer datos sobre las características generales de
la organización.

Para analizar y comprender un diagrama de estas características es importante

entender que los cuadros representan cada uno de los puestos de la
estructura organizacional, y las líneas, la cadena de autoridad y la comunicación que
los une. El siguiente modelo representa fielmente lo que es un organigrama.
OBJETIVOS DE LOS ORGANIGRAMAS

Los organigramas cumplen dos funciones importantes. Por un lado, permiten

analizar la estructura para detectar fallas. Algunas de las situaciones más importantes
que pueden ser encontradas por este método son:
 Fallas de control interno
 Duplicación de funciones
 Departamentalización inadecuada
 Funciones importantes que se han descuidado
 Falta de unidad de mando
 Falta de claridad respecto del tipo de autoridad que se le asigna a un cargo
 Desequilibrios en la estructura, enorme amplitud del control.
Por otro lado, los organigramas cumplen una función como medio de
comunicación dentro de la organización. A través de ellos se puede, por ejemplo,
informar a los empleados la posición relativa que ocupan y la relación que tienen con
el resto de los puestos, informar a terceros interesados en la organización cómo es la
estructura, facilitar la comprensión acerca de las posibilidades que tienen los
miembros de ascender, mostrar a los nuevos empleados un cuadro global de la
estructura a la que acaban de ingresar.
TIPOS DE ORGANIGRAMAS:
Basándome en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro
"Organización de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introducción a la
Administración de Organizaciones"), pongo a consideración del lector la siguiente
clasificación de organigramas:
1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

 Micros administrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden

referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la
conforman.
 Macro administrativos: Involucran a más de una organización.
 Meso administrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo
sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término meso
administrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el
sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.

2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

 Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan

con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como
información accesible a personas no especializadas .Por ello, solo deben
expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades
asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de
ciertas dimensiones.
 Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de
determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de
cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la
ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis
de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas
partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus
destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos
instrumentos y sus aplicaciones.
 Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento
planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito
de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se
considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la
S.A.
 Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado
no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.
3. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

 Generales: Contienen información representativa de una organización hasta

determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector
público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en
tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u
oficina.
 Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la
organización.

4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

 Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas

de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene
anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.
 Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además
de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran
utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma
general.
 De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el
número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada.
También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cinco

tipos de organigramas:

 Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del

titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en
forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo
cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.
 Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular
en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de
columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas
dispuestas horizontalmente.
 Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales
para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el
caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.
 De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de
integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su
 cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles
jerárquicos.
 Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor
jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno
de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el
centro hacia los extremos, y el último círculo, o sea el más extenso, indica el
menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se
ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por
las líneas que unen las figuras.

FUNCIONES DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Las funciones de los sistemas administrativos radican en:
PLANIFICAR
La función de planificar consiste en definir los objetivos, los recursos necesarios
y las actividades que van a realizar con el fin de poder alcanzar los fines propuestos.
Esta comprende en la práctica desde el nivel de ideas, pasando por el diseño de
objetivos, metas estratégicas, políticas y programas hasta los procedimientos.
Es crear las condiciones para el desenvolvimiento futuro y coordinado de la empresa,
aprovechando los aspectos positivos de su medio ambiente y reduciendo los aspectos
negativos. La planificación en síntesis es un proceso de proyección al futuro.
Constituye una toma de decisiones, ya que incluye la elección de una entre varias
alternativas,
ORGANIZAR
Es la relación que se establece entre los recursos humanos y los recursos
económicos que dispone la empresa para alcanzar los objetivos y metas propuestos en
el plan,
Organizar es conjugar los medios a disposición (hombre-técnica-capital y otros
recursos) para alcanzar la producción.
En una forma más practica implica la implementación de una estructura de funciones,
vía a la determinación de actividades requeridas para alcanzar las metas de una
empresa y de cada una de sus partes; este agrupamiento de actividades y su
asignación respectiva a uno de los miembros de la empresa, la delegación de
actividades para ejecutarlas, la provisión de los medios para la coordinación horizontal
y vertical, de las relaciones de información y de autoridad dentro de la estructura
orgánica, constituye la función de organización.
DIRIGIR Y EJECUTAR
Se refiere a que los subordinados son debidamente orientados por un líder que tiene
la continua responsabilidad de hacerles conocer sus diferencias y orientarlos para el
mejor desenvolvimiento y cumplimiento de sus tareas, a la vez para motivarlos a
trabajar con celo y confianza.
En otras palabras la función de ejecución, es hacer que los miembros de la
organización contribuyan a alcanzar los objetivos que el gerente o ejecutivo desea que
se logre, la ejecución significa realizar las actividades establecidas en el plan, bajo la
dirección de un líder.
La gestión significa creación, aporte, imaginación, iniciativa, criterio direccional para
tomar decisiones extendiendo las ordenes e instrumento, el director sabrá elegir la
ubicación estratégica de sus oficinas para poder dirigir con eficacia.

CONTROLAR
Consiste en la evaluación y de corrección de las actividades que realizan los
subordinados, para asegurarse que va acorde a los planes.
Por lo tanto sirve para medir el desempeño en relación con las metas, detecta las
desviaciones negativas y plantea las correcciones correspondientes en perspectivas de
cumplir con los planes; son bastantes conocidos los instrumentos de control, tal como
el presupuesto para gastos controlables, los registros de inspección para verificar y
comprobar el objetivo trazado.
En síntesis se trata de una comprobación o verificación de los resultados, contrastados
con lo que se planeó previamente.
BIBLIOGRAFIA
 https://www.gestiopolis.com/el-proceso-administrativo-y-sus-funciones-basicas/
 ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS, ANÁLISIS DISEÑO Y ESTRUCTURA
 FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMÍN MÉXICO, FCA – UNAM
 "MANUALES ADMINISTRATIVOS: GUÌA PARA SU ELABORACIÓN"
 FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMÌN MÉXICO, FCA – UNAM
 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GÒMEZ CEJA, MÉXICO, Mc GRAW HILL 1997
CONCLUSIONES

El propósito de este trabajo ha sido el de conocer algunos elementos esenciales que

se necesitan para entender, diseñar e instrumentar una estructura
organizacional .Toda empresa debe contar con una estructura, es decir una división
ordenada de todas las unidades de trabajo que la componen en donde se muestran las
relaciones de las partes que la integran sus jerarquías y funciones principales.

La actividad primaria que hay que realizar para materializar el negocio de la empresa,
implica normalmente, llevar a cabo un trabajo que excede las capacidades de
cualquier persona normal, por más capacidades y potencial que posea. En
consecuencia, surge la necesidad, por una parte, de dividir ese trabajo primario de la
empresa para definir tareas que sean acordes con las capacidades y posibilidades de
una persona normal y, por la otra parte, en la medida que se tiene que alcanzar un fin
común, que son los fines de la empresa, urge la necesidad de definir un procedimiento
de coordinación, generalmente, una jerarquía de autoridad que integre esas tareas
parciales para que se asegure que la organización alcanzará sus fines eficazmente. Este
proceso de dividir y coordinar, o de diferenciar e integrar, tareas da origen a la
estructura de organización de la empresa y a sus puestos.

Esta estructura está representada a través de los organigramas que muestra un

número de niveles, desde los dueños hasta el nivel operativo más bajo, cuanto mayor
sea el número de niveles , más larga será la cadena de mandos y más tiempo se
necesitara para que las instrucciones desciendas y descienda por la organización

Los manuales administrativos son una guía práctica que se utiliza como una
herramienta que contiene información de los objetivos, normas y políticas de la
organización que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo.

Es importante señalar el papel que juega en cada una de las funciones administrativas
la coordinación, a la cual muchos la consideran como una función separada del
administrador. Sin embargo lo más exacto es considerarla como la esencia de la
administración, ya que el logro de la armonía en los esfuerzos individuales
encaminados hacia la consecución de las metas del grupo, es el propósito de la
administración.