Recepcion, Distribucion. Tramite y Despacho de Documentos

SENA- Regional Atlántico-
Centro Comercio y Servicios

Servicios Administrativos
Archivística
RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN
TRÁMITE, DESPACHO Y
CONSULTA DE DOCUMENTOS
Compilado por: Danilo Ulloque

Gérman Profesional en Ciencias de
la Información
Barranquilla, mayo 15 de 2020

RECEPCIÓN, DISTRIBUCION TRÁMITE, DESPACHO Y CONSULTA DE
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
CONTROL DEL DOCUMENTO
SIPNOPSIS
Este documento contiene información acerca de las actividades desarrollas en el proceso de
recepción, distribución, trámite, despacho y prestamos de documentos y la normatividad vigente que
normaliza el proceso de gestión de documentos Contiene ilustraciones; un glosario archivístico sobre
el tema; Links en donde se pueden accesar lo temas mencionados y la referencia bibliográfica
sugerida sobre el tema.
DESCRIPTORES O METADATOS
Recepción de documentos; Despacho de documentos; trámite de documentos, distribución de
documentos y préstamos de documentos
NOMBRE CARGO DEPENDENCIA FIRMA FECHA
Autor Danilo Instructor Centro Comercio Mayo 15

Ulloque y Servicios de 2020
Aprobación María Mayo 15

Cecilia Coordinación Centro Comercio de 2020
Suarez Gestión y Servicios
Administrativa y
Servicios
Financieros
1 Compilado por instructor Danilo Daniel Ulloque Gérman , Profesional en Ciencias de la Información con
tarjeta profesional No 354, expedida por el Colegio Colombiano de Archivistas
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN.
Procesos de recepción, distribución; trámite y Consulta de documentos según el P.G.D

Conceptos
Actividades desarrolladas
Normatividad vigente acerca de la recepción, distribución trámite y préstamo de documentos
de documentos
Actividades del proceso de recepción de documentos.
Actividades del proceso de distribución de documentos.
Actividades del proceso de trámite de documentos.
Centralización de la recepción de documentos
 Centralización en archivos descentralizados
 Centralización en Archivos Centrales
Despacho de documentos
Envíos
Préstamo de documentos
Pautas para consultar
Procedimiento de Consulta
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
GLOSARIO ARCHIVÍSTICO
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
INTRODUCCIÓN:
La correspondencia está integrada

al concepto moderno del Archivo
Total, que comprende todas las
fases del ciclo vital del documento,
dentro del cual la correspondencia
juega un papel importante en la
gestión documental] ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
El flujo continuo de las comunicaciones y de la información juega un papel importante en el

cumplimiento de la misión y visión de las instituciones, de modo que deben normalizarse los
procedimientos que permitan un eficiente manejo de la documentación que se recibe y se
despacha; por ende en toda empresa organizada debe existir en el manual de Archivos las
normas respecto a la recepción y despacho de los documentos para que sirvan como un valioso
instrumento de apoyo administrativo.
La recepción de documentos constituye un acto jurídico y administrativo que compromete a la

dependencia como tal para la realización expedita y eficiente de un trámite institucional;
además, en la medida en que los documentos que la dependencia capta día con día constituyen
la materia prima de la infraestructura informativa institucional, la recepción de documentos
constituye también un evento con importantes implicaciones para el manejo y acceso ulterior a
la información requerida por aquella. En este sentido, en la recepción de documentos oficiales
deberá cumplirse siempre con tres requisitos complementarios:
 Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación recibida por la

dependencia desde el momento de su ingreso;
 Hacer la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área que se encargará

de su trámite; y
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
 Velar para que la documentación recibida sea captada y organizada sistemáticamente,

conservándola como antecedente para futuras decisiones y gestiones.
El servicio de despacho de correspondencia que no es un simple servicio de mensajería,

constituye una actividad de alta significación para el desarrollo ordenado y la culminación
satisfactoria de las gestiones estrechamente relacionadas con el resto de las operaciones que se
realizan dentro de la Entidad para manejar coherente y eficazmente la información documental
que la dependencia requiere y produce. En este aspecto debe considerase como un requisito
esencial el garantizar que los documentos generados por las entidades administrativas de la
dependencia sean recibidos oportunamente por sus destinatarios, en el contexto del proceso
continuo de tramitación y comunicación documental, resguardando y promoviendo los intereses
de la dependencia ante las diversas instancias de gestión interinstitucional.
Ventanilla única en el SENA- Dirección General
DOCUMENTOS
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NORMATIVIDAD VIGENTE ACERCA DE LOS PROCESOS DE: RECEPCIÓN,

DISTRIBUCION ; TRAMITE y CONSULTA DE DOCUMENTOS
DISPOSICIONES LEGALES ACERCA DEL PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Constitución política
Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son
inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y
con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.
DECRETO 2150 DE 1995.

Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos,
ventanilla única.
ACUERDO AGN 060 DE 2001.

Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las
comunicaciones recibidas y enviadas
DISPOSICIONES LEGALES ACERCA DEL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN

Decreto 229 de 1995.
Sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995

Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.
ACUERDO 060 DE 2001.

Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.
DISPOSICIONES LEGALES ACERCA DEL PROCESO DE TRÁMITE

Constitución política.
Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades
por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos

fundamentales.
LEY 58 DE 1982
Reglamentación trámite peticiones.
Decreto 01 de 1984 código contencioso administrativo

Derecho de petición.

 Artículos 6, 16, 17, 22.
 Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la
recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de
correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.
Decreto 1222 de 1999

Artículo 33. Derecho de turno.
Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos
administrativos.
DISPOSICIONES LEGALES ACERCA DEL PROCESO DE CONSULTA

Constitución Política.
 Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su
pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de
fundar medios masivos de comunicación
 Artículo 27. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y
cátedra. Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos
públicos salvo los casos que establezca la ley.
 Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno
podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar
alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan
los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación oficiales...
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
Ley 4 de 1913
Sobre régimen político y municipal.
 ART. 315. Los Secretarios de las corporaciones y autoridades públicas dan fe en los
certificados que expidan relativamente a los negocios que les están confiados por razón
de su empleo.
 ART. 316. Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las
Oficinas, y los primeros los mandarán dar si el asunto de que se trata no fuera
reservado. Si lo fuere, el certificado se extenderá, pero se reservará en la oficina hasta
que cese la reserva y pueda entregársele al interesado. De los certificados se dejará
copia en un libro de papel común.
 ART. 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que
existan en las Secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo,
siempre que no tengan carácter de reserva; que el que solicite la copia suministre el
papel que debe emplearse, pague el amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo la
inspección de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos de ésta. Ningún
empleado podrá dar copia de documentos que según la Constitución o la ley tengan
carácter de reservados, ni copia de cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de
la Oficina de quien dependa.
Ley 57 de 1985.
Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.
Decreto 01 de 1984.
Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de petición de información.

Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores.
Acuerdo AGN 47 de 2000

Acceso a documentos.
Acuerdo AGN 56 de 2000

Requisitos consulta.
DOCUMENTOS
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ACTIVIDADES DEL PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la
admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
ACTIVIDADES
Recepción de documentos
Se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de
la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites
correspondientes.
Recepción de documentos
En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
 Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo
electrónico, página web, otros.
 Recibo de documentos oficiales.
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo (sello, reloj radicador).
Radicación de documentos
 Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el
artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o
de envío
 Impresión de rótulo de la radicación.
 Registro impreso de planillas de radicación y control.
DOCUMENTOS
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Registro de documentos
 Recibo de documentos oficiales.
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo.
 Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s)
Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable
del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
 Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
 Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos
recibidos y enviados.
ACTIVIDADES DEL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad.
Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de
control y verificación de recepción y envío de los mismos.
ACTIVIDADES
En este proceso se distinguen actividades como:
Distribución de documentos externos

 Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
 Clasificación de las comunicaciones.
 Organización de documentos en buzones o casilleros.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Reasignación de documentos mal direccionados.
DOCUMENTOS
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 Registro de control de entrega de documentos recibidos.
Distribución de documentos internos

 Identificación de dependencias.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Registro de control de entrega de documentos internos.
Distribución de documentos enviados

 Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico,
apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
 Control del cumplimiento de requisitos del documento.
 Métodos de empaque y embalaje.
 Peso y porteo de documentos.
 Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
 Control y firma de guías y planillas de entrega.
 Control de devoluciones.
 Organización mensajería externa.
 Registro de control de envío de documentos.
ACTIVIDADES DEL PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función
administrativa.
ACTIVIDADES
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de
trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De
DOCUMENTOS
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acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos
máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.
En este proceso se señalan las actividades de:
Recepción de solicitud o trámite

 Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.
 Identificación del trámite.
 Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.
 Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.
Respuesta
 Análisis de antecedentes y compilación de información.
 Proyección y preparación de respuesta.
 Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del
asunto.
ACTIVIDADES DEL PROCESO DE CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTO
DEFINICIÓN
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que
contienen..
ACTIVIDADES
Las actividades básicas en esta fase son:
1. Formulación de la consulta
 Determinación de la necesidad y precisión de la consulta.
 Determinación de competencia de la consulta.
 Condiciones de acceso.
 Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por
conservación.
 Reglamento de consulta.
2. Estrategia de búsqueda
 Disponibilidad de expedientes.
 Disponibilidad de fuentes de información.
 Establecimiento de herramientas de consulta.
 Ubicación de los documentos.
3. Respuesta a consulta
 Atención y servicio al usuario.
 Infraestructura de servicios de archivo.
 Sistemas de registro y control de préstamo.
DOCUMENTOS
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 Uso de testigos y formatos para el control de devolución.

 Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información.
CENTRALIZACION DEL PROCESO DE RECIBO DE DOCUMENTOS:
Según el funcionamiento de los archivos en las empresas el proceso de ingreso, recepción y

despacho de la correspondencia, se realiza de forma distinta.
Centralización del proceso en archivos descentralizados:
En las empresas en que cada dependencia recepciona, tramita, archiva y despacha la

documentación; el no llevar controles en el recibo y entrega de documentos pueden acarrear
problemas de duplicación de la información; ocasionar pérdidas económicas y situaciones de
desinformación porque a los jefes no les llega la información que deben manejar a tiempo.
Para solucionar esta problemática se recomienda, centralizar el proceso de ingreso de los

documentos a través de una sola dependencia; en este caso por lo general se designa a la
secretaria de más rango; la de mayor confiabilidad y sigilo en el manejo de la información para
que realice este proceso y pueda efectuar los mismos controles que se realizan a través de un
Archivo Central.
ESQUEMA DE CÓMO SE REALIZA EL PROCESO DE CENTRALIZACION EN EMPRESAS QUE TIENEN

ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS
Para centralizar el proceso de recibo de documentos y correspondencia en archivos

descentralizados, es necesario:
 Establecer una única responsabilidad; asignar quien va a desempeñar esta tarea o función.
Esta persona debe conocer muy bien la organización interna de la empresa; sus actividades
DOCUMENTOS
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y el personal que allí trabaja; debe además poseer un perfil muy alto en cuanto a
confidencialidad en el manejo de la información.
 Establecer procedimientos para cada fase del proceso: recepción; abrir y revisar sobres;
clasificación; radicación; registro y distribución.
 Respaldar la decisión asumida con políticas, normas que sean de estricto cumplimiento
SECRETARIA DE GERENCIA
Recepciona, abre y revisa; clasifica; radica;
registra y distribuye la correspondencia a las
secretarias de otras dependencias
SECRETARIA DE DIVISION
ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
OPERATIVA
DE CALIDAD
DOCUMENTOS
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CENTRALIZACION DE LA RECEPCIÓN EN ARCHIVOS CENTRALIZADOS:
RECIBO DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS CENTRALIZADOS

Una de las funciones principales que realizan los Archivos Centrales de las grandes empresas es
precisamente, el de recibir la documentación que llega del medio externo provenientes de
clientes, proveedores y público en general. Para el efecto deben estar establecidos los
procedimientos para cada uno de los pasos que se realizan en este proceso:
Los medios a través de los cuales ingresan los documentos y fluye la información en las
empresas que tienen centralizado su proceso de recibo de documentos pueden ser variados
dependiendo del uso de tecnologías y; del volumen y la cantidad de documentos que ingresen
diariamente a ellas.
Estos pueden ser:
 A través de servicios de mensajería que brindan empresas especializadas que se constituye

en el medio más utilizado por las empresas para la distribución de documentos y envíos
locales, nacionales e internacionales. Entre estas figuran entre otras: Avianca; Apostal;
Servientrega y otras.
 Entrega persona a persona; cuando el interesado hace entrega personalmente de las
comunicaciones o documentos.
 Buzones, cuando las empresas ubican este elemento para recepcionar documentos. Tal es el
caso de organizaciones con políticas de restricciones en el acceso a las edificaciones; para
recepcionar documentos los fines de semana y en aquellos casos en que las edificaciones
están lejos de los puestos de recepción, como en las Zonas Francas.
 Apartados Aéreos, servicios que prestan las empresas de correos en las grandes ciudades
consistentes en el alquiler de un casillero que se obtiene por el pago de un canon de
arrendamiento anual. En este caso al mensajero externo de la empresa se le responsabiliza
por las llaves del mismo y se le establece un horario para la recolección diaria de los
documentos que llegan al apartado.
 Fax, es uno de los medios más comunes de recepcionar comunicaciones en las empresas. Si
la empresa posee un Archivo Central y si las dependencias reciben comunicaciones formales
a través de los faxes, las secretarias deben sacar fotocopia a los mismos y enviarlos a
Archivo Central, para realizar su radicación y registro. Algunas empresas que poseen un Fax
centralizado establecen control de los Faxes recibidos a través de un software denominado
REGISFAX, que radica las comunicaciones y luego direcciona los faxes a la dependencia que
lo vaya a tramitar.
DOCUMENTOS
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 Correo electrónico, En este tipo de servicio, los terminales de los computadores transmiten
documentos, como cartas, informes y télex a otras computadoras o terminales. Para acceder
a este servicio la mayor parte de los terminales utilizan la red pública. Programas de correo
electrónico como: Source Mail y Messenger permiten a los terminales enviar documentos a
un ordenador o computadora central, y desde allí podrán recuperarlos otros terminales. En
este caso el archivo central debe establecer políticas bien claras acerca el procedimiento a
realizar cuando las comunicaciones son formales y que deben hacer las secretarias y
funcionarios que recepciona información a través de los computadores de la empresa.
ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN:
Las actividades que se deben efectuar son:
RECEPCIÓN
Constituye el ingreso inicial de la documentación a la empresa. En la recepción de la
documentación a través de un Archivo Central, se pueden presentar varios casos que varían de
acuerdo a la complejidad de la empresa; a las políticas establecidas en cuanto al manejo de los
documentos; al tipo de actividad a que se dedique la empresa los siguientes casos y a la
tecnología utilizada en el manejo de la información.
 El proceso se realiza a través de un puesto de recepción: En este caso la recepcionista

o la persona encargada de la recepción solo se limita a recepcionar la documentación sin
abrirla, la registrarla y la pasa al Archivo Central
o Si se recibe, una comunicación abierta sin sobre y con copia; imprime sello de
recibido sobre la copia y escribe fecha y firma de recibido para dar constancia de
recibido. Procede a diligenciar un registro o libro de control de los documentos en la
recepción. Luego el mensajero del Archivo Central se acerca con regularidad a
recoger la documentación que ha llegado a la Recepción para iniciar su trámite en el
Archivo Central
o Si se recibe una comunicación con sobre cerrado- o encomiendas- a través de un
servicio de mensajería, firma copia de la guía e imprime sello de recibido,
procediendo a efectuar los mismos pasos del caso anterior.
 El proceso se realiza a través de una Oficina de Correspondencia: En este caso de

empresas, que tienen un alto volumen de recepción diaria de documentos, delegan en
la Oficinas o Unidades de correspondencia las funciones de: recepción, clasificación;
radicación, registro y distribución de la correspondencia. Tal el caso de empresas cuyos
archivos con regionales, sucursales, filiales que reciben un alto volumen de documentos;
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
como el Archivo Central del Banco de la República que posee una oficina de
Correspondencia. El artículo 3 del Acuerdo 060 del Consejo Directivo del Archivo
General de La Nación expresa “ Las entidades públicas deberán establecer de acuerdo a
su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y
normalizada los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones
de tal manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de
gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que
se llevarán a cabo en los Archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan
regionales, deberán contar comunidades de correspondencia en cada una de las sedes y
si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus
necesidades si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales; o
si en cada sede habrá una unidad de correspondencia. En todo caso se debe propender
por el control y la normalización unificado en la entidad.
Las unidades de correspondencia deberán contar con personal suficiente y debidamente

capacitado y de los medios necesarios que permitan enviar, recibir y controlar
oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios
de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros que faciliten la atención
de solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia de los
principios que rigen la administración pública”
 El proceso se realiza a través del mismo Archivo Central, quien coloca una ventanilla
especializada para realizar la recepción de la documentación. En muchas empresa que
utilizan la tecnología de la digitalización, digitalizan de inmediato los documentos y
correspondencia que entra en forma diaria y estos pueden ser consultados por los
funcionarios de la empresa según el nivel de competencia que posean
CLASIFICACIÓN
En una entidad Privada los documentos al recibirse se clasifican en:
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
 Privada u oficial, cuando su trámite está relacionado con las actividades que realiza la
empresa, o
 Personal, cuando el tramite de dicha correspondencia esta relacionado con asuntos
personales de los funcionarios que laboran en ella
 Revistas, folletos y Publicaciones
EN UNA ENTIDAD PÚBLICA, el concepto de correspondencia difiere completamente; en estas, se

denomina correspondencia a las comunicaciones que llegan a titulo personal, de los
funcionarios de dichas entidades, distinguiéndolas, de las que están relacionadas con las
actividades o funciones de estas entidades, a las que se les denomina comunicaciones oficiales.
Esta conceptualización obedece a lo establecido en el Acuerdo 060 de 30 de octubre de 2001 y
a un fallo de la Corte Suprema de Justicia
 Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de

las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente de su medio
utilizado. Las formas más comunes de comunicaciones oficiales son: cartas,
memorandos, circulares, directrices
 Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las
entidades, a titulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites
para las instituciones.
PROCESO EN UNA ENTIDAD PRIVADA

Como a la empresa ingresan gran variedad de documentos por el Archivo Central, tales como:
cartas, telegramas, facturas, extractos bancarios, cuentas de cobros, reclamos, derechos de
petición, cotizaciones, tarjetas de invitaciones, libros, revistas, paquetes con encomiendas, es
necesario clasificarlos y separarlos en tres grandes grupos:
 Correspondencia Personal, la constituye la correspondencia que está dirigida a

funcionarios de la empresa, pero cuyo contenido no tienen relación con las actividades
que realiza la empresa y se refieren más bien al ámbito personal del empleado. Se
reconocen porque en el tratamiento del sobre no se indica el cargo que desempeña el
funcionario en la empresa. Este grupo una vez identificado debe separarse del resto de
la correspondencia, no debe ser abierto ni radicado y enviársele al funcionario
destinatario.
Se identifican como correspondencia personal:
o La que está dirigida a un funcionario de la entidad, pero que en el sobre se destaca

la leyenda de “Personal” colocada entre líneas cruzadas, que destacan el carácter
personal de las mismas.
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
o Los extractos Bancarios de cuentas personales; extractos de tarjetas de créditos;

comunicaciones de asociaciones y clubes a las que están afiliados; informes de
rendimientos de inversiones que reciben los empleados de muchas empresas, en
especial los jefes. Entran en este grupo las citaciones de autoridades por ejemplo:
citaciones a juzgados de familia por demandas alimenticias.
o No se consideran como correspondencia personal los embargos de los empleados,
ordenes de captura y otros de carácter judicial, que se deben de remitir de
inmediato a las oficinas de Recursos Humanos de inmediato para su respectivo
trámite
o Si al momento de clasificar la correspondencia, se tienen dudas acerca del carácter
personal de la misma, en muchos Archivos centrales, se imprime sobre el sobre de
dichas comunicaciones un sello que tiene la leyenda: “SI NO ES PERSONAL, FAVOR
DEVOLVER AL ARCHIVO CENTRAL”. Si al abrirla el destinatario, encuentra que dicha
correspondencia no es personal y pertenece a la empresa, debe devolverla al
Archivo central para la aplicación de los controles respectivos.
 Folletos, libros, Publicaciones, encomiendas. Se separan de la correspondencia de la

empresa, y se envían directamente a los interesados; se incluyen en este grupo:
o Los folletos, plegables de participación a eventos, seminarios y cursos de

capacitación; tarjetas de invitación; catálogos comerciales de tiendas, y ofertas en
serie. A estos se les imprime únicamente el sello de recibido y se envían
directamente a las dependencias o a los interesados.
o Las encomiendas o paquetes. Se les imprime el sello de recibido, se registran en un

formato especial y se les envían a los interesados. Las encomiendas que por diversas
razones lleguen al Archivo Central y tengan relación con procesos de compras de
insumos de productos o equipos se deben remitir al departamento de Compras de la
empresa para su recepción y trámite.
o Libros, revistas, periódicos y publicaciones en general, Se les imprime el sello de

recibido y se envían a los destinatarios. Si hacen parte de suscripciones que paga la
empresa, se deben enviar al centro de documentación, si este existe; en caso
contrario a la oficina u dependencias que tienen que ver con el manejo de dichas
publicaciones; por ejemplo Publicaciones Legis, al departamento legal o contable.
o Material en soportes electromagnéticos; como casettes, cintas de computador, CDS

se envía al departamento de sistema o la oficina competente, después de haberle
impreso el sello de recibido en el empaque correspondiente
 Correspondencia de la empresa, Es aquella correspondencia que está relacionada con

las actividades a que se dedica entidad; la constituye la correspondencia que viene a
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
nombre de la empresa, o aquella que en el sobre se identifica el nombre del funcionario

acompañado del nombre del cargo que desempeña en la entidad. Esta correspondencia
se separa de la correspondencia personal y de las publicaciones, revista, folletos
iniciándose con ella el proceso de radicación una vez que ha sido abierta y revisada.
ABRIR SOBRES Y REVISAR LA CORRESPONDENCIA
Una vez que se ha determinado cual es la correspondencia que ha llegado dirigida a la empresa
se procede a su desempaque.
Antes de abrir la correspondencia, que proviene de los apartados aéreos, se

debe verificar si los envíos recibidos si corresponden a la empresa o los
funcionarios de la misma. Ya que algunas veces se estos se equivocan al
introducir la correspondencia en los casilleros.
Lo correcto es devolver –sin abrir la correspondencia- que no
Corresponde a la empresa
La apertura de los sobres se debe realizar con muchas precauciones y no de una manera
mecánica; se recomienda tener en cuenta las siguientes sugerencias:
 Tomar el sobre en posición de lectura

 Girarlo hacia el lado izquierdo y golpearlo para que su contenido caiga sobre el sobre
 Volver el sobre a su posición de lectura
 Con unas tijeras realizar un corte en una franja muy angosta al lado derecho para evitar
dañar el contenido.
 Retirar el contenido del sobre con cuidado ya algunos pueden estar adheridos por el
exceso de goma aplicado y si se tiran de ellos pueden rasgarse
 Revisar el sobre y observar que todo el contenido haya sido extraído de él
 Engrapar o unir mediante clips, si al desempacar se encuentran en el sobre varias
páginas sueltas. Esto se realiza para que no extravíen o sean confundidas al manipularse
Una vez que se ha realizado lo anterior se procede a inspeccionar la correspondencia, mediante

una lectura rápida:
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
 Verificar dirección del remitente, si este no es conocido y faltan los datos de este, en el
membrete comercial, se debe engrapar el sobre a la carta para guardar los datos del mismo.
Si el corresponsal: cliente o proveedor es muy conocido el sobre puede ser eliminado
 Verificar si la carta pertenece a la empresa en la que está realizando el recibo de la
correspondencia. Se debe verificar a quien está dirigida la comunicación. En el sobre puede
encontrase como remitente un funcionario de la empresa pero en verdad la carta está
dirigida a otra; esto porque en el momento de hacer el despacho persona o entidad
remitente confundió los sobres e insertó la carta equivocada. En este caso se debe devolver
la carta al remitente con una nota explicativa
 Cotejar las fechas de elaboración de la comunicación con las que imprime el correo en el
matasello del correo. Esto a fin de salvar responsabilidades en el caso de que las fechas
comparadas estén distanciadas. Se procede a guardar el sobre y engraparlos al documento
como prueba de que la carta llegó con una fecha atrasada: Es importante realizar este paso
en el caso de cartas que tengan términos de respuestas o aquellas que puedan afectar
transacciones económicas de la empresa.
 Revisar si la carta está firmada. Las comunicaciones que no están firmadas carecen de valor
comercial y legal; por los tanto deben ser devueltas. Si el remitente se encuentra en la
misma ciudad se le puede avisar telefónicamente para que solucione el impase. Si esta en
otra ciudad, debe ser devuelta en otro sobre con nota explicativa.
 Verificar la inclusión de los anexos anunciados. Es necesario verificar si la carta trae los
anexos anunciados. Si faltan, se debe avisar al remitente la situación; pero la carta puede ser
radicada y al registrarse en la planilla de registro se efectúa la indicación en la columna de
anexos, que se encuentran pendiente el anexo. Cuando los anexos son anunciados por
separado se debe realizar la anotación en una libreta de asuntos pendientes: la fecha, la vía
utilizada y número de la guía del envío para tenerlo pendiente
RADICACIÓN
La radicación consiste en darle entrada en forma oficial al documento en la empresa; para ello
se le imprime un sello radicador, que contiene los datos o información que va permitir realizar
un seguimiento al documento durante su permanencia en la empresa.
Se deben radicar, los documentos que tienen que ver con las actividades propias de la empresa
y que por lo general están redactados en forma epistolar (cartas, memorandos). Las empresas
establecen a través de sus manuales de procedimientos que se radica o no se radica.
Los documentos se radican imprimiendo en la parte superior del mismo el sello de radicación y
diligenciándolo de manera correcta. Cada empresa de acuerdo a sus procesos, diseña el sello
radicador que le conviene utilizar
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
sello radicador
Sello
110- 3520 de
Barranquilla, Enero 26 de 2016 radicación
Doctor
JAVIER ROMERO
Palmas Montecarmelo
Barranquilla.
Apreciado Doctor Romero:
Remitimos el primer informe de avance de lo realizado

hasta el 30 de diciembre de 2015 en el proceso de
organización de expedientes de Jurídica de su entidad, en
cumplimiento del trabajo contratado por ustedes.
Necesitamos coordinar con ustedes la entrega de los
expedientes de contratación, que según cronograma
ustedes deben entregar a finales del presente mes
Cordialmente,
Armando Líos
Gerente Comercial
Banco Popular
El sello radicador puede ser impreso a través de:
 Un sello de caucho: se diseña y se ordena su elaboración. Es económico y lo utilizan gran

cantidad de empresas. Su medida debe ser proporcional al tamaño de la carta y debe
permitir leer en forma legible la información. Su medida puede ser de 2 X 3 centímetros.
 Un sello de reloj radicador: este es mucho más costoso y lo utilizan las empresas que
manejan un volumen alto de documentos recibidos.
 Electrónicamente por un software, que a través de un etiqueta o rótulo que imprime sobre
el documento, le da ingreso al mismo en la empresa
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
Datos que puede contener un sello radicador son:
Nº consecutivo de recibo. Razón social de

Se imprime con el numerador La empresa
Automático
PRODUCTOS ALIMENTARIOS DEL
ATLANTICO S. A
Se coloca el código
CODIGO ASUNTO-________ Del asunto
Principal de que
Nº____________ Trata la
Comunicación
FECHA_________ HORA______
Código de la
PASE A: ATENDIDO
Dependencia
___________ _____________
Destinataria
____________ __________
________ __________
________ ___________
Espacio para que el destinatario

Coloque sus iniciales en señal de
Que atendió la comunicación
 NUMERO DE ORDEN: Es el número consecutivo que se le asigna al documento y

corresponde al orden de llegada. La empresa debe decidir cuantos digestos se utilizan en él,
y determinar si la numeraron cambia con cada vigencia o es un número infinito que no se
interrumpe al terminar el año calendario. Cuando se cambia la numeración por año existe la
necesidad de hacer una referencia cronológica, para conseguir la comunicación por su
número de radicación. Ejemplo: En el consecutivo 98-3456 , los dos primeros hacen
referencia al año al cual pertenece el número consecutivo 3456.
 FECHA DE RECIBO: Se imprime con fechador o con el mismo reloj radicador la fecha de
llegada del documento.
 HORA: Se imprime, la hora de llegada de los documentos. Este dato es importante para
comenzar a contar los términos de respuesta que de tipo legal tienen algunos documentos.
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
 PASE A: Se anotan aquí los códigos o nombres de las dependencias por donde tramitan los
documentos, de modo que se puede observar la secuencia del recorrido que efectúa el
documento en la empresa. Este registro se hace manualmente y con tinta.
 ATENDIDO: Se imprime aquí la rúbrica o visto bueno del funcionario o funcionarios que le
dieron trámite al documento.
 CODIGO ASUNTO: Se registra aquí el código asignado a la serie documental a la cual

pertenece el documento, y en la cual va ser archivado una vez completado su trámite.
Al radicar un documento se deben tener en cuenta las siguientes

operaciones:
 Ordenar los documentos que llegan por orden de

expedición
 Imprimir sello de radicación y diligenciarlo, colocando:
 Número de orden, ya sea manualmente, con un
numerador automático o con un reloj radicador.
 Código o nombre de la dependencia a donde pasa el
documento.
 Imprimir hora y fecha de llegada del documento
REGISTRO
Consiste en registrar en un formato denominado: “REGISTRO DE DOCUMENTO RECIBIDOS” o en

una aplicación sistematizada o software la información correspondiente a las comunicaciones
que han sido radicadas.
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
Este registro sirve para:
 Que quede una constancia del recibo y distribución del documento a través del Archivo
Central.
 Ejercer un control o seguimiento de las comunicaciones recibidas cuando posteriormente
haya que realizar búsquedas puntuales de documentos por reclamaciones o por consulta de
información. Un registro de correspondencia bien llevado permite tener información sobre:
cuando llegó el documento; en que hora y día entró a la empresa; quién lo tramitó; que
número de radicación tiene y cuál es su carpeta o unidad de conservación en donde es
archivado.
 Informar a los directivos, día a día sobre las comunicaciones que llegan a la empresa y estos
puedan formarse un criterio acerca de cómo se maneja la información en la empresa y cual
es el tipo de información que se tramita. Los directivos deben recibir diariamente en las
mañanas “EL TACO DE CORRESPONDENCIA”, que no es más que el registro de
correspondencia (en algunas empresas se acompañan de las comunicaciones recibidas),
correspondiente al día anterior entregado a los directivos para informarlos sobre los
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
documentos recibidos en esa fecha. Este, puede ser consultado por la intranet de la
empresa.
DISTRIBUCION
Es el reparto interno o direccionamiento de las comunicaciones a cada una de las dependencias

de la empresa para realizar el trámite correspondiente.
Cada empresa según su complejidad establece las modalidades de distribución:
 En empresas con archivos descentralizados, pero con centralización de la recepción de

documentos; cada funcionario de las dependencias recoge la documentación en las oficinas
que realiza el control de la distribución. Este sucede por lo general en empresas pequeñas,
en donde las oficinas son contiguas, o espacios abiertos; y en donde el desplazamiento se
realiza en un área pequeña.
 En empresas con archivos centralizados

La distribución de documentos implica las siguientes actividades:
o Realizar recorridos de distribución en horarios previamente establecidos recorridos

o Normalizar el proceso estableciendo controles para la distribución de documentos de
acuerdo a las necesidades ; el artículo 8 del Acuerdo 060/2001 establece que:
“Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y
controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción
de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y
dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de
respuesta de las comunicaciones recibidas.
o Si el procedimiento es manual, utilizar uno o más mensajeros internos para la
distribución de los documentos; SI el procedimiento es automatizado la distribución se
realiza a través de la intranet, previa digitalización de los documentos
o Utilizar sobres o bolsas para proteger la documentación, cuando la distribución se
realiza manualmente.
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
CENTRALIZACIÓN DEL DESPACHO A TRAVÉS DEL ARCHIVO CENTRAL:
El despacho se inicia cuando la dependencia competente envía al archivo Central, la

correspondencia o los envíos para que sean despachados por el auxiliar de archivos que se
encuentra en el Archivo central
En esta fase el funcionario en el archivo de gestion produce el o los documentos (cartas,

memorando, circulares, actas) de acuerdo a las normas técnicas colombianas NTC elaboradas
por el ICONTEC (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación), y a la política
institucional vigente.
ACTIVIDADES REALIZADAS:
ELABORACIÓN (En la oficina productora)
Es una de las fases más importantes en un sistema de gestión documental, ya que

en ella se define en gran medida el tratamiento y destino que se le debe dar al
documento, puesto que de acuerdo con sus características se puede definir
cuando utilizarlos y el tipo de documento a elaborar según la actividad
administrativa que debe registrar.
En esta fase se deben establecer lineamientos conforme a las normas técnicas

sobre documentación comercial. El grupo más voluminoso de documentos
comerciales que se producen en una oficina o entidad, está conformado por las
comunicaciones escritas enviadas o recibidas.
En Colombia contamos con las Normas Técnicas Colombianas (NTC) para la

elaboración de documentos comerciales que presenta el ICONTEC (Instituto
Colombiano de Normas Técnicas y Certificación) y que nos permiten simplificar los
procesos de elaboración, organizar la presentación y el manejo de las
comunicaciones.
Las normas están sujetas a ser actualizadas permanentemente con el objeto de

que respondan en todo momento a las necesidades y exigencias de la época,
razón por la cual debemos estar pendientes de los cambios y actualizaciones para
hacer las aplicaciones respectivas.
NTC 3393
Utilizada para la elaboración de Cartas- comunicación escrita que se utiliza en
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
las relaciones comerciales entreempresas y5o personas naturales.
NTC 3397
Utilizada para la elaboración de Memorando-comunicación escrita de carácter
interno de una empresa.
NTC 3234
Utilizada para la elaboración de circulares- comunicación escrita que destinada a un
grupo de personas.
PAUTAS PARA LA ELABORACIÓN

En la elaboración de los documentos se deben tener en cuenta los aspectos que
definen las características internas y externas del documento como:
SOPORTE
El articulo 9 del Acuerdo 06012001 establece que, las entidades
Deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de
procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el
momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a la
permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel
y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales: “cartuchos de disco flexible de
90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, Físicas y magnéticas.
Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g1m, libre

de ácido y exento de lignina cuyo valor de PH esté en rango de 7.0 a 8.5 de
acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 “papel para documentos
de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”. Las tintas de
impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la
humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.
Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben

seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y
debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación,
copiado y reproducción libre de virus informáticos.
La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta

tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación
de la información
MODELO Y ESTILO
Se refieren a la presentación física del documento como: márgenes, espacios y

cuerpo de la comunicación, revisten gran importancia porque crean la imagen
institucional. Estos aspectos se normalizan de acuerdo con la función de la
entidad y atendiendo los lineamientos de las normas técnicas existentes. Al
respecto, el artículo 14 del Acuerdo 06012001 establece que: “con el propósito
de reflejar unaadecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus
manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos
y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para efecto.
La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del
conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la
dirección del correo electrónico de la entidad”.
CANTIDAD
Toda comunicación debe ser elaborada en original y dos copias que reciben el
nombre de copias reglamentarias, en caso de requerir informar a otras personas
del contenido de la comunicación se elaboraran las copias correspondientes, las
cuales reciben el nombre de copias adicionales y pueden ser internas y1o
externas.
El artículo 11 del acuerdo 06012001 establece que: “las comunicaciones oficiales

enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias,
remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la
oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes
y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia,
por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en
los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias
adicionales”.
FIRMA
Una vez elaboradas las comunicaciones, se procede a la firma de la persona

responsable de la información que contiene.
Al respecto, el artículo 4 del acuerdo 06012001 establece que: “Toda entidad debe
establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que

genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto
cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que
cumplan con lo establecido”.
ENVIOS:
VIAS UTILIZADAS
AEREO
TERRESTRE
AEREO
VIAS UTILIZADAS SUPERFICIE FERREO
MULTIMODAL
LIEA TELEFONICA (MODEN)
COMPUTADOR SATELITE
CLASES DE DESTINATARIO INTERIOR URBANO

RURAL
EXTERIOR
CARTAS
TARJETAS POSTALES. Son las piezas rectangulares de cartulina
resistente, ilustradas o no; que circulan al descubierto - sin faja y
sin sobre- y cuyo contenido tiene un carácter personal. Se
incluyen aquí las tarjetas de navidad; de cumpleaños, de
matrimonio que circulan en sobre abierto. Dimensiones de una
tarjeta postal Máximas 15X10.5 cms. Mínimas: como las cartas.
Límite del peso: 20 gramos.
IMPRESOS. Son las reproducciones de un original obtenidas sobre
papel, cartón u otro material similar, reproducidos por una
imprenta. Ejemplos: diarios, libros, cuadernos, planos, catálogos,
mapas. Dimensiones: como las cartas. Límites de peso: Hasta 10
Kilogramos en el servicio urbano e interior del país. Entre 3 y 15
Kilogramos en envíos fuera del país. Los impresos deben
CLASES DE ENVIOS embalarse :
 Dentro de una faja
 Enrollándose entre cartones
 En estuche o sobre abierto
 En sobres provistos con broches fáciles de abrir
 O atados con hilos para que se puedan soltar fácilmente
PEQUEÑOS PAQUETES
ENCOMIENDAS
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
TARIFAS POSTALES
ENTREGA ORDINARIA
RECOMENDADOS
ENVÍOS ASEGURADOS
SERVICIOS ESPECIALES ENTREGA INMEDIATA
ACUSE DE RECIBO
ARRIENDOS DE A. A
AUTORIZACION POSTAL
ARRIENDOS DE
FRANQUEADORAS
GIROS POSTALES
CUENTA CORRIENTE
FRANQUICIA POSTAL
CORRESPONDENCIA
AGRUPADA CORRA
AEROPUERTO- AEROPUERTO
RAPIDISIMO INTERNACIONAL
CLASES DE SERVICIOS OTROS SERVICIOS REEMBOLSO
FILATELIA
CECOGRAMAS
REEMBALAJE
CORREO ELECTRONICO
BUROFAX
TARIFA POSTAL REDUCIDA
EMSCORREOS ESPECIAL
NACIONAL
FACTURAS DE SERVICIOS
PUBLICOS URBANOS
RESPUESTA COMERCIAL
SERVICIOS QUE PRESTA 472
 TARIFAS POSTALES.: Consiste en suministrar gratuitamente sus respectivas tarifas, las

cuales mantienen actualizadas. En ellas aparecen las “tasas”, valores o “portes” fijados
según la clase a que corresponda, el peso y el lugar de destino.
 ARRIENDOS DE APARTADOS AEREOS .Este servicio consiste en que la empresa de

correos, ya sea AVIANCA O SERVICOS POSTALES, a cambio de una tarifa anual
suministran a las empresas o personas un casillero -que tiene asignado un número
postal-, para que el usuario pueda recibir allí toda la correspondencia o envíos de sus
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
clientes, proveedores, etc. La responsabilidad de la recolección de la correspondencia es

del poseedor del apartado a quien se le entregan una llave para su manejo.
 ARRIENDOS DE FRANQUEADORAS. Las flanqueadoras son máquinas que se encargan de

imprimir el valor de los portes de los envíos correspondientes. El servicio consiste en
que las empresas de correos arriendan a los clientes las flanqueadoras previo pago de
una tarifa por el tiempo que establece el contrato.
 SERVICIOS DE GIROS POSTALES Este servicio permite el envió de dineros o valores de

prohibida circulación postal, de una ciudad a otra. Se cobra de una comisión o tarifa por
la remesa enviada. Este servicio es similar al prestado por los Bancos.
 FRANQUICIA POSTAL Es el derecho que tienen ciertas instituciones oficiales y

eclesiásticas para efectuar envíos de carácter institucional (no personal) sin el pago de
portes. La administración postal tiene la lista de las entidades y personas que gozan de
franquicia postal, entre los cuales se encuentran: el presidente de la república,
representantes del clero, ejército, congreso de la república, etc.
 ENCOMIENDAS ASEGURADAS CONTRA REEMBOLSO. Servicio que puede utilizar un

productor y que consiste en enviar productos o mercancías (ventas por correo) para
que sean distribuidas a los clientes en cualquier punto del territorio nacional en donde
ADPOSTAL al momento de entregarlo efectúa el cobro correspondiente por la venta,
comprometiéndose a devolver el valor de la mercancía al remitente por medio de un
giro postal o carta asegurada. Este tipo de envío se asegura mediante el pago de una
tasa especial que cubre la avería total o parcial del contenido.
 CORREO CERTIFICADO. Se entienden por este, aquel que se realizan previo el pago de
una tasa especial fija, independiente del porte ordinario del envió, se admite y se
entrega bajo recibo. Pueden cursar como recomendados o certificados: las cartas, las
tarjetas, impresos y pequeños paquetes. Es aconsejable que se envíen con carácter
“recomendado” o “certificado” todos aquellos envíos que contengan documentos de
valor e importancia tales como: cheque, pólizas, escrituras, contratos, expedientes
judiciales; o cualquier envío del cual el remitente desee saber con precisión y sin
dificultad cuándo y a quien fue entregado el envío.
 ENVIO CON ACUSE DE RECIBO. Servicio en el cual el correo adjunta al envío un

formulario que debe firmar el destinatario o persona autorizada para reclamarlo,
estampando en el la fecha y la firma de quien lo recibió. Este se devuelve de inmediato a
la oficina de origen para que sea entregado al remitente. Por este servicio se paga una
tarifa especial.
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
 ENVIOS ASEGURADOS. Son aquellos que mediante el pago de una tasa especial variable
y proporcional al valor asegurado e independiente del porte ordinario del envío, se
admiten y circulan con garantías especiales. El contenido del envío representa un valor
por los menos igual al expresado en la cubierta; y en caso de pérdida o desaparición
total o parcial de su contenido, dará lugar a una indemnización equivalente al valor
asegurado. El valor asegurado no puede ser superior al valor real del contenido del
envío, pero si puede ser inferior a este. El remitente de un envío asegurado puede
solicitar el servicio de acuse de recibo. Pueden ser aseguradas las cartas, los pequeños
paquetes y las encomiendas
 CORREO: Prestación de servicio de giros postales y telegráficos, así como el recibo,

Clasificación y entrega de envíos de correspondencia y otros objetos postales,
transportados por personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, debidamente
autorizadas por concesión, vía superficie y/o aérea, a través de la red oficial de correos,
dentro del territorio nacional e internacional. Es un servicio garantizado en todo el
territorio. Lo otorga el ministerio de Comunicaciones por Contrato de Concesión
(exclusividad de Servicios Postales Nacionales S.A.-Concesionaria de correo).
Destinatario. Es la persona natural o jurídica a quien va dirigido un envío y se debe
anotar en la parte inferior de los envíos postales.
 FILATELIA Servicios Postales Nacionales S.A. es la única entidad autorizada para emitir y
fomentar las especies postales a través de la Filatelia. SPN ofrece a todos sus clientes
variedad de estampillas a través de todas sus oficinas postales, allí los filatelistas y el
público en general pueden adquirir el material perteneciente a cada emisión con pago
de contado o mediante el servicio de cuentas corrientes filatélicas.
 MENSAJERÍA ESPECIALIZADA Clase de servicio postal prestado con independencia de

las redes postales oficiales del correo nacional e internacional, que exige la
aplicación y adopción de características especiales para la recepción, recolección y
entrega personalizada de los envíos de correspondencia y demás objetos postales,
transportados vía superficie y/o aérea en el ámbito nacional y en conexión con el
exterior.
Características:
o Registro individual de cada envío
o Recolección a domicilio
o Guía de entrega
o Prueba de entrega.
o Tiempos de entrega cortos: 24 hrs. Urbano, 48 hrs. Nacional, 72 hrs
 CORREO HÍBRIDO Procesos que combinan las tecnologías de entrega física y de

transmisión electrónica de mensajes. El proceso básico puede ser descrito con la
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
generación de la correspondencia por medios computadorizados, transmisión por

vía de redes telemáticas hasta los operadores postales y, finalmente, transformación
de la información electrónica en el objeto físico por medio de impresión remota. Es
un proceso que presenta mejor facilidad y relación costo-beneficio para los usuarios
y para los operadores.
 CORREO TRADICIONAL Abarca el grupo de servicios normales como cartas e

impresos, que están relacionados con el sentido de comunicación de mensaje. Como
sus contenidos pueden ser colocados en medio digital, sufren competencia
tecnológica de otros medios existentes (teléfono, fax, e-mail, EDI, etc.)
 ENCOMIENDAS. Servicio de entrega de objetos que, por su naturaleza, no cuentan

con tecnología que sustituya el transporte convencional. Gracias a la intensificación
del comercio internacional y especialmente del comercio electrónico, este segmento
viene expandiéndose y atrayendo la inversión de grandes operadores privados a
nivel mundial, los denominados couriers y también las compañías de transporte
aéreo y de transporte por carretera.
 EXPRESO Servicio de entrega puerta a puerta de correspondencia y objetos en plazo

extremadamente rápido y con alto valor agregado en forma de rastreo de los envíos
depositados, desde el origen hasta la entrega final.
 ENCOMIENDA: Es un envío superior a dos kilos, el cual requiere un embalaje y

documentación especial para cursar a nivel nacional e internacional.
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS:
PAUTAS PARA CONSULTAR

Con mucha frecuencia se necesita consultar documentos ya archivados, para realizar esto deben
ser solicitados directamente al archivo central o la persona que los archiva, quienes son los que
custodian y responden por los documentos.
Para los préstamos del material de archivo debe utilizarse:
 Una guía de Afuera, que al momento de ser utilizada debe ser diligenciada y colocada en la
carpeta en lugar del legajo facilitado en préstamo. Esta guía de Afuera será retirada de la
carpeta, cuando el legajo sea devuelto al archivo, descargada para indicar la devolución de
los documentos
Nombre del Fecha de

Fecha de Unidad de Recibido Devuelto
funcionario Serie devolución
Préstamo Conserva Por Por
Solicitante Documental
ción DD MM AA
DD MM AA
GUÍA DE AFUERA
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
Una ficha de préstamo: utilizada para controlar préstamo de documentos en forma individual. Al
igual que la guía se colocará diligenciada en remplazo del documento que va a ser prestado y
retirado cuando este es devuelta al archivo.
Los archivos centralizados, deben fijar un día específico para verificar los documentos que estén
fuera y para recordar a aquellos, cuyos plazos de prestamos ya estén vencidos. Las Guías de
afuera deben ser revisados periódicamente para verificar la fecha de vencimiento del préstamo
pedir la devolución a las oficinas o personas prestatarias de los documentos.
Cuando varias personas consultan un mismo documento y este ya salió del archivo central se
procede así: cada persona, después de usar el documento lo pasará a laque sigue, pero deberá
llenar una hoja de traspaso para enviarla al archivo Central; la copia de esta hoja de
traspaso deberá mantenerse junto a la guía de afuera para liberar de responsabilidades al
primero en sacar el documento
PROCEDIMIENTO PARA BUSCAR DOCUMENTOS SOLICITADOS

Se deben seguir los siguientes pasos secuénciales:
Determinar el nombre completo de la carpeta o unidad de conservación que se va a buscar

Localice la guía alfabética correspondiente. Si hay subguía, localice la subguía.
Localice la carpeta
Saque el legajo con los documentos y ubique el documento solicitado. Si necesita todo el legajo
o unidad de conservación entregue este.
Diligencia la Guía de afuera y ubíquela en remplazo del legajo sacado; si presta un solo
documento sustitúyalo por la ficha de préstamo
Entregue el documento o legajo al interesado.
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
REFERENCIA BIBLIOGRÁFICAS:
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Gestión de la Correspondencia. Memorias del Primer

Seminario del Sistema Nacional de Archivos
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Diccionario de terminología archivística
 Fotocopias entregadas por el instructor
 Texto completo del Acuerdo 060 de AGN
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la administración de las comunicaciones
oficiales
GLOSARIO DE TÉRMINOS ACHIVISTICOS
COMUNICACIONES OFICIALES
Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a
una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos
acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido

por el Archivo General de la Nación.
RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de
envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la ley.
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la
admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.
REGISTRÓ DE COMUNICACIONES OFICIALES

Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o
automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos como nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o
código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario
responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
REGISTRO DE INGRESO DE DOCUMENTOS

Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de
documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.
ARCHIVO CENTRAL
Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y
reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando se
consulta es constante.
IMPRESO
Objeto reproducido por proceso mecánico o fotográfico que no sea clasificado como carta, al
cual se le puede ver su contenido.
MATASELLO:
Es un objeto que se utiliza para la anulación de estampillas y para actualizar las fechas con el fin
de que sean reutilizadas.
PEQUEÑO PAQUETE
Objetos de contenido con características de muestra de mercancía o regalo, sin valor comercial.
DOCUMENTOS
Mayo 15 de 2020
REMITENTE
Es la persona que escribe una carta y tiene que colocarse en la parte izquierda superior de los
envíos
TARJETA POSTAL
Objeto de naturaleza consistente, de forma y condiciones determinadas, sin envoltura,
conteniendo mensaje y dirección.
ESTAMPILLA:
Es un sello postal con valor facial, el cual se utiliza para el pago del porte de los envíos, además
algunas personas las utilizan como colección.
CARTA
Objeto de comunicación escrita con o sin envoltura, de interés específico del destinatario.
CECOGRAMA
Objeto impreso en relieve por el sistema cecográfico y registro sonoro, expedido por o dirigido a
instituciones de ciegos oficialmente reconocidas.
FRANQUEADORA
Es la máquina con la cual se portea el correo de acuerdo al valor del servicio.
MATASELLADO DE ESTAMPILLAS
Operación que tiene como objetivo prevenir la recirculación de las estampillas postales usadas
en el franqueo de los envíos, mediante la aplicación del sello fechador o de la oficina, con el fin
que no sean reutilizadas
FRANQUEO
Es la colocación de los portes en los envíos de acuerdo a su valor facial, los cuales son impresos
por la máquina franqueadora.

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SENA- Regional Atlántico-

Centro Comercio y Servicios

Compilado por: Danilo Ulloque

Barranquilla, mayo 15 de 2020

CONTROL DEL DOCUMENTO

NOMBRE CARGO DEPENDENCIA FIRMA FECHA

Autor Danilo Instructor Centro Comercio Mayo 15

Aprobación María Mayo 15

Procesos de recepción, distribución; trámite y Consulta de documentos según el P.G.D

La correspondencia está integrada

El flujo continuo de las comunicaciones y de la información juega un papel importante en el

La recepción de documentos constituye un acto jurídico y administrativo que compromete a la

 Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación recibida por la

 Hacer la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área que se encargará

 Velar para que la documentación recibida sea captada y organizada sistemáticamente,

El servicio de despacho de correspondencia que no es un simple servicio de mensajería,

Ventanilla única en el SENA- Dirección General

NORMATIVIDAD VIGENTE ACERCA DE LOS PROCESOS DE: RECEPCIÓN,

DISPOSICIONES LEGALES ACERCA DEL PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

DECRETO 2150 DE 1995.

ACUERDO AGN 060 DE 2001.

DISPOSICIONES LEGALES ACERCA DEL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN

Decreto 2150 de 1995

ACUERDO 060 DE 2001.

DISPOSICIONES LEGALES ACERCA DEL PROCESO DE TRÁMITE

reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos

Decreto 01 de 1984 código contencioso administrativo

Decreto 2150 de 1995.

Decreto 1222 de 1999

Acuerdo AGN 060 de 2001.

DISPOSICIONES LEGALES ACERCA DEL PROCESO DE CONSULTA

Decreto 2126 de 1992.

Acuerdo AGN 47 de 2000

Acuerdo AGN 56 de 2000

ACTIVIDADES DEL PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

ACTIVIDADES DEL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Distribución de documentos externos

 Registro de control de entrega de documentos recibidos.

Distribución de documentos internos

Distribución de documentos enviados

ACTIVIDADES DEL PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS

En este proceso se señalan las actividades de:

Recepción de solicitud o trámite

ACTIVIDADES DEL PROCESO DE CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTO

 Uso de testigos y formatos para el control de devolución.

CENTRALIZACION DEL PROCESO DE RECIBO DE DOCUMENTOS:

Según el funcionamiento de los archivos en las empresas el proceso de ingreso, recepción y

Centralización del proceso en archivos descentralizados:

En las empresas en que cada dependencia recepciona, tramita, archiva y despacha la

Para solucionar esta problemática se recomienda, centralizar el proceso de ingreso de los

ESQUEMA DE CÓMO SE REALIZA EL PROCESO DE CENTRALIZACION EN EMPRESAS QUE TIENEN

Para centralizar el proceso de recibo de documentos y correspondencia en archivos

CENTRALIZACION DE LA RECEPCIÓN EN ARCHIVOS CENTRALIZADOS:

RECIBO DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS CENTRALIZADOS

Estos pueden ser:

 A través de servicios de mensajería que brindan empresas especializadas que se constituye

ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN:

Las actividades que se deben efectuar son:

 El proceso se realiza a través de un puesto de recepción: En este caso la recepcionista

 El proceso se realiza a través de una Oficina de Correspondencia: En este caso de

Las unidades de correspondencia deberán contar con personal suficiente y debidamente

En una entidad Privada los documentos al recibirse se clasifican en:

EN UNA ENTIDAD PÚBLICA, el concepto de correspondencia difiere completamente; en estas, se

 Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de